Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Analyse- und Steuerungssystem (BI)

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1 Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Analyse- und Steuerungssystem (BI)

2 Inhalt Handlungsspielräume erkennen und optimieren 03 Schlüsselfertig zur systematischen Datenanalyse 04 Nachhaltiges Informationsmanagement mit Investitionsschutz 05 Die Lösung für eine einheitliche, zentrale Informationsund Steuerungsplattform: INFOMA Analyse- und Steuerungssystem (BI) 06 Handlungsfeld Finanzen 07 Handlungsfeld Einnahmen 09 Handlungsfeld Kosten- und Leistungsrechnung 09 Handlungsfeld Schulische Bildung 10 Handlungsfeld Vorschulische Bildung 11 Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung 11 Broschüren rund um das Lösungs- und Beratungsportfolio von INFOMA Kommunales Rechnungswesen Doppik, Kommunales Rechnungswesen Erweiterte Kameralistik, Öffentliche Betriebe und Einrichtungen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Ausländerwesen, Einbürgerungsverfahren, Dokumenten Managementsystem (DMS), Analyse- und Steuerungssystem (BI), Kommunale Beratung, Schulungen und Workshops Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Broschüren kostenfrei zu. bitte an 2

3 Ihre Praxis. Handlungsspielräume erkennen und optimieren Die stetig steigende Datenflut macht auch vor den Kommunen nicht halt. Heute werden in den meisten Verwaltungen mehrere Buchungskreisläufe bebucht, wie z. B. das zentrale Rechnungswesen, eine Kostenund Leistungsrechnung, eine Anlagenbuchhaltung sowie eine Reihe von Fachverfahren. Das zieht nicht nur weiter wachsende Datenmengen nach sich. Vielmehr gestaltet es sich zunehmend schwieriger, daraus in angemessener Zeit entscheidungsrelevante Informationen zu filtern lassen diese sich doch oftmals nur zeitaufwändig zusammenführen und aufbereiten. Häufig fehlen sie sogar ganz, ihre Aktualität und Konsistenz sind fraglich. Zu viele Daten bedeutet daher auch fast immer: keine Information. Die Herausforderung besteht also darin, die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse abzudecken, jedem genau die Informationen bereitzustellen, die er braucht, um seiner Verantwortung und Verantwortlichkeit gemäß steuern zu können, kurz: die Daten beherrschbar zu machen. Der Aufbau eines individuellen Berichtswesens ist für die Verwaltungen mit einem hohen Aufwand in den einzelnen Abteilungen verbunden. Wer benötigt welche Informationen und wer darf welche bekommen? Welche Aussagen sollen der Bericht oder die Steuerungskennzahl liefern und wie ist letztere zu interpretieren? Wie kann eine verlässliche Datenqualität gewährleistet werden? Und verfügt die Kommune überhaupt über eigene technische und fachliche Ressourcen, um diese Anforderungen selbst umzusetzen? Das sind wesentliche Fragen, die sich die Verantwortlichen dabei stellen müssen. Unterschiedliche Fachverfahren liefern und bewerten Daten aus unterschiedlichen Sichten und mit unterschiedlichem Fokus. In den meisten Fällen präsentiert das Berichtswesen diese Informationen als Papieroder PDF-Dokument oder auch als Excel-Datei manuell mit hohem Zeitaufwand aus den Vorsystemen zusammengesucht und aufbereitet, von der Datenkonsistenz ganz zu schweigen. Jedem sein eigenes Zahlenwerk ist oftmals noch die Regel, hat aber zur Folge, dass die Aufbereitung von Informationen aus den verschiedenen Fachbereichen nicht zwangsläufig zum gleichen Ergebnis kommt. Die sich anschließenden Diskussionen nach der korrekten Sichtweise lässt die Bedeutung der Inhalte dann schon mal in den Hintergrund treten. Immer öfter wird daher in den Kommunen der Wunsch nach einer besseren Transparenz über alle Bereiche des Verwaltungshandelns hinweg sowie der Aufbereitung exakter und klarer steuerungsrelevanter Informationen laut, um sofort und aktiv reagieren zu können. Gerade Steuerungsmaßnahmen verlangen eine hohe Transparenz, damit die aus unterschiedlichen Bereichen und damit mit unterschiedlichen Sichtweisen auf die Fakten getroffenen Entscheidungen akzeptiert, umgesetzt und nachgehalten werden können. Eine einheitliche und konsistente Datenbasis schafft die Grundlage dafür. Aber nicht nur die Nutzung der gleichen Informationen ist Voraussetzung für ein effizientes Handeln von Verwaltung und Politik. Steuerungskonzepte und Methoden sind aussagekräftiger, wenn außer dem Thema Finanzen auch demografische, soziale, gesellschaftliche und wirtschaftliche Faktoren berücksichtigt werden. Ein traditionelles, rein auf operative Daten oder finanzielle Kennzahlen ausgerichtetes Management wird diesen Anforderungen nicht mehr gerecht. Fazit Eine Erhöhung der Transparenz über alle Bereiche des Verwaltungshandelns hinweg und die Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen setzt eine einheitliche Datenbasis für Benutzer aller Ebenen voraus. 3

4 Unsere Kompetenz. Schlüsselfertig zur systematischen Datenanalyse Aus der Datenflut die richtigen und wichtigen Informationen zu filtern, zu interpretieren und zu analysieren, damit entsprechende Steuerungsimpulse gegeben werden können das ist die Aufgabe. Mit dem newsystem kommunal Analyse- und Steuerungssystem (BI) hat INFOMA ein kommunales Business-Intelligence-Verfahren entwickelt, das Ihnen die systematische Analyse von Daten (Sammlung, Auswertung und Darstellung) ermöglicht. Die standardisierte, zugriffskontrollierte, schnelle und automatisierte Bereitstellung von Informationen für alle Anwender unterstützt sowohl das operative Verwaltungshandeln als auch die politische Entscheidungsfindung. Die Verbindungsbrücke ist eine einheitliche und zentrale Informationsund Steuerungsplattform. Sie schafft für beide Bereiche die Voraussetzung, die Attraktivität der Kommune gemeinsam weiterzuentwickeln und das Handeln aktiv an demografischen, sozialen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Veränderungen auszurichten. Dabei ist die Priorität eines Analyse- und Steuerungssystems aber nicht, seitenlange Berichte zu produzieren. Vielmehr sollte es dem Nutzer gezielt Antworten auf unterschiedlichste Fragen liefern, wie beispielsweise: Wo haben wir Handlungsbedarf? Was ist zu entscheiden? Welche Prozesse müssen wir anstoßen? Wie sehen die Prognosen aus? Was wäre, wenn? Der entscheidende Unterschied zum Berichtswesen ist die Aufbereitung sowohl operativer als auch detaillierter Daten in steuerungsrelevante Daten. Dies geschieht auf konsistenter, einheitlicher Datenbasis mit allen Möglichkeiten für die verschiedenen Nutzerebenen. So entsteht ein geschlossenes, ganzheitliches System, in dem alle Nutzergruppen ob Ratsmitglied, Verwaltungsspitze, Dezernats-, Amts- und Fachbereichsleiter oder Sachbearbeiter über das gleiche Verständnis, eine Sprache und gemeinsame Ziele verfügen. Ein weiterer Punkt ist die Einbindung nicht-operativer Finanzdaten. Diese Verbindung von Finanz- mit Sachdaten erweist sich als die große Stärke einer Business-Intelligence-Lösung vorausgesetzt, es ist eine zuverlässige und validierte Datenbasis vorhanden. Sie stärkt das Vertrauen in die Daten als Grundlage für weitere Vorgehensweisen. Aufgrund der schlüsselfertigen 4-Schicht-Architektur und des intelligenten Berichtskonzepts erfüllt das INFOMA Analyse- und Steuerungssystem (BI) vollumfänglich diese Anforderungen. Für jeden Nutzer stehen in unserem Verfahren spezifische Instrumente bereit, die auf das jeweilige Informationsbedürfnis abgestimmt sind. Die Strukturierung der Daten, Analysen und Standardberichte erfolgt in verschiedenen Handlungsfeldern, wie z. B. Finanzen, Einnahmen, Kosten- und Leistungsrechnung, Schulische und Vorschulische Bildung. Das vordefinierte Analysesystem mit Daten aus den unterschiedlichsten Vorverfahren bietet eine breite und fundierte Basis für Entscheidungen. Schlüsselfertige 4-Schicht-Architektur des Analyse- und Steuerungssystems Schlüsselfertige 4-Schicht-Architektur des Analyse- und Steuerungssystems Verwaltungsspitze / Rat NUTZEREBENEN INSTRUMENTE Cockpit Steuerungsrelevanz 1 Dezernat / Amt Dashboard Kennzahlen-Analysen ABC-Analysen 2 Liegenschafts- und Gebäudemanagement Abteilung / Fachbereich Sachbearbeiter Finanzen Einnahmen Kosten- und Leistungsrechnung Schulische Bildung Vorschulische Bildung Prognose und Vergleich Kommunale Betriebe Wirtschaft Soziales Demografie Natur und Umwelt Flexi-Analysen Sechsfeld-Analysen OLAP-Analysen Detail-Analysen 3 4 Detaillierungsgrad HANDLUNGSFELDER 4

5 Die Aufbereitung der Daten für die unterschiedlichen Handlungsfelder basiert auf fertigen standardisierten ETL-Prozessen (Extraktion, Transformation, Laden von Daten). Sie erlauben die Integration der Daten aus verschiedensten Vorsystemen sowie aus anderen Finanzwesen in ein speziell auf die Kommune ausgerichtetes zentrales, vorkonfiguriertes und betriebswirtschaftliches Data Warehouse ein wesentlicher Vorteil und Dreh- und Angelpunkt unserer Lösung. Alle nachgelagerten Prozesse zur Berichts- und Würfelerstellung setzen auf diesem verwaltungsweiten Informationssystem auf. Strukturierte Verarbeitungsprozesse gewährleisten stets valide Daten. Fazit Das INFOMA Analyse- und Steuerungssystem (BI) ermöglicht allen Ebenen, die richtigen und wichtigen Informationen aus unterschiedlichen Handlungsfeldern leicht zu analysieren, zu interpretieren und daraus entsprechende Steuerungsimpulse abzuleiten. Das führt zur Optimierung des operativen Verwaltungshandelns und zu sicheren politischen Entscheidungsfindungen. Sichere Zukunft. Nachhaltiges Informationsmanagement mit Investitionsschutz Um Verwaltungen wirksam zu unterstützen, setzen wir konsequent unseren Anspruch um, Themen frühzeitig zu forcieren, die unsere Produkte logisch ergänzen und unsere Kunden in ihrem Handeln voranbringen. Hier gilt für uns stets die Prämisse Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. Dabei sind uns Leistungsfähigkeit und Investitionssicherheit gleichermaßen wichtig. Mit unserem standardisierten, speziell auf kommunale Belange ausgerichteten Analyse- und Steuerungssystem (BI) stellen wir eine zukunftssichere Lösung bereit. Deren durchdachtes, innovatives Konzept bietet Ihnen die Chance, künftige Handlungsspielräume rechtzeitig zu erkennen, zu optimieren und Ressourcen zielgenau einzusetzen. Dabei geht unser Verfahren mit der weiterführenden Thematik Business Analytics (BA) schon heute über die Leistungsmerkmale der Business Intelligence (BI) hinaus. Denn während die Analysen im BI aktuelle Probleme aufzeigen, dokumentiert BA die weitaus stärker auf Zukunft und Prognosen der kommunalen Entwicklungen ausgerichtete Priorität des Systems. So sorgen die nach unterschiedlichsten Dimensionen und Berechnungen anwendbaren Analyse-Techniken für Transparenz, damit Entscheidungen akzeptiert und Steuerungsprozesse betriebswirtschaftlich erfolgreich umgesetzt und nachverfolgt werden können. Und sie zeigen Auswirkungen nach dem Motto Was wäre, wenn auf. Unter anderem ist es möglich, die Ergebnisse der verknüpften Finanz- und Sachdaten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und sie zu verändern, um zu sehen, welche Folgen Investitionen oder Sparmaßnahmen haben. Das System der Steuerungskennzahlen ermöglicht es, strategische Ziele in operativ messbare Größen herunterzubrechen und transparent zu machen. Durch die konsequente Aggregation der Daten vom Detail bis zur Steuerungskennzahl ist gewährleistet, dass alle Benutzergruppen auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Das einheitliche Datenmanagement ermöglicht die Steuerung vom strategischen Ansatz dem Leitbild, der Vision bis zur konsequenten Umsetzung des Steuerungsregelkreises aus Planung Information Steuerung Analyse und Kontrolle. Damit Veränderungsprozesse erfolgreich realisiert werden können, müssen die Fakten der Entscheidung klar und transparent kommuniziert werden. Nur so lassen sich Vorbehalte in Akzeptanz und Integration wandeln. Gleichzeitig unterliegt dieser Veränderungsprozess einem ständigen Beobachtungsprozess und einer Reflektion der Ergebnisse. Ein einheitliches Informationsmanagement auf allen Ebenen stellt dies im Unterschied zu einem Standard-Berichtswesen sicher. Die einzelnen Standard-Handlungsfelder erlauben es der Verwaltung, Schritt für Schritt vorzugehen und jederzeit dynamisch zu erweitern genauso, wie es die jeweiligen Rahmenbedingungen und der Informationsbedarf erfordern. Durch Einsatz der ETL-Prozesse ist gewährleistet, dass auch bei der Realisierung künftiger Handlungsfelder alle benötigten Daten aus den unterschiedlichsten Datenquellen auch von Fremdverfahren integriert werden können. Damit bieten wir Ihnen eine sichere Investition in die Zukunft. 5

6 Höchsten Wert legen wir bei unserem Leistungsangebot auf die Ganzheitlichkeit. Das bedeutet: Wir begleiten Sie mit unserer Kompetenz bei der Softwareeinführung. Aber genauso unterstützen wir Sie mit unserem umfassenden Know-how bei Implementierungskonzepten und übernehmen die Organisationsberatung denn wir kennen die Verwaltungsabläufe aus mehr als zwei Jahrzehnten kommunaler Erfahrung. Fazit Als leistungsstarker und erfahrener Partner ist INFOMA in der Lage, die funktionalen Anforderungen sowie organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für jeden Kunden in eine perfekte Lösung umzusetzen. Die Lösung für eine einheitliche, zentrale Informationsund Steuerungsplattform: INFOMA Analyse- und Steuerungssystem (BI) Als standardisiertes Produkt für Business Intelligence übernimmt das Analyse- und Steuerungssystem (BI) aus der INFOMA -Produktfamilie newsystem kommunal die systematische Sammlung, Auswertung und Darstellung aller in der kommunalen Verwaltung vorhandenen Geschäftsdaten. Bedarfsgerecht stellt es Verwaltung und Politik zum richtigen Zeitpunkt und in der gewünschten Form aus der Fülle der Daten genau die Informationen zur Verfügung, die als Grundlage wichtiger Entscheidungen benötigt werden. Das zentrale, vorkonfigurierte, betriebswirtschaftliche Data Warehouse ermöglicht die verwaltungsweite, effiziente Datenverwaltung. Verschiedene Informationssammlungen, die oft widersprüchliche Inhalte enthalten, werden konsolidiert; Daten ohne steuerungsrelevante Bedeutung von entscheidungsrelevanten getrennt. Dabei gibt es nur eine Quelle der Wahrheit. Die Finanzdaten werden durch weitere Daten aus unterschiedlichsten Quellen angereichert das gilt auch für die Anbindung anderer Finanzwesen und Fremddatenquellen. Integration und Zusammenführung zu einem qualitätsgesicherten Datenbestand erfolgen durch intelligente standardisierte ETL-Prozesse (Extraktion, Transformation und Laden von Daten). App Management Cockpit Das durchgängige Berichtswesenkonzept sichert eine vollkommene Flexibilität. So lassen sich die Handlungsfelder mit fertigen Analysen nutzen, bestehende Berichte individualisieren, das verwaltungsweite Erscheinungsbild implementieren, Berichte auf Basis des bestehenden Datenmodells komplett neu gestalten oder eigene Kennzahlen definieren. Den Zugriff auf das Cockpit und den Dateninhalt der vordefinierten, sofort einsatzbereiten, einfach und intuitiv zu bedienenden Analysen organisiert das Benutzer- und Rollenkonzept. Der große Vorteil: Statt einer Vielzahl von verschiedenen Dokumenten lassen sich nahezu alle erforderlichen Analysen und Berichte aus diesen Standardberichten ableiten. 6

7 Für Sitzungen und Besprechungen stehen zudem alle Analysen automatisch und eins-zu-eins per BI-App, z. B. für iphone und ipad, auf den mobilen Geräten zur Verfügung. Entscheidungen müssen aufgrund fehlender Informationen nun nicht mehr vertagt werden; andere Sichtweisen der Fakten lassen sich während der Gespräche analysieren und tragen somit wesentlich zur schnelleren Entscheidungsfindung bei. Neun Analyse-Formen für intelligente Berichte Die unterschiedlichen Analyse-Formen verdeutlichen das intelligente Berichtskonzept der Lösung. Für die bedarfsgerechte Darstellung der Informationen stehen zur Verfügung: Cockpit: Alle Zahlen sind auf einen Blick ersichtlich. Warnelemente zeigen Ausreißer an, z. B. bei Planüberschreitung. Dashboard: Die Informationen werden hoch verdichtet, grafisch aufbereitet und auf einer Seite präsentiert. Kennzahlen-Analyse Unterschiedlichste betriebswirtschaftliche Kennzahlen können in der Zeitabfolge und nach definierten Schwellwerten analysiert werden. Ihre Zusammensetzung lässt sich heruntergebrochen bis auf die Definition der einzelnen Sachkonten anzeigen. ABC-Analyse Diese Analyseform ermöglicht es, den Blick auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit Hilfe der 80/20- Regel (Pareto-Prinzip) kann der Anwender die größten Einflussfaktoren schnell identifizieren. Sechsfeld-Analyse: Sechs Felder stellen aus unterschiedlichsten Blickwinkeln steuerungsrelevante Informationen zu einem betrachteten Objekt bereit. Flexi-Analyse: In tabellarischer Form werden wichtige Zahlen aufgezeigt. Die in den Zeilen und Spalten dargestellten Inhalte sind flexibel auswählbar. Mit Hilfe dieser intelligenten Berichtsform lässt sich die Anzahl der sonst üblichen Standardberichte drastisch reduzieren. OLAP-Analyse: Alle Daten können nach den definierten Dimensionen und Kennzahlen analysiert werden. Der Anwender hat die Möglichkeit, beliebig individuelle Berichte und Grafiken zu erstellen. Detail-Analyse: Standardisierte Detail-Analysen werden direkt mit Hilfe vordefinierter Filter oder über Drill-Through-Funktionen aus den Analysen angesteuert. Adhoc-Reporting: Damit ist eine freie Berichtsgestaltung auf Basis der relationalen Daten und der OLAP-Datenmodelle möglich. Handlungsfeld Finanzen Das Handlungsfeld Finanzen stellt den Kommunen die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung, Offene Posten und Zahlungen zur Verfügung. Ergänzt werden die Daten durch Forecast- und Steuerungskennzahlenberechnungen, Kassenkredite und Daten zum Liquiditätsmanagement. Zum Einstieg in die strategische Analyse stehen hoch verdichtete Berichte zur Verfügung, die Antworten zu konkreten Fragestellungen liefern: Was sind die Kostentreiber?, Wie effizient sind die Produkte?, Wie ist der Kostenverlauf?, Bleibt das Produkt im geplanten Budget? Beim Bereich Produkt & Organisation wird schnell deutlich, wie durch optische Darstellung die Analyse effizient unterstützt werden kann. Überziehungen der gewählten Ausschöpfung werden auf Produktgruppenebene angezeigt, geben aber auch Überschreitungen bei Einzelprodukten wieder. Um schnell freie Budgets zu erkennen, kann mit einem Klick die Analyse umgestellt werden. Dann sind alle Produkte ersichtlich, die unterhalb der gewählten Ausschöpfung liegen. 7

8 Die Berichte sind interaktiv, die definierten Auswahlmöglichkeiten selbsterklärend und intuitiv bedienbar. Durch unterschiedliche Analysetechniken z. B. Drill Down, Auswahl und Filterboxen, Sprünge mit Filterübergabe zu weiteren Analysen etc. kann der Anwender seine Fragestellungen immer weiter detaillieren oder nach anderen Gesichtspunkten betrachten. Dashboard Produkt & Organisation (1) und Sechsfeld-Analyse der Kassenkredite im Handlungsfeld Finanzen (2) (1) (2) Um ein aktives Forderungsmanagement betreiben zu können, ergänzen Informationen zu offenen Posten und Zahlungen die Finanzdaten. So lassen sich gezielte Steuerungsmaßnahmen einleiten. Die dadurch erreichten reduzierten Zahlungszeiten und die Reduktion der offenen Posten stärken die Ertragslage. Zusammen mit den Finanzdaten und den Informationen aus dem Forderungsmanagement werden Analysen zum Liquiditätsmanagement bereitgestellt. Sie ermöglichen eine aktive Steuerung der Liquidität. Aus den Erkenntnissen des bisherigen Buchungs- und Zahlungsverlaufes werden Prognosen abgeleitet. Steuerungskennzahlenberechnungen unterstützen die Analyse zusätzlich und ermöglichen, den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad wichtiger Zielsetzungen zu messen. Zu jedem Themenbereich steht ein Kennzahlenvorschlag zur Verfügung. Daraus kann jeder Kunde für sich die richtigen Steuerungskennzahlen definieren, aber auch eigene Kennzahlen festlegen. Die Erfassung unterjähriger Prognosewerte übernimmt optional die Funktionalität Prognose und Vergleich. Eine Vielzahl von Forecast-Algorithmen und Indikatoren unterstützen die Prognosen. Beispielhafte Produkt-Highlights: Automatisierte tägliche Aufbereitung aller Finanzdaten Ergänzung der Finanzdaten durch Offene Posten, Zahlungen, Kassenkredite und Liquiditätsmanagement Sofort einsatzbereites, webbasiertes Berichtswesen Vordefinierte Vorlage mit Kennzahlen Integriertes Benutzerkonzept 8

9 Handlungsfeld Einnahmen Das Handlungsfeld Einnahmen gibt Aufschluss über den kompletten Bereich der Einnahmen. Die unterschiedlichen Einnahmearten können gezielt analysiert werden. Typische Fragen dabei sind beispielsweise, wie sich die Zuwendungen vom Land zusammensetzen, welche Gewerbesteuereinnahmen es gibt oder wie sich die Einnahmen im Allgemeinen entwickeln. Einen schnellen Überblick über die unterschiedlichen Einnahmearten, Steuerobjekte, Branchen und Abgabenarten bietet die ABC-Analyse. Sie macht Risikoabhängigkeiten in bestimmten Branchen schnell ersichtlich und identifiziert die wichtigsten Einnahmearten und Steuerobjekte, die auf diese Weise gezielt in die strategische und operative Planung einbezogen werden können. Die Möglichkeit, die Entwicklungen der Steuereinnahmen spezifisch zu analysieren, erlaubt fundierte strategische Entscheidungen. ABC-Analyse im Handlungsfeld Einnahmen Beispielhafte Produkt-Highlights: Top-Analyse der wichtigsten Einnahmearten und Steuerobjekte ABC-Analyse der Einnahmen nach den Dimensionen Einnahmeart, Steuerobjekte, Betriebsform, Branche, Abgabenart und Objekt-Kategorie Entwicklungsübersichten Szenario-Berechnungen Handlungsfeld Kosten- und Leistungsrechnung Das Handlungsfeld Kosten- und Leistungsrechnung stellt den Kommunen die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen der Kostenträger, Kostenstellen und Kostenarten zur Verfügung. So wird der Anwender in die Lage versetzt, beispielsweise die Kostenarten und deren Buchungen zu analysieren und Abweichungen zwischen Plan und Ist sowie Abweichungen gegenüber dem Vorjahr zu untersuchen. Aber auch die Betrachtung eines Einzelkostenträgers, eines Produkts, einer Produktgruppe oder eines Produktbereichs in verschiedenen Kombinationen sind entsprechend einer über die Filterleisten getroffenen Auswahl möglich. Darüber hinaus lässt sich steuern, ob innerhalb der Analyse Mengen oder Beträge ausgegeben werden sollen. Der Anwender kann auf einen Blick die Vergleichsdaten aus der Finanzbuchhaltung mit den Werten aus der Kosten- und Leistungsrechnung überprüfen, um die Unterschiede zu erkennen. Beispielhafte Produkt-Highlights: Analyse der Kosten- und Leistungsrechnungsdaten nach unterschiedlichen Dimensionen Zusammenführung der Kosten- und Leistungsrechnungsdaten mit Finanzbuchungsdaten Abbildung von Beträgen und Mengen Vordefinierte Kennzahlen 9

10 Handlungsfeld Schulische Bildung Das Handlungsfeld Schulische Bildung stellt den Kommunen die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen der Bildung mit Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung zur Verfügung. Gleichzeitig werden aussagekräftige Statistikdaten für Schulen, Schüler und Lehrer sowie ein Soll-/Ist-Vergleich zum Schulraumkonzept realisiert. Aufwändige Statistiken zur Erfüllung der gesetzlichen Reportingpflichten über Schulen, Schüler und Lehrer stehen standardisiert bereit. Informationen des Statistischen Landesamtes und weitere Daten der Kommune, z. B. über Fahrschüler, Herkunftsgemeinde der Schüler, Betreuung, Schüleranmeldungen und Sprachförderung, vervollständigen den Datenbestand. Dashboard Abschlüsse und Übergänger (1) und Statistik für Schüler im Handlungsfeld Schulische Bildung (2) (1) (2) Die Grundsätze für die Aufstellung von Raumprogrammen für allgemeinbildende Schulen und Förderschulen sind als Soll-Vorgaben hinterlegt und werden mit den tatsächlich zur Verfügung stehenden Räumen abgeglichen. Durch die Ergänzung der Einwohnerdaten können alle bildungsrelevanten Informationen direkt in Bezug gesetzt werden und ergeben damit wichtige Indikatoren auch für kommunale Vergleiche und Entwicklungen. Das Steuerungskennzahlenkonzept generiert wichtige Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und/oder ermittelt werden kann. Auf unterschiedlichen Verdichtungsstufen werden beispielsweise Kennzahlen wie Erträge je Schüler, Schulaufwendungen je Einwohner oder Bildungsunterstützung je Schüler ermittelt. Beispielhafte Produkt-Highlights: Automatische Verarbeitung der Daten vom Statistischen Landesamt Finanzdaten mit Bezug zu bildungsrelevanten Informationen Standardisierte Bereitstellung von statistischen Daten zur Vereinfachung von Meldepflichten Bereitstellung der Daten für kommunale Vergleiche, z. B. Vergleichsringe Soll-/Ist-Vergleich zum Schulraumkonzept 10

11 Handlungsfeld Vorschulische Bildung Das Handlungsfeld Vorschulische Bildung stellt den Kommunen die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen der Vorschulen, wie z. B. Kindergärten, Kinderkrippen etc., zur Verfügung. Alle relevanten Finanzdaten können heruntergebrochen bis auf die einzelne Kindertageseinrichtung analysiert werden. Die Datenübernahme in das Analyse- und Steuerungssystem erfolgt automatisch aus dem Vorverfahren, wie z. B. ekita bzw. aus der Selbsterfassung der Kommune. Plan- und Forecast-Werte reichern die Ist-Daten an. Voraussichtliche Entwicklungen von demografischen Werten werden somit deutlich und ermöglichen eine frühzeitige Planung bzw. Reaktion. Durch die Ergänzung der Einwohnerdaten lassen sich alle vorschulrelevanten Informationen direkt in Bezug setzen. Damit ergeben sich wichtige Indikatoren auch für kommunale Vergleiche und Entwicklungen. Die Daten der Kinder werden nach unterschiedlichsten Kriterien abgebildet, z. B. Religionszugehörigkeit, Altersklassen, Staatsangehörigkeit, Schulpflicht, Gebührenklasse. Umfassende Informationen zu den Gruppen, Betreuungszeiten und Betreuungsformen ermöglichen, die Platzbereitstellung frühzeitig zu koordinieren. Das Steuerungskennzahlenkonzept generiert wichtige Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb einer Organisation gemessen und /oder ermittelt werden kann, beispielsweise Erziehungsaufwendungen je Einwohner, Erziehungserträge je Einwohner, Investitionsvolumen je Kind, Kinder je Erzieher(in) etc. Beispielhafte Produkt-Highlights: Überführung von z. B. statistischen Kinderdaten Kombinierte Auswertungen zu finanziellen, demografischen und statistischen Kinderdaten bis hin zu Prognosen Entwicklungsübersichten inkl. Prognosen für eine fundierte Platzplanung Unterstützung bei Implementierungskonzepten und Organisationsberatung Unser auf das Informationsmanagement spezialisiertes INFOMA Consulting-Team unterstützt Sie umfassend bei der Implementierung einer für Sie geeigneten Lösung. Dabei stehen folgende Bereiche besonders im Fokus: Ganzheitliche und individuelle Beratung nicht nur die Technologie, sondern Ihre Strategie und die Wirtschaftlichkeit Individuelle Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse sowie Unterstützung bei der Erarbeitung von Handlungsempfehlungen Review vorhandener Auswertungen, Schwachstellenanalyse, Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen Einführungsplanung und -begleitung sowie Projektleitung und Schulung der Mitarbeiter Unterstützung bei der Definition eigener strategischer Zielgrößen und Ableitung eines Kennzahlensystems Unterstützung und Beratung im Aufbau eines strategischen Handlungskonzepts Fazit Nur wenn die Systemauswahl, die organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf die Verwaltung und die Organisation optimal erfolgen, lässt sich ein hohes Nutzungspotenzial generieren. 11

12 03 / 2012 visuelle kommunikation paqui garcía-arias Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Phone Fax web Geschäftsstellen Deutschland Berlin Düsseldorf Hannover Limburg München Schweiz Rotkreuz FRITZ & MACZIOL : INFOMA, Part of Imtech N.V., Gouda, NL

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