XBA Personalwesen Jahreswechsel 2016/2017 und Versionsinfo

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1 XBA Personalwesen Jahreswechsel 2016/2017 und Versionsinfo Dieses Infoblatt erläutert den Jahres- und Versionswechsel auf das XBA Personalwesen für 2017 sowie die wichtigsten Änderungen. Folgen Sie dem Ablauf von der Installation im Dezember 2016 bis zur Abrechnung in Nutzen Sie dieses Infoblatt als Checkliste ÜÜDieser Pfeil kennzeichnet den Aufruf von Ordnern (Arbeitsgebieten) oder Dialogfenstern der Anwendung. Inhalt Wichtige Hinweise vorab...2 Sicherer Jahreswechsel mit automatischen Aufgaben... 2 Berufsgenossenschaft: Neue PIN / Mitgliedsnummer bereithalten... 2 Aktualisieren der Anwendung und Stammdaten... 3 Installieren der neuen Programmversion...4 I. Alte XBA-Anwendungen deinstallieren... 4 II. Installieren der neuen Version... 5 III. Aktualisierung Druckdatenbank, Stammdaten... 6 Krankenkassen aktualisieren... 9 Im Dezember dakota.ag 6.4 / Stammdatenupdate...10 Unfallversicherung / Berufsgenossenschaft...10 Dezember 2016 abrechnen...14 Im Januar Monatsabschluss Dezember 2016, Abschlussarbeiten...15 Weitere Abrechnung in Lohnsteuerbescheinigungen: Protokolle abrufen...19 Hinweise zur Januarabrechnung...19 Firmenstammdaten: Korrektur möglich ab steuerlich abschließen...20 Rückwirkende Korrekturen in SV-Jahresmeldungen...20 GDPdU-Archivierung...20 Versionsinfo: Änderungen im Personalwesen SV-Rechengrößen Änderungen im Flexirentengesetz...21 Mindestlohn 8,84 Euro / Minijobs prüfen...22 Sozialversicherungsnummer online abfragen...22 Lohnsteuerbescheinigung / Grenzgänger Frankreich...22 AAG-Verfahren: erweiterte Rückmeldungen...23 Pfändung: steuerfreie Nachtzuschläge unpfändbar...23 DEÜV-Meldungen bei Insolvenz...23 Neue ELSTER-(ERiC-)Version ELStAM...24 Mail aus der Online-Hilfe...24 Hinweise zur Systemumgebung...24 Alle genannten Marken und Warenzeichen werden anerkannt. 1

2 Wichtige Hinweise vorab Sicherer Jahreswechsel mit automatischen Aufgaben Nach Installation der Version für 2017 erzeugt das XBA Personalwesen Aufgaben mit den erforderlichen Maßnahmen zum Jahres- und Versionswechsel. Diese Aufgaben stellen eine wichtige Hilfe für einen reibungslosen Jahreswechsel dar. Nutzen Sie diese Unterstützung Nur so übersehen oder vergessen Sie nichts. Außerdem arbeiten Sie besonders effizient, da in der Regel betroffene Datensätze direkt aus der Aufgabe geöffnet werden können. Diese Möglichkeit erkennen Sie an dem Button oberhalb der Aufgaben-Beschreibung. Auch neue Elemente wie etwa ELStAM-Abrufe können Sie über die Schaltfläche Neu... ggf. direkt aus der Aufgabe erstellen. Berufsgenossenschaft: Neue PIN / Mitgliedsnummer bereithalten Ihre zuständige Berufsgenossenschaft teilt Ihnen etwa ab November eine fünfstellige PIN sowie ggf. eine neue Mitgliedsnummer postalisch mit. Die PIN benötigen Sie unmittelbar nach Installation der neuen Version im Dezember Erfassen Sie ggf. eine neue Mitgliedsnummer nicht im XBA Personalwesen 2.13 für 2016, sondern erst unmittelbar nach der Datenbestandsumstellung in der neuen Version 2.14 (siehe Seite 10) Regelmäßige Datensicherungen sind wichtig Dies gilt ganz besonders im Hinblick auf die Dialog-Meldeverfahren (Sozialversicherung, Unfallversicherung, EL- StAM), die konstitente laufende Nummern, Vorgangs-IDs etc. benötigen. Insbesondere nach dem Erstellen von Melde-Dateien sollte eine Datensicherung erfolgen. 2

3 Aktualisieren der Anwendung und Stammdaten Da nach dem Versand der DVD 2017 noch mit kurzfristigen (gesetzlichen) Änderungen und Aktualisierungen der Sozialversicherungsdaten zu rechnen ist, aktualisieren Sie die Anwendung über den Online-Updateservice, bevor Sie Abrechnungen und Monatsabschlüsse ausführen. Standardmäßig wird einmal täglich beim Programmstart auf vorhandene Online-Updates geprüft. Wenn Updates vorliegen, installieren Sie diese. Folgen Sie dazu den entsprechenden Bildschirmmeldungen. Falls Sie mit der Anwendung auf einem Terminal-Server arbeiten, sollte das Update nur nach Absprache mit Ihren Kollegen bzw. Ihrem Administrator ausgeführt werden, weil alle XBA-Anwendungen im Verlauf des Updates beendet und neu gestartet werden und Sie ggf. die benötigten Rechte nicht haben. Aktualisieren Sie außerdem regelmäßig folgende Daten im Ordner Stammdaten Sozialversicherung: Krankenkassen (einschließlich DEÜV-Empfänger) Berufsgenossenschaften (ab Version 2.14 im Ordner Stammdaten Unfallversicherung) Rentenkammern Finanzämter (Ordner Stammdaten Steuerangaben Finanzämter) Â Â Zur Aktualisierung klicken Sie einmal auf den jeweiligen Ordner und dann im Menü Aktionen auf [Daten] aktualisieren. Gültigkeit der Programmversionen / Update: Bei den Meldeverfahren und anderen gesetzlichen Regelungen ist erfahrungsgemäß um den Jahreswechsel herum noch mit Detailänderungen zu rechnen. Diese erfordern oft kurzfristige Programmupdates. Deshalb ist die Gültigkeit der auf der DVD 2017 ausgelieferten Programmversion auf den begrenzt. Auch folgende Versionen werden voraussichtlich begrenzte Gültigkeit haben. Rechtzeitig vor Ablauf werden jeweils über die Online-Updatefunktion Programmupdates mit erweiterter Gültigkeit bereitgestellt. 3

4 Installieren der neuen Programmversion Führen Sie den Monatsabschluss November 2016 noch mit der alten Programmversion 2.13 durch. Installieren Sie also die Version 2.14 erst, wenn alle Datenbestände im Abrechnungsmonat Dezember stehen. Die Abrechnungen, Beitragsnachweise und -zahlungen für den Dezember 2016 können Sie mit der alten (2.13) oder neuen (2.14) Programmversion erstellen. Entscheiden Sie nach Ihrer Zeitplanung, ob Sie die neue Version 2.14 vor oder nach der Dezemberabrechnung (siehe Seite 14) installieren. Der Monatsabschluss Dezember 2016 ist in jedem Fall nur mit der neuen Version 2.14 möglich Datensicherung: Sichern Sie unmittelbar vor der Installation alle Datenbestände Eigene Berichte exportieren: Wenn Sie Druckberichte in der Access-Druckdatenbank selbst angelegt oder geändert haben, exportieren Sie diese Berichte, bevor Sie die neue Version installieren (Zum Export und Import von Druckberichten siehe Onlinehilfe, Index: Bericht, exportieren.) I. Alte XBA-Anwendungen deinstallieren Vor der Installation der neuen Versionen müssen alle früheren XBA-Anwendungen deinstalliert werden, wie im folgenden Ablauf beschrieben. i Beim Deinstallieren bleiben individuelle Desktopdefinitionen sowie Datensicherungen im Backup-Ordner erhalten. Beachten Sie, dass die Standard-Desktopdatei (XBADesktop.xba) beim Deinstallieren entfernt wird. Sollten Sie individuelle Änderungen in dieser Datei vorgenommen haben, sichern Sie diese vorher 1. Öffnen Sie die Systemsteuerung (z.b. über Win + I bzw. Win + X bei Windows 10), und wählen Sie Programme und Funktionen (Windows 7) bzw. Programme und Features (Windows 10). Sie sehen eine Liste der installierten Programme. 2. Klicken Sie auf den Eintrag zum XBA Personalwesen und dann auf Deinstallieren. Folgen Sie den weiteren Bildschirmmeldungen. 3. Falls Sie mehrere XBA-Anwendungen auf einem Rechner einsetzen, deinstallieren Sie alle XBA-Anwendungen wie beschrieben, bevor Sie die neuen Versionen installieren. 4

5 II. Installieren der neuen Version XBA-Anwendungen lassen sich am einfachsten über die Datei readme.html installieren, die Sie im Hauptverzeichnis der DVD 2017 finden. Weitere Informationen zur Installation erhalten Sie ebenfalls dort. 1. Legen Sie die DVD in das Laufwerk. Falls die Seite XBA Programm-DVD 2017 nicht automatisch angezeigt wird, öffnen Sie über Arbeitsplatz oder über den Windows Explorer das Hauptverzeichnis der DVD. Öffnen Sie dort mit Edge oder mit dem Internet Explorer die Datei readme.html (Rechtsklick, Öffnen mit...). 2. Klicken Sie in der readme.html auf 3. XBA-Anwendungen installieren. Dort sehen Sie Verknüpfungen zu den Installationsroutinen der XBA Anwendungen. Klicken Sie auf XBA Personalwesen installieren. 3. Klicken Sie in der unten eingeblendeten Meldung auf die Schaltfläche Ausführen (Internet Explorer) bzw. Öffnen (Edge). i Falls Sie die readme.html nicht im Internet Explorer oder Edge, sondern in Firefox, Chrome oder einem anderen Browser geöffnet haben, speichern Sie zunächst die Datei xbapw.msi auf der Festplatte. Starten Sie diese anschließend dort mit einem Doppelklick. 4. Folgen Sie den weiteren Bildschirmmeldungen. Der Installations-Assistent wird gestartet. Bestätigen Sie die einzelnen Bildschirme mit Weiter. Neue dakota.ag-version installieren: In der oben abgebildeten readme.html finden Sie auch den Link dakota.ag installieren, der Sie zum Setup-Menü führt. Falls Sie noch nicht die Version 6.4 von dakota.ag verwenden, installieren Sie diese von der DVD 2017 im Dezember für das XBA Personalwesen 2.14 für 2017 ist dakota.ag 6.4 die Mindestversion Siehe auch Seite 10. 5

6 III. Aktualisierung Druckdatenbank, Stammdaten Nach Abschluss der Installation starten Sie die Anwendung. Wenn die Anwendung mit mehreren Arbeitsplätzen im Netz installiert ist, stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer die Anwendung aufgerufen hat Übergehen Sie beim ersten Start die Prüfung und Aktualisierung der Datenbank (Abbrechen) und rufen Sie zunächst einmal den Online-Update- Service auf (? Update Service). Replikation: Falls Sie mehrere PW-Datenbanken über die Replikationsfunktion miteinander verbunden haben, öffnen Sie nach Installation der neuen Version zuerst die zentrale Hauptdatenbank Das ist die Datenbank, in der Sie die DEÜV- Verarbeitung durchführen. Mit dieser Datenbank werden dann automatisch alle abhängigen Datenbanken aktualisiert. Beim ersten Öffnen eines Datenbestands nach der Installation werden Ihre Daten automatisch aktualisiert. Dabei werden inhaltlich bedingte Änderungen der Datenstrukturen und Daten einmalig durchgeführt, so werden zum Beispiel Datenbanktabellen ergänzt, Datensätze fortgeschrieben etc. Mit der Version für 2017 werden beispielsweise auch Daten der vorhandenen Berufsgenossenschaften und Mitgliedsnummern in die neuen Arbeitsgebiete übernommen (siehe unten). Änderung der Desktop-Datei / Ordnerliste Auch die XBA-Desktop-Dateien (*.xba), in denen unter anderem der Aufbau der Ordnerliste definiert ist, werden automatisch im Zuge der Datenbestandsumstellung angepasst. Das ist aufgrund der umfangreichen Änderungen durch das neue Meldeverfahren in der Unfallversicherung notwendig. Bei der Umstellung wird der Standard- Aufbau der Ordnerliste in die.xba-datei eingetragen. Individuelle Anpassungen der Ordnerliste müssen danach ggf. erneut vorgenommen werden. Automatisch umgestellt werden alle.xba-dateien, die im Anwendungsverzeichnis (...\XBA Software\XBAPW\...) gespeichert sind. In der Regel sind hier keine weiteren Maßnahmen erforderlich. [Falls Sie in einem anderen Verzeichnispfad Desktopdateien für das Personalwesen gespeichert haben, die Sie weiterhin verwenden möchten, stellen Sie diese wie folgt um: 1. Starten Sie die Anwendung und wählen Sie über Datei Arbeitsplatz und Datenbank Arbeitsplatzdefinition wechseln die gewünschte.xba-datei und starten damit die Anwendung neu. 2. Starten Sie anschließend das Programm XBA21701_xba.exe, das Sie im Anwendungsverzeichnis finden. Klicken Sie auf Aktualisieren.] 6

7 Druckdatenbank aktualisieren Bei der Datenbestandsaktualisierung (siehe oben) kann die aktuelle Druckanwendung (Druckdatenbank *.accdb) aus der mitgelieferten Vorbesetzung für 2017 erzeugt werden. Dazu bestätigen Sie die entsprechende Bildschirmmeldung. Danach sind die mitgelieferten Standarddruckberichte aktuell. Diese Vorgehensweise wird für das XBA Personalwesen empfohlen. Eigene (manuell angepasste oder neu angelegte) Druckberichte, die Sie vor der Umstellung gesichert haben, importieren Sie ggf. anschließend in die Standarddruckanwendung. Beim Aktualisieren wird die alte Druckanwendung gesichert. Falls Sie die Druckdatenbank nicht aus der mitgelieferten Vorbesetzung aktualisieren wollen, importieren Sie alle Standardberichte und SQL-Sichten aus der Datei XBAPW_2_14_0.xbp (Extras Druckanwendung MS Access Berichte und SQL-Sichten importieren) in Ihre vorhandene Druckdatenbank Dazu gehören neue Berichte, aber auch Korrekturen alter Berichte. F1 Hilfefunktion, Index: Import, Berichte. Mit der neuen Versionen werden außerdem Vorbesetzungen und Ansichtsdefinitionen geliefert, die Sie nach dem ersten Programmstart einlesen sollten, wie im folgenden Abschnitt beschrieben. 7

8 Ansichten aktualisieren Die Ansichtsdatei für 2017 enthält neue Ansichten. Importieren Sie diese wie folgt: ÜÜDatei Importieren/Exportieren Ansichten importieren Weiter 1. Wählen Sie in der Liste Zu importierende Datei die Datei XBAPW_2_14_0.xdv. 2. Vergewissern Sie sich, dass alle Ansichten ausgewählt sind, und klicken Sie auf Fertig stellen. Bestätigen Sie die anschließende Meldung mit Ja. F1 Hilfefunktion, Index: xdv-datei. Vorbesetzungen (Banken) aktualisieren Mit der Version für 2017 werden neue Bankstammdaten geliefert (Bankleitzahlen). ÜÜDatei Importieren/Exportieren Vorbesetzungen aktualisieren Weiter 1. Wählen Sie im Feld Vorbesetzungen die Datei XBAPW.xbd. 2. Markieren Sie in jedem Fall den Ordner Bank sowie ggf. weitere Ordner mit abweichenden Werten zwischen vorhandene Elemente und Vorbesetzungen. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen. F1 Hilfefunktion, Index: Vorbesetzungen aktualisieren 8

9 Krankenkassen aktualisieren Die Online-Aktualisierung der Krankenkassendaten umfasst auch die Umlage- und Erstattungssätze sowie die Zusatzbeiträge und DEÜV-Empfänger. Die Daten werden von den Krankenkassen jährlich in einer Gesamtdatei zur Verfügung gestellt und während des Jahres mit ergänzenden Update-Dateien aktualisiert. Aktualisieren Sie die Krankenkassen unbedingt vor der Januar-Abrechnung und bevor Sie die U1-Sätze prüfen (siehe Seite 16): Bei einer Replikation führen Sie Aktualisierung der Krankenkassen zuerst in der DEÜV-Datenbank aus ÜÜStammdaten Sozialversicherung Krankenkassen, Kontextmenü oder Menü Aktionen Krankenkassen aktualisieren Bestätigen Sie die folgenden Meldungen. 9

10 Im Dezember 2016 dakota.ag 6.4 / Stammdatenupdate i Auf der DVD 2017 wird die dakota.ag-version 6.4 ausgeliefert. Dies ist die Mindestversion für den Einsatz mit dem XBA Personalwesen 2.14 Wenn Sie noch nicht die Version 6.4 installiert haben, holen Sie dies jetzt über die readme.html der DVD, Schritt 3., nach. Dort finden Sie auch Verweise auf das Handbuch und auf ein XBA-Infoblatt zur Installation. Bei Installation odser Update unterstützt Sie auch Ihr XBA Servicepartner. (Prüfen der Version z.b. über Windows- Systemsteuerung Programme und Funktionen dakota.ag-version.) Stammdaten-Update im Dezember 2016: Für eine korrekte Datenübermittlung ist ein Stammdaten-Update in dakota.ag erforderlich. Führen Sie dazu bereits im Dezember 2016 folgende Schritte aus: 1. Starten Sie die Anwendung dakota.ag. 2. Starten Sie das Stammdatenupdate. Folgen Sie den weiteren Meldungen. Unfallversicherung / Berufsgenossenschaft Neue Meldeverfahren in der Unfallversicherung bringen umfangreiche Änderungen zum Jahreswechsel auf 2017 mit sich. Das XBA Personalwesen vereinfacht die Umstellung so weit wie möglich, dennoch sind hier einige Maßnahmen und Vorbereitungen seitens der Anwender erforderlich. Dieser Abschnitt beschreibt, was Sie dazu unmittelbar nach Installation der neuen Programmversion im Dezember erledigen können (und sollten). Die Unfallversicherung hat nun einen eigenen Stammdaten-Ordner: i Einen Überblick über das Thema Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft im XBA Personalwesen finden Sie in der PW-Onlinehilfe. 10

11 Aktualisieren der BG-Stammdaten Die folgenden Schritte können und sollten Sie unmittelbar nach der Installation der Version 2.14 ausführen: 1. Aktualisieren Sie zunächst die Stammdaten der Berufsgenossenschaften: ÜÜStammdaten Unfallversicherung Berufsgenossenschaften Wählen Sie im Menü Aktionen oder im Kontextmenü den Befehl Berufsgenossenschaften aktualisieren. Folgen Sie den weiteren Meldungen. i Die Berufsgenossenschaften sollten zum erneut aktualisiert werden (siehe Seite 17). Mitgliedsnummern bearbeiten, Stammdatenabfrage für 2016 Im Zuge der Datenbestandsumstellung auf Version 2.14 wurden vorhandene Berufsgenossenschaften übernommen und Mitgliedsnummern automatisch angelegt und den Betriebsstätten zugeordnet. Prüfen und ergänzen Sie nun diese Daten wie folgt. ÜÜStammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern 2. Öffnen Sie die vorhandene Mitgliedsnummer aus der Ansicht. Tragen Sie auf der Registerkarte Allgemein, im Feld PIN die neue, fünfstellige PIN ein, die Sie von Ihrer Berufsgenossenschaft erhalten haben. Überschreiben Sie den Platzhalter 666 (666 = noch keine gültige PIN vorhanden). Prüfen Sie auch die übrigen Angaben zur Mitgliedsnummer. Stellen Sie sicher, dass wirklich die korrekte PIN für Ihre Mitgliedsnummer eingetragen ist. Erstellen Sie keine Stammdatenabfrage mit einer falschen PIN 3. Speichern und schließen Sie die Angaben. Erstellen Sie nun möglichst kurzfristig die erste Stammdatenabfrage für das Meldejahr 2016 wie folgt: ÜÜVerdienstabrechnung Elektronische Meldungen Erstellung Stammdatenabfrage UV 4. Legen Sie in dieser Ansicht ein neues Element an (Menü Aktionen oder Kontextmenü Neu). Klicken Sie auf Stammdatenabfrage erstellen. 5. Klicken Sie auf Dateien ausgeben, um die Dateien für die elektronische Abfrage zu erstellen. 6. Die Dateien werden im Standard-Ordner für die Übermittlung mit dakota.ag angelegt und können nun mit dakota.ag gesendet werden. 7. Die Rückmeldung der Daten von der Berufsgenossenschaft sollte kurzfristig erfolgen (innerhalb eines Tages), sodass diese nach dem nächsten dakota.ag-sendelauf zur Verfügung stehen. Sie können diese auch über eine Statusabfrage abrufen: Verdienstabrechnung Elektronische Meldungen DEÜV-Meldungen 11

12 Rechtsklick/Kontextmenü Statusabfrage Kommunikationsserver auslösen. [Bei einer Replikation muss die Statusabfrage aus dem DEÜV-Datenbestand ausgeführt werden] 8. Öffnen Sie die Stammdatenabfrage im Ordner Erstellung Stammdatenabfrage UV und klicken Sie auf die nun aktivierte Schaltfläche Quittungsdateien auswerten. Das XBA Personalwesen verarbeitet die Rückmeldung, sodass danach die für diese Stammdatenabfrage zulässigen Gefahrentarifstellen vorliegen (Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern Stammdatenabfrage Zulässige Gefahrentarifstellen). Ausnahmefall: i Mehrere Eine BG-Mitgliedsnummer in mehreren Datenbeständen Falls dieselbe BG-Mitgliedsnummer in unterschiedlichen Datenbeständen (mit jeweils unterschiedlichen Betriebsnummern) abgerechnet wird, muss eine dieser Betriebsstätten/Betriebsnummern als lohnverantwortlicher Betrieb bestimmt werden. In der Regel ist dies der Betrieb, in dem die Lohnunterlagen geführt werden. Dieser muss dann in den übrigen Datenbeständen zunächst als Betriebsstätte angelegt sein. So können Sie in allen Datenbeständen mit derselben BG-Mitgliedsnummer in diesem Arbeitsgebiet denselben lohnverantwortlichen Betrieb zuordnen. Mitgliedsnummern: Falls mehrere Mitgliedsnummern für verschiedene Berufsgenossenschaften angelegt sind, wird eine Stammdatenabfrage wie oben beschrieben für alle vorhandenen Mitgliedsnummern ausgelöst. Ggf. neue Mitgliedsnummern für 2017 anlegen und zuordnen Einige Berufsgenossenschaften vergeben neue Mitgliedsnummern, die ab gelten. Dazu gehört etwa die BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe, die ihre Mitgliedsnummern von 17 auf 20 Stellen erweitert. Die betroffenen Arbeitgeber sollten diese Informationen einschließlich der neuen Mitgliedsnummer zusammen mit der fünfstelligen PIN in einem Anschreiben erhalten haben (in der Regel im November 2016). Wenn Ihre Firma ab 2017 eine neue Mitgliedsnummer hat, gehen Sie jetzt wie folgt vor: 9. Legen Sie im Ordner Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern einen neuen Datensatz an: Menübefehl Aktionen Neu Mitgliedsnummern. 10. Wählen Sie die entsprechende Berufsgenossenschaft aus und geben Sie die neue Mitgliedsnummer sowie die PIN ein. 11. Geben Sie im Feld gültig von den ein. 12. Speichern und schließen Sie das Dialogfenster. 13. Öffnen Sie aus der Ansicht Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern die alte Mitgliedsnummer bei der betreffenden Berufsgenossenschaft, die für 2016 gilt. Tragen Sie dort im Feld gültig bis den ein, speichern und schließen Sie die Angaben. 14. Ordnen Sie die neue Mitgliedsnummer in den Betriebsstätten- (und Mitarbeiter-)Stammdaten zu: Stammdaten Firmenstammdaten Betriebsstätten Unfallversicherung Neu gültig ab: OK. Wählen Sie neue Mitgliedsnummer im Feld zugeordnete Mitgliedsnummer. In den Angaben zur Unfallversicherung kann ggf. noch die Vorbesetzung der Gefahren-Tarifstelle geändert werden. Speichern und Schließen Sie die neue Zuordnung. Bestätigen Sie die anschließende Bildschirmabfrage, ob die Zuordnung für die Mitarbeiter übernommen 12

13 werden soll, mit Ja. Im Zweifelsfall prüfen Sie danach in den Personalstammdaten, ob für alle Mitarbeiter die richtige BG-Mitgliedsnummer ab 2017 zugeordnet ist. Stammdatenabfrage für das Meldejahr 2017 Die Stammdatenabfrage für das neue Meldejahr 2017 kann ausgeführt werden, sobald die Rückmeldung für 2016 vorliegt und eine gültige Mitgliedsnummer für 2017 vorhanden und zugeordnet ist (siehe oben). Gehen Sie dazu so vor, wie bereits für die Stammdatenabfrage 2016 (siehe Seite 11, Schritte BG-Angaben in den Personalstammdaten prüfen Die bestehenden Gefahrentarifstellen der Mitarbeiter wurden bei der Datenbestandsumstellung übernommen. Prüfen Sie nach der Stammdatenabfrage, ob es Mitarbeiter mit Gefahrentarifstellen gibt, die jetzt nicht mehr zulässig sind: 15. Öffnen Sie unter Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern Stammdatenabfrage die Stammdatenabfrage für Sofern es Mitarbeiter mit unzulässigen Gefahrentarifstellen gibt, werden diese unten auf der Registerkarte Allgemein in der zusätzlichen Ansicht/Tabelle Mitarbeiter mit unzulässigen Gefahrentarifstellen angezeigt. Falls dieser Bereich (in der folgenden Abbildung rot markiert) nicht sichtbar ist, gibt es zurzeit keine Mitarbeiter mit unzulässigen Gefahrentarifstellen (Schritt 16. entfällt also). 16. Sie können ggf. direkt aus dieser Ansicht die Personaldaten der betroffenen Mitarbeiter öffnen und jeweils die Gefahrentarifstellen in den Angaben zur Berufsgenossenschaft ändern. 17. Prüfen Sie in diesem Personaldaten-Arbeitsgebiet ggf. auch die Zuordnung weiterer Gefahrentarifstellen (mit prozentualem Verteilungsschlüssel). Die bisher vorgesehene Angabe einer Gefahren-Tarifklasse ist entfallen. 18. Vergewissern Sie sich schließlich in den Angaben zur Berufsgenossenschaft, dass allen Mitarbeitern die richtige Mitgliedsnummer zugeordnet ist. Prüfen Sie außerdem, ob für einzelne Mitarbeiter ein Grund für Besonderheiten zutrifft (Stichworte: Beitragsberechnung nach Anzahl der Versicherten, Auslandsbeschäftigung, Freistellung). i In einigen Fällen werden Beiträge nicht auf Entgelt-Basis, sondern pro Kopf berechnet. Für diese Fälle ist als Grund für Besonderheiten A09 anzugeben. Ab 2017 können bei A09 zusätzlich Gefahrentarifstellen zugeordnet werden. Die Gefahrentarifstellen entsprechen in diesen Fällen den Beitragsgruppen. 13

14 BG-Stunden aus Arbeitszeitmodell oder Lohnarten? Standardmäßig werden die zu meldenden UV-Stunden von der Anwendung aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters ermittelt (Personalstammdaten Arbeitszeit Angaben zur Arbeitszeit). Auch für Stundenlohn-Empfänger mit schwankenden Arbeitszeiten kann in der Regel ein Arbeitszeitmodell angegeben werden, das der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entspricht. Falls in Ausnahmefällen diese Ermittlungsweise nicht ausreichend genau oder aus anderen Gründen ungeeignet ist, kann alternativ eine Ermittlung der UV-Stunden aus den abgerechneten Lohnarten erfolgen. Beachten Sie folgende Hinweise, falls UV-Stunden aus Lohnarten ermittelt werden sollen bei standardgemäßer Ermittlung aus dem Arbeitszeitmodell sind diese Maßnahmen nicht erforderlich: Für diese Mitarbeiter aktivieren Sie in den Personalstammdaten unter Berufsgenossenschaft Angaben zur Berufsgenossenschaft die Option Ermittlung der UV-Stunden aus Lohnarten. Bei allen Lohnarten, mit denen für die betreffenden Mitarbeiter Arbeitszeiten abgerechnet werden, muss das Abrechnungskennzeichen Berufsgenossenschaft Stunden und Betrag angegeben sein (Stammdaten Lohnarten Kennzeichen). Andere Lohnarten, z.b. für Zuschläge, dürfen hier nur mit dem Betrag einsteuern, weil sonst die Stunden doppelt gezählt werden. Dezember 2016 abrechnen Die SV-Beitragszahlungen für Dezember sind am fällig. Die Beitragsnachweise und ggf. -zahlungen müssen jedoch bereits spätestens am Donnerstag, den übermittelt werden Rechnen Sie den Dezember wie gewohnt ab: 1. Abrechnungsdaten erfassen, ELStAM abrufen, ggf. Personaldaten bearbeiten 2. Gehaltsempfänger abrechnen 3. Gehaltszahlungen, Abschlagszahlungen 4. Vorläufige Abrechnung der Zeitlohnempfänger 5. Beitragsnachweise erstellen und übermitteln 6. SV-Zahlungen an Krankenkassen Vordrucke Entgeltnachweis Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend Vordrucke für den Druck der Meldebescheinigungen für die Jahresmeldungen 2016 (Entgeltnachweise) verfügen. i SV-Meldebescheinigungen sollten den Mitarbeitern grundsätzlich sofort ausgehändigt werden. Eine jährliche, gesammelte Übergabe genügt nicht. 14

15 Im Januar 2017 Monatsabschluss Dezember 2016, Abschlussarbeiten Der Abrechnungsmonat Dezember kann nur mit der neuen Version 2.14 für 2017 abgeschlossen werden Abschluss 12/2016 Anfang Januar schließen Sie den Abrechnungsmonat Dezember ab: Erstellen Sie vor dem Monatsabschluss eine Datensicherung 1. Aktualisieren Sie unmittelbar vor dem Monatsabschluss folgende Stammdaten: Berufsgenossenschaften: Stammdaten Unfallversicherung Berufsgenossenschaften, Kontextmenü oder Menü Aktionen: Berufsgenossenschaften aktualisieren. Krankenkassen: Stammdaten Sozialversicherung Krankenkassen, Kontextmenü oder Menü Aktionen: Krankenkassen aktualisieren. Rentenkammern (sofern angelegt): Stammdaten Sozialversicherung Rentenkammern, Kontextmenü oder Menü Aktionen: Rentenkammern aktualisieren. Finanzämter: Stammdaten Steuerangaben Finanzämter, Kontextmenü oder Menü Aktionen: Finanzämter aktualisieren. 2. Erstellen Sie wie gewohnt den Monatsabschluss. Beim Monatsabschluss Dezember werden SV-Daten in das Jahr 2017 fortgeschrieben. Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen Nach dem Monatsabschluss Dezember können die Lohnsteueranmeldungen und die Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Falls Sie noch mit rückwirkenden Änderungen für 2016 rechnen, die sich auf die bescheinigten Werte auswirken könnten, warten Sie mit der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung, etwa bis nach dem Monatsabschluss Januar (gesetzliche Frist bis ). Die Protokolle für die übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen können Sie in der Regel etwa 24 Stunden später abrufen. Drucken Sie danach die Mitteilungen über die bescheinigten Werte für die Mitarbeiter ( Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen ). Wählen Sie im Monatsabschluss Datei Drucken. Aktivieren Sie im Dialogfeld Drucken Auswahl Bericht den Bericht elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2016, indem Sie in das Kontrollkästchen klicken und mit OK bestätigen. Die Druckberichte für Lohnsteuermitteilungen enthalten eine Abbildung der amtlichen Formulare. Spezielle Vordrucke benötigen Sie nicht. Für Grenzgänger Frankreich (Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Saarland) erfassen Sie ggf. den Austritt zum , siehe Hinweis Seite 22 15

16 Umlagepflichtige Firmen (bis 30 Mitarbeiter): U1-Sätze prüfen Die Umlage- und Erstattungssätze der Krankenkassen werden gemeinsam mit den Stammdaten der Kassen online aktualisiert. Für die Umlage U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) gibt es je nach Krankenkasse derzeit bis zu vier unterschiedliche Sätze (U1_1 bis U1_4). Welcher dieser U1-Sätze standardmäßig verwendet wird, ist in den Betriebsstätten-Stammdaten angegeben. Darüber hinaus können mit einzelnen Krankenkassen abweichende Umlagesätze vereinbart werden, die ebenfalls in den Betriebsstätten-Stammdaten auf einer gesonderten Registerkarte erfasst werden. Prüfen und aktualisieren Sie ggf. Kennziffern des U1-Satzes aller Betriebsstätten sowie aller abweichenden U1-Sätze: ÜÜExtras Firma Betriebsstätten, Öffnen einer Betriebsstätte mit Doppelklick i Aktivieren Sie im Dialogfenster Betriebsstätten... die Anzeige der Registerkartenleiste im Menü Ansicht. Anderenfalls sind die Registerkarten nur über die Pfeiltasten am rechten Bildrand wählbar. Standard-Umlagesatz U1 1. Im Dialogfeld Betriebsstätten öffnen Sie die Registerkarte Finanzamt, Kennzeichen und dort den aktuellen Gültigkeitszeitraum. 2. Auf der Registerkarte Allgemein prüfen und ändern Sie ggf. die Angabe im Feld Umlagesatz U1 (1-6). Hier geben Sie den Umlagesatz an, der für alle Krankenkassen verwendet wird, für die kein abweichender Umlagesatz angelegt ist. Beispiel: Wird Umlagesatz U1_2 verwendet, geben Sie hier eine 2 ein (Satzkennziffer). 3. Prüfen Sie abweichenden Umlagesätze, wie im Folgenden beschrieben. Wiederholen Sie den Ablauf für alle Betriebsstätten. Abweichende Umlagesätze prüfen 1. Im Dialogfeld Betriebsstätten öffnen Sie die Registerkarte Abweichende Umlagesätze. 2. Falls dort abweichende Umlagesätze angelegt sind, prüfen Sie, ob die entsprechenden Vereinbarungen mit der dort angegebenen Krankenkasse für diese Betriebsstätte noch gelten, oder ob Sie einen anderen Erstattungssatz gewählt haben. Falls 2017 ein anderer abweichender Umlagesatz gilt, legen Sie ein neues Element mit dem entsprechenden Gültigkeitsbeginn an. Dies ist auch dann erforderlich, wenn der neue abweichende Umlagesatz mit dem Standard-Umlagesatz der Betriebsstätte (siehe oben) übereinstimmt. 3. Um die U1-Satzkennziffer (1-4) für einen Beitragssatz herauszufinden, gehen Sie wie folgt vor (siehe Abbildung unten): Öffnen Sie die Ansicht Stammdaten Sozialversicherung Krankenkassen Umlagesätze. 16

17 4. Klicken Sie in das Feld Suchen nach: (ggf. über Lupen-Schaltfläche aktivieren), und geben Sie Suchkriterium ein: drei Kommas gefolgt von (Gültig-bis- Zeitraum) gefolgt von U1 (Umlagekennung U1 ). Zwischen dem ersten und zweiten Komma kann zusätzlich die Bezeichnung der Krankenkasse angegeben werden), Beispiel:,Techniker,, ,U1 5. Klicken Sie auf Suche starten. 6. Die Ansicht zeigt nun alle aktuell gültigen U1-Sätze der Krankenkasse(n). Suchen Sie für die betreffende Krankenkasse in der Spalte Erstattungssatz den vereinbarten Erstattungssatz. Die letzte Stelle der Kennung für diesen Satz geben Sie als abweichenden Umlagesatz im Feld Umlagesatz U1 (1-6) an. Beispiel: Der Erstattungssatz 90% ist vereinbart, die Kennung in der entsprechenden Zeile der Ansicht lautet U1_3. Die gesuchte Satzkennziffer wäre also die Prüfen Sie alle abweichenden Umlagesätze der Betriebsstätte. BG-Stammdaten zum aktualisieren Anfang Januar gibt erfahrungsgemäß weitere Stammdatenänderungen, aktualisieren Sie deshalb die BG-Stammdaten zum erneut: ÜÜStammdaten Unfallversicherung Berufsgenossenschaften Wählen Sie im Menü Aktionen oder im Kontextmenü den Befehl Berufsgenossenschaften aktualisieren. Folgen Sie den weiteren Meldungen. Berufsgenossenschaft: Lohnnachweise und DEÜV-Meldungen i Mit den DEÜV-Meldungen im Januar erstellt das XBA Personalwesen die Jahresmeldung für die Berufsgenossenschaft für das Jahr Die Daten für die Berufsgenossenschaft werden seit 2016 nicht mehr zusammen mit den übrigen DEÜV-Entgeltmeldungen übermittelt, sondern in Form einer neuen, separaten BG- Jahresmeldung (DEÜV-Meldegrund 92 ) im DEÜV-Verfahren. Der jährliche Papier-Lohnnachweis muss jedoch (bis 2018) weiterhin zusätzlich abgegeben werden. Hinzu kommt erstmals (für das Meldejahr 2016) der elektronische Lohnnachweis (eln). Elektronischer Lohnnachweis: Spätestens zum senden Sie zum ersten Mal den neuen elektronischen Lohnnachweis (eln), jetzt für das Meldejahr Voraussetzung dafür ist eine (beantwortete) Stammdatenabfrage für das Meldejahr (siehe Seite 11). Der Ablauf entspricht dem der anderen DEÜV-Meldungen. Der elektronische Lohnnachweis wird im Monatsabschluss Januar automatisch erstellt (kann aber auch manuell erstellt werden): Ansicht Verdienstabrechnung Elektronische Meldungen elektronischer Lohnnachweis UV. Die Dateien 17

18 zum elektronischen Lohnnachweis werden dabei im eingestellten Verzeichnis DEÜV-Dateien angelegt und können anschließend mit dakota.ag gesendet werden. In der Ansicht Dateien elektronischer Lohnnachweis können Sie nachvollziehen, welche Dateien mit welchen Meldedaten erstellt worden sind. Ändern sich die im Lohnnachweis gemeldeten Daten aufgrund rückwirkender Korrekturen, erstellt das XBA Personalwesen einen entsprechenden neuen elektronischen Lohnnachweis. Beachten Sie, dass in diesen Fällen auch ein korrigierter Papier-Lohnnachweis gemeldet werden muss Lohnnachweis in Papierform: Zusätzlich zum eln muss weiterhin der jährliche Papier-Lohnnachweis für 2016 an die Berufsgenossenschaften gesendet werden, ebenfalls bis zum Die Werte für den Papier-Lohnnachweis können Sie nach dem Erstellen des elektronischen Lohnnachweises der Beitragsabrechnung UV entnehmen: Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern Stammdatenabfrage Beitragsabrechnung Unfallversicherung i Im Ordner Stammdaten Unfallversicherung Mitgliedsnummern Stammdatenabfrage steht ein Druckbericht Beitragsabrechnung Unfallversicherung zur Verfügung, den Sie über das Datei- oder das Kontextmenü anzeigen oder drucken können: Altersvollrentner (PGr 119): Beitragsgruppe AV 0 Weiterbeschäftigte Mitarbeiter, die die Regelaltersgrenze erreicht haben, sind beitragsfrei in der Arbeitslosenversicherung. Bisher musste jedoch der Arbeitgeber seinen AV-Beitragsanteil weiterhin leisten. Nach den Änderungen im Flexirentengesetz (11/2016) entfällt bis einschließlich 2021 der Arbeitgeberanteil für diese Mitarbeiter. Ändern Sie für die betroffenen Mitarbeiter die Beitragsgruppe AV mit Gültigkeit von bisher 2 nur Arbeitgeberanteil auf 0 nicht versicherungspflichtig : Personalstammdaten Angaben zur Sozialversicherung gültig ab Registerkarte Krankenkasse, Beitragsgruppen Beitragsgruppe AV) 18

19 Weitere Abrechnung in 2017 Die allgemeinen Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen sind in der Programmversion für 2017 enthalten. Die Krankenkassen-Stammdaten, Beitrags- und Umlagesätze bringen Sie mit der Aktualisierungsfunktion auf den neuesten Stand. Die Krankenkassen-Stammdaten werden auch vor dem Erstellen von Verdienstabrechnungen aktualisiert. Im Januar erfolgt diese Aktualisierung vor jedem Abrechnungslauf, in den übrigen Monaten wird nur einmal monatlich automatisch aktualisiert. Lohnsteuerbescheinigungen: Protokolle abrufen Seit 2016 gibt es ein Stornoverfahren für Lohnsteuerbescheinigungen. Jede Lohnsteuerbescheinigung erhält eine eindeutige ID (KmID). In einer Stornomeldung muss die KmID der stornierten Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden. Im Fall einer Korrektur(abrechnung) muss sichergestellt sein, dass die zu stornierende Lohnsteuerbescheinigung übermittelt wurde. Beachten Sie wie bereits im Vorjahr: Eine Verdienstabrechnung kann nicht ausgeführt werden, wenn es möglicherweise zu Korrekturabrechnungen für einen Monat kommt, für den noch nicht bestätigte Lohnsteuerbescheinigungen vorliegen. Wenn dieser Fall eintritt, weist eine Meldung darauf hin. Rufen Sie dann zunächst das Protokoll LSt.-Bescheinigungen ab: Dazu öffnen Sie unter Verdienstabrechnung > Monatsabschluss > Monat abschließen den entsprechenden Monatsabschluss. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Protokoll LSt-Bescheinigungen, um den Abruf zu starten. Folgen Sie den weiteren Meldungen. Hinweise zur Januarabrechnung Resturlaubsbewertung: Im Ordner Verdienstabrechnung > Abrechnung > Mitarbeiterabrechnungen > Monatsabrechnungen können Sie den Bericht Resturlaubsbewertung drucken (für die Buchung von Urlaubsrückstellungen). Beachten Sie, dass die Werte nur im Januar korrekt ermittelt werden können Beachten Sie auch die weiteren Hinweise in der Hilfefunktion zum Ordner Monatsabrechnungen Firmenstammdaten: Korrektur möglich ab ÜÜExtras Firma Allgemein Korrektur möglich ab In der Voreinstellung ist eine rückwirkende Korrekturabrechnung bis zum ersten Abrechnungsmonat mit der Anwendung möglich. Diesen Zeitraum können Sie hier verkürzen. So schützen Sie sich etwa vor unbeabsichtigten Korrekturabrechnungen für Zeiträume, für die bereits eine Betriebsprüfung stattgefunden hat. Der Rückrechnungszeitraum muss jedoch mindestens vier Jahre umfassen, anderenfalls ist hier keine Änderung möglich. Nach dem Speichern ist keine Änderung auf ein früheres Datum mehr möglich Wenn Sie den Rückrechnungszeitraum nicht verlängern möchten, setzen Sie das Datum im Feld Korrektur möglich ab manuell um ein Jahr hoch. 19

20 2016 steuerlich abschließen Beim Monatsabschluss wird auf der Registerkarte Allgemein die Option Vorjahr steuerlich abschließen angezeigt: In der Voreinstellung ist diese Option aktiviert, sodass mit dem Monatsabschluss Januar das Jahr 2016 steuerlich abgeschlossen wird. Falls es es danach noch rückwirkende Korrekturen für 2016 gibt, werden die Steuerwerte nicht neu berechnet; die Brutto-Beträge werden stattdessen als Einmalbezüge in das Jahr 2017 übernommen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden gemeldete Lohnsteuerbescheinigungen für 2016 nach Korrekturabrechnungen storniert und neu gemeldet (noch nicht gemeldete Lohnsteuerbescheinigungen werden ggf. überschrieben). Wenn die Option deaktiviert wurde, wird das Jahr 2016 mit dem Monatsabschluss Februar 2017 von der Anwendung automatisch steuerlich abgeschlossen. Rückwirkende Korrekturen in 2016 Rückwirkende Korrekturen in 2016 führen Sie wie normale Vormonatskorrekturen durch. Ergeben sich daraus Korrekturabrechnungen, dann werden diese automatisch mit der nächsten Abrechnung erstellt. Ob Korrekturen zu einer neuen Steuerberechnung führen können, hängt davon ab, ob die Option Vorjahr steuerlich abschließen im Monatsabschluss Januar aktiviert worden ist (siehe oben). Wenn das Vorjahr steuerlich abgeschlossen ist, werden die entsprechenden Beträge als Einmalbezüge in das Jahr 2017 übernommen. SV-Jahresmeldungen Die SV-Jahresmeldungen (Entgeltmeldungen 50 und UV-Meldungen 92 ) erstellt das XBA Personalwesen automatisch mit dem Monatsabschluss Januar Die Meldungen übermitteln Sie wie gewohnt in Form von DEÜV-Dateien aus dem XBA Personalwesen mit dakota.ag (bis ). Für den Druck der Meldebescheinigungen (Entgeltnachweise) für die Mitarbeiter benötigen Sie Vordrucke. Wenden Sie sich hierzu an Ihren XBA Vertriebs partner. GDPdU-Archivierung Nach dem Monatsabschluss Dezember erstellen Sie die GDPdU-Archivdateien für 2016, wenn Sie keine rückwirkenden Korrekturen für 2016 mehr erwarten. Das Archiv für den Monatsabschluss Dezember umfasst die Daten des gesamten Jahres. Verdienstabrechnung Monatsabschluss Monat abschließen, Monatsabschluss öffnen, Schaltfläche GDPdU-Archivierung. Falls später rückwirkende Korrekturen für 2016 erfolgen, erstellen Sie danach die GDPdU-Archivdateien für den Monatsabschluss Dezember 2016 neu 20

21 Versionsinfo: Änderungen im Personalwesen 2.14 Auf den folgenden Seiten lesen Sie eine Auswahl der wichtigsten Programmänderungen und gesetzlichen Änderungen für SV-Rechengrößen 2017 Eine Übersicht der aktuellen Rechengrößen der Sozialversicherung für 2016 finden Sie auf der XBA-Website ( Hier das Wichtigste im Überblick: Die allgemeinen Beitragssätze in der Sozialversicherung ändern sich nur in der Pflegeversicherung (von 2,35 % auf 2,55%). Bei den kassenabhängigen Zusatzbeiträgen für Arbeitnehmer sind erneut Erhöhungen zu erwarten. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden angehoben, in der KV/PV auf 4.350,00 Euro monatlich, in der RV/AV auf 6.350,- (West) bzw ,- (Ost) Euro monatlich. Die Insolvenzgeldumlage sinkt auf 0,09%. Die für geringfügige Beschäftigungen / Minijobs maßgeblichen SV-Werte ändern sich nicht. Änderungen im Flexirentengesetz Im November 2016 wurden umfassende Änderungen des Flexirentengesetzes beschlossen, die zum gelten. Hier die wichtigsten Punkte in Kurzfassung: Der Arbeitgeberanteil AV entfällt (bis 2021); siehe auch Seite 18. Vollrentner vor Erreichen der Regelarbeitsgrenze sind grundsätzlich versicherungspflichtig in der Rentenversicherung. Bestandsschutz: RV-frei bleibt jedoch ein weiterbeschäftigter Vollrentner, wenn die Beschäftigung bereits vor dem begonnen hat und sofern er nicht auf die RV-Freiheit verzichtet (Personengruppe 119, bei Verzicht 120 ; siehe unten). Vollrentner ab Erreichen der Regelarbeitszeit sind versicherungsfrei in der Rentenversicherung (Beitragsgruppe RV 3 ), haben jedoch ebenfalls die Option, auf die Versicherungsfreiheit zu verzichten und den vollen RV-Beitrag zu leisten (Beitragsgruppe RV 1 ). In diesem Fall ist der Verzicht für die Dauer der Beschäftigung beim Arbeitgeber schriftlich zu beantragen. Der Arbeitgeber muss dies zusammen mit dem Eingang der Verzichtserklärung dokumentieren. Personengruppen: Weiterbeschäftigte Altersvollrentner, die RV-pflichtig sind entweder weil sie die Regelarbeitszeitgrenze noch nicht erreicht haben oder weil sie auf die RV-Freiheit verzichten sind der Personengruppe 120 zuzuordnen. Die Rentenversicherung kann dies aus systemtechnischen Gründen jedoch erst zum 1. Juli 2017 umsetzen. Die betreffenden Mitarbeiter sind deshalb vom bzw. vom Folgetag der Verzichtserklärung an bis zum zunächst der Personengruppe 101 zuzuordnen und damit zu melden. Ab müssen dann die in der ersten Jahreshälfte erfolgten DEÜV-Meldungen (Anmeldungen, Entgeltmeldungen) mit Personengruppe 101 storniert und mit der Personengruppe 120 neu gemeldet werden. 21

22 Mindestlohn 8,84 Euro / Minijobs prüfen Der Mindestlohn wird zum 1. Januar 2017, zwei Jahre nach seiner Einführung, erstmalig angehoben, von 8,50 Euro auf 8,84 Euro angehoben. Eine geringfügige Beschäftigung kann damit monatlich höchstens 50,9 Arbeitsstunden umfassen (450,- / 8,84). (Die Geringfügigkeitsgrenze kann wie bisher in einzelnen Monaten überschritten werden, wenn dies in anderen Monaten ausgeglichen wird.) Falls Sie zurzeit geringfügig Beschäftigte mit einem geringeren Stundenlohn beschäftigen, prüfen Sie, ob durch die erforderliche Lohnerhöhung die Minijob-Grenze von 450,- Euro überschritten würde In diesem Fall vereinbaren Sie mit den betroffenen Mitarbeitern rechtzeitig entweder eine reduzierte Stundenzahl oder eine Umstellung auf eine steuer- und sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung Sozialversicherungsnummer online abfragen In der Version für 2017 unterstützt das XBA Personalwesen die neue Versicherungsnummernvorabanfrage. Wenn Sie nach der Neuanlage eines Mitarbeiters ohne Sozialversicherungsnummer das Dialogfenster Mitarbeiter... schließen, wird dazu eine Meldung eingeblendet, über die Sie direkt eine Anfrage der SV-Nummer erstellen können. Nachdem diese Anfrage (per dakota.ag) an die Rentenversicherung übermittelt worden ist, soll innerhalb weniger Minuten eine Antwort bereitstehen. Diese Antwort holen Sie per Statusabfrage ab: Ordner Verdienstabrechnung Elektronische Meldungen DEÜV-Meldungen Kontextmenübefehl Statusabfrage Kommunikationsserver auslösen. (Bei Replikation muss die Statusabfrage aus dem DEÜV-Datenbestand ausgeführt werden.) Lohnsteuerbescheinigung / Grenzgänger Frankreich Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für 2017 wird vom XBA Personalwesen 2.14 unterstützt, der Druckbericht mit dem dem amtlichen Vordruckmuster ist verfügbar (siehe Druckdatenbank aktualisieren auf Seite 7). Bei den zu meldenden Daten gibt es jedoch keine wesentlichen Änderungen gegenüber dem Vorjahr. Grenzgänger Frankreich (Doppelbesteuerungsabkommen) Für Arbeitnehmer, die in Frankreich wohnen und ihr Einkommen dort versteuern, benötigen das neue Steuerpflicht-Kennzeichen Grenzgänger Frankreich. Für diese Mitarbeiter wird bei der Abrechnung keine Steuer ermittelt, jedoch wird eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt, auf der das Steuerbrutto ausgewiesen wird. Zusätzlich wird dort in der Zeile Großbuchstaben je nach Bundesland der Betriebsstätte FR1 (Baden-Württemberg), FR2 (Rheinland-Pfalz) oder FR3 (Saarland) angegeben. Für die davon betroffenen Mitarbeiter, die bereits in Ihrer Firma beschäftigt sind, führen Sie zum einen Wechsel Betriebsstätte/Hauptarbeitgeber durch: 1. Eintrittsdaten Beschäftigungszeiten: Austritt zum mit Abmeldegrund Wechsel Betriebsstätte/Hauptarbeitgeber (keine SV-Meldung) 2. Öffnen des neuen Beschäftigungszeitraums ab , Steuerpflicht Grenzgänger Frankreich. 22

23 AAG-Verfahren: erweiterte Rückmeldungen Das AAG-Verfahren wurde im Vorjahr um elektronische Rückmeldungen ergänzt, die gesendet werden, wenn die Krankenkasse Abweichungen zwischen ihren Daten und dem vom Arbeitgeber übermittelten Erstattungsantrag feststellt. Ab 2017 gibt es nun zu jedem AAG-Antrag eine Rückmeldung, also auch dann, wenn dem Antrag in voller Höhe stattgegeben wird oder der Antrag vollständig abgelehnt wird. Zu den bisher 13 möglichen Abweichungsgründen kommen dann weitere Gründe für eine vollständige Ablehnung sowie ein Sonstiger Grund hinzu. Bei vollständiger Ablehnung wird zunächst weiterhin ein Bescheid in Papierform geschickt. Pfändung: steuerfreie Nachtzuschläge unpfändbar Laut einem Urteil des BGH vom sind Nachtarbeitszuschläge, die im Sinne von 3b EStG gewährt werden, als Erschwerniszulagen im Sinne von 850a Nr. 3 ZPO unpfändbar. Lohnarten zur Abrechnung dieser Zuschläge müssen ggf. angepasst werden: Stammdaten Lohnarten Öffnen der Lohnartdefinition Kennzeichen Pfändungstyp: Aufwandsentschädigung 850a Absatz 3. Passen Sie die Lohnarten an, mit denen Sie solche Zuschläge abrechnen. Im SFN-Lohnartmodell, das mit dem XBA Personalwesen geliefert wird, sind folgende Bruttofolgelohnarten zu ändern (z.b. mit Gültigkeit ): Lohnart Bezeichnung ZF1N1SVFR SV-freier Feiertagsnachtzuschlag (bis 150% von max. 25 ) ZF1N2SVFR SV-freier Feiertagsnachtzuschlag (bis 165% von max. 25 ) ZF2N1SVFR SV-freier Feiertagsnachtzuschlag (bis 175% von max. 25 ) ZF2N2SVFR SV-freier Feiertagsnachtzuschlag (bis 190% von max. 25 ) ZN1SVFR SV-freier Nachtzuschlag 1 (bis 25% von max. 25 ) ZN2SVFR SV-freier Nachtzuschlag 2 (bis 40% von max. 25 ) ZS1N1SVFR SV-freier Sonntagsnachtzuschlag (bis 75% von max. 25 ) ZS1N2SVFR SV-freier Sonntagsnachtzuschlag (bis 90% von max. 25 ) ZF1N1SVPF SV-pflichtiger Feiertagsnachtzuschlag (über 150% von max. 25 ) ZF1N2SVPF SV-pflichtiger Feiertagsnachtzuschlag (über 165% von max. 25 ) ZF2N1SVPF SV-pflichtiger Feiertagsnachtzuschlag (über 175% von max. 25 ) ZF2N2SVPF SV-pflichtiger Feiertagsnachtzuschlag (über 190% von max. 25 ) ZN1SVPF SV-pflichtiger Nachtzuschlag 1 (über 25% von max. 25 ) ZN2SVPF SV-pflichtiger Nachtzuschlag 2 (über 40% von max. 25 ) ZS1N1SVPF SV-pflichtiger Sonntagsnachtzuschlag (über 75% von max. 25 ) ZS1N2SVPF SV-pflichtiger Sonntagsnachtzuschlag (über 90% von max. 25 ) DEÜV-Meldungen bei Insolvenz Die Systemprüfung erfordert, dass ab 2017 Sozialversicherungsmeldungen auch bei bzw. nach einer Insolvenz unterstützt werden. Das XBA Personalwesen kann Fiktiv-Abrechnungen durchführen, um die geforderten Meldungen zu erstellen. Meldegründe sind 70 (Jahresmeldung für freigestellte Mitarbeiter), 71 (Meldung des letzten Tages vor Insolvenz / Freistellung) und 72 (Entgeltmeldung zum Ende der Beschäftigung). Für nähere Informationen zur Abrechnung bei Insolvenz bereiten wir ein Infoblatt vor, das Sie in Kürze bei Ihrem Servicepartner anfordern können. 23

24 Neue ELSTER-(ERiC-)Version 25.2 Mit den XBA-Anwendungen für 2017 wird die ELSTER-Version ausgeliefert. Ab April 2017 wird dies die neue Mindestversion sein. Diese Version ist für Jahressteuern für 2016 sowie für Anmeldungs-/Voranmeldungssteuern für 2017 mit Wirkung zum freigegeben. Werden die genannten Meldungen vor diesem Datum übermittelt, können sie nicht verarbeitet werden und gelten als nicht abgegeben. ELStAM Das XBA Personalwesen 2.14 unterstützt die aktuelle Version des ELStAM-Datenformats. Mail aus der Online-Hilfe In der Taskleiste der Online-Hilfe finden Sie ab sofort eine Schaltfläche, über die Sie komfortabel eine Mail an unsere Hilfe-Redaktion senden können. Nutzen Sie diesen Button, um uns Anmerkungen oder Fehlerhinweise zum jeweiligen Hilfetext mitzuteilen wir freuen uns über Ihr Feedback Support-Anfragen, die sich nicht direkt auf die Hilfe beziehen, senden Sie bitte wie bisher weiterhin an Ihren XBA Servicepartner Hinweise zur Systemumgebung Die Installations-DVD für 2017 enthält folgende Laufzeitversionen: Microsoft SQL Server 2014 Express Edition (mit SP1) iauch der SQL Server 2016 kann mit den XBA Anwendungen verwendet werden, dieser wird jedoch nur noch in 64-Bit-Versionen ausgeliefert. Ab SQL Server 2016 ist also keine Installation auf Systemen mit 32-Bit-Windows mehr möglich. Access 2013 Laufzeitversion Mit den XBA-Anwendungen können oder sollten nicht mehr verwendet werden: SQL Server 2008 oder früher Windows-Versionen vor Windows 7 oder Windows Server 2008 Access-Versionen vor