Optimieren Sie Ihren Workflow durch intelligentes Erfassen und Verteilen Ihrer Dokumente

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1 SmarThru Workflow 2 Optimieren Sie Ihren Workflow durch intelligentes Erfassen und Verteilen Ihrer Dokumente FAX WEBDAV FTP DRUCKER ORDNER SHAREPOINT DATENBANK

2 Optimieren Sie Ihren Workflow durch intelligentes Erfassen und Verteilen Ihrer Dokumente SmarThru Workflow 2 Überblick: Ob Papier oder elektronische Datei jetzt können Sie praktisch jedes Dokument direkt in Ihre digitalen Arbeitsabläufe integrieren. Eine schnellere und kostengünstigere Weitergabe von Informationen und deutlich reduzierte Durchlaufzeiten sowie eine unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen führen zu effizienteren Prozessen und verbessern so das Teamwork in Ihrem Unternehmen. Mit der Netzwerklösung SmarThru Workflow 2 lassen sich gefaxte oder gescannte Dokumente schnell und einfach digitalisieren und direkt an beliebige Ziele weiterleiten, z. B. - und Fax-Konten, FTP-Server, Datenbanken, Netzwerkordner oder externe Anwendungen. Vor allem in Verbindung mit den Samsung MultiXpress Geräten werden die täglichen Abläufe rund um die Dokumentenverteilung und -ablage damit deutlich einfacher und effizienter. Durch die Nutzung von Metadaten, die zu den erfassten Dokumenten erstellt werden können, eröffnet sich Ihnen die Grundlage für eine schnelle und exakte Indizierung, Archivierung und Suche. Mit der optischen Zeichenerfassung (OCR) wandeln Sie gescannte Dokumente in Dateien um, die durchsucht und beliebig bearbeitet werden können. Zusätzlich können Sie auch spezielle Lösungen anderer Anbieter einbinden, um Ihre Arbeitsabläufe vom ersten Erfassen der Dokumente bis hin zur Übertragung an vordefinierte Ziele ganz nach Ihren Anforderungen zu gestalten. So macht arbeiten Spaß: FACTS Testurteil sehr gut Auch die Fachredakteure des Test- und Wirtschaftsmagazins FACTS haben SmarThru Workflow 2 ausführlich unter die Lupe genommen. Ihr Fazit: Mit SmarThru Workflow hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsbereich sehr schnell und einfach zu optimieren. Die Software ist schnell installiert, nahezu selbsterklärend und kann den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen. Die Tester vergaben volle Punktzahl bei Funktionalität, Bedienbarkeit und Installation und kamen zu dem Gesamturteil sehr gut. Quelle: FACTS 12/2009

3 Ihr Schlüssel für mehr Effizienz SmarThru Workflow 2 Vorteile Einfacher, schneller und zuverlässiger Transport von Informationen innerhalb des Unternehmens Aufwertung des Workflows und Vereinfachung des Arbeitsalltags durch effiziente digitale Prozesse Nutzung der vollen Funktionalität der Samsung Multifunktionssysteme Einfaches Bearbeiten der digitalisierten Dokumente Niedrigere Kosten durch Abschaffung mühevoller und zeitintensiver manueller Arbeitsschritte wie Kopieren, Katalogisieren, Abheften und Suchen Einfaches Suchen und Abrufen beliebiger Dokumente Hoher Schutz vertraulicher Informationen Integration der Anwendungen von Fremdanbietern zur Erweiterung und Anpassung an die eigenen Arbeitsabläufe SmarThru Workflow 2 Merkmale Erfasst alle Arten von Papier- und E-Dokumenten für einen digitalen Arbeitsablauf Sendet beliebige Dokumente auf Knopfdruck an verschiedene Ziele wie -Konten, FTP-Server, Fax-Server, Netzwerkordner, WebDAV oder Datenbanken Ermöglicht die Erfassung von Dokumenten per MFP-Scan oder direkt über Faxmodul, -Konten oder Netzwerkordner Bindet die erweiterten Funktionen der Samsung Multifunktionssysteme wie Scan-to-PDF oder Ablage im Netzwerk in den Workflow des Unternehmens ein Vereinfacht das Suchen und Abrufen beliebiger Dokumente Automatisiert die Umwandlung eingescannter Dokumente in Textdateien mit umfassenden OCR-Funktionen Sorgt für effizienteres Teamwork und anwenderspezifische Arbeitsabläufe durch Nutzung der Anwendungen von Fremdanbietern, z. B. für Übersetzungen Vereinfacht den Druck von Dokumenten, da Anwender über Server-basierte Treiber von jedem Netzwerkstandort aus beliebige Drucker nutzen können Überwacht Ordner und -Konten und leitet neue Dateien an vordefinierte Ziele oder vorher festgelegte Empfänger weiter

4 Spüren Sie den Unterschied Einfacher Austausch von Informationen Besseres Teamwork Weniger Kosten Durch die Integration unterschiedlicher Dokumententypen in den digitalen Arbeitsablauf vereinfacht und beschleunigt SmarThru Workflow 2 den Transport von Informationen innerhalb Ihres gesamten Unternehmens. So kann ein Fax an Ziele wie eine -Adresse, einen Netzwerkordner, einen FTP-Server oder einen Drucker übergeben und Kollegen an jedem beliebigen Standort sicher und zuverlässig zur Verfügung gestellt werden. Besonders geeignet ist die Software für den Einsatz mit den Samsung Multifunktionssystemen, da sich über die großen Touchscreens der Geräte alle Vorgänge direkt aufrufen lassen. SmarThru Workflow 2 ist der Schlüssel und die Grundlage zur Optimierung Ihrer End-to-End Dokumentenverwaltung. Es ermöglicht die Qualifizierung, Bereitstellung und Übergabe Ihrer Dokumente, z. B. an Dokumentenmanagementsysteme. Somit erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Verträge, Vereinbarungen, Formulare und alle weiteren geschäftsrelevanten Dokumente in Ihren digitalen Arbeitsablauf einzubinden. Der SmarThru Workflow Server kann zudem die Nutzung der einzelnen Arbeitsabläufe im System auswerten, um z. B. die Zeitersparnis auszuweisen oder für betriebsinterne Verrechnungszwecke genutzt zu werden. Natürlich kann der Systemadministrator Zugriffsrechte auf die Funktionen und Geräte bedarfsgerecht und individuell definieren, um vertrauliche Informationen und Vorgänge zu schützen. Mit SmarThru Workflow 2 können Sie von den enormen Kostenvorteilen einer hoch effizienten digitalen Dokumentenverwaltung ohne manuelle Arbeitsabläufe profitieren. Da Dokumente nicht mehr per Hand bearbeitet und abgelegt werden müssen, sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und damit bares Geld. Auf Wunsch werden Dokumente auch per OCR erkannt, umgewandelt, indiziert, katalogisiert und mit Metadaten versehen. Dies erleichtert das Archivieren, Suchen und Abrufen der Dokumente im Netzwerk und Ihre Mitarbeiter können sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. FAX WEBDAV FTP DRUCKER RECHNUNG EINSCANNEN SMARTHRU WORKFLOW 2 ORDNER SHAREPOINT DATENBANK

5 Fallbeispiele Spedition Situation heute Lösung Ergebnis Die LKW Fahrer bringen von jedem Kunden Lieferscheine mit und müssen diese manuell kopieren, das Original in der Disposition, eine Kopie im Lager und eine im Archiv abgeben. In der Disposition werden die Dokumente nochmals sortiert und abgeheftet. Bei Bedarf müssen die Unterlagen im jeweiligen Ordner gesucht werden. Samsung MultiXpress 6555N Samsung SCX-5835FN SmarThru Workflow 2 Scan, OCR, Verteilung an Verzeichnis/ / Die LKW Fahrer scannen die Dokumente bei Ankunft in der Spedition ein. Diese werden elektronisch verteilt und stehen den entsprechenden Stellen ohne Zeitverlust zur Verfügung. Die Originale werden einmal pro Woche im Archiv abgelegt. Die Dokumente sind deutlich schneller im Zugriff, da eine elektronische Suche möglich wird. Chemiewerk Situation heute Lösung Ergebnis Lieferungen kommen in der zentralen Warenannahme an und werden dem Empfänger inklusive Lieferschein zugestellt. Dieser behält den Lieferschein und legt ihn nach eigenem System ab. Doch diese dezentrale Dokumentenablage ist sehr unübersichtlich und bietet dem Einkauf keine Prüfmöglichkeit der Lieferungen. Nachweise müssen immer beim Lieferanten angefragt werden, was einen hohen Aufwand für beide Seiten bedeutet. Samsung SCX-5835FN Samsung MultiXpress 6555N Samsung MultiXpress C8385ND SmarThru Workflow 2 Scan-OCR-Sharepoint Portal Scan-OCR-Folder Die Lieferscheine werden in der zentralen Warenannahme gescannt, per OCR durchsuchbar gemacht und in einer Sharepoint Bibliothek auf dem Server abgelegt. Darauf kann von jedem Standort aus zugegriffen werden, und dem Zentraleinkauf stehen alle gescannten Nachweise zur Verfügung. Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern Situation heute Lösung Ergebnis Post aller Art kommt in der Poststelle an, wird im Unternehmen verteilt, in der Abteilung erneut sortiert und wieder per Post an die Außendienstmitarbeiter und Niederlassungen geschickt. Samsung MultiXpress C8380ND Samsung MultiXpress 6545N Samsung SmarThru Workflow 2 Scan-OCR Scan-OCR Sharepoint Die Poststelle scannt die Dokumente ein, schickt sie per an den Außendienst und legt sie in einem zentralen Sharepoint- Portal ab. So ist die Post direkt im Zugriff, sowohl von mobilen Endgeräten als auch von PCs aus. Die Reaktion auf die Kommunikation erfolgt deutlich schneller, was die Zufriedenheit erhöht.

6 Technische Daten SmarThru Workflow 2 Ihr Fachhändler: Empfohlene Harwarevoraussetzungen Unterstützte Geräte Unterstützte Betriebssysteme Unterstützte Browser Unterstützte Sprachen Lieferumfang Lizenzmodell Ausgabedateiformate Eingabemethoden Umformungsmethode Übertragungsmethoden Arbeitsformulare Adressbuch Authentifizierung Gewährleistung Pentium 3.0 GHz oder schneller 1 GB RAM 20 GB Festplattenplatz x (Bildschirmauflösung) SCX-5835FN, MultiXpress 6545N, MultiXpress 6555N, MultiXpress C8380ND, MultiXpress C8385ND Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2008, Windows Vista/7 Internet Explorer (6.0 oder neuer) oder Firefox (2.0 oder neuer) Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Koreanisch SmarThru Workflow 2 CD-ROM, Kurzanleitung 1 Gerät/5 Geräte/15 Geräte/30 Geräte/100 Geräte Unterstützt werden maximal 100 Geräte Scannen: TIFF, PDF, JPG, Mehrseitiges TIFF Scannen mit OCR: RTF, DOC*, Durchsuchbare PDF, CSV Fax: PDF, Mehrseitiges TIFF * (Microsoft Word-kompatibles Format) Scannen, Fax*, , FTP, Freigegebene Ordner *(Faxeingabe steht nur bei Installation des Fax-Kits zur Verfügung.) OCR (ReadIRIS)** , Windows-Ordner, FTP, Drucker, Fax, MS SharePoint, Datenbank, WebDAV Der Administrator kann 100 öffentliche Arbeitsformulare erstellen. Benutzer können 100 persönliche Arbeitsformulare verwenden. Geräte-Adressbuch, LDAP-Adressbuch SmarThru Workflow 2 Server Lokales Konto, SyncThru Web Admin Servicekonto, LDAP, Windows Domain-Konto 90 Tage Eingeschränkte Gewährleistung (ausführliche Informationen zur erweiterten Gewährleistung erhalten Sie von Ihrem Vertriebsbeauftragten) ** OCR ist bei Auswahl der Faxeingabe nicht verfügbar. Asiatische Sprachen sind verfügbar, wenn die Lösung in Umgebungen mit einem asiatischen Betriebssystem installiert wird. Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Alle im Text aufgeführten Markennamen sind eingetragene Warenzeichen der Hersteller. Stand: Februar Samsung Electronics GmbH Am Kronberger Hang Schwalbach/Taunus Info: * * 0,14 /Min. aus dem dt. Festnetz, Mobilfunkpreise abweichend. Ab dem Mobilfunkpreis max. 0,42 /Min.