- Leseprobe - Umweltmanagement im Dienstleistungsbereich Beispiel Hochschulen. Praxiswissen Umweltmanagement

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1 Praxiswissen Umweltmanagement Urte Ketelhön, Ingo Holzkamm, Joachim Müller Umweltmanagement im Dienstleistungsbereich Beispiel Hochschulen

2 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN by TÜV Media GmbH, TÜV Rheinland Group, Köln 2012 TÜV, TUEV und TUV sind eingetragene Marken. Eine Nutzung und Verwendung bedarf der vorherigen Zustimmung. Gesamtherstellung: TÜV Media GmbH, Köln 2012 Den Inhalt dieses E-Books finden Sie auch in dem Handbuch Der TÜV-Umweltmanagement-Berater, TÜV Media GmbH, Köln. Die Inhalte dieses Werks wurden von Verlag und Autor nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und zusammengestellt. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden. Gleiches gilt auch für Websites, auf die über Hyperlinks verwiesen wird. Es wird betont, dass wir keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Formulierungen der verlinkten Seiten haben und auch keine Verantwortung für sie übernehmen. Grundsätzlich gelten die Wortlaute der Gesetzestexte und Richtlinien sowie die einschlägige Rechtssprechung.

3 Umweltmanagement im Dienstleistungsbereich Beispiel Hochschulen von Urte Ketelhön, Ingo Holzkamm, Joachim Müller An deutschen Hochschulen (Universitäten, Fachhochschulen und vergleichbare Einrichtungen) sind zum Jahr 2010 ca. 2,2 Millionen Lernende immatrikuliert. Damit tragen Hochschulen eine besondere Verantwortung für die Umwelt. Ihre Verpflichtung, sich dem Umweltschutz aktiv zu stellen, haben die Hochschulen als Aufgabe erkannt. Unter anderen haben einige deshalb ein Umweltmanagementsystem eingeführt. Durch ihr eigenes Handeln in ihrer Organisation sowie in Forschung und Lehre können Hochschulen zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen. Als öffentliche Einrichtung und Bildungsstätte haben sie ebenfalls eine Vorbildfunktion für die nächste Generation. Eine Hochschule mit ihren flachen Strukturen und dezentralen Einheiten stellt an die Einführung eines Umweltmanagementsystems gesonderte Anforderungen. Dies spiegelt sich in allen Phasen des Systemablaufs von der Planung, der Umsetzung, der Bewertung und dem daraus resultierenden aktiven Handeln zur Verbesserung wider, welche der vorliegende Beitrag beschreibt: 1. Plan: Planung und Konzeption 2. Do: Organisation und Umsetzung 3. Check: Messen und Bewerten 4. Act: Maßnahmen zur Verbesserung TÜV Media GmbH Seite 1

4 1 Planung und Konzeption 1.1 Rahmenbedingungen Komplexität verbunden mit dezentralen Strukturen Aufbau und Organisationsstruktur Merkmale einer Hochschule Hochschulen als Institutionen, hiermit sind Universitäten, Fachhochschulen und vergleichbare Einrichtungen gleichermaßen gemeint, sind in der Regel öffentlich-rechtliche Körperschaften. Die Träger der einzelnen Verantwortungshierarchien sind dabei sehr weit gefächert. Das Hochschulrecht und somit die Vorgabenkompetenz für die Hochschulen liegt bei den Ländern. Eine Hochschule ist ein sehr komplexes Gebilde, was sich in den Verantwortlichkeiten niederschlägt. Aus diesem Grunde sind Hochschulen von dezentralen Strukturen und flachen Hierarchien geprägt. Eine Hochschule gliedert sich mit ihren Aufgaben in die Bereiche Forschung, Lehre und Weiterbildung sowie die zentrale Hochschulverwaltung. Daneben kann es noch gesonderte zentrale Einrichtungen, wie z. B. die Bibliothek und auch spezielle (Forschungs)Institute, geben. Der Bereich Forschung und Lehre, das Grundcharakteristikum einer Hochschule, ist in Fachbereiche bzw. Fakultäten untergliedert. Die Hochschule bildet für Forschung und Lehre den organisatorischen Rahmen. Die zentrale Hochschulverwaltung hat die Aufgabe der grundsätzlichen Betriebsorganisation und fungiert damit als interner Dienstleistungsbetrieb. Ihr steht ein(e) Kanzler(-in) oder Vizepräsident(-in) als Verwaltungschef(-in) vor Entwicklung des Umweltmanagements an Hochschulen bis heute Die Entwicklung des Umweltschutzes an Hochschulen kann seit den 1980er-Jahren in mehreren Phasen beschrieben werden (eine ausführliche Darstellung bei Müller, 2006). TÜV Media GmbH Seite 2

5 erste Schritte in der Aufbauund Ablauf - organisation Integration normierte Verfahren umsetzen wachsenden Anforderungen begegnen Zu Beginn der Thematisierung des Umweltschutzes stand oftmals die Aufgabe, die Sonderabfallentsorgung in den Hochschulen zu organisieren, zentrale Sammeleinrichtungen zu schaffen und die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Hintergrund war, dass auch Hochschulen in den Geltungsbereich der ersten Gesetzgebungen im Umweltbereich fielen und diese umsetzen mussten. Demzufolge und aus der Notwendigkeit, für die einzelnen Aufgaben Verantwortlichkeiten zu benennen, erfolgte die Festlegung einer Aufbau- und Ablauforganisation im Umweltschutz. Damit hat die Professionalisierung der Aufbau- und Ablauffunk - tionen begonnen. Häufig wurde der Umweltschutz aufgrund vorhandener Schnittstellen dem bereits vorhandenen Arbeitsschutz zugeordnet. Synergien konnten positiv genutzt werden. Mit dem Einzug der Normen und Verordnungen zum Umweltmanagementsystem Mitte der 1990er-Jahre begann die Auseinandersetzung mit den dort gestellten Anforderungen, die systematisch in die einzelnen Abläufe und Bereiche zu integrieren waren. Die erste Hochschule mit einem validierten System nach EMAS war die HTWS Zittau/Görlitz im Jahr Nach diesem Startschuss folgten Anfang der 2000er-Jahre weitere Universitäten wie Lüneburg, Paderborn und Bielefeld. Von den bundesweit 409 (WS 2009/2010, Statistisches Bundesamt) Hochschulen können 12 Hochschulen bzw. 3 % ein validiertes bzw. zertifiziertes Umweltmanagementsystem vorweisen. Die Hochschulen müssen den stetig steigenden Anforderungen seitens des Gesetzgebers und der Gesellschaft in der praktischen Umsetzung gerecht werden. Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt an Bedeutung und das Betrachtungsfeld wird durch die Initiative von Protagonisten erweitert. TÜV Media GmbH Seite 3

6 Ebenfalls ist zu beachten, dass sich eine Hochschule nicht dem allgemeinen Trend des aktiven Umweltschutzes entziehen kann. Klimaschutz, Einsparung von Ressourcen, Nutzung von sauberen Energien, dies alles sind Themen, die aktuell in der Gesellschaft und somit auch in einer Hochschule besprochen und ernst genommen werden müssen. Die gesellschaftli- Alleinstellungsmerkmal herausbilden Kostentransparenz gesellschaftliche Verantwortung wahrnehmen Umweltschutz im Trend Bedeutung und Nutzen eines Umweltmanagements Hochschulen stehen in einem zunehmenden Maße zueinander im Wettbewerb. Dadurch bedingt sich nicht zuletzt auch für die Profilbildung die Notwendigkeit, sich durch ein Herausbzw. Alleinstellungsmerkmal, wie etwa der ökologischen Nachhaltigkeit, von anderen abzuheben. Dazu zählt u. a. die Einführung eines Umweltmanagementsystems. Viele Hochschulen konzipieren in diesem Zusammenhang Studiengänge mit einer umweltwissenschaftlichen Ausrichtung. Auch durch den immer größer werdenden Anteil der Drittmittelforschung, welche Ökologie- und Nachhaltigkeitsthemen in die Forschungsvorhaben integrieren, gewinnt das Thema für die Hochschule an Bedeutung. Mit sinkenden Finanzmitteln und der Forderung nach mehr Eigenverantwortlichkeit der Hochschulen müssen die Prozesse nach innen und außen transparent gestaltet werden. An dieser Stelle gewinnt das Umweltmanagement an Bedeutung. Als öffentliche Einrichtungen unterliegen Hochschulen einer ständigen Beobachtung von außen. Hochschulen haben als Einrichtung für Forschung und Lehre und als Ausbildungsstätte für zukünftige Führungskräfte eine hohe gesellschaftliche Verantwortung. Diese Verantwortung bezieht sich auch auf den Umweltschutz. Absolventinnen und Absolventen können ihre an der Hochschule entwickelten und erlernten Kompetenzen zu den Themen Umwelt- und Arbeitsschutz im späteren Arbeitsalltag anwenden. TÜV Media GmbH Seite 4

7 Organisation Zeit che Anforderung an die Nachhaltigkeit wird durch den Umweltschutz aufgegriffen. Mit Umweltschutzaktivitäten übernimmt eine Hochschule gesellschaftliche Verantwortung. Umweltaktivitäten sollen nach außen hin transparent sichtbar werden. Hier kann ein Umweltmanagementsystem behilflich sein. Durch dieses glaubwürdige Verfahren kann eine Verlässlichkeit an das System erzielt und somit für die Außenstehenden nachvollziehbar gestaltet werden Aufwand Der Aufwand zur Einführung eines Umweltmanagementsystems kann auf vier Bereiche aufgeteilt werden. Es handelt sich hierbei um den organisatorischen, zeitlichen, finanziellen und personellen Aufwand. Bei der Abschätzung des Aufwands ist es wichtig, dass die Aspekte des Umweltschutzes in die Gesamtorganisation Hochschule mit ihren Prozessen integriert werden. Die offene Hierarchiestruktur an Hochschulen ist Herausforderung und Chance zugleich für den praktizierten Umweltschutz. Beim Aufbau und bei der Einführung ist mit Sorgfalt auf die vorhandenen Strukturen zu achten. Es sind innovative und auf Kommunikation aufbauende Instrumente erforderlich, um Umweltschutz im Alltagshandeln verankern zu können. Hochschulen müssen ihre Mitglieder überzeugen und Akzeptanz für das Umweltmanagement schaffen, insbesondere dann, wenn der Umweltschutzgedanke auch Lehre und Forschung begleiten will. Für die zeitliche Aufwandsbetrachtung ist es wichtig zu wissen, dass besonders an Hochschulen notwendige Entscheidungen oftmals einen langen und teilweise kontroversen Diskussionsprozess auf den verschiedenen Organisationsebenen durchlaufen können. Aufgrund der Vielfältigkeit und Größe einer Hochschule ist mit einem zeitlichen Aufwand von min- TÜV Media GmbH Seite 5

8 destens einem Jahr für die Einführung eines Systems zu rechnen. Dieser ist maßgeblich vom bereits vorhandenen Organisationsstand (z. B. Definition von Verantwortlichkeiten) abhängig. Finanzen Personal Vorteile von normierten Systemen Zum finanziellen Aufwand zählen bei Bedarf die externe Beratung, interne Kosten für Anschaffungen und Projekte zur Umsetzung des Umweltprogramms und die Validierungskosten durch einen Umweltgutachter. Hinzu kommen hier noch Registrierungsgebühren bei der Industrie- und Handelskammer und die Druckkosten für eine Umwelterklärung und sonstige Umweltbroschüren. Im Vorfeld sollte geklärt werden, welche Verantwortlichkeiten genutzt werden können bzw. noch zu benennen sind, um ein qualifiziertes personelles Hilfe- und Umsetzungsverfahren zu installieren. Hierfür müssen personelle Ressourcen seitens der Hochschulverwaltung sowie aus dem Bereich Forschung und Lehre zur Verfügung gestellt werden. Um den Prozess des Umweltmanagements dauerhaft installieren zu können, müssen alle Mitarbeiter/-innen aus Verwaltung, Forschung und Lehre, Studierende und Vertragspartner kontinuierlich einbezogen werden EMAS und/oder Hochschulen wie auch Unternehmen haben die Freiheit, sich individuell für die Art und Ausgestaltung des Umweltmanagementsystems zu entscheiden. Die Wahl, welches Umweltmanagementsystem, DIN EN ISO oder EMAS (Eco Management Audit Scheme), eingeführt wird, hängt häufig von individuellen Erfahrungen seitens der Entscheidungsträger ab. Einige Hochschulen (z. B. TU Berlin) haben auch ein Umweltmanagementsystem aufgebaut, ohne direkt eine Validierung oder Zertifizierung anzustreben. TÜV Media GmbH Seite 6

9 Nutzen für das Hochschulmarketing klare Strukturen festlegen Einzelinteressen berücksichtigen Im Rahmen der praktischen Umsetzung sind sich die beiden Systeme sehr ähnlich. Durch den höheren Anspruch der EMAS-Verordnung hinsichtlich der Mitarbeiterbeteiligung, der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung und der Erstellung einer öffentlichen Umwelterklärung streben Hochschulen dieses System bei der Einführung und Umsetzung häufiger an. Auch die Verwendung des EMAS-Logos als Werbemittel hat für das Marketing der Hochschulen einen wichtigen Stellenwert. 1.2 Akteure und Verantwortlichkeiten Ein zentrales Ziel im Umweltmanagement ist neben der Optimierung der umweltrelevanten Abläufe die Festlegung von Verantwortlichkeiten im Umweltschutz. Der Erfolg eines Umweltmanagements hängt vor allen Dingen von den beteiligten Akteuren und deren Engagement ab. Die Projektorganisationsstruktur umfasst in der Regel folgende Akteure: Die oberste Leitung mit dem/der Rektor/-in/Präsident/-in, den Beauftragten der obersten Leitung, einen/einer EMAS-Koordinator/-in, EMAS-Arbeitsgruppen und optionale Arbeitsgruppen zu gesonderten Themen. Die einzelnen Hochschulmitglieder können sehr unterschiedliche Interessen an der Einführung eines Umweltmanagementsystems haben. Diese verschiedenen Einzelinteressen, die von Rechtssicherheit bis zum Imagegewinn gehen, gilt es zu berücksichtigen. Jede Akteursgruppe muss gezielt angesprochen und motiviert werden. Es ist klar herauszustellen, welche Vorteile sie für sich selber nutzen können. Alle müssen in das System durch ihre Aufgaben konstruktiv eingebunden sein. Diesen Ansprüchen gerecht zu werden, bedarf von der Leitungsebene her eine besondere Sorgfalt. Ebenfalls ist zu beachten, dass der Personalrat von Beginn der Planung zur Einführung eines Umweltmanagementsystems an mit einbezogen wird. TÜV Media GmbH Seite 7