Systemische Zugänge zur Etablierung einer internationalen Leitkultur bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe

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1 Systemische Zugänge zur Etablierung einer internationalen Leitkultur bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe Grundsätzliches: Im Kontext der jeweiligen Trägerspezifik ist Internationalisierung immer ein Prozess, der mit Veränderungen einhergeht (impliziert das Loslassen von Altem, kann durchaus schmerzhaft sein), ein Zusammenspiel von (träger-)internen und externen Faktoren (Rahmenbedingungen) der Arbeit, ein Kommunikationsprozess, der sich auf allen Ebenen und Hierarchien des Trägers abspielen muss (Top Down, Botton up), ein Prozess, der die Bereitschaft und Aufgeschlossenheit aller Mitarbeitenden für das Vorhaben und deren Sinnhaftigkeit erfordert, ein Prozess, der entsprechende zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen bindet. Internationalisierungsprozesse in Institutionen der Kinder- und Jugendhilfe können auf unterschiedlichem Weg eingeleitet werden. Üblicherweise stützen sich diese auf folgende systemische Zugänge: I. Organisationsentwicklung II. Personalentwicklung III. Qualitätsentwicklung IV. Nationale und europäische / Internationale Jugendpolitik Obgleich jeder der Zugänge ein in sich geschlossenes Entwicklungsfeld darstellt, stehen diese im engen Zusammenhang miteinander bzw. bedingen sie einander. Im folgenden Abschnitt werden zentrale Aspekte und mögliche Fragestellungen entlang der vier Zugänge vorgestellt. Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit! Zugang I Aus der Perspektive der Organisationsentwicklung (OE) Definition: OE = Strategie des geplanten und systematischen Wandels, Beeinflussung der Organisationsstruktur und /-kultur und des individuellen Verhaltens Zentrale Aspekte der Organisationsentwicklung /-kultur: Ziele und Strategien Selbstverständnis / Kultur / Identität Prozesse Strukturen Mittel / Ressourcen (finanzielle, materielle, personelle) Produkte / Serviceleistungen / Programme Abläufe Führung / Beziehungen (soziales System mit Funktionen und Kompetenzen)

2 Mögliche Fragestellungen (zur Bestandsaufnahme): a. Welchen gesetzlichen Auftrag erfüllt unsere Institution? b. Welches Selbstverständnis haben wir als Institution? c. Was sind unsere Ziele (bis dato)? d. Haben wir ein Leitbild? e. Impliziert das Leitbild eine internationale Ausrichtung? Woran macht sich das fest? f. Wie ist die Institution (Verband, Bildungsstätte, ) aufgebaut? Gibt es ein Organigramm? (Struktur, Arbeitseinheiten, Zuständigkeiten) g. Wie sieht das Verhältnis von hauptamtlichem vs. ehren- bzw. nebenamtlichem Personal aus? h. Wer / welche Arbeitseinheit führt bereits internationale Maßnahmen durch? i. Welcher Art (Formate)? Mit wem (Land, Träger ) j. Was gelingt? Was misslingt? Warum? k. Wie sind die Kommunikationsabläufe innerhalb der Institution? l. Wie werden Entscheidungen getroffen? Zugang II Aus der Perspektive der Personalentwicklung (PSE) Definition: PSE = Mittel / Strategie zur Erreichung und Sicherung der strategischen Ziele einer Institution; Aufeinander Abstimmen von Bildung, Förderung und Organisationsentwicklung; Wechselseitiger Lernprozess zwischen Leitung und Mitarbeitenden mit dem Ziel Kompetenzzuwachs und Identitätsförderung Zentrale Aspekte der Personalentwicklung: Personalausstattung der Institution als Ganzes (Ist-Stand) Stellen- und Kompetenzprofil der Mitarbeitenden (Ist-Stand) Personalplanung (Soll-Stand / Ziel) Interne und externe Lernorte [(Förder-)Assessment-Center, Aus- und Fortbildungsangebote] Motivation der Mitarbeitenden und Anerkennungssysteme (Beurteilung, Mitarbeitergespräch, Zeugnisse, Belobigungen, Gehaltserhöhung) Kommunikationsabläufe a. Wie sieht das Verhältnis von hauptamtlichem vs. ehren- bzw. nebenamtlichem Personal aus? b. Gibt es Stellen- und Kompetenzprofile der Mitarbeitenden? Wie und durch wen werden diese erarbeitet? c. Wie ermitteln Führungskräfte bei ihren Mitarbeitenden den konkreten Qualifizierungsbedarf?

3 d. Wer meldet den Bedarf an? e. Gibt es Personalentwicklungspläne? f. Welche PSE-Maßnahmen werden angeboten? (interne externe) g. Wer entscheidet über die Teilnahme an PSE-Maßnahmen? h. Auf welcher Grundlage geschieht das? (Impulse von außen - aktuelle jugendpolitische Aufgaben, als Ergebnis von Mitarbeiter/-innen-Gesprächen, durch Etablierung neuer Projekte.) i. Wie wird sichergestellt, dass der Erfahrungszuwachs nach der Teilnahme eines Mitarbeitenden an einer Fortbildungsmaßnahme tatsächlich in der Organisation abgerufen wird? j. Wie muss sich die Personalplanung verändern, wenn internationale Aktivitäten verstärkt werden? k. Welche Ressourcen sind dafür vorhanden (personell, finanziell, zeitlich ) bzw. bereitzustellen? Zugang III Aus der Perspektive der Qualitätsentwicklung (QSE) Definition: QSE = Managen von Prozessen, die darauf gerichtet sind, die Qualität der Arbeit einer Organisation zu optimieren Zentrale Aspekte der Qualitätsentwicklung: Qualität = Summe von Merkmalen / Eigenschaften von einem o Produkt oder einer o Dienstleistung, die zur Erfüllung von Erfordernissen geeignet sind. Prozessabläufe sichtbar machen / Verfahrensbeschreibungen Erwartungen (von außen) > Prozesse / Verfahrensabläufe innerhalb der Organisation -> Zufriedenheit der Kunden (EFQM, QAP und andere QM-Modelle) Systematischer Kreislauf nach Edwards Demming aus Planning > Doing > Checking > Acting (P-D-C-A-Zyklus) QM-Systeme Interne und externe Audits / Zertifizierungen Gütelabel Zugehörigkeit zu einer Gütegemeinschaft a. Was sind unsere Produkte (Angebote) oder Serviceleistungen?

4 b. Wer sind unsere Kunden (Zielgruppen, an die sich unsere Produkte / Serviceleistungen richten)? c. Welche Erwartungen haben unsere Zielgruppen an uns? d. Wer sind unsere Partner (im In- und Ausland)? e. Welche Erwartungen haben unsere Partner an uns bzw. unsere Arbeit / Angebote? f. Wie werden die Erwartung und die Zufriedenheit abgefragt? g. Gibt es diesbezüglich (geschultes bzw. ausgebildetes) Personal für die Qualitätsentwicklungsprozesse im Sinne des PDCA-Zyklus (Planung, Lenkung, Sicherung, Verbesserung)? h. Unterliegen die Strukturen und Abläufe des Trägers einem QM-System? i. Gibt es interne bzw. externe Qualitätsprüfungen? Wenn ja, welche? j. Welche Aspekte der Arbeit werden geprüft? k. Trägt die Institution ein Gütelabel? l. Ist die Institution Mitglied einer Gütegemeinschaft? Zugang IV Nationale und europäische / internationale Jugendpolitik Kenntnis über jugendpolitische Diskurse und Dokumente, die darauf abzielen, Internationale Jugendarbeit als Querschnittsaufgabe bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe zu etablieren; Transfer relevanter Zielstellungen, Empfehlungen und Inhalte auf die eigene Institution; Rückkopplung der Erfahrungen des Trägers an das BMFSFJ bzw. relevante Akteure auf europäischer / internationaler Ebene a. Was sind jugendpolitische Ziele auf nationaler Ebene? b. Welche Dokumente haben eine Relevanz zum Vorhaben (z.b. Eckpunktepapier zur Fachkräftequalifizierung)? c. Was sind jugendpolitische Ziele auf europäischer / internationaler Ebene? d. Welche Dokumente haben eine Relevanz zum Vorhaben (z.b. EU-Jugendstrategie)? e. Inwieweit korrespondieren die Empfehlungen / Maßnahmen auf nationaler Ebene mit den Erfahrungen des Trägers in Bezug auf interne Organisations-, Personal- und Qualitätsentwicklungsprozessen? f. Welche Plattformen gibt es auf Landes- bzw. Bundesebene) für Träger, die sich einer stärkeren internationalen Ausrichtung ihrer Arbeit verschrieben haben? g. Gibt es Podien oder Netzwerke, bei denen Akteure der nonformalen und formalen Bildung in einen gemeinsamen Diskurs über Internationalisierungsprozesse eintreten können?

5 Weiterführende Fragen und Aspekte mit Blick auf externe Akteure, die das Vorhaben des Trägers - Etablierung einer internationalen Organisationskultur unterstützen Verbesserung der administrativen und strukturellen Rahmenbedingungen und Abbau von Mobilitätshürden innerhalb der Organisation Steigerung der grenzüberschreitenden Mobilität von Fachkräften Etablierung und Erhöhung von Angeboten internationaler und europäischer Jugendarbeit Aufbau und Ausbau internationaler Kooperationen und Netzwerke Nutzung neuer Impulse durch internationalen Austausch zur Weiterentwicklung der Organisation Etablierung einer Willkommenskultur und eines internationalen Arbeitsumfeldes. a. Welche Akteure sind besonders für einen solchen Prozess geeignet und warum? b. Wie muss eine adäquate Ansprache der (neuen) Akteure aussehen? c. Welche Zugangsvoraussetzungen / Gelingensfaktoren müssen erfüllt sein, damit sich interessierte Akteure auf einen solchen Prozess einlassen? d. Welche Unterstützungsangebote sind notwendig bzw. sinnvoll (im Sinne der politischen Lobbyarbeit, Qualifizierung, Beratung und Coaching etc.)? e. Wie können neue Formate mit internationaler/ europäischer Ausrichtung auf den Bedarf der Akteure zugeschnitten aussehen? f. Wie kann eine möglichst langfristige Zusammenarbeit der Akteure hergestellt werden? g. Welchen Beitrag kann IJAB als Servicestelle mit entsprechenden Kompetenzfeldern dazu leisten, um o politische Entscheidungsträger zu beraten o neue, interessierte Akteure der KJH zu gewinnen? Abschließend ist zu sagen: Es ist nicht notwendig, dass alle Zugänge zugleich berücksichtigt werden. Wichtig ist zunächst eine ehrliche (kritische) Ist- und Soll-Stand-Analyse des Trägers und die Frage nach den dringendsten Schritten zu beantworten. Ungeachtet der Trägerspezifik, der Größe der Institution, ob hauptoder ehrenamtliche Arbeitsweise etc. Internationalisierung impliziert zentrale Aspekte (Teil-Prozesse), die für alle Träger gelten. Von daher lohnt es, neben den eigenen Anstrengungen des Trägers in einen trägerübergreifenden Diskurs einzutreten und Gelingensbedingungen festzustellen. Vergleiche dazu IJAB- Projekt Modellentwicklung zur Etablierung einer internationalen Leitkultur bei Trägern der Kinder- und Jugendhilfe ( ). Wir wünschen Ihnen Geduld und Kreativität bei der Umsetzung Ihrer jeweiligen Internationalisierungsvorhaben! Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser IJAB-Team. Kerstin Giebel, IJAB e.v., Geschäftsbereich 4, Koordinatorin für Qualitätsentwicklung und Qualifizierung der Internationalen Jugendarbeit Bonn,

6 Wenn diese Erst im nächsten Schritt nach außen gerichtete Aktivitäten: Wie muss eine adäquate Ansprache der (neuen) Akteure aussehen? Welche Akteure sind besonders für einen solchen Prozess geeignet und warum? Welche Zugangsvoraussetzungen/ Gelingensfaktoren müssen erfüllt sein, damit sich interessierte Akteure auf einen solchen Prozess einlassen? Welche Unterstützungsangebote sind notwendig bzw. sinnvoll (im Sinne der politischen Lobbyarbeit, Qualifizierung, Beratung und Coaching etc.)? Wie können neue Formate mit internationaler/ europäischer Ausrichtung auf den Bedarf der Akteure zugeschnitten aussehen? Wie kann eine möglichst langfristige Zusammenarbeit der Akteure hergestellt werden? Welchen Beitrag kann IJAB als Servicestelle mit entsprechenden Kompetenzfeldern dazu leisten, um o a. politische Entscheidungsträger zu beraten o b. neue, interessierte Akteure der KJH zu gewinnen?