Resource Management - PERSONAL

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1 Prof. Horst Müller MBA Hochschule Mittweida Fakultät Medien Redaktionspraxis Resource Management - PERSONAL Master-Studiengang Information and Communication Science, Winter 2015/16 4. Personalbeschaffung

2 Master Personal 4: Personalbeschaffung Rekapitulation 3 ½ Fragen zur Personalplanung Präsentation Gruppenarbeit: Personalbedarfs- und Kostenplanung (Arbeitsgruppe 1) Einweisung Gruppenarbeit: Personalbeschaffung (Arbeitsgruppe 3) Personalbeschaffungsplanung Personalvorausauswahl Personalauswahl - Vertiefung: Vorstellungsgespräch in PERSONAL 5 2

3 Safe the Dates Montag, 4. Januar Uhr Gruppenarbeit Personalbeschaffung Arbeitsgruppe 3: Marina Beisel, Juliane Meerkamm, Hannah-Lea Ruppender Montag, 18. Januar Uhr Gruppenarbeit Vorstellungsgespräch Arbeitsgruppe 4: Sarah Albrecht, Genesis Duarte, Irina Heß Dienstag, 26. Januar und Uhr Gruppenübungen zur Mitarbeiterführung alle Arbeitsgruppen Dienstag, 2. Februar Uhr Schriftliche Prüfung für das Teilmodul PERSONAL 3

4 3 ½ Fragen zur Personalplanung 1. Die stellenbezogene (auch funktionsbezogene) Planung ist eine Methode der Personalbedarfsplanung. Nennen Sie zwei weitere Methoden und erläutern in Stichworten die Funktionsweise. 2. Was bedeutet in der Personalkostenplanung der Begriff: Abgrenzungen? Erläutern Sie auch kurz die Gründe dafür, warum Abgrenzungen vorgenommen werden sollten (müssen). 3. a) Was verstehen Sie unter Top-Down-Planung der Personalkosten und welche Auswirkung hat diese Methode auf die anderen Teilbereiche der Personalplanung? b) Sie Sind Manager mit wirtschaftlicher Verantwortung für einen Unternehmensbereich. Bei welcher dieser drei Top-Down- Vorgaben haben Sie die meisten eigenen Gestaltungsmöglichkeiten: (1) Personalkosten, (2) Kosten gesamt (3) Ergebnis 4

5 Gruppenarbeit: Personalbeschaffung Szenario Hinweise zur Umsetzung, Präsentation und Handout 5

6 Gruppenarbeit Personalbeschaffungsplanung Szenario für die Personalbeschaffung (1) Sie hatten einen guten Start als Assistent(in) der Geschäftsführung von Radio Hamburg. Ihre Personalbedarfs- und kostenplanung für die geplante Übernahme des sächsischen Privatsenders R.SA zum 1. Januar 2016 haben die Geschäftsführung und sogar die stets kritischen Gesellschafter überzeugt. Jetzt werden Sie beauftragt, eine neue Moderationsbesetzung für die wichtige Morgensendung zu finden. Grund: Die bisherigen Moderatoren der Sendung Böttcher und Fischer haben bereits zum 31. März 2016 gekündigt. Der/die Neuen soll/en so schnell wie möglich die Position antreten, schließlich sind es nur noch wenige Wochen bis zur Übernahme des Senders. 6

7 Gruppenarbeit Personalbeschaffungsplanung Szenario für die Personalbeschaffung (2) Bevor Sie jetzt mit einem Megafon im offenen Wagen durch Leipzig, Chemnitz oder Dresden fahren und auf diese Weise nach neuen Morgenmoderatoren für R.SA suchen, sollten Sie doch besser eine Personalbeschaffungsplanung erstellen. 7

8 Gruppenarbeit Personalbeschaffungsplanung Hinweise zur Umsetzung Ihre Personalbeschaffungsplanung sollte insbesondere folgende Aspekte berücksichtigen: Anforderungskriterien an die Bewerber Komplette Stellenausschreibung Grundsätzliche Beschaffungswege intern und/oder extern erläutern Detaillierte Beschaffungswege (z.b. Stellenausschreibung etc.) Personalvorauswahl welche Kriterien werden herangezogen? Personalauswahl welche Auswahlverfahren setzen Sie ein? Denken Sie bitte daran, Ihre Maßnahmen jeweils nachvollziehbar zu begründen. 8

9 Gruppenarbeit Personalbeschaffungsplanung Hinweise zu Präsentation/Handout Ihre Personalbeschaffungsplanung präsentieren Sie bitte der Geschäftsführung von Radio Hamburg am Montag, 4. Januar 2016, in der Sitzung ab Uhr Für die Präsentation stehen Ihnen 20 Minuten zur Verfügung. Etwaige Hinweise und Verbesserungsvorschläge der anwesenden Mitglieder der Führungsmannschaft von Radio Hamburg nehmen Sie bitte anschließend in Ihr Handout auf. Das Handout übermitteln Sie per -Anhang in einer Datei (PDF) bis Montag, 11. Januar 2016 an 9

10 Personalbeschaffung Grundlagen mögliche Kriterien Ablauf der Personalbeschaffung 10

11 Ablauf der Personalbeschaffung Personalbedarfsplanung Personalbestand + notwendige Veränderungen Personalkostenplanung Ermittlung, Kosten-Nutzen-Rechnung Personalbeschaffungsplanung Kriterien, Beschaffungswege, Auswahlverfahren Personalakquisition Intern oder extern passiv oder aktiv selbst o. fremd Abschluss durch Arbeitsvertrag Inhalte, Leistungen, Vergütungen, Rahmenbedingungen 11

12 Grundlegende Entscheidungen und Vorgaben Wirtschaft/Markt Bedarf/Wettbewerb Innovationen Unternehmensleitung Entscheidungen/ Vorgaben Gesellschafter Geldgeber/Banken Eigenkapital Personalbedarfsplanung Aufbau - Abbau Personalbeschaffungsplanung Personalfreistellungsplanung 12

13 Grundlagen für die Personalbeschaffungsplanung Personalbedarf aus Personalbedarfsplanung Top-Down Vorgaben Unternehmensleitung Personalkosten aus Personalkostenplanung 13

14 Erkenntnisse aus der Personalbedarfsplanung (1) Quantitative Aspekte - Umfang des zusätzlich benötigten Personals - i.d.r. in "Mitarbeiter-Monaten" berechnet Zeitliche Aspekte - Ab wann wird mehr/anderes Personal benötigt? - Kontinuierlich höherer Personalbedarf oder zeitlich begrenzte Bedarfsspitzen? Wirtschaftliche bzw. finanzielle Aspekte - Erfolgsabhängige Gehälter sinnvoll/notwendig? 14

15 Erkenntnisse aus der Personalbedarfsplanung (2) Qualitative Aspekte - Beschreibung der Tätigkeiten (soweit möglich) - besondere Kenntnisse, Ausbildung, Studium erforderlich? - besondere Eigenschaften erforderlich? (z.b. kommunikativ) - Berufserfahrungen (Erfolge) erforderlich/unabdingbar? Hierarchische Aspekte - Eingliederung in die Unternehmenshierarchie - Führungskraft, einfacher Mitarbeiter, Hilfskraft? 15

16 Erkenntnisse aus der Personalkostenplanung Wirtschaftlicher Rahmen insgesamt - Wie hoch können/dürfen die Kosten für zusätzlich notwendiges Personal insgesamt sein? - Abgleich Kosten-Nutzen zuvor erforderlich Individuelle Personalkosten - Maximale Höhe und Zusammensetzung der Gehälter/Löhne - Zu erwartende sonstige Personal- und Gemeinkosten -- Arbeitsplatz, Dienstwagen, Reisekosten, technische Kosten - Gesetzliche und tarifliche Vorgaben sind zu beachten 16

17 Erkenntnisse aus den Top-Down-Vorgaben Quantitative und/oder finanzielle Vorgaben - Max. Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter - Max. Höhe der künftigen Personalkosten (auch Gehälter) - Max. Höhe der künftigen Gesamtkosten (Bereich, Abteilung) - Mindestvorgabe für das künftige Ergebnis (Bereich, Abteilung) Weitere mögliche Vorgaben - Beschaffungswege (z.b. Personalleasing, Abwerbungen) - Form der Mitarbeit (z.b. freie Mitarbeiter oder Angestellte) - Form der Entlohnung (z.b. stark erfolgsorientiert) - Voraussetzungen der Bewerber (z.b. akademische Ausbildung, (jung, weiblich, Erfolgsnachweise) 17

18 Abstimmung der Personalbeschaffungsplanung Personalbedarf Beschäftigungsform Beschaffungswege Vorauswahl Auswahl 18

19 Mögliche Kriterien für die Personalbeschaffung Bildung/Ausbildung: Schulbildung, Studium, Ausbildung - z.b. Abitur und Zeitungsvolontariat Alter bzw. Altersgrenze - Geschlecht nur sehr bedingt zulässig Berufliche Praxis: z.b. Tätigkeit als Moderator bei einem Regionalsender Berufliche Erfolge: z.b. Entwicklung der Hörerzahlen nach MA Radio Notwendige technische bzw. kreative Fähigkeiten - z.b. gute englische Sprachkenntnisse, Software-Kenntnisse Wohnort: in Verbindung mit Standortpflicht Weitere Voraussetzungen: z.b. Führerschein, Heimarbeitsplatz Inoffizielle Kriterien: Familienstand, Kinder etc. 19

20 Festlegung des Personalbeschaffungsablaufs Beschaffungswege: Wie wird Kontakt zu potenziellen Bewerbern hergestellt? Personalauswahl: Wie sollen die qualifiziertesten Bewerber erkannt/ermittelt werden? - Ein- oder mehrstufiges Verfahren? - Festlegung der Auswahlkriterien (evtl. mit Gewichtung) - Wer wird in die Entscheidungsfindung einbezogen? Organisatorische Vorbereitungen: - Handhabung der eingehenden Bewerbungen - Schaffung von Freiräumen für die Bewerberauswahl - Bereitstellung von Räumlichkeiten bzw. Anmietung externer Räumlichkeiten in Hotels 20

21 Wege und Methoden der Personalbeschaffung Interne und externe Personalbeschaffung 21

22 Beschaffungswege intern und extern Intern Stellenausschreibung Versetzung Personalentwicklung Mehrarbeit (kurzfristig) Extern Arbeitsvermittlung Stellenausschreibung Vorliegende Bewerbungen Personalberater Gezielte Ansprache Arbeitnehmerüberlassung (Personalleasing) 22

23 Interne Personalbeschaffung Innerbetriebliche Stellenausschreibung - Mitspracherecht des Betriebsrats - Gleichbehandlungsprinzip muss beachtet werden Versetzung - Zuweisung eines anderen Arbeitsbereiches/Arbeitsplatzes - Weisungs- und/oder Organisationsrecht des Arbeitgebers - Bei erheblichen Änderungen ggfs. Änderungskündigung Personalentwicklung - Ausbildung, Fortbildung, Umschulung (Nachwuchsförderung) Mehrarbeit - Überstunden, Änderung der betrieblichen Arbeitszeiten 23

24 Extern è Arbeitsvermittlung Agentur für Arbeit (AA) - Bundesweit 180 Agenturen mit ca. 650 Geschäftsstellen - Interesse: Vermittlung arbeitsloser Arbeitnehmer Zentrale Auslands- und Fachvermittlung - Bereich der Bundesagentur für Arbeit - Fachvermittlung von Führungskräften - Künstlervermittlung (früher "Künstlerdienste") - Vermittlung von Mitarbeitern im Ausland Private Arbeitsvermittlungen - erhalten Vergütung von Arbeitgeber nach erfolgreicher Vermittlung 24

25 Extern è Stellenausschreibung Prinzip von Stellenausschreibungen - Arbeitgeber bietet zu besetzende Stellen an - fordert Interessierte zu Bewerbungen (Kontaktaufnahme) auf Ziele von Stellenausschreibungen - Deckung des entstandenen Personalbedarfs durch möglichst geeignete Bewerber - Erlangung einer "überschaubaren" Anzahl von qualifizierten Bewerbungen - Vermeidung von Bewerbungen nicht qualifizierter Interessenten - Imagebildung/Imagefestigung des Unternehmens (PR) 25

26 Stellenausschreibung è Schema (1) Wir sind Ausführungen über das Unternehmen: Firmenname, Branche, Standort, Größe/Bedeutung, Mitarbeiterzahl, Unternehmens- struktur, Unternehmenspolitik, bekannte Produkte, Ansprechpartner, Kontaktdaten für Bewerbung Wir haben Ausführungen über die zu besetzende Stelle: Aufgabenbe- schreibung, Verantwortungsumfang, Entwicklungschancen, Ausschreibungsgrund, Hinweise auf Art des Beschäftigungs- verhältnisses, Eintrittsdatum, befristet/unbefristet 26

27 Stellenausschreibung è Schema (2) Wir suchen Ausführungen über Anforderungsmerkmale: Berufsbe- zeichnung, Vorbildung, Ausbildung, notwendige Abschlüsse, Fähigkeiten, Berufserfahrung, persönliche Eigenschaften (Versteckte Hinweise auf Alter/Geschlecht) Wir bieten Hinweise auf Entgelt, zusätzliche finanzielle und/oder soziale Leistungen, Weiterbildung, Urlaub Wir bitten Verbindliche Angaben zu Form und Inhalten der Bewerbung, Hinweise zur weiteren Bewerbungsprozedur 27

28 Stellenausschreibung è Verbreitung Prüfung eigener Verbreitungsmöglichkeiten - eigene Website (z.b. ZEIT-Online) Prüfung der Zielgruppenrelevanz von Medien - z.b. Onlinemedien, Bewerbungsportale, Fachmedien (geringerer Streuverlust) Berücksichtigung von geografischen Gesichtspunkten - lokal, regional, national, internationale Medien Festlegung des Ausschreibungstermins bzw. Zeitraums - unter Berücksichtigung der eigenen Erfordernisse - Ferien, Feiertage, allgemein übliche Bewerbungszeiträume Berücksichtigung der Kosten für die Stellenausschreibung 28

29 Stellenausschreibungen Populäre - Internetportale - Jobbörsen Tageszeitungen - Lokale/regionale - Überregionale Fachmedien - Fachportale - Verbandsmedien - Ausbildungs- medien - Fachzeitschriften Eigen - Eigene Website - Social Media - Aushänge - Kundenzeitschr. - Veranstaltungen 29

30 Extern è Personalberater Prinzip der Zusammenarbeit - Arbeitgeber beauftragt Personalberater (Headhunter) mit der Suche von geeignetem Personal - Zumeist für Führungspositionen - Unternehmen bleibt bis zur Entscheidungsphase anonym Aufgaben der Personalberater - Personalsuche: Anzeigen, gezielte Ansprache, eigene Kartei - Durchführung der Vorauswahl: Prüfung von Bewerbungen; persönliche Auswahlgespräche, Recherchen über Bewerber - Beratung/Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Durchführung von Tests, Assessment Center etc. - Unterstützung bei Ausarbeitung des Arbeitsvertrags 30

31 Extern è Gezielte Ansprache Prinzip - Arbeitgeber spricht selbst als geeignet erscheinende Personen an Möglichkeiten und Methoden - Abwerbung von Mitarbeitern (Führungskärften) bei Wettbewerbern, Unternehmen aus derselben oder einer vergleichbaren Branche - frühere Bewerbungen - Kontaktaufnahme zu Schülern, Hochschülern - Beauftragung von Mitarbeitern - Kontakt über Job-Börsen, Social Networks (z.b. "XING") - Internetpräsenzen, Veröffentlichungen, Medien Risiken für Arbeitgeber und Bewerber - Indiskretionen, Abhängigkeiten der Unternehmen etc. 31

32 Extern è Personalleasing Prinzip des Personalleasings (Arbeitnehmerüberlassung) - Personalleasingfirma (Verleiher) schließt mit Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag - Verleiher zahlt Nettolohn und Arbeitgeberanteile an Arbeitnehmer - Verleiher schließt mit Unternehmen (Entleiher) einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag - Verleiher überträgt an Entleiher seinen Anspruch auf Arbeitsleistung und sein Direktionsrecht - Verleiher "haftet" für Nichtbeschäftigungszeiten - Erlös für den Verleiher: Rechnung an Entleiher minus Kosten für Arbeitnehmer (40 bis 100% vom Nettolohn). 32

33 Personalauswahl Ziele und Methoden der Personalvorauswahl und Personalauswahl 33

34 Mögliche Stufen der Personalauswahl 1. Stufe: Vorauswahl auf Basis der Bewerbungen Nicht geeignet: Absage Geeignet: 2. Stufe 2. Stufe: Vorstellungsgespräch (Test) Nicht geeignet: Absage Geeignet: Vertrag o. 3. Stufe 3. Stufe: Gremium, Präsentation, Assessment C. Nicht geeignet: Absage Geeignet: Vertrag 34

35 Personalvorauswahl Funktionen Ziele Kriterien 35

36 Funktionen und Ziele der Vorauswahl Konsequente und systematische Prüfung der eingehenden Unterlagen mit den Zielen Die qualifiziertesten Bewerber zu erkennen ("herauszufiltern") Durch schnelle Reaktion verhindern, dass besonders qualifizierte Bewerber andere Angebote annehmen Weiteren Aufwand mit nicht qualifizierten Bewerbern zu vermeiden Nicht geeignete Bewerber schnellstmöglich informieren Beispiel: Matrix-Vorauswahl nach Schultnoten unter Einbeziehung mehrerer Führungskräfte (Fachvorgesetzte) nach Olfert: Personalwirtschaft siehe nächste Folie 36

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38 (1) Anforderungen an Bewerbungsschreiben Formal richtig, vollständig, optisch ansprechend, übersichtlich Klare und nachvollziehbare Gliederung, keine Rechtschreibfehler Gute Formulierungen und verständlicher Satzbau Hat sich der Bewerber über das Unternehmen informiert hat? Sind Gründe (Motive) für die Bewerbung erkennbar? Individuelle Bewerbung oder (vorformulierte) Massenbewerbung? - ist der Bewerber gezielt auf die Stellenausschreibung eingegangen? Status des Bewerbers (Position, Tätigkeit, Einkommen) Ausbildung und Entwicklung des Bewerbers (im Hinblick auf die Kriterien) - unter- oder überqualifiziert? Berufliche Erfahrungen und Erfolge (im Hinblick auf die Kriterien 38

39 (2) Lebenslauf Formal richtig, sauber, übersichtlich, vollständig - Name, Absender, Kontaktdaten Logischer Aufbau (evtl. im Hinblick auf Vorgaben) - durchgehend chronologisch bzw. retrograde und/oder thematisch gegliedert (Bildung, Ausbildung, Beruf, Kenntnisse) Fehler oder gar Manipulationen erkennbar - z.b. zeitliche Lücken, bzw. Überschneidungen Werden im Lebenslauf die Angaben aus Bewerbung bestätigt? Ist insgesamt eine positive berufliche Entwicklung des Bewerbers erkennbar? - Positionen/Funktionen aufsteigend? 39

40 (3) Zeugnisse, Diplome, Nachweise Schulen, Institute, sonstige Absender eindeutig identifizierbar Kopien von Originalzeugnissen oder Abschriften? Zeiträume bzw. Alter der Zeugnisse Relevanz der Zeugnisse Noten, Beurteilungen und Entwicklung Werden mit Zeugnissen Angaben aus Lebenslauf belegt? 40

41 (4) Arbeitszeugnisse - Grundaufbau Überschrift/Bezeichnung: Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnis etc. Einleitungssatz: Personalien des Mitarbeiters sowie die Dauer des Arbeitsverhältnisses Aufgabenbeschreibung: Position des Mitarbeiter und Beschreibung seiner Kompetenzen in der Firma Leistungsbeurteilung: Arbeitsweise, Arbeitsleistung und Arbeitserfolge des Mitarbeiters (siehe auch Inoffizielle Benotung ) Verhaltensbeurteilung: Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen gegebenenfalls zu Kunden und weiteren Personen Zusatz: Wenn vom Arbeitnehmer gewünscht, ist der Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Abschluss: Dankesformel mit Zukunftswünschen 41

42 Beispiel für Zeugnisnoten Note Formulierung im Zeugnis Tatsächliche Bedeutung 1 Er hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt 2 Er hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt 3 Er hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt 4 Er hat die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit erledigt 5 Er hat die ihm übertragenen Arbeiten im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt 6 Er hat sich bemüht, die ihm übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen Er hat sehr gute Leistungen erbracht Er hat gute Leistungen erbracht Er hat befriedigende Leistungen erbracht Er hat ausreichende Leistungen erbracht Er hat mangelhafte Leistungen erbracht Er hat unbefriedigende Leistungen erbracht 42

43 (5) Referenzen Auskünfte über den Bewerber dürfen grundsätzlich nur mit dessen ausdrücklicher Einwilligung eingeholt werden. Vom Bewerber benannte Personen, die bereit sind, Auskünfte über den Bewerber zu erteilen (persönlich, telefonisch, schriftlich) Üblich sind Referenzen vorwiegend in Führungspositionen Mögliche Referenzgeber: Frühere Vorgesetzte, Geschäftspartner, Lehrer, Professoren, Ausbilder Referenzgeber sollten mindestens eine beruflich vergleichbare Position innehaben, die der Bewerber erlangen will Referenzen, die den Anschein von Höflichkeitsbeurteilungen, Freundschaftsdiensten, Vetternwirtschaft etc. haben, sind wertlos 43

44 (6) Arbeitsproben Nachweis, dass diese auch tatsächlich vom Bewerber stammen - z.b. namentliche journalistische Veröffentlichungen Zeitraum bzw. Alter der Arbeitsproben Relevanz der Arbeitsproben im Hinblick auf die ausgeschriebene Position Sachliche/Fachliche/künstlerische Qualität der Arbeitsproben - Beurteilung durch Fachleute erforderlich 44

45 Informationsquellen Internet - Websites, Weblogs, Social Networks, Verzeichnisse (Mitgliedschaften), Personensuche (z.b. "123 People") - ca. 80% der Bewerber für qualifizierte Positionen werden digital abgeklopft Veröffentlichungen - eigene Fachbücher, Fachartikel, Studien, wissenschaftliche Arbeiten - Veröffentlichungen über den Bewerber (z.b. in Fachmedien) - Veröffentlichungen über den bisherigen Arbeitgeber Einholung von Auskünften (bedingt legal) - evtl. unter Einschaltung von Personalberatern - umsichtiges/vorsichtiges Vorgehen unbedingt erforderlich h 45