Synchronisation von Logins mittels WebWeaver Desktop Lernmanagementsystem wtkedu

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1 Handreichung Synchronisation von Logins mittels WebWeaver Desktop Lernmanagementsystem wtkedu Version 1.2 Stand: Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013

2 Synchronisation von Logins mittels WebWeaver Desktop Allgemeine Hinweise Starten Sie WebWeaver Desktop mit Ihrem Administratorenaccount, um die Synchronisation der Nutzerdaten durchzuführen. Die Nutzerdaten, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, müssen in zwei verschiedenen Excel-Dateien - Format Excel (*.xls) oder Excel (*.xlsx) - vorliegen. Die erste Datei umfasst die Namen der Lehrkräfte Ihrer Schule, die zweite Datei die Namen der Schüler, deren Geburtsdatum und Klassenzugehörigkeit sowie die jeweiligen Klassenlehrer. Der Datenimport aus der LUSD: Rufen Sie in der LUSD den Menüpunkt Extras auf: Starten Sie den Abfrageassistenten. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 2

3 Wählen Sie eine Datenquelle (Schüler bzw. Lehrer) aus und klicken Sie auf das + Zeichen zum Erstellen einer neuen Abfrage. Tragen Sie in das Feld Bezeichnung eine Bezeichnung wie z.b. Schüler wtkedu ein. Das Feld Filter bleibt unverändert. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 3

4 Wechseln Sie nun zum Reiter Felder, dort wählen Sie links die aufgeführten Felder für den Bereich Schüler aus und verschieben Sie dann mit einem Klick auf den kleinen Rechts-Pfeil auf die rechte Seite: Klicken Sie auf Übernehmen. Folgender Aufbau der Excel-Dateien ist zwingend einzuhalten: Datei 1: Lehrkräfte Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Nachname, Vorname Datei 2: Schüler und Klassen Spalte: Nachname Spalte: Vorname Spalte: Klassenbezeichnung Spalte: Geburtsdatum (im Format TT.MM.JJJJ) Spalte: Name Klassenlehrer/in im Format: Nachname, Vorname diese Lehrkraft muss auch in der Liste der Lehrkräfte (Datei 1) aufgeführt sein. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 4

5 Im Abfrageassistenten unter Datenquelle Schüler (Lehrer) wtkedu auswählen und im unteren Seitenbereich auf Excel klicken. Die Daten werden nun in einer Excel-Tabelle gespeichert. Achtung: Bei Schülern müssen vor dem Anklicken auf Excel über die Lupe im unteren Bereich alle Schüler angeklickt werden! Die Excel-Tabellen sollten nicht zu viele Leerzeilen enthalten, nachfolgende Datensätze werden sonst unter Umständen nicht ausgelesen. Logins in den Rollen "Partner" und "Externe" sind grundsätzlich von der Synchronisation ausgeschlossen, diese Accounts können Sie ausschließlich manuell verwalten. Neu: (Fach-)Lehrer, die keine Klassenlehrer sind und die über die Administration der Plattform manuell den Klassen hinzugefügt worden sind, werden bei der Synchronisation in den jeweiligen Klassen belassen, d.h. bei der Synchronisation ebenfalls ignoriert. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 5

6 Der Erstimport von Nutzerdaten Nach dem Start von WebWeaver Desktop klicken Sie bitte auf das Administrations- Icon und wählen in der Auswahlbox Institution die gewünschte Schule. Unter dem Menüpunkt Im-/Export finden Sie die Option Synchronisierung. Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie über den Button Datenformat zunächst festlegen, in welcher Spalte der jeweiligen Tabelle die geforderten Daten aufgelistet sind und ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthalten. Anschließend wählen Sie die Pfade zu den beiden benötigten Dateien für Lehrer beziehungsweise Schüler aus und klicken anschließend auf Weiter. Die Daten werden nun von WebWeaver Desktop eingelesen und deren Struktur überprüft. Stimmt der grundsätzliche Aufbau der Dateien nicht mit den Vorgaben überein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte die Dateien und führen Sie gegebenenfalls einen erneuten Export aus Ihrer Schulverwaltungssoftware durch. Hat WebWeaver Desktop die grundsätzliche Datenstruktur erfolgreich eingelesen, werden die erforderlichen Aktionen anschließend in verschiedenen Schritten bearbeitet. Wenn Sie die Synchronisation das erste Mal durchführen, werden Ihnen ausschließlich Neu anzulegende Elemente, also Lehrer, Schüler sowie Klassen und Zuordnungen, angezeigt. Nach einem Klick auf Fortfahren beginnt WebWeaver Desktop mit dem eigentlichen Import der Daten. Dabei werden diese Aktionen durchgeführt: Die Logins für Lehrer und Schüler werden nach dem Muster angelegt und es wird ein Passwort vergeben. Enthält ein Name Umlaute (ä, ö, ü, ß), werden diese in den Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) automatisch umgewandelt. Alle anderen Sonderzeichen werden bei der Generierung eines Logins (Lehrer, Schüler, Klassen) ignoriert. Lediglich das Zeichen - ist innerhalb eines Namens (nicht am Anfang oder am Ende) erlaubt, die Zeichen + und / werden in plus beziehungsweise - umgewandelt. Die Klassen werden im System eingerichtet und die Klassennamen als Zuordnungen für Schüler angelegt (Zuordnung A). Die Schüler werden den Klassen hinzugefügt sowie der Klassenlehrer als Moderator mit Administrationsrechten für die Klasse eingetragen. Die Logins der Schüler werden in die Zuordnung des Klassennamens verschoben. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 6

7 Bitte beachten Sie: Dieser Vorgang wird abhängig von der Anzahl der anzulegenden Logins und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung einige Zeit in Anspruch nehmen, währenddessen können Sie WebWeaver Desktop nicht weiter nutzen. Sobald alle Aktionen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und eine Aufforderung, die Zugangsdaten für die neu angelegten Logins abzuspeichern (TXT- Datei). Die Benutzernamen und die zugehörigen Passwörter werden dabei getrennt und nach Klasse sortiert ausgegeben. Die Logins der Lehrer, die keiner Klasse als Klassenlehrer zugewiesen sind, werden am Ende der Liste ausgegeben. Nutzerdaten mit der Plattform synchronisieren Sie können die Nutzerdaten jederzeit synchronisieren, in der Regel wird dies zum Ende beziehungsweise Anfang eines Schuljahres notwendig sein. Bei jeder Synchronisation werden die Daten auf der Plattform mit den Daten in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel-Dokumenten verglichen und die erforderlichen Anpassungen in mehreren Etappen durchgeführt. Wenn Sie Mitglieder in den Rollen "Lehrer" oder "Schüler" manuell über die Administration auf der Plattform angelegt haben, erkennt WebWeaver Desktop diese Logins im Rahmen einer Synchronisation. Sind diese in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten enthalten, benötigt WebWeaver Desktop im Dialog Personen verbinden eine Bestätigung, dass die bereits im System vorhandenen Logins mit denen aus den Exportdateien übereinstimmen. Diese Information wird anschließend auf der Plattform hinterlegt, so dass bei weiteren Synchronisationen Ihrerseits keine weitere Bestätigung mehr für diese Logins erforderlich ist. Stimmen bei Schülern die Daten aus dem aktuellen Schulverwaltungsexport nicht mit den auf der Plattform hinterlegten Daten überein, etwa wenn ein fehlerhaftes Geburtsdatum korrigiert wurde, werden Ihnen diese Logins im Dialog Personen verbinden ebenfalls angezeigt. Unter der Überschrift Plattform finden Sie die Daten, die auf wtkedu hinterlegt sind (Name; Geburtsdatum; Klassenzugehörigkeit) und unter Synchronisationsdatei die Angaben des aktuellen Exports aus der Schulverwaltungssoftware. Bei Lehrern werden Logins im Dialog Personen verbinden aufgeführt, wenn sich Namensähnlichkeiten ergeben, etwa ein Login im Vorjahr mit zwei Vornamen auf der Plattform angelegt wurde und in der Synchronisationsdatei nun der zweite Vorname nicht mehr aufgeführt wird. Bitte achten Sie darauf, dass die Daten aus der Schulverwaltungssoftware bei jedem Export nach demselben Schema exportiert werden. Wenn die Daten aus der Synchronisationsdatei auf die Plattform übernommen werden sollen, klicken Sie die Checkbox in der/den gewünschten Zeile/n und fahren dann fort. Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, wird ein neuer Login mit den Daten aus der Synchronisationsdatei auf der Plattform angelegt. Wenn Sie sich nicht sicher sind und erst Rücksprache halten möchten, setzen Sie den Haken in der Checkbox Schüler von der Synchronisation ausnehmen. Dann werden die abzugleichenden Schüler-Logins ignoriert, d.h. die auf der Plattform hinterlegten Strukturen (Klassenzugehörigkeit) bleiben erhalten. Bei der nächsten Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 7

8 Synchronisation werden Ihnen die Logins erneut im Dialog Personen verbinden angezeigt und Sie können diese nun abgleichen beziehungsweise neue Logins anlegen lassen. Sind neue Lehrer, Schüler, Klassen oder Zuordnungen auf der Plattform anzulegen, werden diese im nächsten Dialog angezeigt. Anschließend werden die bereits bestehenden Logins aufgeführt, die eine Änderung erfahren sollen. Nach einer Bestätigung werden Schüler bei einer Versetzung aus ihrer alten Klasse in ihre neue Klasse verschoben und ihre Zuordnung entsprechend geändert. Wenn der Klassenlehrer wechselt, wird die neue Lehrkraft als Moderator der Klasse eingesetzt und der bisherige Moderator aus der Klasse entfernt. Zuletzt werden Lehrkräfte und Schüler, die nicht mehr in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Excel-Listen aufgeführt sind, angezeigt und nach einer Bestätigung auf der Plattform gelöscht. Sind die Daten von manuell auf der Plattform angelegten Logins in den Rollen Lehrer und Schüler nicht in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten vorhanden, werden diese hier ebenfalls zur Löschung vorgeschlagen. Wenn Sie einzelne Personen nicht löschen wollen, entfernen Sie einfach das Häkchen in der Checkbox vor dem Namen. Nach Abschluss der Synchronisation, dieser Vorgang kann wieder abhängig von der Anzahl der zu synchronisierenden Logins einige Zeit in Anspruch nehmen, werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Zugangsdaten für die im Rahmen der Synchronisation neu angelegten Logins zu speichern. Bitte beachten Sie: Die Klassennamen auf der Plattform sind konsistent, die im System bestehenden Klassen werden prinzipiell nicht umbenannt und die in den Klassen abgelegten Daten, etwa Dateien in der Dateiablage, bleiben erhalten! Vielmehr werden die Lehrer und Schüler im Zuge einer Synchronisation automatisch in die neue Klassen verschoben, denen sie laut Exportdateien Ihrer Schulverwaltungssoftware zugewiesen sind. Das bedeutet, dass die Klassenlehrer vor einer Synchronisation Ihre Dateien in der Klassendateiablage sichern (z.b. in die private Dateiablage) und anschließend löschen sollten, damit die nachfolgenden Klassenlehrer keinen Zugriff auf die Dateien haben. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 8

9 Neu: Zuweisung von Nicht-Klassenlehrern zu Klassen Optional kann eine dritte Excel-Tabelle Klassenzugehörigkeit von Lehrern importiert werden, welche eine Zuweisung von Lehrern, die nicht Klassenlehrer der betreffenden Klassen sind, zu Klassen enthält. Die betroffenen Lehrer und Klassen müssen bereits vor Import dieser dritten Tabelle auf der Plattform angelegt worden sein. Das Einlesen dieser dritten, optionalen Tabelle kann unabhängig vom Einlesen der beiden anderen Tabellen ausgeführt werden. Bei Import der Tabelle werden die aufgelisteten Lehrer in die jeweiligen Klassen als Mitglieder eingetragen. Auch bei dieser Tabelle ist folgender Aufbau der Excel-Datei zwingend einzuhalten: Datei 3: Klassenzugehörigkeit Spalte 1: Nachname, Vorname der Lehrkraft Spalte 2: Klassenbezeichnung Beispiel: Spalte 1, Zeile 2: Musterlehrer, Max Spalte 2, Zeile 2: 8a Spalte 1, Zeile 3: Musterlehrer, Max Spalte 2, Zeile 3: 9d Spalte 1, Zeile 4: Musterfrau, Mathilda Spalte 2, Zeile 4: 5b Spalte 1, Zeile 5: Musterfrau, Mathilda Spalte 2, Zeile 5: 5c Die Namen der Lehrer und die Bezeichnungen der Klassen müssen in dieser dritten Tabelle identisch mit den jeweiligen Bezeichnern der Lehrkräfte-Excel-Liste sein. Beim Einlesen der Tabelle prüft WWD, ob alle enthaltenen Lehrer und Klassen bereits auf der Plattform angelegt sind. Falls dies nicht der Fall ist, werden die betreffenden nicht vorhandenen Lehrer bzw. Klassen angezeigt und der Vorgang mit einer Fehlermeldung zunächst unterbrochen. Sie können daraufhin entscheiden, ob der Vorgang mit den korrekten Daten durchgeführt oder komplett abgebrochen werden soll. Wurden über die Online-Administration bereits Lehrer manuell zu Klassen zugewiesen, überschreibt der Import der dritten Tabelle diese Zuweisung, d.h. alle manuell zugewiesenen Lehrer werden aus den Klassen gelöscht. Entweder entscheiden Sie sich also für die manuelle Zuweisung von Lehrern zu Klassen über die Plattform oder Sie nutzen die Automatisierung der Zuweisung per Import. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 9

10 Neu: Löschung leerer Zuordnungen und Löschoption für leere Klassen Entstehen durch die Synchronisation leere Zuordnungen auf der Plattform, so werden diese bei der Synchronisation ohne Rückfragen automatisch gelöscht. Entstehen durch die Synchronisation leere Klassen, haben Sie die Möglichkeit die Klassen zu löschen oder sie im System bestehen zu lassen. Die zu löschenden Klassen müssen Sie per Checkbox markieren und abschließend die Sicherheitsfrage bestätigen. Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 10

11 Impressum Verantwortlich für den Inhalt: Herr Karl Heinz Loch Stephan Wülfing Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises (EGW) Europaplatz Friedberg Internet: Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Ansprechpartner beim Wetteraukreis Fachstelle IT und Einrichtungen (EGW/2): Ansprechpartner: Herr Stephan Wülfing Leitung Medienzentrum Am Seebach Friedberg Tel.: Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Wetteraukreises 2013 Seite 11

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