Merkblatt Betriebsausgaben-ABC

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1 Merkblatt Betriebsausgaben-ABC CONTAX HANNOVER Steuerberatungsgesellschaft Partnerschaftsgesellschaft mbb Dr. Horst Garbe Christina Haß Gerhard Kühl Hans-Böckler-Allee Hannover Telefon Telefax Alte Lindenstraße 9a Neustadt/Mardorf Telefon Telefax info@contax-hannover.de

2 Kapitelübersicht Seite I. Definition 2 II. ABC der Betriebsausgaben 2 III. Abschließende Bemerkung 10 Seite 2 von 10

3 I. Definition Betriebsausgaben sind gem. 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern unabhängig von der Gewinnermittlungsart, jedoch ggf. zu unterschiedlichen Zeitpunkten, den Gewinn. Zum Teil sind Betriebsausgaben steuerlich nicht oder nur beschränkt abzugsfähig. ll. ABC der Betriebsausgaben Abfindungen Unabhängig von der Bezeichnung einer Leistung als Abfindung, Entschädigung oder Abstandszahlung liegt nach ihrem wirtschaftlichen Gehalt eine Betriebsausgabe vor, wenn der Grund für die Entstehung des Anspruchs aus der Sicht des Leistenden im betrieblichen Bereich liegt. Hierunter fallen z. B. vertragliche Kündigungsabfindungen oder die Aufgabe eines Mietrechts. Abwehrkosten Aufwendungen, die geeignet sind, Schaden vom Betrieb abzuwehren, wie z. B. zur Vermeidung einer Rufschädigung des Firmennamens, sind Betriebsausgaben. Anlaufkosten Kosten vor Betriebseröffnung zur Gründung, Ingangsetzung oder Erweiterung des Geschäftsbetriebs wie z. B. Planung, Aufbau einer betrieblichen Organisation, Werbemaßnahmen, Entwicklungskosten, Gebühren oder Finanzierungskosten sind Betriebsausgaben, sofern sie nicht als Anschaffungs- oder Anschaffungsnebenkosten eines Wirtschaftsgutes zu aktivieren sind. Die Grundsätze gelten auch, wenn die Aufwendungen vergeblich waren. Anschaffungskosten Aufwendungen für die Anschaffung eines betrieblich genutzten Wirtschaftsgutes sind zwar durch den Betrieb veranlasst, können aber bei zu aktivierenden abnutzbaren Wirtschaftsgütern nicht sofort, sondern erst über die Nutzungsdauer verteilt als Abschreibung gewinnmindernd berücksichtigt werden. Bei nicht abnutzbaren Wirtschaftgütern wie Grund und Boden wirken sich die Anschaffungskosten erst bei Verkauf oder Ausscheiden des Wirtschaftsgutes als Minderung des dann zu versteuernden Veräußerungserlöses oder Entnahmewertes aus. Arbeitslohn Aufwendungen für Arbeitslohn an beschäftigte Arbeitnehmer sind regelmäßig betrieblich veranlasst und daher auch unabhängig von der Versteuerung beim Arbeitnehmer als Betriebsausgaben abzugsfähig. Auf die Art der Aufwendungen, die Angemessenheit und die Bezeichnung kommt es nicht an. Maßgeblich ist immer der tatsächliche Aufwand. Arbeitsmittel Aufwendungen für Arbeitmittel sind bei tatsächlicher Verwendung für die betriebliche Tätigkeit entsprechend ihrer Art und ihrem Verwendungszweck Betriebsausgaben. In der Regel wird es sich um geringwertige Wirtschaftsgüter handeln, die nicht zu aktivieren sind. Seite 3 von 10

4 Arbeitszimmer Ein häusliches Arbeitszimmer, das für betriebliche Zwecke genutzt wird, kann unter den Voraussetzungen des 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG als Betriebsausgabe abziehbar sein. Aufsichtsratvergütungen Gem. 10 Nr. 4 KStG sind Aufsichtsratvergütungen nur zur Hälfte abzugsfähig. Ausgleichszahlungen Ausgleichszahlungen an außenstehende Anteilseigner in Organschaftsfällen dürfen den Gewinn nicht mindern. Berufsverbände Beiträge an Berufsverbände sind bei einem betrieblichen Bezug als Betriebsausgaben abzugsfähig. Beratungskosten Bei betrieblicher Veranlassung sind Beratungskosten jeder Art, z. B. bei einem Anwalt oder Unternehmensberater, als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern diese nicht als Anschaffungsnebenkosten zu qualifizieren und damit zu aktivieren sind wie z.b. bei Beratungen in Zusammenhang mit dem Kauf eines Unternehmens. Bewirtungskosten Bewirtungskosten können nur bei geschäftlicher Veranlassung unter den weiter einschränkenden Voraussetzungen des 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG in Höhe von 70 v.h. der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden. Disagio Bei Marktüblichkeit ist ein Disagio oder Damnum bei der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG als zinsähnlicher Aufwand sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig, ansonsten über eine Rechnungsabgrenzung auf die Laufzeit zu verteilen. Letzteres gilt bei Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 EStG (Jahresabschluss) stets. Darlehen Die Gewährung und die Rückzahlung eines Darlehens bleiben als Vorgänge auf der Vermögensebene bei der steuerlichen Gewinnermittlung unberücksichtigt. Betriebsausgaben können aber bei Erlass einer Darlehensforderung aus betrieblichen Gründen entstehen. Gehört die Darlehensverbindlichkeit zum Betriebsvermögen, sind die dafür gezahlten Zinsen Betriebsausgaben. Kursgewinne bzw. verluste bei Fremdwährungsdarlehen sind als Betriebseinnahme bzw. ausgabe zu erfassen. Doppelte Haushaltsführung Einen doppelten Haushalt führen Personen, die beruflich außerhalb des Orts, an dem sie wohnen, tätig sind und an diesem Ort bzw. in dessen unmittelbarer Nähe eine Zweitwohnung haben. Seite 4 von 10

5 Notwendige Mehraufwendungen aus Anlass einer betrieblich veranlassten doppelten Haushaltsführung, z. B. für Verpflegung, Fahrtkosten und Übernachtung, können unter weiteren besonderen Voraussetzungen als Betriebsausgaben abzugsfähig sein. Drittaufwand Wird betrieblicher Aufwand zur Erzielung von Einnahmen von einer anderen Person getragen, so sind die Aufwendungen grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Allerdings korrigiert der BFH diesen Grundsatz teilweise durch eine abweichende Zurechnung der Aufwandstragung. Durchlaufende Posten Im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmte und verausgabte Gelder sind keine Betriebseinnahmen bzw. ausgaben, z. B. Gerichtskostenvorschüsse eines Mandanten an einen Rechtsanwalt. Einlagen/Entnahmen Einlagen/Entnahmen beruhen nicht auf einer betrieblichen Tätigkeit und sind daher grundsätzlich keine Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben. Anders verhält es sich bei Sacheinlagen bzw. ausgaben. So stellt die Einlage/Entnahme von Waren eine Betriebseinnahme bzw. -ausgabe dar. Erstattung von Betriebsausgaben Werden abziehbare Betriebsausgaben durch Dritte ersetzt, bleibt der frühere Betriebsausgabenabzug unberührt. Ggf. sind die Ersatzleistungen jedoch als Betriebseinnahmen steuerpflichtig. Erbfall Der Erbfall ist ein grundsätzlich privater Vorgang ohne Auswirkungen auf den betrieblichen Bereich. So sind z. B. Beratungskosten über ein Testament oder Prozesskosten in Nachlasssachen, auch soweit Betriebsvermögen betroffen ist, keine Betriebsausgaben. Allerdings können sich betriebliche Folgen bei einer Erbauseinandersetzung ergeben. Fachliteratur Bei ausschließlicher oder nahezu ausschließlicher beruflicher Veranlassung sind Aufwendungen für Fachliteratur Betriebsausgaben. Hier ist insbesondere die Abgrenzung zu einer evtl. privaten Mitveranlassung von auch allgemeinbildender Literatur problematisch. Fahrtkosten Die Abzugsfähigkeit von Fahrtkosten als Betriebsausgaben ist für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nur beschränkt, im Übrigen bei Geschäftsreisen nach Dienstreisegrundsätzen möglich. Finanzierungskosten Alle Aufwendungen für die Beschaffung und den Erhalt von Kreditmitteln sind bei Aufnahme des Darlehens für betriebliche Zwecke als Betriebsausgaben abzugsfähig. Sie gehören nicht zu den Anschaffungskosten des mit dem Darlehen finanzierten Wirtschaftsgutes. Die Kosten sind bei Seite 5 von 10

6 Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich ggf. über die Laufzeit des Darlehens abzugrenzen. Förderung staatspolitischer Zwecke Aufwendungen zur Förderung staatspolitischer Zwecke sind keine Betriebsausgaben. Fortbildungskosten Alle Aufwendungen z. B. für Lehrgangsgebühren, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtung für die eigene Fortbildung und für die der beschäftigten Arbeitnehmer sind Betriebsausgaben. Eine betriebliche Veranlassung wird regelmäßig gegeben sein. Ggf. müssen Fortbildungskosten von allgemeinbildenden Ausbildungskosten abgegrenzt werden. Freiberufler wie Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater Bei der Erfassung von Aufwendungen als Betriebsausgaben bei Freiberuflern wie Ärzten, Rechtsanwälten und Steuerberatern ergeben sich keine Besonderheiten. Gästehäuser Aufwendungen für Gästehäuser sind keine Betriebsausgaben. Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter Aufwendungen, die durch die betriebliche Nutzung eines gemischt genutzten Wirtschaftsgutes entstehen, sind Betriebsausgaben, auch wenn das Wirtschaftsgut nicht Betriebsvermögen ist. Geschäftsreise Die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen anlässlich einer betrieblich veranlassten Geschäftsreise als Betriebsausgaben richtet sich nach Dienstreisegrundsätzen. Geschenke Steuerlich können Geschenke nur eingeschränkt abgezogen werden. Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller einem Empfänger in einem Wirtschaftsjahr zugewendeten Geschenke insgesamt 35,00 Euro nicht übersteigen. Diese Einschränkung gilt aber nur für Nicht-Arbeitnehmer. Geschenke an eigene Arbeitnehmer können uneingeschränkt abgezogen werden (Allerdings löst dieses bei Überschreitung bestimmter Grenzen als Sachlohn Lohnsteuer und Sozialabgaben aus). Um prüfen zu können, ob die Grenze von 35,00 Euro überschritten wurde, sind alle Geschenke eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Ob bei der Bestimmung dieser Grenze die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt ab von der Vorsteuerabzugsberechtigung. Kann Vorsteuer abgezogen werden, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Sofern die Umsätze nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, ist für die 35,00-Euro-Grenze der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich. Hinterziehungszinsen Hinterziehungszinsen dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Seite 6 von 10

7 Incentives Aufwendungen in Form von sog. Incentives, die ein Unternehmer seinen Arbeitnehmern oder seinen Geschäftsfreunden und Kunden zuwendet, um bestimmte betriebliche Ziele wie z. B. Umsatz-, Gewinn- oder Leistungssteigerungen zu erreichen, sind Betriebsausgaben. Sie können z. B. als Sach- und Geldprämien, Verlosungen, Rabatte oder Incentiv-Reisen gewährt werden. ACHTUNG: Die erhaltenen Zuwendungen müssen vom Empfänger z. T. als Einnahme erfasst und versteuert werden. Alternativ können diese Aufwendungen durch den Geber u. U. mit 30 % pauschal besteuert werden ( 37b EStG). Jagd, Fischerei, Yachten Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten oder ähnliche Zwecke sind keine Betriebsausgaben. Kinderbetreuungskosten Ab 2006 sind erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten gem. 4f EStG begrenzt als Betriebsausgaben abzugsfähig. (gilt bis einschließlich 2011, ab 2012 Sonderausgabe) Kleidung Aufwendungen für Kleidung können bei Nachweis einer ausschließlich betrieblichen Nutzung als Arbeitsmittel Betriebsausgaben sein. Krankheitskosten Krankheitskosten können bei einem eindeutigen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit oder bei typischen Berufskrankheiten als Betriebsausgaben abzugsfähig sein. Leasing Die steuerliche Behandlung von Leasingraten ist davon abhängig, wem der Leasinggegenstand zuzurechnen ist. Miete Mietaufwendungen für betrieblich genutzte Gebäude oder Räume sind Betriebsausgaben. Nachträgliche Betriebsausgaben Nachträgliche Betriebsausgaben sind nur ausnahmsweise betrieblich veranlasst (z. B. spätere Zinszahlungen auf betriebliche Verbindlichkeiten). Ansonsten sind sie in der Regel nicht mehr betrieblich veranlasst. Negative Betriebseinnahmen Zurückgezahlte Betriebseinnahmen sind als betriebliche Aufwendungen abziehbar, soweit die Betriebseinnahmen steuerpflichtig waren. Seite 7 von 10

8 Pauschalen Abgesehen von gesetzlich geregelten Einzelfällen wie z. B. bei den Fahrtkosten oder bei einer doppelten Haushaltsführung gibt es keinen allgemeinen Betriebsausgabenpauschbetrag. Allerdings lässt die Finanzverwaltung teilweise pauschale Abzüge aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung zu: Bei einer wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Tätigkeit (auch Vortrags-, Lehr- oder Prüfungstätigkeit) als Nebentätigkeit werden 25 v. H. der Betriebseinnahmen, höchstens 614,00 Euro, als Betriebsausgaben zugelassen. Bei einer schriftstellerischen oder journalistischen Haupttätigkeit beträgt der pauschale Betriebsausgabenabzug 30 v.h. der Betriebseinnahmen, höchstens 2.455,00 Euro. Außerdem gibt es Sonderregelungen für Tagesmütter (die Betriebsausgabenpauschale wird ab 2009 von bisher 246,00 Euro auf 300,00 Euro pro vollzeitbetreutem Kind und Monat bei einer Betreuungszeit von 8 Stunden und mehr erhöht; bei weniger Stunden verringert sich die Pauschale anteilig), selbständige Hebammen sowie für Portokosten, Büromaterial und Telefonkosten bei einer Tätigkeit in geringem Umfang, soweit diese angemessen und glaubhaft sind. Rabatte, Boni, Skonti Gewährte Rabatte, Boni, Skonti und Nachlässe aufgrund von Mängelrügen mindern in der Regel die Betriebseinnahmen für die verkauften Wirtschaftsgüter und sind daher nicht gesondert als Betriebsausgabe zu erfassen. Rechtsverfolgungskosten Aufwendungen im Zusammenhang mit der Rechtsverfolgung betrieblicher Ansprüche oder zur Abwehr von gegen den Betrieb erhobenen Ansprüchen sind Betriebsausgaben. Reisekosten Die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen anlässlich einer betrieblich veranlassten Geschäftsreise als Betriebsausgaben richtet sich nach Dienstreisegrundsätzen. Schadensersatz Liegt der Rechtsgrund für eine Schadensersatzleistung in der betrieblichen Tätigkeit oder ist der Schaden betrieblich veranlasst, so sind Ersatzzahlungen an Dritte Betriebsausgaben. Schätzung von Betriebsausgaben Steht fest, dass Ausgaben offensichtlich angefallen sind, kann die Höhe der Betriebsausgaben geschätzt werden. Schuldzinsen Alle Aufwendungen, die für die Überlassung von Fremdkapital gezahlt werden, sind bei betrieblicher Veranlassung der Darlehensaufnahme Betriebsausgaben, sofern nicht Überentnahmen getätigt wurden (Zweistufige Prüfung). Nach dem Unternehmensteuerreformgesetz 2008 wird der Betriebsausgabenabzug allerdings durch eine Zinsschranke Seite 8 von 10

9 eingeschränkt. Danach sind Zinsaufwendungen bis zur Höhe des Zinsertrags desselben Wirtschaftsjahres, darüber hinaus nur bis zur Höhe von 30 v.h. des um die Zinsaufwendungen und die Abschreibungen erhöhten und um die Zinserträge verminderten maßgeblichen Gewinns (maßgeblich ist somit das sog. EBITDA) abzugsfähig (ab Möglichkeit eines EBITDA- Vortrags). Diese Einschränkung gilt nicht, wenn die Zinsaufwendungen, soweit sie die Zinserträge übersteigen, weniger als drei Millionen Euro betragen oder der Betrieb nicht zu einem Konzern gehört. Nicht abziehbare Zinsaufwendungen können über ein Feststellungsverfahren vorgetragen werden (Zinsvortrag). Sonderbetriebsausgaben von Einzel- und Personengesellschaften Aufwendungen i.s.v. 15 Abs. 1 Nr. 2 EStG sind als Betriebsausgaben des betreffenden Gesellschafters zu erfassen. Sponsoring Gewährt ein Unternehmer jemandem Geld oder geldwerte Vorteile zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschaftspolitischen Bereichen, so kann das damit verbundene Streben nach Werbung, positiver Öffentlichkeitsarbeit oder wirtschaftlichen Vorteilen zu abzugsfähigen Betriebsausgaben führen. Steuern Betriebliche Steuern können Betriebsausgaben sein. Nach dem Unternehmensteuerreformgesetz 2008 sind die Gewerbesteuer sowie die darauf entfallenden Nebenleistungen ab 2008 nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig. Private Steuern wie z. B. die Einkommensteuer und die Erbschaftsteuer dürfen den Gewinn nicht mindern. Strafen Strafen und Geldbußen dürfen den Gewinn nicht mindern. Das gilt nicht, soweit der wirtschaftliche Vorteil, der durch den Gesetzesverstoß erlangt wurde, abgeschöpft worden ist. Strafverteidigungskosten Kosten für die Verteidigung in einem Strafverfahren können als Betriebsausgaben abziehbar sein, wenn sich der Steuerpflichtige gegen einen strafrechtlichen Vorwurf wehrt, der durch sein betriebliches Verhalten veranlasst ist (z. B. im Rahmen der betrieblichen Aufgabenerfüllung). Telefonkosten Betrieblich veranlasste Telefonkosten sind Betriebsausgaben. Bei privater Mitveranlassung sind die Kosten ggf. im Schätzungswege aufzuteilen. Umsatzsteuer Die von/an einen Lieferanten, Kunden oder vom/an das Finanzamt erhaltene oder gezahlte Umsatzsteuer oder Vorsteuer ist zwar bei der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG als Betriebseinnahme und ausgabe zu erfassen, neutralisiert sich aber in der Summe. Letzteres gilt von Anfang an bei der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 EStG (Jahresabschluss). Seite 9 von 10

10 Umzugskosten Bei betrieblich veranlassten Umzügen sind die Aufwendungen hierfür wie beim Werbungskostenabzug Betriebsausgaben. Unangemessene Aufwendungen Unangemessene Aufwendungen dürfen den Gewinn nicht mindern. Verlust Verluste von betrieblichen oder privaten Wirtschaftsgütern, z. B. durch Zerstörung, Diebstahl oder Unterschlagung, sind bei betrieblicher Veranlassung, wenn also das verlustauslösende Ereignis betrieblich war, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Vertragsstrafen Vertragsstrafen sind bei betrieblicher Veranlassung Betriebsausgaben. Verzicht auf Einnahmen Verzichtet der Steuerpflichtige auf Betriebseinnahmen, z. B. bei unentgeltlicher Tätigkeit, so liegen keine Betriebseinnahmen vor. Bei Verzicht auf eine bereits entstandene und als Betriebseinnahme zu erfassende betriebliche Forderung kommt es auf die Veranlassung an: Bei betrieblicher Veranlassung entsteht bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich eine als Aufwand zu erfassende Betriebsausgabe, so dass in der Summe (durch die vorher erfasste Betriebseinnahme) keine Gewinnauswirkung vorhanden ist. Bei der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG wird der Verzicht (wie mangels Zufluss die vorherige Forderung) nicht erfasst, so dass ebenfalls keine Gewinnauswirkung entsteht. Bei privater Veranlassung entsteht ein Entnahmegewinn. Vorweggenommene Betriebsausgaben Soweit ein hinreichender betrieblicher Zusammenhang mit der erst noch aufzunehmenden betrieblichen Tätigkeit besteht, können bereits vor Betriebseröffnung entstandene Aufwendungen Betriebsausgaben sein. Wertverluste Wertverluste können bei aktivierten Wirtschaftsgütern im Betriebsvermögen zu einer Teilwertabschreibung berechtigen. Ill. Abschließende Bemerkung Das Steuerrecht ist extrem komplex und ändert sich durch neue Gesetze und Urteile permanent. Deshalb kann dieses Merkblatt nur eine unverbindliche und nicht abschließende Informationsgrundlage sein mit dem Rechtsstand April Wir beraten Sie gern! Seite 10 von 10