ARMA International / Swiss Chapter. ARMA = Association of Records Managers & Administrators

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1 RM-Speedy [04] Records Management Konferenz 2014 ARMA International / Swiss Chapter Jürg Hagmann President ARMA Swiss Chapter ARMA International (facts) ARMA = Association of Records Managers & Administrators Weltweit grösster und ältester Fachverband auf dem Gebiet des Records Managements Non-profit Organisation gegr Headquarter: Lenexa, Kansas (US) Ca Mitglieder Ueber friends of ARMA 2 1

2 ARMA International (facts) Ausweitung der Zielgruppen im Kontext von Information Governance Initiativen: 3 ARMA International (facts) Mitglieder Herkunft: vorwiegend aus den Berufsgattungen Records Manager, Registrator, Archivar, Dokumentar, Digitalisierungsspezialist, Jurist, IT Manager, Berater, Ausbildner etc. Mgl.struktur: ca. 30% privatwirtschaftlicher Sektor (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Energiewirtschaft etc.), ca. 70% öffentliche Verwaltung 4 2

3 ARMA International (facts) ARMA International: Video geographische Verteilung Mitglieder: vorwiegend aus den USA und Kanada (95%) ca. 5% der Mitglieder ist von ausserhalb Nordamerika. Europa zählt über 150 Mitglieder wovon ca. je 50 aus der Schweiz und aus England (UK Chapter) kommen. Total existieren ca. 200 lokale und regionale Chapters 5 ARMA Swiss Chapter auf einen Blick Gegr. Nov (Basel) als Verein nach schweiz. Recht und 182. Chapter von ARMA International Vorstand: 5 Mgl. > 50 members Newsletter erscheint regelmässig Kollaborationsplattform auf box.net (für Mgl.) Agreement mit dem VSA Schweiz (Koordination) 6 3

4 ARMA Swiss Chapter Aktivitäten Initiativen Möglichkeiten schaffen für Kollektivmitgliedschaft (und Friends of ARMA ) Weiterbildungsmöglichkeiten schaffen via Fachhochschulen (FHNW) in der Schweiz Veranstaltungen Spring Meeting, Jahreskonferenz mit GV (Herbst) Div. Veranstaltungen (zb in Winterthur mit TDWI) Regelmässiger Roundtable (Zürich alle 2 Monate) 7 ARMA Mitglied werden? How to become a member? 1.Join ARMA International as an individual member (175$/year) Opting into the Swiss Chapter ($ 55.-/y.) Send a mail to: swiss-arma@proxymit.net 8 4

5 ARMA Swiss Chapter Links Website under ARMA Europe: old New: LinkedIn group: 9 Nutzen für Mitglieder Networking Erfahrungsaustausch Wissensaustausch Weiterbildung 10 5

6 ARMA Europe Website (new) 11 Benefits / Services Overview Reifemodell für Records & Information Management - GARP Information Governance Programm Assessment (mit Tool GARP) Zertifizierung Zeitschrift (bi-monthly) 6

7 Benefits / Services GARP Das Reifemodell für RIM / Information Governance zeichnet ein vollständiges Bild wie umfassendes Informationsmanagement realisiert werden sollte. Jedes GARP Prinzip: Impliziert spezifische Verhaltensregeln Diktiert gewisse Prüfpunkte Enthält Anforderungen betr. Aufsicht Enthält Anforderungen betr. Dok.verwaltung(record keeping) Enthält Revisionsaspekte Enthält Punkte zur kontinuierlichen Verbesserung des Programms 13 GARP Strategie Records Management als verstaubte Einzeldisziplin verabschieden / ablösen und unter dem neuen Dachbegriff Information Governance mit allen verwandten IM-Disziplinen und Stakeholdern integrieren. Damit beansprucht Information Governance auch einen Zugang zum Senior Mgmt (C-Level). 14 7

8 Überblick GARP Principles Verantwortlichkeit Rechenschaftsfähigkeit Transparenz Compliance Verfügbarkeit Nachvollziehbarkeit Auskunftsfähigkeit Sicherheit Risikomgmt Integrität Aufbewahrung Vernichtung 15 GARP Reifestufen Dimension Aufbewahrung Non-existant Initial Repeatable Defined/Managed Optimised There is no current documented records retention schedule. Rules and regulations that should define retention are not identified or centralized. Retention guidelines are haphazard at best. In the absence of retention schedules, employees either keep everything or dispose of records based upon individual rather than organizational needs. A retention schedule is available, but it does not encompass all records, did not go through official review, and it is not well known around the organization. Education and training about the retention policies is not available. A formal retention schedule that is tied to rules and regulations is consistently applied throughout the organization. The organization s employees are knowledgeable about the retention schedule and they understand their personal responsibilities for records retention. Same as 3. In addition, it is clear to employees how to classify records appropriately and retention training is in place. Retention schedules are reviewed on a regular basis and there is a process to adjust retention schedules as needed. Records retention is a major corporate concern. Same as 4. In addition, retention is important item at the C and board levels. Retention is looked at holistically, and is applied, not just to official records, but to all content in an organization. 16 8

9 GARP Zielsetzung WIE wird das Reifemodell genutzt: Gap Analyse innerhalb der 8 Dimensionen Risikobeurteilung basierend auf den grössten Gaps Bestimmung von entsprechenden Massnahmen Entwicklung von Prioritäten und Festlegung von Verantwortlichkeiten zur Weiterentwicklung des IM/IG Programms 17 IG Assessment Online Tool / Plattform: Vendor neutral Link: Assessment Video (Youtube) Pricing and Licensing: $4,995 annually for one admin/unlimited users $5,995 annually for five admins/unlimited users 18 9

10 IGP Zertifizierung Mission: IGP Certification Program: Bereitstellung einer anerkannten Qualifikation für Information Governance innerhalb eines definierten fachlichen und ethischen Frameworks, um Experten zu befähigen innerhalb ihrer Organisation Informationsrisiken zu minimieren und Wertsteigerungen durch optimiertes Informationsmanagement zu erzielen. IGP Domains: Kompetenzbereiche Managing Information Risk and Compliance Developing IG Strategic Plan Developing IG Framework Establishing the IG Program Establishing IG Business Integration and Oversight Aligning Technology with the IG Framework IGP Zertifizierung (Ressourcen) Liste der Zertifizierten 19 Schluss! 10