Plan- und Dokumentenverwaltung als abteilungs- und applikationsübergreifender Informationspool
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- Elizabeth Kohl
- vor 8 Jahren
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1 Plan- und Dokumentenverwaltung als abteilungs- und applikationsübergreifender Informationspool Gerhard Haberl, Technodat GmbH Wolfgang Gewald, Technodat GmbH Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 1
2 Dokumentenmanagementsystem (DMS): datenbankgestütze (Metadaten-)Verwaltung von Dokumenten. Funktionen auf Dokumenten Checkin/Checkout (Sperren) Versionieren Suchen und Navigieren Visualisieren (Viewing-, PreView-Formate) Berechtigungskonzept Kopplung/Integration zu anderen Produkten (Dokumententechnologien) Scanner (Erfassung) Textverarbeitung (Erzeugung) Elektronische Archivierung (Bewahrung) Intranet, Portale, Applikation (z.b. SAP, Smallworld) (Bereitstellung) Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 2
3 freie Verwaltung von Dokumenten Beliebige viele, zentral verwaltete Metadaten/Indexe Direkter Zugriff auf einzelne Dokumente/Dokumentengruppe Sperren eines Dokumentes - solange es nötig ist Hierarchische Verwaltung von Dateien Wenige, auf dem jeweiligen Datenträger verwaltete, Metadaten Zugriff über Hierarchie Sperren einer Datei nur solange in Applikation geöffnet ist Versionierung von Dokumenten Protokollierung der Zugriffe/Änderungen Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 3
4 Definition: (EN 61355) Dokument: Als Einheit behandelte Information auf einem Datenträger. Strukturierte Informationsmenge zur Betrachtung durch Menschen, die als Einheit zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann. Dokumente: eingescanntes Fax (.tif), Textdatei (.doc), Zeichnungsdatei (.dwg) Auszug aus Dokumentenstruktur/Datenbanktabellen Z.B. Stückliste/Report: Diese Information muss nicht als Datei/Dokument vorliegen, sondern wird fallweise erst beim Zugriff eines Anwenders (aus der Datenbank) erzeugt und angezeigt. Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 4
5 Definition (EN 61355): Dokumentenart: Typ eines Dokuments, definiert im Hinblick auf seinen festgelegten Informationsinhalt und der Darstellungsform. Dokumente sollten nach einem Klassifikationsschema, welches sich ausschließlich auf dem Informationsinhalt begründet, geordnet werden. Dokumente sind somit u.a. unabhängig vom Dateityp. Durch eine Klassifikation wird die Kommunikation zwischen Partner (Anwendungen) verbessert, die Dokumente austauschen müssen. Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 5
6 Metadaten: Informationen über das Dokument Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. (Feldname=Interner Name) Gruppierung Identifizierend Z.B. Kennzeichen, Plannummer, Kundennummer Beschreibend Z.B. Thema, Titel, Erstelldatum, Änderungsdatum, Prüfdatum, Autor Strukturierend Z.B. Anlagenteil, Organisation Steuernd Z.B. Aufbewahrungsfrist, Verfallsdatum, Status, Zugriffsdatum Metadateninhalte Freitext (Datum, Titel, Bemerkung) Auswahl aus Vorgabewerten (Bezeichner-)listen: Abteilungen, Anlagenteile, (Outlook-)Adressbücher (Themen-/)Begriffsstrukturen/-netze (Taxonomie, Thesauri, Ontologie, Topic Maps): Anlagenstruktur, Organisationsstruktur Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 6
7 Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 7
8 Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 8
9 Der Zugriff auf Dokumente in einem DMS kann direkt oder indirekt, über Schnittstellen, erfolgen. Direkt Produktclient: Windows-/Java-Clients Browserclient Indirekt (Kopplung/Integration) WebDAV, WebServices, HTML (http-requests), DCOM Programmierschnittstellen (APIs), C++, Java, C# Konnektoren an EAI- Informationsbus Windows Explorer: IFS (virtuelles Laufwerk) imac imac Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 9
10 Egal, welche Technik, welches Protokoll man benutzt, man muss sich über die Schnittstelle unterhalten können. Bei den Produktclients hilft Schulung (Handbücher) der Anwender. Bei Anwendungen findet Unterhaltung in einem Austauschformat über die Metadatenbezeichner (Tags, Headerfields, Schlüsselwörter, Propertynames, ) und den damit festgelegten Datenformaten (z.b. Date/Time Formate: yyyymm-dd) statt. Z.B. Author, Subject, Title, Content-Type, Content-Name, Da nicht alle Anwendungen (intern) die gleichen Tags bzw. Datenformate benutzen, es nicht für alle Metadaten Standardtags/-formate gibt, müssen Tags an den Schnittstelle (sinn gemäss) abgebildet (konvertiert, transformiert) werden (Mapping). Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 10
11 Kennzeichen Titel Zuletzt geändert am Prüfdatum ZEICHNUNGSNUMMER BENENNUNG BEARBEIT. GEPRÜFT Zeichner NAME Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 11
12 Kennzeichen Titel Zuletzt geändert am Prüfdatum Zeichner ZEICHNUNGSNUMMER BENENNUNG BEARBEIT. GEPRÜFT NAME Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 12
13 SAP/PM (siehe Vortrag Christian Seidel, IDS Scheer Austria GmbH) Kopplung erfolgt über SAP Kennzeichen (Linkinformation) GIS (Smallworld) Kopplung erfolgt über Smallworld Objekt-Id (Linkinformation) Smallworld (Windowsclient) Bidirektional Aktives Anlegen und Löschen der Links. SIAS (Intranet) Unidirektional SIAS ruft Dokumente ab. (Andere Richtung wäre von Seiten CIMGRAPH Explorer einfach möglich) CIMGRAPH Explorer Serverkomponente liefert eine xml-datei (+xsl) -> html Office, AutoCad, Visio Intranet Konvertierung dwg->dwf Ablage dwf-dateien auf den WEB-Server EASY ARCHIV (laufendes Projekt) Ruplan (geplant) Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 13
14 Information: Wahrnehmungen oder Mitteilungen, die für eine bestimmte Person zu einem bestimmten Zeitpunkt Bedeutung haben. Dokument ist eine als Einheit behandelte Information auf einem Datenträger. Was ist Wissen? Wissen ist die zielgerichtete Kombination aus Informationen, Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, die ein Mensch bewusst einsetzt, um wichtige Entscheidungen zu treffen bzw. Handlungen durchzuführen. Wissensmanagement: Managementmethoden, die das Ziel haben, den Wissensbedarf einer Organisation zu decken und den Wissensbestand so zu verwerten, dass damit die bestmögliche Wertschöpfung erzielt wird. Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 14
15 Die fünf Phasen des Anlagen-Life-Cycles Planung Bau Zulieferfirmen Anlagelieferanten Entsorgung Betrieb Instandhaltung Betreiber Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 15
16 Zeit Schnelle Informationsbereitstellung und kostengünstige Dokumentationsund Datenpflege während der kompletten Betriebsdauer Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 16
17 Die zwei Phasen der Beteiligten Projektierung und Bau der Anlage Betrieb und Wartung der Anlage Abfallprodukt Dokumentation Was wird dokumentiert? Welcher Aufwand ist notwendig? Grundlage Dokumentation Ist die Dokumentation instandhaltungstauglich? Ist die Dokumentation immer aktuell? Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 17
18 Planung Bau Inbetriebnahme, Abnahme Störungssuche, Fehlerbehebung, Freischaltung Wartungsarbeiten, Instandhaltung Nachweispflicht bei Haftungsfragen Umbauten Entsorgung Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 18
19 Pläne Beschreibungen Bescheide QM-Handbücher Normen Berechnungen etc. Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 19
20 Zeichnungen und Dokumente werden abteilungsspezifisch erstellt und verwaltet ð Hohe Personenabhängigkeit ð Es gibt viele Abteilungen, z.b. verschiedene Standorte, externe Zulieferer Dokumente werden abteilungsübergreifend benötigt Neue Dokumente werden digital erstellt Unterschiedliche Applikationen (z.b. AUTOCAD, RUPLAN, MS-Office) werden zur Erstellung von Zeichnungen und Dokumenten verwendet Viele bestehende Papierdokumente Rascher Online-Zugriff auf Dokumente nicht möglich (Archiv) Die EDV-Infrastruktur für ein DMS ist vorhanden ð Ein Dokumentenverwaltungssystem wäre gut Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 20
21 Es ist bis jetzt auch irgendwie gegangen Die Einführung eines DMS ist ein Organisationsprojekt - Abstimmung mit den betroffenen Abteilungen - Abteilungsübergreifende Standards einführen Übernahme des Dokumentenaltbestands (Papier, digital) Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 21
22 Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 22
23 Erstellen eines detaillierten unternehmensweiten Pflichtenheftes Systemauswahl Umsetzung des Pflichtenheftes (Customizing) durch den Software-Lieferanten Installation, Test und Abnahme Schulung Produktivlauf Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 23
24 Grobes Anforderungskonzept bzw. Lösung für Teilbereich Systemauswahl Erstellen eines Rahmenkonzeptes / Bebauungsplan Einführung in Schritten / Teilprojekten / Altdatenübernahme Erstellen von Konzepten Prototypen Installation, Test, Schulung Freigabe des Systembetreuers für jeweiligen Benutzerkreis è Voraussetzung: Das DMS ist funktional ausgereift und integrationsfähig Der Software-Anbieter kann Anpassungen / Integrationen sehr rasch durchführen Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 24
25 Applikation Zeichnungs- und Dokumenten-Lebenszyklus SAP SAP/PM Dokumente erstellen, verändern (Versionen) Dokumente freigegeben (read only) Dokumente archivieren Dokumente löschen GIS CAD (ECAD, MCAD) Gescannte Pläne Fotos CIMGRAPH Explorer MS-Office Komplexität, Formate Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 25
26 Personenunabhängig (abteilungsübergreifend) Suche von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien (Struktur, Beschlagwortung) Online-Zugang mit Viewer für berechtigte Benutzer ð rasch und ortsungebunden ð ohne die spezielle Applikation Versionierung, Änderungsmanagement è Sicherheit Branchenforum Salzburg AG, Juni 05 Seite 26
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