Novell GroupWise 8. für Anwender GW8. Autor: Konrad Stulle. Inhaltliches Lektorat: Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2012

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1 GW8 Autor: Konrad Stulle Inhaltliches Lektorat: Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, September 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Novell GroupWise 8 für Anwender Effektive Kommunikation und Organisation GW8 Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I GroupWise 8 - Effektive Kommunikation und Organisation 1 Was Sie wissen sollten Bevor Sie beginnen Was bietet GroupWise? Die Arbeitsoberfläche GroupWise starten und beenden Das GroupWise-Hauptfenster Die Anzeigebereiche des Hauptfensters nutzen Mit Symbolleisten arbeiten Den Basisordner nutzen Die GroupWise-Hilfe verwenden Schnellübersicht Mails senden und empfangen Die Bestandteile der Mail-Funktion Mails erstellen Mails versenden Mails empfangen und lesen Mails beantworten und weiterleiten Mails löschen und wiederherstellen Mails sortieren, kategorisieren und personalisieren Schnellübersicht Mails gestalten Nachrichtentext formatieren Textteile verschieben und kopieren Rechtschreibprüfung und Blitzkorrektur nutzen Schnellübersicht Effizient mit Mails arbeiten Mails als Entwurf speichern Anlagen in Mails erstellen Anlage betrachten, bearbeiten und speichern Sendeoptionen für Mails festlegen Voreinstellungen für den Mail-Versand festlegen Sicherheitseinstellungen in GroupWise festlegen Mails und Termine mit Notify überwachen Schnellübersicht Mails organisieren Mails in Ordnern verwalten Mails filtern und suchen Mails drucken Regeln für Mails erstellen Unerwünschte Mails aussortieren Mails archivieren In gemeinsam genutzten Ordnern diskutieren Schnellübersicht Mit Adressbüchern arbeiten Grundlagen zur Arbeit mit Adressbüchern Kontakte anlegen und bearbeiten Gruppen im persönlichen Adressbuch anlegen Kontakte exportieren und importieren Adressbucheinträge drucken Schnellübersicht Eigene Termine planen Die Kalenderfunktion Die verschiedenen Kalenderansichten Im Kalender navigieren Termine eintragen Kalendereinträge ändern, löschen und drucken Einladungen zu Besprechungen beantworten Schnellübersicht Besondere Einstellungen für Kalendereinträge Alarm für Kalendereinträge Wiederkehrende Termine erstellen Kalendereinstellungen zur Terminplanung Schnellübersicht Gruppenterminplanung einsetzen Besprechung planen und Einladungen versenden Freie Zeit für eine Besprechung suchen Besprechungen koordinieren Schnellübersicht HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11 Jobs erstellen und verwalten Grundlagen zu Jobs Persönliche Jobs erstellen und verwalten Zugewiesene Jobs ausführen Anderen Personen einen Job zuweisen Jobs als Auftraggeber verwalten Mit der Jobliste Aufgaben erledigen Schnellübersicht Über das Internet auf GroupWise zugreifen GroupWise über das Internet starten Mails lesen, senden und verwalten Die Kalenderfunktionen nutzen Jobs erstellen GroupWise-Einstellungen ändern Schnellübersicht Dokumente gemeinsam bearbeiten Stichwortverzeichnis Dokumente in GroupWise erstellen und bearbeiten Dokumente importieren/exportieren Schnellübersicht HERDT-Verlag 3

4 4 GroupWise 8 - Effektive Kommunikation und Organisation 4 Mails gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie den Nachrichtentext formatieren wie Sie Textteile verschieben und kopieren wie Sie die Rechtschreibung kontrollieren wie Sie die Blitzkorrektur nutzen Voraussetzungen Mails senden und empfangen Grundlagen der Textverarbeitung 4.1 Nachrichtentext formatieren Grundsätzliches zur Formatierung mit GroupWise Sie können in GroupWise den Nachrichtentext einer Mail auf vielfältige Weise formatieren. Sobald Sie den Cursor in das Textfeld setzen, das den Nachrichtentext enthält, können Sie hierzu beispielsweise die Symbole über dem Nachrichtentextfeld zur Formatierung nutzen. Textfelder stehen Ihnen auch für andere GroupWise-Dokumente zur Verfügung, z. B. für Telefonnachrichten oder Notizen. In GroupWise lassen sich Texte nach bzw. während der Eingabe formatieren. Nach der Texteingabe formatieren Während der Texteingabe formatieren Markieren Sie den entsprechenden Textbereich (vgl. folgenden Textabschnitt). Schalten Sie z. B. mithilfe der Symbole über dem Nachrichtentextfeld oder im Dialogfensters SCHRIFTART ( F9 ) die gewünschte Formatierung ein. Setzen Sie den Cursor an die Position, ab welcher der Text die neue Formatierung erhalten soll. Schalten Sie die gewünschte Formatierung ein, und geben Sie den neuen Text ein. Textteile markieren Für die Ausführung bestimmter Befehle, beispielsweise für das Formatieren nach der Texteingabe, ist es notwendig, die entsprechenden Stellen zuvor zu markieren. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Mit der Maus markieren Positionieren Sie den Cursor in einem Textfeld. Klicken Sie an den Anfang des Textbereiches, der markiert werden soll, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Mauszeiger zum Ende des gewünschten Bereiches, und lassen Sie die Maustaste wieder los. 30 HERDT-Verlag

5 Mails gestalten 4 oder Klicken Sie mit der Maus an den Anfang des Textteiles, der markiert werden soll. Halten Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, und klicken Sie an das Ende des Textteiles, der markiert werden soll. Der markierte Bereich wird invers dargestellt. Die Markierung verschwindet, sobald Sie eine andere Stelle des Textes anklicken oder eine der Pfeiltasten betätigen. Ein einzelnes Wort markieren Sie am schnellsten, indem Sie doppelt auf das Wort klicken. Den kompletten Absatz können Sie schnell markieren, indem Sie dreimal in den entsprechenden Absatz klicken oder die STRG -Taste gedrückt halten und einmal in den Absatz klicken. Mit der Tastatur markieren Markierung Zeichen rechts Zeichen links Wort rechts Wort links Bis Zeilenende Bis Zeilenanfang Zeilenweise nach oben/unten Bis Textanfang Bis Textende Kompletter Text Tastenkombination UMSCHALTEN UMSCHALTEN STRG UMSCHALTEN STRG UMSCHALTEN UMSCHALTEN ENDE UMSCHALTEN POS1 UMSCHALTEN / STRG UMSCHALTEN POS1 STRG UMSCHALTEN ENDE STRG A Formatierungen von Mails im HTML-Format Standardmäßig werden Mails in GroupWise im HTML-Format gesendet. In diesem Format lässt sich der Nachrichtentext mithilfe der Symbole über dem Nachrichtentext auf vielfältige Weise formatieren. Symbole zur Formatierung von HTML-Mails Schriftart, -größe bzw. -farbe ändern Wählen Sie eine Schriftart bzw. -größe über die Schaltfläche bzw.. Um die Schriftfarbe zu ändern, klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie eine Farbe in der anschließend geöffneten Farbpalette. Schriftschnitt festlegen Mithilfe des Schriftschnitts (z. B. fett, kursiv, unterstrichen) können Sie einzelne Wörter oder Passagen im Text hervorheben. Klicken Sie auf das Symbol, bzw., um den betreffenden Text fett, kursiv bzw. unterstrichen zu formatieren. HERDT-Verlag 31

6 4 GroupWise 8 - Effektive Kommunikation und Organisation Sie können einen bestimmten Schriftschnitt auch über den Menüpunkt BEARBEITEN - SCHRIFT zuweisen. Ein Schriftschnitt lässt sich durch Aufrufen des Menüpunkts BEARBEITEN - SCHRIFT - NORMAL wieder entfernen. Weitere Formatierungsmöglichkeiten Mithilfe der Symbole über dem Nachrichtentext lassen sich beispielsweise noch folgende Formatierungen vornehmen: Formatierung Symbole Formatierung Symbole Nummerierung erzeugen Aufzählung erstellen Absätze linksbündig, rechtsbündig bzw. zentriert ausrichten Hintergrundfarbe verwenden, bzw. Einzug für Absätze vergrößern bzw. verkleinern bzw. Hintergrundbild einfügen Bei Bedarf können Sie in Ihren Nachrichtentext über die Symbole bzw. eine Trennlinie als Liniengrafik bzw. eine Tabelle einfügen. Absatzstile in HTML-Dokumenten nutzen Standardmäßig verwendet GroupWise bei HTML-Mail den Absatzstil NORMAL zur Darstellung von Text im Textbereich. Dabei wird die Schriftart Segoe UI in der Schriftgröße 10 verwendet. Das HTML-Format stellt darüber hinaus weitere Absatzstile zur Verfügung, um Text schnell zu formatieren. Die Absatzstile enthalten sowohl Angaben über die Schrift - (z. B. Schriftart und Schriftgrad) als auch die Absatzformatierung (z. B. Einrückungen und Zeilenabstand). Der Absatzstil ÜBERSCHRIFT 1 wird beispielsweise von den meisten -Programmen in der Standardschriftart fett formatiert mit dem Schriftgrad 24 angezeigt. Setzen Sie den Cursor in den betreffenden Absatz, und klicken Sie auf das Symbol. Wählen Sie aus der eingeblendeten Liste den gewünschten Absatzstil aus. Die Auswahl des Stils NORMAL setzt die Änderungen auf die Standardeinstellungen zurück. Absatzstile verwenden Mail als einfachen Text senden Nutzt der Empfänger ein älteres Mail-Programm, kann es nötig sein, ihm Mails als einfachen Text zu senden. Einige Mail-Programme zeigen die HTML-Formatierungen nicht korrekt an, oder HTML-Mails können durch erhöhte Sicherheitsanforderungen nicht empfangen werden. Öffnen Sie das Nachrichtenfenster, und rufen Sie den Menüpunkt ANZEIGEN - EINFACHER TEXT auf, oder klicken Sie auf das Symbol. Formatieren von Mails im Textformat Markieren Sie den Text und klicken Sie auf die Symbole, bzw., um den Text fett, unterstrichen bzw. kursiv zu formatieren. 32 HERDT-Verlag

7 Mails gestalten 4 Möchten Sie weitere Schriftformatierungen vornehmen, nutzen Sie hierfür das Dialogfenster SCHRIFTART. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - SCHRIFT - SCHRIFT auf. Alternativen: oder F9 Wählen Sie die Schriftart im Listenfeld. Stellen Sie den Schriftgrad (die Schriftgröße) im Listenfeld ein. Wählen Sie eine von 16 Schriftfarben über das Listenfeld aus. Wenn Sie möchten, dass der Text durchgestrichen oder unterstrichen dargestellt wird, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollfeld. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Schriftformatierung im Dialogfenster SCHRIFT- ART 4.2 Textteile verschieben und kopieren Kopieren und Verschieben mit der Maus Innerhalb eines Textfeldes können Sie sehr einfach mit der Maus Textpassagen mittels Drag & Drop kopieren bzw. verschieben. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: Textteil verschieben Textteil kopieren Markieren Sie den Textteil. Zeigen Sie mit der Maus in den markierten Textteil, und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste an die Einfügeposition. Gehen Sie analog zum Verschieben vor. Halten Sie jedoch die STRG - Taste und die linke Maustaste gedrückt. Lassen Sie an der gewünschten Einfügeposition zuerst die Maustaste und anschließend die STRG -Taste wieder los. Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage Wenn Sie Textpassagen über die Zwischenablage kopieren oder verschieben, können Sie den Inhalt der Zwischenablage mehrfach bzw. in verschiedene Nachrichten einfügen. Sie möchten Daten... Menüpunkt Tastatur in die Zwischenablage kopieren BEARBEITEN - KOPIEREN STRG C in die Zwischenablage ausschneiden BEARBEITEN - AUSSCHNEIDEN STRG X aus der Zwischenablage einfügen BEARBEITEN - EINFÜGEN STRG V Textteile innerhalb einer Mail kopieren und verschieben Markieren Sie den entsprechenden Textbereich, und kopieren Sie ihn, bzw. schneiden Sie ihn mithilfe einer der beschriebenen Möglichkeiten in die Zwischenablage aus. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position, und fügen Sie den Text mithilfe des Menüpunkts BEARBEITEN - EINFÜGEN oder der Tastenkombination STRG V in die Mail ein. HERDT-Verlag 33

8 4 GroupWise 8 - Effektive Kommunikation und Organisation Textteile zwischen verschiedenen Mails kopieren und verschieben Kopieren Sie den Bereich mit einer der genannten Möglichkeiten in die Zwischenablage, bzw. schneiden Sie ihn aus der Mail in die Zwischenablage aus. Öffnen Sie die Mail, in die Sie den Text einfügen möchten. Setzen Sie den Cursor an die Zielposition, und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit dem Menüpunkt BEARBEITEN - EINFÜGEN oder der Tastenkombination STRG V ein. Möchten Sie beim Einfügen das ursprüngliche Format des Textes nicht übernehmen, rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - INHALTE EINFÜGEN auf und wählen Sie das gewünschte Format aus. Die beschriebenen Möglichkeiten, Textteile zu verschieben bzw. zu kopieren, gelten auch für andere Group- Wise-Dokumente, z. B. für Telefonnachrichten oder Notizen. 4.3 Rechtschreibprüfung und Blitzkorrektur nutzen Grundlagen zur Rechtschreibprüfung Mithilfe der Rechtschreibprüfung können Sie Texte in Mails oder anderen GroupWise-Dokumenten auf Rechtschreibfehler überprüfen. Entweder Sie prüfen den gesamten Text oder lediglich die markierten Passagen. Die Blitz-Rechtschreibprüfung überprüft schon während der Texteingabe die Wörter und unterstreicht bemängelte Wörter mit einer roten Wellenlinie. Die Rechtschreibprüfung von GroupWise kann für den gesamten Text oder markierte Passagen eingesetzt werden. Bei der Prüfung vergleicht GroupWise den Text mit einem Wörterbuch und bemängelt alle Wörter, die nicht gefunden werden. Dabei kann es sich um falsch geschriebene Wörter oder um Wörter handeln, die noch nicht im Wörterbuch enthalten sind. Unbekannte Wörter können in das Wörterbuch aufgenommen werden. Diese Wörter werden dann in Zukunft nur noch angezeigt, wenn sie falsch geschrieben sind. Während der Wortprüfung entdeckt das Programm nur Rechtschreibfehler. Semantische und grammatikalische Fehler werden nicht berücksichtigt. Beispiel: "Gestern besuchten wird den Frankfurter Flughafen". Das Wort "wird" wird von der Rechtschreibprüfung nicht bemängelt. Die Blitz-Rechtschreibprüfung nutzen Die Blitz-Rechtschreibprüfung ist in erster Linie als Instrument für die sofortige Überprüfung Ihrer Texte während der Eingabe gedacht. Dabei kennzeichnet das Programm alle Fehler (und solche Wörter, die es für fehlerhaft hält) direkt nach der Eingabe durch eine rote Wellenlinie. Gekennzeichnete Rechtschreibfehler Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das von GroupWise beanstandete Wort. Im eingeblendeten Kontextmenü werden, falls vorhanden, Korrekturvorschläge als Menüpunkte angezeigt. Wählen Sie den passenden Begriff aus. 34 HERDT-Verlag

9 Mails gestalten 4 Was ist zu tun, wenn... Sie möchten, dass ein vom Programm "unberechtigt" beanstandetes Wort in Zukunft nicht mehr als falsch angezeigt wird? das bemängelte Wort im ganzen Text nicht mehr als falsch angezeigt werden soll? Sie die Markierungen ausschalten möchten? Klicken Sie auf den Kontextmenüpunkt ZU WORTLISTE HINZUFÜGEN. Damit wird dieser Begriff einem Wörterbuch hinzugefügt; in Zukunft "weiß" GroupWise, dass dieses Wort korrekt geschrieben ist. Klicken Sie auf den Kontextmenüpunkt IGNORIEREN. Damit werden alle Stellen, an denen der Begriff im Text vorkommt, übergangen. Klicken Sie auf den Kontextmenüpunkt BLITZ- RECHTSCHREIBPRÜFUNG DEAKTIVIEREN. Schreiben Sie ein Wort zweimal direkt hintereinander, werden die betreffenden Wörter automatisch erkannt und mit einer roten Wellenlinie versehen. Die Rechtschreibprüfung starten Öffnen Sie die Mail, deren Text Sie auf korrekte Schreibweise überprüfen möchten. Soll nur ein bestimmter Textteil von der Rechtschreibprüfung überprüft werden, markieren Sie die entsprechende Passage. Rufen Sie den Menüpunkt WERKZEUGE - RECHTSCHREIBPRÜFUNG auf. Alternativen: Schaltfläche RECHTSCHREIBPRÜFUNG oder STRG F1 Sobald ein Wort nicht im Wörterbuch vorhanden ist, wird es im Text markiert. Das Dialogfenster SCHREIBWERKZEUGE wird eingeblendet, und im Feld ist das betreffende Wort aufgeführt. Rechtschreibprüfung durchführen Sie möchten einen Fehler korrigieren ein bemängeltes Wort ohne Korrektur überspringen GroupWise ein unbekanntes Wort "lernen" lassen Wählen Sie aus der Liste mit Verbesserungsvorschlägen den passenden Vorschlag aus. Sollte kein passender Korrekturvorschlag angezeigt werden, können Sie den Fehler über eine Tastatureingabe im Eingabefeld verbessern. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche ERSETZEN, um das Wort an der aktuellen Stelle zu korrigieren. Beispiel: GroupWise zeigt ein Wort als falsch an, das Sie aber in der aktuellen Schreibweise erhalten möchten (beispielsweise einen im Text vorkommenden Namen). Klicken Sie auf die Schaltfläche 1X IGNORIEREN. oder Falls das betreffende Wort in dem Dokument mehrmals vorkommt, können Sie es durch Anklicken der Schaltfläche IGNORIEREN an allen Stellen des Dokuments überspringen. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Der Begriff wird dem Wörterbuch hinzugefügt. In Zukunft "kennt" GroupWise diesen Begriff und bemängelt ihn nur noch, wenn er falsch geschrieben ist. HERDT-Verlag 35

10 4 GroupWise 8 - Effektive Kommunikation und Organisation Sie möchten ein Wort in die Blitzkorrektur aufnehmen die Rechtschreibprüfung beenden Sie können ein bemängeltes Wort zukünftig automatisch durch ein korrigiertes Wort ersetzen lassen. Diese Möglichkeit sollten Sie nutzen, wenn es sich bei dem gefundenen Fehler um einen Tippfehler handelt, der Ihnen häufig unterläuft. Wählen Sie aus den Verbesserungsvorschlägen im Listenfeld ERSATZ- WÖRTER den passenden Vorschlag, und betätigen Sie die Schaltfläche BLITZKORREKTUR. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN. Über die Schaltfläche INDIVIDUELL können Sie die Standardeinstellungen für die Rechtschreibprüfung ändern. Die Einstellungen (bis auf die gewählte Sprache) werden bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen verwendet. Sie können festlegen, dass die Rechtschreibprüfung automatisch vor dem Senden einer Mail durchgeführt wird. Rufen Sie hierzu im GroupWise-Hauptfenster den Menüpunkt WERKZEUGE - OPTIONEN auf, und klicken Sie doppelt auf das Symbol UMGEBUNG. Aktivieren Sie im Register ALLGEMEIN das Kontrollfeld RECHT- SCHREIBUNG VOR SENDEN PRÜFEN. Mit der Blitzkorrektur Wörter automatisch ersetzen GroupWise bietet Ihnen mit der Blitzkorrektur eine schnelle und effektive Korrekturhilfe an. Die Blitzkorrektur ersetzt bei der Eingabe Wörter und Kürzel automatisch durch festgelegte Ersetzungsbegriffe. So können Sie beispielsweise häufig vorkommende Tippfehler automatisch korrigieren (z. B. dei durch die) oder Kürzel durch lange Bezeichnungen ersetzen (z. B. mfg durch Mit freundlichen Grüßen). Rufen Sie im Nachrichtenfenster den Menüpunkt WERKZEUGE - BLITZKORREKTUR auf. Geben Sie in das Eingabefeld das fehlerhafte Wort bzw. ein Kürzel ein, das automatisch ersetzt werden soll. Geben Sie in das Eingabefeld die korrekte Schreibweise bzw. den Ersetzungstext ein. Um den neuen Eintrag in die Liste zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG HINZUFÜGEN. Um eine bestehende Blitzkorrektur mit der neuen zu überschreiben, markieren Sie den betreffenden Eintrag in der Liste und betätigen Sie die Schaltfläche EINTRAG ERSETZEN. Um einen bestehenden Eintrag zu löschen, markieren Sie diesen in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG LÖSCHEN. Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN klicken. Blitzkorrektureinträge aufnehmen Wenn Sie die Blitzkorrekturfunktion ausschalten möchten, deaktivieren Sie das Kontrollfeld. 36 HERDT-Verlag

11 Mails gestalten Schnellübersicht Sie möchten Schriftattribute in einer HTML-Mail ändern Symbole oder BEARBEITEN - SCHRIFT - SCHRIFT bzw. F9 einfache Text-Mail erstellen Schriftattribute in einer einfachen Mail ändern Daten in die Zwischenablage kopieren Daten in die Zwischenablage ausschneiden Daten aus der Zwischenablage einfügen die Rechtschreibprüfung durchführen Einstellungen der Blitzkorrektur ändern ANZEIGEN - EINFACHER TEXT oder Symbole, oder bzw. oder F9 BEARBEITEN - KOPIEREN oder STRG C BEARBEITEN - AUSSCHNEIDEN oder STRG X BEARBEITEN - EINFÜGEN oder STRG V WERKZEUGE - RECHTSCHREIBPRÜFUNG oder STRG F1 WERKZEUGE - BLITZKORREKTUR HERDT-Verlag 37