1. Strukturierung des Projektes in Phasen 2

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1 Thema: Projektmanagement Seite 1 von 7 Inhaltsverzeichnis: 1. Strukturierung des Projektes in Phasen Projektphasen Phasenverläufe Phasenmodelle und ihre Beziehungen zu den Projektarten Erläuterungen zu ausgewählten Phasenmodellen Typisches Phasenmodell für Investitionsprojekte Typisches Phasenmodell für Organisationsprojekte Lebensphasenmodell mit Phasenergebnissen Phasenabschluss 7

2 Thema: Projektmanagement Seite 2 von 7 1. Strukturierung des Projektes in Phasen 1.1. Gliederung des Projektes in Projektphasen Projekte wie Entwicklung, Bau und Inbetriebnahme von Flugzeugen, Spezialschiffen, Kraftwerken etc., haben lange Laufzeiten und können sich über mehr als zehn Jahre erstrecken. Für diese komplexen Vorhaben ist das technische und wirtschaftliche Risiko nur dadurch zu begrenzen, in dem man den Entstehungsgang eines solchen komplexen Projektgegenstands in definierte Abschnitte mit festgelegten Anfangs und Endpunkten einteilt. Solche Abschnittsteilungen bezeichnet man als Projektphasen genannt (DIN 69900): Projektphase Zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist. Auch Forschungs- und Entwicklungsprojekte oder Organisationsprojekte, die üblicherweise geringere Laufzeiten aufweisen als die o.a. Beispiele aus dem Bereich der Investitionsprojekte, können bei projekthaftem Vorgehen grundsätzlich phasenweise durchgeführt werden Projektphasen. Merkmale der Phasen und der Phasenteilung: - zeitlichen Begrenzungen, - in Teilzielen definiert und - mit Leistungsbildern beschrieben, - Prüfung des Phasenergebnis, - Festlegung durch neutrale Organisationsentscheidung, ob die nächste Phase beginnen kann, oder eine Wiederholung oder eventuell sogar nach einer Risikoabschätzung hinsichtlich des Endergebnisses ein Abbruch erfolgen muß Phasenverläufe Ein Projekt verläuft zeitlich in gleichen Intervallen mit klar abgegrenzten Teilabschnitten, die jeweils aneinander angrenzen und wobei ein Ergebnisabschluss die nächste Phase anstößt. Dies ist ein sequentiell zeitlicher Verlauf im Gegensatz zu einem zeitlich überlappenden Verlauf, bei dem Teilleistungen aus der vorangegangen Phase in der nachfolgenden Phase noch erbracht werden können. Dieser generelle Unterschied der Anordnung der Phasen zueinander auf der Zeitachse muß zu Beginn des Projektplanungsprozesses beachtet und entschieden werden. Welche der

3 Thema: Projektmanagement Seite 3 von 7 beiden Methoden angewendet werden, hängt in erster Linie von der Projektart ab. Bei Investitionsprojekten, in denen die Erstellung, die Nutzung und die Aussonderung von Produkten im Vordergrund steht, ist der Anstoß-Planungsprozess vorteilhafter. Jede dieser drei Hauptphasen wird in einzelne überschaubare und sachlich voneinander getrennte Projektphasen mit prüfbaren Ergebnissen unterteilt. Das Ende einer Phase stößt nach entsprechender Phasenentscheidung die nächste Phase an. Dieses schrittweise Vorgehen kommt der verbreiteten Denkweise entgegen, zuerst den naheliegenden Zeitraum genau zu untersuchen und bei 'Erreichen des nächsten Zeitabschnittes auf der Grundlage der gewonnenen Erfahrungen und der erzielten Ergebnisse den nächsten anstehenden Abschnitt detaillierter zu betrachten. Bei Entwicklungsprojekten, die in ihren Entwicklungsrichtungen nicht so eindeutig zu trennen sind, wird die revoltierende (überlappende) Planung eine Rolle spielen. Bei dieser Planungsmethode bilden Zwischenergebnisse innerhalb einer Phase die Grundlage für neu zu startende Teilprojekte, während das die Zwischenergebnisse liefernde Teilprojekt weiterläuft. Gerade bei Softwareentwicklungen treten stark verzweigende Abhängigkeiten auf, die im voraus nicht planbar sind. Ebenso wenig ist vorhersehbar, ob eine Entwicklungsrichtung zum Erfolg führt, so daß diese auch zur gegebenen Zeit abgebrochen werden muß. Bei Organisationsprojekten finden sowohl die revolvierende Planung als auch die Anstoßplanung Anwendung, da sowohl die Erwartungen an die einzelnen Phasenergebnisse von Beginn an festgeschrieben werden als auch die Zwischenergebnisse die weitere Planung beeinflussen können. Gerade bei internen Projekten sollte aber im Rahmen des Projektcontrollings besonders auf die Entwicklungen und Planungsabweichungen durch entsprechende Anpassungen Rücksicht genommen werden Phasenmodelle und ihre Beziehungen zu den Projektarten Projektphasenmodelle finden sich in der Literatur auch unter der Bezeichnung "Phasenkonzept", "Projektlebenszyklus" oder "project life cycle". Projektphasenmodell Standardisierte Darstellung eines Projektablaufes, gegliedert in zeitliche Abschnitte, die jeweils eindeutig bezeichnet werden können und ein wesentliches Teilergebnis des Gesamtprojekts abgeben. Diese zeitlich voneinander abgegrenzten Abschnitte dienen der groben Orientierung und Standortbestimmung im Projektablauf.

4 Thema: Projektmanagement Seite 4 von 7 Für die drei Projektarten (Investition, Forschung und Entwicklung sowie Organisation) haben sich spezifische aus der Praxis heraus typische Phasenmodelle entwickelt, die für unterschiedliche Projekte je nach Phasenmodelle Branche, Unternehmen und Projektgruppe angepasst werden müssen. Unabhängig von Projektart oder Branche unterscheidet man im besonderen die.projektgegenstandsphasen ("Produktlebenszyklus") von den.projektmanagementphasen ("Projektlebenszyklus"). ÜBERSICHT DER PHASENMODELLE Organisationsprojekte Entwicklungsprojekte Investitionsprojekte Produktentwicklung für Anlagenbau Einzelprodukt Bauwirtschaft Serienproduktion Verwaltungsprojekt EDV-Projekt Grundlagenermittlung Ideenfindung Konzeption Problemanalyse Vorstudie Problemanalyse Vorplanung Machbarkeitsstudie Konzeptfindung Konzeption Systemplanung Entwurfsplanung Entwurf Produktdefinition Genehmigungsplanung Ausführungsplanung Ausschreibung / Vergabe Ausführungsplanung Produktentwicklung Detailplanung Detailorganisation Ausführung Herstellung Realisierung Realisierung Realisierung Objektverwaltung Service, Betreuung Produktion Einführung Installation Außerdienststellung Pflege

5 Thema: Projektmanagement Seite 5 von Erläuterungen zu ausgewählten Phasenmodellen Typisches Phasenmodell für Investitionsprojekte Investitionsprojekte zielen üblicherweise auf die Erstellung eines technischen Produktes als Einzelstück ab. Das Projektende ist meist definiert mit dem Ende der Erstellung dieses Projektgegenstands, welcher dann in die Nutzung übergeht. Nach der Nutzung wird sich eine Aussonderung oder Idealerweise ein Recycling anschließen. Letzteres kann dann wiederum ein eigenes Projekt werden, wenn man beispielsweise an die Entsorgung stillgelegter Atomkraftwerke denkt. Typische Anwendungsbereiche für die Produkterstellung sind im Anlagenbau und in der Bauwirtschaft zu finden Typisches Phasenmodell für Organisationsprojekte Organisationsprojekte sind in der Regel Großvorhaben oder auch Großereignisse auf internationaler Ebene wie die Weltausstellung (EXPO 2000) oder auf nationaler Ebene die Bundesgartenschau. Daneben sind andere schwierig zu organisierende Vorhaben zu nennen, wie die örtliche Zusammenlegung von Firmenabteilungen, wie es bei Banken und Versicherungen vorkommt, oder wie Großumzüge von anderen Organisationen. Der Regierungsumzug von Bonn nach Berlin war wegen seines Umfanges in mehrere Projekte auf zu teilen. Zu dieser Kategorie zählen auch Umstrukturierungen von Organisationen, Einführung einer neuen Software oder neue Fertigungsmodelle, z.bsp. in der Autoindustrie bei der Verlagerung der Verantwortung bei der Komponentenmontage von der Eigen- zur Fremdmontage. Diese Aufzählung macht deutlich, daß eine typische Phaseneinteilung in dieser Projektkategorie schwierig ist. Es sind somit spezifische Phasenmodelle zu entwickeln, die als erster Planungsschritt alternativ durchdacht werden sollten. Bei Großveranstaltungen sind die Phasenmodelle aus unterschiedlicher Perspektive zu beachten. Hier ist zwischen dem Veranstalter und dem Ausrichter zu unterscheiden. Aus der Perspektive des Ausrichters ist die erste Phase eine Bewerbungsphase, die in Teilphasen zu trennen ist. Nach Abschluss und einem positiven Votum für den Ausrichter sind eine Vielzahl eigenständiger Projekte durchzuführen bis eine derartige Großveranstaltung stattfinden kann. Allgemein gilt es, den prinzipiellen Unterschied bei den Organisationsprojekten zu den Projekten der anderen Kategorien zu beachten. Sie bestehen darin, daß bei organisatorischen Vorhaben Subjekte, also Menschen und nicht Objekte wie Maschinen, Bauten oder Softwareprogramme im Vordergrund stehen. Die human-sozialen Systeme besitzen durch die darin eingebundenen Personen die Fähigkeit zur Selbststeuerung, die bei der Phasenkonzeption beachtet und genutzt werden sollte. Bei den Objekt-Systemen liegt eine Fremdsteuerung vor, denn Objekte können keine Eigendynamik entfalten, sie werden ausschließlich von außen gemanagt.

6 Thema: Projektmanagement Seite 6 von Lebensphasenmodell mit Phasenergebnissen 1. Die erste Phase, die Problemanalyse, wird häufig auch als Vorphase oder Vorstudie bezeichnet. Sie hat die Aufgabe, eine erste Beschreibung mit den Anforderungen und Zielsetzungen des zu entwickelnden Systems zu liefern. 2. Darauf folgt die Phase der Konzeptfindung in der Realisierbarkeitsstudien die Aspekte einer möglichen technologischen Herstellung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten untersuchen. Wichtig in dieser Phase ist ein möglichst breites Spektrum alternativer Untersuchungen sicherzustellen, damit idealerweise die beste Lösung weiter verfolgt wird. 3. In der Systemdefinition werden die Spezifikationen, also die technischen Eigenschaften hinsichtlich Leistung, Abmessungen, Gewicht, Umweltverträglichkeit, Qualitätsanforderungen etc. der Teil-, Untersysteme und Komponenten verfasst. Dabei sind innerhalb des prinzipiell festgelegten Systems weiter parallele Lösungen für untergeordnete Systemteile in Betracht zu ziehen. Dies nicht nur um die technisch sinnvollste Struktur zu wählen, sondern auch im Hinblick auf eine kostenoptimierte Lösung. 4. In der Phase der Systementwicklung wird die Vorbereitung für die Fertigung geschaffen. Dazu gehört eine fertigungsreife Dokumentation mit Zeichnungen, Systembeschreibungen, Qualitätsdokumentation, Montageeinrichtungsplänen, etc. In vielen Fällen, wenn besonders innovative technische Neuentwicklungen das Ziel des Projektes sind, werden Prototypen vor der Serienfertigung gefertigt und einer Erprobung unterzogen. 5. Die Fertigung selber in der Realisierungsphase wird begleitet von einer sorgfältig geplanten Qualitätssicherung. Dieses umfasst die Montage des Systems ebenso wie die Herstellung und Lieferung von Komponenten externer Fertigungen. Die Abnahmeprozesse, oft im Beisein vom Auftraggeber oder vom Nutzer autorisierter Kontrolleure haben den Nachweis zu erbringen, daß die Leistungsfähigkeit den in den Spezifikationen vorgegebenen Anforderungen entspricht. Es erfolgt dann die Übergabe an den Auftraggeber einschließlich der Dokumentation für Schulung und für die Betreibung des Systems. 6. In der (Teil-) Nutzung spielt neben dem Betrieb die Systembetreuung eine große Rolle. Dazu zählt die Instandhaltung, Wartung, Ersatzteilbeschaffung und die Auswertung der Betriebseigenschaften im Hinblick auf eine technische und bedienungskomfortablere Verbesserung des Systems oder der Folgesysteme. 7. Am Ende steht dann die Außerdienststellung oder auch die Wiedernutzung (z.bsp. in der Raumfahrt) die auch eine durch das Projektmanagement zu steuernde Phase darstellt.

7 Thema: Projektmanagement Seite 7 von Phasenabschluss Probleme in allen Phasenmodelle sind als Probleme der Abgrenzbarkeit zu bezeichnen: Können wirklich die Tätigkeiten einer Projektphase so bestimmt werden, daß zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Tätigkeiten dieser Projektphase mit ihren Ergebnissen abgeschlossen sind? Ist es möglich, die Tätigkeiten einer Projektphase so zu bestimmen, daß alle Tätigkeiten frühestens nach der Freigabe dieser Projektphase beginnen? Kann ausgeschlossen werden, daß einzelne Tätigkeiten einer Projektphase zu einem späteren Zeitpunkt, nach Freigabe der Folgephase wiederholt werden müssen? Kann ausgeschlossen werden, daß klar definierte Tätigkeiten gleichmäßig über mehrere oder alle Projektphasen anfallen? In aller Regel sind diese Fragen mit "nein" zu beantworten. Zumindest für nicht projektentscheidende Tätigkeiten wird auf deren Fertigstellung verzichtet werden, wenn die Freigabe der nächsten Projektphase zu beschließen ist. Insbesondere im Falle eines Projektabbruchs kann diese Vorgehensweise sogar noch messbare Kostenvorteile bringen. Ebenso können Tätigkeiten einer Projektphase soviel Zeit in Anspruch nehmen, daß sie schon frühzeitig während der vorgelagerten Projektphase begonnen werden müssen. Für solche Tätigkeitsfreigaben müssen bereits mitten in einer Projektphase die Entscheidungen getroffen werden, die nach dem Phasenmodell eigentlich erst zum Ende einer Phase möglich sind. Bei diesen Entscheidungen ist immer der Risikogesichtspunkt mit zu berücksichtigen. Auch der Rücksprung auf Tätigkeiten einer früheren Projektphase ist normal. Im Phasenmodell Entwicklungsprojekte wäre die Modifikation oder komplette Neukonstruktion eines Teils oder Teilsystems während des Prototypenbaus ein Rücksprung aus der Realisierungsphase in die Phase der Systementwicklung. Kontinuierliche Tätigkeiten über mehrere oder alle Projektphasen sind ebenso normal. Im diesem Phasenmodell wäre z.bsp. die begleitende Dokumentation zu einer bestimmten Fragestellung des Projektes eine solche Aufgabe. Dies könnte die Frage nach der Verwendbarkeit oder dem Einsatz eines Werkstoffes im Rahmen des Projektes sein. Phasenmodelle gehen im Prinzip von einer sequentiellen (hintereinander abfolgenden) Abarbeitung der Projektphasen und der Tätigkeiten in den Projektphasen aus. Berücksichtigt wird in Phasenmodellen bestenfalls, daß Tätigkeiten in aufeinander folgenden Projektphasen unter anderem Blickwinkel oder in größerer Detaillierung zu wiederholen sind.