IMS Integrierte Managementsysteme: Einblick, Erfahrungen, Ausblick.

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1 IMS Integrierte Managementsysteme: Einblick, Erfahrungen, Ausblick 1

2 Lebensmittelsicherheit IFS FOOD 2008 Zertifizierte Teilsysteme QMS ISO 9001 UMS ISO AMS BS OHSAS

3 Lebensmittelsicherheit Risikomanagement Business Continuity Management Krisenmanagement Kosher, Halal Weitere Teilsysteme QMS UMS AMS 3

4 Ausgangssituation Sommer 2011: Teilsysteme, die in die Jahre gekommen sind vernachlässigte und nicht proaktiv betreute Teilsysteme entkoppelte Teilsysteme, Inseln (AMS, LM-sicherheit ) Struktur und Entwicklungsstand der einzelnen Systeme heterogen aufgrund stufenweiser Einführung, nicht- gecoachten Mitwirkenden und fehlendem roten Faden systemrelevante Dokumentation schwer zugänglich systemrelevante Dokumentation auf Must have beschränkt Dokumentationslenkung ansatzweise vorhanden 4

5 Ausgangssituation Sommer 2011: Die Aktualisierung, Pflege bzw. Weiterentwicklung der bestehenden Managementsysteme (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz, Lebensmittelsicherheit) stellt vor dem Hintergrund des starken und international ausgerichteten unternehmerischen Wachstums eine zunehmend komplexe Herausforderung für die gesamte Organisation dar. Unterschiedlicher Handlungsbedarf in den Teilsystemen und in den Organisationseinheiten: (Wieder-)Belebung Erweiterung Vertiefung Vereinfachung 5

6 Überlegungen zur Integration: Revitalisierung der Teilsysteme zu einem System mit Themenschwerpunkten Synergien zu nutzen (Dokumentation, Pflichtprozesse und elemente aus den Standards) Erhöhung der Transparenz und Reduzierung der Komplexität (Visualisierung von Prozessen, Interdependenzen und Schnittstellen, Klärung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten ) Kulturwandel anstreben: weg vom Abteilungsdenken hin zum Prozessmanagement Dokumentationsmanagement: Firmenstandard, Corporate Design und Software-Tool 6

7 Lebensmittelsicherheit Risikomanagement Business Continuity Management Krisenmanagement Kosher, Halal Addition vs. Integration der Systeme IMS (Integriertes Managementsystem) QMS UMS AMS 7

8 Projektstruktur Herbst 2011: Teilprojekt 1: Form und Templates (EIN einheitliches Layout für systemrelevante Dokumentation) Teilprojekt 2: Urgent Issues (dringende Anpassungsmaßnahmen für die bevorstehenden externen Audits) Teilprojekt 3: Modellierung der Sollprozesslandkarte (vom Gesamt-modell über die Darstellung der einzelnen Führungs-, Kern- und Supportprozesse) Teilprojekt 4: Unterstützung bei der Umsetzung/Einführung des IMS (Projektbüro, Prozessmodellierung und Synergien mit relevanten, parallel laufenden Projekten, Dokumentationsmanagement ) 8

9 Projektzeitplan und -stand Priorität 1 (Hoch) Priorität 2 (Mittel) Priorität 3 (Niedrig) Teil-Projekte TP1 (Templates) Q Quartal 1. Quartal 2. Quartal Quartal S O N D J F M A M J J A S KW 48 Audit extern 4. Quartal O N D 1. Quartal 2. Quartal Quartal J F M A M J J A S 4. Quartal O N D TP2 (Urgent Issues) TP3 (Prozesslandkarte) TP4 (Umsetzung IMS) Dead line Pflicht- Doku KW48 Audit extern KW49 Audit extern Projektleitung / LA Kick Off LA TP LA TP LA TP TP1: Form und Templates TP2: Urgent Issues TP3: Modellierung der Sollprozesslandkarte LOACKER AG TP4: Unterstützung bei der Umsetzung/Einführung des IMS 9

10 Erfahrungen / Einflussfaktoren: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 10

11 Erfahrungen: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 11

12 Projekt Support Unternehmensleitung Support Projektbüro Externe Ideen, Perspektiven Publicity 12

13 Erfahrungen: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 13

14 Systeminfrastruktur Layout / Templates (Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formulare ) Pflichtelemente (Prozesslandkarte, Dokumentationsmatrix, Agenda Management Review, Zielableitung) Software-Tool (MS SharePoint): IMS-Portal Berechtigungssteuerung Ein Arbeiten mit System ist attraktiver als ein Arbeiten am System vorbei (logischer, selbsterklärender Aufbau, easy to handle ) 14

15 Erfahrungen: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 15

16 Pilotgruppen Multiplikatoren Motivierte Fachbereiche Experimentierfreudige Fachbereiche Fachbereiche mit Leidensdruck 16

17 Erfahrungen: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 17

18 Externer Druck Gesetzliche Vorgaben (AMS, Italien): flächendeckende Bewusstseinsbildung bei Mitarbeitern, Führungskräften und Vorgesetzen zum Thema Arbeitssicherheit Behördenbesuche (AMS, Italien): Ressortübergreifende Arbeitsgruppen arbeiten an konkreten Arbeitssicherheits-Themenstellungen Audits (2nd / 3rd Party) 18

19 Erfahrungen: Projekt Kulturwandel System- Infrastruktur IMS Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 19

20 Kulturwandel Prozess- statt Abteilungsdenken Organisationswachstum: Klare Regelungen statt Zuruf Arbeitsgruppen statt Einzelkämpfer (SHARE-Point: eine Prozessseite, ein Dokument.) Hol- statt Bringschuld (SharePoint) 20

21 Erfahrungen / Einflussfaktoren: Projekt Coaching (Einzeln, in Gruppen) Moderation Kulturwandel IMS System- Infrastruktur Motivationsund Ideengeber Externer Druck Pilotgruppen Multiplikatoren 21

22 Ausblick: Positives Feedback - sowohl von extern als auch intern - für Weiterentwicklung und Optimierung des IMS-Portals nutzen Begeisterung übertragen ( Kritische Masse ) Prüfung von Projekten auf IMS-Relevanz: Pflichtelement im Projekt-und Portfoliomanagement Visualisierung der Systemintegration über Symbole IMS- Marketing : Artikel in der Firmenzeitschrift, Schulungsprogramm 2014, Ressourcen-Erweiterung ( HSE-Manager ) auch in Hinblick auf die Themen Energiemanagement und Nachhaltigkeit 22