Spagat zwischen Standardisierung und länderspezifischen Besonderheiten: Internationale Vertriebsplanung mit TM1 vom Shared Service Center

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1 Spagat zwischen Standardisierung und länderspezifischen Besonderheiten: Internationale Vertriebsplanung mit TM1 vom Shared Service Center Boehringer Ingelheim / Stephan Sutor

2 Agenda Boehringer Ingelheim Center Unsere Zentrale in Ingelheim am Rhein Vorstellung Boehringer Ingelheim Ausgangslage Zielsetzung Entwicklungsansatz Planungsprozess und Workflow Planungsmasken Zwischenfazit Ausblick Fragen & Antworten Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

3 Boehringer Ingelheim 125 Jahre mehr Gesundheit Boehringer Ingelheim gehört weltweit zu den 20 führenden forschenden Arzneimittelherstellern. Gegründet: 1885 in Ingelheim am Rhein von Albert Boehringer ( ) mit 28 Mitarbeitern Mitarbeiter weltweit: davon Forschung und Entwicklung 16,8 % Produktion 29,9 % Marketing und Vertrieb 39,2 % Administration 12,4 % Durchschnittliche Zahl der Auszubildenden Weltweit 699 1,7 % Deutschland 685 in 28 Ausbildungsberufen Forschung und Entwicklung weltweit an 7 Standorten in 7 Ländern Aufwendungen für Forschung und Entwicklung: Mio. Euro Produktionsstätten in 13 Ländern Gesamterlöse: Mio. Euro Verbundene Unternehmen: 145 Investitionen in Sachanlagen: 519 Mio. Euro Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

4 Forschung 125 Jahre mehr Gesundheit Standorte Forschungsgebiete Beispiele für Krankheitsgebiete Biberach (Deutschland) Atemwegserkrankungen Asthma COPD Idiopathische Lungenfibrose Biberach (Deutschland) Ridgefield (USA) Kardiometabolische Erkrankungen Wien (Österreich) Onkologie Lymphome Leukämie Solide Tumoren Atherosklerose Diabetes Metabolisches Syndrom Adipositas Thromboembolische Erkrankungen Biberach (Deutschland) Neurologische Erkrankungen Alzheimer-Krankheit Chronischer Schmerz Migräne Parkinson-Krankheit Ridgefield (USA) Immunologie Multiple Sklerose Psoriasis Rheumatoide Arthritis Laval (Kanada) Infektionskrankheiten Hepatitis C HIV/AIDS Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

5 Präparateprogramm Selbstmedikation 125 Jahre mehr Gesundheit THOMAPYRIN CLASSIC THOMAPYRIN INTENSIV Bei leichten bis mäßig starken Kopfschmerzen. Bei Migräne und Spannungskopfschmerzen. MUCOSOLVAN Zur schleimlösenden Behandlung bei akuten und chronischen Erkrankungen der Bronchien und der Lunge mit zähem Schleim. MUCOANGIN Zur Schmerzlinderung bei akuten Halsschmerzen. DULCOLAX LAXOBERAL Laxativum bei Darmträgheit und Verstopfung (Obstipation), bei Erkrankungen, die eine erleichterte Darmentleerung erfordern, sowie zur Vorbereitung von Operationen und Maßnahmen zur Erkennung von Krankheiten (diagnostischen Eingriffen). WEITERE Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

6 Gründung einer Shared Service Center Organisation in 2010 Implementierung von globalen & standardisierten Prozessen Arbeitsteilung Corporate/Global/Lokal Global Business Services Business Management Funktions- Management Management Rechtliche Einheit Business Partnering Vorort Unterstützung Ad-hoc & individualisierter Service Funktionales Management Geschäftsprozesse Regional RBS RBS Business Service Europe Effiziente Leistungserbringung/ hohes Maß an Automatisierung Prozessoptimierung / End-to-End - Prozess-Betrachtung Kompetenzbündelung in Center of Excellence Planung und Implementierung einer unterstützenden Architektur Service Level Agreements Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

7 Planungsarchitektur und Module Management Reporting & Analysis IBM Cognos TM1 SAP Sales Income Statement Outlook Outlook: Mtl. Forecast auf das lfd. Jahr Ergebnisrechnung pro Geschäft Long Term Forecast Rollierende Fünf-Jahres-planung Zweimal p.a. (LTF I & LTF II) Sowohl aggregierte (Produktgruppe, Kostenstellenknoten) als auch detaillierte (Artikel, Kostenstelle) Planung möglich Capital Expend. Cost incl. Personnel Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

8 Fokus auf Sales-Pilot Management Reporting & Analysis IBM Cognos TM1 SAP Sales Income Statement Outlook Outlook: Mtl. Forecast auf das lfd. Jahr Ergebnisrechnung pro Geschäft Long Term Forecast Rollierende Fünf-Jahres-planung Zweimal p.a. (LTF I & LTF II) Sowohl aggregierte (Produktgruppe, Kostenstellenknoten) als auch detaillierte (Artikel, Kostenstelle) Planung möglich Capital Expend. Cost incl. Personnel Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

9 Sales-Pilot Zielsetzung & Zeitachse Evaluation von IBM Cognos TM1 als zukünftiges Planungstool Planen von aggregierten oder detaillierten Werten Verteilung von aggregierten Werten auf Detailebene nach unterschiedlichen Methoden (Spreading) Planen von Versionen und Szenarien Planen von Jahres- und Monatswerten Verteilung von Jahreswerten auf Monatsebene nach unterschiedlichen Methoden (Phasing) Schnittstellen zu diversen Systemen (Futurcast Absatzplanung / Prisma Corporate Reporting, SAP Ist- & Stammdaten (z.b. Herstellkosten)) Währungsumrechnung Anwenderseitig web-basiert Benutzerabhängige deutsch-englische Oberfläche Zeitachse Sechs Monate von Kick Off bis Planungsstart Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

10 Einbindung der Länder Konzeption & Entwicklung Unterbindung von Investitionen in Planungslösungen Erstellung Erst-Konzept (Mock Ups) durch GBS zusammen mit avantum AG Diskussion & Überarbeitung Prototyp im Workshop mit Vertretern aus Deutschland, Spanien, UK, Italien und Frankreich Testen, Training, Roll Out Entwicklertest erfolgt zentral durch GBS Training von Key Usern in den Ländern durch GBS Tests in den Ländern durch Key User Training von Anwendern in den Ländern durch Key User Englischsprachiges Manual GBS Team zur Unterstützung der Key User & Anwender Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

11 Allgemeine Einstellungen Ongoing / Finished Geschäftsstruktur Versionen & Szenarien Produktgruppen zur selektierten Geschäftsstruktur Vertriebskanäle zur selektierten Geschäftsstruktur Farb-Kodierung Weiße Felder = Ist-Werte (nicht editierbar) Graue Felder = Kalkulierte Werte (nicht editierbar) Blaue Felder = Finale Werte (kalkuliert, nicht editierbar) Gelbe Felder = Eingabefelder Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

12 Process Flow Controller planen / erfassen allgemeine Daten wie: Preise, Discounts, Herstellkosten, Lizenzeinnahmen oder -ausgaben, Distributionskosten 2 Die allgemeinen Daten sind die Basis zur Planung durch die Marketing und Vertriebsorganisation. Diese plant die Umsätze, Muster, sowie alle Ergebnispositionen bis zum DB II 3 4 Extra goodies wie frei definiertes Phasieren oder Monitoren vom Planungsstatus 5 Einfaches Reporting Geplante Jahreswerte werden schließlich auf die Monate verteilt Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

13 Plan Common Data Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

14 Plan Common Data: Price 1 Der gewichtete Durchschnittspreis pro Jahr wird im grauen Feld angezeigt 2 Preise werden auf Artikelebene erfasst, für das lfd. und Folge-Jahr monatsgenau, danach jährlich 1 2 Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

15 Plan Common Data: Discounts 1 Gleiches gilt für die Discounts, aufgrund der vielfältigen Anforderungen der Geschäfte und Länder, wurde eine breite Palette von Möglichkeiten angeboten 1 Discounts können als relative und/oder absolute Werte erfasst werden und decken damit auch länderspezifische Anforderungen ab. Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

16 Plan LTF years / Plan monthly phasing Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

17 Plan LTF years: Gross Sales 1 Auf Produktgruppenebene werden zunächst Jahreswerte geplant. Dies durch überschreiben des Vorschlagswertes oder durch rel. oder abs. Veränderungswerte. Hierbei zieht abs. vor rel. 4 Checksum 2 Danach werden die Planwerte auf die Artikelebene verteilt. Wahlweise nach unterschiedlichen Varianten. Der Prozess muss angestoßen werden. 5 Letztlich muss auf Produktgruppenebene adjustiert werden, bis die Checksum aufgeht 3 Nach der Verteilung wird die Veränderung auf Artikelebene als rel. Änderung angezeigt Geändert wird die Menge nicht der Preis Auf Artikelebene kann ebenfalls geändert werden Hier werden Mengen geändert Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

18 Plan monthly phasing: Gross Sales 1 Auswahl der spreading method für die Artikel 2 Zuordnen der ausgewählten Methode auf die Artikel 3 Evtl. Anpassung der Methode auf Artikelebene 4 Allokieren der Werte auf die Monate 5 Optional: adjustieren der monatlichen Mengen per Artikel. 6 Checksum: Jahreswert vs. Summe der Monatswerte Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

19 Highlight: Versions- & Szenariomanager Zeit Version 1 Version 2 Version 3 Scenario 1 Scenario 1 Scenario 1 Scenario Scenario Scenario Scenario 20 Scenario 20 Scenario 20 Final Version Final Scenario SAP Version Kopierprozesse innerhalb einer Version Kopieren aller Produkt Gruppen (Ergebniszeilen Gross Sales bis DB IV) Kopieren selektierter Produkt Gruppen (Ergebniszeilen Gross Sales bis DB II) von Version zu Version Kopieren aller Szenarien Alte Version wird schreibgeschützt, neue Version zum Planen freigegeben Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

20 Highlight: Planen auf aggregierter Ebene Year n January n February... Sales n Units n Price In Market Perspective n Base Business n Parallel Trade Imports Product Group Product A n Article a1 n Article a2 Product B n Article b1 n Article b2 Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden All Channels n Channel 1 n Channel 2

21 Highlight: Wischmopp Planungsphilosophie: Top Down Planung mit Bottom Up Anpassungen Produkt Gruppe Spreading Jahr Phasing Monate Artikel Wischmopp Job verteilt jede Nacht... nicht allokierte Werte von der Produkt Gruppe auf entsprechende Artikel (Spreading) nicht allokierte Werte vom Jahr auf die Monate (Phasing) Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

22 Zwischenfazit Sehr gute und kompetente Zusammenarbeit mit avantum consult Ehrgeiziger Zeitplan wurde eingehalten Automatische Übertragung von Excel-Anwendungen ins Web Keine Client-Installation auf Anwenderseite erforderlich Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

23 Zwischenfazit Web-Darstellung weicht teilweise von Excel-Vorlage ab Copy & Paste nicht für größere Datenmengen geeignet Je nach Anwendungsumfang teilweise deutlich spürbare Laufzeiten Hohe Anforderungen wurden mit einer komplexen Lösung erreicht Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

24 Ausblick TM1 als Planungstool gesetzt Roll Out in weitere GBS Länder Mittelfristige Ablösung einer bestehenden COGNOS Planning Lösung in Deutschland Toolfrage zur Kostenstellenplanung Umsetzung weiterer Anforderungen Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden

25 Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne in der Lounge von avantum consult zur Verfügung Stephan Sutor Global Business Services / Leiter GBS Deployment Boehringer Ingelheim Dirk Böckmann Vorstand avantum consult AG Boehringer IBM Finance Forum, Wiesbaden