DOCUNIZE 2011 Management System für Microsoft Office Vorlagen

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1 Produktbeschreibung DOCUNIZE 2011 Management System für Microsoft Office Vorlagen COC AG Marktler Str Burghausen Germany

2 DOCUNIZE Management System für Microsoft Office Vorlagen Vorlagen-Management. Ein Thema, das letztendlich (fast) jeden im Unternehmen betrifft. Briefe, Faxe, Angebote, Rechnungen, Verträge alle Mitarbeiter, egal welcher Abteilung oder Niederlassung arbeiten mit Vorlagen. Und alle nutzen , aber auch mit CI-konformer Signatur? Marketing und Qualitätsmanagement betrifft das Thema, denn sie erstellen bzw. überwachen den Einsatz von firmenspezifischen Vorlagen, z.b. auf CI-gemäßes Erscheinungsbild, auf Aktualität der Inhalte, etc. Und die IT-Abteilung muss die schnelle Bereitstellung, Steuerung und Administration aller Dokumentvorlagen gewährleisten können. Auf dem Markt gibt es für diese Aufgabe kaum professionelle Tool-Unterstützung, am wenigsten für große Anwenderunternehmen. Die Konsequenz: Jede IT, jedes Unternehmen hat seine Eigenentwicklung im Einsatz. Der Aufwand, der entwicklungsseitig und administrativ dabei entsteht, ist vergleichsweise hoch. Office-Vorlagen professionell managen mit DOCUNIZE Es geht auch einfach mit DOCUNIZE. DOCUNIZE ist ein professionelles und intelligentes Vorlagen Managementsystem für Microsoft Office Vorlagen. Mit DOCUNIZE lassen sich neue Dokumentvorlagen zentral einbinden und bestehende zentral pflegen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, automatisch nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentvorlage. Das Produkt sorgt damit für die Einhaltung des Corporate Design und für eine stets rechtssichere Verwendung der Dokumentvorlagen. Administrations-Frontend für Vorlagen-Management Seite 2

3 Reduzierung des Administrationsaufwandes Vorlagen, Dokumente, Benutzerprofile werden zentral eingebunden, aktualisiert und administriert. Redundante Vorlagen, verschiedene Versionen werden somit automatisch vermieden. Selbst Vorlagen, die lokal auf den Notebooks liegen (z. B. bei externen Mitarbeitern) lassen sich einfach updaten. Durch Einloggen ins Firmennetz werden die Dokumentvorlagen automatisch mit dem Server synchronisiert. DOCUNIZE ist mandantenfähig. So können innerhalb eines Unternehmens die verschiedenen Standorte, Niederlassungen, Tochtergesellschaften jeweils mit ihren spezifischen Vorlagen und Mail- Signaturen bedient werden. Zeitersparnis an jedem Arbeitsplatz Studien belegen, dass ca. 30% der Arbeitszeit in Suchvorgänge investiert werden. Mit DOCUNIZE lassen sich Dokumente und Vorlagen nach Geschäftsbereichen, Abteilungen, Kategorien usw. ordnen und damit einfach finden. Gleichzeitig wird der Zugriff über Mitarbeiterprofile gesteuert. Jeder Mitarbeiter bekommt somit nur die Auswahl an Dokumenten angezeigt, die für ihn relevant ist. Das erhöht die Übersichtlichkeit und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand. Enduser-Frontend zur Vorlagen-Auswahl Wächter für Corporate Design und Rechtssicherheit Änderungen in der CI, die sich in einzelnen Vorlagen niederschlagen (z. B. ein neuer Zusatz im Logo oder neue Signaturkonventionen) können mit DOCUNIZE in Echtzeit implementiert werden. Für jede Niederlassung, auch weltweit. Ebenso zentral und automatisiert können rechtlich relevante Daten in Dokumentvorlagen z. B. Änderungen der Rechtsform, der Aufsichtsratsmitglieder in der Briefvorlage - auf den aktuellen Stand gebracht und zur Verfügung gestellt werden. Neben den Microsoft Office Vorlagen können nun auch zentral -Signaturen für Microsoft Outlook zur Verfügung gestellt werden. Dabei sind individuelle Signaturen für etwa verschiedene Unternehmensbereiche definierbar. Änderungen daran werden auch hier wiederum automatisch synchronisiert. Seite 3

4 DOCUNIZE Die Vorteile Weniger Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen + Zeitersparnis bei der Änderung von Vorlagen + Zentrale Änderungen über eine Vielzahl von Vorlagen möglich + Sofortige Verfügbarkeit von Änderungen + Reduzierung der Anzahl der zu administrierenden Vorlagen + Reduzierter Administrationsaufwand durch Multi-Language Vorlagen Dynamische Inhalte ohne Programmierung + VBA-freie Vorlagen, keine Programmierung für dynamische Inhalte + kein Office-VBA Know-how für Vorlagen-Erstellung und -Pflege erforderlich + Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Pflege Schnelle und zentrale Pflege der Vorlagen + keine Redundanz an Vorlagen, keine Verwechslungsgefahr + CI-gemäße Verwendung und Verbreitung der Vorlagen + Rechtssicherheit Konforme -Signatur + Bereitstellung einer firmenspezifischen -Signatur in Microsoft Outlook + Aktualisierung der -Signatur, etwa bei Änderung der CI + Individuelle Signaturen nach Kategorien oder Bereichen zuordenbar Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme + Permanente Verfügbarkeit der Vorlagen, auch für mobile Mitarbeiter Effizienter und strukturierter Zugriff auf Vorlagen + Optimale Übersicht über alle Vorlagen + Minimierter Suchaufwand und einfachstes Anbieten und Finden benötigter Vorlagen + Zeitersparnis durch rollengesteuertes Füllen von Datenfeldern + Einfachste intuitive Bedienung und optimale Integration in Microsoft Office Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten + Schnelles, automatisiertes Erstellen von Briefen, Faxen oder sonstigen Vorlagen- Dokumenten + Zeitersparnis bei der Vorbereitung von Vorlagen ohne Programmierkenntnisse Gesteuerte Ablage und Protokollierung von Dokumenten + Zeitersparnis beim Wiederfinden von erstellten Dokumenten + Datensicherheit und Rechtssicherheit bei der Verbreitung von Dokumenten Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung + International einsetzbar + Generieren von Multi-Language Vorlagen + Bediensprache durch User direkt auswählbar + Lokalisierung für beliebige Sprachen ohne Programmierung Zukunftssicherheit durch aktuelle Microsoft Technologie + Nutzung des Potentials des neuen Microsoft Office Formats + Einfache Anwendung durch Integration in Microsoft Office + Kompatibilität zu aktuellen und künftigen Versionen von Microsoft Office (ab Microsoft Office 2003) + Investitionssicherheit Seite 4

5 Funktionsübersicht Funktion Beschreibung Hauptfunktionen vorhanden Enduser Features Verwaltung und Aufruf von Vorlagen für Microsoft Word, Powerpoint und Excel- + Vorlagen sowie weiteren Dokument-Typen Vorlagen-Gruppierung, Vorlagen-Filter und Kategorisierung + Favoritenliste + Vorlagensuche + Bereitstellung von -Signaturen für Microsoft Outlook + Offline-Verfügbarkeit + Arbeiten mit unterschiedlichen Profilen / Rollen + Multi-Language-Fähigkeit des Enduser-Frontend + Administrator Features Grafisches Administration Tool + Modularer Vorlagen-Aufbau + Multi-Language-Fähigkeit für Vorlagen + Dynamischer Kontent (AD-, Profil-, Dokumenten-Felder) + Vorlagen-Kennzeichnung mit Meta-Daten + Flexible Definition von Vorlagen-Filtern und Kategorisierung + Zentrale Definition und Zuweisung individueller -Signaturen + Freischaltung von Funktionen auf den Clients + Synchronisation von Profildaten + Zentrale, weltweite Verteilung der Vorlagen + Vorlagen-Ablage in Datenbanken + Flexible Active Directory Schnittstelle + Microsoft Sharepoint Schnittstelle + Technical and Product Features.NET Technologie mit Kompatibilität zu künftigen Microsoft Office und Windows + Versionen Optimiert für Terminalserver-Einsatz + Nutzung des aktuellen Microsoft Office Formats (Office Open XML) + Microsoft Windows 7 Zertifizierung + Installationsroutine + Regelmäßige Programm-Updates + Professioneller Produkt-Support (Telefon, Web, Mail) + Seite 5

6 Technische Voraussetzungen Version DOCUNIZE Client Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2003 (Compatibility Pack, SP3) Microsoft Windows XP oder höher, mit: -.NET Framework VSTO Runtime SE Microsoft SQL Server Compact 3.5 (dll-dateien, lizenzfrei) Backend Microsoft SQL Server 2005 oder höher Terminalserver (optional) Microsoft Windows Server 2003 oder höher Anmerkung: Das gelieferte Client-Setup besteht aus allen benötigten Client-Komponenten (.NET Framework, VSTO Runtime und SQL Server Compact). Weitere Informationen zu DOCUNIZE und Demo-Anforderung COC AG Marktler Straße Burghausen Germany Telefon: +49 (0) docunize@coc-ag.de Seite 6