SEPA-Workshop für Firmenkunden

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1 SEPA-Workshop für Firmenkunden Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei.

2 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 2

3 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 3

4 Hintergründe und Ziele Schritt zur Vollendung des EU-Binnenmarktes Stärkung der europäischen Wirtschaft Entwicklung einheitlicher europäischer Zahlungsverkehrs-Instrumente Intensivierung des EU-weiten Wettbewerbs Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area SEPA) Seite 4

5 SEPA auf einen Blick Bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigen Konto national und grenzüberschreitend EU-Zahlungsverkehr einfach sicher effizient Seite 5

6 Der SEPA-Raum im Überblick 33 Staaten 27 Sprachen 500 Mio. Einwohner über 80 Mrd. elektr. Zahlungstransaktionen ein einheitliches Verfahren Seite 6

7 Jeder ist betroffen Sie sind von SEPA betroffen, wenn Sie Zahlungsverkehr in SEPA-Länder sowie innerhalb Deutschlands abwickeln heute mehrere Konten im EU-Binnenmarkt unterhalten Potenzial für die neuen SEPA-Zahlverfahren haben heute bereits elektronischen Zahlungsverkehr betreiben und Ihre Systeme umgestellt werden müssen Seite 7

8 SEPA-Meilensteine 1. Februar 2016 Ende der Übergangsfristen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen November 2010 Alle Banken der EURO-Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung Seite 8

9 IBAN und BIC IBAN*: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC*: VBMH DE 5F (Volksbank Mittelhessen) BIC besteht aus 8 oder 11 Stellen (VBMH DE 5F XXX) Unsere Kontoauszüge enthalten schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Scheckkarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite IBAN und BIC ermöglichen innerhalb des SEPA-Raumes die automatisierte Verarbeitung von Zahlungsaufträgen IBAN-Konverter erhältlich * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code Seite 9

10 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 10

11 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag bei belegloser Einreichung (seit ) ab IBAN only auf nationaler Ebene, ab auch grenzüberschreitend Widerruf (SEPA Recall) nur möglich bei doppeltem Versand, technischen Problemen (irrtümliche Ausführung) und Betrug Auslandszahlungverkehr: Meldepflicht besteht unverändert für Beträge von mehr als Seite 11

12 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 12

13 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift statt Lastschrift mit Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift statt Lastschrift mit Abbuchungsauftrag Einreichung nur noch beleglos möglich Eine neue Inkassovereinbarung muss bei der Bank eingereicht werden Der Buchungstag entspricht dem Fälligkeitstag Neues Datenformat auf Basis des ISO Standards XML Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer Seite 13

14 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) Gläubiger-Identifikationsnummer (auch Creditor Identifier, CI) zusätzliche Identifikation als Lastschrift-Einreicher, EU-weit gültig fixe Struktur je Land (18 Stellen in Deutschland) Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Die Beantragung erfolgt durch eine vertretungsberechtigte Person ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Individuell nutzbar Seite 14

15 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) * Gemäß 13 BGB ist Verbraucher jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer sonstigen selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann. ** (1) 14 BGB: Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. (2) Eine rechtsfähige Personengesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mit der Fähigkeit ausgestattet ist, Rechte zu erwerben und Verbindlichkeiten einzugehen. Seite 15

16 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift (analog Status Quo bei Versicherern, Stadtwerke etc.) Der Zahlungspflichtige soll Zeit haben für Deckung zu sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Aufstellung (erste Fälligkeit beachten) Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax ggf. auch im Verwendungszweck der letzten Lastschrift Seite 16

17 Agenda Allgemeine Informationen und aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 17

18 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Muster-Mandat (SDD CORE) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn, Deutschland Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Wiederkehrende Zahlungen / Recurrent Payments Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name, Strasse, PLZ, Ort, Land Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN 4. Daten des Zahlungspflichtigen Datum, Ort und Unterschrift Seite 18

19 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Zahlungspflichtiger 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabankündigung Zahlungsempfänger 6. Belastungsbuchung 4. transaktions- u. mandatsbezogene Daten 6. Gutschrift Bank des Zahlungspflichtigen Clearing und Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers Seite 19

20 Wichtige Fristen SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Vorabankündigung (Pre-Notification) des Einzugs Einreichung der Erstlastschrift bei Ihrer Bank Fälligkeitsdatum Einreichung einer (Due-Date) Folgelastschrift bei Ihrer Bank Rückgabe mangels Deckung durch die Bank des Kunden Rückgabe wegen Widerspruch durch den Kunden Aufforderung an den Empfänger zur Mandatsvorlage * mind. 6 Banktage vor Fälligkeit** mind. 3 Banktage** max. 2 Banktage*** mind. 14 Tage oder individuell vereinbarte Frist max. 8 Wochen max. 13 Monate Quelle: ibi research * Nach Ablauf der 8-Wochenfrist kann der Kunde die Lastschrift nicht mehr ohne Weiteres wegen Widerspruchs zurückgeben. In diesen Fällen muss der Zahlungsempfänger zunächst aufgefordert werden, das Mandat für den Einzug bei seiner Bank vorzulegen. Legt er ein gültiges Mandat vor und hat einwandfrei vorab angekündigt, ist er vor Rückgaben geschützt. Wenn nicht, dann kann die Lastschrift bis spätestens 13 Monate nach dem Fälligkeitsdatum zurückgegeben werden. ** gemäß Inkassovereinbarung *** gemäß Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr Seite 20

21 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Die Umdeutung ist seit dem möglich Statt der Einholung eines separaten Mandats haben die Zahlungsempfänger die Möglichkeit, ihre Kunden schriftlich über den Wechsel von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren Rahmenbedingungen Umdeutungslösung: Nennen Sie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Das Mandatsdatum entspricht dem Datum der Unterrichtung des Zahlers Umdeutung in Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist somit keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Seite 21

22 Euro-Eil-Lastschrift (COR1) Seit ist eine neue Produktvariante der SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Vorlauffrist in Deutschland verfügbar Vorteil: Einheitliche Vorlauffrist beträgt 2 Tage für einmalige, erstmalige, wiederkehrende oder letztmalige Lastschriften Der Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung ist notwendig Es ist keine zusätzliche Vereinbarung mit dem Zahlungspflichtigen nötig, es gilt das SEPA-Basis-Lastschriftmandat Alle anderen Vorgaben bestehen weiter (Vorankündigung etc.) Diese Auftragsart wird von Profi Cash ab Version 10.5 unterstützt Seite 22

23 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 23

24 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Muster-Mandat (SDD B2B) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn, Deutschland Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Wiederkehrende Zahlungen / Recurrent Payments Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name, Strasse, PLZ, Ort, Land Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN Datum, Ort und Unterschrift Keine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen möglich! 4. Daten des Zahlungspflichtigen Seite 24

25 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Zahlungspflichtiger Mandatseinholung Mandat Vorabankündigung Zahlungsempfänger 2a. Mandatskopie 4. transaktions- u. 6. Belastungsbuchung 6. Gutschrift mandatsbezogene Daten 5a. Mandatsprüfung Bank des Zahlungspflichtigen Clearing und Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers Seite 25

26 Fristen bei der SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Vorabankündigung (Pre-Notification) des Einzugs Einreichung der Erst- oder Folgelastschrift bei Ihrer Bank Fälligkeitsdatum (Due-Date) Rückgabe mangels Deckung durch die Bank des Kunden mind. 2 Banktage vor Fälligkeit* max. 2 Banktage** mind. 14 Tage oder individuell vereinbarte Frist Rückgabe wegen eines Widerspruchs durch den Kunden nicht möglich! * gemäß Inkassovereinbarung ** gemäß Sonderbedingung für den Lastschriftverkehr Quelle: ibi research Seite 26

27 Agenda Allgemeine Informationen, aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Seite 27

28 Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Was Sie sofort umsetzen können Ernennen Sie einen SEPA-Beauftragten in Ihrem Unternehmen Statten Sie Ihre Rechnungs- und Briefbögen mit IBAN und BIC aus Ergänzen Sie im Kundenstamm IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner Unterstützung durch IBAN-Konverter (Software zur Umrechnung der alten Bankverbindungen) oder Banking-Software Alternativ fordern Sie IBAN und BIC bei Ihren Geschäftspartnern an - Musteranschreiben in diversen Sprachen stellen wir gern zur Verfügung Für Lastschrifteinreicher: Beantragung der Gläubiger-ID bei der Bundesbank Überprüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltung und Ihre Banking-Software bereit für SEPA sind (z. B. Hilfestellung bei den Einreichungsfristen der Lastschriften) Seite 28

29 Praxis, IT-Systeme Finanzbuchhaltungssystem (ERP) Warenwirtschaft Einkauf / Verkauf / Waren Debitorenstammdaten Name, Adresse, Mandate, Kontoverbindung, IBAN + BIC Dateierzeugung Transfer DTAUS, XML, CSV EBICS / FinTS / Datenträger Seite 29

30 Purpose Codes neue Textschlüssel Um die Art der Aufträge zu kennzeichnen, werden im DTA-Format derzeit Textschlüssel als zweistellige Werte verwendet. Bei SEPA-Aufträgen werden die Textschlüssel durch Purpose Codes ersetzt. Einige Beispiele: Bezeichnung Textschlüssel Purpose Code Lohn, Gehalt 53 SALA Renten 53 PENS VWL 54 CBFF öffentl. Kassen 56 GOVT, SSBE, BENE Spenden 69 CHAR Seite 30

31 Zeichensatz unter SEPA Zeichensatz Bitte beachten Sie: Der Zeichensatz ändert sich unter SEPA ebenfalls. Umlaute wie ä, ü, ö, ß und & sind nicht mehr zulässig. Erlaubte Zeichen sind ausschließlich: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + Leerzeichen (Space) Seite 31

32 Kartenzahlungen EC-Cash Terminals Achten Sie als Händler/Kartenakzeptant darauf, dass Ihre Karten-Terminals die EMV- Chip-Verarbeitung für Debit- und Kreditkarten unterstützen Bestehende ELV-Verträge (Elektronisches Lastschriftverfahren) werden bis fortgeführt, danach ist ein anderes Verfahren zu wählen Die Terminals der Volksbank Mittelhessen sind SEPA-fähig, bei Terminals von anderen Anbietern stimmen Sie sich bitte mit diesen ab Ziel: Jede Karte an jedem Terminal, Kunden sollen ihre Karte im Euro- Zahlungsverkehrsraum genauso einsetzen können wie im Heimatland Seite 32

33 Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Bitte beachten Sie Veraltete Bankverbindungen (auch solche mit veraltetem BIC) können von den Banken künftig nicht mehr repariert bzw. umgeleitet werden Datenpflege oder Aktualisierung notwendig Der Umfang der Verwendungszwecke ändert sich Bisher: 14 x 27 Zeichen SEPA: 4 x 35 Zeichen Dauerlastschriften werden künftig nicht mehr bankseitig ausgeführt Seite 33

34 Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Haben Sie daran gedacht? Legen Sie ein Datum fest zu dem Sie Ihre Kunden über die Umdeutung informieren bzw. neue Mandate einholen Legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest (z. B. fester Teil zzgl. variabler Teil, max. 35 alphanumerische Zeichen) Passen Sie Ihre Prozesse auf die neuen Vorlauffristen an Empfehlung für Lastschrifteinreicher: Verwenden Sie die Ende-zu-Ende-Referenz für ein effizientes Retouren-Management Probeläufe mit ausgewählten Kunden Ihres Hauses sind sinnvoll (der VR-Formatprüfer für SEPA-XML-Dateien steht zur Verfügung) Seite 34

35 Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Praktischer Umgang mit Mandaten Feste Vorgabe für die Gestaltung und Formulierung der Mandate Mandatstext in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) Für alle Sprachen des SEPA-Raumes liegen die Mandatstexte vor damit auch fremdsprachige Mandate prüfbar Abruf der offiziellen Texte unter Aufbewahrungspflicht mind. 14 Monate nach letztem Einzug Stellen Sie durch eine einwandfreie Archivierung der Mandate eine nachvollziehbare Historie der Mandatsänderungen sicher Zahlungspflichtiger hat Recht auf Mandatsanforderung über seine Bank Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug Seite 35

36 Umgang in der Praxis, Handlungsempfehlungen Ankündigung der Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Umstellung auf SEPA-Lastschrift muss gesondert angekündigt werden Keine Konvertierung von DTA in XML bei der Bank Es ist nicht möglich und den Banken verboten Eine Konvertierung in SEPA-Lastschriften ist unzulässig, denn es fehlen Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer, Datum des Mandats Seite 36

37 Wir machen den Weg frei! Nutzen Sie unsere Angebote unter regelmäßige Informationen über Newsletter Bereitstellung von Checklisten SEPA-Check IBAN-Konverter VR-Formatprüfer Wir beraten Sie gern bei der Analyse der Umstellungsanforderungen bei der Anpassung Ihrer Zahlungsverkehrssoftware zu neuen Dienstleistungen Seite 37

38 Sollten Sie im Tagesgeschäft Fragen haben, sprechen Sie uns an: André Junker: Marcus Sann: Stand: Nov Seite 38