Vom Einzug zur SEPA-Lastschrift. Der Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift für Vereine

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1 Vom Einzug zur SEPA-Lastschrift Der Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift für Vereine Stand 1.0 / Januar 2013 Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr persönlicher Kundenberater zur Verfügung. Telefon: Telefax: info@spk-as.de Internet: Seite 1 von 9

2 Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereins von Wie wird zukünftig belastet? 3 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 4 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 5 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 7 Exkurs: Umstellung des Beitrageinzuges mit der Software SPG-Verein 8 8. Verwalten von SEPA-Lastschriften mittels Online-Banking 8 9. Ihre Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren 9 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 9

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitliche gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge mehr von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA- Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Da die SEPA-Zahlverfahren komplexer sind und zusätzliche Anforderungen beachtet werden müssen, empfehlen wir Ihnen, sich im Verein umgehend mit dem Thema SEPA zu beschäftigen und die notwendigen Anpassungen aktiv anzugehen. 3. Praktische Vorgehensweise anhand des Bürgerschützenvereins von 1830 Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA-Lastschrift oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Der fiktive Bürgerschützenverein von 1830 hat sein Vereinskonto bei der Sparkasse Arnsberg- Sundern. Er belastet einen Teil seiner Mitglieder einmal im Jahr den Vereinsbeitrag. Es werden 500 Mitglieder per Einzugsermächtigungsverfahren belastet. 4. Wie wird zukünftig belastet? 4.1 Einzugsermächtigungsverfahren und SEPA-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt der Schützenverein (Zahlungsempfänger) von seinen Mitgliedern (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt das Vereinsmitglied dem Schützenverein, Geld von seinem Konto einzuziehen. Das Vereinsmitglied hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückzugeben. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss der Schützenverein von seinen Mitgliedern eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Das Vereinsmitglied hat auch hier ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann der Schützenverein kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann das Mitglied bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. Die 500 Vereinsmitglieder, die per heute im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren umgestellt werden. Seite 3 von 9

4 Damit nicht von allen 500 Mitgliedern eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umwandeln kann. 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, benötigt der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss der Schützenverein eine Gläubiger-ID mit senden. Diese erscheint bei dem belasteten Vereinsmitglied zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-ID beantragt der Schützenverein kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und . An diese -adresse wird dann die Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank gesendet. Der Verein erhält von der Bundesbank eine Gläubiger-ID welche über folgenden Link beantragt werden kann: Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für den Schützenverein beantragt wird, und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jedes einzelne Vereinsmitglied seine eigene Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz muss vom Schützenverein frei vergeben werden und kann eine Mitgliedsnummer sein oder eine fortlaufende Nummer. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Mitglieds. Jedes Mitglied des Vereines erhält eine eigene Mandatsreferenz. Will ein Vereinsmitglied eine Beitragsbelastung nach Ablauf der 8 Wochen zurückgeben, so wird der Verein von seiner Sparkasse nach einem gültigen Mandat gefragt. Der Verein muss dann anhand der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz das Mandat finden und vorzeigen können. Gelingt das nicht, ist die Sparkasse gehalten, dass Geld dem Mitglied zu Lasten des Vereinskontos zu erstatten. Mandate muss der Verein daher mindestens 14 Monate im Original vorhalten, auch wenn z.b. zwischenzeitlich ein Mitglied austritt Neue Vereinbarungen mit der Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, schließt der Schützenverein zunächst mit seiner Sparkasse eine neue Vereinbarung für die Bearbeitung der SEPA-Einzugsaufträge ab. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften Die Gläubiger-ID wird in diese Vereinbarung eingetragen. Seite 4 von 9

5 Die Vereinbarungen sind in jeder Geschäftsstelle der Sparkasse zu bekommen Checkliste vor Einholen der Mandate Der Schützenverein beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jedes zu belastende Mitglied eine Mandatsreferenz schließt eine aktuelle Vereinbarung mit der Sparkasse als kontoführende Stelle ab 6. Wie erstellt der Schützenverein gültige Mandate? 6.1 Von der Einzugsermächtigung zum SEPA-Basis-Mandat Jedes Mitglied, dass bislang über den Lastschrifteinzug belastet wurde, muss über den Wechsel auf die SEPA-Basis-Lastschrift schriftlich informiert werden. Als Datum des SEPA-Basis- Mandates ist das Datum der Information des Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel zu verwenden. Soweit die Informationen im Rahmen des Lastschrifteinzugs über den Verwendungszweck (siehe 6.1.1) erfolgt, sollte das Einreichungsdatum der Gutschrift des letzten Lastschrifteinzugs im Einzugsermächtigungsverfahren und beim Briefversand (6.1.2) das Datum der Umstellungsinformation an das Mitglied verwendet werden Information über den Kontoauszug des Mitgliedes Mit dem letzten Beitragseinzug über das alte Einzugsverfahren sendet der Verein jedem Mitglied eine Nachricht, dass zukünftig über das neue SEPA-Verfahren eingezogen wird. Dabei wird bei der Erfassung der Lastschriften neben dem üblichen Verwendungszweck z. B. Jahresbeitrag noch ein weiterer Text erfasst. Verwendungszweck in einer Lastschrift (max. 27 Zeichen pro Zeile) Zeile 1 Zeile 2 Zeile 3 Zeile 4 Zeile 5 Zeile 6 Zeile 7 Zeile 8 Jahresbeitrag Unsere Glaeubiger-ID lautet DE01ZZZ M-Referenz <KU12345> Wechsel SEPA Lastschrift Erstmalig tt.mm.2014 Jaehrlicher Einzug Betrag <xx> EUR Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Die Mitteilung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Betragshöhe, Belastungsrhythmus (also jährlich, ½ jährlich usw.) und erster Belastungstag im Kontoauszug gilt einmal als Benachrichtigung des Mitgliedes über den Wechsel auf SEPA und als Vorankündigung zukünftiger Belastungen. Eine dem Verein vorliegende Einzugsermächtigung wird damit in ein SEPA-Mandat gewandelt. Seite 5 von 9

6 6.1.2 Information per Briefversand oder Übergabe: Lieber Schützenbruder <NAME>, tt.mm.jjjj zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Deine Mandatsreferenz lautet: DE <KU12345> Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <jährlich>, erstmalig zum <tt.mm.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Wenn in dem Brief Betragshöhe, Belastungsrhythmus (also jährlich, ½ jährlich usw.) und erster Belastungstag genannt wird, gilt der Brief gleichzeitig als Vorankündigung. Fehlen diese Werte, müssten alle betroffenen Mitglieder nochmals informiert werden. Die schriftliche Mitteilung, mindestens 14 Tage vor Fälligkeit (Belastungstag), ist vorgeschrieben, der postalische Versand nicht. Der Brief kann auch übergeben werden oder z. B. als Anlage dem Jahresbericht oder der Veranstaltungsübersicht für das Folgejahr beigelegt werden. Wichtig sind die persönliche Anrede und die Übergabe eines persönlichen Exemplars. Mit Übergabe oder Versand des Briefes gilt die Einzugsermächtigung als gewandelt. Eine Bestätigung des Mitgliedes ist nicht nötig. Die alte Einzugsermächtigung wird aber weiterhin vom Verein verwahrt. 6.2 Wandlung der Einzugsermächtigung Der Schützenverein schreibt die 500 Einzugsermächtigungsmitglieder an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit ergänzt das Schreiben um die Information zur Vorankündigung (Betrag, Belastungstag, Rhythmus). 6.3 Neue Mitglieder Treten nach dem Wechsel auf SEPA neue Mitglieder ein, so überreicht der Verein dem Mitglied schriftlich ein neues SEPA-Mandat mit der Bitte, dieses im Original unterschrieben dem Verein wieder einzureichen. Auch diese Mandate bewahrt der Verein auf. Muster: Seite 6 von 9

7 SEPA-Lastschriftmandat Bürgerschützenverein von 1830, für den Vorstand, Schützenstrasse 1, Schützenhausen Gläubiger-ID : Mandatsreferenz: DE <KU12345> Ich ermächtige den Bürgerschützenverein von 1830, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Bürgerschützenverein von 1830 auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vereinsmitglied: Vorname und Name Anschrift des Vereinsmitgliedes Kreditinstitut: IBAN-Nummer BIC-Nummer Ort, Datum und Unterschrift (Mitglied) Lieber Schützenbruder <NAME>, zukünftig wird der Bürgerschützenverein von 1830 den Jahresbeitrag für Deine Mitgliedschaft über das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Den Beitrag in Höhe von XX Euro belasten wir <z.b. jährlich>, erstmalig zum <tt.mm.2014>. Mit freundlichen Grüßen Für den Vorstand: 7. Wie können die Beiträge eingezogen werden? 7.1 Mandatsverwaltung Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Aus dem nationalen Einzugsermächtigungsverfahren ist man gewohnt, nach dem Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Bei dem SEPA-Lastschriftverfahren ist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch. Seite 7 von 9

8 7.1.1 Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also das Mitglied 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Das Sendedatum des Wandlungsschreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet der Schützenverein eine Lastschrift, so sendet er jedes Mal auch mit, ob mit diesem Mandat zum ersten, letzten oder wiederholten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es ansonsten zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 7.2 Einzug der Gelder Online-Banking oder Vereinsverwaltungssoftware SEPA-Lastschriften gibt es europaweit nicht auf Papier. Die Einzüge können ausschließlich elektronisch (online) bei der Bank oder Sparkasse aufgeliefert werden. Um einerseits die elektronischen Datensätze erzeugen zu können und andererseits die oben genannte Mandatsverwaltung zu meistern, ist der Einsatz einer aktuellen Zahlungsverkehrsoder Vereinsverwaltungssoftware unerlässlich. Die Datenumwandlung einer bisherigen Einzugsdatei oder der Export aus einer eigenen Datenbanktabelle in SEPA-Lastschriften ist extrem aufwändig. Einen Online-Banking-Zugang können Sie in Ihrer Sparkassen-Geschäftsstelle beantragen. Der Schützenverein überprüft, ob die Zahlungsverkehrs-/Vereinsverwaltungssoftware SEPAfähig ist. Informationen dazu sind beim Softwarehersteller einzuholen Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen SEPA-Basis-Lastschriften sendet der Verein immer bis 08:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Fälligkeitstag (Belastungstag) per Online-Banking. Grundsätzlich prüft die immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Es ist angedacht, dass alle SEPA-Lastschriften innerhalb Deutschlands einheitlich bis 08:00 Uhr am 2. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Fälligkeitstag (Belastungstag) eingereicht werden können. Die Entscheidung hierüber steht derzeit allerdings noch aus. 7.3 Exkurs: Umstellung des Beitrageinzuges mit der Software SPG-Verein Wie eine Umwandlung des Altbestandes in einer Vereinsverwaltungssoftware aussehen kann, zeigt sehr anschaulich der Leitfaden SPG-Verein-Leitfaden-SEPA zur Vereinssoftware SPG Verein. Der Leitfaden ist über den u. a Link direkt beim Programmhersteller abrufbar: 8. Verwalten von SEPA-Lastschriften mittels Online-Banking 8.1 SEPA-Sammellastschriften Über das Online-Banking-Angebot der können Sie Ihre SEPA- Einzüge zukünftig direkt im Internet verwalten und ausführen. Seite 8 von 9

9 8.1.1 Sammelbestand Einzüge können in Gruppen erfasst werden. Es lassen sich einzelne Zahlungen hinzufügen, ändern und löschen. Die fertige Gruppe (z.b. Quartal, Jahr, Sonderbeitrag Kinderfest ) können Sie entsprechend zu den Belastungsterminen ausführen. 9. Ihre Checkliste über die Umstellung des Lastschriftverfahrens Tätigkeit erledigt Bestandsaufnahme im Verein Welche und wie viele Mitglieder werden belastet? Liegen Einzugsermächtigungen vor? (13 Monate Rückgaberecht) Mandatsidentifikation erstellen Beantragen Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank Vergabe Mandatsreferenzen für jedes Mandat Vereinbarungen mit der Sparkasse treffen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Korrespondenz mit den Mitgliedern durchführen Wandeln von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate durch Anschreiben Einholen neuer Mandate, wenn alte Einzugsermächtigungen fehlen Einzug der Gelder SEPA-fähige Zahlungsverkehrs-/Vereinsverwaltungssoftware Organisatorische Maßnahmen treffen, um zukünftig richtig einzuziehen. Erst-, Folge-, Letzteinzug, Verfallsdaten, Beachtung der Vorlauffristen Online-Banking-Zugang zur Bearbeitung der Lastschriften vorhanden Weitere Organisation im Verein Geben Sie die IBAN und BIC des Vereins auf Ihren eigenen Briefen, Vorlagen, Rechnungen, Ihrer Homepage, etc. an Passen Sie Ihre Mitgliedsanträge und sonstige Vordrucke an Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA- Lastschrift-Mandat Seite 9 von 9