6 InfoPath. 6.1 Entwurf dynamischer Formulare. ( KOMPENDIUM ) Office System

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1 6 InfoPath Ein ganz neues Mitglied der Office-Familie ist InfoPath. Nach der Devise xml for the people wurde diese neue Komponente für das Microsoft Office System entwickelt. Das Programm ist ein leistungsstarkes Designtool für dynamische Formulare, deren Datenstruktur durch ein XML-Schema kontrolliert wird. Gleichzeitig wird das Programm auch zum Ausfüllen dieser Formulare verwendet und bietet dabei den Komfort eines Textprogramms. InfoPath-Formulare können in lokalen Netzen oder im Web für die Verwendung in Teams veröffentlicht werden. Anwender müssen sich mit XML nicht auskennen, denn XML bleibt bei der normalen Anwendung ganz im Hintergrund; Formulardesigner dagegen finden ein komplexes Objektmodell, das auch detaillierte Skriptlösungen zulässt. 6.1 Entwurf dynamischer Formulare Auf welche Anforderungen antwortet das Programm InfoPath? Daten werden in der Regel entweder in einer streng strukturierten Form erfasst, wie es für Access- Formulare typisch ist, oder in der nur schwach strukturierten Form von Textdokumenten. Solche Dokumente sind zwar typischerweise durch eine Gliederung in Kapitel, Abschnitte und Absätze geordnet, der Zugriff auf bestimmte Informationen ist aber meist nur über die Volltextsuche mithilfe von Suchbegriffen möglich. In der Praxis besteht aber ein starker Bedarf nach einem Mittelweg. Das Informationsmaterial zu einem bestimmten Vorgang sollte einerseits direkten Zugriff auf die Kerninformationen erlauben, andererseits eine Vielfalt von mehr oder weniger strukturieren Bereichen zulassen: längere Texte, erweiterbare Tabellen und Listen. All diese verschiedenartigen Informationsformen sollen sich zugleich reibungslos austauschen lassen. InfoPath ist als ein Werkzeug gedacht, mit dem leistungsfähige Formulare entworfen werden, ohne unbedingt die Niederungen der Programmierung betreten zu müssen. Diese Formulare sind mit bestimmten Datenquellen verknüpft, deren Struktur auf unterschiedliche Weise vorgegeben sein kann. Präzise Gültigkeitsprüfungen lassen sich mit den einzelnen Feldern verknüpfen, so dass eine kontrollierte Datenerfassung gesichert ist. Für besonders komplexe Anforderungen bleibt aber zusätzlich die Möglichkeit, das Formular über Skripts zu steuern. Der Microsoft Script Editor erlaubt es beispielsweise, mit dem Laden des Formulars weitergehende Prüfungen zu verknüpfen. Das Programm ist aber nicht nur ein Formulargenerator. Die fertigen Formulare können mit InfoPath auch ausgefüllt und weitergereicht werden. Dabei stehen die in Office üblichen Funktionen wie Rechtschreibprüfung, AutoKorrektur und Formatierung zur Verfügung. ( KOMPENDIUM ) Office System

2 Kapitel 6 InfoPath Workshop Formularerzeugung Die Benutzeroberfläche von InfoPath bietet neben den üblichen Menüs und Symbolleisten einen Arbeitsbereich an, der sowohl zum Entwerfen als auch zum Ausfüllen der angesprochenen Formulare genutzt wird. Die wichtigsten Werkzeuge stellt das Programm über den Aufgabenbereich zur Verfügung. Abbildung 6.1 zeigt den noch leeren Entwurfsbereich, wenn der Aufgabenbereich EIN FORMULAR ENTWERFEN aktiviert ist. Dies ist die Vorgabe, wenn das Programm geöffnet wird. Sie kann auch explizit über DATEI/EIN FORMULAR ENTWERFEN gewählt werden. Abbildung 6.1: Die Oberfläche für den Formularentwurf Entwurf auf der Basis einer Vorlage InfoPath eröffnet verschiedene Wege, ein Formular zu entwickeln. Häufig wird es möglich sein, mit einer der angesprochenen Vorlagen zu beginnen. Das Programm bringt ein ganzes Paket ausgearbeiteter Vorlagen mit, die sich auch gut als Startpunkt für Anpassungen eignen. Im Aufgabenbereich EIN FORMULAR ENTWERFEN wird dazu der Link EIN BEISPIEL ANPASSEN verwendet. Im Dialog kann die Vorlage ausgewählt werden. Abbildung 6.2: Angebot der Formularvorlagen 706 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003

3 Entwurf dynamischer Formulare Kapitel 6 Das Formular wird im Arbeitsbereich angezeigt und kann umgebaut oder erweitert werden. Die zugrunde liegende Datenstruktur erscheint im Aufgabenbereich DATEN- QUELLE. Zwar können Elemente hinzugefügt werden, vorhandene Elemente dürfen aber nicht entfernt werden. Abbildung 6.3: Die Formularvorlage im Entwurfsbereich mit der zugehörigen Datenquelle Formular für eine vorhandene Datenstruktur: Um eigene Formulare zu entwerfen, ist zunächst Voraussetzung, dass die Struktur der darin vorkommenden Daten in einer verwertbaren Form vorliegt. Zur Demonstration des Verfahrens soll hier ein einfaches Formular für die Anmeldung zu Kursen entworfen werden. 1. Verwenden Sie im Aufgabenbereich EIN FORMULAR ENTWERFEN die Option NEUES FORMULAR AUS DATENQUELLE. Abbildung 6.4: Auswahl einer Datenquelle für ein eigenes Formular ( KOMPENDIUM ) Office System

4 Kapitel 6 InfoPath 2. Über einen Assistenten lässt sich zunächst die Datenquelle aussuchen. Drei Typen stehen zur Auswahl: ein vorhandenes XML-Schema oder ein XML-Dokument eine Datenbank (Microsoft SQL Server oder Access), wobei einzelne Tabellen ausgewählt werden können ein Webdienst InfoPath kann von einem Webdienst Daten empfangen, aber auch Daten zur weiteren Verarbeitung an den Webdienst senden. Eine UDDI-Adresse stellt die Verknüpfung her. 3. In diesem Fall soll die erste Option verwendet werden. Um XML als Datenquelle zu nutzen, wird entweder eine XML-Schema-Datei oder eine XML-Datei ausgewählt. Ist kein Schema vorhanden, entnimmt InfoPath aus dem ausgewählten XML-Dokument die Strukturinformationen, die es benötigt, und generiert selbst ein dem Dokument entsprechendes Schema. Dieses Verfahren hat allerdings seine Grenzen. Das aktuelle XML-Dokument muss nicht schon alle Strukturelemente enthalten, die für die Anwendung tatsächlich benötigt werden. Optionale Elemente mögen fehlen. In der Regel ist es deshalb besser, mit einem Schema, also einer Datei vom Typ.xsd, zu beginnen. Abbildung 6.5: Das XML-Schema als Datenquelle im Aufgabenbereich 4. Für den kleinen Workshop wird ein einfaches Schema für die Erfassung von Kursanmeldungen verwendet. Ist die entsprechende kurse.xsd-datei ausgewählt, zeigt der Aufgabenbereich DATENQUELLE die Struktur als Baum an, wie es für Ordnerbäume üblich ist. Die Eigenschaften ausgewählter Elemente lassen sich bei Bedarf über die Dialoge ändern, die über das Kontextmenü geöffnet werden. 5. Über den Link LAYOUT wird zunächst ein Designmuster für das gesamte Formular ausgewählt, etwa eine Tabelle mit Überschrift. Um die Felder für das Formular einzurichten, könnte aus dem Fenster DATENQUELLE die Position kursanmeldungen komplett in den Entwurfsbereich gezogen werden, und siehe da, InfoPath würde sofort eine Grobfassung des kompletten Formulars liefern, die bereits alle Textfelder, Auswahllisten und Steuerelemente für die Auswahl eines Datums enthielte. 708 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003

5 Entwurf dynamischer Formulare Kapitel 6 Abbildung 6.6: Wahl des Tabellenlayouts Abbildung 6.7: Einrichten der Kopfdaten 6. Da das Formular eine erweiterbare Tabelle mit Teilnehmerdaten aufnehmen soll, ist es in diesem Fall allerdings besser, die Komponenten getrennt in den Entwurf zu ziehen. Wählen Sie dabei für das nur einmal vorkommende Element kurs im Kontextmenü die Option STEUERELEMENTE IN LAYOUTTABELLE. Dadurch werden die Felder schon mal korrekt ausgerichtet. 7. Ziehen Sie dann von dem Symbol für teilnehmer mit dem Mauszeiger unter die schon angelegten Felder und benutzen Sie diesmal im Kontextmenü die Option WIEDERHOLTE TABELLE. Dies erlaubt es, bei der Dateneingabe so viele neue Zeilen für weitere Teilnehmer anzuhängen, wie nötig sind. 8. Unterhalb der Tabelle mit den Teilnehmern soll noch ein Feld für das Element notiz eingefügt werden. InfoPath erzeugt dabei ein FELD FÜR RICH-TEXT, das auch größere, ausformatierte Texte erlaubt. 9. Anschließend kann der Entwurf über DATEI/VORSCHAU geprüft und schließlich mit DATEI/SPEICHERN UNTER gesichert werden. Dazu gleich mehr. ( KOMPENDIUM ) Office System

6 Kapitel 6 InfoPath Abbildung 6.8: Einfügen der Elemente für die Teilnehmer als WIEDERHOLTE TABELLE Abbildung 6.9: Wahl des Tabellenlayouts Um im Formular Bereiche mit unstrukturierten, aber formatierten Texten zuzulassen, wie hier für die Notiz, erwartet InfoPath allerdings in dem zugrunde liegenden Schema einen bestimmten Datentyp mit Namen xhtml, der gemischte Inhalte zulässt und dessen Inhaltsmodell mithilfe des Elements any offen gehalten wird. (Wird ein Formular ganz neu angelegt, erzeugt das Steuerelement diesen Datentyp automatisch.) In diesem Fall sieht dies so aus: <xsd:element name="notiz" type="xhtml" /> <xsd:complextype name="xhtml" mixed="true"> 710 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003

7 Entwurf dynamischer Formulare Kapitel 6 <xsd:sequence> <xsd:any namespace=" processcontents="lax" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> </xsd:sequence> </xsd:complextype> Wird nun eine Notiz in das Formular eingegeben, werden für die Formatierungen spezielle Elemente verwendet, die zu dem Namensraum gehören, etwa: <notiz>das Seminar wird im <em xmlns=" wiederholt. </notiz> Ansonsten lassen sich die einzelnen Elemente und Beschriftungen des Formulars mit den in Office üblichen Verfahren positionieren und formatieren, wobei sehr präzise Angaben zu Größe, Textabstand und Rändern möglich sind. QuickInfos und Tastenkombinationen sind für jedes Element definierbar. Formularentwurf vom Blatt Statt das Formular aus einer gegebenen Datenstruktur zu erzeugen, kann auch mit einem leeren Blatt begonnen werden. Wählen Sie dazu in dem Aufgabenbereich EIN FORMULAR ENTWERFEN den Punkt NEUES FORMULAR ERSTELLEN. Abbildung 6.10: Zusammenstellen des Formulars aus Steuerelementen Bei dieser Vorgehensweise wird die Datenstruktur aus den eingefügten Steuerelementen mit Standardelementnamen generiert und kann dann nachträglich bearbeitet werden. Unter STEUERELEMENTE steht im Aufgabenbereich die Liste dieser Elemente zur Verfügung. Der dynamische Charakter der Formulare wird dabei insbesondere durch Elemente gewährleistet wie Wiederholter Abschnitt, Wiederholte Tabelle, Optionaler Abschnitt oder die verschiedenen Formen von Listen. Dem Wiederholten Abschnitt entspricht im XML-Schema ein Element mit einem komplexen Datentyp und der Eigenschaft maxoccurs=»unbounded«, während der optionale Abschnitt einem Element mit minoccurs=»0«entspricht. Diese Attribute werden automatisch in dem Schema generiert, das InfoPath erzeugt, wenn das Formular gespeichert wird. ( KOMPENDIUM ) Office System

8 Kapitel 6 InfoPath Neben den üblichen Formularelementen wird auch ein Ausdrucksfeld angeboten, mit dem XPath-Ausdrücke ausgewertet werden. Auf diese Weise lässt sich etwa in einem Rechnungsformular ein Summenfeld einfügen. Zunächst wird dazu über die Schaltfläche XPATH FESTLEGEN das zu summierende Feld ausgewählt, anschließend muss der XPath-Ausdruck um die Summenfunktion erweitert werden, etwa: sum(position/preis). Im Formular kann vor das Feld noch eine Beschriftung eingefügt werden, die diesmal nicht an ein Datenelement gebunden ist. Schemas in InfoPath aufbauen Abbildung 6.11: Aufbau eines Schemas im Aufgabenbereich DATENQUELLE Anstatt die Datenstruktur durch Einfügen der Steuerelemente schrittweise aufzubauen, kann auch innerhalb des Aufgabenbereichs DATENQUELLE mithilfe der Schaltfläche HINZUFÜGEN ein Elementbaum aufgebaut werden. Im Dialog FELD ODER GRUPPE HINZUFÜGEN sind zahlreiche Datentypen vorgegeben. Auch Referenzen auf schon angelegte Gruppen sind möglich. Für den Entwurf einfacher Strukturen ist diese Funktion sicher brauchbar, komplexe Schemas sollten besser mit speziellen Werkzeugen wie Visual Studio oder XMLSpy entworfen werden. Zusätzlich zur Struktur der Datenquelle lassen sich über Formularoptionen auch Standardwerte für die einzelnen Elemente und Attribute festlegen. Datenvalidierung Die direkte Verknüpfung zwischen den Formularelementen und den Informationseinheiten des zugrunde liegenden XML-Schemas schränken die Dateneingabe von vornherein auf die im Schema fixierten Anforderungen ein. Je präziser die Beschreibung der einzelnen Datentypen im Schema ist, desto einfacher ist es, Eingabefehler abzufangen. Felder mit fehlenden oder ungültigen Daten werden bei der Eingabe mit farbigen Rahmen gekennzeichnet. ToolTipps geben Hinweise zu den angeforderten Daten. Um den Arbeitsprozess nicht zu erschweren, lässt es InfoPath allerdings zu, noch nicht gültige Formulardaten zu speichern. Das ist ganz praktisch, wenn beispielsweise erforderliche Daten im Moment noch nicht vorhanden sind. Zusätzlich zu den über das Schema gegebenen Einschränkungen können über das Formular noch weitere Gültigkeitsregeln über die EIGENSCHAFTEN-Dialoge der einzelnen Steuerelemente vereinbart werden. Allerdings können diese Regeln die durch 712 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003

9 Entwurf dynamischer Formulare Kapitel 6 das Schema gesetzten Regeln nicht abschwächen oder außer Kraft setzen, sondern nur ergänzen. Auch bedingte Formate und die bedingte Sichtbarkeit von Elementen lassen sich auf diesem Wege einbauen. Im Dialog GÜLTIGKEITSPRÜFUNG wird als dritte Ebene der Validierung noch angeboten, auf bestimmte Ereignisse wie OnValidate oder OnAfterChange noch eine Prüfung per Skript einzubauen. Die Schaltfläche BEARBEITEN führt direkt in die im Programm integrierte Skriptentwicklungsumgebung. Formularsichten Zu jedem Formular lassen sich außerdem verschiedene Sichten definieren, etwa um Teile auszublenden, die nicht jedes Mal benötigt werden. Ansichten werden über den Aufgabenbereich ANSICHTEN hinzugefügt. Dabei können markierte Elementgruppen zwischen den Ansichten mit Kopieren und Einfügen übernommen werden. Realisiert werden die verschiedenen Ansichten mithilfe von XSLT-Stylesheets, die InfoPath aufgrund der Elemente, die auf der Zeichnungsfläche angeordnet sind, automatisch generiert. Formulare veröffentlichen Abbildung 6.12: Wahl der Art der Veröffentlichung Wenn das Formular fertig ist, wird es in einer InfoPath-Formatvorlagendatei vom Typ.xsn-Datei gespeichert. Um das Formular anderen Personen zum Ausfüllen anzubieten, sollte es in der geeigneten Weise veröffentlicht werden. Dazu wird ein spezieller Assistent verwendet, der über DATEI/VERÖFFENTLICHEN aufgerufen wird. Hier stehen wieder drei Wege offen. Die erste Option ist, das Formular innerhalb des lokalen Netzes in einem freigegebenen Ordner anzubieten. s an die potentiellen Benutzer können diese Freigabe begleiten. Die zweite Möglichkeit ist die Veröffentlichung auf einem Webserver. Dazu muss nur die Adresse eines virtuellen Webordners angegeben werden. Potentielle Benutzer können sofort per über das neue Formularangebot unterrichtet werden und finden in der gleich den URL, über den von der Formularvorlage eine neue Instanz erzeugt werden kann. Werden solche Formulare aufgerufen, landen sie automatisch im Cache des Benutzers und können dort auch offline ausgefüllt werden. Die Formulare erben die Sicherheitseinstellungen, die für den Internet Explorer gesetzt sind. Um die Sicherheit zu erhöhen, lassen sich die Formularvorlagen auch digital signieren. Die dritte Möglichkeit ist, das Formular über SharePoint-Formularbibliotheken einem Team zur Verfügung zu stellen, falls ein entsprechender SharePoint Server vorhanden ist. ( KOMPENDIUM ) Office System

10 Kapitel 6 InfoPath Hinter den Kulissen Die angesprochene.xsn-vorlagendatei ist ein komprimiertes Archiv, das sich über DATEI/FORMULARDATEIEN EXTRAHIEREN auch in seine Komponenten zerlegen lässt. Der Blick hinter die Kulissen zeigt, dass ein Formular in InfoPath aus einer ganzen Gruppe von Dateien aufgebaut wird. Dazu gehören XML-Dokumente, XML-Schemas, Stylesheets und eventuelle Skriptdateien für Event-Handler. In jedem Fall ist mindestens eine XML-Schema-Datei enthalten, die die zugrunde liegende Datenstruktur fixiert. Für jede Sicht des Formulars ist ein XSLT-Stylesheet vorhanden. Verklammert sind alle Ressourcen über ein InfoPath Form Definition File mit dem Namen manifest.xsf. Für dieses XML-Dokument ist ein XML-Schema für ein <xdocumentclass>-wurzelelement definiert, das allen Formularen von Info- Path zugrunde liegt. Die Datei wird über die Designwerkzeuge von InfoPath automatisch generiert, der erfahrene Formdesigner kann hier aber auch zur Handarbeit übergehen. 6.2 InfoPath-Formulare ausfüllen Soll das fertige Formular für die Dateneingabe verwendet werden, wird es entweder lokal geöffnet oder über das Netz, je nach Art der Veröffentlichung. Dabei besteht die Möglichkeit, das Formular offline auszufüllen und beim nächsten Netzkontakt die Daten wieder an die entsprechende Stelle zu übergeben. Abbildung 6.13: Eingabe mehrerer Teilnehmer Editierhilfen Das Ausfüllen wird von InfoPath in vielen Formen unterstützt. Für Datumsfelder ist ein Kalenderelement eingebunden. Das Anfügen von neuen Tabellenzeilen innerhalb des Bestellformulars wird über eine kleine Pfeilschaltfläche angeboten. Dasselbe gilt für wiederholte Abschnitte. Einschränkungen zu Werten werden über eingeblendete Hinweise deutlich gemacht. Für Rich-Text-Felder stehen die Schriftformate zur Verfügung, wie Abbildung 6.14 zeigt. Die Rechtschreibprüfung kann genutzt werden, ebenso Suchen und Ersetzen, Kopieren und Einfügen. Sind für das Formular verschiedene Ansichten definiert, werden diese im Menü ANSICHT zur Auswahl angeboten. 714 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003

11 InfoPath-Formulare ausfüllen Kapitel 6 Abbildung 6.14: von Rich-Text- Elementen Eingegebene Daten speichern InfoPath speichert die Formulardaten im XML-Format ab. Das folgende Listing zeigt einen Auszug aus dem generierten XML-Dokument zu dem oben skizzierten Kursformular. Das Programm verwendet dabei das zugeordnete Schema. Abbildung 6.15: Das generierte XML-Dokument Wird dieses XML-Dokument auf einem Gerät geöffnet, auf dem InfoPath installiert ist, werden die Daten innerhalb des zugeordneten Formulars angezeigt. Die Daten einzelner Formulare lassen sich auch in einer XML-Datei zusammenfassen, wenn mit DATEI/FORMULARE ZUSAMMENFÜHREN gearbeitet wird. Dabei werden in diesem Beispiel die Teilnehmerdaten aus der angegebenen Datei in das aktuelle Formular eingefügt. InfoPath benutzt dabei bestimmte Vorgaben. So werden wiederholte Elemente jeweils am Ende der entsprechenden Sequenz angehängt, dagegen wird bei nicht wiederholten Elementen der Datenbestand des Formulars beibehalten, das Daten aus anderen Formularen übernimmt. Rich-Text-Elemente werden aneinander gereiht. Wenn dieses vorgegebene Verhalten nicht brauchbar ist, besteht die Möglichkeit, die Mischung der Daten aus mehreren Formularen über XSLT-Stylesheets zu steuern. Ausgefüllte Formulare lassen sich natürlich auch ausdrucken; die in Office üblichen Seiteneinrichtungsdialoge sind auch hier zu finden. ( KOMPENDIUM ) Office System

12 Kapitel 6 InfoPath Austausch mit anderen Anwendungen Einer der Wege, Formulardaten weiterzugeben, ist der Versand per . Über DATEI AN -EMPFÄNGER SENDEN werden die Kopfdaten für die Adresseingabe eingeblendet. Der Empfänger findet das Formular nicht editierbar im HTML- Format vor. Wird das Formular dagegen als Anlage gesendet, kann der Empfänger, wenn er über InfoPath verfügt, das Formular darüber öffnen und auch bearbeiten. Der Export eines Formulars nach Excel macht Sinn, wenn sich die Daten als einfache Tabelle wiedergeben lassen. Ein Assistent unterstützt eine entsprechende Auswahl, wobei auch Felder weggelassen werden können. Der Datenaustausch mit Excel lässt sich aber auch von der anderen Seite aus vornehmen. Excel kann die XML-Daten importieren und dabei auch Verknüpfungen aufbauen, so dass Änderungen an den Daten im Formular in die Excel-Tabelle übernommen werden. DATEI EXPORTIEREN NACH WEB verpackt das ausgefüllte Formular in eine.mhtml- Datei, die im Internet Explorer direkt zum Ansehen geöffnet werden kann. Einsatzszenarien Die Tatsache, dass Microsoft das Programm einerseits als Einzelanwendung, zum anderen nur im Paket der Enterprise Edition anbietet, deutet darauf hin, wo die bevorzugten Einsatzgebiete des Programms erwartet werden. Der eine Bereich ist die Unternehmenskommunikation. Typische Anwendungen sind etwa Umsatzberichte, Reisepläne, Projektdokumentationen, Leistungsbeurteilungen, Inventarlisten, wobei professionelle Formulardesigner die Angebote von InfoPath ausreizen können. Der Bereich am anderen Ende der Skala sind Anwender, die, ohne sich mit Programmierung befassen zu müssen, eine Möglichkeit suchen, den Informationsfluss in ihrem Aufgabenbereich akkurater und komfortabler handhaben zu können. 716 ( KOMPENDIUM ) Office System 2003