ressplan einfach und übersichtlich

Transkript

1 ressplan einfach und übersichtlich

2 ressplan ist ein Programm zur Darstellung der Belegung von Ressourcen. Ein besonderes Merkmal von ressplan ist die automatische Erstellung von Lösungsvorschlägen bei Termin- und Kapazitäts-Kollisionen. Belastungen werden in Form eines Balkendiagramms dargestellt, wie es von den Planungstafeln bekannt ist. Planung von Mitarbeitern oder Teams nach Qualifikationen Maschinen oder Maschinengruppen Auftragserfassung direkt nach der Terminabfrage Vor- und Rückwärtsterminierung mit Fixterminen Lösungsvorschläge während der Einplanung Umplanung per Drag & Drop direkt in der Plantafel Skalierbare Darstellung der Plantafel Einteilung nach Stunden, Tagen oder Wochen ressplan ist ein eigenständiges System und kann als Einplatzlösung wie auch im Netzwerk eingesetzt werden. Durch Import- und Exportmodule erfolgt der Datenaustausch mit anderen Systemen und dadurch fügt sich ressplan in die vorhandene DV-Umgebung ein. Seite 1 von 15

3 Die folgende Beschreibung soll einen kurzen, informativen Einblick über die Funktionsweise und das Arbeiten mit ressplan ermöglichen. Das Hauptmenü von ressplan gliedert sich in die Menüpunkte Stammdaten, Vorgänge, Drucken, Dienstprogramme und Verwaltung. Verwaltung Hier werden grundsätzliche Einstellungen vorgenommen, die das Verhalten von ressplan bei der Planung von Aufträgen und Ressourcen beeinflussen. Verwaltung / Voreinstellungen / Firmendaten Eingabe der individuellen Firmendaten, die z.b. in Ausdrucken verwendet werden. Verwaltung / Voreinstellungen / Programmparameter In dem Feld Ordner Sammelmappe wird der Pfad angegeben, in dem sich Dokumente befinden, die beim Arbeiten mit ressplan schnell zur Verfügung stehen sollen. Im Ordner Vorlagen befinden sich Standardvorlagen mit denen individuelle Dokumente erzeugt werden können. Mit der Zeitdarstellung wird das für die Planung relevante Zeitformat festgelegt. Zur Wahl stehen die Normalzeit mit Stunden und Minuten oder die Dezimalzeit, bei der die Minute in hundert Sekunden aufgeteilt ist. Die nächsten beiden Felder legen fest, ob Samstage und Sonntage grundsätzlich Produktivtage sind. Ausnahmen von dieser grundsätzlichen Regelung werden im Betriebskalender definiert. Über das Feld Ressourcenübersicht sofort anzeigen wird eingestellt, wie sich ressplan beim Start verhält. Ist das Feld aktiviert, wird beim Programmstart sofort die Ressourcenübersicht angezeigt. Mitarbeiter, Maschinen, Adressen, Arbeitsgänge, Arbeitspläne und Aufträge können manuell oder automatisch nummeriert werden. Seite 2 von 15

4 Verwaltung / Voreinstellungen Auftrag Zur besseren Unterscheidung der Aufträge in der Ressourcen- oder Auftragsübersicht besteht hier die Möglichkeit, den Aufträgen über die Endziffer der Auftragsnummer eine Farbe zuzuordnen. Durch die Eingabe der Skalierung wird die Länge des Zeitstrahles der Planscheine definiert. Verwaltung / Benutzerverwaltung / Übersicht Benutzer In der Benutzerverwaltung werden die Zugriffsrechte definiert. Hier kann für jeden Benutzer ein individuelles Profil erstellt und durch den Administrator verwaltet werden. Seite 3 von 15

5 Verwaltung / Basisdaten Als Basisdaten wird die Sammlung von Begriffen bezeichnet, welche über Auswahlboxen die Erfassung der Stammdaten (z.b. der Adressen) vereinfachen und normieren. Es wird empfohlen, die einzelnen Rubriken der Basisdaten vor der Erfassung der Stammdaten mit sinnvollen Begriffen zu füllen. Diese Datensätze können dann beim Erfassen der Stammdaten abgerufen werden und verhindern somit Schreibfehler oder Doppeleingaben. Verwaltung / Listen Layout Zum Lieferumfang von ressplan gehört eine Sammlung von Listen und Auswertungen, genannt Reports. Einige wenige davon sind fest vorgegeben und können nicht verändert werden. Die meisten Listen können über den Menüpunkt Verwaltung / Listen-Layout oder über die direkte Druckfunktion aus den zugehörigen Übersichtsmasken nach eigenen Wünschen gestaltet werden. Die Reporte sind in verschiedene Bereiche eingeteilt. Diese Bereiche sehen Sie in der linken Übersichtsbox des Layout-Managers. Für jeden Bereich werden beim Druck bestimmte Auswahlmöglichkeiten für die auszuwertenden Datensätze angeboten. Seite 4 von 15

6 Verwaltung / Logbuch Alle Änderungen von Datensätzen werden im Logbuch protokolliert. Dabei werden die Tätigkeit, der Benutzername, das Datum und die Uhrzeit festgehalten. Dadurch kann der System- Verwalter nachträglich rekonstruieren, wer wann welchen Vorgang durchgeführt hat. Stammdaten / Arbeitszeitmodelle / Schichtmodelle Über die Arbeitszeitmodelle können verschiedene Standardarbeitszeiten definiert werden, welche später den Mitarbeitern zugeordnet werden. Für jedes Arbeitszeitmodell können je Wochentag bis zu sechs Arbeitszeitblöcke festgelegt werden. Die Pausen ergeben sich aus den Lücken zwischen den Blöcken. Über eine Kopier- Funktion können die Zeitblöcke schnell und einfach dupliziert werden. Aus den Arbeitszeitmodellen können Schichtmodelle zusammengestellt werden. Die Schicht- Modelle dienen dazu, mehrere Arbeitszeitmodelle zu einer Schichtabfolge zusammenzufassen. Es kann damit z.b. festgelegt werden, dass ein Mitarbeiter in einer Woche in der Frühschicht arbeitet, in der nächsten Woche in der Tages- oder Normalschicht und in der dritten Woche in der Spätschicht. Anschließend wiederholt sich das Ganze. Bei dem Mitarbeiter wird in diesem Fall anstatt eines Arbeitszeitmodells ein Schichtmodell hinterlegt. Seite 5 von 15

7 Stammdaten / Mitarbeiter / Kalender / Kapazitätsübersicht Mitarbeiter können in ressplan angelegt oder von einem vorgelagerten System importiert werden. Im rechten oberen Teil der Maske befindet sich ein Feld, in dem das Passbild des Mitarbeiters angezeigt wird. In der Registerkarte Beschäftigung werden Daten zum Beschäftigungsverhältnis eingetragen. Zur Festlegung der Arbeitszeiten können ein Arbeitszeitmodell oder ein Schichtmodell gewählt werden. Abweichende Arbeitszeiten und Überstunden werden über den Mitarbeiterkalender definiert. Für Kostenauswertungen kann ein Stundensatz hinterlegt werden. Jedem Mitarbeiter kann eine Farbe zugeordnet werden. In den Planungs- und Kapazitätsübersichten wird der Mitarbeiter dann mit seiner Farbe dargestellt. Das Feld Ressource planen legt fest, ob bei der Planung eines Auftrages, an dem der Mitarbeiter beteiligt ist, die Kapazitäten des Mitarbeiters eine Rolle spielen. Über das Feld Team kann der Mitarbeiter einem Team zugeordnet werden. Zusätzlich können die Qualifikationen des Mitarbeiters erfasst werden. Dies geschieht durch Auswahl einer Qualifikation aus den Basisdaten Qualifikationen. In der Registerkarte Kommentare können Bemerkungen zum Mitarbeiter hinterlegt werden. Bei jedem Kommentar steht ein Feld für ein Datum, eine Kurzbezeichnung und einen ausführlichen Text zur Verfügung. Eine Zusammenstellung der Kommentare kann gedruckt werden. Beim Mitarbeiterkalender werden wie beim Betriebskalender vier Monate dargestellt. Der aktuelle Monat ist umrandet und kann bearbeitet werden. Der bearbeitbare Tag ist mit einem Kreis markiert, die Bearbeitung des Tages erfolgt im unteren Bereich des Kalenders. Die Kapazitätsübersicht des Mitarbeiters zeigt die Kalenderwoche des aktiven Tages an. Es werden die Gesamtkapazität und die geplante Kapazität dargestellt. Seite 6 von 15

8 Stammdaten / Maschinen / Werkzeug Die Übersichtsmaske der Maschinen bietet ähnliche Funktionalitäten wie die Übersicht der Mitarbeiter - mehrere Registerkarten, ein Suchfeld, Zugang zur Sammelmappe der Maschinen, Zugang zum Maschinenkalender und die Druckfunktion. Ähnlich wie die Mitarbeiternummer kann auch die Maschinennummer manuell, durch Import oder automatisch vergeben werden. Die Gruppenzugehörigkeit der Maschine kann durch das Feld Gruppe festgelegt werden. Analog zu Arbeitszeiten kann einer Maschine eine Laufzeit zugeordnet werden. Aus der Laufzeit, dem Nutzungsgrad der Maschine und dem Zeitgrad berechnet sich die für die Planung relevante effektive Kapazität der Maschine. Das Feld Ausweichmaschine gibt die Möglichkeit, eine Ersatzmaschine zu definieren. Maschinen, die öfter einen Engpass darstellen, können über das Feld Engpass markiert werden. Über das Feld Ressource planen wird festgelegt, ob eine Maschine in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden soll. Über den Maschinenkalender kann erfasst werden, an welchen Tagen eine Maschine außer Betrieb ist. Dabei kann es sich um ganze Tage oder einen Teil des Tages handeln. Diese Zeiträume stehen bei der Planung nicht zur Verfügung. Im Maschinenkalender kann auch die Kapazitätsübersicht der Maschine angezeigt werden. Es wird die Kalenderwoche des aktiven Tages dargestellt. Details über die geplante Zeit erhält man, indem der entsprechende Block ausgewählt wird. Seite 7 von 15

9 Stammdaten / Arbeitsgänge Zur einfacheren Erfassung von Aufträgen und Arbeitsplänen, sowie um Schreibfehler zu vermeiden, können wiederkehrende Arbeitsgänge mit einer Arbeitsgangnummer hinterlegt werden. Neben der Bezeichnung kann eine ausführliche Beschreibung des Arbeitsganges erfasst werden. Die Planzeit dient als Basis für die Berechnung der Auftragszeit. Über das Aktivierungsfeld extern durchführen kann festgelegt werden, dass ein Arbeitsgang extern durchgeführt werden soll und nicht bei der Ressourcenplanung berücksichtigt wird. Sofern bekannt, kann bereits beim Arbeitsgang hinterlegt werden, welche Ressourcen, welche Qualifikationen oder welche Gruppen für die Durchführung einer Tätigkeit benötigt werden. Bei der Ressourcenauswahl kann aus allen Mitarbeitern und Maschinen gewählt werden. Wird mit Teams gearbeitet, können mehrere Mitarbeiter als Team über die Schaltfläche Teams ausgewählt werden. Die Ressourcenplanung erfolgt jedoch je Mitarbeiter. Für den Fall, dass nicht klar ist, welcher Mitarbeiter einen Arbeitsgang durchführen wird, jedoch wichtig ist, dass der Durchführer eine bestimmte Qualifikation besitzt, können einem Arbeitsgang Qualifikationen zugeordnet werden. Bei der Planung werden dann alle Mitarbeiter berücksichtigt, welche die nötigen Qualifikationen haben. Ähnlich verhält es sich mit der Möglichkeit, einem Arbeitsgang Maschinen-Gruppen zuzuordnen. Zu einer Gruppe werden technologisch gleichartige Maschinen zusammengefasst. Wenn im Arbeitsgang nicht festgelegt werden kann, welche Maschine genau benutzt wird, aber eine Maschine eines bestimmten Typs benötigt wird, kann die Gruppe dem Arbeitsgang zugeordnet werden. Bei der Planung wird dann geprüft, welche Maschine der Gruppe verfügbar ist. Seite 8 von 15

10 Stammdaten / Arbeitsplan Arbeitspläne oder Artikel beschreiben die Folge von Arbeitsabläufen, die erforderlich sind, um eine bestimmte Arbeit oder die Produktion eines bestimmten Artikels durchzuführen. Der Arbeitsplan erhält eine Arbeitsplan- oder Artikelnummer. Diese kann manuell, durch Import oder automatisch vergeben werden. Es stehen zwei Bezeichnungsfelder zur Verfügung. Bei Erstellung und Änderung eines Arbeitsplanes werden der Benutzer und das Datum protokolliert. Die Erfassung der Arbeitsgänge kann direkt bei der Anlage eines Arbeitsplanes erfolgen, oder es wird ein Arbeitsgang aus dem Katalog der Standard-Arbeitsgänge ausgewählt. Zusätzlich zu der Beschreibung des Arbeitsganges sind folgende Eingaben beim Anlegen eines Arbeitsganges innerhalb eines Arbeitsplanes möglich: Übergangszeit sie bestimmt die Dauer, die zwischen dem aktuellen Arbeitsgang und dem nachfolgenden Arbeitsgang benötigt wird. Dabei kann es sich um Transportzeiten oder Verfahrens bedingte Liegezeiten handeln. Die Übergangszeit wird in Tagen oder Stunden angegeben. Überlappung sie gibt in Prozentwerten an, ab welcher Teilmenge an den Folgearbeitsplatz (nachfolgender Arbeitsgang) weiter transportiert und bearbeitet werden kann. Verblocken wird dieses Feld aktiviert, müssen der aktuelle und der nachfolgende Arbeitsgang direkt hintereinander abgearbeitet werden. Im unteren Teil der Erfassungsmaske von Arbeitsgängen eines Arbeitsplanes steht die Übersicht der bereits erfassten Arbeitsgänge. Um Details eines bereits erfassten Arbeitsganges zu sehen, wird der gewünschte Arbeitsgang per Mausklick ausgewählt. Seite 9 von 15

11 Stammdaten / Adressen ressplan beinhaltet eine umfangreiche Adressverwaltung. Diese dient auf der einen Seite dazu, Adressen von Kunden für die Auftragserstellung zu verwalten, kann aber auch darüber hinaus vielseitig benutzt werden. Neben der Verwaltung von Ansprechpartnern und Kontakten stehen eine detaillierte Selektionsfunktion und eine Exportfunktion zur Verfügung, welche z.b. für Mailing-Aktionen benutzt werden kann. Die erste Seite der Adressbearbeitungsmaske enthält die Adressnummer, Anschriftsfelder und Selektionsfelder. Die Adressen können manuell erfasst oder importiert werden. Neben den üblichen Anschrift- und Kontaktfeldern können einer Adresse eine Branche und eine Firmengröße zugewiesen werden. Dies kann für spätere Auswertungen sinnvoll sein. Im unteren Bereich der Maske kann der Hauptansprechpartner zur Adresse erfasst werden. Dies kann manuell geschehen, oder es kann ein Ansprechpartner aus der Registerkarte für Ansprechpartner abgerufen werden. In der Registerkarte Anschriften kann eine Liefer- und eine Rechnungsanschrift eingegeben werden. Die Registerkarten Kommentare und Sammelmappe haben die gleiche Funktionsweise wie bei den Mitarbeitern und Maschinen. Die Registerkarte Ansprechpartner zeigt eine Übersicht der erfassten Ansprechpartner zu der gewählten Adresse. Zu jedem Ansprechpartner können Anschriftdaten, Kontaktdaten, eine Bemerkung und Selektions-Felder erfasst werden. Die Registerkarte Kontakte enthält eine Übersicht der Kontakte mit Ansprech-Partnern zu der Adresse. Bei der Erfassung von Kontakten können das Kontaktdatum, ein Betreff, ein Ansprechpartner, die Kontaktart, ein Wiedervorlagedatum und eine Bemerkung eingegeben werden. Die Fälligkeit von Wiedervorlagen kann durch die Wiedervorlageliste über die Druckfunktion in der Übersicht der Adressen kontrolliert werden. Seite 10 von 15

12 Vorgänge / Aufträge / Bearbeiten / Terminabfrage In der Maske Übersicht Aufträge werden die bereits eingeplanten Aufträge in schwarz und die noch nicht eingeplanten Aufträge in rot dargestellt. Erledigte bzw. rückgemeldete Aufträge werden in hellgrau dargestellt. Von der Übersichtsmaske aus werden Aufträge neu angelegt, bearbeitet, ein- und evtl. wieder aus- oder umgeplant. Die Sortierung der Aufträge erfolgt über die sich im oberen Bereich befindlichen Registerkarten. Die Terminabfrage innerhalb der Auftragsübersicht dient der Schnellauskunft, ob an einem bestimmten Tag eine Ressource, d.h. eine bestimmte Person, Maschine oder Werkzeug etc., noch Kapazität zur Verfügung hat. In der Maske Ergebnis Terminabfrage kann dann ein Auftrag direkt erfasst und eingeplant werden. Seite 11 von 15

13 Vorgänge / Aufträge / Einplanung Bei der Vorwärtsplanung werden ab dem Starttermin in direkter Abfolge die Termine berechnet. Anschließend wird geprüft, ob es Kollisionen mit bereits geplanten Terminen gibt und ob bei den anderen beteiligten Ressourcen genügend Kapazität vorhanden ist. Sind alle Termine Ok, wird die Planung eingetragen. Im anderen Fall werden die berechneten Termine mit den Kollisionen und fehlenden Kapazitäten angezeigt. Mögliche Feinplanungen sind auf der Auftragsebene AFO-Ebene freie Termine für Auftrag suchen Ressourcen austauschen Ressource austauschen Überstunden planen Arbeitsgang extern durchführen - oder es werden die von ressplan erstellten Lösungsvorschläge akzeptiert. Rückwärtsplanung - hier werden ab dem Endtermin freie Termine bis zum aktuellen Tag gesucht. Bei Erfolg wird direkt eingeplant. Führt die Terminsuche nicht zum Erfolg, so kann ähnlich wie bei der Vorwärtsplanung die Feinplanung durchgeführt werden. Terminabfrage - wird direkt in der Terminabfrage ein Auftrag angelegt, wird dieser mit dem gewählten Datum als Starttermin versehen und eingeplant. Umplanung - die Umplanung eines Termines erfolgt in der Ressourcenübersicht. Es kann jeweils nur eine Arbeitsfolge umgeplant werden. Gestartet wird die Umplanung durch Doppelklick auf einen Terminblock oder durch Drag & Drop. Dabei wird der Terminblock mit der linken Maustaste gehalten und an die gewünschte Stelle gezogen. In beiden Fällen öffnet sich das Umplanungsfenster, in dem die Daten des neuen Termins eingegeben bzw. korrigiert werden können. Bei der Umplanung können Überstunden berücksichtig werden, die dann automatisch in das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters eingetragen werden. Die zeitliche Umplanung von Arbeitsfolgen ist nur in den Grenzen möglich, die durch die vorangehenden Seite 12 von 15

14 oder nachfolgenden Arbeitsfolgen definiert sind. Dabei sind auch die Übergangszeiten und Überlappungen zu berücksichtigen. Fixtermine sind in der zeitlichen Umplanung stärker eingeschränkt. Eine Umplanung, die den Start- oder Endtermin überschreitet, ist nicht zugelassen. Vorgänge / Auftragsübersicht / Bearbeiten In der Auftragsübersicht werden die Aufträge, die innerhalb des ausgewählten Zeitbereiches zu bearbeiten sind, angezeigt. In Form einer Baumstruktur wird angezeigt, welche Ressourcen bei der Bearbeitung des ausgewählten Auftrages beteiligt sind. Seite 13 von 15

15 Vorgänge / Ressourcenübersicht Die Ressourcenübersicht ist das eigentliche Herzstück von ressplan. Hier können sämtliche Bearbeitungen durchgeführt werden. In der Ressourcenübersicht werden die noch freien bzw. bereits geplanten Zeiten der angelegten Ressourcen in Form eines Balkendiagrammes angezeigt. Freizeiten werden in grauer oder einer vom Anwender zu wählenden Farbe dargestellt. Der Planungshorizont kann in einem Raster von einem Tag mit Stundeneinteilung bis zu einem darstellbaren Zeitraum von fünf Wochen gewählt werden. Ein Terminlot zeigt hierbei den aktuellen Stand (nach der Uhrzeit/Datum) an. Die Auslastung der gewählten Ressource (blau) wird im unteren Bereich der Plantafel angezeigt. Informationen zu einer Arbeitsfolge und zum Auftrag werden zum einen im Balkendiagramm dargestellt, sind jedoch auch der unteren Zeile der Ressourcenübersicht zu entnehmen. In der Ressourcenübersicht sind sämtliche von ressplan verfügbaren Funktionen aufrufbar. Es können von hier aus Basisdaten oder Aufträge angelegt, ein- und umgeplant werden. Eine durch den Benutzer zeitlich einstellbare Planungsprüfung stellt jedem Anwender die aktuellen Planungsdaten zur Verfügung. Zur besseren Übersicht, welche Ressourcen an einem Auftrag beteiligt sind, kann dieser invers (d.h. sämtliche anderen Aufträge werden in grau eingeblendet) dargestellt werden. Die Suche eines bestimmten Auftrages erfolgt über die angezeigt Lupe. Seite 14 von 15

16 Vorgänge / Ressourcenübersicht / Planungsänderung Die Umplanung von Arbeitsgängen oder Aufträgen kann direkt aus der Ressourcenübersicht erfolgen. Ebenso können Arbeitspläne oder Aufträge angelegt und direkt eingeplant werden. Der für eine Umplanung mögliche Zeitrahmen wird durch die linke und rechte rote Begrenzung angezeigt. In dem Fenster Planungsänderung werden für die Umplanung relevante Daten angezeigt und können ebenso eingegeben werden. Sollten sich bei einer Umplanung Kollisionen mit anderen Aufträgen ergeben, werden diese wie bei einer Neuplanung angezeigt und mögliche Lösungsvorschläge erstellt. Drucken Über den Menüpunkt Druck sind sämtliche Listen und Auswertungen zugänglich. Die einzelnen Listen und Auswertungen können jedoch auch direkt aus den entsprechenden Bearbeitungsmasken angewählt werden. Dienstprogramme Die Dienstprogramme umfassen die Import- und Exportmodule von ressplan. Stand 01/2007, Änderungen vorbehalten Seite 15 von 15