Ewald Brochhausen, Markus Melzer, Marcus Thurner, Hendrik Vordenbäumen. SAP Travel Management

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1 Ewald Brochhausen, Markus Melzer, Marcus Thurner, Hendrik Vordenbäumen SAP Travel Management

2 Inhalt Vorwort 9 1 Grundlagen des Travel Managements Grundlegende Begriffe im Travel Management Organisation des Travel Managements Kosten im Travel Management Das Travel-Management-System (TMS) Aufbau des Buches Übersicht über den Prozess»Geschäftsreise« Die Einbindung des Geschäftsreiseprozesses in die Wertschöpfungskette des Unternehmens Am Prozess beteiligte Organisationseinheiten und Personen Gesamtübersicht des Prozessmodells»Travel Management« Management des Prozesses»Geschäftsreise« Controlling Leistungsträger und Leistungen des Travel Managements im Detail Leistungsträger Luftverkehr Firmenwagen Mietwagen Privater Pkw Bahn Hotel Sonstige Leistungsträger Reisemittler Der Reisebüromarkt mit dem Schwerpunkt»Geschäftsreisen« Betriebsformen von Geschäftsreisebüros Aufgaben und Leistungen der Reisemittler Vergütungsmodelle Inhalt 5

3 3.3 Kreditkarten und Kreditkartenunternehmen Der Kreditkartenmarkt in Deutschland Anbieter in Deutschland und Kartenmodelle Pricing Global Distribution Systems Computer Reservation System und Global Distribution System GDS-Anbieter und die Relevanz für den deutschen Markt GDS und Geschäftsreisen GDS-Preismodelle GDS und alternative Vertriebswege Prozesse im Detail Pre Trip Antragsverfahren Buchung der Reisemittel On Trip Post Trip Reiserichtlinien Potenziale eines durchgängigen Prozesses Beschaffung von Leistungen im Travel Management Travel Management mit SAP TM SAP-Überblick SAP Travel Management im Überblick Reiseplanung Funktionalität im Detail Einstiegstransaktion Reisemanager Reiseantrag Reiseplanung Customizing der Reiseplanung Anbindung der Leistungserbringer Customizing der Reiseplanung Reisekostenabrechnung Funktionalität im Detail Erfassungsszenarien Erfassungsfunktionen Reisestatus Inhalt

4 7.1.4 Reiseschema Kreditkarten-Clearing Reisekostennachweis-Formulare Anpassungsmöglichkeiten Stammdaten Reiseerstattungsbeträge Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung Lohnarten für Schnittstellen Übertragung Rechnungswesen Nummernkreise für Reisenummern einrichten Integration Reiseplanung Reiseabrechnung Integration Reisemanagement Personalabrechnung Nationale Besonderheiten Funktionen»Deutschland, Privatwirtschaft« Funktionen»Deutschland, öffentlicher Dienst« Weitere Länderversionen Prozessunterstützung mit SAP Business Workflow SAP Business Workflow im Überblick Workflows im SAP Travel Management Workflow»Reiseantrag genehmigen« Workflow»Reiseantrag automatisch genehmigen« Workflow»Reiseplan genehmigen« Workflow»Reisekostenabrechnung genehmigen« Workflow»Reisekostenabrechnung automatisch genehmigen« s Technik und Integration Intranet ESS/Portale SAPGUI for HTML iviews für das SAP-Portal TRIP_EWT-Transaktion People Centric UI SAP TM Mobile und Offline Integration in SAP Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung Integration Personalwirtschaft (HR) Integration mit dem Finanzwesen (FI) Auszahlung mit Hilfe eines Datenträgeraustauschs (DTA) Integration zu den Benutzerstammdaten Anbindung an externe Systeme GDS HRS Inhalt 7

5 9.4.3 Deutsche Bahn AG Low-Cost-Carrier Content-Provider Non-SAP-Systeme Event Management Kreditkartenanbieter SAP-Systeme Anpassung und Programmierung Datenmodell/Strukturen Datenbanktabellen der Reiseplanung Datenbanktabellen der Reisekostenabrechnung Kundeneigene Reports User-Exits Dialoganpassungen IT-Infrastruktur Systemlandschaft Vor- und Nachteile der einzelnen Szenarien Kriterien für die Wahl der Systemlandschaft Empfehlung ALE-Szenarien im SAP TM Berechtigungen Informationssystem Informationssystem in der Reisekostenabrechnung Reisestatistiken Standardauswertungen Eigene Auswertungen Informationssystem in der Reiseplanung A Die Autoren 367 B Dank 369 Index Inhalt

6 Vorwort SAP PRESS:»SAP Travel Management«Leseprobe Im Jahre 2002 gab es in Deutschland zehn Millionen Geschäftsreisende, die 226,5 Millionen Geschäftsreisen im Gesamtwert von 48,7 Milliarden EUR unternahmen ein Volumen, das den Ausgaben deutscher Urlauber entspricht. Viel Geld also, das die Wirtschaft für ihre Mobilität ausgibt. Doch trotz der großen betriebswirtschaftlichen Bedeutung widmen die meisten Unternehmen dem Kostenblock»Geschäftsreise«sehr unterschiedliche Aufmerksamkeit: 89% der Unternehmen mit über 2500 Mitarbeitern verfügen über kein zentrales Geschäftsreise-Management. Damit nehmen diese Unternehmen bei der Gestaltung ihrer Reiserichtlinien und -prozesse sowie ihres Vertragswesens einen erheblichen Mehraufwand in Kauf. Häufig fehlt zudem ein zeitnah, lückenlos und transparent einsetzbares Instrumentarium für das Controlling des Geschäftsreiseaufkommens. Und welche technologische Unterstützung wird geboten? Die ist mit bis zu 67% an Nennungen die am häufigsten genutzte Form der technischen Unterstützung bei Geschäftsreisen. Erst 6% der Unternehmen, so die Erkenntnis, nutzen ein Online-Buchungssystem. Bei Unternehmen mit über 2500 Mitarbeitern ist die Verbreitung der technischen Unterstützung (bzw. der Systemunterstützung) am stärksten (83%), während bei mittelständischen Unternehmen mit 251 bis 500 Mitarbeitern 49% ihre Geschäftsreiseprozesse ohne spezielle technische Hilfen bearbeiten. Travel Management ist kein strategisches Geschäftsfeld, doch es unterstützt strategisch die eigentliche Geschäftstätigkeit der Unternehmen. Damit sind Travel Manager Dienstleister in einer Wertschöpfungskette. Zu ihren komplexen Aufgaben gehören neben dem intelligenten Einkauf von Reiseleistungen vor allem die Umsatzsteuerung und das Prozessmanagement. Qualität und Sicherheit der Reiseleistungen sowie ein hervorragender und flexibler Service bei der Reiseabwicklung stehen dabei ebenso im Vordergrund wie der quantifizierbare, wirtschaftliche Nutzen. Für reiseintensive Unternehmen wird es immer kostspieliger, auf ein professionelles Travel Management mit moderner technologischer Unterstützung zu verzichten. Michael Kirnberger Präsident Verband Deutsches Reisemanagement e.v. (VDR) Vorwort 9

7 1 Grundlagen des Travel Managements Was ist Travel Management? Warum ist Travel Management von Bedeutung? Was sind die Ziele? Auf diese grundlegenden Fragen wird im Folgenden eingegangen. 1.1 Grundlegende Begriffe im Travel Management Sowohl die Inhalte als auch die Begriffe des Travel Managements haben sich im Laufe der Zeit verändert. Die Begriffsvielfalt kommt in den unterschiedlichen Bezeichnungen für dieselbe Aktivität zum Ausdruck, die aber wiederum auch mit unterschiedlichen Bedeutungen verwendet werden können. Gebräuchliche Begriffe sind»reisemanagement«,»geschäftsreisemanagement«,»reisekostenmanagement«,»business Travel Management«oder einfach»travel Management«. Die Geschäftsreise Betrachten wir zunächst den Begriff der Geschäftsreise. Während der Urlaubsreisende eine Reise aus privaten Motiven unternimmt, sind für den Geschäftreisenden produktionsbedingte Gründe Auslöser für Reiseaktivitäten. Geschäftsreisen sind in diesem Fall also als Vorleistungen oder Investitionen im betrieblichen Produktionsprozess zu verstehen, die direkt oder indirekt dem betrieblichen Output zugeordnet werden können. Urlaubsreisen sind hingegen dem Konsum zuzurechnen. Reist z.b. ein Unternehmensberater für ein Beratungsgespräch zu einem Kunden, ist dies eindeutig der (Dienst-)Leistung zuzuordnen. Besucht ein Mitarbeiter ein Seminar, kann diese Dienstreise als Investition in das Humankapital des Unternehmens verstanden werden. Abgrenzung Der juristische Aspekt kommt in der folgenden Definition zum Ausdruck:»Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus dienstlichen Gründen in einer Entfernung von mehr als 20 km von seiner Wohnung und von seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend tätig wird.«diese Definition ist wegen ihrer eingeschränkten Perspektive für eine betriebswirtschaftliche Betrachtung jedoch weniger geeignet. Grundlagen des Travel Managements 11

8 Dienstgang Gründe für Geschäftsreisen Vor allem aus steuerlicher Sicht wurde früher noch zwischen Dienstreise und Dienstgang unterschieden. Manchmal findet man die Bezeichnung Dienstgang noch für kürzere dienstliche Reisen, die am gleichen Tag beginnen und enden. Was sind die wesentlichen Gründe für eine Geschäftsreise? Häufige Nennungen sind: Akquisitionen und Verhandlungen Besuch von Messen und Kongressen Fort- und Weiterbildung Leistungserstellung an unterschiedlichen Orten Koordination und Abstimmung in Unternehmen mit mehreren Standorten Geschäftsreisen sind anders motiviert und von den Reisen aus privaten Gründen abzugrenzen. Deshalb soll im Weiteren folgende Definition verwendet werden: Definition Geschäftsreisen sind Reisen aus betrieblich bedingtem Anlass, die direkt oder indirekt der Wertschöpfung im Unternehmen zuzurechnen sind. Damit sind Geschäftsreisen als nicht private Reisen definiert, die einige Gemeinsamkeiten, aber auch viele Unterschiede zu privaten Reisen aufweisen. Ob die Kosten einer Dienstreise direkt oder indirekt den Kostenträgern zugerechnet werden können, hängt von der Branche, der Art des Unternehmens und des eingesetzten Kostenrechnungssystems ab. Die Kosten für die gebuchten Reisemittel können durchaus direkt als Einzelkosten bestimmten Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden, die Prozesskosten werden in der Regel als Gemeinkosten anfallen. Arten von Geschäftsreisen In Tabelle 1.1 sind die verschiedenen Arten von Geschäftsreisen dargestellt. Art der Geschäftsreise Klassische Geschäftsreise Beschreibung Reisen zur Geschäftsanbahnung und für Vertragsabschlüsse, unternehmensinterne Reisen, Reisen von Außendienstmitarbeitern, Reisen von Kundendienstund Montagepersonal Tabelle 1.1 Arten von Geschäftsreisen 12 Grundlagen des Travel Managements

9 Art der Geschäftsreise SETAKO-Reise M+A-Reise P+P-Reise Incentive-Reise Fachstudienreise Betriebsausflug Beschreibung Seminar-, Tagungs- und Kongressreisen Reisen zu Messen und Ausstellungen Reisen zu Produkt- und Präsentationsveranstaltungen Anreiz- und Belohnungsreisen Informationsreisen für bestimmte Branchen/Berufsgruppen Übergang zu Reisen mit Freizeitcharakter Tabelle 1.1 Arten von Geschäftsreisen (Forts.) Management Was ist im Geschäftsreise-Zusammenhang unter Management zu verstehen? In diesem Buch wird der aus den funktionalen Bedingungen hervorgegangene Prozessansatz verwendet: Management wird in diesem Zusammenhang als Prozess betrachtet, bei dem Ressourcen (Menschen, Material, Maschinen, Methoden, Kapital) eingesetzt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Dieser Prozess besteht aus den Phasen»Planung«,»Organisation«,»Durchsetzung«und»Kontrolle«. Business Travel Management ist also der Prozess zur Planung, Organisation, Abwicklung und Kontrolle der Geschäftsreisen. Vereinfachend wird im Weiteren von Travel Management (TM) gesprochen. Als allgemeines Ziel lässt sich definieren, dass das Travel Management effektiv und möglichst effizient sein soll. Effektivität wird hier in Anlehnung an die amerikanische Managementliteratur als»doing the right things«, Effizienz als»doing the things right«gesehen. Effektivität ist also die grundsätzliche Eignung eines Mittels, ein Ziel mit Hilfe dieses Mittels zu erreichen. So ist die Nutzung einer Online Booking Engine (OBE) ein effektives Verfahren zur Auswahl und Reservierung von Standardreisen. Effizienz ist dagegen eine Input-Output-Relation, also das Verhältnis zwischen Ergebnis und Aufwand. Eine Konkretisierung des Effizienzziels ist z.b. die Reduzierung der Beschaffungskosten bei Transportleistungen um 10%. Hohe Effizienz und Effektivität sind Ziele, die simultan erreicht werden sollen (siehe Abbildung 1.1). Travel Management Effektivität und Effizienz Bei der Bestimmung der Effizienz kann man auf der einen Seite die Kosten betrachten. Es geht also um die Frage, wie man einen vorgegebenen Output mit möglichst geringem Mitteleinsatz erstellt. Grundlegende Begriffe im Travel Management 13

10 Abbildung 1.1 Effektivität und Effizienz Auf der anderen Seite geht es darum, mit einem gegebenen Mitteleinsatz einen möglichst hohen Output zu erzielen. Beide Ziele Input- und Outputeffizienz sind simultane Zielsetzungen des Travel Managements. Häufig wird der Schwerpunkt auf die Inputeffizienz gelegt, d.h., es steht die Reduzierung der Kosten im Vordergrund. Travel Manager 1.2 Organisation des Travel Managements Wer beschäftigt sich mit dem Travel Management im Unternehmen und wer ist hierfür verantwortlich? Eine Umfrage bei 125 der Top-500-Unternehmen aus dem Jahr ergab das in Tabelle 1.2 dargestellte Bild. Es ist zu sehen, dass sich bei den großen Unternehmen die Position einer Führungskraft mit den speziellen Anforderungen etabliert hat. Funktion der Führungskraft Anteil in% Travel Manager 58 Leiter Finanzen 6 Leiter Reisestelle/Reisebüro 15 Leiter Konzernrevision/Controlling 3 Leiter Personal 7 Tabelle 1.2 Führungskräftemit Verantwortung für TM 1 Wirtschaftswoche: Geschäftsreiseklima Grundlagen des Travel Managements

11 Funktion der Führungskraft Anteil in% Leiter Einkauf 4 Sonstige Abteilungsleiter 7 Tabelle 1.2 Führungskräftemit Verantwortung für TM (Forts.) Veränderungen im Travel Management werden auch initiiert durch die technologischen Veränderungen und die stärkere Einbindung des Reisenden in den Gesamtprozess. Dadurch verlagert sich die Aufgabe des Travel Managers von der operativen Ebene in den strategischen Bereich. Als Aufgaben eines Travel Managers werden u.a. genannt: Von der operativen zur strategischen Ebene Festlegung von Reisestandards Reisemittlerauswahl Vereinfachung interner Abläufe Durchsetzung der Richtlinien Implementierung und Nutzung eines Management-Informations-Systems Aufbau eines Reisekosten-Controlling-Systems Bündelung und Optimierung des Einkaufs Ziele der Beteiligten Die am Geschäftreiseprozess beteiligten Personen und Organisationseinheiten verfolgen unterschiedliche Ziele (siehe Abbildung 1.2) Abbildung 1.2 Ziele der Beteiligten Organisation des Travel Managements 15

12 Reisender Unternehmen Leistungsträger Reisemittler Dem Reisenden geht es vor allem um Flexibilität und Komfort bei der Durchführung der Reise. Die unproduktiven Warte- und Transferzeiten sollten auf ein Minimum reduziert werden. Bei kurzfristigen Änderungen der Planung sollten Umbuchungen und Stornierungen problemlos möglich sein. Ziel des Unternehmens ist es, die Kosten der Dienstreise zu minimieren. Außerdem sollen die Prozesse möglichst effizient und effektiv gestaltet werden. Die Leistungsträger erbringen die Reiseleistungen, z.b. Transportleistungen oder Übernachtungen. Für sie ist ein wichtiges Ziel die Auslastung ihrer Kapazitäten bei Ausweitung des Umsatzes. Gleichzeitig versuchen sie, eine stabile Geschäftsbasis durch eine hohe Kundenbindung zu erreichenreisemittler 1.3 Kosten im Travel Management Wie bereits erwähnt, ist es ein formales Ziel der Unternehmen, die Inputeffizienz zu verbessern, d.h., bei gleicher Leistung sollen die Kosten reduziert werden. Die Reisemittler vor allem Reisebüros reservieren und buchen die Reiseleistungen bei den Leistungsträgern. Eines der wichtigen Ziele ist es, den Umsatz mit dem Reisenden zu erhöhen. Diese Umsatzerhöhung führt bei konstanten fixen Kosten zu einer Erhöhung des Deckungsbeitrages. Kostenbestandteile Wie setzen sich die Kosten für die Geschäftreise zusammen? Transportkosten Unterkunft Verpflegung Prozesskosten Ein Studie von PricewaterhouseCoopers (PwC) 2 zeigt für 1999 eine Zusammensetzung der Geschäftsreisekosten, wie sie in Tabelle 1.3 dargestellt ist. 2 PricewaterhouseCoopers, Business Travel eprocurement, Frankfurt Grundlagen des Travel Managements

13 Kostensegment Anteil an den gesamten Geschäftsreisekosten Flug 26% Hotel 23% Prozesskosten 15% Spesen 15% Car 13% Bahn 8% Tabelle 1.3 Zusammensetzung der Geschäftsreisekosten (1) Ein ähnliche Studie der Wirtschaftswoche aus dem Jahr kommt zu den in Tabelle 1.4 dargestellten Ergebnissen. Kostensegment Anteil an den gesamten Geschäftsreisekosten Transport 49% Übernachtung 23% Tagesspesen 16% Kongresse und Tagungsspesen 8% Prozesskosten 4% Tabelle 1.4 Zusammensetzung der Geschäftsreisekosten (2) Wie man in dem Vergleich der beiden Untersuchungen sieht, kommen diese zu ähnlichen Ergebnissen, was die Kosten für Transport und Unterkunft betrifft. Transportleistungen machen fast die Hälfte der Kosten aus, für Übernachtungen wird ein knappes Viertel des gesamten Budgets ausgegeben. Bei den Prozesskosten reicht die Spannweite aber von 4% bis 15%. Hier bestehen also noch starke methodische Unterschiede. Es zeigt sich, dass im TM noch ein durchgängiges, einheitliches Verständnis des Prozesses»Geschäftsreise«entwickelt werden muss. Die Transportkosten teilen sich wie in Abbildung 1.3 dargestellt auf. 3 Wirtschaftswoche: Geschäftsreiseklima Kosten im Travel Management 17

14 Abbildung 1.3 Transportkosten Entwicklung der Kosten Aufschlussreich ist auch die Entwicklung der Reisenkosten pro Reise in den letzten Jahren. Abbildung 1.4 zeigt die Entwicklung der Reisekosten im Inland. Abbildung 1.4 Durchschnittliche Kosten einer Inlandsreise (in EUR) Aus den beiden Abbildungen wird ersichtlich, dass die Kosten pro Reise deutlich gestiegen sind. Die hohe Steigerung im Jahr 2000 sollte aber auch hier mit der notwendigen Skepsis betrachtet werden. Diese Schwankung scheint durch Sonderfaktoren beeinflusst zu sein. Vergleicht man die Werte von 1996 und 2001, so sind innerhalb von fünf Jahren die Kosten einer Inlandsreise um 22%, die Kosten einer Auslandsreise um 68% gestiegen. Abbildung 1.5 zeigt die Kostenentwicklung bei Auslandsreisen. 18 Grundlagen des Travel Managements

15 Abbildung 1.5 Durchschnittliche Kosten einer Auslandsreise (in EUR) Die Umrechnung auf eine jährliche Basis ergibt durchschnittliche jährliche Wachstumsraten von 4% bzw. 11%. Diese Steigerung liegt deutlich über der Entwicklung des Preisniveaus. In dieser Tatsache ist auch ein wichtiger Grund für ein Informationssystem im TM zu erkennen. Hier können die Ursachen dieser Kostensteigerungen analysiert und erklärt werden. 1.4 Das Travel-Management-System (TMS) Oft wird von einem Travel-Management-System gesprochen. Was versteht man allgemein unter einem System? Ein System wird definiert als eine Gesamtheit von Elementen, zwischen denen unbestimmte Arten von Beziehungen bestehen oder hergestellt werden können. Beispiele für die Verwendung des Begriffes System in unterschiedlichen Bereichen sind etwa Währungssysteme, Warenwirtschaftssysteme und Betriebssysteme. Begriff Was heißt das nun übertragen auf das Travel Management? Ein Travel- Management-System beschreibt die Gesamtheit aller Elemente des Prozesses»Geschäftsreise«vom Anstoß bis zur Auswertung. Die wesentlichen Elemente dieses Systems sind also die beteiligten Personen, die internen Organisationseinheiten und die externen Firmen, die Beziehungen zwischen diesen Akteuren und die unterstützenden Verfahren. Wesentliche Bestandteile dieses Systems sind die verschiedenen Verfahrenstechniken. Diese Techniken können manueller Art sein, oder sie können sich auch moderner Technologien und Kommunikationsmittel bedienen. Travel Management mit SAP besteht also aus der Abbildung des Systems und der Unterstützung der spezifischen Prozesse durch Methoden und Verfahren der SAP-Architektur. Beschränkt man den Systembe- Travel Management mit SAP Das Travel-Management-System (TMS) 19

16 griff auf den technologischen Aspekt des Systems, was häufiger der Fall ist, so kann man ein TMS definieren als Abbildung der Systemelemente und Prozesse in eine Informationstechnologie. Aus dieser Perspektive ist das hier betrachtete Travel-Management-System ein Teil der SAP-Architektur. 1.5Aufbau des Buches In den folgenden Kapiteln werden der gesamte Prozess des Travel Management aus verschiedenen Blickwinkeln sowie die konkrete Umsetzung im SAP Travel Management beschrieben. In Kapitel 2 wird zunächst eine Übersicht über den Prozess»Geschäftsreise«gegeben. In Kapitel 3 werden Leistungsträger wie Flug, Bahn-, Autovermietungsund Hotelgesellschaften dargestellt und deren Besonderheiten erläutert. Im folgenden Kapitel werden zu dem bereits skizzierten Geschäftsprozess die einzelnen Abläufe im Detail vorgestellt und die Potenziale eines durchgängigen Prozesses aufgezeigt. In Kapitel 5 wird ein kurzer Überblick über das SAP Travel Management und dessen Einbindung in die SAP Architektur gegeben. Kapitel 6 beschäftigt sich ausführlich mit der Reiseplanung. Erläutert werden die Funktionalität und die Anpassungsmöglichkeiten im Rahmen des Customizings. In Kapitel 7 wird die Reisekostenabrechnung ebenfalls detailliert dargestellt. Auch hier werden die weitreichenden Parametrisierungsmöglichkeiten beschrieben. Kapitel 8 erklärt den Workflow im Travel Management und die hierbei besonders zu berücksichtigende Einrichtung der Berechtigungen. Im nächsten Kapitel wird auf technische Aspekte und die Integration des SAP TM eingegangen. Wichtig ist hier besonders die Anbindung an externe Reservierungssysteme. Kaptitel 10 behandelt über das Customizing hinausgehende Möglichkeiten der Anpassung und Programmierung. Die notwenige IT-Infrastruktur und die Gestaltungsmöglichkeiten werden in Kapitel 11 dargestellt. Im letzten Kapitel wird erläutern, wie mit SAP das Controlling des Prozesse durch verschieden Auswertungsmöglichkeiten wirksam unterstützt werden kann. 20 Grundlagen des Travel Managements

17 Kompaktdarstellung der Reisekosten 01 Name...: Anja Müller Testausdruck Pers.Nr..: IDES AG Zentrale Periode..: Frankfurt Kostenstelle: 2200 R E I S E K O S T E N A B R E C H N U N G I N Datum von bis Währ Verpf. Blg Unterk. Blg Fahrtk. Anz.Km Belege Erstattung Hinz.betrg Vorschuss Ausz.betrg 44. Woche : : Woche 46. Woche :00 EUR 234,00 131, ,00 546,40 0,00 546, :00 EUR 227,02-181,00-408,02-408,02- Gesamtsumme EUR 6,98 131,40 138,38 138,38 Abbildung 7.24 Kompaktformular Anpassungsmöglichkeiten Das SAP-System bietet dem Unternehmen in der Reisekostenabrechnung vielseitige Anpassungsmöglichkeiten. Hierbei handelt es sich zunächst um das so genannte Customizing, welches die Möglichkeit gibt, über Steuerungstabellen das Programm den Anforderungen des Unternehmens gemäß anzupassen. Des weiteren ist man in der Lage, über so genannte User-Exits das Programm zu ändern. Hierbei sind jedoch Programmierkenntnisse (ABAP) notwendig. Auf diese Anpassungsmöglichkeiten wird detaillierter in Kapitel 10, Anpassung und Programmierung, eingegangen. Das Customizing wird über den Einführungsleitfaden (IMG) im System durchgeführt. Der Einstieg kann über die Transaktion SPRO oder über das SAP Easy Access-Menü unter folgendem Menüpfad erfolgen: Werkzeuge Customizing IMG Projektbearbeitung. Customizing Das Reisemanagement ist im Einführungsleitfaden Bestandteil des Finanzwesens. Im Bereich der Reisekostenabrechnung ist der IMG (R/3 Enterprise-Release, Extension 2.0) wie in Abbildung 7.25 dargestellt aufgebaut. Das Customizing der Reisekostenabrechnung unterteilt sich dabei im Wesentlichen in die folgenden Bereiche: Stammdaten Reiseerstattungsbeträge Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung Lohnarten für Schnittstellen Übertragung ins Rechnungswesen Überleitung zum Datenträgeraustausch Anpassungsmöglichkeiten 257

18 Abbildung 7.25 IMG-Reisemanagement Weiterhin sind für die Reisekostenabrechnung noch die folgenden Bereiche aus der Rubrik Reisemanagement relevant: Nummernkreise für Reisenummern einrichten Integration Reiseplanung Reiseabrechnung Integration Reisemanagement Personalabrechnung Das Autorenteam erläutert hier beispielhaft einige Einstellungen und beschreibt deren Auswirkungen. Weiterführende Informationen können der SAP-Dokumentation entnommen werden, da aus Gründen der Übersicht und Transparenz an dieser Stelle auf eine zu detaillierte Darstellung verzichtet werden soll Stammdaten Der Bereich der Stammdaten im Einführungsleitfaden unterteilt sich in folgende Aktivitäten: Reiseabrechnungskonstanten überprüfen Ansprechpartner definieren 258 Reisekostenabrechnung

19 Hinzu kommen die Bereiche: Steuerungsparameter für Reisekosten Reisespesenarten Kreditkarten-Clearing In der Customizing-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten überprüfen werden Konstanten für die Reisekostenabrechnung gepflegt. Darunter befinden sich Teile der Privatwirtschaft und des öffentlichen Dienstes, wie zum Beispiel Konstanten für die Berechnung der Pauschalversteuerung und Konstanten für die 3-Monats-Regel. Eine Anpassung ist nicht notwendig, da gesetzliche Änderungen mit den HR-Support-Packages automatisch mitgeliefert werden. Hier sind Anpassungen nur bei kurzfristigen gesetzlichen Änderungen notwendig! Reiseabrechnungskonstanten Zusätzlich werden in dieser Customizing-Aktivität auch Einstellungen für den Reisemanager vorgenommen. So kann zum Beispiel mit der Konstante ACCAL eingestellt werden, nach wie vielen Tagen zurückliegende, noch nicht bearbeitete Reisekostenabrechnungen mit einer Warnglocke versehen werden sollen (Vorgabe SAP: 28 Tage). Möchte man den Reisenden in den Erfassungsszenarien die Möglichkeit geben, über einen Button die Angaben zu seinem zuständigen Sachbearbeiter der Reisestelle mit Angabe von Telefon etc. zu erfahren, dann kann man das mit der Customizing-Aktivität Ansprechpartner definieren realisieren. Sie können die Zuständigkeiten nach mehreren Kriterien bestimmen, z.b. nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens, dem Buchungskreis oder der Reiseregelungsvariante. Ansprechpartner definieren Beispielhaft könnte eine Definition wie in Abbildung 7.26 und 7.27 dargestellt aussehen. Steuerungsparameter für Reisekosten Im Bereich der Customizing-Aktivität Steuerungsparameter für Reisekosten werden u.a. die Reiseregelungsvarianten definiert sowie die globalen Einstellungen der Reiseregelungsvarianten gesetzt. So gehört es etwa zu den globalen Einstellungen, die Berücksichtigung der Vorsteuer pro Reiseregelungsvariante einzurichten. Beispielhaft wird dies an den Einstellungen in Abbildung 7.28 erläutert. Anpassungsmöglichkeiten 259

20 Abbildung 7.26 Zuständigkeit mit Bearbeiterzuordnung Abbildung 7.27 Zuständigkeit ausprägen 260 Reisekostenabrechnung

21 Abbildung 7.28 Globale Voreinstellungen Diese Einstellungen bewirken, dass die Vorsteuer immer anhand der Spesenart bestimmt wird und dass das Beleg-/Reiseland für die Ermittlung des Vorsteuervorschlagswertes benutzt wird. Dieses ist durch die Einführung des Euro notwendig geworden, da in Europa die Währung nicht mehr eindeutig für ein Land steht. Vorsteuer Ein weiterer Teil der Customizing-Aktivität Steuerungsparameter für Reisekosten ist der Bereich der Reiseprivilegien und der Bereich der Reisefakten. Zum Bereich der Steuerungsparameter aus den Reiseprivilegien gehören neben den Einstellungen zu Fahrzeugarten und Fahrzeugklassen auch die Einstellungen zu Mitarbeitergruppierungen und Erstattungsgruppen. Alle diese Customizing-Aktivitäten steuern die Eingabewerte für den Infotyp 0017 (Reiseprivilegien) in den Stammdaten des Mitarbeiters. Im Bereich der Steuerungsparameter aus Reisefakten werden sowohl die Reisegebiete als auch die Reisearten und Reisetätigkeitsarten definiert. Hier muss die Standardauslieferung nur angepasst werden, wenn das Unternehmen eine sehr komplexe und detaillierte Reiserichtlinie hat. Die Einstellungen der Standardauslieferung reichen für die gesetzlichen Vorgaben aus. Anpassungsmöglichkeiten 261

22 Reisespesenarten SAP PRESS:»SAP Travel Management«Leseprobe In diesem Bereich des IMG werden die Einstellungen für die Reisespesenarten vorgenommen. Die Spesenarten stehen immer in Abhängigkeit zur Reiseregelungsvariante und können somit für unterschiedliche Reiseregelungsvarianten auch unterschiedlich gesteuert werden. Die Spesenarten werden sowohl für Einzelbelege als auch für Pauschalen eingerichtet. Spesenart für Einzelbelege Die Einstellungen einer Spesenart für Einzelbelege seien beispielhaft anhand der Spesenart FLUG dargestellt (siehe Abbildung 7.29). Wie zu erkennen ist, werden die Einstellungen der Spesenart zeitraumabhängig vorgenommen. Es wird sowohl die Art der Erstattung und die Vorsteuer als auch die Darstellung im Erfassungsszenario Wochenbericht hier vorgenommen. Abbildung 7.29 Einstellungen der Spesenart FLUG Weiterhin kann über die Spesenzulässigkeit gesteuert werden, welche Mitarbeitergruppe auf diese Spesenart zugreifen kann. So könnte man zum Beispiel nur Managern erlauben, die Spesenart Bewirtung verwenden zu können. Auch die Nutzung der Erfassungsfunktion Beleg-Wizard wird hier eingestellt, da die Nutzung nicht für alle Spesenarten sinnvoll ist. 262 Reisekostenabrechnung

23 Im Gegensatz zu den Spesenarten für Einzelbelege sind bei den Spesenarten für Pauschalen gewisse Namenkonventionen zu beachten. So müssen die Spesenarten UBPA (Übernachtungspauschale), VERP (Verpflegungspauschale), VORK (Vorschuss Kasse) und VORS (Vorschuss) mit genau diesen Kürzeln vorhanden sein. Für die Spesenart für die pauschale Erstattung von Fahrtkosten gibt es eine feste Aufbauregel des Kürzels. Diese ist abhängig vom Customizing der Fahrzeugarten: Sind mehrere Fahrzeugarten im System vorgesehen, müssen die Spesenarten wie in Tabelle 7.8 gezeigt angelegt werden. Spesenart für Pauschalen Fahrzeugart Bedeutung Kürzel Spesenart P PKW FAKP Fahrtkostenpauschale PKW F Fahrrad FAKF Fahrtkostenpauschale Fahrrad M Motorrad FAKM Fahrtkostenpauschale Motorrad Tabelle 7.8 Spesenarten für Fahrtkostenpauschalen In den Einstellungen der Spesenarten für Pauschalen wird dann nur noch die Steuerung der Vorsteuer und die Reisespesenart eingestellt (siehe Abbildung 7.30). Abbildung 7.30 Einstellungen der Spesenart VERP Anpassungsmöglichkeiten 263

24 Ein weiterer Punkt der Customizing-Aktivitäten zu den Spesenarten ist die Einstellung zu Beleghöchstbeträgen und Vorschlagswerten. Hier kann zu jeder Spesenart ein Vorschlagswert oder Höchstbetrag vorgegeben werden. Die Einstellungen könnten beispielhaft wie in Abbildung 7.31 dargestellt aussehen. Abbildung 7.31 Vorschlagswerte bzw. Höchstbeträge von Spesenarten Bei den Hinzurechnungsbeträgen und Abzugsspesenarten sind die gesetzlichen Vorgaben als Vorschlagswerte definiert, bei der Spesenart TAXI gilt ein Höchstwert. Bei den Höchstwerten kann man auch noch das Systemverhalten dahingehend steuern, dass eine Warnung oder Fehlermeldung ausgegeben wird oder dass durch den Erfasser eine Begründung für die Höchstwertüberschreitung eingegeben werden muss. Kreditkarten-Clearing Bei den Customizing-Aktivitäten zum Kreditkarten-Clearing werden einmal die Kreditkartengesellschaften definiert und weiterhin die Umsatzschlüssel der Kreditkartenabrechnung den entsprechenden Spesenarten zugeordnet. Diese Zuordnung wird in Abhängigkeit zur Bezahlung der Belege durchgeführt, da es für die Erstattung relevant ist, ob ein Beleg bereits von der Firma oder vom Mitarbeiter bezahlt wurde (Schlüssel bf, bezahlt von Firma). 264 Reisekostenabrechnung

25 Abbildung 7.32 Zuordnung Kreditkartenumsatz Weiterhin wird gesteuert, ob der entsprechende Beleg nur in den Belegpuffer übernommen oder ob er automatisch einer Reise zugeordnet werden soll (Schlüssel wv, weitere Verfahrensweise). Die in Tabelle 7.9 dargestellte Auswahl ist für den Schlüssel wv möglich. Schlüssel wv Weitere Verfahrensweise 10 Umsatz in Belegpool zwischenspeichern (Belegpuffer) 14 Umsatz ignorieren 20 Umsatz in Reise einfügen, Status <= Reise erfolgt/offen 30 Umsatz in Reise einfügen, Status <= Reise erfolgt/abzurechnen 40 Umsatz in Reise einfügen, Status <= Reise erfolgt/genehmigt Tabelle 7.9 Mögliche Schlüssel für weitere Verfahrensweise beim Kreditkarten- Clearing Reiseerstattungsbeträge Der Bereich Reiseerstattungsbeträge im IMG umfasst alle Aktivitäten zu den Erstattungsbeträgen von Reisekostenpauschalen und unterteilt sich in folgende Bereiche: Anpassungsmöglichkeiten 265

26 Erstattungsbeträge für Fahrtkosten Erstattungsbeträge für die Unterkunft Erstattungsbeträge für Verpflegung Automatisches Einlesen von Reisekostenpauschalen Abzüge SAP PRESS:»SAP Travel Management«Leseprobe In den einzelnen Bereichen werden nicht nur die Erstattungsbeträge definiert, sondern auch die Steuerungsparameter für die Berechnungen der Reisekostenpauschalen eingestellt. Weiterhin wird das automatische Einlesen der Reisekostenpauschalen ermöglicht. Somit wird die Pflege der Daten wesentlich vereinfacht, da die aktuellsten Werte immer auf dem Service-Marktplatz der SAP ( zur Verfügung gestellt werden. Die Steuerungseinstellungen werden anhand der Berechnungsvorgaben der Verpflegungspauschalen kurz beschrieben (siehe Abbildung 7.33). Abbildung 7.33 Berechnung der Verpflegungspauschale Für die Berechnung der Verpflegungspauschale werden drei Kriterien herangezogen, die in Abhängigkeit zur Reiseregelungsvariante gesteuert werden können. Es handelt sich dabei um die Unterteilung der Reisezeit, die Bewertung der Reisezeit und die Tagesstaffelung bei der Erstattung nach Reisestunden. Die Einstellungen können immer in Abhängigkeit von Inlands- bzw. Auslandsreisen durchgeführt werden: 266 Reisekostenabrechnung

27 Unterteilung der Reisezeit Die Reisezeit kann jeweils für Inlands- und Auslandreisen in Kalendertage oder 24-Stunden-Intervalle unterteilt werden. Für ein so definiertes Intervall werden im Abrechungsprogramm die jeweiligen Verpflegungspauschalen berechnet. Bewertung der Reisezeit Durch diese Steuerungstabelle wird festgelegt, wie die Verpflegungspauschalen bzw. die Tageshöchstsätze für den Verpflegungseinzelnachweis bei Reisen berechnet werden. Die Bewertung kann nach einer Stundenstaffelung oder nach festgelegten Uhrzeiten erfolgen. Tagesstaffelung bei der Erstattung nach Reisestunde Verpflegungspauschalen können nach der Anzahl der Reisetage gestaffelt werden, falls an den Reisenden ab einem bestimmten Reisetag eine höhere Verpflegungspauschale ausgezahlt werden soll. Für die Tagesstaffelung gibt es zwei Berechnungsmethoden, die hier ausgewählt werden können. Ein weiterer Abrechnungsparameter ist die Dialogsteuerung bei mehreren Eintagesreisen an einem Tag, die hier aktiviert werden kann. Für gewisse Reisearten, wie zum Beispiel den Dienstgang, ist es sinnvoll, dass keine Dialogmeldung kommt, da es mehrere Dienstgänge an einem Tag geben kann. Ähnlich sind die Steuerungseinstellungen für die Unterkunft- und Fahrtkostenpauschalen vorzunehmen Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung Der Bereich der Dialog- und Reiseabrechnungssteuerung im IMG ermöglicht es dem Unternehmen, die Reisekostenabrechnung sehr flexibel und detailliert an seine Bedürfnisse anzupassen. So unterteilt sich der Bereich in drei weitere Bereiche: Dialogsteuerung Reiseabrechnungssteuerung Formularaufbau Dialogsteuerung Im Bereich der Dialogsteuerung (Oberflächenanpassung) können die Oberflächen auf Feldebene angepasst werden. Findet im Unternehmen keine Unterscheidung nach Reisetätigkeitsarten statt, so kann das Feld für die Eingabe in Abhängigkeit des Erfassungsszenarios ausgeblendet werden. Anpassungsmöglichkeiten 267

28 Abbildung 7.34 Feldeigenschaften in der Dialogsteuerung Neben dem Ausblenden von Feldern können auch eine Musseingabe oder auch eine reine Anzeige vorgegeben werden. Ebenso ist die Vorgabe von Vorschlagswerten möglich. Auch die Grundeinstellungen der einzelnen Reiseschemen, wie Nummernvergabe und globale Vorschlagswerte, werden hier vorgenommen (siehe Abbildung 7.35). Abbildung 7.35 Globale Einstellungen des Reiseschemas 268 Reisekostenabrechnung

29 Auch die Feldsteuerung der Zusatzinformationen der Spesenarten befindet sich in diesem Bereich des Customizings. Anhand der Spesenart HOTL für Hotelbelege sollen diese Einstellungen erklärt werden (siehe Abbildung 7.36). Abbildung 7.36 Feldsteuerung der Belegzusatzinformationen Da die Angabe der Anzahl der Frühstücke für die Berechnung der Spesen relevant ist, ist das Feld bei den Zusatzinformationen zur Spesenart HOTL als Mussfeld deklariert worden. Das System erlaubt nun ein Abspeichern der Reise nur, wenn dieses Feld gefüllt ist. Welche Felder wie eingestellt werden, ist abhängig von der Spesenart und den Anforderungen des Unternehmens. Die in Abbildung 7.36 dargestellten Einstellungen erzeugen für die Spesenart HOTL die Belegzusatzinformationen (siehe Abbildung 7.37). Reiseabrechnungssteuerung Im Bereich der Reiseabrechnungssteuerung werden zum Beispiel die Buchung und Auszahlung von Reisevorschüssen und die Buchung bezahlter Einzelbelege gesteuert. So kann für die Buchung und Auszahlung von Reisevorschüssen zwischen drei Varianten gewählt werden. Anpassungsmöglichkeiten 269

30 Abbildung 7.37 Belegzusatzinformationen der Spesenart HOTL Abbildung 7.38 Buchung und Auszahlung der Vorschüsse Es kann jedoch immer nur ein Verfahren gewählt werden; eine Kassenauszahlung und eine Vorschussüberweisung sind parallel nicht möglich. Vorschussüberweisungen sind heutzutage durch die Nutzung von Kreditkarten mit verlängerten Zahlungszielen eher unüblich geworden. Es ist aber mit Sicherheit weiterhin sinnvoll, den Reisenden einen Vorschuss in 270 Reisekostenabrechnung

31 Landeswährung des Reiselandes zu ermöglichen. Deshalb sollte der Kassenvorschuss als Buchungs- und Auszahlungsform verwendet werden. Formularaufbau SAP PRESS:»SAP Travel Management«Leseprobe Auch die Reisekostennachweis-Formulare können an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Alle möglichen Aktivitäten dazu sind in diesem Bereich zusammengefasst. Hier kann beispielsweise definiert werden, welche Informationen aus den Personalstammdaten zum Mitarbeiter angezeigt werden sollen Lohnarten für Schnittstellen Dieser Bereich des Einführungsleitfadens gruppiert alle Aktivitäten, die für die Lohnarten durchgeführt werden müssen. Dieses sind im allgemeinen folgende Aktivitäten: Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen Lohnarten den Reisespesenarten für Pauschalen zuordnen Diese Zuordnung ist zwingend erforderlich, auch wenn die SAP-Entgeltabrechnung nicht im Einsatz ist. Unter einer Lohnart versteht man in der Reisekostenabrechnung eher einen»sammelbehälter«zur gebündelten Weiterverarbeitung der Spesenarten. Alle weiteren Aktivitäten sind nur für Reiseregelungsvarianten des öffentlichen Dienstes relevant. Lohnarten für Einzelbelege In der Customizing-Aktivität»Lohnarten den Reisespesenarten für Einzelbelege zuordnen«werden den zuvor definierten Spesenarten Lohnarten zugeordnet, unabhängig davon, ob sie lohnsteuerfrei oder lohnsteuerpflichtig sind. Jeder Spesenart wird die Lohnart zeitraumabhängig zugewiesen. Eine Zuweisung einer zweiten Lohnart ist nur bei der Verwendung von Höchstsätzen und Verpflegungseinzelnachweisen notwendig. Die Abbildung 7.39 zeigt eine Variante zum Customizing einer Spesenart. Anpassungsmöglichkeiten 271

32 Abbildung 7.39 Lohnartenzuordnung zur Spesenart FLUG Lohnarten für Pauschalen Im Gegensatz zur Zuordnung von Lohnarten zu Spesenarten für Einzelbelege ist bei den Pauschalen die Zuordnung von lohnsteuerfreien und -pflichtigen Lohnarten notwendig. Die erste Lohnart steht für den lohnsteuerfreien Teil der Spesenart, die zweite Lohnart für den lohnsteuerpflichtigen Teil. In Deutschland gibt es noch bei den Verpflegungspauschalen die Besonderheit, dass ein Teil pauschal versteuert werden kann. Dazu ist dann eine dritte Lohnart zuzuordnen (siehe Abbildung 7.40) Übertragung Rechnungswesen In diesem Bereich des Einführungsleitfadens werden alle relevanten Punkte der Übertragung der Daten ins Rechnungswesen eingestellt. Nummernkreise Die Nummernkreise für die Buchungsläufe und für die Reiseübertragungsbelege (Ursprungsbelege) sind einzurichten. Für die Buchungsläufe ist der Nummernkreis des Lauftyps TR mit interner Nummernvergabe einzurichten. Dies gilt auch für den Nummernkreis der Reiseübertragungsbelege. Beispielhaft sei hier der Nummernkreis für Reiseübertragungsbelege gezeigt (siehe Abbildung 7.41). 272 Reisekostenabrechnung

33 Abbildung 7.40 Lohnartenzuordnung zur Spesenart VERP Abbildung 7.41 Nummernkreise für TRV-Buchungsbelege Anpassungsmöglichkeiten 273

34 Lohnart Symbolisches Konto In dieser Customizing-Aufgabe wird die Vorkontierung auf so genannten Symbolischen Konten gesteuert. Hierbei sind die Symbolischen Konten als funktionale Trennung zwischen Reisekostenabrechnung und Rechnungswesen zu sehen. Das hat verschiedene Vorteile. So ist man in der Lage, schnell und einfach Kontoänderungen im Rechnungswesen im System zu hinterlegen, ohne dabei selbst etwas an den Einstellungen im Reisemanagement ändern zu müssen. Möchte man zum Beispiel im Rechnungswesen die Reiseaufwände nicht mehr auf das Konto sondern auf das Konto buchen, so kann man in der Customizing-Aufgabe»Umwandlung Symbolische Konten in Aufwandskonten«einfach die Zuordnung ändern, ohne betrachten zu müssen, welche Lohnarten in der Reisekostenabrechnung betroffen sind. Weiterhin wird über diese Tabelle gesteuert, ob die Beträge der Lohnarten im Soll oder Haben des Aufwandskontos gebucht werden sollen und ob weitere Buchungen (u.a. Gegenbuchungen) stattfinden sollen. Abbildung 7.42 Symbolische Kontierung für die Finanzbuchhaltung Symbolische Konten werden aus einem zweistelligen alphanumerischen Schlüssel gebildet und haben entweder ein positives (+) oder negatives ( ) Vorzeichen. Durch das Vorzeichen wird gesteuert, ob ein positiver 274 Reisekostenabrechnung

35 Betrag auf Soll (+) oder Haben ( ) des Aufwandskontos gebucht werden soll. Ist für die Gegenbuchung kein Symbolisches Konto angegeben, verwendet das System das Symbolische Konto RR. Wenn im Rechnungswesen ein Aufwandskonto als Sachkonto ohne Kostenarten geführt wird, kann dieses auch über das Kennzeichen o.co- Empfänger vom Reisemanagement aus berücksichtigt werden. Die Spesenarten werden dann ohne Kontierungsobjekte übergeleitet. Werden für das Kreditkarten-Clearing auch die Kreditkarteninformationen benötigt, so können diese durch das Kennzeichen m.kreditkarteninformationen mitgegeben werden. Um buchungskreisübergreifende Buchungen bei der Gegenbuchung vermeiden zu können, kann durch das Kennzeichen Setzen des Aufwandsbuchungskreises der Buchungskreis des Aufwandskontos übernommen werden. Dieses erfolgt durch das Kennzeichen Setzen des Stammbuchungskreises bei einer möglichen zweiten Buchung. Die Zuordnungen in dieser Tabelle sind zeitraumabhängig, sodass man die Buchungslogik schon vorab im System ändern kann, diese aber erst zu einem anderen Datum aktiv wird. Es sollte jedoch für jede aktive Lohnart einen Eintrag mit dem Enddatum geben. Die Spalte Schlüssel wird nur bei Verwendung des User-Exits Anpassungen bei der Kontenfindung benötigt (siehe Abschnitt 10.4). Symbolisches Konto Aufwandskonto In dieser Customizing-Aktivität wird das Symbolische Konto in ein Aufwandskonto umgewandelt. Es ist hier zu beachten, dass diese Aktivität immer im Rechnungswesensystem durchgeführt werden muss. Sollte also das Travel Management nicht auf dem gleichen logischen System wie das Rechnungswesen laufen, so ist hier das Customizing auch nicht im Travel- Management-System durchzuführen. Es sind die folgenden Vorgänge zu bearbeiten: HRP Reisekostenbuchungen, Debitor/Kreditor HRT Reisekostenbuchungen, Aufwandskonten Die Einstellungen der Vorgänge sind kontenplanabhängig. Anpassungsmöglichkeiten 275

36 In der Spalte allg.modifikation wird das Symbolische Konto angegeben, in der Spalte Konto das Konto im Rechnungswesen. Zu beachten ist jedoch die Namenskonvention für die Spalte allg.modifikation. An der ersten Stelle muss immer eine 1 stehen, die zweite und dritte Stelle sind für das Symbolische Konto bestimmt. Abbildung 7.43 Vorgang HRP Im Vorgang HRP wird das Symbolische Konto RR verwendet. Eine Buchung findet hier in der Regel auf das Kreditorenkonto des Mitarbeiters statt. Dementsprechend wird die Zuordnung des Symbolischen Kontos zu einer Suchhilfe eingetragen, damit das System den Kreditor automatisch finden kann. In die Spalte Konto wird an der ersten Stelle ein Stern (*) eingetragen, der den Aufruf der Suchhilfe definiert. An der zweiten Stelle wird die Suche definiert, hier steht das K für Kreditor. Mit der dritten Stelle definiert man die Suchhilfe, wobei P für die Suchhilfe auf das Feld Personalnummer steht. Beim Vorgang HRT werden die Aufwandskonten den Symbolischen Konten zugeordnet. Eine Zuordnung kann zum Beispiel wie in Abbildung 7.44 aussehen. 276 Reisekostenabrechnung

37 Abbildung 7.44 Vorgang HRT Bei beiden Vorgangsarten sind die Buchungsschlüssel zu beachten. Sollte zum Beispiel die Gegenbuchung nicht auf einen Kreditor erfolgen, so sind im Vorgang HRP die Buchungsschlüssel anzupassen. Es sind weiterhin die Vorgaben und Einstellungen des Rechnungswesens des Unternehmens zu beachten. Ermittlung des FI-Ausgleichsdatums Für den Reisenden ist es oft wichtig zu erfahren, wann seine Reisekostenabrechnung von der Firma bezahlt worden ist. Es ist möglich, das Ausgleichsdatum bei der kreditorischen Auszahlung durch das System ermitteln zu lassen. Dann wird dem Reisenden in der Übersicht des Reisekostenmanagers und des Reisemanagers über ein Statussymbol gezeigt, dass die Reisekosten über das Finanzwesen ausgeglichen worden sind. Das Ausgleichsdatum wird als Quick-Info-Text beim Symbol angezeigt. Aktiviert wird diese Funktionalität in der Customizing-Aktivität»Ermittlung des FI-Ausgleichsdatums«. Die Einstellung ist in Abhängigkeit der Reiseregelungsvariante möglich. Es gilt jedoch zu beachten, dass das Ausgleichsdatum bei jedem Aufruf der Erfassungsszenarien wieder neu für jede Reise bestimmt wird. Es sollte also unterbunden werden, dass zu viele Reisen in den Übersichten Anpassungsmöglichkeiten 277

38 angezeigt werden. Jeder Anwender kann für sich selbst in den Übersichten bestimmen, welchen Zeitraum er zur Anzeige bekommt. Er sollte diesen Zeitraum auf die letzten zwölf Monate beschränken Nummernkreise für Reisenummern einrichten Der elementarste Bereich des Customizings für das SAP TM ist die Einrichtung der Nummernkreise für die Reisenummern, da ohne die Nummernkreise keine Reisen, weder Antrag und Planung noch Abrechnung, angelegt werden können. Die Nummernkreise werden in Abhängigkeit vom Personalbereich gesteuert. Eine beispielhafte Einstellung könnte wie in Abbildung 7.45 dargestellt aussehen. Abbildung 7.45 Nummernkreisintervall für Reisenummern Sollte eine personalbereichsübergreifende Nummernkreisvergabe gewünscht werden, so kann diese mit Hilfe eines User-Exits ermöglicht werden (siehe Abschnitt 10.4) Integration Reiseplanung Reiseabrechnung Durch die Aktivierung der Integration zwischen der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung erfolgt die Datenweitergabe vom Reiseplan einer Reise an die Reisekostenabrechnung dieser Reise und die automatische Generierung der Spesenbelege. Die Aktivierung erfolgt in Abhängigkeit der Reiseregelungsvariante. 278 Reisekostenabrechnung

39 Folgende Daten werden weitergegeben, vorausgesetzt sie wurden im Reiseplan angegeben: Rahmendaten der Reise (Zeit, Ziel, Grund etc.) Zwischenziele Kostenverteilung SAP PRESS:»SAP Travel Management«Leseprobe Spesenbelege (erzeugt aus den im Reiseplan gebuchten Reisedienstleistungen) Die Zuordnung, welche Spesenbelege aus welchen Reisedienstleistungen erstellt werden, wird in der Aktivität»Zuordnung Reisespesenbelege Reisedienstleistungskategorien definieren«vorgenommen. Eine beispielhafte Darstellung zeigt Abbildung Abbildung 7.46 Zuordnung von Spesenarten zur Reisedienstleistung Integration Reisemanagement Personalabrechnung In diesem Bereich des IMG werden die Lohnarten für das SAP TM eingestellt und die Berücksichtigung in der Entgeltabrechnung, falls notwendig, aktiviert. Hier ist besonders zu beachten, dass diese Aktivitäten, in Abhängigkeit zur gewählten Systemlandschaft, ggf. in einem anderen System vorgenommen werden müssen (siehe auch Abschnitt 11.1). Anpassungsmöglichkeiten 279

40 Die Einstellungen sind mit der Personalabteilung abzustimmen bzw. von der Personalabteilung durchzuführen. Die Verwendung der Musterlohnarten kann nicht empfohlen werden, da die Einstellungen dieser Lohnarten durch HR-Support-Packages überschrieben werden können. Sie dienen lediglich als Kopiervorlage. 7.3 Nationale Besonderheiten Die umfangreichen gesetzlichen und steuerrechtlichen Besonderheiten der einzelnen Länder oder Branchen machen es unverzichtbar, dass es für alle unterschiedliche Steuerungen im System gibt. Jede Landes- oder Branchenversion wird systemseitig in einer eigenen Reiseregelungsvariante abgebildet. Zur Zeit liefert die SAP 35 Reiseregelungsvarianten aus. In diesem Abschnitt wird auf die Funktionen der Reiseregelungsvariante für Deutschland in der Privatwirtschaft sowie im öffentlichen Dienst näher eingegangen; die weiteren Reiseregelungsvarianten werden vorgestellt Funktionen»Deutschland, Privatwirtschaft«Die Reiseregelungsvariante 01 für Deutschland, Privatwirtschaft beachtet alle gesetzlichen Regelungen aus dem Einkommenssteuergesetz (EstG) und den Lohnsteuerrichtlinien (LStR). So werden u.a. die Besonderheiten bei Verpflegungs-Mehraufwendungen und der Unterkunftsabrechnung berücksichtigt. Folgende Besonderheiten sind in der Reiseregelungsvariante abgebildet: Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Reisezeiten unter 24 Stunden Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen werden unter Berücksichtigung der 24-Uhr-Regel ermittelt, eventuelle Kürzungen eingeschlossen. Die 16-8-Uhr-Regel ist abgebildet. Sachbezugswerte werden beachtet. Kürzung von Frühstücken in Unterkunftsbelegen nach den gesetzlichen Vorgaben Die 3-Monats-Regel wird unterstützt. Berechnung von Werbungskosten Hinzurechnungsbeträge werden berücksichtigt. Systemseitig sind bei der Auslieferung alle zu diesem Zeitpunkt aktuellen Pauschalen abgebildet. Weiterhin können die aktuellen Pauschalsätze 280 Reisekostenabrechnung