SAM Services Insight. Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

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1 SAM Services Insight Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

2 Insight Lösungsportfolio 2

3 Insight SAM Process Design Best Practice Analyse SAM Reifegrad Kick Off Analyse SAM Prozesse Analyse SAM Rollen Analyse SAM Richtlinien Anforderungsaufnahme und Dokumentation Ist- Zustand Design SAM Prozesse Design SAM Rollen Design SAM Richtlinien Rollout, Training und Implementierung Dokumentation SAM Reifegrad Abschlussbericht Start Analyse IST-Zustand Design SOLL-Zustand Implement. Reifegrad Ende 3

4 Insight SAM Process Design Beispiel Prozesse Auslöser: - Beschaffung von Lizenzen - Beschaffung von Hardware inkl. Software (OEM) Zurück zur Prozessübersicht SAM Tool Einkauf Empfang der Kaufnachweise (z.b. Rechnung, Lieferschein, FPP, ) Wareneingang Weitergabe der Lizenznachweise (zumindest in Kopie) Lieferung fehlender Dokumente Endbenutzer Empfang einer Bestätigungs (z.b. mit Download- Link, Key) Weiterleitung der Lieferung fehlender Dokumente Ablage von Lizenznachweisen Lizenzadministrator Archivierung der Herstellerinformation zum Lizenznachweis Lizenznachweis bekannt? NEIN Schriftliche Nachfrage beim Hersteller JA Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit Vollständig? JA NEIN digital Anforderung fehlender Unterlagen Art des Lizenznachweises? Digitale Lizenznachweise sollten in einem Dokumentenmangement- System (inkl. Backup) gespeichert werden. Archivierung Zugriffsrechte festlegen Dokumentation des Lagerorts der Lizenznachweise physisch Sichtprüfung Originalprodukt Archivierung Benachrichtigung des Herstellers, ggfs. weitere Maßnahmen Softwarehersteller Schriftliche Information über den relevanten Nachweis Physische Dokumente (Lizenzzertifikate, Vertragsdokumente etc.) sollten an einem sicheren Ort (in Bezug auf bspw. Feuer, Wasser) mit beschränktem Zugang archiviert werden. modelliert in BPMN (Business Process Modelling Notation) 4

5 Insight SAM Process Design Beispiel Prozesssteckbrief Name des Prozesses Zielsetzung Input Von: Rolle oder Vorgängerprozess Aktivitäten Prozessverantwortlicher: Rolle Output Von: Rolle oder Nachfolgeprozess Messkriterien / KPIs... 5

6 Insight SAM Process Design Beispiel Rollenbeschreibung Aufgaben Sicherstellung Compliance Formulierung von Richtlinien Bereitstellung von Reports Kompetenzen Administrativen Zugriff auf SAM Tool Entscheidung über SAM Strategie Entscheidung bei Lizenzverträgen Fähigkeiten und Fertigkeiten Kenntnis der Organisationstruktur Kenntnis der verbreiteten Lizenzmodelle Analyse und Planungsfähigkeiten 6

7 Insight SAM Tool Evaluation and Launch Überblick Unterstützung bei der Auswahl des oder der passenden Tools gemäß den Anforderungen des Kunden unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Aspekten herstellerunabhängig Umsetzung der Zielarchitektur Unterstützung bei der Implementierung des Tools (z.b. bei der Definition von Schnittstellen) Unterstützung bei der Überführung vorhandener Daten (z.b. Lizenzhistorien) und Qualitätssicherung Anwenderschulung / Training on the Job Ergebnis Funktionsfähige SAM Tool Infrastruktur Dokumentation der Auswahl und Einführung des Tools Dokumentation von identifizierten Risiken und abgeleiteten Maßnahmen 7

8 Insight SAM Tool Evaluation and Launch Best Practice Kick Off Erhebung der Anforderungen Selbstbewertung der Hersteller Vorauswahl Proof of Concept Unterstützung bei der Entscheidung Unterstützung und Qualitätssicherung der Implementierung Überführung technischer Daten Organisation von Herstellerpräsentationen Qualitätssicherung Überführung kaufmännischer Daten Abschlussbericht Start Evaluation Implementation & Migration Ende 8

9 Insight SAM Tool Evaluation and Launch Beispiel Dokumentation der Anforderungen in einem Excel-basierten Katalog Zielsetzung und Scopeabgrenzung... Thema Frage Antworttyp % Erfüllung Freitext Umsetzung Anhang Hersteller Familie Produktversion Plattform Instanz Bilanz... Daten Erhebung Bilanzierung auf Basis dieser Daten

10 Insight SAM Assurance Überblick Vorbereitung Definition von Prozessen zur Fortschreibung der Inventare und Pflege von Katalogen Ermittlung der kaufmännischen und technischen Inventare zu einem Stichtag Outtasking von SAM Aktivitäten Vertragsmanagement Lizenzmanagement Inventarisierung / Softwareerkennung Lizenzerfordernisberechnung Bilanzierung... Ergebnisse Kontinuierliche Transparenz über den Softwareeinsatz Regelmäßige Dokumentation des Lizenzierungsstatus Unterstützung der Software-Budgetplanung Effiziente Unterstützung der Einkaufsprozesse Zugriff auf Expertenwissen 10

11 Insight SAM Assurance Welche Aktivitäten eignen sich zum Outtasking? SAM Tool Betrieb Softwareerkennung Pflege kaufmännischer Daten Kontrollprozesse Verträge & Lizenzen Vertragsmanagement, -wahl Entscheidungshilfe bei Lizenzierungsvarianten Lizenzübertragungen Management von Wartung Lizenzerfordernisse & Bilanz Lizenzerfordernisberechnung Lizenzbilanzerstellung Ableiten von Maßnahmen bei Über-/Unterlizenzierung 11

12 Insight SAM Training Überblick Ziele Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter Erweiterung und Vertiefung von Wissen Transfer von Wissen und Methoden durch Experten Trainingsmethoden Training am Arbeitsplatz Präsenztraining Onlinetraining 12

13 Insight SAM Training Training am Arbeitsplatz Standardisierte Inhalte Basiswissen Software Asset Management Arbeiten mit Verträgen und Lizenzbestimmungen Kundenspezifische Inhalte Produkte Verträge Aufgaben gemäß Rollenbeschreibung Bedienung des SAM Tools 13

14 Insight SAM Training Präsenztraining Lizenzierung Vertragsmodelle und Lizenzierung Adobe Microsoft Oracle VMware Rahmenbedingungen für bis zu 10 Teilnehmer in den Geschäftsräumen des Kunden oder von Insight 1 bis 2 Tage in Deutsch oder Englisch wahlweise herstellerübergreifend oder -spezifisch 14

15 Insight SAM Assessments Überblick Ziele Sensibilisierung für SAM Themen Ermittlung des SAM Reifegrades Unterstützung bei der Erstellung eines Business Case Ansatz Intensive und fokussierte Analyse einzelner Themen Standardisiertes Vorgehen zum Identifizieren von Risiken und Chancen 15

16 Insight SAM Assessments Vorgehen Planung Wer macht was, wann und wie? Datenerhebung Erhebung der Informationen für die zu untersuchenden Themenkomplexe Nutzung verschiedener Methoden (z.b. Interview, Dokumentensichtung) Analyse Review und Validierung der erhobenen Daten Identifizierung von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen Bewertung Dokumentation in Form eines Berichtes 16

17 Insight SAM Assessments SAM Assessment auf Basis ISO :2012 Inhalt prozessbasierte Analyse Reifegradeinstufung in Tier 1-4 nach ISO :2012 Darstellung der Risiken und Chancen im SAM Umfeld Identifizierung spezifischer Problemstellungen Motivation Sensibilisierung für SAM Themen Analyse, ob und in welchem Umfang ein SAM Projekt notwendig ist Grundlage für eine thematische Fokussierung im Rahmen von SAM Process Design 17

18 Insight SAM Assessments SAM Assessment auf Basis Microsoft SAM Optimization Model Inhalt Analyse und Dokumentation des SAM Reifegrades auf Basis des Microsoft SAM Optimization Model Darstellung der Risiken und Chancen im SAM Umfeld Identifizierung spezifischer Problemstellungen Motivation Sensibilisierung für SAM Themen Analyse, ob und in welchem Umfang ein SAM Projekt notwendig ist Grundlage für eine thematische Fokussierung im Rahmen von SAM Process Design Notwendig im Rahmen einer Microsoft Zertifizierung 18

19 Insight SAM Assessments Insight SAM Risk Assessment (für Hoster) Inhalt Darstellung der Risiken und Chancen im SAM Umfeld Finanzielle Bewertung der Risiken Lizenzbilanz für eine definierte Familie von Produkten Lieferung belastbarer Daten für die Erstellung eines Business Case Motivation Sensibilisierung für SAM Themen Analyse, ob und in welchem Umfang ein SAM Projekt notwendig ist Qualitätssicherung von SAM Tools 19

20 Sponsoring durch Microsoft Finanzielle Unterstützung für die Assessment Finanzielles Sponsoring Der involvierte Partner des Kunden kann finanzielle Unterstützung bei Microsoft beantragen Microsoft deckt mit dem Sponsoring Consulting-Tage des Partners für SAM ab Erwartung Seitens Microsoft für Sponsoring Letter of Engagement (Durchführung Kunde mit Partner) Abgabe der Resultate (10 Kernkompetenzen) 20

21 Abschluss zum Thema Passendes Zitat Es gibt nichts Gutes, ausser man tut es Erich Kästner Mario Andretti 21