Einfach nah dran. ECM-Software für die Immobilienwirtschaft. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.

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3 Von Haus aus effizient. Perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten: wahres ECM. Immobilienwirtschaft umfasst heute weit mehr als Bau, Sanierung und Verwaltung von Immobilienobjekten. Längst ist vorausschauendes Asset Management zu einem integralen Bestandteil für Wachstum und Erfolg geworden. Die strategische Bestandsentwicklung von Immobilien, ihre systematische Wertsteigerung, die konsequente Optimierung der Kostenstruktur sowie die Entwicklung neuer Services nehmen an Bedeutung zu. Der Wohnungsmarkt ist durch den demografischen Wandel und das zunehmende Stadt-Land-Gefälle permanenten Veränderungen unterworfen. Gesetzliche Vorschriften, die in die Gestaltungsfreiheit von Vermietern eingreifen, beispielsweise Regelungen zu Mietpreiserhöhungen, erfordern noch mehr Weitblick bei Investitionsentscheidungen und zwingen die Unternehmen zu einem nachhaltigen Informationsmanagement. Das Enterprise-Content-Management-System enaio von OPTIMAL SYSTEMS leistet dazu einen wertvollen Beitrag, indem Doku mente und alle Informationen außerhalb der Dokumente effizient verwaltet werden. Das erhöht die Wirtschaftlichkeit Ihrer Organisation und unterstützt Sie dabei, den langfristigen Erfolg zu sichern. Bei der Koordination von baulichen Maßnahmen, der Mieterkommunikation oder im Vertrags- und Mahnwesen fallen große Mengen an Daten und Dokumenten an. Durch ihre weitgehende Digitalisierung und den Aufbau einer leistungs fähige IT-Infrastruktur können anfallende Informationen einfach unter nehmensweit erfasst und genutzt werden. Die ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS verteilen Informationen auf flexible Art und Weise und helfen dabei, einen großen Teil Ihrer Geschäftsprozesse zu automa tisieren. So können sich alle Mitarbeiter wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und werden von ressourcenraubenden Routinearbeiten entlastet. Näher dran: Der zukünftige Erfolg von Unternehmen der Immobilienwirtschaft hängt auch vom effizienten Umgang mit Informationen ab. Das wahre ECM schafft Freiräume und eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, die Performance Ihres Unternehmens zu verbessern. Marktchancen und Optimierungspotenziale lassen sich besser erkennen und in kürzester Zeit zielgerichtet realisieren. Die ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS passen sich perfekt gewachsenen IT-Strukturen an und binden vorhandene Software problemlos ein. Ohne lange Ein arbeitungs- oder Übergangsphasen wird aus der Verwaltung von gestern das Management von morgen. 3

4 Aus komplex wird effizient. Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse bei steigender Leistung. CAPTURE PRESERVE Extract Classify Indexing Scan COLD Import Archive Records Management Document Management Collaboration Workflow Business Process Management Integration Publishing MANAGE DELIVER Große Datenmengen verwalten Objektdaten, Wartungsdokumentation, Verträge mit Mietern und Dienstleistern: Das Dokumentenaufkommen in Unternehmen der Immobilienwirtschaft ist enorm. Jeder Vorgang egal, ob rechtlicher oder praktischer Natur muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Findet die Ablage überwiegend auf Papier statt, kommen Archive schnell an ihre Grenzen. Eine umfassende Digitalisierung löst nicht nur Ihre Platzprobleme, sondern vereinfacht auch die Suche nach Dokumenten. Smarte Posteingangs- und Postausgangslösungen, ein systematisches -Management sowie ein bewährtes Records Management sorgen dafür, dass alle Geschäftsvorgänge von Anfang an ordnungsgemäß gesichert werden ohne dass Sie sich aktiv darum kümmern müssen. Dabei ist es völlig unerheblich, aus welchen Kanälen die Dokumente stammen und in welcher Form sie das Unternehmen erreichen oder verlassen. Jedes Dokument wird automatisch Teil einer ganzheitlichen Informationsplattform, die den berechtigten Mitarbeitern immer und überall den Zugriff ermöglicht. Digitale Mieter- und Immobilienmanagementakten bündeln Informationen kontextbezogen und erhöhen so unternehmensweit die Auskunftsfähigkeit. Hochprofessionelles Adress-, CRM-Kampagnen- und Workflow-Management erleichtert Neuvermietungen und das Handling bestehender Mietverhältnisse. Verträge sicher managen Mietverträgen kommt als sensibles Dauerschuldverhältnis eine besondere Bedeutung zu. Aber nicht nur mit Mietern stehen die Unternehmen in einer engen Rechtsbeziehung, auch zahlreiche externe Dienstleis ter sind in die Bewirtschaftung und Vermarktung von Immobilien involviert. Das verlässliche Vertragsmanagement von OPTIMAL SYSTEMS sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern reduziert auch Ihren Personalaufwand erheblich. Durch die Verwendung von integrierten digi 4

5 talen Vertragsakten werden alle Verträge einheitlich und übersichtlich im ECM-System enaio abgelegt durch leistungsfähige Suchfunktionen finden Sie sofort jedes Detail. Das CRM- und Adressmanagement sowie eine umfassende TAPI-Integration schonen Unternehmensressourcen und sorgen für mehr Effizienz im Tagesgeschäft. Interne und externe Geschäftsprozesse können reibungslos ineinandergreifen selbst wenn Verträge in unterschiedlichen Versionsständen vorliegen. Klar strukturierte digitale Mieterakten und ein systematisches Records und Document Lifecycle Management erlauben eine vollständige Sicht auf den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen von der Erstellung über Vertragsanpassungen bis hin zu ihrer Vernichtung. Prozesse beschleunigen Mieteranfragen, Schadensmeldungen oder die Koordinierung von Handwerkern in der Immobilienwirtschaft fällt eine Vielzahl von Aufgaben an. Die besondere Herausforderung: Alle Leistungen müssen schnell und effektiv erbracht werden, bevor größere Sachschäden entstehen oder Bewohner ihr Recht auf Mietminderung geltend machen. Die ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind speziell auf die zeitsensiblen Prozesse der Branche abgestimmt. Digitale Mieterakten, die digitale Rechnungseingangsbearbeitung und automatisch initiierte Verteilungs- und Freigabe-Workflows beschleunigen parallel stattfindende Vorgänge und helfen Mitarbeitern, unnötige Verzögerungen und dadurch entstehende Kosten zu vermeiden. Gerade, wenn eine große Anzahl von Akteuren beteiligt ist, unterstützt wahres ECM Sie durch eine durchdachte Standardisierung dabei, die Zusammenarbeit interner und externer Mitarbeiter optimal zu managen. 5

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7 Mehr Sicherheit. Mehr Know-how. Weniger Aufwand. Dynamisches Informationsmanagement wirkt unternehmensweit. Prozessbrüche minimieren Immer noch sind in vielen Immobilienunternehmen nicht kompatible oder nur mit großem Aufwand integrierbare IT-Lösungen im Einsatz. Wenn unterschiedliche Aufgaben von verschiedenen Softwareprodukten erledigt werden, steigt die Gefahr des Auftretens kritischer Prozessbrüche und Schnittstellenprobleme. ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS hilft dabei, Insellösungen zu vermeiden und schafft die Basis für ein einheitliches Informationsmanagement. Die Anbindung verschiedener Fachanwendungen und ihre optimale Vernetzung sorgt für fehlerfreie Abläufe und ist darüber hinaus beliebig erweiterbar. Ob digitale Archivierung, smartes Wissensmanagement, Posteingangs- und Postausgangslösungen, digitales Rechnungsmanagement oder die ERP-Integration: Alle Anforderungen der modernen Immobilienwirtschaft werden in eine Softwareplattform integriert. Dabei spielt es keine Rolle, von wo aus Ihre Mitarbeiter auf das System zugreifen. Vielseitige Collaborationtools, eine variable Portalintegration und ein unkompliziertes mobiles Dokumentenmanagement über App und WebClient machen Ihre Mitarbeiter unabhängig von Abteilungs- und Standortgrenzen. Revisionssicher archivieren Bei der Produktion, Bewirtschaftung und Vermarktung von Immobilien gilt es, eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften zu beachten. Gerade Bau- und Sanierungsvorhaben und damit einhergehende Gutachten verlangen nach einer lückenlosen Dokumentation. Aber auch die Durchführung obligatorischer Wartungsarbeiten oder die jährlichen Betriebskostenabrechnungen verursachen einen immensen Aufwand bei der Beschaffung und Verwertung von Informationen. ECM-Anwendungen wie digitale Mieter-, Hausanschluss-, Projekt-, Bau- und Vertragsakten ermöglichen Ihnen einen genauso effizienten wie revisionssicheren Umgang mit sensiblen Daten. Alle Informationen und Dokumente werden nachvollziehbar abgelegt und ordnungsgemäß archiviert. Dank ausgefeiltem Retention Management und systematischem Workflow-Management können Sie sich immer sicher sein, dass Fristen und Vorhaltezeiten genau eingehalten werden. Darüber hinaus garantieren Ihnen die ECM- Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS eine uneingeschränkte Mandantenfähigkeit Daten und Dokumente einzelner Standorte oder Abteilungen werden im System strikt voneinander getrennt und können dadurch bei Bedarf auch separat ausgewertet werden. Ein klares Storage Management, eine eindeutige Rechte- und Rollenadministration und die Möglichkeit zur qualifizierten elektronischen Signatur sorgen für noch mehr Sicherheit. Wertvolles Wissen generieren Wertvolles Unternehmenswissen kann vor allem dann entstehen, wenn vorliegende Informationen intelligent verknüpft werden. Gerade in der Immobilienwirtschaft, wo häufig Objekte an unterschiedlichen Orten verwaltet werden, ist ein effizienter Informationsaustausch nicht immer gewährleistet. Verwertbare Informationen stecken in unterschiedlichen und räumlich getrennten Ablagestrukturen und sind wenn überhaupt nur schwer erfassbar. Die ECM-Software enaio von OPTIMAL SYSTEMS sorgt für eine systematische Erschließung aller Wissensressourcen. Es organisiert die Dokumentenablage und initiiert mit Hilfe von digitalen Workflows sofort nach Beendigung eines Vorgangs den nächsten logischen Schritt in der Informations- bzw. Verarbeitungskette. Der Effekt: Ihre Mitarbeiter bekommen wichtige Informationen automatisch zugespielt und sind immer auf dem neuesten Stand. Die Bündelung der Dokumente in digitalen Akten ermöglicht einen optimalen Überblick. Durch die kontextsensitive Darstellung der Informationen ist neben der Erfassung von Details auch eine ganzheitliche Sicht auf Vorgänge möglich. 7

8 Spezielle Lösungen für noch speziellere Anforderungen. Wahres ECM ist einzigartig wie unsere Kunden. alstria office REIT-AG Arena One GmbH Als eine der größten börsennotierten Immobiliengesellschaften Deutschlands mit Spezialisierung auf Akquisition, Besitz und Verwaltung von Bürogebäuden legt das 2006 in Hamburg gegründete Unternehmen besonderen Wert auf Vollständigkeit und Aktualität der Dokumentation. Der Wert von Objekten und die Qualität des Asset Managements hängen von einer Vielzahl von Einzelfaktoren ab, die mittels einer leistungsfähigen Softwareplattform noch besser erfasst und dargestellt werden sollten. Die Entscheidung fiel auf eine ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS. Zunächst wurde ein elektronischer, webbasierter Datenraum für Vermarktungszwecke eingerichtet, in dem alle wichtigen Informationen zu den Immobilien für potenzielle Investoren abrufbar sind. Ein weiterer Projektmeilenstein: die Anbindung an Fachanwendungen wie die Mietervertragsdatenbank (PANDO RA), das Objektbuchhaltungssystem (ixhaus) und die Finanzbuchhaltung (Microsoft Dynamics NAV). Lösungen: Einführung eines Dokumentenmanagement- und Archivsystems Ganzheitliche Informationsmanagementplattform mit Internetanbindung Integration von Fachapplikationen, z. B. PANDORA Höchstleistungen beim Sport und beim Informationsmanagement: Die zum E.ON-Konzern gehörige Arena One GmbH wurde im Jahr 2004 zur Bewirtschaftung der Allianz Arena gegründet und ist heute ein international tätiges Unternehmen mit über 300 festangestellten Mitarbeitern. Als zentrale Informationsplattform nutzt sie mit großem Erfolg die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS. Daten und Dokumente können seit Einführung der Lösung weitaus schneller und sicherer gefunden, verwaltet und archiviert werden die Qualität der Kundenbetreuung wurde nachhaltig verbessert. Ein überzeugendes Argument für das System von OPTIMAL SYSTEMS war die vielseitige und skalierbare CRM-Lösung. Dank einer umfassenden TAPI-Unterstützung werden die Mitarbeiter während des Kontakts permanent mit aktuellen Daten versorgt und können noch besser auf Kundenbedürfnisse eingehen. Lösungen: Migration des Alt-Archivs - und Vertragsmanagement Post- und Rechnungsbearbeitung Anbindung des ERP-System Microsoft Dynamics NAV Customer Relationship Management TAPI-Unterstützung 8

9 Näher dran: Wahres ECM ermöglicht eine beliebig tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften. Sämtliche Geschäftsprozesse können genau so modelliert werden, wie Sie es wünschen. degewo AG DEBA Deutsche Bauarchiv GmbH Digitalisierung im großen Stil: Die führende Berliner Wohnungsbaugesellschaft setzt auf die Enterprise- Content- Management-Software von OPTIMAL SYSTEMS als konzernweite Plattform. Aktuell werden annähernd analoge Mieterakten gescannt und elektronisch weiterverarbeitet. In der ersten Ausbauphase steht neben der Einführung einer digitalen Mieterakte mit integrierter Posteingangs- und Postausgangslösung die Anbindung an die bestehende IT-Landschaft im Vordergrund. Ziel der ECM-Implementierung ist es, auf ein System zurückgreifen zu können, das sowohl die rechtskonforme Archivierung als auch die Verknüpfung von digitalisierten Dokumenten mit dem vorhandenen SAP-System ermöglicht. Die Einbindung von Dokumenten in elektronische Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen ist ebenfalls in Planung. Lösungen: Digitalisierung von Akten Einrichtung digitaler Mieterakten Postein- und Postausgangslösung SAP-Integration Die DEBA ist ein Unternehmen der SKP-Planungsgruppe BAU WERK PLAN in Berlin, die von der Bauleitung über Facility Management bis hin zum spezialisierten Tief und Stahlbau europaweit Ingenieurdienstleistungen anbietet. Die DEBA hat sich innerhalb der Firmengruppe auf die Archivierung von Dokumenten jeglicher Art spezialisiert. Neben dem Dokumentenmanagement gehört auch ein ausgefeiltes Vertragsmanagement zum Dienstleis tungsspektrum. Um die perfekt passende Software-Lösung zu finden, wurden verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren geprüft zwei Jahre lang. Am Ende konnte sich die spezialisierte ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS durchsetzen. Ausschlaggebend waren die große Flexibilität, die Mandantenfähigkeit, das durchdachte Rechte system, die leichte Bedienbarkeit und die Möglichkeit, mit der integrierten Fundstellenverwaltung ein branchenunabhängiges Hybridarchiv aufzubauen. Lösungen: Hochflexible Archivlösung für alle Dokumentarten Fundstellenverwaltung Zugriff auf Dokumente über das Internet Mandantenfähigkeit Zentrales Dokumentenmanagement Zentrales Scannen einschließlich Validierung 9

10 Wissen ist das Fundament für Wachstum. Wir helfen Unternehmen, Informationen intelligenter zu nutzen. Die Immobilienwirtschaft als Branche wird immer bedeutender, sowohl gesellschaftspolitisch als auch wirtschaftlich. Obwohl eine Vielzahl von gesetzlichen Regelungen besteht, zeichnet sich der Sektor durch eine hohe Dynamik aus. Unsere spezialisierten Softwarelösungen sind deshalb genauso sicher wie flexibel ausgelegt und unterstützen Immobilienunternehmen dabei, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Sie sorgen für optimierte Arbeitsabläufe, schaffen Transparenz und wirken in allen Phasen der Informationsverarbeitung wissensbildend. So leistet unsere Software einen großen Beitrag dazu, jeden Tag effizienter zu gestalten. OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 324 Mitarbeitern und Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere Kunden Effizienzpotenziale voll ausschöpfen können. Und wir wachsen weiter. Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Unternehmen jeder Größe attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit unseren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewertungen unserer Kunden wurden wir als erstes Unternehmen zum ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc ausgezeichnet. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen: Digitales und mobiles Dokumentenmanagement Vertragsverwaltung und -management Automatisierte Vorgangsbearbeitung Dokumentenmanagement Digitale Mieter-, Hausanschluss-, Vertragsakte Immobilienmanagement -Management mit Anbindung an Outlook o. a. Groupware Collaboration Digitale Workflows (z. B. Freigaben, Bedarfsmeldungen) Anbindung an Fachanwendungen (z. B. ERP-Systeme) Qualitäts- und Wissensmanagement Compliance (revisionssichere Archivierung) Reklamationsmanagement Automat. Post- und Rechnungsmanagement Sitzungsmanagement Document Lifecycle Management Unternehmensweites Informationsmanagement und vieles mehr * Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar

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12 Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz. Kontaktieren Sie unsere Experten für die Immobilienwirtschaft. Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine an Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio für Ihre Branche, unsere Verbands mitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf unserer Website unter Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Stand 08/2014 optimal-systems.de

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