anaquestra DokuM Kollaboratives Wissensmanagement & webbasierter Zugriff auf Dokumente und Beiträge

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1 anaquestra DokuM Kollaboratives Wissensmanagement & webbasierter Zugriff auf Dokumente und Beiträge Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 1 von 17

2 Inhalt 1. Kollaboratives Wissensmanagement mit anaquestra DokuM Dokumentenmanagement Externe Dokumente in anaquestra DokuM integrieren Versionsverwaltung Gültigkeit Freigabeprozess Benachrichtigungsdienst Beiträge in anaquestra DokuM erstellen Versionsverwaltung Gültigkeit Freigabeprozess Benachrichtigungsdienst Fuß- und Kopfzeilen Datei- und Medienverwaltung Mit virtuellen Ordnern die Ablage organisieren Recherchemöglichkeiten Publikation im Intranet Freigabeprozess Wiedervorlagen Änderungsdienst Export Mehr Informationen Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 2 von 17

3 1. Kollaboratives Wissensmanagement mit anaquestra DokuM anaquestra DokuM ist das ideale Werkzeug, um alle wichtigen geschäftsrelevanten Informationen und Dokumente abteilungs- und standortübergreifend zu erfassen, zu organisieren und zielgruppengenau zur Verfügung zu stellen. anaquestra DokuM vereinigt dazu die Funktionen von Dokumentenmanagement, Wissensmanagement, Web Content Management und Help Desk in einer einzigen umfassenden Lösung, die vollständig webbasiert ist. Das anaquestra DokuM-Informationsportal bildet dabei den zentralen Einstiegspunkt für die Administration, Datenpflege und Zugriff auf alle Informationen via Webbrowser. Mit dem integrierten Berechtigungssystem regeln Sie einfach und sicher, wer auf welche Informationen, Dateien und Programmfunktionen zugreifen darf. Die Versionsverwaltung mit zweistufigem Freigabeprozess sorgt dafür, dass nur geprüfte und aktuelle Informationen zum Abruf bereit stehen. Veraltete Dokumente gehören damit der Vergangenheit an. Und alle Änderungen und Vorgängerversionen sind jederzeit nachvollziehbar. Der integrierte Änderungsdienst informiert zudem automatisch und zielgruppengenau die betroffenen Anwender per über neue und geänderte Informationen und Dokumente und kann sogar eine Bestätigung der Kenntnisnahme anfordern. Gemeinsam nutzbare Funktionen wie Kalender, Diskussionsforen und Intranet erleichtern die Zusammenarbeit im Team, jederzeit und von überall via Internet, auch über Standort- und Ländergrenzen hinweg. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 3 von 17

4 2. Dokumentenmanagement 2.1. Externe Dokumente in anaquestra DokuM integrieren Um vorhandene Dateien wie z.b. PDF-Dateien oder Word-Dokumente in anaquestra DokuM verwenden zu können, müssen diese Dateien zunächst auf den anaquestra DokuM-Server hochgeladen werden. Das geschieht automatisch, sobald Sie ein neues Dokument erstellen. Sie können aber auch mehrere Dateien auf einmal auf den anaquestra DokuM-Server übertragen, anaquestra DokuM erstellt dann automatisch für jede hochgeladene Datei ein neues Dokumenten-Objekt und verknüpft es mit der hochgeladenen Datei. Anschließend können Sie das hochgeladene Dokument ausführlich beschreiben, einer Kategorie zuweisen und festlegen, in welchen Bereichen es veröffentlicht werden soll und welche Benutzer und Gruppen darauf zugreifen dürfen. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 4 von 17

5 2.2. Versionsverwaltung Wenn Sie die neue Version eines Dokumentes hochladen und freigeben, wird automatisch eine Archivkopie der vorherigen Dateiversion erstellt und archiviert. Die interne Versionsnummer wird durch die Freigabe automatisch hochgezählt. Für eine Beschreibung der Änderungen in der aktuellen Version steht ein eigenes Textfeld zur Verfügung. Für Leser ist jeweils nur die aktuelle Version des Dokumentes sichtbar. Bei der Bearbeitung des Dokumentes kann jedoch auch auf die archivierten Versionen zurückgegriffen werden. Archivierte Versionen können manuell wiederhergestellt und gelöscht werden. Die Archivkopien bleiben so lange gespeichert, bis sie manuell gelöscht werden. In allen Verzeichnissen und Beiträgen, in denen auf das geänderte Dokument verwiesen wird, wird automatisch immer die aktuelle Version referenziert. Veraltete Dateiversionen gehören damit der Vergangenheit an Gültigkeit Sie können die Gültigkeit des Dokumentes im System durch Eingabe eines Datumsbereiches einschränken. Das Dokument ist dann für Leser nur noch innerhalb des angegebenen Zeitraums sichtbar (von Datum bis Datum) Freigabeprozess Der zweistufige Freigabeprozess sorgt dafür, dass eine neue Dokumentenversion erst nach erfolgter Genehmigung sichtbar ist. Die interne Versionsnummer wird automatisch hochgezählt. Wenn eine neue Dateiversion freigegeben wurde, können Sie die Abonnenten des Dokumentes automatisch per benachrichtigen, das Dokument wird außerdem in allen Listen und Verzeichnissen als Neu/Geändert gekennzeichnet Benachrichtigungsdienst Die Freigabe kann mit oder ohne Benachrichtigung der Abonnenten des Dokumentes durchgeführt werden. Auf diese Weise lassen sich unnötiger verkehr und unnötige Lese- und Quittierungsaufforderungen vermeiden, falls die Änderung am Dokument nicht relevant war, wie z.b. Behebung von Tippfehlern. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 5 von 17

6 3. Beiträge in anaquestra DokuM erstellen Neben externen Dateien können Sie auch innerhalb von anaquestra DokuM selbst Beiträge erstellen und publizieren. Ein komfortabler und leistungsfähiger Texteditor unterstützt Sie bei der Formatierung und erlaubt eine einfache Datenübernahme von formatierten Texten aus anderen Anwendungen wie z.b. MS Word. Auch der Einsatz von Aufzählungen, Tabellen, Bildern und Hyperlinks ist möglich. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 6 von 17

7 3.1. Versionsverwaltung Sie können jederzeit durch einen Mausklick eine Archivkopie des aktuellen Beitrags erstellen. Bei der Bearbeitung des Beitrags kann auf die archivierten Versionen zurückgegriffen werden. Archivierte Versionen können manuell wiederhergestellt und gelöscht werden. Die Archivkopien bleiben so lange gespeichert bis sie manuell gelöscht werden. In allen Verzeichnissen und Beiträgen, in denen auf den geänderten Beitrag verwiesen wird, wird automatisch immer die aktuelle freigegebene Version referenziert. Veraltete Informationen gehören damit der Vergangenheit an Gültigkeit Sie können die Gültigkeit des Beitrags im System durch Eingabe eines Datumsbereiches einschränken. Der Beitrag ist dann für Leser nur noch innerhalb des angegebenen Zeitraums sichtbar (von Datum bis Datum) Freigabeprozess Der zweistufige Freigabeprozess sorgt dafür, dass die Änderungen an einem Beitrag erst nach erfolgter Genehmigung sichtbar sind. Die interne Versionsnummer wird automatisch hochgezählt. Wenn eine neue Version freigegeben wurde, können Sie die Abonnenten des Beitrags automatisch per benachrichtigen, der Beitrag wird außerdem in allen Listen und Verzeichnissen als Neu/Geändert gekennzeichnet Benachrichtigungsdienst Die Freigabe kann mit oder ohne Benachrichtigung der Abonnenten des Beitrags durchgeführt werden. Auf diese Weise lassen sich unnötiger verkehr und unnötige Lese- und Quittierungsaufforderungen vermeiden, falls die Änderung am Beitrag nicht relevant war, wie z.b. Behebung von Tippfehlern Fuß- und Kopfzeilen Sie können verschiedene Vorlagen für die Darstellung von Beiträgen definieren und dabei die Inhalte der Kopf- und Fußzeile sowie das Logo festlegen. Bei Kopf- und Fußzeilen können Sie verschiedene Variablen verwenden, z.b. Titel, Autor, Version, Freigabedatum, etc. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 7 von 17

8 4. Datei- und Medienverwaltung Dateien, Bilder, Audio- und Videodateien können Sie komfortabel mit dem integrierten Dateimanager speichern, organisieren, bearbeiten und löschen. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 8 von 17

9 5. Mit virtuellen Ordnern die Ablage organisieren Um Dokumente und Beiträge zu organisieren, müssen Sie eine virtuelle Ordnerstruktur anlegen und die Dokumente und Beiträge den Ordnern zuweisen. Die zugewiesenen Dokumente und Beiträge werden dann beim Aufruf des Ordners angezeigt. Für die Anzeige des Ordnerinhalts stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Dokumente z.b. nach dem EFQM-Modell oder nach der Struktur Ihrer Prozesse organisieren können: die klassische Ordner-Darstellung, die EFQM-Darstellung, die Darstellung als Prozesslandkarte und die Prozess-Unterprozess-Darstellung. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 9 von 17

10 a) Klassische Ordner-Darstellung Suchfunktion Sortierung und Filter Filterung nach Änderungen in einem Datumsbereich Navigation zu Unterkapiteln / Unterordnern Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 10 von 17

11 b) EFQM-Darstellung Wird automatisch aus der Ordnerstruktur aufgebaut Navigation zu Unterkapiteln / Unterordnern, gegliedert nach dem EFQM-Modell Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 11 von 17

12 c) Darstellung als Prozesslandkarte Wird automatisch aus der Ordnerstruktur aufgebaut Navigation zu Unterkapiteln / Unterordnern Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 12 von 17

13 d) Darstellung als Prozesse und Unterprozesse Wird automatisch aus der Ordnerstruktur aufgebaut Suchfunktion Sortierung und Filter Navigation zu Unterkapiteln / Unterordnern Darstellung von Prozesskennzahlen Darstellung von Prozess-Projekten und -Maßnahmen Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 13 von 17

14 6. Recherchemöglichkeiten Eine Volltextsuche auf der Basis der eingegebenen beschreibenden Daten ermöglicht eine effiziente Recherche innerhalb des aktiven Ordners sowie eine ordnerübergreifende Suche. Zusätzlich kann ein frei definierbarer Themenbaum genutzt werden, um Dokumente und Beiträge nach Themen zu gliedern und zu finden. Frei definierbare Kategorien ermöglichen zudem eine zusätzliche Filterung in den verschiedenen Listen und Verzeichnissen. 7. Publikation im Intranet Sie können alle Inhalte des anaquestra DokuM-Systems auf frei definierbaren Websites im Intranet veröffentlichen. Für den Zugang zur Website ist eine Benutzerlizenz erforderlich (mindestens Leser), damit die Berechtigungen des aktuellen Benutzers abgefragt werden können. Das anaquestra DokuM- Intranet verfügt über mehrere Seitentypen, auf denen Sie Inhalte wie Dokumente, Beiträge, Dokumentenordner oder FAQs veröffentlichen können. Verzeichnisse und Suchfunktionen erleichtern den Zugriff auch auf umfangreiche Informationen. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 14 von 17

15 8. Freigabeprozess Sie können die Freigabe von Dokumenten und Beiträgen im Rahmen eines zweistufigen Workflows durchführen: Dabei muss man in den Mandanteneinstellungen festlegen, ob man den Freigabeworkflow benutzen möchte oder nicht. Einmal eingeschaltet, gilt er dann für alle Dokumente und Beiträge. 9. Wiedervorlagen Sie können eine Wiedervorlage für alle Dokumente und Beiträge definieren, die einer regelmäßigen Revision unterliegen. Die Wiedervorlagen werden über die persönliche Startseite angezeigt und können von dort aus direkt bearbeitet werden. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 15 von 17

16 10. Änderungsdienst anaquestra DokuM verfügt über einen komfortablen Änderungsdienst, um Benutzer automatisch über Änderungen an Dokumenten und Beiträgen zu informieren: Wird ein Dokument geändert, erhält der Benutzer, der das Dokument "abonniert" hat, automatisch eine mit dem entsprechenden Änderungshinweis. Darüber hinaus ist es möglich, bestimmte Anwendergruppen dazu aufzufordern, die Kenntnisnahme der Änderung zu bestätigen, d.h. die Änderung zu quittieren. Der Zugriff auf alle Dokumente, die Sie überwachen oder quittieren müssen, erfolgt sehr einfach und schnell über die Anwendung Überwachte Objekte, die Sie direkt von Ihrer persönlichen Startseite aus aufrufen können: Der Administrator kann außerdem mehrere Berichte erzeugen, um zu überprüfen, welche Dokumente abonniert werden und ob bereits alle Änderungen zur Kenntnis genommen wurden. Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 16 von 17

17 11. Export Sie können eine ganze Ordnerstruktur oder ausgewählte Teile davon einschließlich aller darin enthaltenen Dokumente und Beiträge revisionssicher aus anaquestra DokuM heraus exportieren und als ZIP-Archiv herunterladen. Das ZIP-Archiv enthält alle Ordner, Beiträge und Dokumente als Verzeichnisstruktur mit Dateien, die Beiträge werden automatisch in PDFs konvertiert. Auf diese Weise können Sie eine komplette Ordnerstruktur mit allen Inhalten außerhalb von anaquestra DokuM auf Datenträgern verteilen, als Website zur Verfügung stellen oder archivieren. 12. Mehr Informationen Gern demonstrieren wir Ihnen auch im Rahmen einer Online-Präsentation via Internet oder bei einem Termin in Ihrem Hause die Leistungsfähigkeit unserer Softwarelösung. Für Rückfragen und weitere Auskünfte stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: Dr. Jan-Frederik Marx anaquestra GmbH Kurfürstendamm Berlin Telefon: +49 (0) Wissens- und Dokumentenmanagement, anaquestra 2015 Seite 17 von 17