Geschäftsanwendungen & Rechnungsprozesse fest im Griff

Transkript

1 sprozesse fest im Griff Auf dem Weg zur perfekten Eingangsrechnungsverarbeitung Dr. Dietmar Weiß VOI Certified Expert for Invoice Processing Mitglied im CC Steuern & Recht Mitglied im CC Industrie 4.0 Bildhinweis: Quelle Vorstellung Spezialist für ECM-Auswahl und -Anwendung Eingangsrechnungsbearbeitung Prozessmanagement Prozesskostenrechnung Risikobewertung von Prozessen Prozessoptimierung Betriebswirtschaft (Kostenrechnung, Unternehmensplanung) Migrationen, Verfahrensdokumentation Seminare & Systemauswahl 1

2 Vorstellung Weltweite Projekte Einführung von elektronischer Eingangsrechnungsbearbeitung bislang in 14 europäischen Ländern, USA und Kanada Gliederung Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitung Warum nur? Was fehlt zu einer perfekten sbearbeitung? Wege zur Perfektion. Typen von en Lösungsbausteine Fazit Gespräch & Literatur 5 2

3 Warum perfekte sbearbeitung Zusammenstellung von Kosten der Eingangsrechnungsbearbeitung in aus verschiedenen Quellen 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20, Vgl. Schömburg, H., (2007), S Warum perfekte sbearbeitung Aufteilung in in % Durchlaufzeiten Durchlaufzeiten [Kalendertage] [Kalendertage] gebuchter oder importierter gebuchteren 2017 n = % 30% 50% 25% 40% 20% 30% 15% in Prozent in Prozent 20% 10% 10% 5% 0% 0% Durchlaufzeit taggleich 2 Tage 33Tage Tage 4 Tage 4 Tage 5 Tage 5 Tage 6 Tage 6 Tage 7 Tage 7 Tage > 7 Tage > Durchlaufzeit 7 Tage in in Tagen Tagen 8 3

4 Warum perfekte sbearbeitung elektronische en werden Sie überrennen! Italien seit 2017: Ab dem 31. Januar 2017 wird es für alle regionalen Behörde der Emilia-Romagna in Italien obligatorisch sein, gegenüber ihren Lieferanten im Peppol Format Bestellungen zu senden und Lieferscheine zu erhalten. Seit 2017 müssen italienische Inhaber einer Ust-IdNr (DL 193/2016), alle Informationen über ausgegebene und erhaltene en und Änderungen, der Agenzia delle Entrate (italienischen Steuerbehörde) elektronisch senden. Weiteres wird sich ab 2019 ändern Deutschland, 2017 verabschiedet: Fahrplan für elektronische en an Bundesbehörden und Landesbehörden steht bzw. ist in Arbeit 9 Warum perfekte sbearbeitung elektronische en werden Sie überrennen! Italien ab 2019: Pflicht zur Stellung von elektronischen en: Ab 1. Januar 2019 müssen alle italienischen Unternehmen und Freiberufler für in Italien erzielte Umsätze eine elektronische stellen und versenden und zwar über die Plattform der Einnahmenagentur SDI. Dies gilt nicht nur für Umsätze, welche mit Unternehmen oder Freiberuflern erzielt werden sondern auch für Umsätze mit Privatpersonen. Bereits ab 1. Juli 2018 sind Subunternehmen im Bauwesen zur Stellung von elektronischen en verpflichtet, welche gegenüber öffentlichen Auftragnehmern abrechnen. Quelle:

5 Warum perfekte sbearbeitung elektronische en werden Sie überrennen! Ungarn: täglich verpflichtende elektronische Übermittlung von en ab 01. Juli 2018 Ab 01. Juli 2018 sollen in Ungarn neue slegungs- bzw. Datenübermittlungsvorschriften in Bezug auf inländische en eingeführt werden. Von der Regelung sind Unternehmer betroffen, die en mit ungarischer Umsatzsteuer ausstellen. D.h., auch ausländische Unternehmer, die in Ungarn für umsatzsteuerliche Zwecke registriert sind, müssen die Neuregelungen beachten. 11 Frage zur Eingangsrechnungsbearbeitung Warum könnte sie nicht perfekt sein? Unklare 4-AugenPrinzip zu lange Laufzeit Vertrag fehlt E-sverarbeitung ungklärt fehlt oder ist nicht zu finden Bestellung fehlt Ansprechpartner unklar 12 5

6 Eingangsrechnungsbearbeitung Wann ist sie perfekt? Bearbeitung kostet 2 /? Kein Lagerplatz Klare, einheitliche Regelungen Durchlaufzeit < 3 Tage? Wirtschaftsprüfer moniert nicht Automatischer Import? Dunkelbuchungsquote > 80 %? Kein Betrug! Wenig Fragen/Tickets! 13 Eingangsrechnungsbearbeitung Wege zur Perfektion Quelle adac motorwelt 2/

7 Eingangsrechnungsbearbeitung Wege zur Perfektion geeigneter sprüfungsprozess digitale oder digitalisierte en Prozessautomatisierung-Plattform geeignetes Buchhaltungssystem 15 Bildhinweis: Quelle Arten von en en kommen aufgrund von Bestellungen ( bestellbezogen ) kommen ohne Bestellung ( nicht bestellbezogen ) können regelmäßig auftreten (Basis ist ein Vertrag) 16 7

8 Elektronische sfreigabe Bestellbezogene en keine Abweichung Eingang Post /Belege bearbeiten scannen validieren & komplettieren prüfen & freigeben Workflow starten sbearbeitung abschließen/ Beleg buchen ECM Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen (= Dunkelbuchen ) Lösungsübersicht: Beispiel Validierung Zu beachten dabei: Netto+USt = Brutto! Im Bau: Klärung 13b!, ggf. Aussortierung ProForma-en? Keine Rundungen Richtige Erkennung der TsdTrennung: ,00 10, , ,00 TIPP: Wenn dunkel buchen, dann mit inländischen en beginnen Quelle AFI 8

9 Lösungsübersicht: Beispiel smonitor/erb Komplettierung/Ergänzung von Bestellnummer, falls nicht erkannt Umsatzsteuerschlüssel Ggf. Zahlungskonditionen Falls nicht automatisch: Zahlsperre setzen bei Abweichungen Keine Zahlsperre, wenn alles in richtig erkannt wurde. Fazit für dunkles Buchen : strenge Auslegung: Keine Komplettierung beim dunklen buchen Übliche Auslegung: Komplettierung als Voraussetzung Quelle AFI Lösungsübersicht: Beispiel Freigabe via Browser Quelle WMD 9

10 Lösungsübersicht: Beispiel Freigabe via App PSINOVA AG PSINOVA AG Lösungsübersicht: Beispiel SAP Fiori 23 10

11 Lösungsübersicht: Beispiel Auswertung via Analyse Quelle WMD Zwischenfazit - Lösung statt Produkt! Die Lösung ergibt sich durch aufeinander abgestimmte Bausteine 11

12 Zwischenfazit - Dunkelbuchen ist der perfekte Ablauf Keine Abweichungen Abweichung: bei MMen: Kein Ermitteln Genehmigungsdes zuständigen Bearbeiters workflow Bei FI-en Ermitteln des zuständigen Bearbeiters Automatisches Buchen Überweisen Zustellen der Aufforderung zur im 4BeiBegründung Abweichung Augenprinzip oder zur Genehmigung der Einleitung anderer Abweichung Maßnahmen Zustellen der Aufforderung Freigabe (sachliche und kfm. Freigabe) im 4-Augenprinzip Mengenabweichung Preisabweichung Rücklauf an Fibu Rücklauf an Fibu & Buchen Automatisches Buchen Überweisung Überweisen Buchen & Überweisung Kennzahlen Prozessauswertung einer Installation, die mit dem gleichen Prozess in mehreren Ländern im Einsatz ist. Einziger Unterschied: Anteil bestellbezogener en Beispielanwendung 1: Beispielanwendung 2: durchschnittliche Durchlaufzeit: 170 Stunden bzw. 7 Tage Durchschnittliche Durchlaufzeit: 11,9 Stunden bzw. 0,5 Tage! Hoher Anteil an FI-en und damit Freigabe nach seingang > 80 % bestellbezogene en und damit nur Freigabe bei Abweichungen Konsequentes Erhöhen des bestellbezogenen Anteils als Ziel Dunkel Buchen in der Praxis 12

13 Lessons Learned Dunkel Buchen umfasst Funktionierenden Bestellprozess Funktionierendes Verfahren für Lieferscheine (Hoher Anteil) bestellbezogener en. Also ein entsprechendes ERP-System Fazit: Dunkel gebucht. und Zeit gewonnen Erkennbare en in guter Qualität Gute Erkennungs- und Extraktionslösung Saubere Stammdaten Lieferanten mit ordentlichen en und Disziplin, so dass en auch Bestellnummer tragen Elektronische sfreigabe Bestellbezogene en keine Abweichung Eingang Post /Belege bearbeiten scannen validieren & komplettieren Workflow starten prüfen & freigeben sbearbeitung abschließen/ Beleg buchen Mengenabweichung ECM Kein Wareneingang Preisabweichung Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen (= Dunkelbuchen ) 13

14 FI-en Nicht bestellbezogen en 30 Elektronische sfreigabe Nicht bestellbezogene en Eingang Post/ Belege bearbeiten scannen validieren & komplettieren Workflow starten prüfen & freigeben sbearbeitung abschließen/ Beleg buchen ECM 14

15 Elektronische sfreigabe Nicht bestellbezogene en Es gibt keine zuvor freigegebene Bestellung als Grundlage Keine Bestelldaten Kreditor ist nicht sicher bekannt Erlaubnis für Beschaffung ist dem System nicht bekannt Mit der ist Korrektheit der zu prüfen ( Prüfung ) und Genehmigung einzuholen ( Freigabe ) 32 Elektronische sfreigabe Nicht bestellbezogene en FI-en können daher nicht automatisiert werden und benötigen längere Bearbeitungszeit und genauere Prüfung Die Adressaten sind vielfältiger und trotzdem muss 4-Augen-Prinzip gewahrt sein und Freigabe-Hierarchie garantiert sein

16 Prüf- und Freigaberegeln stufenweises Freigabeverfahren Zentrale Fachliche Prüfung < < < Buchhaltung Lokaler Bearbeiter Lokaler Manager Fachbereichsleiter Buchhalter Controlling Geschäftsführer Perfekte sbearbeitung Zusammenfassung Perfekt heißt nicht immer schnell & billig! Perfekt ist auch korrekt & sicher Best Practice ist nicht immer perfekt und nicht immer optimal! Best Practice kann Ausgangspunkt für etwas besseres sein. Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitung wird durch Sie als Ziel festgelegt Den Weg dorthin schaffen Sie! 35 16

17 Literatur Eingangsrechnungsbearbeitung Weiss-Buch Invoicing, ISBN erscheint demnächst 36 Fragen/Gespräch DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Römerstraße Steinenbronn Tel.: / Fax: /