Dokumentenlogistik aus einer Hand

Transkript

1 Rhenus Office Systems Austria Dokumentenlogistik aus einer Hand Rhenus Office Systems Austria GmbH Mag. Christian Tesarik

2 Rhenus Office Systems

3 Zentral und doch in der Nähe: Unsere Dokumentenlogistik-Standorte in Europa Moskau Manchester Birmingham Neumünster London Wilhelmshaven Amsterdam Brüssel Hilden Luxemburg Münster Hannover Dortmund Leverkusen Frankfurt Stettin Hamburg Tanowskie Berlin Leipzig Prag Posen Warschau Piasceczno Freiburg Stuttgart Basel Zürich München Wien Budapest Mailand Madrid Über das Rhenus-Netz von 290 Standorten können kurzfristig weitere Standorte hinzufügt werden

4 Unsere Office Logistik: Die Prozesse im Fokus Über Unternehmen vertrauen auf die Dienstleistung der Rhenus.

5 Fokus Archivierung

6 Ihr Archiv - unsere Aufgabe Übernahme der Unterlagen durch geschultes, dem Datenschutz verpflichtetes Personal mit einwandfreiem polizeilichem Führungszeugnis. Optional Archivauflösung und Verpackung durch Rhenus oder auch durch den Kunden selbst. Rhenus- Archivkartons für Transport und Lagerung. Option zur Verplombung mit registrierten Plomben. Geschlossene Transportfahrzeuge ebenfalls mit der Möglichkeit zur Verplombung. Lückenlose Dokumentation der Übernahme durch Transportprotokolle mit Quittungsleistung Einlagerung im Sicherheitsarchiv. Recherche, und Zugriff von der Kundenseite aus: lückenlose Dokumentation (z.b. wer fordert wann, was an) durch geschultes Fachpersonal von Rhenus Office Systems.

7 Kundenadresse Firma Mustermann Hochweg München Rubr ik/abteilung 1 Inhalt 1 Nummer von 2 Datum von Externer Archivdienstleister Rhenus Office Systems GmbH Speicherstr Dortmund Kartonagenbarcode Recherchekriterien für eine Kartonage (Bitte in Druckbuchstaben ausfüllen).. 1 Text bis zu 250 Zeichen 2 Max. 9-stellige numerische, ganze Zahlen Nummer bis2 Datum bis.. Der Rhenus Archiv Ansatz Kunde Rhenus Sicherheitsarchiv Rhenus Office Systems GmbH Indizierung der Unterlagen Einpacken der Unterlagen Leere Kartons Barcode für Kartons Rhenus Office Systems GmbH Erfassungs Formular EDV gestützte Erfassung Aufbringen der Barcodes Rhenus Office Systems GmbH EDV Erfassung der Daten ins Archivsystem Einlagerung im Sicherheitsarchiv files CD / Database

8 Eckpunkte Rhenus-Archiv Physischer Gebäudeschutz Anbindung an Wachschutz Brandschutz und Alarmanlage separater, abgetrennter Bereich Protokollierte Zutrittskontrolle Videoüberwachung Überwachung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit Nur firmeneigenes Personal Angestellte mit einwandfreiem polizeilichem Führungszeugnis Regelmäßige Qualitätskontrollen ISO 9001 zertifiziert Business Continuity Management 24/7- Zugriffsmöglichkeit (kundenindividuelle Vereinbarung) Abgetrennte Kundenbereiche möglich Erweiterungen in kurzer Zeit möglich (Modulare Konzeption)

9 Kunden Internetplattform BNP (Business Networking Platform) BNP Internetdatenbank dient als Kommunikationsplattform zwischen Kunde und Rhenus Online-Recherche und Abrufe von einzelnen Dokumenten möglich Mandantenfähige Datenbank ermöglicht kundenindividuelle Gestaltung und Felddefinition (Basis für Datenerfassung und Recherche) Hinterlegen von unterschiedlichen Benutzer-Hirarchieebenen möglich Abb.: Recherchemaske in der Business Networking Plattform

10 Physische Zustellung der Archivgüter Abholung und Zustellung durch KEP Dienste (z.b. DPD, UPS) durch Rhenus Kurier regelmäßige Touren oder individuelle Abholung kundenspezifische SLAs (Service Level Agreements) möglich 48 Stunden bis zu Selbstabholung

11 Physisch zu Digital - SOD (Scan on Demand) Hybride Modelle - die ideale Kombination aus physisch und digital für die jeweilige Kundensituation Nur die Unterlagen, die tatsächlich gebraucht werden, werden digitalisiert Der Kunde hat auf Abruf eine vollständige Akte im digitalen Archiv Die hohen Initialkosten bei der Digitalisierung von Altbeständen entfallen Die Bedarfsmeldung kann über die BNP oder per Schnittstelle an Rhenus übermittelt werden

12 Vorteile einer externen Archivierung Altbestände komplett zu digitalisieren erfordert einen sehr hohen Aufwand anstatt einen DIN A4 Ordner mit 500 Blatt zu scannen, kann man für den gleichen Betrag 3 Ordner 10 Jahre lang archivieren. Archivoutsourcing schafft Qualitäts-, Sicherheits- und Kostenvorteile

13 Vorteile einer externen Archivierung Qualitätsvorteile Absicherung von Unternehmens-Know-how durch Zeit-, Ort und Personenunabhängigkeit der Aktenrecherche Inventarisierung der Archivgüter und regelmäßige Vernichtung nicht benötigter Unterlagen Lückenloser Nachweis des Aktenverbleibs erhöhte Transparenz mit kostenstellenbezogenem Leistungsnachweis Prozessdokumentation mit Zertifizierung nach ISO 9001 Sicherheitsvorteile Strenge Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzgesetzes (DSG 2000) Verpflichtung der Mitarbeiter gemäß 6 DSG 2000 Regelmäßige Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Rhenus Office Systems Kostenvorteile Keine fixen Kosten für eigenes Archivpersonal und Vorhaltung von Flächen Keine Investitionen für Aufbewahrungs- und Sicherheitssysteme Keine Folgekosten bei innerbetrieblichen Umzügen

14 Fokus Vernichtung

15 Die Vernichtung Entsorgung und Vernichtung aller Informationsträger gemäß Datenschutzgesetz Kunden Banken, Versicherungen, Industrie, Behörden... Datenträger jeglicher Art Akten, Ordner, Zeichnungen Festplatten, CDs, Mirkofilme... Sicherheitsbehälter 30 Literbehälter bis 22m³ Mulde Transport in zugriffssicheren Spezialfahrzeugen Vernichtung in AT in unseren Mobischredder- Fahrzeugen Verwertung über t pro Jahr

16 Behältersysteme Je nach Kundenwunsch stellen wir Behälter mit verschiedenen Befülloptionen und Schließkonzepten Rhenus Office Systems Services: Die Schlüssel sind geschützt und können nicht unbefugt kopiert werden Das integrierte Schließsystem unserer Behälter beugt Unfällen und einfacher Manipulation vor Schutzbügel ermöglichen mehr Sicherheit für Ihre Mitarbeiter und eine Schonung Ihrer Einrichtung Die Behälter sind nummeriert, eindeutig gekennzeichnet und beschriftbar

17 Mobile Akten- und Datenträgervernichtung Datenschutz mit modernster Technik! Schnelle Verarbeitung Hohe Durchsatzleistung Vernichtung nach dem Datenschutzgesetz DSG 2000, Ö-Norm S-2109 Sämtliche Datenträger / Materialien (Papier und Ordner, CD s, Disketten, Microfiches, Wirtschaftsgüter, Wertpapiere, etc.)

18 Vorteile der Akten- und Datenträgervernichtung Maximale Sicherheit der Akten- und Datenträgervernichtung Kundennähe durch hohe Mobilität Leistungsfähigkeit eines führenden Logistikdienstleisters Lückenlose Kontrolle der Abläufe Zertifizierte, revisionssichere Prozesse EN ISO 9001:2000 Geschulte und gemäß Datenschutzgesetz verpflichtete Mitarbeiter Umweltfreundlich, da Rückführung des Materials in den Wirtschaftskreislauf

19 Weitere Leistungen der Rhenus Office Systems Aktenrettung Adhoc-Hilfe von A-Z Gefriertrocknung Gammabestrahlung Datenschutz Ausbildung zum Datenschutz Beauftragten Datenschutzschulungen Inhouse-Seminare

20 Ausgewählte Referenzen in der Office Logistik ARAG Allianz Bundesbeschaffungsgesellschaft Österreich Bayer BMW Commerzbank DVZ debitel Daimler E.ON Erste Leasing Bank HDI Unicredit Group Münchener Rück OMV Procter & Gamble R+V Versicherung Siemens Sixt Sony Europe ThyssenKrupp VHV Versicherungen Volkswagen

21 Mag. Christian Tesarik Key Account Management Rhenus Office Systems Austria GmbH Kasernstr Groß Enzersdorf Telefon Mobil hans-christian.tesarik@at.rhenus.com