1 smart time plus Projekt 3

Transkript

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2 Inhalt 1 smart time plus Projekt Informationen zur Projektzeiterfassung Voraussetzungen 3 Erworbene Zusatzoptionen 3 Unterstützte Webbrowser 3 Einstellungen im Webbrowser 4 Einstellungen in der Zeiterfassungssoftware Bedienungsoptionen Projektzeiterfassung starten Projektzeiterfassung beenden Passwort ändern Programmoberfläche 6 Dashboard 7 Schnellstartleiste 7 Bedienschaltflächen 7 Filterfunktion übergeordnet 8 Sortier- und Filterfunktion in Tabellen Erfassen von Projektzeiten Projektzeiten mit dem Webterminal buchen Nachträgliche Arbeitszeitverteilung auf Projekte Projektauswertungen Auswertungen Listeneinstellungen generieren Listenansicht konfigurieren 15 Sortier- und Filterfunktion Gespeicherte Listen auswählen Projektauswertungen Arbeitszeitverteilung Listenansicht konfigurieren 17 Sortier- und Filterfunktion 17 Index // Anwenderhandbuch Projektzeit

3 Kapitel 1 smart time plus Projekt Vielfältige Funktionen von smart time plus können im Intranet oder Internet über einen Webbrowser optional für die Projektzeiterfassung genutzt werden. 1.1 Informationen zur Projektzeiterfassung Hinweis: Dieses Anwenderhandbuch ersetzt nicht das komplette Handbuch für smart time plus, gibt aber für die Nutzung der Projektzeiterfassung über einen Webbrowser einen schnellen Überblick. Damit steht Ihnen die Projektzeiterfassung als Intranet- oder Internetportal an jedem vorgesehenen Arbeitsplatz in Ihrem Firmennetzwerk oder über einen Webbrowser auch in dezentralen Firmenbereichen, Niederlassungen und Homeoffices zur Verfügung. Auf den folgenden Seiten, einschließlich der Screenshots, werden vorrangig die Begriffe Projekte, Arbeitsgänge und Kostenstellen verwendet. Über die Sprachtabelle in smart time plus haben Sie jedoch jederzeit die Möglichkeit, diese Begriffe entsprechend Ihren Gegebenheiten anzupassen Voraussetzungen Erworbene Zusatzoptionen Voraussetzung zum Erfassen und Verarbeiten von Arbeitszeiten bei Aufträgen/Projekten, Arbeitsgängen und auf Kostenstellen ist der Erwerb der Zusatzoptionen weblite bzw. webclient Projekt Web-Buchungsterminal Unterstützte Webbrowser Folgende Webbrowser sind für die Verwendung der Projektzeiterfassung freigegeben: Webbrowser Version Webbrowser Version Internet Explorer ab Version 10 Google Chrome ab Version 20 Firefox ab Version 17 Opera ab Version 12 Achten Sie bitte darauf, die Software für den verwendeten Webbrowser aktuell zu halten, um die Projektzeiterfassung sicher und zuverlässig verwenden zu können. Anwenderhandbuch Projektzeit // 003

4 Natürlich steht es Ihnen frei, auch andere Webbrowser zu verwenden. Bei Problemen können diese jedoch vom Support nicht unterstützt werden. Einstellungen im Webbrowser Um die Funktionsfähigkeit der Projektzeiterfassung zu gewährleisten, müssen Sie bei Ihrem installierten Webbrowser die folgenden Funktionen aktivieren bzw. akzeptieren: Javascript-Unterstützung Cookies Informieren Sie sich in der Online-Hilfe Ihres Webbrowsers, wie diese zugelassen werden. Einstellungen in der Zeiterfassungssoftware Um die Projektzeiterfassung nutzen zu können, muss in der Zeiterfassungssoftware Folgendes gewährleistet werden: der Benutzer ist in den Stammsätzen der Zeiterfassungssoftware angelegt für den Benutzer sind unter Mitarbeiter Stammsätze die Markierungsschalter Nimmt an BDE teil und Webterminal aktiviert Projekte bzw. Arbeitsgänge und bei Bedarf Kostenstellen wurden in der Zeiterfassungssoftware angelegt 1.2 Bedienungsoptionen Projektzeiterfassung starten Um Projektzeiten zu erfassen muss Folgendes gewährleistet sein: der Webserver im Netzwerk ist erreichbar Benutzer hat die Zugangsdaten vom Systemadministrator erhalten Wählen Sie in Ihrem Webbrowser die Adresse des Servers. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren Systemadministrator. Falls der Webserver nicht auf den Standardinstallations-Port 80 konfiguriert ist, sondern auf einen anderen Port, geben Sie hinter der Serveradresse, getrennt durch einen Doppelpunkt, noch die korrekte Portnummer an. 1 Starten Sie Ihren Webbrowser. Geben Sie in der Adresszeile des Webbrowsers nach dem folgenden Adressprinzip die Webadresse ein. Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise <server> Ihr momentan genutztes System oder dessen IP-Adresse. <port> Der von Ihnen verwendete Port (Standard ist 80). Der Browser zeigt die Anmeldeseite für smart time plus als Webanwendung Projektzeiterfassung beenden Klicken Sie oben im Fenster auf das Symbol für Logout. Die Verbindung wird sofort getrennt. So verhindern Sie, dass Unbefugte Zugriff auf das Webinterface erhalten, insbesondere, wenn Sie den PC nicht alleine verwenden. 004 // Anwenderhandbuch Projektzeit

5 1.2.3 Passwort ändern 2 Tragen Sie Ihren in der Benutzerverwaltung der Zeiterfassungssoftware vergebenen Benutzernamen und Ihr Passwort ein 3 Klicken Sie auf Anmelden, die Webanwendung wird abhängig von Ihren Berechtigungen mit dem sogenannten Dashboard gestartet. Das Dashboard bietet Ihnen je nach erworbener Zusatzoption eine schnelle Übersicht über den aktuellen Anwesenheits-, Buchungs- und Antragsstatus sowie vorliegende Nachrichten. Mitarbeiter, die die Projektzeiterfassung nutzen, haben die Möglichkeit, das vom Systemadministrator vorgegebene Passwort zur Anmeldung jederzeit zu ändern. 1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Einstellungen Passwort ändern. 2 Tragen Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie dieses in der nächsten Zeile mit nochmaliger Eingabe. 3 Klicken Sie auf. Das neue Passwort wird übernommen. Anwenderhandbuch Projektzeit // 005

6 1.2.4 Programmoberfläche Schnellstartleiste Webterminal (optional); umschaltbar zwischen Anwesenheitszeiterfassung und Projektzeiterfassung Anwesenheitszeiterfassung : Erfassen von Kommen- und Gehen-Buchungen. Dabei können Buchungen mit Funktionscodes (Abwesenheitsgründe) belegt werden. Zur Verfügung stehen die ersten zehn Funktionscodes, die in der Zeiterfassungssoftware unter Nummer 1 bis 10 definiert wurden. Projektzeiterfassung : Mitarbeiter können nach Bedarf Beginn und Ende der Arbeit an einem Projekt, an einem Arbeitsgang, auf einer Kostenstelle erfassen. Vertikales Register; momentan aktive Programmfunktionen Dashboard als Informationsübersicht; Arbeitsbereich für Programmfenster Filter Mitarbeiterauswahl Logout: Abmelden von der Projektzeiterfassung 006 // Anwenderhandbuch Projektzeit

7 Dashboard Nach dem Starten von smart time plus Projektzeit erscheint das sogenannte Dashboard. Dieses ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt für die Projektzeiterfassung nicht relevant. Schnellstartleiste Nach dem Wählen einer Programmfunktion in der Schnellstartleiste öffnet sich das jeweilige Fenster. Es können mehrere Programmfunktionen gleichzeitig aufgerufen werden. In dem Fall werden die Fenster zu einem vertikalen Register reduziert und wieder eingeblendet, sobald Sie mit der Maus auf das jeweilige Register klicken. Bedienschaltflächen Listenfeld Filter Jahres- bzw. Monatsauswahl Kalendermodul Das Listenfeld erscheint als rechteckiges Feld, in dem die aktuelle Auswahl angezeigt wird. Klicken Sie das Auswahlzeichen an, öffnet sich eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten. Filterfunktion, um gezielt nach Mitarbeitern, Abteilungen oder Zeitgruppen zu selektieren. Anzeige, dass Filterfunktion aktiviert ist. Monatsweise vor- bzw. zurückblättern; Jahr bzw. Monat direkt auswählen Gewünschten Tag auswählen Webterminal Fensterfunktionen / / Aufruf der jeweiligen Funktion: Anwesenheitszeiterfassung Projektzeiterfassung Fenster minimieren / schließen Fenster maximieren / minimieren Antragswesen aufrufen Nachricht erstellen, Nachricht ändern Nachricht löschen Auswahl weiter, Auswahl zurück Aktualisieren Drucken / Druckvorschau / Liste ausdrucken Logout Von der Projektzeiterfassung abmelden Anwenderhandbuch Projektzeit // 007

8 Filterfunktion übergeordnet Die Filterfunktion ist menüübergreifend und hat Relevanz für die Zusammenstellung von Übersichten. 1 Klicken Sie auf in der Menüleiste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem schnell und gezielt nach Mitarbeitern, Abteilungen oder Zeitgruppen selektiert werden kann. Sortier- und Filterfunktion in Tabellen Das Filtern beziehungsweise Sortieren von Daten ist ein wichtiger Bestandteil der Datenanalyse. Innerhalb von Tabellen stehen Ihnen zusätzliche Sortier- und Filtereinstellungen zur Verfügung. Erfasste Arbeitszeiten können somit nach mehreren Kriterien gruppiert und ausgewertet werden. Direkt in einer Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren Hierbei besteht nur die Möglichkeit der Sortierung nach ausgewählten Spalten. 1 Klicken Sie in der gewünschten Spalte auf den Tabellenkopf. Die Datensätze werden sofort nach der ausgewählten Spalte aufsteigend sortiert. Durch erneutes Klicken auf den Spaltenkopf, werden die Daten absteigend sortiert. Die Sortierrichtung wird durch ein Dreieck angezeigt. Über ein zusätzliches Auswahlfenster sortieren Eine weitere Sortiermöglichkeit bietet jeweils in jeder Spalte ein zusätzliches Auswahlfenster. 1 Klicken Sie dazu im Tabellenkopf in der gewünschten Spalte rechts auf und wählen Sie das gewünschte Kriterium. 008 // Anwenderhandbuch Projektzeit

9 Aufsteigend sortieren: Spalte alphabetisch/wertmäßig aufsteigend sortieren. Absteigend sortieren: Spalte alphabetisch/wertmäßig absteigend sortieren. Sortierung konfigurieren: Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festlegen. Wurde eine eigene Sortierreihenfolge festgelegt, erscheinen in deren Abhängigkeit kleine Ziffern im Tabellenkopf der jeweiligen Spalten. Sortierung aufheben: Eine zuvor festgelegte benutzerdefinierte Sortierreihenfolge wieder aufheben. Alle Spalten automatisch ausrichten: Alle Spalten gleichzeitig auf den jeweils breitesten Wert ausrichten. Automatisch ausrichten: Ausgewählte Spalte auf den breitesten Wert in dieser Spalte ausrichten. Spalten: Anzeige von Spalten festlegen. Gruppieren nach : Anhand der ausgewählten Spalte die Tabellenanzeige gruppieren. Gruppierung aufheben: Wurde zuvor einen Gruppierung festgelegt, kann diese hiermit wieder aufgehoben werden. Fixieren : Ausgewählte Spalte ganz nach links setzen und dort fixieren. Fixierung aufheben: Festgelegte Fixierung wieder aufheben. Anwenderhandbuch Projektzeit // 009

10 1.3 Erfassen von Projektzeiten Über das optionale Webterminal hat jeder für Projektzeiterfassung angemeldete Benutzer die Möglichkeit, minutengenau Arbeitszeit zu erfassen und eine Zuordnung vorzunehmen zu: einem Auftrag/Projekt einem Arbeitsgang einer Kostenstelle Die Erfassung funktioniert webbasiert von überall und jederzeit Projektzeiten mit dem Webterminal buchen Hinweis: Verwenden Sie bitte das Webterminal Projektzeiterfassung nur, wenn Sie den Beginn an einem Projekt buchen möchten. Alle anderen Zeitbuchungen, wie die üblichen Kommen- und Gehen-Buchungen, sollten entsprechend Ihren Gegebenheiten über das Webterminal Anwesenheitszeiterfassung oder über eine andere Zeiterfassungsart erfolgen. 1 Klicken Sie oberhalb der Schnellstartleiste auf Webterminal, falls diese Rubrik noch nicht geöffnet ist. Symbolbedeutung Anwesenheitszeiterfassung: Erfassen von Kommen- und Gehen-Buchungen. Projektzeiterfassung: Mitarbeiter können nach Bedarf den Beginn der Arbeit an einem Projekt, an einem Arbeitsgang, auf einer Kostenstelle erfassen. 2 Klicken Sie auf das Symbol. 3 Wählen Sie unter Projekt, Arbeitsgang, Kostenstelle die gewünschte(n) Option(en) aus. Eintragungen sind hier nicht zwingend erforderlich. Die Arbeitszeitverteilung kann jederzeit auch zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden. 4 Klicken Sie auf Buchen. Damit wird der Beginn der Arbeitszeit an einem Projekt, Arbeitsgang und/oder einer Kostenstelle erfasst und entsprechend der Auswahl gespeichert. Zusätzlich erfolgt eine Zeitbuchung. 010 // Anwenderhandbuch Projektzeit

11 1.4 Nachträgliche Arbeitszeitverteilung auf Projekte Über die Zusatzoption Projekt haben Sie die Möglichkeit, webbasiert nachträglich eine manuelle Verteilung von Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen, Aufträge und Auftragsgruppen (Begrifflichkeiten entsprechend eigener firmenspezifischer Festlegungen) vorzunehmen. Voraussetzung ist, dass Arbeitszeiten über das Webterminal ordnungsgemäß erfasst und berechnet sind. Die nachträgliche Arbeitszeitverteilung erfolgt über die Monatsübersicht und dort in der Rubrik Tageskonto. Hinweis: Zeiten können nur bis zum aktuellen Tag verteilt werden. 1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Übersichten und anschließend auf Monatsübersicht. 2 Wählen Sie den gewünschten Tag und klicken Sie rechts in der Rubrik Tageskonto auf das Symbol. Es öffnet sich das Fenster Arbeitszeitverteilung. Im unteren Bereich des Fensters wird Ihnen zusätzlich zum ausgewählten Datum die an diesem Tag geleistete Arbeitszeit angezeigt. 3 Wählen Sie unter Kostenstelle, Projekt und/oder Arbeitsgang die gewünschten Optionen. 4 Tragen Sie unter Zeit die entsprechend geleistete Arbeitszeit ein. 5 Klicken Sie auf Übernehmen. Im Feld Zeit erscheint die nunmehr verbliebene Arbeitszeit für diesen Tag. Im oberen Bereich des Fensters wird Ihnen die gewählte Zusammenstellung angezeigt. Durch Klicken auf das Symbol können Sie die Festlegung jederzeit wieder rückgängig machen. Anwenderhandbuch Projektzeit // 011

12 Wird die zur Verfügung stehende Arbeitszeit bei der Arbeitszeitverteilung überschritten, erscheint neben dem Feld Zeit das Symbol mit dem diesbezüglichen Hinweistext. Symbolbedeutung Buchungen hinzufügen Buchungen löschen Fenster Arbeitszeitverteilung öffnen Fenster Bemerkungen öffnen Kalendermodul; einen gewünschten Tag auswählen. Eine nachträglich vorgenommene Arbeitszeitverteilung wieder löschen. Hinweissymbol und Hinweismeldung, wenn die zur Verfügung stehende Zeit bei der Arbeitszeitverteilung überschritten wird; Hinweismeldung erscheint erst nach dem Klicken auf Übernehmen. 012 // Anwenderhandbuch Projektzeit

13 1.5 Projektauswertungen Auswertungen In der Projektzeiterfassung hat jeder für Projektzeiterfassung angemeldete Benutzer die Möglichkeit, erfasste Zeitbuchungen entsprechend angelegter Projekte, Arbeitsgänge oder Kostenstellen anhand verschiedener Auswahlkriterien anzuzeigen bzw. auszudrucken. Dabei können Sie: Listen nach verschiedenen Auswertungskriterien generieren Generierte Listen als Auswahllisten speichern Listen nach verschiedenen Filterkriterien anzeigen bzw. anpassen Listeneinstellungen generieren Als optimale Hilfe, um Arbeiten an Aufträgen/Projekten, Arbeitsgängen oder Kostenstellen personenbezogen zu erfassen und in Bezug auf angefallene Zeiten auszuwerten, haben Sie die Möglichkeit, Listen mit verschiedenen Auswertungskriterien zu erstellen. 1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Projektauswertungen und anschließend auf Auswertungen. In der Rubrik Listeneinstellungen haben Sie die Möglichkeit Ihre Auswertungskriterien auszuwählen. Anwenderhandbuch Projektzeit // 013

14 Symbolbedeutung Zeitraum monatsweise vor- bzw. zurückdatieren. Kalendermodul, um einen gewünschten Tag auszuwählen. Tabellarische Darstellung der Projektdaten entsprechend den Listeneinstellungen. Symbol erscheint erst nach Klicken auf Daten anzeigen. Gewählte Listeneinstellungen können wieder gelöscht werden. Die anhand der Listeneinstellungen angezeigten Daten als tabellarische Übersicht ausdrucken. Die gewählten Auswertungskriterien als Auswahlliste speichern. Zeitraum Von/Bis: Auswertungszeitraum festlegen. Projekt: Es stehen die in der Zeiterfassungssoftware angelegten aktuellen Projekte zur Auswahl. Kostenstelle: Es stehen die in der Zeiterfassungssoftware angelegten aktuellen Kostenstellen zur Auswahl. Arbeitsgang: Es stehen die in der Zeiterfassungssoftware angelegten aktuellen Arbeitsgänge zur Auswahl. Ausgabe von: Gewünschte Auswertungskriterien auswählen, die dann in der generierten Liste als Tabellenspalten erscheinen. Eine hier getroffene Auswahl hat Priorität, kann aber nachträglich über das Auswahlfenster der Sortierfunk- 014 // Anwenderhandbuch Projektzeit

15 tion unter Spalten geändert werden. Spalten zur Darstellung von Zeiträumen und der prozentualen Zeitberechnung können dagegen ausschließlich über das Auswahlfenster der Sortierfunktion unter Spalten ausgewählt bzw. abgewählt werden. Weitere Informationen Abschnitt Sortier- und Filterfunktion auf Seite 15. Hinweis: Wird kein Kriterium ausgewählt, erfolgt eine Auswertung aller Eingaben für den ausgewählten Zeitraum. 2 Klicken Sie auf Daten anzeigen. In der Rubrik Suchen wird die mit Ihren Auswahlkriterien festgelegte Tabelle angezeigt Listenansicht konfigurieren Erscheint entsprechend Ihren gewählten Auswertungskriterien die passende Tabelle, haben Sie hier, in der Rubrik Suchen, noch weitere Möglichkeiten, um die Zusammenstellung der Auswertungsliste zu verändern. Sortier- und Filterfunktion Innerhalb von Tabellen stehen Ihnen weitere Sortier- und Filtereinstellungen zur Verfügung. Direkt in einer Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren Über ein zusätzliches Auswahlfenster sortieren Weitere Informationen Abschnitt Sortier- und Filterfunktion in Tabellen ab Seite 8. Anwenderhandbuch Projektzeit // 015

16 1.5.3 Gespeicherte Listen auswählen Werden zur Auswertung von Projektzeiten gleiche Kriterien mehrfach herangezogen, können diese auch als Auswahlliste gespeichert und für einen Abruf hinterlegt werden. 1 Legen Sie in der Rubrik Listeneinstellungen die gewünschten Auswertungskriterien fest. 2 Klicken Sie in auf Diese Einstellungen speichern. 3 Tragen Sie einen Namen für die Liste ein. 4 Klicken Sie auf Liste speichern. Möchten Sie eine dieser gespeicherten Listen für eine Projektzeitauswertung wieder heranziehen, gehen Sie folgendermaßen vor. 1 Klicken Sie in der Rubrik Gespeicherte Listen unter Listen rechts auf und wählen Sie die gewünschte Liste. 2 Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für die Anzeige der Daten. 3 Klicken Sie auf Daten anzeigen. In der Rubrik Suchen wird die mit Ihren Auswahlkriterien festgelegte Tabelle angezeigt. 016 // Anwenderhandbuch Projektzeit

17 1.6 Projektauswertungen Arbeitszeitverteilung Mit den vielfältigen Sortier- und Filtermöglichkeiten haben Sie hier ein Werkzeug zur Hand, mit dem detailliert Übersichten bezüglich der Verteilung von Arbeitszeiten auf verschiedenste Projekte, Kostenstellen und/oder Arbeitsgänge dargestellt werden können Listenansicht konfigurieren 1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Projektauswertungen und anschließend auf Arbeitszeitverteilung. Symbolbedeutung Monatsweise vor- bzw. zurückblättern; Jahr bzw. Monat direkt auswählen Angezeigten Datensatz löschen. Die anhand der Listeneinstellungen angezeigten Daten als tabellarische Übersicht ausdrucken. Sortier- und Filterfunktion Innerhalb von Tabellen stehen Ihnen weitere Sortier- und Filtereinstellungen zur Verfügung. Direkt in einer Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren Über ein zusätzliches Auswahlfenster sortieren Weitere Informationen Abschnitt Sortier- und Filterfunktion in Tabellen ab Seite 8. Anwenderhandbuch Projektzeit // 017

18 Index Arbeitszeitverteilung, nachträgliche Durchführen 11 Filterfunktion übergeordnet 8 Passwort ändern 5 Projektauswertungen Arbeitszeitverteilung 17 Listenansicht konfigurieren 17 Auswertungen 13 Gespeicherte Listen auswählen 16 Listenansicht konfigurieren 15 Listeneinstellungen generieren 13 Projektzeit Beenden 4 Grundlagen 3 Starten 4 Voraussetzungen 3 Sortier- und Filterfunktion in Tabellen 8, 15, 17 Webterminal 10 Anwenderhandbuch Projektzeit // 018