Das Inventar ist die mengen- und wertmäßige Bestandsübersicht über Vermögen und Schulden.

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1 Lernschritt 27: Ziele der Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung ist der Teil des Rechnungswesens, in dem Vermögens- und Schuldenbestände zu einem bestimmten Zeitpunkt (Bilanzstichtag) durch Inventur erfasst und in einem Bestandsverzeichnis (Inventar) aufgenommen werden. Das Inventar ist die mengen- und wertmäßige Bestandsübersicht über Vermögen und Schulden. auf Grund des Inventars eine Bilanz erstellt wird. Geschäftsfälle während des Geschäftsjahres chronologisch (in zeitlicher Reihenfolge) erfasst und im Grund- und Hauptbuch in Form von Buchungssätzen erfasst werden. Dabei werden Bestands- und Erfolgsveränderungen (GuV-Konto) gebucht. Das Grundbuch ist das Verzeichnis aller Buchungssätze, das Hauptbuch das Verzeichnis der Bestands- und Erfolgskonten sowie der Abschlusskonten (GuV, Schlussbilanzkonto). am Ende des Geschäftsjahres auf der Grundlage des Hauptbuches der Jahresabschluss erstell wird. Der Jahresabschluss besteht aus der Schlussbilanz und der Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV). Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist in erster Linie also die Erfassung (Dokumentation) der Bestands- und Erfolgsveränderungen. Aus der Bilanz lassen sich die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegenden Bestände ersehen. Die GuV gibt einen Überblick über die Aufwendungen und Erträge des zurück liegenden Geschäftsjahres. Eine zweite Aufgabe der Bilanz besteht in der Bewertung einzelner Vermögens- und Schuldenbestände. Im Rahmen der Inventur können nur beim materiellen Vermögen (z. B. Lagervorräte) die mengenmäßigen Bestände erfasst werden. Bei vielen Vermögens- und Schuldenbeständen muss daher eine Bewertung am Bilanzstichtag erfolgen. Beispiel 1: Während des Geschäftsjahres wurden von einem Rohstoff folgende Mengen zu den angegebenen Einkaufspreisen beschafft: : St., 3,10 /St., : St., 2,90 /St., : St., 3,20 /St., : St., 2,80 /St. Am Ende des Geschäftsjahres (31.12., Bilanzstichtag) wird im Rahmen der körperlichen Inventur ein Endbestand in Höhe von St. erfasst. Mit welchem Wert soll dieser in die Bilanz übernommen werden? Beispiel 2: Am wurden von einem US-amerikanischen Lieferanten Maschinen im Wert von US- $ gekauft. Am Tag des Rechnungszugangs belief sich der Wechselkurs auf 1 US-$ = 1,2. Die Rechnung wurde als Verbindlichkeit in Höhe von ,00 gebucht. Am (Bilanzstichtag) beläuft sich der Wechselkurs auf 1 US-$ = 0,9. Mit welchem Wert soll die Verbindlichkeit gegenüber dem amerikanischen Lieferanten bilanziert werden? Bei dieser Bewertung sind in erster Linie handels- und steuerrechtliche Vorgaben zu beachten. Diese führen verkürzt gesagt dazu, dass Vermögens- und Schuldenbestände tendenziell vorsichtig bewertet werden müssen. Vermögensbestände werden daher eher zu niedrig, Schulden eher zu hoch bewertet. Dies hat vor allem den Sinn, Außenstehende (Banken als Kreditgeber, Lieferanten bei der Abschätzung eines Zahlungsausfallrisikos) durch eine Unterbewertung nicht zu täuschen. Grundsatz der kaufmännischen Vorsicht: Gegenüber Außenstehenden stellt sich der Kaufmann lieber ärmer dar, als er ist. Außenstehende sind dann später nicht enttäuscht. Letzten Endes wird durch die tendenzielle Unterbewertung auch erreicht, dass steuerliche Spielräume bei der Bewertung dazu beitragen, betrieblichen Steuern zu sparen. Jörg Bensch 1

2 Beispiel: Ein Unternehmen kauft am (01) eine Maschine im Wert von Nach betrieblichen Schätzungen wird die Maschine 12 Jahre genutzt werden können, so dass sich bei linearer Abschreibung ein Wertverlust von pro Jahr ergibt. Gemäß AfA-Tabelle des Finanzamtes darf die Maschine jedoch über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 10 Jahren abgeschrieben werden. Dies entspricht einer jährlichen Abschreibung von Der Unternehmer wird dann in der Regel die steuerlich erlaubte Abschreibung wählen, da er in diesem Fall einen höheren Aufwand in seiner GuV erfassen kann. dadurch sinkt künstlich sein Jahresgewinn auf den er Steuern zahlen muss. Durch die höhere Abschreibung erspart er sich somit Steuern. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, dass Ihnen das Rechnungswesen auch im Alltag begegnet. Kai hat sich einen neuen Laptop gekauft, der gekostet hat. Es ist technisch auf dem neuesten Stand. Kai ist sich um Klaren darüber, dass es schon bald ein besseres Gerät geben wird und auch, dass sein Computer schnell an Wert verliert. So ist das nun einmal bei technischen Geräten. Da Kai den Computer auch für Schularbeiten und Präsentationsvorbereitungen für den Betrieb nutzt, möchte er ihn gerne bei seiner Steuer absetzen. Im Internet macht er sich schlau: Werden Computer zum Teil auch beruflich genutzt, können sie bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden. Hierzu muss der jährliche Wertverlust ermittelt werden. Doch wie viel verliert so ein Computer an Wert? Das hängt ja wohl immer vom Einzelfall ab. Also müsste man in der Praxis jedes Jahr womöglich den aktuellen Wert schätzen lassen. Doch wer soll diese Schätzung übernehmen? Und kommen unterschiedliche Fachleute nicht auch zu unterschiedlichen Werten? Die Finanzverwaltungen haben deshalb einheitliche Regelungen erlassen, die für alle Nutzer von Computer gelten: Ein Rechner kann grundsätzlich linear über 3 Jahre abgeschrieben werden. Das bedeutet für Kai, dass er jährlich 400 als Wertverlust bei der Einkommensteuer absetzen kann. Diese 400 senken sein zu versteuerndes Einkommen. Dies bedeutet, dass er nicht etwa 400 jährlich vom Finanzamt zurück erhält. Sein Einkommen (z. B. Ausbildungsvergütung, die er pro Jahr erhalten hat und von der der Ausbilder Einkommenssteuer an das Finanzamt abgeführt hat) verringert sich um 400 und er erhält daher die entsprechend zu viel gezahlte Steuer erstattet. Kai kommt nun ins Grübeln: Je höher die jährliche Abschreibung, desto höher also die Steuererstattung! Um möglichst viel Steuern zurück zu erhalten würde sich also die Anschaffung eines möglichst teuren Computers lohnen? Das ist richtig! Das würde aber auch bedeuten, dass er den Hohen Anschaffungswert bezahlen müsste (letzten Endes finanziert aus seinem Einkommen). Nun wird Kai einiges klar: Wenn er den PC über drei Jahre beim Finanzamt absetzen kann, er den PC aber viel länger nutzen kann, dann setzt er einen höheren Wertverlust bei der Steuer ab als tatsächlich vorliegt. Er macht sich also künstlich gegenüber dem Finanzamt ärmer. Denn nach drei Jahren ist der Computer steuerlich gesehen nichts mehr Wert. Er ist vollständig abgeschrieben. Wenn er den Rechner dann trotzdem noch nutzt, ist dieser vielleicht noch 200 Wert. Das wird er natürlich erst dann tatsächlich bemerken, wenn er in verkauft. Kai erkennt: Je höher der steuerlich angesetzte Wertverlust, desto mehr Steuern bekommt er vom Finanzamt zurück. Gleichzeitig verliert der Gegenstand aber vielleicht gar nicht einen so hohen Wert. Es ist aber immer besser, wenn man sich beim Finanzamt ärmer darstellt, also man wirklich ist. Wird im Rahmen der Dokumentation noch sehr viel Wert auf Genauigkeit gelegt, ergeben sich also bei der Bewertung weit reichende Spielräume, die dazu führen, dass die in der Bilanz und der GuV ausgewiesenen Werte zwar handels- und steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen, jedoch nicht immer die tatsächlichen Wertverhältnisse widerspiegeln. Jörg Bensch 2

3 Auch wenn die Finanzbuchhaltung zum einen eine Übersicht über die Bestände ermöglicht und zu anderen den Erfolg eines Geschäftsjahres offen legt, fehlen dem Unternehmer dennoch wichtige Informationen, die es ihm ermöglichen, sein Unternehmen zielgerichtet zu steuern. Aus der GuV geht beispielsweise nicht hervor, welche Produkte welchen Anteil am Erfolg haben. Beispiel: In der GuV lässt sich zwar auf der einen Seite ersehen, wie hoch der Umsatz aus dem Verkauf der Fertigerzeugnisse war und auf der anderen Seite, welche Aufwendungen für Werkstoffe, Löhne und Gehälter, Abschreibungen usw. dafür angefallen sind. Nicht ersichtlich ist jedoch, wie hoch die Kosten für eines der Erzeugnisse waren. Auch kann er nicht erkennen, wo im Betrieb welche Kosten entstanden sind und ob die Höhe dieser Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zu den Erträgen steht. Und letztlich ist selbst der Erfolg, der in der GuV ausgewiesen wird, kritisch zu hinterfragen, da er - wie bereits oben dargestellt - unter handels- und steuerrechtlichen Vorgaben häufig verfälscht berechnet wird. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfassen Unternehmen z. B. den monatlich anfallenden Miet- und Energieaufwand. Mieten müssen für Verwaltungsgebäude, für Produktions- und Lagerhallen, für Parkplätze usw. gezahlt werden. Ebenso wird an vielen Stellen im Unternehmen Energie verbraucht. Beide Aufwendungen werden in der GuV erfasst und führen zu einer Gewinnminderung. Gleichzeitig stellen sie Kosten dar, die in die hergestellten Erzeugnisse einkalkuliert werden muss. Hier liegt aber genau das Problem. In der Fibu wird weder erfasst, wo noch wofür Energie verbraucht wird bzw. Miete anfällt. Aus der Fibu kann der Unternehmer also nicht die Informationen erhalten, die er für die Kostenzurechnung zu Erzeugnissen, also deren Kostenkalkulation, benötigt. Dies leistet nur eine Kosten- und Leistungsrechnung). Um weitere Informationen über den Erfolg seines Unternehmens zu erlangen, errichten viele Unternehmen neben der Finanzbuchhaltung eine Betriebsbuchhaltung, die auch Kosten- und Leistungsrechnung (Kosten- und Leistungsrechnung) genannt wird. Aus der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) erhält der Unternehmer die eigentlich wichtigen Informationen, um sein Unternehmen steuern zu können. Trotzdem ist die Finanzbuchhaltung nicht überflüssig. Im Gegenteil: Sie ist die Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung, denn ohne die Informationen der Finanzbuchhaltung kann man keine Kosten- und Leistungsrechnung durchführen. Ziel der Finanzbuchhaltung ist es unter anderem, die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres gegenüber zustellen und aus dem Verhältnis den Erfolg des Unternehmens (Gewinn oder Verlust) zu berechnen. Doch bereits die Definition, was man unter Aufwendungen und Erträge versteht, fällt nicht leicht. Grundsätzlich kann man festlegen, dass sich Erfolg immer aus einer Leistung und einer daraus folgenden Gegenleistung ergibt. Problematisch ist jedoch, wie man den Erfolg berechnen soll. Denn häufig fehlen die entscheidenden Werte zur Bewertung. Beispiel 1: Uwe übt für eine Klassenarbeit 6 Stunden (Leistung). Er schreibt eine 3 (Gegenleistung). Er Erfolg lässt sich nicht genau bestimmen. Hätte Uwe eine 2 geschrieben, wenn er länger geübt hätte? Wie lange hätte er für eine 1 üben müssen. Beispiel 2: Ein Händler kauft eine Ware für 10 ein (Leistung). Er kann diese Ware für 12 weiterverkaufen (Gegenleistung). Der Erfolg lässt sich wertmäßig bestimmen, denn je verkaufter Ware verdient der Händler 2. Jörg Bensch 3

4 Doch auch, wenn Leistung und Gegenleistung wertmäßig vorliegen, ist eine Beurteilung des Erfolgs nicht immer eindeutig möglich. Beispiel: Ein Händler kauft eine Ware für 10 ein (Leistung). Er kann diese Ware für 12 weiterverkaufen (Gegenleistung). Gleichzeitig muss er für den Verkauf ein Verkaufsregal kaufen, das kostet. Wie hoch ist nun der Erfolg pro Tag, wenn er 100 St. der Ware täglich verkaufen kann? Am ersten Tag (100 St St. 10 ) und an jedem folgenden Tag 200 (100 St St. 10 )? Bei der Bestimmung des Erfolgs spielt die Zeit offenbar eine wichtige Rolle. In der Finanzbuchhaltung werden Geschäftsfälle jedoch zu bestimmten Zeitpunkten erfasst. Es gilt die bekannte Regel: Keine Buchung ohne Beleg! Dies bedeutet, dass Buchungssätze auf der Grundlage von Belegen gebucht werden. Und da die Belege zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Buchhaltung vorliegen, erfolgt die Bildung und Erfassung eines Geschäftsfalls immer zu einem bestimmten Zeitpunkt. Beispiel: Am (01) erhält der Buchhalter eine Eingangsrechnung für den Kauf von Rohstoffen im Wert von Er kann diesen Geschäftsfall auf zweierlei Weise erfassen: 1. Buchungsalternative: Rohstoff(bestand) Vorsteuer an Verbindlichkeiten alul. In diesem Fall geht der Buchhalter davon aus, dass die Rohstoffe zunächst im Werkstofflager eingelagert und später in die Produktion eingesetzt werden. Werden die Rohstoffe später aus dem Lager entnommen, bucht der Buchhalter: Rohstoffaufwand an Rohstoff(bestand) 2. Buchungsalternative: Rohstoffaufwand Vorsteuer an Verbindlichkeiten alul. In diesem Fall geht der Buchhalter davon aus, dass die Rohstoffe zwar zunächst im Werkstofflager eingelagert und später jedoch sowieso in die Produktion eingesetzt werden. Er bucht den Rohstoffzugang daher direkt als Rohstoffverbrauch. Wir der Zeitraum in der Finanzbuchhaltung groß genug gewählt, wird der Buchhalter Recht behalten und er kann sich den zweiten Buchungssatz der Buchungsalternative A ersparen. Geschäftsfälle wirken sich immer dann auf den Erfolg des Unternehmens aus, wenn sich durch die betriebliche Leistung das Eigenkapital des Unternehmens verändert. Beispiel 1: Das Unternehmen kauft Rohstoffe für und setzt diese im Monat März in die Produktion ein. Die Rohstoffe werden umgewandelt in Fertigerzeugnisse. Sie werden also in diesem Sinne verbraucht, da sie nach dem Einsatz in die Produktion nicht mehr in der ursprünglichen Form vorhanden sind. Der Leistungseinsatz entspricht einem Aufwand im Wert von Beispiel 2: Die Mitarbeiter eines Unternehmens erhalten für die im Monat März geleistete Arbeit zusammen Die Leistung der Mitarbeiter erfolgte letztendlich, um Fertigerzeugnisse herzustellen. Der Leistungseinsatz entspricht einem Aufwand in Höhe von Beispiel 3: Das Unternehmen verkauft im Monat März Fertigerzeugnisse im Wert von Dies entspricht einer Leistungsabgabe an den Absatzmarkt und damit einem Ertrag im Wert von Ist der gesamte Leistungseinsatz in einem Zeitraum (Monat, Jahr) größer als die im gleichen Zeitraum realisierte Leistungsabgabe, ist es dem Unternehmen nicht gelungen, durch eine Wertschöpfung einen Gewinn zu erzielen. Der Abrechnungszeitraum wird mit einem Verlust abgeschlossen. Ist hingegen die Leistungsabgabe wertmäßig größer als der gesamte Leistungseinsatz, wird das Unternehmen mit einem Gewinn belohnt. Es hat eine Wertschöpfung realisiert. Jörg Bensch 4

5 Begriffsabgrenzungen Im Gegensatz zu Aufwendungen und Erträgen, die sich innerhalb eins Zeitraums ergeben, liegen Zahlungsvorgänge (Einzahlungen, Auszahlungen) zu einem bestimmten Zeitpunkt vor. Beispiel 1: Buchhalter bucht eine Quittung über den Kauf von Büromaterial im Wert von 100. Die Buchung erfasst eine Auszahlung über 100. Beispiel 2: Der Buchhalter bucht eine Rechnungsbegleichung des Kunden in Höhe von 1.000, die auf einem Kontoauszug ausgewiesen ist. Die Buchung erfasst eine Einzahlung über Aufwendungen und Erträge wirken sich auf den Unternehmenserfolg aus, führen also zu einer Mehrung bzw. Minderung des Eigenkapitals. Auszahlungen und Einzahlungen hingegen bewirken eine Veränderung der Zahlungsmittelbestände (Liquidität) des Unternehmens. Geschäftsfälle können nun gleichzeitig das Eigenkapital und die Liquidität verändern. Die Unterscheidung zwischen Aus- und Einzahlung einerseits und Aufwendungen und Erträgen andererseits ist für den Unternehmer wichtig, weil es in der Praxis zu zeitlichen Verschiebungen zwischen den verschiedenen Fällen kommen kann. Jörg Bensch 5

6 Neben dem Erfolg muss der Unternehmen nämlich auch seine Zahlungsfähigkeit im Auge behalten. Sowohl wischen Auszahlungen und Aufwendungen als auch Einzahlungen und Erträgen kann es zu zeitlichen Verschiebungen kommen. Langfristig gesehen, stimmen beide jedoch wertmäßig immer überein. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, dass Ihnen das Rechnungswesen auch im Alltag begegnet. Martina ist Inhaberin einer Modeboutique. Am Montag erhält sie eine Lieferung von 10 T-Shirts, Gesamtwert 150. Der Lieferung liegt eine Rechnung bei. Am Dienstag verkauft sie 2 T-Shirts, am Mittwoch 5 T-Shirts und am Donnerstag 3 T-Shirts für jeweils 25 pro Stück. Die Kunden zahlen bar. Am Freitag gleicht Martina die Rechnung des Lieferanten der T-Shirts durch Banküberweisung aus. Martina erstellt nebenstehende Übersicht: Am Ende der Woche hat sie einen Gewinn in Höhe von 100 erwirtschaftet. Tag Mon. Die. Mit. Don. Fr. Summe Ausgaben Einnahmen Aufwand Erträge Jörg Bensch 6

7 Ziele der Zweige des Rechnungswesens Finanzbuchhaltung (Fibu) Betriebsbuchhaltung (KLR) Dokumentationspflicht Pflicht zur lückenlosen, chronologischen Erfassung aller Geschäftsfälle in Grundund Hauptbuch (gesetzliche Grundlagen: Handels- und Steuerrecht). Es wird nicht hinterfragt, ob erfolgswirksame Geschäftsfälle betriebswirtschaftlich sinnvoll sind. Zielgerichtete Bewertung Im Rahmen der Dokumentation von Geschäftsfällen ergeben sich Bewertungsspielräume, die nach betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Zielen genutzt werden können ( kreative Buchführung ). Die Bewertung entspricht häufig nicht den realistischen Werten, sodass der Erfolg des Unternehmens verfälscht widergegeben wird. Prinzip der zielgerichteten Dokumentation In der KLR werden nur die Aufwendungen/Erträge berücksichtigt, die den Zielen der KLR entsprechen. Dies führt dazu, dass einige Aufwendungen/Erträge gar nicht berücksichtigt werden und sogar Kosten aus kalkulatorischen Gründen aufgenommen werden, denen kein Aufwand in der Fibu gegenübersteht. Der Buchhalter kann Aufwendungen/Erträge aus der Fibu in gleicher Höhe in die KLR übernehmen. Er kann sie aber auch mit einem anderen Wert oder gar überhaupt nicht übernehmen. Und letztlich gibt es Kosten, denen in der Fibu keine Aufwendungen gegenüberstehen. Prinzip der realistischen Dokumentation Das wichtigste Ziel der KLR ist es, ein realistisches Abbild der betrieblichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens darzustellen. Dabei spielen weder steuer- noch handelsrechtliche Vorgaben eine Rolle. In der KLR werden die Aufwendungen/Erträge der Fibu unter Umständen in anderer Höhe oder überhaupt nicht übernommen. Diese Ziele werden vorrangig angestrebt: Dokumentation Die Fibu erfasst lückenlos alle Geschäftsfälle (Zeitraum) sowie alle Bestände (Zeitpunkt). Ergebnis: Bilanz, GuV Erfolgsermittlung Die Fibu ermittelt den Unternehmenserfolg sowohl nach steuer- als auch nach handelsrechtlichen Vorschriften. Ergebnis: Zwei wertmäßig verschiedene Jahresabschlüsse. Bestands- und Erfolgsbewertung Die Fibu bestimmt Bestands- und Erfolgswerte sowohl nach steuer- als auch nach handelsrechtlichen Vorschriften. Ergebnis: Zwei wertmäßig verschiedene Unternehmensgewinne. Diese Ziele werden vorrangig angestrebt: Ermittlung des Betriebserfolgs Die KLR bestimmt einen realistischen Betriebserfolg. Hierzu ist es notwendig, die tatsächlich angefallenen Kosten/Leistungen zu bestimmen. Ergebnis: Kostenartenrechnung Ermittlung der Quellen der Kostenverursachung Bestimmung und Analyse der Orte der Kostenentstehung. Ergebnis: Kostenstellenrechnung Bestimmung der Erfolgsquellen Die KLR stellt fest, welche Kosten je Betriebsleistung (= Kostenträger) anfallen und kann damit den Erfolgt jedes Kostenträgers ermitteln. Ergebnis: Kostenstellenrechnung Jörg Bensch 7