Berufsausbildungsvertrag / Umschulungsvertrag Online. Anwenderhandbuch

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1 Berufsausbildungsvertrag / Umschulungsvertrag Online Anwenderhandbuch Leitfaden für Antragsteller im Unternehmen Version 1.1 Stand: März 2012 ComNetMedia AG

2 IHK Frankfurt am Main ComNetMedia AG ComNetMedia AG Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Start der Anwendung Anmeldung Erstellen eines neuen Berufsausbildungsvertrages / Umschulungsvertrages..6 4 Vertrag zur Online-Prüfung / Eintragung bei der IHK einreichen Anlegen eines Firmenbenutzers für BABV Online Nutzungsbedingungen Symbolverzeichnis...14 ComNetMedia AG Seite 3

4 1 Start der Anwendung Der Start der Anwendung erfolgt über Java Webstart. 1. Gehen Sie in Ihrem Web-Browser auf die Webseite: 2. Wählen Sie den Link BABV Online jetzt starten. 3. Es findet ein Download der Anwendung statt. Beim ersten Start wird Ihnen die folgende Sicherheitsmeldung angezeigt. Abbildung 1 Sicherheitsmeldung 4. Setzen Sie einen Haken bei Inhalten dieses Urhebers immer vertrauen. 5. Klicken Sie auf Ausführen ComNetMedia AG Seite 4

5 2 Anmeldung Nach dem Ausführen der Anwendung erscheint ein Anmeldedialog. 6. Tragen Sie Ihre Mitgliedsnummer und Ihr IHK-Passwort ein Beispiel Benutzername: IHK Frankfurt = 125# + Mitgliedsnummer (125#111111) 7. Klicken Sie auf Anmelden Hinweis: Weitere Details über Benutzer und Zugangsdaten können Sie der lfd. Nummer 5 entnehmen Abbildung 2 Berechtigungssystem 8. Bei erstmaliger Nutzung bitte in den Benutzereinstellungen die allgemeinen Kontaktdaten eintragen. Pfad: Extras/Optionen/Benutzer ComNetMedia AG Seite 5

6 3 Erstellen eines neuen Berufsausbildungsvertrages / Umschulungsvertrages Nach erfolgreichem Login öffnet sich der Vertragsassistent. 9. Wählen Sie Einen neuen Berufsausbildungsvertrag (BABV) beantragen oder Einen neuen Umschulungsvertrag (UV) beantragen Abbildung 3 Vertragsassistent Es öffnet sich ein leeres Formularfenster zur Erstellung eines neuen Antrages. 10. Füllen Sie im Formular alle Pflichtfelder ( ) aus 11. Ergänzen Sie ggf. weitere Informationen Hinweis: Für bestimmte Ausbildungsberufe existieren Wahlqualifikationen, welche bei Auswahl eines solchen Berufes im Formular auswählbar sind. Hierüber lässt sich ein separates Fenster öffnen in dem sich die Wahlqualifikationen auswählen und in das Formular übertragen lassen. ComNetMedia AG Seite 6

7 Abbildung 4 Neuen Berufsausbildungsvertrag anlegen 12. Fügen Sie unter Statistikdaten ggf. weitere Daten über den Werdegang des Auszubildenden hinzu. Abbildung 5: Statistikdaten ComNetMedia AG Seite 7

8 13. Aktivieren Sie unter Gliederung mindestens eine zutreffende Aussage Abbildung 6: Gliederung Um digitale Anhänge zum Antrag hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 14. Gehen Sie zum Bereich Anhänge zum Berufsausbildungsvertrag 15. Klicken Sie auf Anhang hinzufügen ( ) 16. Wählen Sie im Dateiauswahldialog die Datei aus, welche Sie hoch laden möchten Abbildung 7 Anhänge zum Berufsausbildungsvertrag Ein Teil der Informationen wird im Formular schon vorbelegt und kann nicht direkt geändert werden. (siehe lfd. Nr. 8 Benutzereinstellungen ) 17. Füllen Sie die Felder Ort der Unterschrift und Datum der Unterschrift aus, sobald sicher ist wo und wann der Vertrag unterschrieben wird. Unter Bemerkungen zur Antragstellung können Sie Inhalte einfügen, die das Eintragen der Anträge für die zuständigen IHK-Mitarbeiter erleichtern. 18. (Optional) Setzen Sie einen Haken bei Dieser Antrag wurde zu Testzwecken um die Abwicklung des Antrags mit der IHK zu Testen. Abbildung 8 Laufzettel ComNetMedia AG Seite 8

9 Nachdem Sie das Formular fertig ausgefüllt haben: 19. Klicken Sie in der Formularleiste im unteren Bereich des Fensters auf Antrag anlegen ( ). Abbildung 9 Formularleiste Hinweis: Wenn Sie in den Benutzereinstellungen den automatischen Druck eingeschaltet haben, wird dabei auch der Vertrag in zweifacher Ausfertigung und der Antrag auf Eintragung mittels Anzeige als PDF Formular zum Druck (Nur Musteransicht) angeboten. Wurden alle Daten korrekt eingetragen öffnet sich ein Fenster zur Bestätigung der Angaben mit Ihrem Passwort 20. Tragen Sie Ihr Passwort ein 21. Bestätigen Sie Ihre Eingabe Wenn die Speicherung erfolgreich war, erhalten Sie eine Bestätigung, aus der Sie die im System vergebene Nummer ablesen können. Abbildung 10 Antrag speichern Wichtig! Ihr Antrag ist nun gespeichert, aber noch nicht bei der IHK eingereicht. Erst nach Online- Einreichung der Daten bei der Industrie- und Handelskammer Frankfurt werden die Daten geprüft und zum Druck des Originalvertrages freigegeben. Siehe nachfolgenden Punkt 4. ComNetMedia AG Seite 9

10 4 Vertrag zur Online-Prüfung / Eintragung bei der IHK einreichen Wenn der Berufsausbildungsvertrag für den Auszubildenden erstellt wurde, müssen Sie diesen zur Online-Prüfung / Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer einreichen. 22. Suchen Sie den Vertrag mit der Funktion Anträge suchen ( ) 23. Öffnen Sie den Vertrag mit dem Brillensymbol ( ) in der entsprechenden Zeile Abbildung 11 Vertrag einreichen 24. Wählen Sie die Schaltfläche Antrag online einreichen ( ) 25. Tragen Sie zur Bestätigung Ihrer Eingaben Ihr Passwort 26. Bestätigen Sie die Passworteingabe Der Vertrag wird als Antrag auf Online-Prüfung / Eintragung bei der IHK eingereicht. Hinweis: Beachten Sie, dass zur ordnungsgemäßen Antragstellung nach der Freischaltung des Online-Antrages von der IHK zusätzlich die Einreichung des Berufsausbildungsvertrags und des Antrags auf Eintragung in Papierform bei der IHK erforderlich ist. Bitte drucken Sie nach Freigabe die Verträge aus und senden diese unterschrieben der IHK zu. ComNetMedia AG Seite 10

11 5 Anlegen eines Firmenbenutzers für BABV Online 1. Öffnen Sie Seite in Ihrem Browser 2. Klicken Sie linken Navigationsleiste auf den Link Administration. Abbildung 12 Administration 3. Wählen Sie auf der neuen Seite Start der Pflege Abbildung 13 Benutzerpflege 4. Tragen Sie auf der Loginseite Ihre Zugangsdaten ein 5. Klicken Sie auf Anmelden Abbildung 14 Login Es öffnet sich eine Seite, welche Ihnen alle Benutzer anzeigt, die Sie verwalten können. ComNetMedia AG Seite 11

12 6. Wählen Sie Benutzer anlegen Abbildung 15 Benutzer pflegen / anlegen 7. Tragen Sie auf der nächsten Seite mindestens die Erweiterung, ein Passwort und die Passwort Bestätigung ein 8. Setzen Sie einen Haken bei Aktiv unter dem Recht BABV_Online Abbildung 16 Benutzer neu anlegen 9. Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit der Schaltfläche Übernehmen. ComNetMedia AG Seite 12

13 6 Nutzungsbedingungen Die Anwendung Berufsausbildungsvertrag Online wird Ihnen von Ihrer zuständigen IHK zur Verfügung gestellt. Sie ersetzt nicht das Papier basierte Verfahren, sondern dient als Ausfüllhilfe zur Verfahrenserleichterung und zur Beschleunigung der Kommunikation mit Ihrer IHK. Insbesondere befreit die Anwendung Berufsausbildungsvertrag Online Sie nicht von Pflichten zur Aufbewahrung und schriftlichen Einreichung von Berufsausbildungsverträgen, Umschulungsverträgen und den Anträgen auf Eintragung. Wir weisen darauf hin, dass Berufsausbildungsverträge maximal ein Jahr lang im System vorgehalten werden. Die Anwendung wird Ihnen unter den genannten technischen Voraussetzungen zur Verfügung gestellt. Die Funktionsfähigkeit in einer spezifischen Systemumgebung kann nicht garantiert werden. Der Hersteller der Software gewährt keinen Endanwender Support. Wenden Sie sich bei technischen Problemen bitte an Ihren Systemadministrator. Technische Hinweise finden Sie im Abschnitt Systemvoraussetzungen dieses Handbuchs sowie unter der Webseite Auskünfte zur Berufsbildung erhalten Sie von der Abteilung Berufsbildung Ihrer zuständigen Industrie- und Handelskammer. Wenn Sie Interesse am vollelektronischen Verfahren haben, besuchen Sie auch die Webseite Bei Nutzung der Anwendung erklären Sie sich mit diesen Nutzungsbedingungen einverstanden. ComNetMedia AG Seite 13

14 7 Symbolverzeichnis Nachfolgend finden Sie eine Liste von Symbolen, die sich in der Anwendung häufiger wiederfinden. Abbrechen Anhang hinzufügen Antrag anlegen Antrag ablehnen Antrag als Vorlagendatei speichern Antrag ändern Antrag ansehen Antrag löschen Anmeldung zum Berufsschulunterricht drucken Antrag archivieren / Antrag aus dem Archiv holen Antrag auf Basis einer Vorlagendatei erstellen Antrag drucken Benutzeroptionen ändern Berufsausbildungsvertrag drucken Berufsausbildungsvertrag eintragen Berufsausbildungsvertrag suchen Berufsausbildungsvertrag unterschreiben Felder zurücksetzen Kommentieren Neuen Antrag auf Basis dieses Antrags erstellen Neuen Antrag auf Basis einer Vorlagendatei erstellen Neuen Berufsausbildungsvertrag anlegen Online-Hilfe aufrufen Programm beenden Serienverarbeitung für Berufsausbildungsverträge starten ComNetMedia AG Seite 14

15 Ansprechpartner in der IHK Frankfurt am Main: Herr Frank Gärtner: Herr Wiktor Bartenbach: ComNetMedia AG Abteilung Consulting Joseph-von-Fraunhofer-Straße Dortmund Tel.: +49 (0) 231 / Fax: +49 (0) 231 / info@comnetmedia.de ComNetMedia AG Seite 15