Formeln und Funktionen

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1 5 Formeln und Funktionen kkkk

2 Bis jetzt haben Sie erst mit der Summenfunktion von Excel Bekanntschaft gemacht. Da Excel natürlich einiges mehr zu bieten hat, steigen wir in diesem Kapitel etwas tiefer in die rechnerischen Fähigkeiten des Programms ein. Dabei geht es unter anderem um die Operatoren, ohne die man in Excel nicht viel berechnen kann, und darum, wie Sie Formeln bearbeiten und überprüfen können. Excel kennt eine Vielzahl von nützlichen Funktionen, die Sie in Ihren Tabellen verwenden können. So gibt es neben den mathematischen Funktionen auch statistische und logische Funktionen, Datums- und Zeitfunktionen etc. Diese Funktionen scheinen oft sehr kompliziert zu sein, aber wie Sie gleich sehen werden, ist ihr Einsatz meistens recht einfach. Was Sie bald kennen und können 36: Grundlegende Operatoren 37: Formel einfügen 38: Formel bearbeiten 39: Eingabewerte überprüfen 40: Formel in andere Zellen übertragen 41: Relative und absolute Bezüge 42: Namen für Zellen verwenden 43: Formeln überwachen 44: Formelfehler finden und beheben 45: Funktions-Assistent verwenden 46: Mathematische Funktionen 47: Datums- und Zeitfunktionen 48: Statistische Funktionen 98 Excel 2007 klipp & klar

3 36: Grundlegende Operatoren Excel enthält eine Fülle von Operatoren, die in vier Gruppen unterteilt sind: Arithmetische Operatoren (+, -, *, /, %, ^) Vergleichsoperatoren (=, <, >, > =, < =, < >) vergleichen zwei Werte und liefern als Ergebnis den Wahrheitswert WAHR oder FALSCH Bezugsoperatoren (:, ; und Leerzeichen) dienen zur Verknüpfung von Zellbereichen für die Durchführung von Berechnungen Der Textoperator & verknüpft Texte aus verschiedenen Zellen Die folgende Tabelle enthält alle Operatoren mit kurzen Beschreibungen. Kategorie Operator Beschreibung Arithmetisch + Addition Subtraktion / Division * Multiplikation % Umrechnung Prozentwert in Dezimalbruch, also Division durch 100, z. B. ergibt =4% den Dezimalwert 0,04 ^ Potenzieren Vergleich < kleiner als > größer als = gleich < = kleiner gleich > = größer gleich < > ungleich Text & Verkettet Texte miteinander Bezug : Bereichsoperator (B5:B15) ; Verbindungsoperator; mit ihm können mehrere Bezüge zu einem Bezug verbunden werden: =(SUMME(B5:B10;D5:D10)) (Leerzeichen) bildet eine Schnittmenge von Bereichen (A1:B3 A2:B4) Kapitel 5: Formeln und Funktionen 99

4 37: Formel einfügen Die Schritte zum Eingeben einer Formel sind vom Prinzip her immer gleich: 1 Zelle anklicken, in die die Formel soll 2 Gleichheitszeichen = eintippen Excel weiß nun, dass Sie eine Formel eingeben wollen. 3 Formel eingeben 4 ( ) drücken Excel zeigt das Formelergebnis im Tabellenblatt an. Tipp: Inhalt einer anderen Zelle verwenden Wenn Sie den Inhalt einer anderen Zelle in Ihre Formel»einbauen«wollen, geben Sie entweder den Namen der Zelle manuell in die Formel ein oder Sie klicken die gewünschte Zelle mit der Maus an. Excel trägt den Namen dann automatisch für Sie ein. Um die Formel fortzusetzen, tippen Sie einfach den nächsten Operator ein. 38: Formel bearbeiten Wenn Sie feststellen, dass die Formel einen Fehler enthält oder Sie den Inhalt der Formel aus einem anderen Grund ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Auf Zelle doppelklicken In der Zelle ist die Einfügemarke sichtbar. 100 Excel 2007 klipp & klar

5 2 Formel im Tabellenblatt ändern 3 ( ) drücken 39: Eingabewerte überprüfen Wollen Sie sicherstellen, dass in eine Zelle nur gültige Daten eingegeben werden, können Sie festlegen, welche Eingaben für einzelne Zellen oder ganze Zellbereiche erlaubt sind. Dies ist beispielsweise für Zellen sinnvoll, die in Formeln bei einer Division als Divisor benutzt werden; so können Sie verhindern, dass durch null dividiert und dadurch ein Fehler ausgelöst wird. 1 Zelle(n) markieren, die geprüft werden sollen 2 Daten Datentools Datenüberprüfung 3 Registerkarte Einstellungen (Dialogfeld Datenüberprüfung) anklicken 4 Listenfeld Zulassen öffnen 5 Erlaubten Datentyp anklicken Kapitel 5: Formeln und Funktionen 101

6 6 Listenfeld Daten öffnen 7 Art der Prüfung festlegen 8 In das Feld Wert bzw. in die Felder Minimum und Maximum Grenzwerte eintragen 102 Excel 2007 klipp & klar

7 Tipp: Wertebereiche aus dem Tabellenblatt übernehmen Wenn sich der Wertebereich der erlaubten Eingaben ändern kann und sich der Minimum- oder Maximumwert in einer Tabellenzelle befindet, können Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung die Adresse der entsprechenden Zelle eintragen. 9 Registerkarte Eingabemeldung anklicken Auf der Registerkarte Eingabemeldung legen Sie die Texte fest, die in einer QuickInfo angezeigt werden, wenn die entsprechende Zelle ausgewählt wird. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 103

8 10 Titel und Eingabemeldung eingeben 11 Registerkarte Fehlermeldung anklicken 12 Titel und Fehlermeldung eingeben 13 OK Tipp: Symbol für Fehlermeldung ändern Über das Listenfeld Typ auf der Registerkarte Fehlermeldung können Sie als Symbol des Meldungsfensters auch ein»i«(information) oder ein Ausrufezeichen (Warnung) einstellen. 40: Formel in andere Zellen übertragen Excel bietet die Möglichkeit, eine einmal eingegebene Formel auszufüllen, das heißt diese Formel auf andere Zellen zu übertragen, ohne sie neu einzugeben. Um diese Möglichkeit vorzustellen, verwenden wir eine einfache Arbeitsmappe, mit der sich der Benzinverbrauch berechnen lässt. Die Arbeitsmappe enthält u. a. Spalten mit den gefahrenen Kilometern und dem Verbrauch. 104 Excel 2007 klipp & klar

9 1 Beispieldatei Benzinverbrauch öffnen 2 Zelle E4 markieren 3 Formel =C4*100/D4 eingeben 4 ( ) drücken Mit dieser Formel wird der Benzinverbrauch je 100 Kilometer berechnet: getankte Menge * 100 / gefahrene Kilometer 5 Mauszeiger auf kleines Quadrat unten rechts an Zelle E4 bewegen 6 Maustaste drücken und Markierung bis Zeile 8 aufziehen Die Formel aus Zelle E4 wird in die markierten Zellen übertragen. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 105

10 7 Formeln Formelüberwachung Formeln anzeigen Sie können in allen Zellen die enthaltenen Formeln sehen. 8 Formeln Formelüberwachung Formeln anzeigen Es werden wieder die Ergebnisse angezeigt. Excel konnte die Formel beim Kopieren problemlos anpassen, da in den Formeln relative Bezüge verwendet wurden. Bei allen Formeln in Spalte E werden die gleichen Nachbarzellen der jeweiligen Zeilen verwendet. Mit relativen und absoluten Bezügen setzt sich Kurs 41 genauer auseinander. Smarttag-Schaltfläche AutoAusfüll-Optionen Wenn Sie nach dem Ziehen die Maustaste loslassen, zeigt Excel die Smarttag- Schaltfläche AutoAusfüll-Optionen an. Über diese Schaltfläche können Sie die Aktion modifizieren. 106 Excel 2007 klipp & klar

11 Die drei Befehle des Smarttags-Menüs haben folgende Bedeutung: Zellen kopieren Dies ist die Aktion, die Excel durch das Aufziehen der Markierung vorgenommen hat. In unserem Beispiel hat Excel also die Formel der Zelle E4 in alle Zellen der aufgezogenen Markierung kopiert. Das ist natürlich auch die Aktion, die wir beabsichtigt hatten. Nur Formate ausfüllen Wenn Sie diesen Befehl wählen, macht Excel das Kopieren der Formel wieder rückgängig und überträgt nur das Format der Ausgangszelle. Ohne Formatierung ausfüllen Mit dieser Option erreichen Sie, dass Excel zwar den Inhalt der Ausgangszelle kopiert, dabei jedoch nicht ihre Formatierung übernimmt. Da Excel bereits exakt das erledigt hat, was wir erwartet haben nämlich das Kopieren der Formel, können Sie den Smarttag ignorieren. 41: Relative und absolute Bezüge Ein Bezug bezeichnet eine Zelle in einem Tabellenblatt und teilt Excel mit, wo sich die in einer Formel zu verwendenden Daten befinden. Mithilfe von Bezügen können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Tabellenblatts in einer einzigen Formel verwenden. Das Besondere an solchen Bezügen ist, dass sie von Excel automatisch angepasst werden, wenn sich die Lage der betreffenden Zellen verändert. Dieser Fall kann z. B. eintreten, wenn Sie in eine Tabelle neue Zeilen bzw. Spalten einfügen oder löschen. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 107

12 Im vorigen Kurs haben Sie bereits gesehen, dass Excel die Zellbezüge beim automatischen Ausfüllen anpasst. Und auch wenn Sie den Inhalt einer Zelle manuell kopieren, findet diese Anpassung statt. In manchen Fällen kann es aber notwendig werden, dass immer auf ein und dieselbe Zelle zugegriffen werden soll. In diesem Fall brauchen Sie einen absoluten Bezug. Wir wollen diesen Unterschied an einem kleinen Beispiel verdeutlichen: 1 Beispieldatei Absolute Bezüge öffnen (Kurs 25) In diesem Tabellenblatt sollen in Spalte D die prozentualen Anteile der einzelnen Kostenarten an der Gesamtsumme der Autokosten pro Jahr berechnet werden. 2 Zelle D4 markieren 3 Gleichheitszeichen = eingeben So wird die Eingabe einer Formel eingeleitet. 4 Zelle C4 markieren, Divisionsoperator / eingeben, Zelle C12 markieren In Zelle D4 steht nun =C5/C Excel 2007 klipp & klar

13 5 ( ) drücken Excel zeigt das Formelergebnis im Tabellenblatt an. 6 Start Zahl Prozentformat 7 Hierdurch wird das Ergebnis der Formel als Prozentzahl formatiert. Ausführliche Informationen zur Formatierung finden Sie in Kapitel 8. Auf kleines Quadrat an Zelle D4 zeigen und durch Ziehen den Inhalt in Zelle D5 kopieren In Zelle D5 wird eine Fehlermeldung angezeigt, wie Sie es in der Abbildung auf der folgenden Seite sehen. Die Ursache dieser Fehlermeldung erkennen Sie, wenn Sie die Zelle mit der Fehlermeldung markieren: In der Bearbeitungsleiste sehen Sie, dass die Formel hinter dieser Zelle =C6/C13 lautet. Excel hat also beim Übertragen der Formel C5 in C6 und C12 in C13 verändert. Die Gesamtkosten stehen aber nach wie vor in Zelle C12. In Zelle C13 dagegen befindet sich gar kein Wert. Dies ist der Grund für die Fehlermeldung. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 109

14 Um hier Abhilfe zu schaffen, müssen Sie in der Formel in Zelle D4 die Zelle C12 als absoluten Bezug definieren, damit Excel beim Kopieren diesen Bezug nicht anpasst, sondern übernimmt. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 8 Fehlerhafte Formel in D5 löschen 9 Zelle D4 markieren, (F2) drücken Sie können den Inhalt der Zelle nun bearbeiten. 10 Einfügemarke auf den Bezug C12 in der Formel setzen 11 (F4) drücken Die Formel verändert sich von =C5/C12 zu =C5/$C$12. Durch die Dollarzeichen in C12 wurde aus dem relativen Bezug ein absoluter Bezug. 110 Excel 2007 klipp & klar

15 12 ( ) drücken Das Formelergebnis wird angezeigt. 13 Zelle D4 markieren, Markierung durch Ziehen des kleinen Quadrats bis zu Zelle D10 aufziehen Jetzt wird keine Fehlermeldung mehr angezeigt. Die Formel in der Zelle D5 bezieht sich nun wie gewollt auf die Zellen C12 und C5. Durch das Einfügen der $-Zeichen wurden aus den relativen Bezügen absolute Bezüge. Lassen Sie uns zum Schluss noch eine kleine Schönheitsoperation vornehmen, damit die»scheinbaren«nullwerte richtig angezeigt werden. 14 Zellbereich D4 bis D10 markieren 15 Start Zahl zweimal Dezimalstelle hinzufügen anklicken Die fertige Tabelle sollte nun aussehen, wie es die Abbildung auf der folgenden Seite zeigt. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 111

16 Tipp: Variation für absolute Bezüge Möchten Sie unter Umständen nur die Spalte variieren, nicht aber die Zeile, können Sie auch nur ein $-Zeichen in die Formel einsetzen, z. B. C$12. Die Zeile bleibt dann erhalten und die Spalte wird angepasst. Sie erreichen dies, indem Sie entweder die Taste (F4) mehrmals drücken oder das Dollarzeichen manuell löschen bzw. eingeben. 42: Namen für Zellen verwenden Sie können einzelne Zellen, Zellbereiche, Zeilen oder Spalten auch mit einem Namen versehen und dann diesen Namen statt des Zellbezugs in Formeln verwenden. Die Vorteile bei der Verwendung von definierten Namen werden an einem Beispiel unmittelbar deutlich. Auch in dieser Beispielarbeitsmappe sollen die prozentualen Anteile der verschiedenen Kostenarten für einen PKW berechnet werden. 112 Excel 2007 klipp & klar

17 1 Beispieldatei Namen verwenden öffnen (Kurs 25) 2 Zelle C12 markieren Das ist die Zelle, der ein Name zugewiesen werden soll. Bei eigenen Tabellenblättern markieren Sie die gewünschte Zelle. 3 Namenfeld in Bearbeitungsleiste anklicken Dort steht die Zelladresse C12. 4 Gesamtkosten eintippen 5 ( ) drücken Damit wird die Eingabe beendet. 6 In Zelle D4 folgende Formel eingeben: =C5/Gesamtkosten Kapitel 5: Formeln und Funktionen 113

18 7 8 Zelle D4 markieren, Markierung durch Ziehen des kleinen Quadrats bis zu Zelle D10 aufziehen Excel verwendet direkt den richtigen Zellbezug für die Gesamtkosten; der Name der Zelle C12 wirkt sich also genauso aus wie ein absoluter Bezug. Zellen D4 bis D10 formatieren wie in Kurs 41 gezeigt (Prozentformat, Dezimalstelle hinzufügen) Der Gebrauch von Namen hat demnach zwei entscheidende Vorteile: Das umständliche Eingeben von absoluten Bezügen entfällt und die Formeln werden durch die Verwendung von Namen deutlich verständlicher natürlich vorausgesetzt, dass Sie auch»sprechende«namen einsetzen und keine kryptischen Kürzel, die für Außenstehende nicht nachvollziehbar sind. Zu benannten Zellen springen In Excel haben Sie zwei Möglichkeiten, schnell zu den Zellen zu gelangen, denen Sie vorher einen Namen zugewiesen haben: Mit dem Namenfeld oben links in der Bearbeitungsleiste: Klappen Sie mit dem kleinen Pfeil ganz einfach das Namenfeld auf und wählen Sie einen der vordefinierten Namen aus, dann springen Sie sofort zu der entsprechenden Zelle. 114 Excel 2007 klipp & klar

19 Start Bearbeiten Suchen und Auswählen Gehe zu auswählen. In einem Dialogfeld wird eine Auswahl von Namen angezeigt. Per Doppelklick springen Sie zur entsprechenden Zelle. Unter Verweis können Sie dort auch eine Zelladresse angeben. 43: Formeln überwachen Je größer Tabellenblätter werden, desto unübersichtlicher werden sie auch. Damit Sie später noch die Möglichkeit haben, die Zusammenhänge zwischen einzelnen Zellen nachzuvollziehen, gibt es in Excel die so genannte Formelüberwachung. Gehen Sie z. B. folgendermaßen vor, um mit der Formelüberwachung festzustellen, welche Zellen für die Berechnungen in einer Formel verwendet wurden: 1 Beispieldatei Formeldetektiv öffnen (Kurs 25) 2 Zelle B3 markieren Das ist die Zelle, deren Formel untersucht werden soll. Bei eigenen Tabellenblättern markieren Sie die gewünschte Zelle. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 115

20 3 Formeln Formelüberwachung Spur zum Vorgänger Im Tabellenblatt zeigt Excel nun mit blauen Markierungen an, welche Zellen in der Formel der markierten Zelle verwendet werden. In unserem Beispiel handelt es sich um alle Werte in Spalte G, da aus diesen in Zelle B3 der Mittelwert berechnet wird. Wollen Sie wissen, ob eine bestimmte Zelle in anderen Formeln der Tabelle benutzt wird, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Zelle E14 markieren Das ist die Zelle, deren Formel untersucht werden soll. Bei eigenen Tabellenblättern markieren Sie die gewünschte Zelle. 116 Excel 2007 klipp & klar

21 2 Formeln Formelüberwachung Spur zum Nachfolger 3 Formeln Formelüberwachung Spur zum Nachfolger Wiederholen Sie den Befehl, um zu prüfen, ob noch Verknüpfungen mit anderen Zellen bestehen. Excel trägt gegebenenfalls weitere Pfeile ein. In der obigen Abbildung erkennen Sie, dass die Zelle E14 zur Berechnung der Zelle G14 benötigt wird. Die Zelle G14 wiederum fließt in die Berechnung der Zelle B3 ein, so dass die Zelle E14 indirekt auch in der Formel der Zelle B3 enthalten ist. Tipp: Zwischen Zellen springen Durch einen Doppelklick auf die Verbindungspfeile können Sie zwischen den Zellen hin und her springen. Dieser Trick ist besonders bei umfangreichen Tabellenblättern nützlich. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 117

22 Mit der Schaltfläche Pfeile entfernen in der Gruppe Formelüberwachung können Sie sämtliche Pfeile der Formelüberwachung wieder ausschalten. Wollen Sie hingegen nur die Pfeile einer bestimmten Zelle entfernen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche Pfeile entfernen und benutzen dann den Befehl Spur zum Vorgänger entfernen bzw. Spur zum Nachfolger entfernen. 44: Formelfehler finden und beheben Auch wenn Excel jede Formel bereits bei ihrer Eingabe überprüft und nur formal richtige Eingaben zulässt, heißt das noch lange nicht, dass die Formel auch korrekt ausgewertet werden kann und das richtige Ergebnis liefert. So ist z. B. die Formel = B4* Mehrwertsteuer zwar formal korrekt wird also von Excel bei der Eingabe auf jeden Fall akzeptiert, doch wenn keine Zelle mit dem Namen Mehrwertsteuer existiert, kann Excel die Formel nicht berechnen und gibt in der Zelle den Fehlerwert #WERT! aus. Eine Liste aller Fehlerwerte finden Sie in der folgenden Tabelle. Fehlerwert #NULL! #DIV/0! #WERT! #BEZUG! #NAME? #ZAHL! Ursache Tritt auf, wenn Sie den Schnittpunktoperator (Leerzeichen) auf zwei Bereiche anwenden, die keine Schnittmenge besitzen. Beispiel: =Summe(A1:C1 A3:C3) In der Formel wird durch 0 dividiert. Dieser Fehler tritt häufig auf, wenn eine Zelle, auf die in der Formel Bezug genommen wird, noch keinen Wert enthält. In der Formel wird ein falscher Datentyp verwendet. Beispiel: =2 + drei Die Formel nimmt Bezug auf eine nicht existierende Zelle. Tritt zum z. B. auf, wenn sich die Formel auf eine Zelle bezieht, die sich in einem inzwischen gelöschten Tabellenblatt befand. In der Formel ist der Name einer Zelle enthalten, den Excel nicht kennt. Tritt auch auf, wenn Sie vergessen, dass Texte in Anführungszeichen eingefasst werden müssen. Zum Beispiel: Falsch = A1 & mal, Richtig=A1 & mal. Ein Zahlenwert innerhalb der Formel hat entweder den falschen Typ oder er ist zu groß bzw. zu klein. 118 Excel 2007 klipp & klar

23 Fehlerwert #NV Ursache Der Wert #NV kann in eine Zelle eingegeben werden, um zu signalisieren, dass für die Zelle noch keine gültigen Daten vorliegen. Excel zeigt dann bei allen Formeln, in denen diese Zelle verwendet wird, ebenfalls den Wert #NV an. Damit vermeiden Sie, dass leere Zellen von Excel als 0 interpretiert und in Formeln akzeptiert werden, ohne eine Fehlermeldung anzuzeigen. ##### Zeigt an, dass die Spalte zu schmal ist, um den Inhalt korrekt darzustellen. Um Sie bei der Fehlersuche zu unterstützen, zeigt Excel neben der betreffenden Zelle ein Smarttag an, dessen Menü verschiedene Hilfsangebote enthält. Klicken Sie einen der Befehle an: Mit Hilfe für diesen Fehler anzeigen rufen Sie die Online-Hilfe auf, in der zu jedem Fehlertyp Tipps für die Fehlersuche enthalten sind. Diese Informationen beziehen sich natürlich nicht konkret auf die von Ihnen eingegebene Formel, sondern nur allgemein auf den aufgetretenen Fehlertyp. Mit dem Befehl Berechnungs-Schritte anzeigen rufen Sie ein Fenster auf, mit dem Sie die Formel schrittweise durchlaufen können. Mit der Auswahl von Fehler ignorieren teilen Sie Excel mit, dass es den Fehler in Zukunft ignorieren soll. Dadurch verschwindet auch der Smarttag neben der Zelle. Damit Excel den Fehler wieder als solchen erkennt, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Office und dann auf Excel-Optionen. Wählen Sie in der Liste auf der rechten Seite die Kategorie Formeln aus und scrollen Sie dann auf der rechten Seite des Fensters nach unten, bis Sie den Abschnitt Fehlerüberprüfung sehen. Klicken Sie abschließend die Schaltfläche Ignorierte Fehler zurücksetzen an. Die Auswahl von In Bearbeitungsleiste bearbeiten erklärt sich von selbst. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 119

24 Der Befehl Optionen zur Fehlerüberprüfung zeigt die Kategorie Formeln des Dialogfeldes Excel-Optionen an. Dort können Sie die Regeln einstellen, nach denen Excel die Formeln Ihres Tabellenblatts untersucht. 45: Funktions-Assistent verwenden Excel bietet für fast alle Aufgaben die passende Funktion. Da es aber bei der Fülle der angebotenen Funktionen oft schwierig ist, die richtige Funktion zu finden, stellt Ihnen Excel mit dem Funktions-Assistenten eine wertvolle Hilfe zur Verfügung. An einem Beispiel lernen Sie ihn nun kennen: 1 Beispieldatei Funktions-Assistent öffnen (Kurs 25) Das Tabellenblatt Übersicht enthält eine Tabelle, in der der Benzinverbrauch für mehrere Tankzyklen berechnet wurde. Aus diesen Werten soll der Durchschnittsverbrauch berechnet werden. 2 Zelle D8 markieren Das ist die Zelle, in der mit einer Funktion der durchschnittliche Benzinverbrauch berechnet werden soll. 120 Excel 2007 klipp & klar

25 Bei eigenen Tabellenblättern markieren Sie die Zelle, in die Sie eine Funktion einfügen wollen. 3 Bearbeitungsleiste Funktion einfügen Das Dialogfeld Funktion einfügen wird angezeigt. Dieses Dialogfeld unterstützt Sie bei der Suche nach der passenden Funktion. Die angebotenen Funktionen sind in verschiedene Kategorien einge- Kapitel 5: Formeln und Funktionen 121

26 4 teilt, die Sie über eine Liste auswählen können. Dieses Dialogfeld können Sie auch über Formeln Funktionsbibliothek Funktion einfügen anzeigen lassen. Im Feld Funktion suchen den folgenden Text eingeben: Durchschnitt mehrerer Zahlen berechnen 5 OK Excel sucht nach einer passenden Funktion und zeigt einige Funktionen an, die zu der gestellten Aufgabe passen. 6 Listeneinträge mit Maus anklicken und mithilfe der angezeigten Beschreibung die passende Funktion suchen 7 Liste Funktion auswählen MITTELWERT Das ist die Funktion, die wir zum Berechnen des Durchschnitts benötigen. 8 OK 122 Excel 2007 klipp & klar

27 Tipp: Anfrage richtig formulieren Wenn Sie die letzten Einträge der Liste ansehen, werden Sie feststellen, dass dort Funktionen auftauchen, die mit der Berechnung eines Durchschnittswertes mit Sicherheit nichts zu tun haben, wie z. B. WERT oder RÖMISCH. Dies liegt an der Art, wie die Anfrage formuliert wurde. Oft ist es sinnvoller, nur einzelne Begriffe einzugeben. Im vorliegenden Beispiel hätte die Eingabe des Suchbegriffs»Durchschnitt«zu einer höheren Treffergenauigkeit geführt, denn mit dem Wort»Zahlen«enthält die Anfrage aus Sicht von Excel ein zweites Schlüsselwort, dem dann eher allgemeine Funktionen zugeordnet werden. Excel zeigt dann das Fenster Funktionsargumente an, in dem Sie eine ausführliche Hilfestellung zum Eingeben der Funktion erhalten. In der obigen Abbildung sehen Sie, dass die Funktion MITTELWERT bis zu 255 numerische Argumente verarbeiten kann, die durch Semikola getrennt werden müssen. Das Fenster Funktionsargumente stellt zunächst zwei Felder bereit (Zahl1 und Zahl2). Sobald Sie im unteren Feld eine Eingabe vornehmen, fügt Excel dem Fenster ein weiteres Feld hinzu. Im konkreten Fall hat Excel sogar schon bei Zahl1 eine Bereichsangabe eingetragen, da es in diesen Zellen geeignete Daten vorgefunden hat. Kapitel 5: Formeln und Funktionen 123

28 9 Wenn Sie die Vorgaben von Excel nicht übernehmen wollen: Schaltfläche Dialogfeld reduzieren im Tabellenblatt anderen Bereich markieren Schaltfläche Dialogfeld wiederherstellen 10 OK Tipp: Auswahlliste für Funktionen Wenn Sie in einer Zelle das Gleichheitszeichen eingeben und dann anfangen, einen Funktionsnamen einzutippen, zeigt Excel eine Auswahlliste an, wie sie die folgende Abbildung zeigt. Wählen Sie dann in der Liste den Namen der Funktion aus, die Sie verwenden möchten. 124 Excel 2007 klipp & klar

29 46: Mathematische Funktionen Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen aus dem mathematischen Bereich an, mit deren Hilfe Sie nahezu alle Aufgaben lösen können. Wie Sie eine solche mathematische Funktion verwenden, werden wir Ihnen an einem Beispiel verdeutlichen, in dem die Funktion RUNDEN() benutzt wird, die einen Wert auf eine festgelegte Anzahl von Dezimalstellen rundet. 1 Beispieldatei Runden öffnen (Kurs 25) In dem Beispiel soll der Benzinverbrauch je 100 Kilometer auf zwei Dezimalstellen gerundet werden. Außerdem werden Sie sehen, wie Sie eine Funktion in eine bereits vorhandene Formel einsetzen. Wie die folgende Abbildung zeigt, enthalten die Zellen B5 bis F5 bereits Formeln. 2 Zelle B5 markieren, (F2) drücken Der Bearbeitungsmodus wird aktiviert. 3 Einfügemarke mit den Pfeiltasten rechts neben das Gleichheitszeichen verschieben Dies ist erforderlich, da Sie an dieser Stelle die Funktion einfügen wollen. 4 Text Runden( eintippen Kapitel 5: Formeln und Funktionen 125

30 Geben Sie dabei auch die öffnende runde Klammer ein. 5 Unterhalb der Zelle wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Hilfsinformationen zur Funktion RUNDEN() enthält. Einfügemarke an das Ende der Zelle, Semikolon ; eingeben, 2 eingeben, schließende runde Klammer ) eingeben 6 ( ) drücken Das Ergebnis der Formel wird in Zelle B5 ausgegeben. 7 Formel aus Zelle B5 in Zellen C5 bis F5 ausfüllen 126 Excel 2007 klipp & klar

31 In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten mathematischen Funktionen, die Excel bietet, aufgeführt: Funktion PRODUKT(Zahl1;Zahl2;...) WURZEL(Zahl) ABS(Zahl) SIN(Winkel) COS(Winkel) TAN(Winkel) LN(Zahl) EXP(Zahl) Beschreibung Errechnet das Produkt der in den Klammern stehenden Argumente (max. 14); als Argumente sind Zelladressen und Zahlen möglich Berechnet die Quadratwurzel einer Zahl; das Argument muss eine positive Zahl sein Bildet den Absolutwert einer Zahl, d. h., diese Funktion macht aus einer negativen eine positive Zahl Berechnet den Sinus, Cosinus oder Tangens eines im Bogenmaß angegebenen Winkels (Bogenmaß: Winkelangabe in Grad mit Pi/180 multiplizieren); Excel bietet auch die Funktionen ARC- SIN(Zahl), ARCCOS(Zahl) sowie ARCTAN(Zahl) an Berechnet den natürlichen Logarithmus einer Zahl Umkehrfunktion zum natürlichen Logarithmus 47: Datums- und Zeitfunktionen Mithilfe der Datums- und Zeitfunktionen können Sie beispielsweise in einem Tabellenblatt automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eintragen lassen. Wir werden dies einmal an einem Beispiel zeigen, in dem wir die Funktion JETZT() verwenden. Die Funktion JETZT() 1 Leere Arbeitsmappe erstellen (Kurs 19) 2 Zelle A1 markieren 3 Funktion =JETZT() eingeben Kapitel 5: Formeln und Funktionen 127

32 4 ( ) drücken Excel zeigt in der Zelle das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit an. 5 Arbeitsmappe speichern und schließen 6 Arbeitsmappe erneut öffnen Datum und Uhrzeit werden aktualisiert, da die Funktion JETZT() nicht das Erstelldatum und die Erstelluhrzeit, sondern immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit ausgibt. Die Funktionen DATUM() und WOCHENTAG() Excel bietet die Möglichkeit zu einer anderen, sehr interessanten Berechnung mithilfe der Datums- und Zeitfunktionen: Sie können auf ganz einfache Weise den Wochentag bestimmen, an dem Sie geboren wurden oder an dem Sie Ihren Freund/Ihre Freundin kennengelernt haben. Dazu benötigen Sie die Funktionen DATUM() und WOCHENTAG(). Die Funktionen von Excel können Sie auch über die Gruppe Funktionsbibliothek der Registerkarte Formeln einfügen. Dort sind die Funktionen über Schaltflächen, die die Kategorie angeben, aufgeführt. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Leere Zelle markieren 2 Formeln Funktionsbibliothek Datum und Uhrzeit Excel zeigt die Datums- und Zeitfunktionen in einem Menü an (siehe Abbildung auf der folgenden Seite). 3 DATUM Das Dialogfeld Funktionsargumente wird angezeigt. 128 Excel 2007 klipp & klar

33 4 In die drei Felder das Datum eingeben, für das Sie den Wochentag berechnen wollen Excel wandelt dieses Datum in eine so genannte serielle Zahl um. Diese Zahl wird unten im Dialogfeld angezeigt. 5 OK Kapitel 5: Formeln und Funktionen 129

34 Hinweis: Datumswerte in Excel In Excel werden Datumswerte intern durch natürliche Zahlen dargestellt. Dabei beginnt die Zeitrechnung mit dem 1.1. des Jahres Dies entspricht der Zahl 1. Die Zeitrechnung endet mit dem des Jahres 9999, was durch die Zahl dargestellt wird. Als Nächstes benötigen Sie nun die Funktion WOCHENTAG(), die die gerade berechnete Zahl in einen Wochentag umwandelt. Sie können diese Funktion mit der Funktion DATUM() verschachteln. 6 In Bearbeitungsleiste klicken 7 Zwischen dem Gleichheitszeichen und der DATUM()-Funktion WOCHENTAG( eingeben 8 Bitte vergessen Sie nicht die öffnende runde Klammer. Am Ende der Bearbeitungsleiste schließende runde Klammer ) eingeben 9 ( ) drücken 10 Zelle das benutzerdefinierte Format TTTT zuweisen Hierdurch wird der Wochentag als Text dargestellt. Ausführliche Informationen zu benutzerdefinierten Zahlenformaten finden Sie in Kapitel 8 im Kurs Excel 2007 klipp & klar

35 48: Statistische Funktionen Auch bezüglich statistischer Funktionen hat Excel einiges zu bieten, wobei ein großer Teil der angebotenen Funktionen für den Nicht-Statistiker wohl eher unverständlich ist. Bei der Vorstellung des Funktions-Assistenten, haben Sie mit der Funktion MITTELWERT() bereits eine Statistik-Funktion kennengelernt, mit der wir den durchschnittlichen Benzinverbrauch eines Autos berechnet haben. Als weiteres einfaches Beispiel stellen wir die Funktionen MIN() und MAX() vor, mit denen wir ermitteln wollen, was der größte und was der geringste Benzinverbrauch des Autos war. In der kleinen Tabelle der Übungsdatei ließe sich dieser Wert natürlich auch einfach ablesen; bei Tabellen mit vielen Werten wird das jedoch schnell unpraktikabel und fehleranfällig. 1 Beispieldatei MinMax öffnen (Kurs 25) 2 Zelle B9 markieren 3 Formeln Funktionsbibliothek Pfeil bei AutoSumme Max Kapitel 5: Formeln und Funktionen 131

36 4 Zellbereich D2:D6 markieren Dieser Bereich soll als Parameter der Funktion MAX() verwendet werden. 5 ( ) drücken Das Ergebnis der MAX()-Funktion wird in Zelle B9 angezeigt. 6 Zelle B10 markieren 7 Formeln Funktionsbibliothek Pfeil bei AutoSumme Min 8 Zellbereich D2:D6 markieren Dieser Bereich soll als Parameter der Funktion MIN() verwendet werden. 9 ( ) drücken In der Tabelle können Sie jetzt auf einen Blick erkennen, dass der geringste Verbrauch 7,28 Liter und der höchste 8,35 Liter betrug. 132 Excel 2007 klipp & klar