Buch- und Belegnachweis für steuerfreie. innergemeinschaftliche Lieferungen

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1 Besuchen Sie uns auch ab sofort auf Facebook! Mainfränkische Treuhand GmbH, Hermann-Schell-Str. 2, D Würzburg Geschäftsführer: Dipl.-Kfm. Thomas Betz Vereidigter Buchprüfer, Steuerberater Hauptniederlassung Würzburg: Hermann-Schell-Str. 2, D Würzburg Tel.: Fax: Wichtige Informationen aus dem Steuerrecht Zweigniederlassung Lohr: St.-Jakobus-Str. 8, D Lohr-Pflochsbach Tel.: Fax: Zweigniederlassung Karlstadt: Kirchplatz 2, D Karlstadt Tel: Fax: Niederlassungsleitung Karlstadt u. Lohr: Hiltrud Meierl Steuerberaterin (angestellt gem. 58 StBerG) Buch- und Belegnachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen

2 Die Umsatzbesteuerung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs hat sich zu einer hochkomplizierten Materie entwickelt insbesondere mit der Einführung des EU-Binnenmarktes, der eigentlich den freien Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital hätte gewährleisten sollen. Stattdessen ist die Abwicklung von Lieferungen und sonstigen Leistungen mit Geschäftspartnern in EU-Statten aus umsatzsteuerlicher Sicht oft aufwendiger und komplizierter als mit Unternehmen außerhalb der EU. Verkaufen Sie als deutsches Unternehmen beispielsweise eine LKW-Ladung Aluminiumbleche von Deutschland nach Spanien, ist diese Lieferung grundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Das gilt allerdings nur dann, wenn der Empfänger ebenfalls Unternehmer ist und die Bleche für sein Unternehmen gekauft hat. Zudem müssen Sie gegenüber dem Fiskus nachweisen können, dass die gelieferte Ware auch tatsächlich aus Deutschland nach Spanien gelangt ist, um sich die Umsatzsteuerbefreiung zu sichern. Insbesondere auf die formale Richtigkeit der für eine solche steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erforderlichen Nachweise sollten Sie als Exporteur also größten Wert legen. Denn formale Fehler in den Belegen können etwa anlässlich einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung zur Nichtanerkennung der Steuerfreiheit und damit zur erstmaligen Anforderung von Umsatzsteuer durch das Finanzamt führen. Sind zu diesem Zeitpunkt nicht mehr alle involvierten Unternehmen vorhanden, können die Rechnungen nicht mehr korrigiert werden und die Nachforderung stellt sich möglicherweise gerade bei Ihnen als Kosten dar. Wurden die Umsätze regelmäßig unzutreffend behandelt, können sogar Nachforderungen in einer Höhe entstehen, die an die Substanz Ihres Unternehmens gehen. Außerdem fallen für den Zeitraum, in dem keine Umsatzsteuer entrichtet wurde, 6% Zinsen an, die sich auf jeden Fall in voller Höhe als Kosten niederschlagen. Um Ihnen einen Überblick über die vielfältigen gesetzlichen Anforderungen und Nachweismöglichkeiten zu geben und um Sie bei der Integration der oft doch sehr theoretischen Regelungen in Ihrem täglichen Arbeitsprozess zu unterstützen, haben wir diese Mandanteninformation zusammengestellt. Für die Ausgestaltung der Nachweisvorschriften sind die einzelnen EU-Statten zuständig. Hierzulande gelten ab dem neue Vorschriften. Neu ist vor allem die von der Art des Transports unabhängige Gelangensbestätigung. Mit diesem Dokument bestätigt Ihr Kunde, dass er Ihre Ware in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort in einem anderen EU-Mitgliedstaat erhalten hat oder dass er sofern er die Ware mit eigenem Fahrzeug abgeholt hat die Beförderung in einem bestimmten Monat an einem bestimmten Ort in einem anderen EU-Statt beendet hat. Neben der Gelangensbestätigung sind weitere, von der jeweiligen Transportart abhängige Alternativnachweise zulässig.

3 1. Begriffserklärung 1.1 Lieferung oder sonstige Leistung Im Umsatzsteuerrecht meint der Begriff Lieferung das Verschaffen der Verfügungsmacht über einen Gegenstand ( 3 Abs. 1 UStG). Eine Lieferung gegen Entgelt entspricht im Wesentlichen dem Verkauf eines Gegenstands. Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind ( 3 Abs. 9 UStG), also z.b. Lohnveredelungen oder Vermietungen. In diesem Beitrag wird es nur um Lieferungen gehen. 1.2 Befördern oder Versenden Der Begriff Befördern ( 3 Abs. 6 Satz 2 UStG) erfasst die Fälle, in denen der Unternehmer (Verkäufer oder Käufer) den Gegenstand selbst (mit eigenem Fahrzeug) transportiert. Eine Versendung liegt dagegen vor, wenn der Gegenstand durch einen beauftragten Dritten (z.b. Spediteur, Post, Kurierdienst, Bahn) transportiert wird ( 3 Abs. 6 Satz 3 UStG). Aus Vereinfachungsgründen wird auf den folgenden Seiten nur noch der Begriff Versendung verwendet, da die meisten Unternehmer ohnehin nicht selbst befördern. Eine Unterscheidung zwischen beiden Begriffen wird nur dann vorgenommen, wenn es um die unterschiedlichen Nachweispflichten für Beförderungen und Versendungen geht. 1.3 Ort der Lieferung oder Ort des Erwerbs Damit man feststellen kann, wo eine Lieferung als ausgeführt gilt (also: wo die Lieferung stattfindet), muss der Ort der Lieferung bestimmt werden. Für die Ermittlung dieses Orts gelten folgende Regelungen: Grundsatz Wird ein Gegenstand nicht bewegt (z.b. Verkauf einer Ware, die vorerst bei einem Lagerhalter im Lager verbleibt), ist der Ort der Lieferung derjenige Ort, an dem die Verfügungsmacht verschafft wird ( 3 Abs. 7 UStG). Wird ein Gegenstand bewegt, befindet sich der Ort der Lieferung dort, wo die Versendung beginnt ( 3 Abs. 6 Satz 1 UStG). Innergemeinschaftlicher Erwerb Der Ort eines innergemeinschaftlichen Erwerbs ist der Mitgliedstaat, in dem sich der Gegenstand am Ende des Transports befindet ( 3d UStG). Reihengeschäfte Bei einem grenzüberschreitenden Reihengeschäft liegen mehrere aufeinanderfolgende Lieferungen vor; es gibt aber nur eine physische grenzüberschreitende Versendung. Somit kann auch nur eine Lieferung steuerfrei sein: die sog. Beförderungs- oder Versendungslieferung. Diese wird in der Praxis auch als bewegte Lieferung bezeichnet. Für diese bewegte Lieferung ist der Ort der Lieferung dort, wo die Versendung beginnt (Grundsatz). Die Ermittlung der bewegten Lieferung ist eine der wichtigsten Maßnahmen bei der Beurteilung von Reihengeschäften. Je nach Sachverhalt können der bewegten Lieferung andere Lieferungen

4 vorangehen (vorangehende ruhende Lieferungen) oder folgen (nachfolgende ruhende Lieferungen). Die ruhenden Lieferungen sind im innergemeinschaftlichen Warenverkehr immer steuerbar und grundsätzlich auch steuerpflichtig. Die Frage ist nur: in welchem Land (Ort der Lieferung)? 1.4 Steuerbare Umsätze Ein Umsatz wird als steuerbar ( 1 Abs. 1 UStG) bezeichnet, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist: 1. Lieferung oder sonstige Leistung durch Unternehmer im Inland gegen Entgelt 2. Einfuhr im Inland 3. innergemeinschaftlicher Erwerb im Inland gegen Entgelt Ist eine der vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllt, handelt es sich aus deutscher Sicht um einen nichtsteuerbaren Umsatz. Fehlt die Voraussetzung, dass der Umsatz im Inland getätigt wird, kann es allerdings sein, dass der Umsatz in einem anderen betroffenen Land steuerbar ist. 1.5 Steuerfreie Umsätze Ein steuerbarer Umsatz ist dann steuerfrei, wenn das Umsatzsteuerrecht eine Steuerfreiheit vorsieht und die Voraussetzungen für diese vorliegen. Beispielhaft sollen hier genannt werden die steuerfreie Ausfuhrlieferung ( 4 Nr. 1 Buchst. a) UStG), die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ( 4 Nr. 1 Buchst. b) UStG) und die sog. Einfuhranschlusslieferung, bei der ein Gegenstand eingeführt und unmittelbar danach zur Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung verwendet wird; in diesem Fall ist die Einfuhr steuerfrei (keine Einfuhrumsatzsteuer; 5 Abs. 1 Nr. 3 UStG). Ist ein steuerbarer Umsatz nicht steuerfrei, ist er steuerpflichtig.

5 2. Nachweispflichten Allgemeines Anders als in der Vergangenheit von den Finanzbehörden und -gerichten entschieden, sind die Nachweisvorschriften sowohl der Buch- als auch der Belegnachweis keine materiellrechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Dies hat der EuGH in mehreren Entscheidungen klar und deutlich festgestellt. Praxistipp Selbst wenn die nationalen Gesetze Buch- und Belegnachweise als Muss-Vorschriften festlegten, wird die Steuerbefreiung nicht zwangsläufig versagt, wenn diese Nachweise nicht in der geforderten Form erbracht werden. Der EuGH hat mehrfach ausgeführt, dass weder das Fehlen von Belegnachweisen noch von Umsatzsteueridentifikationsnummer zur Steuerpflicht führen muss. Maßgebend für die Frage, ob ein Umsatz steuerpflichtig ist oder nicht, ist das Vorliegen der materiell-rechtlichen Voraussetzungen. Formelle Erfordernisse können den Anspruch auf Steuerfreiheit nicht in Frage stellen, sofern die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich allerdings, sich an die deutschen Vorschriften zu halten. 3. Der Buchnachweis Der Buchnachweis ist ein Nachweis durch Bücher und Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen. Durch Referenzen werden diese Belege Bestandteil der Buchführung und damit des Buchnachweises. Die Bücher und Aufzeichnungen sowie die Belege bilden eine Einheit. Nach 17c UStDV muss der Unternehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Voraussetzungen der Steuerbefreiung eindeutig und leicht nachprüfbar buchmäßig nachweisen, indem er einschließlich Umsatzsteueridentifikationsnummer des Abnehmers Folgendes in seiner Buchführung aufzeichnet: Name und Anschrift des Abnehmers im Fall des Einzelhandels oder einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise: Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände Tag der Lieferung vereinbartes/vereinnahmtes Entgelt und Tag der Vereinnahmung im Fall einer Be- oder Verarbeitung vor innergemeinschaftlicher Lieferung ( 6a Abs. 1 Satz 2 UStG): Art und Umfang der Be- oder Verarbeitung Beförderung/Versendung ins übrige Gemeinschaftsgebiet Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet

6 Sonderregelungen, auf die hier aber nicht näher eingegangen werden soll, bestehen für das einer Lieferung gleichgestellte Verbringen ( 6a Abs. 2 UStG) und für die Lieferung neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Umsatzsteueridentifikationsnummer ( 17c Abs. 3 und 4 UStDV). Bei Nutzung zertifizierter Buchhaltungssysteme dürften im Regelfall keine Probleme mit dem Buchnachweis entstehen. Auf folgende Punkte soll aber besonders hingewiesen werden: Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird im Regelfall in den Stammdaten des Kunden vermerkt. Wichtig ist es, später ggf. nachweisen zu können, dass sie zum Zeitpunkt der Lieferung auch gültig und dem Abnehmer zugeordnet war. Dies kann nur durch eine qualifizierte Abfrage beim BZSt sichergestellt werden. Es ist der Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers aufzuzeichnen. Insoweit sollten die Stammdaten einen Hinweis enthalten, ob es sich bei diesem z.b. um einen Produktionsbetrieb (Maschinenbau, Elektronikbranche, Sanitärbetrieb, Tiefbauunternehmen usw.), einen Großhändler, Importeur oder ein Einzelhandelsunternehmen handelt. In Einzelfällen mag es kritisch sein, was unter handelsüblicher Bezeichnung zu verstehen ist. So wird unter anderem kontrovers diskutiert, ob die IMEI-Nr. eines Mobiltelefons oder die Seriennummer einer hochpreisigen Uhr zu den handelsüblichen Bezeichnungen gehört. Im Regelfall wird aber über die Aufzeichnung einer Lieferscheinnummer eines Angebots oder einer Auftragsnummer auch die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware zu erkennen sein. Der Tag der Lieferung muss nicht zwangsläufig derjenige sein, an dem die Ware den Betrieb verlassen hat. Denn wie oben ausgeführt der Begriff Lieferung steht nicht für den Beginn des Transports, sondern für die Verschaffung der Verfügungsmacht. Bei einer Frei-Haus-Lieferung ist der Tag der Lieferung somit derjenige, an dem die Ware beim Abnehmer eingeht. Dagegen ist der Tag der Lieferung bei einer Ab-Werk-Lieferung derjenige, an dem die Ware an den abholenden Kunden oder dessen Beauftragten übergeben wird. Fraglich ist ohnehin, ob die Forderung nach Aufzeichnung des Tages der Lieferung beim Buchnachweis aufrechterhalten werden kann. Denn beim Belegnachweis (s. folgende Ausführungen) bedarf es nur noch der Angabe des Monats des Gelangens in den anderen Mitgliedstaat. Aufgrund der Unsicherheit bezüglich der Nachweisvorschriften vor allem in Abholfällen gehen einige Unternehmen dazu über, ihren Kunden zum Zeitpunkt der Abholung die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und bei Vorlage des Verbringungsnachweises zu erstatten. Bucht ein Unternehmen diesen Umsatz als steuerpflichtig, besteht das Risiko, dass er nicht mehr als steuerfrei akzeptiert wird, weil der Buchnachweis nicht erbracht ist. Wird der Umsatz nicht von Anfang an auf dem Konto der steuerfreien Lieferungen gebucht, kann ein Prüfer nämlich nicht mehr eindeutig und leicht nachprüfbar feststellen, ob es sich um eine steuerfreie Lieferung gehandelt hat. PRAXISTIPP

7 Praxistipp Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer in den Stammdaten des Abnehmers (des Kunden) zu vermerken und sollte bei jedem Umsatz im Onlineverfahren überprüft werden. Der Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers muss in den Stammdaten erfasst werden. Als Tag der Lieferung ist der Tag aufzuzeichnen, an dem Kunden die Verfügungsmacht verschafft worden ist. Der EuGH bezeichnet dies als den Tag, an dem der Abnehmer wie ein Eigentümer über den Gegenstand verfügen kann. Wird dem Kunden zur Sicherheit erst einmal die Umsatzsteuer berechnet, sollte der Steuerbetrag nicht separat ausgewiesen werden. Vielmehr sollte der Nettopreis um diesen Betrag erhöht und der Umsatz als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gebucht werden. Der Umsatzsteuerbetrag kann auch ohne den Begriff Umsatzsteuer zu verwenden als Sicherheit o.ä. bezeichnet werden. 4. Die Belegnachweise 4.2 Entwicklung der Gesetzgebung Am hatte der Bundesrat eine Änderung der Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ( 17a UStDV) beschlossen, nach der als Nachweis für die Steuerfreiheit ausschließlich eine sogenannte Gelangensbestätigung anerkannt werden sollte. Doch waren die Regelungen so mit der heißen Nadel gestrickt und so weit von jeglicher Praxis entfernt, dass sie nur zum Chaos geführt hätten. Aufgrund erheblicher Proteste zahlreicher Verbände und Wirtschaftsunternehmen hat das BMF erst versucht, durch BMF-Schreiben Erleichterungen zu gewähren. Dann hat es aber doch anerkennen müssen, dass großzügigere Regelungen laut einem BMF-Schreiben oder UStAE nicht ausreichen konnten, wenn die gesetzlichen Vorschriften (UStDV) strengere Regelungen enthielten. Außerdem wurden mehrere Übergangsregelungen geschaffen, wonach bis zur endgültigen Regelung die Nachweise anerkannt werden, die bis zum vorgesehen waren. 4.3 Aktueller Stand der Gesetzgebung Derzeit gelten noch die Regelungen der Zweiten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom Danach ist als Nachweis grundsätzlich nur die Gelangensbestätigung zulässig, die bestimmte Daten enthalten muss. Die folgenden Ausführungen basieren aber auf dem Referentenentwurf vom für eine Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Wann und in welcher Form dieser Entwurf vom Bundesrat beschlossen werden wird, kann derzeit noch nicht gesagt werden. Da er aber die allermeisten Vorschläge der Verbände und Unternehmen berücksichtigt und weitgehende Zustimmung findet, wird es voraussichtlich keine nennenswerten Änderungen geben. Andernfalls werden diese in einer späteren Ausgabe der BiB besprochen. Vorausblickend lässt sich schon einmal sagen, dass der Nachweis über das Verbringen in einen anderen Mitgliedstaat durch die unterschiedlichsten Belege und sonstigen Beweismittel geführt werden kann. Offensichtlich ist aber auch, dass die Gelangensbestätigung der sicherste und in vielen Fällen auch der einfachste Nachweis sein wird.

8 4.4 Die Gelangensbestätigung Allgemeines Nach 17a Abs. 1 UStDV hat der Unternehmer anhand von Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen, dass er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Neben einem Doppel der Rechnung, das als Nachweis keine Schwierigkeiten bereiten dürfte, verlangt der Verordnungsgeber als erste von mehreren Varianten die Vorlage einer Gelangensbestätigung. Dieser Nachweis gilt als eindeutig und leicht nachprüfbar ( 17a Abs. 1 Satz 1 UStDV). Für die in Abs. 3 aufgeführten Alternativnachweise gilt diese gesetzliche Fiktion dagegen nicht. Dies wird die Bedeutung der Gelangensbestätigung im Verhältnis zu den Alternativnachweisen erheblich stärken. Notwendige Angaben Mit der Gelangensbestätigung bestätigt der Abnehmer, dass die gelieferte Ware ins übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Damit die Bestätigung als eindeutig und leicht nachprüfbar gilt, muss sie die folgenden Angaben vollständig enthalten. Name und Anschrift des Abnehmers Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände; bei Fahrzeugen gem. 1b Abs. 2 UStG auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer Ort und Monat vom Ende der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn der Abnehmer den Gegenstand befördert; in allen anderen Fällen den Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet Ausstellungsdatum der Bestätigung Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten; bei einer elektronischen Übermittlung ist die Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat

9 In der Regel handelt es sich beim Abnehmer um den Kunden des Verkäufers, also das Unternehmen, das zivilrechtlicher Empfänger der Lieferung ist und den Kaufpreis entrichten muss. Dieses Unternehmen muss aber nicht zwangsläufig der Rechnungsempfänger sein. Gerade bei Konzernen kommt es vor, dass die Rechnung nicht an das Unternehmen geschickt wird, das den Auftrag erteilt hat, sondern an einen zentralen Rechnungsregulierer. Auch bei Reihengeschäften oder einem Transport zu einem selbständigen Lagerhalter ist nicht der tatsächliche Warenempfänger der Abnehmer. Abnehmer im Sinne der Vorschrift bleibt aber weiterhin der Kunde. Somit müssen sein Name und seine Anschrift in der Gelangensbestätigung genannt werden. Unterschreiben oder elektronisch absenden kann dagegen auch ein zur Abnahme Beauftragter. Es muss allerdings damit gerechnet werden, dass ein kritischer Prüfer die Beauftragung nachgewiesen bekommen möchte. Daher kann es nicht schaden, wenn der Abnehmer in geeigneter Form mitteilt, dass der Dritte zur Abgabe der Gelangensbestätigung bevollmächtigt ist. Dies kann z.b. durch eine schriftliche Bestätigung, eine einfache , eine Vereinbarung im Kaufvertrag oder einen Vermerk in der Auftragsbestätigung erfolgen. Ein mit dem Warentransport beauftragter Dritter (z.b. Spediteur) wird wohl niemals als zur Abnahme Beauftragter akzeptiert werden. Dagegen dürften sich insbesondere die Vorstände internationaler Konzerne und Geschäftsführer von Großunternehmen über die großzügigen Ausführungen in der Begründung zum Referentenentwurf zu 17a Abs. 2 Satz 1 UStDV freuen, wonach der Abnehmer die Gelangensbestätigung nicht in jedem Fall persönlich unterzeichnen (muss); dies kann auch z.b. durch einen Arbeitnehmer geschehen. Abweichend von den bisherigen Regelungen und Entwürfen ist es nicht mehr erforderlich, den Tag des Gelangens zu bestätigen. Es reicht aus, wenn der Monat genannt wird. Unabhängig von der Frage der formellen Richtigkeit der Gelangensbestätigung muss der Unternehmer aber den Tag der Lieferung aufzeichnen (vgl. vorstehende Ausführungen zum Buchnachweis). Handelt es sich z.b. um die Lieferbedingung frei Haus, muss er auch den Tag der Ablieferung an den Kunden (Tag der Lieferung) kennen, um diesen Tag aufzeichnen zu können. Ganz wichtig ist, zu erkennen, dass die Gelangensbestätigung zwei unterschiedliche Aussagen enthält: 1. Der Kunde holt die Ware mit eigenem Fahrzeug ab (Beförderung durch den Abnehmer): In diesem Fall muss der Kunde das Ende der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet bestätigen. Würde er nämlich den Erhalt des Gegenstands bestätigen, würde das Dokument nicht als Nachweis für das Gelangen ins übrige Gemeinschaftsgebiet anerkannt, da er den Gegenstand ja bereits bei der Abholung in Deutschland erhalten hat. 2. Alle anderen Fälle: Bei einer Beförderung durch den Verkäufer bzw. einer Versendung durch den Verkäufer oder Abnehmer muss der Erhalt des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet bestätigt werden.

10 Form der Gelangensbestätigung Ein Vordruck ist nicht vorgeschrieben. Das BMF wird aber voraussichtlich einen Vorschlag für eine Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache veröffentlichen. Es wird empfohlen, den vorgeschlagenen Wortlaut zu verwenden allerdings mit der vorstehend erwähnten Einschränkung, dass nur die Bestätigung (Ende der Beförderung/Erhalt der Ware) vorgegeben wird, die für den jeweiligen Sachverhalt zutrifft. Abweichend von der derzeitigen Situation soll die UStDV eine gesetzliche Regelung enthalten, wonach die Bestätigung auch in elektronischer Form erteilt werden kann. Es bedarf dann keiner Unterschrift. Außerdem kann die Gelangensbestätigung dann aus mehreren Dokumenten bestehen ( 17a Abs. 2 letzter Satz UStDV). Das heißt, dass der Abnehmer in seiner Bestätigung z.b. nicht die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware aufführen muss. Er kann einfach auf den entsprechenden Lieferschein (oder die Lieferscheine) verweisen. Eine weitere Vereinfachung dürfte sein, dass die Gelangensbestätigung auch für die Umsätze aus bis zu einem Kalendervierteljahr zusammengefasst werden kann. Einbindung eines Spediteurs Die in der aktuellen Version des 17a Abs. 2 letzter Unterabsatz UStDV vorgesehene Möglichkeit, die Gelangensbestätigung bei Auftragserteieinem Spediteur aufzubewahren, ist nicht zuletzt auf das Drängen mehrerer Speditionsverbände zu Recht fallengelassen worden. Eine solche Maßnahme ist praxisfremd und mit erheblichen Risiken für beide Parteien belastet. Die aufgrund der geltenden Rechtslage (noch) zulässige Möglichkeit sollte auf keinen Fall in Anspruch genommen werden.

11 4.5 Alternativnachweise Versendungsbeleg und andere handelsübliche Belege Bei einer Versendung durch den Lieferer oder Abnehmer (nicht aber bei der Beförderung mit eigenem Fahrzeug des Lieferers des Abnehmers) kann der Nachweis, dass die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat verbracht worden ist, auch durch folgende Belege geführt werden: Versendungsbeleg Bei dem Versendungsbeleg nach 17a Abs. 3 Nr. 1 Buchst. a) UStDV handelt es sich wie bei der bis zum geltenden Rechtslage insbesondere um einen handelsrechtlichen Frachtbrief. Dieses Dokument gilt aber nur dann als Nachweis, wenn es vom Auftraggeber unterzeichnet ist und eine Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts der Ware enthält. Ein weiterer namentlich genannter Versendungsbeleg ist das Konnossement oder ein Doppelstück davon. Ob sich die Forderung nach einer Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts letztlich durchsetzen wird, ist im Hinblick auf die EuGHund BFH-Rechtsprechung allerdings zweifelhaft. Wie die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft in ihrer Stellungnahme vom dargelegt haben, zeigt die Praxis darüber hinaus, dass das Feld 24 des CMR-Frachtbriefs in den seltensten Fällen, vor allem wenn der Abnehmer den Spediteur beauftragt, ausgefüllt ist. Fehlt die Unterschrift des Auftraggebers, ist ein CMR zwar nicht als Versendungsbeleg geeignet, muss aber als anderer handelsüblicher Beleg im Sinne des nachfolgenden Absatzes anerkannt werden. Anderer handelsüblicher Beleg, insbesondere Spediteurs Bescheinigung Dieser Beleg muss laut 17a Abs. 3 Nr. 1 Buchst. b) UStDV folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des befördernden Unternehmens sowie Ausstellungsdatum Name und Anschrift sowohl des Lieferers als auch des Auftraggebers der Versendung Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware Empfänger der Ware und Bestimmungsort im anderen EU-Mitgliedstaat Monat des Endes der Beförderung im anderen EU-Mitgliedstaat Versicherung des befördernden Unternehmens, dass die Angaben innerhalb der EU nachprüfbar sind sofern die Spediteurs Bescheinigung nicht elektronisch übermittelt wird: Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers

12 Beim Nachweis durch den Versendungs- oder einen anderen handelsüblichen Beleg ist ein Verweis auf andere Belege zugelassen ( 17 Abs. 3 Satz 3 UStDV). Dies ist vor allem bei umfangreichen Teilelieferungen oder bei Lieferungen zahlreicher unterschiedlicher Artikel äußerst hilfreich. Außerdem ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr möglich. Unglücklich formuliert ist die Forderung, wonach die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers gefordert wird. Denn in der Praxis beauftragt ein Spediteur häufig einen Frachtführer als Unterauftragnehmer und der Unterauftragnehmer beauftragt wiederum einen anderen Frachtführer. In solchen Fällen wird häufig nicht der mit der Beförderung beauftragte Unternehmer die Bescheinigung unterschreiben, sondern ein Unterbeauftragter. Es ist damit zu rechnen, dass insoweit erhöhter Verwaltungsaufwand (Neuausstellung durch einen anderen Unternehmer) erforderlich werden wird oder entsprechende Beanstandungen bei Betriebsprüfungen auftreten werden Alternativnachweis mit Tracking-and-Tracing Protokoll Dieser Alternativnachweis nach 17a Abs. 3 Nr. 1 Buchst. c) UStDV kommt insbesondere für Kurierdienstleistungen in Betracht. Durch ihn muss die Versendung lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweisbar sein. Die weitere Voraussetzung, wonach das Tracking-and-Tracing-Protokoll nur in Verbindung mit einer schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung anerkannt wird, wird zwar in vielen Fällen nicht problematisch sein; aber es gibt doch eine Reihe von Unternehmen, die den Auftrag telefonisch erteilen. Außerdem ist fraglich, was darunter zu verstehen ist, dass der Nachweis lückenlos zu führen ist. Diese Formulierung zeigt wieder einmal die typisch deutsche Überregulierung. Als Nachweis für das Gelangen hätte es ausgereicht, die Ablieferung beim Empfänger vorzuschreiben. Vorteilhaft ist bei dieser Regelung, dass keine Angaben über die gelieferten Waren verlangt werden. Das dürfte insbesondere die Fälle erleichtern, bei denen ein Lieferer mehrere unterschiedliche Artikel an Kleinabnehmer versendet, von denen eine Gelangensbestätigung nur schwer zu erhalten ist. Auch hier ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig. Ob diese in der Praxis in Anspruch genommen werden kann, wird die Zukunft zeigen Alternativnachweis bei Postdienstleistung Bei Postsendungen, deren Verbringen nicht über ein Tracking-and-Tracing-Protokoll nachgewiesen werden kann, reicht eine Empfangsbestätigung des Postdienstleisters über die Entgegennahmeder Postsendung in Verbindung mit dem Nachweis über die Bezahlung der gelieferten Ware aus ( 17a Abs. 3 Nr. 1 Buchst. d) UStDV). Die ursprünglich vorgesehene Regelung, nach der sich aus der Empfangsbestätigung auch die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware ergeben sollte, ist erfreulicherweise nicht in die UStDV übernommen worden. Auch hier ist eine Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig.

13 4.5.4 Alternativnachweis bei Versendung durch den Abnehmer Beauftragt der Abnehmer einen Spediteur, kann auch eine Spediteurs Bescheinigung anerkannt werden, die nicht den Monat des Endes der Beförderung, sondern eine Versicherung des Spediteurs enthält, die Ware an den Bestimmungsort zu befördern ( 17a Abs. 3 Nr. 2 UStDV). Außerdem muss der Lieferer nachweisen können, dass die gelieferte Ware bezahlt worden ist. Angaben über eine Nachprüfbarkeit innerhalb der EU werden nicht gefordert. Da diese Erklärung nicht elektronisch übermittelt werden darf, muss sie auch unterschrieben werden. Das liegt wohl daran, dass diese Sonderform der Spediteurs Bescheinigung für die Fälle gedacht ist, in denen der abholende Spediteur die Bestätigung zum Zeitpunkt der Übergabe der Ware aushändigt. Das hat den Vorteil, dass der Lieferer nicht auf eine spätere Übersendung der Gelangensbestätigung oder der normalen Spediteurs Bescheinigung angewiesen ist. Er hat somit bereits bei der Übergabe der Ware einen Nachweis über die Steuerfreiheit Alternativnachweis bei zustellungspflichtigen Fahrzeugen Eine weitere Sonderregelung enthält 17a Abs. 3 Nr. 5 UStDV für die Lieferung zulassungspflichtiger Fahrzeuge, wenn der Abnehmer diese selbst abholt. Dann reicht ein Nachweis über die Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat aus. Auch wenn diese Nachweismöglichkeit grundsätzlich zu begrüßen ist, muss doch darauf hingewiesen werden, dass sie nicht für die Fälle gilt, in denen ein Unternehmer ein Fahrzeug erwirbt, das er im Bestimmungsland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat verkaufen will oder bereits verkauft hat. Ein Nachweis per Zulassung ist nur dann möglich, wenn der Kunde des Lieferers das Fahrzeug selbst abholt, welches im Bestimmungsland auf dessen Namen zugelassen wird oder bereits zugelassen ist Sonstige Alternativnachweise Weitere Alternativen, das Gelangen in einen anderen EU-Mitgliedstaat nachzuweisen, gelten für Waren, die im gemeinschaftlichen Versandverfahren oder als verbrauchsteuerpflichtige Waren geliefert werden. Nach 17a Abs. 3 Nr. 3 und 4 UStDV gilt für diese das jeweilig zoll- oder verbrauchsteuerliche Dokument als Nachweis Inkrafttreten, Übergansregelung Die vorgenannten Regelungen sollen zum in Kraft treten. Bis zu diesem Zeitpunkt kann der Nachweis auch anhand der Dokumente geführt werden, die bis zum vorgesehen waren. Vor allem durch die Versicherung des Abnehmers im Abholfall (z. B. auf der Kopie eines Lieferscheins), die Ware ins übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern. Die meisten Belegnachweise, die nach der alten Rechtslage zulässig waren, werden auch heute noch als Alternativnachweise anerkannt. Insbesondere für den Abholfall sollten Sie dennoch die sichere Variante der Gelangensbestätigung wählen.

14 5. Praktische Umsetzung Um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu erhalten, müssen Sie erst einmal festlegen, für welche Fälle Sie die Gelangensbestätigung anfordern wollen und wann Alternativnachweise in Betracht kommen. Danach kontaktieren Sie Ihre Kunden, unterrichten sie über die deutschen Nachweisvorschriften und vereinbaren anschließend das konkrete Verfahren. Im Folgenden möchten wir Ihnen beispielhaft Gestaltungsmöglichkeiten aufzeigen. 5.1 Eigene Vertriebsniederlassungen, Großkunden, Dauerkunden Unabhängig von der Art des Transports sollten Sie mit Ihren eigenen Vertriebsniederlassungen in der EU und mit Ihren Groß- und Dauerkunden eine quartalsweise erstellte Gelangensbestätigung auf elektronischer Basis vereinbaren. Sofern Sie für die elektronische Bestätigung s verwenden, schicken Sie Ihrem Kunden eine , aus der sich folgende Daten ergeben: Die Fälle, in denen Ihr Kunde die gekaufte Ware mit eigenen Fahrzeug abholt, lassen Sie sich gemäß dem folgenden Absatz bestätigen: Datum des Versands, Nummer des Lieferscheins, Monat/Jahr des Endes der Beförderung der Gegenstände, abweichender tatsächlicher Monat/Jahr des Endes der Beförderung der Gegenstände, Bestätigung über das Ende der Beförderung und Datum der Bestätigung. Empfohlen wird außerdem die Angabe des Namens des absendenden Mitarbeiters und gegebenenfalls seiner Funktion im Unternehmen. Alle anderen Fälle behandeln Sie gemäß folgendem Absatz: Datum des Versands, Nummer des Lieferscheins, Monat/Jahr des Erhalts der Gegenstände, abweichender tatsächlicher Monat/Jahr des Erhalts der Gegenstände, Bestätigung über den Erhalt und Datum der Bestätigung. Empfohlen wird außerdem die Angabe des Namens des absendenden Mitarbeiters und gegebenenfalls seiner Funktion im Unternehmen. 5.2 Auslieferung an gelegentliche Kunden per Kurier Bei Lieferungen an Kunden, mit denen Sie nur gelegentlich oder einmaligen Kontakt haben, besteht die Gefahr, dass Sie keine Gelangensbestätigung erhalten. Eignet sich das verkaufte Produkt zum Transport durch einen Kurier, sollten Sie diesen Weg wählen, weil Sie dann ein Tracking-and-Tracing-Protokoll erhalten, das ausdrücklich als Alternativnachweis zugelassen ist. Kommt ein Versand über Kurierdienstleister nicht in Betracht, können Sie auch einen Spediteur beauftragen, der Ihnen anschließend eine Spediteurs Bescheinigung ausstellt. Grundsätzlich gilt dies auch für den Fall, dass Ihr Kunde den Spediteur beauftragt. Bedenken Sie aber, dass Sie keine Geschäftsbeziehung zu diesem Spediteur haben und deshalb darauf angewiesen sind, dass Ihr Kunde oder der Spediteur Ihnen die Bescheinigung nach dem Transport der Ware auch tatsächlich zuschickt.

15 Beauftragt Ihr Kunde den Spediteur, ist eine spezielle Spediteur Bescheinigung als weitere Alternative zugelassen, die Sie im Voraus mit Ihrem Kunden vereinbaren müssen. Ihr Kunde muss den Spediteur anweisen, die Bescheinigung auszustellen. Ohne Übergabe dieser Spediteur Bescheinigung erhält der Frachtführer die Ware nicht. 5.3 Verkauf unverzollter oder verbrauchsteuerpflichtiger Ware Sofern Sie Ware beispielswiese aus einem Zolllager oder einem aktiven Veredlungsverkehr unverzollt an einen Kunden in der EU verkaufen, können Sie diese im Rahmen eines Zoll- Versandverfahrens befördern lassen. Die Erledigung des Versandverfahrens im anderen Mitgliedstaat ist dann der Nachweis über das gelangen. Analog müssen auch verbrauchsteuerpflichtige Waren wie Tabak, Alkohol oder mineralölsteuerpflichtige Erzeugnisse in einem speziellen Verfahren transportiert werden. Die Erledigung dieses Verfahrens ist dann der Nachweis über das Gelangen in einen anderen Mitgliedstaat. 5.4 Beförderung mit eigenem Fahrzeug des Verkäufers oder Käufers Für diesen Fall gibt es keine Alternativnachweise; hier muss Ihnen der Käufer, nachdem die Ware in den anderen EU-Mitgliedstaat verbracht worden ist, eine Gelangensbestätigung ausstellen. Transportieren Sie die Ware selbst, können Sie diese Bestätigung im Zusammenhang mit der Übergabe der Ware erhalten. Holt der Kunde die Ware bei Ihnen ab, sind Sie darauf angewiesen, dass Sie nach Abschluss des Transports die Gelangensbestätigung erhalten.

16 Gelangensbestätigung Bestätigung über das Gelangen des Gegenstandes einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen andern EU-Mitgliedsstaat (Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung) Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand / dass folgender Gegenstand einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Menge des Gegenstandes der Lieferung) (handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer) am (Datum des Erhalts des Liefergegenstandes im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist, wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand befördert oder versendet hat oder wenn der Abnehmer den Liefergegenstand versendet hat) (Datum des Endes der Beförderung, wenn der Abnehmer den Liefergegenstand selbst befördert hat) in / nach 1 (Mitgliedstaat oder Ort, wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist) erhalten habe / gelangt ist 1 (Datum der Ausstellung der Bestätigung) (Unterschrift des Abnehmers) 1 Nichtzutreffendes streichen.

17 Buch- und Belegnachweis für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Nachweismöglichkeiten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Nachweise für alle Arten von Transporten Gelangensbestätigung Optimaler Nachweis aufgrund der gesetzlichen Fiktion, dass die Gelangensbestätigung eindeutig und leicht nachprüfbar ist. Elektronischen Übermittlung (ohne Unterschrift), Referenz auf andere Dokumente und Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig. Alternativnachweise (abhängig von der Art des Transportes) Bei Versendung durch den Liefere oder Abnehmer Versendungsbeleg mit Empfangsbestätigung oder anderer handelsüblicher Beleg. Bei einem anderen handelsüblichen Beleg ist die elektronische Übermittlung zulässig. Tracking-and-Tracing- Protokoll in Verbindung mit schriftlicher oder elektronischer Auftragserteilung und lückenlosem Nachweis des Transports Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters der an den Abnehmer adressierten Postsendung und Nachweis über die Bezahlung der Ware Referenz auf andere Dokumente und Sammelbestätigung für längstens ein Kalendervierteljahr zulässig Bei Versendung durch den Abnehmer Bei zulassungspflichtigen Fahrzeugen Bei Zoll- Versandverfahren oder verbrauchsteuerpflichtigen Waren Spediteurs Bescheinigung mit Versicherung des Spediteurs, die Ware in einen andren EU-Mitgliedstaat zu befördern, und Nachweis über die Bezahlung der Ware von einem Bankkonto des Abnehmers Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat Gilt nicht, wenn ein Händler das Fahrzeug auf seinen Kunden zulässt! Nachweis über die Erledigung des zoll- oder verbrauchsteuerlichen Dokuments Keine Alternativnachweise für die Beförderung (Transport mit eigenem Fahrzeug) durch den Lieferer oder Abnehmer (in diesem Fall kann nur die Gelangensbestätigung verwendet werden!)