WIR REDEN KEIN BLECH.

Transkript

1 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 1/18) Dokumentation Neuheiten 1.21 Mit der Version 1.21 versprechen wir uns eine Steigerung der Zuverlässigkeit, gerade was den Einsatz von LibreOffice betrifft. Dies ist zu großen Teilen schon in den letzten Updates der 1.20 eingeflossen. Obwohl in dieser Version viel unter der Oberfläche passiert ist, gibt es natürlich auch einige weitere Neuerungen, etwa die Einbindung des Lieferantenwebshops per OCI und UGL vieles Neues rund um das Thema Dokumentenverwaltung und GoBD Ausbau des Dokumenteneingangs. Jetzt gehen auch auftragsbezogenen Scans Ausbau der Mehrfachänderungen Rechnungsversand per komfortabler einfacher Versand von Berichtswünschen an den Support und vieles mehr Die weiteren Details, worauf Sie sich mit der 1.21 freuen können, lesen Sie auf den folgenden 18 Seiten. An vielen Stellen verweisen wir wieder auf Videos und die entsprechenden ausführlicheren Dokumentationen auf MyQomet. Die Neuerungen sind bereits alle im Handbuch beschrieben. Apropos Neuheiten: Nach jedem Update blenden wir einen Tab ein, der die Änderungen und Neuheiten inkl. Vorgangsnummern anzeigt, die wir bearbeitet haben. In dieser Ansicht können Sie mit STRG-F nach bestimmten Begriffen suchen. Diese Vorgangsnummern oder Tickets werden Ihnen per vom Support mitgeteilt, wenn Sie Erweiterungswünsche äußern oder Fehler übermitteln. Und ein letzter Tipp: wer nicht gerne liest, kann sich die aktuellen Neuheiten als Video ansehen, das wir Ihnen als Stream zur Verfügung stellen. Hier der entsprechende Link zu allen Videos:

2 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 2/18) Inhaltsverzeichnis Projektverwaltung... 4 Stückliste... 4 Verarbeitungskennzeichen ändern...4 Kalkulationsschema... 4 Material- und SEK-Preise aktualisieren...4 Zeiterfassung... 5 Stundenerfassung... 5 Korrigierte Eingaben von BDE-Daten...5 Kontrolle der BDE-Daten...5 QOMET-Zeiterfassung... 6 Infokonten per PIN abrufbar machen...6 Dokumentenverwaltung... 7 Dokumentengruppen... 7 Option für altes Speicherverhalten...7 Erweiterung des Dokumenteneingangs... 8 Rechnungswesen... 9 Rechnungsausgang... 9 Rechnungsversand per Mengen aus Rechnung holen...9 Rechnungseingang... 9 Eingangsdatum automatisch vorschlagen...9 Bestellwesen - Einkaufspreis und Rabatt autom. aus letztem Vorgang laden...10 Bestellwesen Lieferantenwebshop Gebrauchtes Material Material von für Auftrag reserviertes Material...12 Keine Lagerbuchung Bestellungen Option Lastschrift Kalender Anfragen Preisspiegel Und dann haben wir noch Historie der letzten Eingaben Symbolleiste... 14

3 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 3/18) DSGVO / GoBD Dokumentencontainer bei den Ansprechpartnern...14 Löschprotokoll erweitert...15 Benutzerberechtigungen...15 Mehrfachänderung Synchronisation Versand von Berichten an den Support Mandanten Mehrere Mandanten unterscheiden...17 Synchronisieren von Mandanten...17 Personaleinsatzplanung Zusammenstellen über Rapport und Kassenbewegungen...18

4 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 4/18) Projektverwaltung Stückliste Verarbeitungskennzeichen ändern Sie können nun in der Materialeingabe einer Zuschlagskalkulation oder einer Stückliste im Kontextmenü (Rechtsklick) die Verarbeitungskennzeichen blitzschnell ändern bzw. auswählen: Kalkulationsschema Material- und SEK-Preise aktualisieren Bislang fehlte eine Dialogabfrage, ob alle Preistypen aller Eingaben, Material oder SEK aktualisiert und neu durchgerechnet werden sollen. Bisher musste jede Materialposition manuell auf den anderen Preistyp geändert werden. Nun haben wir die Möglichkeit geschaffen, dies pauschal zu ändern pro Auftrag oder pro Position. Details finden Sie hier im Handbuch beschrieben oder Sie schauen sich das Video an: IP43x6IBH

5 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 5/18) Zeiterfassung Stundenerfassung Korrigierte Eingaben von BDE-Daten Korrigieren Sie nachträglich aus einer BDE übertragene Zeiten manuell, so färbt sich die Zeile nun ein: Kontrolle der BDE-Daten Wir haben vier neue Berichte vorbereitet, anhand derer Sie die Stundenbuchungen leichter kontrollieren können: BDE-Daten (Buchungsdatum) bei täglichem Import (z.b. QZE) alle Buchungen inkl. Fehler BDE-Daten (Buchungsdatum) Fehlerprotokoll identisch, nur gefiltert nach Fehlern BDE-Daten (Importdatum) bei nicht-täglichem Import (z.b. Fremdsystem) BDE-Daten (Importdatum) Fehlerprotokoll identisch, nur gefiltert nach Fehlern Diese Berichte machen nichts anderes als die bestehende Funktion BDE-Daten auszuwerten. Dort werden alle Erfassungen gespeichert, die von einer BDE kommen (QOMET-Zeiterfassung bzw. extern angebundene Systeme). Hiermit können Sie fehlerhaften Stundenbuchungen rasch auf die Spur kommen. Sie finden die Beschreibung und die Berichte hier auf MyQomet.

6 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 6/18) QOMET-Zeiterfassung Infokonten per PIN abrufbar machen Will man die BDE-Benutzung vor Missbrauch schützen, hat man nun die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter seinen eigenen PIN zuzuteilen. Damit kann man vordefinieren, ob bestimmte oder jegliche Buchungsvorgänge erst nach Eingabe dieser PIN vorgenommen werden können: Hier das komplette Video zum Thema:

7 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 7/18) Dokumentenverwaltung Dokumentengruppen Option für altes Speicherverhalten Der Umbau auf die Revisionssicherheit der Dokumentenverwaltung ist nicht überall auf helle Begeisterung gestoßen. Kunden etwa, die die Indizierung für ihr QM-Handbuch bisher über QOMET abgewickelt haben, beklagen, dass sie nun doppelte Arbeit haben. Wir haben das dadurch gelöst, dass Sie pro Dokumentengruppe die Möglichkeit haben, die Sicherheit individuell einzustellen. Voreingestellt ist revisionssicher : Ändern Sie nun ein Dokument, erscheint dieser Dialog, über den Sie Versionen ändern oder erstellen können: In der Dokumentenverwaltung erscheint nach einer solchen Änderung ein Änderungs-Log. Hier wird protokolliert, wer und wann eine Änderung vorgenommen hat: Tipp: Wählen Sie in der Dokumentengruppe editierbar aus, dann sollten Sie die Rechteverwaltung entsprechend anpassen und sicherstellen, dass auch nur ein ausgewählter Personenkreis editieren darf. Hier der Link zum Video:

8 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 8/18) Erweiterung des Dokumenteneingangs Das Thema serverseitiges OCR-Scannen, das wir mit der Version 1.20 vorgestellt haben, wurde in Verbindung mit der neuen Funktion Dokumenteneingang nochmals erweitert. Bisher war es so, dass diese Dokumente nicht automatisch einem Auftrag zugewiesen waren. Mit der 1.21 können Sie nun auf einer externen Netzwerkstruktur Dokumente ablegen, die auf Knopfdruck auftragsbezogen einem Auftrag innerhalb von QOMET zugewiesen werden. Und das schöne: derjenige, der die Dokumente einscannt und im Netzwerk ablegt, muss nicht zwangsläufig eine QOMET-Lizenz haben Da dies ein komplexes Thema ist, bieten wir die Einrichtung nur als Dienstleistung an: es wird ein Groovy erstellt. Dabei können wir Ihre vorhandene Struktur berücksichtigen, oder wir legen eine neue an (z.b. 1:1 der Aufbau der Dokumentengruppen, wie Sie sie auch in QOMET nutzen) Sie teilen uns mit, ob die Dokumente nur verlinkt oder in die Dokumentenverwaltung übertragen werden sollen (mit anschließender Löschung der Originaldatei) Die Einrichtung erfolgt online Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand zu den üblichen online-konditionen (30,00 /15 Minuten). Ist die vorhandene Struktur nicht zu komplex, sollten wir mit einer Stunde hinkommen. Details entnehmen Sie bitte diesem Video:

9 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 9/18) Rechnungswesen Rechnungsausgang Rechnungsversand per Diese neue Funktion, die seit der Version 1.20 verfügbar ist, erfreut sich bei Ihnen großer Beliebtheit. Daher haben wir dem Rechnungsversand nun einen eigenen Textbaustein spendiert. Sie hinterlegen ihn in den Grundeinstellungen / Rechnungswesen: Tipp: Dieser Textbaustein kann natürlich kombiniert werden mit dem Footer aus den Lokalen Einstellungen. Mengen aus Rechnung holen Sie haben aus Versehen die letzte Abschlagsrechnung gelöscht, oder wollen im Rechnungsdialog die zuletzt berechneten Mengen importieren? Dann hilft dieser Knopf: Hinweis: Das funktioniert nur dann, wenn Positionen berechnet wurden. Sofern eine Vorauszahlung prozentual oder absolut abgerechnet wurde, können keine Mengen geändert werden. Rechnungseingang Eingangsdatum automatisch vorschlagen Beim Rechnungseingang wurde bisher immer das aktuelle Datum als Eingangsdatum vorgeschlagen. Das führt immer wieder zu Fehlern, wenn man die eingehenden Rechnungen nur einmal x pro Woche erfasst, das korrekte Eingangsdatum aber für die Berechnung der Skontofristen benötigt wird. Wenn Sie auch so arbeiten, können Sie dies nun in den Grundeinstellungen / Rechnungswesen hinterlegen: aktiv: es wird eingetragen das aktuelle Datum bereits inaktiv: das Eingangsdatum muss manuell erfasst werden

10 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 10/18) Bestellwesen - Einkaufspreis und Rabatt autom. aus letztem Vorgang laden In den Grundeinstellungen / Bestellwesen können Sie nun mit folgender Einstellung arbeiten. Ist diese Option aktiviert, werden wiederholte Bestellvorgänge mit den gleichen Rabattwerten wie zuvor vorgeschlagen bei der Matchcode-Eingabe eingefügt. Die Rabatte werden erst beim Abspeichern der Eingangsrechnung im Lieferanten-Material gespeichert. Erst dann greift diese Option.

11 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 11/18) Bestellwesen Lieferantenwebshop Nachdem die EU uns eine kleine Verschnaufpause gönnt und unsere Entwicklungsabteilung sich nicht gerade mit DSGVO, GoBD und Konsorten beschäftigen muss, haben wir nun auch endlich Zeit gefunden, dieses von Ihnen schon lange gewünschte Tool zu implementieren. Hier haben wir die beiden gängigsten Schnittstellen realisiert: OCI: klappt nur in Verbindung mit dem Webshop. Ziel ist es, die kompletten Artikel, die Sie in den Warenkorb des Webshops Ihres Lieferanten legen, zu exportieren und in QOMET als Bestellung importieren zu können. So können Sie bequem die Möglichkeiten des Webshops nutzen und haben trotzdem den kompletten Bestellvorgang mit allen Annehmlichkeiten (Bestellüberwachung, Anforderung Prüfzeugnisse, Waren- und Rechnungseingang etc.) in QOMET zur Verfügung. UGL: arbeitet komplett unabhängig vom Webshop. Man kann eine Bestellung aus QOMET heraus per UGL an den Lieferanten schicken und muss dafür nicht den Webshop besuchen. Per UGL lassen sich auch alle weiteren Dateien austauschen, die mit der Bestellung im Zusammenhang stehen. Hier muss der enorme Zeitfaktor hervorgehoben werden. Denn hinfällig wird mit UGL das Erzeugen von Schriftstücken (Versand von Bestellungen etc.) und vor allem das Prüfen von Positionen aus der Auftragsbestätigung, den Lieferscheinen, der Rechnung etc. Hier eine grafische Übersicht über die Systeme: Während OCI nur den Warenkorb exportiert kann UGL auch Lieferscheine, Warenund Rechnungseingänge automatisch einlesen Hinweis: Fragen Sie Ihre Hauptlieferanten, ob der Webshop die Formate OCI/UGL ausgeben kann. Getestet haben wir mit Würth und Hilti, aber auch viele andere Hersteller verwenden diese Standard-Schnittstelle. Interessant für Kunden ohne Bestellwesen: man kann den OCI-Warenkorb auch aus der Materialeingabe von Zuschlagspositionen heraus öffnen und die Artikel importieren. Zu diesem Thema finden Sie eine ausführliche Dokumentation auf MyQomet sowie zwei Videos: OCI und UGL.

12 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 12/18) Gebrauchtes Material Material von für Auftrag reserviertes Material Haken Sie in den Grundeinstellungen / Bestellwesen die weiteren Lageroptionen an, blendet sich in der Materialeingabe beim Gebrauchten Material ein neuer Menüpunkt Lagermaterial von... ein. Dort gibt es zur Auswahl derzeit "Reservierte Kostenträger " In einem Dialog werden alle Kostenträger angezeigt, für die im Lager Materialien reserviert sind: Das Material aller ausgewählten KTR wird in das Gebrauchte Material übernommen. Keine Lagerbuchung Sowohl im gebrauchten Material als auch in einer Zuschlagsposition können Sie nun verhindern, dass das Material vom Lager gebucht wird. Diese Einstellung hat immer Vorrang, unabhängig von allen anderen Funktionalitäten.

13 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 13/18) Bestellungen Option Lastschrift In den Einstellungen der Bestellung ist das Feld Lastschrift ergänzt worden, das auch in den Rechnungseingang übernommen wird. Kalender Bisher war es so, dass die Termine aus dem Bestellwesen automatisch im Kalender erfasst wurden. Nun haben Sie in den Grundeinstellungen / Bestellwesen die Möglichkeit vorab zu definieren, ob der Haken zum Anzeigen standardmäßig ein- oder ausgeschaltet sein soll: Anfragen Preisspiegel Ihr Wunsch war es gewesen, dass man vor dem Erfassen der vom Lieferanten rückgemeldeten Preise diese durch die im Materialstamm hinterlegten Preise vorbelegen kann. So können Sie auf einen Blick Differenzen erkennen: Video zum Thema:

14 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 14/18) Und dann haben wir noch Historie der letzten Eingaben In fast allen Lookup-Feldern, bei denen viele Datensätze im Hintergrund liegen (z.b. Matchcode, Kostenträger, PLZ/Ort etc.) können Sie sich nun die Historie der letzten Eingaben anzeigen lassen. Die Liste öffnet sich per Leertaste bzw. mit einem Mausklick auf das Pfeilsymbol: Video zum Thema: Symbolleiste Sie kennen das: ein neuer Mitarbeiter muss sich erst einmal seine Symbolleiste einrichten, um auf die Funktionen zurückgreifen zu können, die benötigt werden. Bevor man das mühsam neu einrichtet, ist es einfacher, die Leiste eines Kollegen als Vorlage zu verwenden, der ein ähnliches Aufgabengebiet hat. Dies können Sie nun hier auswählen: Video zum Thema: DSGVO / GoBD Dokumentencontainer bei den Ansprechpartnern Da man bei personenbezogenen Daten evtl. eine Einverständniserklärung vorweisen muss, dass man diese Daten speichern darf, ist es sinnvoll pro Ansprechpartner einen Dokumentencontainer zu hinterlegen. Dies ist ab sofort möglich, so dass Sie hier die entsprechenden Dateien (natürlich auch unabhängig von der DSGVO ) hinterlegen können Tipp: Wenn Sie sich ein zusätzliches Merkmal z.b. DSGVO einrichten und dieses beim Ansprechpartner hinterlegen, haben Sie über einen Abfragefilter die Möglichkeit, sich alle Personen anzeigen zu lassen, für die eine solche Erklärung vorliegt.

15 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 15/18) Löschprotokoll erweitert Im Zuge der GoBD-Konformität muss der Löschvorgang dokumentiert werden. Sie haben folgende Möglichkeiten, den Löschgrund auszuwählen: 1. wir schlagen bereits einige sinnvolle Gründe vor: 2. über dieses Schaltfeld können Sie weitere Gründe erfassen 3. beim Löschen eines Datensatzes können Sie noch einen Kommentar hinterlegen Das Löschprotokoll wird wegen der Aufbewahrungspflicht 11 Jahre fortgeführt. Benutzerberechtigungen Wer darf was, wer hat auf welche Funktionen Zugriff? Gerade im Hinblick auf die DSGVO haben Sie den Punkt Benutzerberechtigungen sicherlich aktuell eine kritischen Prüfung unterzogen. Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir einen Bericht vorbereitet, der Ihnen genau auflistet, auf welche Programmfunktionen welcher Benutzer Zugriff hat. Nicht ganz so spannend, aber trotzdem: Ein zweiter Bericht listet alle Benutzer mit ihrer Benutzergruppe auf. Berichte liegen hier auf MyQomet Mehrfachänderung Das Werkzeug Mehrfachänderung wird gerne und oft von Ihnen benutzt. Bisher konnte man Werte immer nur absolut ändern. Also z.b. mehrere Zeilen markieren, Wert eingeben alle Zeilen haben den neuen Wert. Bei Zahlenwerten war es Ihr Wunsch, dies auch mathematisch ändern zu können. Bitteschön!

16 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 16/18) Synchronisation Die Profile wurden um die Möglichkeit erweitert, mittels eines Zeitfensters die Ausgabe zu filtern: Die Dokumentation wurde bereits entsprechend erweitert. Video zum Thema finden Sie hier. Versand von Berichten an den Support Ein Hauptbestandteil der Supportarbeit ist es, bestehende Berichte auf Ihren Wunsch hin zu ändern. Hier besteht leider oft ein Kommunikationsproblem zwischen Sender und Empfänger, so dass der Empfänger eine andere Botschaft versteht als der Sender gemeint hat Wir machen es Ihnen jetzt deutlich leichter! Wenn Sie bei einem Ausdruck merken, dass etwas geändert werden muss, markieren und kommentieren Sie das im Dokument und versenden es via Rechtsklick: Es öffnet sich eine vorbereitete an den Support mit dem angehängten Bericht plus dem mit Ihren Anmerkungen versehenen Dokument. Link zum Video:

17 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 17/18) Mandanten Mehrere Mandanten unterscheiden Manche Kunden arbeiten mit mehreren Mandanten innerhalb von QOMET gleichzeitig. Da kann man angesichts vieler offener Fenster schon mal den Überblick verlieren. Abhilfe schaffen diese drei Einstellmöglichkeiten: 1. Der Name des Mandanten steht in der Titelzeile 2. Man kann jedem Mandanten eine eigene Farbe verpassen, die an den Rändern rechts und links als Balken erscheint 3. Sie können jedem Mandanten sein Logo hinterlegen, das dann ebenfalls in der Titelzeile auftaucht Tipp: Sie müssen nicht alle drei Möglichkeiten parallel nutzen Synchronisieren von Mandanten Arbeitet man mit mehreren Mandanten, ist es natürlich schön, wenn man eine Synchronisation von Ansichten (Menüs, Tabellen, Reiter etc) zwischen allen Mandanten hätte. Wir kopieren hierfür beim Beenden von QOMET die Nutzereinstellungen in eine Datei, die wir beim Neustart wieder einlesen mandantenübergreifend. Den entsprechenden Pfad stellen Sie hier in der Serverkonfiguration ein:

18 QOMET-Info: Neuheiten 1.21 (Seite 18/18) Personaleinsatzplanung Ist ein Mitarbeiter krank, hat Schule oder genießt seinen Urlaub, kann er auch nicht eingeplant werden. Diese Abwesenheitszeiten werden in der PEP nun automatisch bei der zur Verfügung stehenden Zeit berücksichtigt egal, ob der Mitarbeiter alleine ausgewählt wird oder Bestandteil eines Teams ist: Zusammenstellen über Rapport und Kassenbewegungen Bei der Funktion Zusammenstellen über Nachkalkulation innerhalb des Rapports haben Sie jetzt die Möglichkeit, auch die Einträge in Ihren Kassenbewegungen zu berücksichtigen: Video zum Thema finden Sie hier.