Risiko-/Compliance-Quick-Check-Tool

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1 Risiko-/Compliance-Quick-Check-Tool Allgemeine Systematik Anwendung auf Compliance Master-Untertitelformat bearbeiten Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Dr. mont. Eva-Maria Kern, MBA Dipl.-Vw. Wendelin Schmid Augsburg, den 02. Oktober 2010 Seite 1

2 Gliederung Risiko-/Compliance-Quick-Check-Tool Vorgehensweise und Funktionsweise des Tools Compliance-Quick-Check: Ein Ansatz in 3 Schritten Seite 2

3 Vorgehensweise Compliance als Rechtstreueverantwortung in Verbindung mit entsprechender Organisationsverantwortung Idee von S N P Schlawien Naab Partnerschaft und Universität der Bundeswehr München, Professur für Wissensmanagement und Geschäftsprozessgestaltung Risiko-/Compliance-Quick-Check- Tool für Unternehmen Weiteres Vorgehen Überarbeitung des Risikokatalogs (Vollständigkeit, Detaillierungsgrad,) Verbesserung der Fragen-Systematik zur Risikoidentifikation (Kausalverknüpfung!) Validierung anhand von Fallstudien bei Unternehmenspartnern 1. Entwurf Literaturrecherche, Sammlung und Strukturierung von Risikofeldern und Risiken Erstellung eines Konzepts für ein Vorgehensmodells zur Risikoidentifikation bei Unternehmen [Vgl. Schneider 2003, S. 645 ff.] Seite 3

4 Funktionsweise des Risiko-Quick-Check-Tools Gesamtheit an Unternehmensrisiken Risikoumfeld- und Risikothemenebene Alle potentiellen Untern.-Risiken 1. Filter Fragen zur Unternehmensund Umfeldcharakterisierung 2. Filter Fragen zur unternehmensspezifischen Risikoprofilerstellung 3. Filter Fragen zur individuellen Risikogewichtung Top 1 Unterneh mensrisi Top 2 ko Unterneh mensrisi Top ko Seite 4

5 Funktionsweise des Risiko-Quick-Check-Tools 1. Filter: Fragen zur Unternehmens- und Umfeld-Charakterisierung Berater, Anwälte, Versicherungen, Banken Umfeldebene Gesamtunternehmensbene Wettbewerb / Markt Kapital Prozesse des Produktlebenszyklus Staat Kunden / Lieferanten Gesamtheit an Unternehmensrisiken Risikoumfeld- und Risikothemenebene Alle potentiellen Untern.-Risiken Seite 5

6 Funktionsweise des Risiko-Quick-Check-Tools 2. Filter: Fragen zur unternehmensspezifischen Risikoprofilerstellung Umfeld- und Branchenrisiken Berater, Anwälte, Versicherungen, Banken Umfeldebene Gesamtunternehmensbene Wettbewerb / Markt Betriebliche Infrastruktur Prozesse des Produktlebenszyklus Kapital Hard- Compliance Soft- Complianc e Leistungswirtschaftliche Risiken Informationstechnische Risiken Personalrisiken Staat Finanzwirtschaftliche Risiken Organisations- und Unternehmensleitungsrisiken Kunden / Lieferanten Risikofinanzierung und Versicherung Unternehmensstrategische Risiken Gesamtheit an Unternehmensrisiken Risikoumfeld- und Risikothemenebene Alle potentiellen Untern.-Risiken Seite 6

7 Funktionsweise des Risiko-Quick-Check-Tools 3. Filter: Fragen zur individuellen Risikogewichtung Umfeld- und Branchenrisiken Betriebliche Infrastruktur Kapital Hard- Compliance Kunden / Lieferanten Soft- Complianc e Organisations- und Unternehmensleitungsrisiken Leistungswirtschaftliche Risiken Informationstechnische Risiken Risikofinanzierung und Versicherung Link zu Risikokatalog gesamt Unternehmensstrategische Risiken Personalrisiken Finanzwirtschaftliche Risiken Gesamtheit an Unternehmensrisiken Risikoumfeld- und Risikothemenebene Alle potentiellen Untern.-Risiken Seite 7

8 Risikoportfolio und Compliance Seite 8

9 Gliederung Risiko-/Compliance-Quick-Check-Tool Vorgehensweise und Funktionsweise des Tools Compliance-Quick-Check: Ein Ansatz in 3 Schritten Seite 9

10 Compliance-Quick-Check Ein Ansatz in 3 Schritten Struktur- und Compliancefelder-Check: Compliance-Profilerstellung für das Unternehmen (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Strafrechtl iche Sta at Complian Auf ce, sic htsbeh örd en Verhalt ensregeln, Fis Steuerrec Familien-, kus ht, Erbrecht, Ge Strafrechts- und sell Ordnungswiedrigk Aufsichtsorgan sch eiten- Geschäftsleitung e Bürgschaften, afte Instanz r (pri Sachen und Rechte Personal Kapital vate r Produkte Forschung & Dienstleistungen Rec Entwicklung htsund Im Säc Indi Koll Leb mo hlic vidu ekti bilie Im ens he al ves n mat Mit Tari ber Mitt Arb Arb erie arb fver el Berater, eic R R lle eite trag h) Vertragspar Bank, Ma Bel Güt r- Wettbewerb spa Wettbewe tner Börse rkt egs er vert er rtei/ rbs-, (Lieferanten cha (z.b retu Ge, Kunden) ft ng wer. Kartellrec ksc gew ht, haft erbl ich e Sch utzr ech te) Seite 10

11 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Strafrechtlic Fiskus Steuerrecht, Familien-, he Gesell Staat Strafrechts- und Erbrecht, Compliance, Ordnungswiedrigk schaft Aufsichtsorgane Bürgschaften, Aufsich eiten- Geschäftsleitung er tsbehörd Sachen und Rechte Personal Kapital r Instanz (private en Rechts Produkte Forschung & Dienstleistungen - Entwicklung und Immobi Sächlic Individ Kollekti Lebens lien Immate he ual ves bereich rielle Mittel Mitarbe -Arbeit Tarifver Arbeits ) Berater, Güter srecht itervertretu tragspa Verhalten recht Vertragspartn Bank, (z.b. Markt BörseBelegs Wettbewerber rtei/ Wettbewerb s- er gewerb chaft ng Gewer s-, regeln, (Lieferanten, kschaft liche Kartellrecht, Kunden) Schutzr echte) Seite 11

12 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Beispielhafte Fragen zur Identifikation relevanter Compliancefelder: Welcher Branche gehört das Unternehmen an? Dienstleistungsbranche: Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) Welche Rechtsform hat das Unternehmen? Aktiengesellschaft Wie groß ist das Unternehmen (Jahresumsatz, Mitarbeiteranzahl,)? 186 mio Umsatz p.a., 73 Mitarbeiter Wie sieht die Wettbewerbssituation aus? Starker Wettbewerb in regional begrenzten Gebieten (Geschäftsgebiete der Niederlassungen) Ist das Unternehmen international tätig? Falls ja, in welchen Ländern? Nur national in Deutschland tätig, in bestimmten Gebieten der Bundesländer Bayern und Hessen Seite 12

13 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Struktur- und Compliancefelder-Check + Erfahrung Strafrechtlic he Staat Compliance, Aufsi chtsbehör den Fisku Steuerrecht, Familien-, s Erbrecht, Strafrechts- und Ordnungswiedrigkeite Aufsichtsorgane n- Bürgschaften, Geschäftsleitung Instanz Sachen und Rechte Personal Produkte Forschung & Entwicklung Kapital Dienstleistungen Gese llsch after (priva ter Rech tsund Lebe nsber eich) Verhalten s- regeln, Immo bilien Imma teriell e Güter Vertragspartne (z.b. gewe r (Lieferanten, rblich Kunden) e Schu tzrec hte) Sächl iche Mittel Berater, Bank, Börse Mark t Indivi dual ArbR Mitar Beleg beiter schaf - t vertrewettbewerber tung Kolle ktives ArbR Tarifv ertra gspar tei/ Wettbewerb Gew s-, erksc haft Kartellrecht, Seite 13

14 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Betrachtung der als relevant identifizierten Compliancefelder Nachdem klar ist, wo potentielle Risiken sind, gilt es genauer hinzusehen! Seite 14

15 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Fallbeispiel Fake AG : Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) Fake AG Koordination von Überweisung an Wohnungseigentumsgesellschaften Sammelrechnung an Seite 15

16 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Fallbeispiel Fake AG : Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) Frau Geldnot sammelt Handwerkerrechnungen über einen bestimmten Zeitraum, erstellt eine Sammelrechnung und legt diese inklusive den Originalrechnungen dem Abteilungsleiter Herrn Zeitnot zur Prüfung vor. Abteilungsleiter Zeitnot gibt die Überweisungen durch seine Unterschrift auf den Sammelrechnungen frei und gibt die Rechnungen (inkl. Originale) Frau Geldnot zurück. Frau Geldnot erstellt fingierte Sammelrechnungen mit bereits vorgelegten Originalrechnungen und überweist diese auf ein Zielkonto zu ihren Gunsten. Seite 16

17 Struktur- und 1 Compliance-Profilerstellung 2 Compliancefelder-Check: für das Unternehmen 3 (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Fallbeispiel Fake AG : Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) Betroffene Compliancefelder: Vertragsrechtliche Compliance: Vertragsrechtliche Beziehungen der Fake AG mit den Wohnungseigentumsgesellschaften und den Handwerkern Strafrechtliche Compliance Untreue durch Frau Geldnot Arbeitsrechtliche Compliance und Compliance im Arbeitsrecht Seite 17

18 Struktur- und 1 Compliance- Compliancefelder-Check: Profilerstellung 2 3 für das Unternehmen (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Vorschläge geeigneter Maßnahmen Prävention: Aufklärung, Schulung, Kontrolle ( -, Telefonüberwachung, Datenscreening,) Installation Whistle-Blowing-System Sicherheit durch entsprechende Prozessgestaltung Schadensbegrenzung: Kündigung der Täter/-innen Prüfung/ Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen Sichere Prozessgestaltung für die Zukunft Seite 18

19 Struktur- und 1 Compliance- Compliancefelder-Check: Profilerstellung 2 3 für das Unternehmen (inklusive Gewichtung) Vorschläge und Umsetzung geeigneter Maßnahmen Fallbeispiel Fake AG : Verwalter im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) Sammelüberweisung Einzelüberweisung mit Originalbeleg Kündigung von Frau Geldnot Prüfung/Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber Abteilungsleiter Herrn Zeitnot Sensibilisierung der Mitarbeiter für Compliance-Themen Installation und Bekanntmachung von Whistle-Blowing-System Seite 19

20 Fragen und Diskussionsbedarf??? Seite 20