Systembeschreibung. Masterplan Auftragscenter. ASEKO GmbH. Version 1.0 Status: Final

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1 Systembeschreibung Masterplan Auftragscenter ASEKO GmbH Versin 1.0 Status: Final

2 0 Inhaltsverzeichnis 1 Masterplan Auftragscenter V Allgemeines Single-Sign-On Stammdatenverwaltung Auftragserfassung Auswahl Auftragsverwaltung Revisinssicherheit Genehmigungswrkflw Pflege vn Rufnummernbändern Masterplan BI Suite by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

3 1 Masterplan Auftragscenter V Allgemeines Das Masterplan Auftragscenter ist eine webbasierte Datenbank-Anwendung, ein Self-Service- Prtal zur selbstständigen Auftragsverwaltung für den Kunden. Hier können registrierte Nutzer unter Berücksichtigung eines hinterlegten Genehmigungswrkflws die ihm zustehende Funktinen nutzen. Als Beispiel kann ein Benutzer eine Bestellung z.b. ein neues Handy der eine Vertragsänderung in Auftrag geben. Das Masterplan Auftragscenter wird als Serversftware zentral installiert und gewartet. Dies stellt allen Benutzern zeitgleich dieselben Daten zur Verfügung. Die Backuplösungen für Daten und Sftware lassen sich einfacher realisieren und die Hardware-Anfrderungen an die Client- Arbeitsplätze sind deutlich geringer als bei Betrieb einer Einzelplatz-Anwendung. Die Bedienung erflgt in einem marktüblichen Brwser. Das Masterplan Auftragscenter arbeitet mit einem mehrstufigen Rllen- und Rechteknzept und ist dabei kmplett mandantenfähig. Dadurch werden definierte Datenbestände für bestimmte Nutzer zugänglich gemacht und vr unbefugtem Zugriff geschützt. 1.2 Single-Sign-On Neben der üblichen Anmeldung am System über Benutzername und Passwrt besteht ptinal auch die Möglichkeit, dass sich Nutzer über Single Sign On authentifizieren. Dies ist z.b. über Kerbers möglich und stellt damit sicher, dass nur authentifizierte Nutzer zum Masterplan Auftragscenter weitergeleitet werden Stammdatenverwaltung In der Stammdatenverwaltung werden alle relevanten Daten zu Standrten, Teilnehmern und Abrechnungsbjekten erfasst und verwaltet. Abbildung 1 Startmaske und Menü der Stammdatenverwaltung 2 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

4 Die Teilnehmer können zyklisch aus einem AD imprtiert der manuell eingegeben werden. Neue Teilnehmer werden dabei auf dem Dashbard zur Knfiguratin vrgeblendet. Weitere Abrechnungsbjekte, wie z.b. Besprechungsräume, können im Tl erfasst werden, wenn sie nicht aus dem AD kmmen. Im Rahmen der Pflichtenhefte werden die Felder und Infrmatinen, die ausgetauscht werden, definiert. Abbildung 2 Neue Mitarbeiter aus dem AD werden vrgeblendet Allen Teilnehmern und Abrechnungsbjekten können dann Artikel aus einem Leistungskatalg zugewiesen werden. Im Leistungskatalg können Hardware, Leistungsmerkmale, Sftware und snstige Prdukte hinterlegt sein. Leistungskatalge können individuell aus einem Artikelkatalg zusammengestellt werden. Die Definitin der Warenkörbe erflgt im Rahmen der Pflichtenheftgespräche. Hierbei handelt es sich um die zwischen Kunden und Lieferanten abzustimmenden Artikel und Prduktgruppen (Pakete). Im Rahmen der Imprte werden aus den definierten Artikeln und Paketen die Prvisinierungen der IP-TK-Systeme sweit möglich vrgenmmen. Veränderungen, die nicht autmatisch vrgenmmen werden können, werden zur Bearbeitung an den Techniker des Kunden/Partner weitergeleitet, z.b. per Mail der Ticket. Es ist auch möglich, dass der Kunde eigene Warenkörbe definiert und nutzt. Abbildung 3 Menü Leistungskatalge 3 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

5 Leistungskatalge können auf verschiedenen Ebenen (Partner, Kunde, Standrt) zugerdnet werden und stehen dann am Teilnehmer/Abrechnungsbjekt zur Auswahl. Die Bezeichnungen Partner, Kunde und Standrt stehen für drei Ebenen, mit denen sich die Organisatinsstruktur abbilden lässt. Diese können bei Bedarf umbenannt werden. Abbildung 4 Leistungskatalgebene S kann z.b. ein allgemeingültiger Leistungskatalg auf Unternehmensebene erstellt werden und ein individueller auf Standrtebene. Beide Katalge würden dann am Teilnehmer/Abrechnungsbjekt zur Verfügung stehen. 1.3 Auftragserfassung Eine grundlegende Funktin des Masterplan Auftragscenters ist es Aufträge zu erfassen. Im Flgenden werden die Möglichkeiten und Wege für die Entgegennahme vn Aufträgen aufgezeigt. Grundsätzlich bietet das Masterplan Auftragscenter drei Möglichkeiten um Aufträge entgegen zu nehmen. Zum einen besteht die Möglichkeit bei Einsatz des Masterplan Kmmunikatins- Interface sämtliche ticketbasierte Aufträge, die vm Kunden-System kmmen zu erfassen und anschließend als XML-Datei an das Masterplan Auftragscenter zu übertragen. Zum anderen wird ein direkter Zugriff angebten. Hier können Nutzer via Brwser ins Masterplan Auftragscenter einlggen und neue Aufträge erteilen. Als letztes wird eine Schnittstelle für das Partner Servicecenter zur Verfügung gestellt. Dieser Weg wird gewählt wenn z.b. die Aufträge als Mail, Fax der Brief vm Kunden an das Partner Servicecenter verschickt wurden. Die Mitarbeiter des Partner Servicecenters geben die Inhalte des Schreibens direkt im Masterplan Auftragscenter ein. Smit werden sämtliche Aufträge erfasst und weiter verarbeitet. 4 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

6 1.4 Auswahl Nachflgend werden die relevanten Aufgaben des Masterplan Auftragscenters erläutert. Die flgenden Funktinalitäten stehen den Nutzern zur Auswahl: Erfassung vn Aufträgen Flgende Funktinen stehen zur Verfügung: anlegen neuer Teilnehmer löschen vn Teilnehmern bearbeiten vn Teilnehmern anlegen neuer Nebenstellen bearbeiten vn Nebenstellen löschen vn Nebenstellen Artikel, Dienste, Leistungsmerkmale buchen Aufnahme vn Störungen Datenabruf aus der Masterplan Datenbank Die Masterplan Datenbank dient als zentraler Datenspeicher. Je nach Anfrderung werden die Daten individuell aufbereitet und dem Masterplan Auftragscenter bereitgestellt. Beispielsweise kann der Nutzer eine Suchfunktin benutzen, um nach einem bestimmten Teilnehmer in der Datenbank zu suchen. Auswahl der möglichen Artikel, Dienste und Leistungsmerkmale Auswahl der Rufnummer bei neuem Teilnehmer in Bezug auf den Standrt Starten des Freigabeprzesses gemäß Auftraggeber Starten des Mntage/Serviceprzesses nach Freigabe Übernahme in Bestand nach Rückmeldung des Mntageprzesses Rückmeldung an den Auftraggeber nach Übernahme der Veränderung 5 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

7 1.5 Auftragsverwaltung Um ein(en) Abrechnungsbjekt/ Teilnehmer zu knfigurieren und Artikel auf diesen zu buchen, steht die Auftragsverwaltung zur Verfügung. Abbildung 5 Auftragsverwaltung Hier lassen sich neben der Knfiguratin (wie z.b. vergeben einer Rufnummer) auch Artikel aus den verfügbaren Leistungskatalgen zuweisen. Abbildung 6 Auswahl eines Leistungskatalgs am Teilnehmer/Abrechnungsbjekt 6 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

8 Durch einfachen Klick auf den Einkaufswagen am Artikel wird dieser übernmmen. Abbildung 5 Knfiguratin und Aufträge Auf bestehende Abhängigkeiten wird hingewiesen. Durch Klick auf [Auftrag senden] wird ein Auftrag ausgeführt. Abbildung 6 Abhängigkeitsprüfung und Auftrag abschicken 7 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

9 Ein gesendeter Auftrag erscheint dann in der Auftragsübersicht. Der Status des Auftrags wird angezeigt und eine Detailansicht zum Auftrag kann aufgerufen werden. Abbildung 7 Auftragsübersicht Bei Änderungen an der Knfiguratin wird ein technisches Ticket erstellt, das zur direkten Prvisinierung in der IP-TK-Anlage dient. Die in der IP-TK-Anlage technisch möglichen Knfiguratinen werden auch direkt in die IP-TK-Anlage übergeben. Diese erscheinen in der Ticketübersicht. Auch hier wird ein Status der Bearbeitung angezeigt und man kann eine Detailansicht aufrufen. In der IP-TK-Anlage technisch nicht mögliche direkte Prvisinierungen werden an den Service des Partners weitergeleitet und durch deren Techniker erbracht. Abbildung 8 Ticketübersicht Verschiedene Filter-Möglichkeiten erleichtern dabei die Suche nach Aufträgen und Tickets. Da alle Knfiguratinen, Änderungen und Bestellungen über das Masterplan Auftragscenter ausgeführt werden, bildet das Tl immer den IST-Stand ab, der Bestand ist dabei immer aktuell. 8 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

10 1.5.1 Revisinssicherheit Alle Änderungen am System, bezgen auf Rufnummer, Teilnehmer und Abrechnungsbjekt werden dabei revisinssicher mit Angabe des Bearbeiters gespeichert. Dadurch ist auch eine Überprüfung der Veränderungen über mehrere Schritte hinweg möglich. Abbildung 9 Revisinssicherheit der Änderungen 1.6 Genehmigungswrkflw Da im Masterplan Auftragscenter ein mehrstufiges Berechtigungssystem integriert ist, spielt die Rlle und Berechtigung des Nutzers für alle durchgeführten Aktivitäten und Transaktinen eine entscheidende Rlle. Im Flgenden werden der Ablaufprzess und die Nutzeraktivitäten im Zusammenhang mit ihrer Legitimatin näher beschrieben. Es gibt zwei ptinale Szenarien, die abgebildet werden können. 1. Szenari Hat sich ein Nutzer erflgreich im Masterplan Auftragscenter authentifiziert, erkennt das System seine Rlle und die Berechtigungen. Dem entsprechend werden die zugewiesenen Funktinalitäten freigeschaltet. Mit entsprechender Berechtigung kann ein Nutzer Teilnehmer anlegen, bearbeiten und löschen. Abgesehen davn kann ein Nutzer mit entsprechender Berechtigung Nebenstellen anlegen, bearbeiten und löschen und Änderungen an Artikeln, Diensten und Leistungsmerkmalen vrnehmen. Sämtliche Änderungen werden in eine lkale Datenbank zwischengespeichert und 9 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

11 können erst nach Freigabe einer autrisierten Persn weiter verarbeitet werden, wenn dies gewünscht wird. Bei jedem Auftrag wird vm System autmatisch eine generiert und an die zur Freigabe berechtigte Instanz gesendet. Die Instanz überprüft den Inhalt der Bestellung in Zusammenhang mit den vrgeschriebenen Rahmenbedingungen auf das verfügbare Budget. Entspricht die Bestellung allen Knditinen, wird die Bestellung im Masterplan Auftragscenter frei gegeben. Anderenfalls wird sie abgelehnt. In Flge einer Freigabe der Ablehnung wird dem Auftraggeber eine Nachricht per gesendet. Eine Eskalatin wird dann ausgelöst, wenn binnen 24 Stunden weder Freigabe nch Ablehnung stattgefunden hat. Im Falle einer Eskalatin wird die Nachricht an eine höhere Instanz weitergeleitet. 2. Szenari Analg zum ersten Szenari kann eine Störung vn einem Kunden-Mitarbeiter aufgenmmen und gemeldet werden. Hierfür bietet das Masterplan Auftragscenter ein Frmular für die Aufnahme vn Störungen an (Incident Management). Als Störung werden alle Ereignissen bezeichnet, die einen Service stören der beeinflussen können. Durch eine schnelle Reaktin auf die Störung swie die Erweiterung der Störungsinfrmatin um Vertragsrelevante Daten, werden flgenden Ziele durch das Masterplan Auftragscenter unterstützt: Steigerung der Prduktivität der Anwender Verringerung der Auswirkungen vn Störungen auf die Geschäftsprzesse Einhaltung bestmöglicher Servicequalität und Verfügbarkeit Weniger Rückfragen durch vllständige Störungsmeldungen 1.7 Pflege vn Rufnummernbändern. Dem Kunden wird bei Anlage eines neuen Teilnehmers im Rahmen eines Pull-Dwn Menüs die Möglichkeit gegeben, eine an dem ausgewählten Standrt nch freie Rufnummer zu vergeben. Freie Rufnummern sind alle Rufnummern, die nicht direkt vergeben sind, die nicht den Status in Ruhe (Kinderzeit der zeitweise versetzt usw.) sind und die in den letzten 6 Mnaten nicht vergeben waren. 10 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn:

12 2 Masterplan BI Suite Das Masterplan Auftragscenter ist eine der Kernkmpnenten der Masterplan BI Suite und stellt die sichere Kmmunikatin zwischen den System dar. 11 by ASEKO GmbH Im Heidkampe 36, Hannver Telefn: