Von der Mandantenanlage bis zur Erstellung der Jahresabrechnung

Transkript

1 HAUS-MANAGER Von der Mandantenanlage bis zur Erstellung der Jahresabrechnung Leitfaden für Deutschland 1

2 1. Anlegen eines Mandanten Nachdem unter Datei/Datenbank/Neu eine neue Datenbank angelegt wurde, erstellen Sie im nächsten Schritt unter Verwaltung/Basisdaten/Mandanten einen neuen Mandanten. Ein Mandant ist im Regelfall bei Eigentumsobjekten eine WEG mit einer eigenen Steuernummer. Bei Mietobjekten ist der Mandant normalerweise der Eigentümer des Mietobjekts. Hier werden neben den allgemeinen Daten unter anderem auch die Steuernummer, das zuständige Finanzamt oder auch das Wirtschaftsjahr definiert. 2. Auswahl des Mandanten Nach der Anlage des Mandanten kann nun unter Datei/Mandant wechseln der soeben neu angelegte Mandant ausgewählt werden. Das ist wichtig, um die Daten im richtigen Mandanten zu erfassen. Der ausgewählte Mandant wird zur Kontrolle immer oben in der Titelleiste angezeigt. 3. Anlegen eines Objekts Neben der Adresseingabe wird zu Beginn festgelegt, ob es sich um ein Wohnungseigentumsobjekt oder ein Mietobjekt handelt. Des Weiteren wird die Bankverbindung festgelegt, auf welche die Bestandnehmer ihre Zahlungen leisten. Sie können eine neue Bankverbindung anlegen, indem Sie auf das Symbol klicken. Der sogenannte Buchungskreis wird vom Programm bei der Objektanlage automatisch angelegt. Dieser sollte im weiteren Verlauf für jene Buchungen angegeben werden, die mit dem Objekt in Verbindung zu bringen sind. 2

3 Nach dem ersten Speichern der eingegeben Daten werden zusätzliche Registerkarten wie Bestände, Aufteilungsschlüssel, Bestandnehmer, Zähler usw. zur weiteren Eingabe freigeschalten. In der Registerkarte Bestände werden die objektbezogenen Bestände angelegt. Bestände können Wohnungen, Geschäftseinheiten, Abstellplätze, Garagen usw. sein. Weiters ist zu Beginn noch die Registerkarte Bestandnehmer von Bedeutung. Hier werden die Mieter oder Eigentümer des jeweiligen Objekts eingetragen und verwaltet. 3

4 Nach der Adresseingabe und Speicherung des Bestandnehmers werden die Adressdaten in den Kontakten abgelegt und der Bestandnehmer unter der gleichen (automatisch erstellten) Kundennummer auch als Debitor in der Buchhaltung gespeichert. Des Weiteren muss in der Registerkarte Bestandnehmer das Bezugsdatum definiert werden und um welche Art von Bestandstyp es sich handelt (Mietwohnung, Mietgeschäft, usw.). Hiermit wird gesteuert, mit welchem Steuersatz in den später erstellten Vorschreibungen z.b. die Betriebskosten verrechnet werden sollen. Rücklagen standardmäßig mit 0% USt. Hier im Bestandnehmer können ebenso in der Registerkarte Vorschreibungen die Nettobeträge der einzelnen Vorschreibungskomponenten eingegeben werden. Ein Datumsbezug ermöglicht es hierbei, Änderungen mittels einer neuen Eingabezeile zu erfassen und vorangegangene Eingabedaten zu erhalten. Eine chronologisch aufgelistete Übersicht der Betragsänderungen ist somit möglich. Wird zusätzlich das Modul Vertragsverwaltung verwendet, so kann man bei einzelnen Vorschreibungskomponenten (z.b. Hauptmietzins) auch eine Wertsicherung hinterlegen. Hierzu steht standardmäßig bereits eine breite Palette von verschiedenen Preisindizes zur Verfügung. Ein Anlegen von eigenen Preisindizes ist natürlich auch möglich. Sind die Bestandnehmer mit den zu berechnenden Vorschreibungskomponenten eingegeben, so kann man den nächsten Schritt durchführen, das Erstellen von Vorschreibungen. 4

5 4. Erstellung von Vorschreibungen Gehen Sie dazu unter Verwaltung/Hausverwaltung/Bestandnehmer und markieren Sie jene Bestandnehmer, für welche Sie Vorschreibungen erstellen möchten. Alternativ können Sie die entsprechenden Bestandnehmer auch direkt im Objekt markieren. Anschließend können Sie auf den Menüpunkt Aktionen/Vorschreibungen erstellen gehen. Im rechts erscheinenden Fenster kann der Belegtag, das Jahr sowie das Von- und Bis-Monat festgelegt werden. Zusätzlich kann eingestellt werden, ob die Belege gleich in die Buchhaltung verbucht werden sollen oder nicht. Die nun erstellten Vorschreibungen können markiert und über Datei/Drucken ausgedruckt bzw. über Datei/Vorschau in einer Vorschau am Bildschirm angezeigt werden. Alternativ können Sie auch die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste verwenden. 5

6 Hier stehen unter anderem Vorlagen für normale Belege, Belege mit Zahlschein im Hochformat oder auch Belege mit Zahlschein im Querformat zur Verfügung. Diese Standarddruckvorlagen sind jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar (z.b. kann mit wenigen Schritten ein Firmenlogo in die Druckvorlage eingebunden werden, oder Schriftgrößen geändert werden). Wird der Beleg nicht sofort in einem Arbeitsgang verbucht, so ist der nächste Schritt 5. Verbuchen von Vorschreibungen & erstellen von offenen Posten Unter Verwaltung/Auftragsbearbeitung/Verkaufsbelege wird eine Spalte gebucht angezeigt. Diese zeigt, ob ein Verkaufsbeleg bereits in die Buchhaltung verbucht wurde bzw. ein offener Posten dafür erzeugt wurde. Stornierte Buchungen bzw. gelöschte OPs werden hier natürlich auch berücksichtigt. Falls Sie noch nicht verbuchte Vorschreibungen buchen wollen, markieren Sie die entsprechenden Belege und rufen Sie anschließend den Menüpunkt Aktionen/Offene Posten erstellen (E/Ü- Rechnung) bzw. Aktionen/Verbuchen (Doppelte Buchhaltung) auf. Nun werden die offenen Posten erzeugt. Diese finden Sie hinterher unter Verwaltung/Buchhaltung/Offene Posten/Debitoren OPs. Eine OP-Liste kann hier über das Symbol gedruckt bzw. über das Symbol als Vorschau am Bildschirm ausgegeben werden. In der doppelten Buchhaltung wird Weiters zu jeder der gebuchten Vorschreibungen eine Buchung erzeugt. Zu finden sind diese unter Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Buchungen. 6

7 6. Ausziffern von Offenen Posten Gehen Zahlungen von Bestandnehmern ein, so gibt es zwei Möglichkeiten, den entsprechenden offenen Posten auszuziffern. Variante A: Markieren Sie den offenen Posten der bezahlt wurde in der Debitoren OP-Liste und gehen Sie anschließend auf Aktionen/Ausziffern Im rechts erscheinenden Fenster wird das Belegdatum und der Zahlungsbetrag erfasst, wobei der Betrag des OPs vorgeschlagen wird (dieser kann natürlich beliebig angepasst werden). Variante B: Eine weitere Möglichkeit ist das Ausziffern über den Menüpunkt Aktionen/Ausziffern von Debitoren... Im nun sich öffnenden Fenster wird der Debitorenname oder die Kontonummer des Debitoren eingegeben und bestätigt. Es werden nun alle offenen Posten zu diesem Debitor aufgelistet. Anschließend können das Belegdatum und der Zahlungsbetrag eingegeben werden. Das Programm schlägt standardmäßig immer die ältesten OPs als erstes zum Ausgleich vor. Das ist wiederum nur ein Vorschlag des Programms, der jederzeit übersteuert werden kann. In beiden Varianten ist als Zahlungsmittelkonto standardmäßig das Bankkonto mit der Kontonummer 1200 hinterlegt. Sollten Sie auf ein anderes Konto buchen wollen, so können Sie dies jederzeit ändern. 7

8 7. Mahnungen generieren Aus den Offenen Posten kann man jene OPs herausfiltern, deren Fälligkeitszeitpunkt überschritten wurde und daraus automatisch Mahnungen generieren lassen. Zuvor sollten allerdings unter Optionen/Systemeinstellungen im Abschnitt Finanzbuchhaltung die Rubriken Mahnwesen und Mahngebühren nach Ihren eigenen Anliegen eingestellt werden. Die Fälligkeit richtet sich dabei nach dem Zahlungsziel, welches beim Debitor hinterlegt ist und auch hier geändert werden kann. Anschließend können Sie den Menüpunkt Aktionen/Mahnlauf durchführen aufrufen. Hier werden alle offenen Posten des aktuell geöffneten Mandanten hinsichtlich ihrer Mahnbarkeit überprüft und ggf. ausgegeben. Auch hier können die vorgeschlagenen Mahnungen über das Vorschau- bzw. Drucksymbol ausgegeben werden. Will man einzelne Bestandnehmer (Debitoren) generell nicht mahnen, so kann man das unter Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Konten/Debitoren mit dem aktivieren der Option Mahnsperre sicherstellen. 8

9 8. Verbuchung von Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen werden unter Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Buchungen/Buchungen verbucht. Die Firma Schweighofer liefert in diesem Zusammenhang bereits einen Kontenrahmen mit, der zum Teil auch speziell für die Hausverwaltung relevante Konten enthält. Es ist trotzallem wichtig, zu Beginn unter Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Konten/Sachkonten sich einen Überblick auf die zur Verfügung stehenden Konten zu verschaffen und ggf. Konten zu ergänzen bzw. abzuändern. Im Buchungsfenster wird neben Belegdatum, Belegnummer und Buchungskreis im unteren Bereich die eigentliche Buchung erfasst. Beim Soll- bzw. Habenkonto kann man sowohl die Kontonummer als auch die Kontenbezeichnung eingeben. Wollen Sie die benötigten Konten in einer Liste suchen, so drücken Sie die F3-Taste. Anschließend können Sie aus einer rechts erscheinenden Kontenliste auswählen. 9

10 9. Ausgabe der UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) Unter Verwaltung/Finanzbuchhaltung/Auswertungen finden Sie neben weiteren Auswertungspunkten auch die Umsatzsteuervoranmeldung. Im vorgeschalteten Einstellungsdialog können Sie den Auswertungszeitraum, Details zur U30 oder aber auch das Erstellungsdatum festlegen. Außerdem besteht hier zusätzlich die Möglichkeit, die UVA für Elster zu erstellen. Werden alle Einstellungen bestätigt, wird eine Vorschau der UVA erstellt. Diese kann gedruckt oder abgespeichert werden. 10

11 10. Jahresabrechnung Bestandnehmer bzw. Jahresabrechnung Objekte Wurden alle Daten des Geschäftsjahres korrekt erfasst, kann die eigentliche Jahresabrechnung erstellt werden. Damit diese korrekt ausgegeben wird, müssen jene Aufwandskonten, welche auf der Jahresabrechnung erscheinen sollen unter Verwaltung/Hausverwaltung/Weitere Daten/Jahresabrechnung - Aufwandskonten zugeordnet sein. Sollten von Ihnen benötigte Konten fehlen, ergänzen Sie diese einfach in der Liste. Weiters wird in diesem Fenster festgelegt, welcher Schlüssel beim jeweiligen Konto zur Anwendung kommt. Neue Schlüssel können Sie übersichtlich unter Verwaltung/Hausverwaltung/Weitere Daten/Aufteilungsschlüssel anlegen. Im Bestandnehmer kann dann die Anteilshöhe der einzelnen Schlüssel angegeben werden. Im Objekt selbst wird die Gesamtanzahl des Aufteilungsschlüssels eigegeben. Die Spalte Gesamtanzahl berechnet dient dabei zur Kontrolle. Wurden diese Eingaben sorgfältig kontrolliert bzw. ergänzt, so steht der Jahresabrechnung der Bestandnehmer bzw. der Objekte nichts mehr im Wege. Die Abrechnungen für jeden einzelnen Bestandnehmer finden Sie unter Verwaltung/Hausverwaltung/Auswertungen/Jahresabrechnung Bestandnehmer. Eine Abrechnung für die einzelnen Objekte in Summe können Sie unter Verwaltung/Hausverwaltung/Auswertungen/Jahresabrechnung Objekte aufrufen. 11

12 11. Schlusswort Die hier angeführten Punkte sind die wesentlichen Bedienungselemente im Programm Hausmanager. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl an weiteren, nicht minder wichtigen Funktionen und Auswertungen, die in dieser Kurzbeschreibung nicht beschrieben wurden. Weitere Informationen zum Programm finden Sie im Handbuch oder der Kurzanleitung. Zusätzlich steht Ihnen bei Fragen das kompetente Supportteam der Firma Schweighofer zur Verfügung. Auch Vor-Ort-Schulungen werden in diesem Zusammenhang angeboten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit dem Programm -Manager! Ihr Schweighofer-Team Stand: November Tumeltsham, Hannesgrub 26, Österreich Tel.: +43 / 7752 / , Fax: +43 / 7752 / manager. software@schweighofer.com Unser Ziel: Software in bester Qualität zu günstigen Konditionen für unsere Anwender. Denn: Nicht die Großen fressen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen! Wien, Wimmergasse 33, Österreich Tel.: +43 / 1 / , Fax: +43 / 1 / wien@schweighofer.com Neuhaus / Inn, Mittich 6, Deutschland Tel.: +49 / 8503 / , Fax: +49 / 8503 / manager.software.deutschland@schweighofer.com