SAPERION ECM Office Integration

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1 SAPERION ECM Offce Integraton

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3 Inhaltsverzechns 1 Installaton Offce Integraton Enführung Lzenserung Unterstützte Mcrosoft Offce Versonen Installaton Offce Integraton Voraussetzungen MSI-Date ausführen Update Starten von Offce Integraton Konfguraton Offce Integraton Anpassungen be der Installaton Konfguraton der Dokumentenanzege Konfguraton enes Systems mt mehreren Montoren Konfguraton be Verwendung enes RD Sesson Host Servers Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Abfragen... 8 Erstellung enes Abfrageprofls... 9 Mappng - Feldzuordnungen be Abfragen Archveren Erstellung enes Archverungsprofls Auswahl der Indexmaske Mappng - Feldzuordnungen bem Archveren Konfguraton der Archverung n Outlook Drag&Drop Ordner Enstellungen zu ELM Mal Enstellungen Anhänge Erstellung enes Profls Enfügen von Lnks Erstellung enes Profls zum Verlnken Enfügen von Lnks n Outlook Enschränken der Benutzer Konfguraton der Menüs Konfguraton der laufenden Anwendungen Natve Revson Renderng on Demand Konfguraton der laufenden Anwendungen n Outlook Allgemene Konfguratonen Globale Enstellungen... 27

4 Mene Enstellungen Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Öffnen enes Dokuments über de Offce Integraton Bearbeten von Dokumenten Bearbeten von Anhängen n Outlook Archveren von Dokumenten In SAPERION archveren Neu n SAPERION archveren An SAPERION Dokument anhängen Archveren mt MS Word, Excel oder PowerPont Archveren mt Outlook Archveren von Mals m Hauptfenster Archveren von Mals m Lesefenster Archveren von Mals m Bearbetungsfenster Archveren von Mal-Anhängen Markeren der archverten Mals Lnks auf SAPERION Dokumente Setzen enes Lnks n Word/ Excel Setzen enes Lnks n Outlook

5 1.1 Enführung SAPERION ECM Offce Integraton 1 Installaton Offce Integraton 1.1 Enführung Offce-Dokumente aller Art snd n enem heutgen Unternehmen von entschedender Bedeutung. De Opton "Offce Integraton" ermöglcht Ihnen de Archverung deser Dokumente drekt aus den Mcrosoft Offce-Anwendungen Word, Excel, PowerPont und Outlook heraus. De Benutzung der Opton "Offce Integraton" wrkt sch nur be der Specherung enes erstellten Dokuments aus. Se haben her de Möglchket, en erstelltes Dokument ncht auf der Festplatte zu spechern, sondern glech n SAPERION zu archveren.! Mt der Offce Integraton können nur strukturerte Dokumente geöffnet und bearbetet werden. Durch dese vollständge Integraton von SAPERION bestzen alle von Ihnen erstellten Dokumente von Anfang an de Vorzüge der Archverung, nsbesondere vollständge Revsonsscherhet. De ursprünglche Arbetswese mt MS Offce blebt durch de Verwendung der Opton "Offce Integraton" unverändert. Glechzetg werden de Dokumente aber revsonsscher abgelegt und stehen anderen Anwendern automatsch zur Verfügung. Nach dem Start von SAPERION und der jewelgen Offce-Anwendung steht Ihnen de Opton an den nstallerten Clents automatsch zur Verfügung. Se können für verschedene Dokumententypen unterschedlche Archverungsprofle festlegen, de anschleßend n der Offce-Anwendung nur noch ausgewählt werden müssen Be der Konfguraton der Archverung für enen bestmmten Dokumententyp werden verschedene Indexkrteren festgelegt. Als Indexkrteren können herbe Konstanten (z.b. der Dokumententyp Bref), Egenschaften des Dokuments (z.b. Autor des Dokuments) oder Tele des Dokuments (z.b. Inhalt ener bestmmten Excelzelle) denen. Glechzetg betet Ihnen de Opton de Möglchket der Recherche nnerhalb des SAPERION Archvs aus der Offce-Anwendung heraus. Se können so erstellte und archverte Dokumente jederzet weder fnden und weter bearbeten. Alle notwendgen Funktonen snd drekt n de Offce Oberfläche ntegrert. En Verlassen der Offce-Anwendung, z.b. zur Recherche enes archverten Dokuments n enem SAPERION Archv, st damt ncht mehr erforderlch. De Opton "Offce Integraton" kann mt den n der Kompatbltätslste aufgeführten MS Offce Versonen engesetzt werden. Wr empfehlen, de Verwendung des jewels aktuellen Servcepacks. De Offce Integraton st für de sequentelle Arbet mt SAPERION konzpert. Es st zwar prnzpell möglch mehrere Dokumente glechzetg n Offce zu bearbeten, es sollte aber dabe darauf geachtet werden, dass mmer nur ene SAPERION Akton ausgeführt wrd. Es st bespelswese ncht möglch, 1

6 1 Installaton Offce Integraton an enem Rechner mehrere Indexmasken glechzetg zu öffnen. Ebenso wrd de Wndows XP Funkton mehrere n der Taskleste grupperte Elemente gemensam zu schleßen, ncht unterstützt. Des Weteren st zu beachten, dass spezell n den Archverungs- und Revsonsevents verwendete SAPERION Makros n Kombnaton mt der Offce Integraton zu Konflkten führen können. Daher sollten entsprechende Makros ausführlch getestet werden Lzenserung Be der Arbet mt der Offce Integraton wrd ene Index-Lzenz verwendet. Es st also darauf zu achten, dass genügend Lzenzen zur Verfügung stehen. Alternatv kann auch de Opton "SAPERION Natve-Logn benutzen" verwendet werden. Herbe st dann ene manuelle Anmeldung mt Auswahl der gewünschten Lzenz notwendg. Aus lzenztechnscher Scht, wrd be der Ausführung ener Akton ene SAPERION Lzenz verbraucht. Nach Abschluss der Akton mt der Offce Integraton wrd dese Lzenz - sofern ken schtbarer Clent geöffnet st - nach maxmal 5 Mnuten weder fregegeben. Der Benutzer wrd automatsch ausgeloggt. De Lzenz wrd weter verbraucht, wenn en schtbarer SAPERION Clent vorhanden st Unterstützte Mcrosoft Offce Versonen Folgende Mcrosoft Offce Versonen werden unterstützt: Mcrosoft Offce 2007 Mcrosoft Offce Installaton Offce Integraton De Installaton der Opton "Offce Integraton" erfolgt mt Hlfe der separat mt geleferten Installatonsdate "SAOI3-All-In-One.MSI", de Se nach der Installaton der SAPERION CD m Verzechns "MSOffce" fnden. Mt der MSI-Date werden de notwendgen Dateen der Offce Integraton n en benutzerdefnertes Verzechns kopert. Außerdem werden alle erforderlchen DLL-Dateen regstrert. Für de Installaton benötgen Se folgende Rechte: Schrebrechte für de Regstry Schrebrechte für das benutzerdefnerte Installatonsverzechns der Offce Integraton.NET Framework 2.0 (Offce 2007) Falls Offce 2007 ohne ene aktve Internetverbndung nstallert wurde, muss vor der Installaton von Offce Integraton en Mcrosoft Patch nstallert werden. 1.3 Voraussetzungen Btte beachten Se folgende Voraussetzungen be der Installaton von Offce Integraton: 2

7 1.4 MSI-Date ausführen Installaton für Wndows Vsta und Wndows 7 Da de MS Offce Integraton unter Wndows Vsta / Wndows 7 ncht mt der UAC (User Access Control) zusammen arbetet, st das Deaktveren der UAC für den Installatonsprozess erforderlch. Installaton für Offce 2007 Für de Installaton für Offce 2007 muss mndestens das.net Framework 2.0 nstallert sen. Rendern von Dokumenten Das Rendern von Dokumenten n PDF, PDF/A oder TIF st nur möglch, wenn der jewelge Drucker nstallert st. Wenn es erwünscht st, ledglch lokal zu drucken, nehmen Se de Installaton drekt am ClentRechner vor, anderenfalls am Core Server. Das lokale Rendern wrd n der SAPERION-Konfguraton der jewelgen Software unter der Regsterkarte Laufende Anwendung" aktvert. 1.4 Wenn sch der Clent auf demselben Rechner we der Core Server befndet, st das Rendern über den Core Server ncht möglch. Beschrebungen und Hnwese zum Enrchten der Drucker auf dem Core Server entnehmen Se der entsprechenden Dokumentaton. MSI-Date ausführen De Vertelung der MSI-Date auf de enzelnen Clent-Rechner erfolgt mttels [Dstrbute]-Sekton n der PROGRAM.INI. Herbe darf de Sekton nur den Entrag für de MSI-Date selber enthalten. Anschleßend führen Se de MSI-Date enmalg auf jedem Rechner aus. Da das MSI-Fle de Offce Integraton mmer nur für den momentan angemeldeten Benutzer nstallert, müssen Se de "regster.exe" unter desem Benutzer ebenso ausführen, damt auch wetere Benutzer des glechen PCs de Offce Integraton verwenden können. 1.5 Update Möchten Se Ihre bestehende Offce Integraton aktualseren, führen Se de aktuelle MSI-Date aus. Kann de aktuelle MSI-Date ene bestehende Installaton ncht aktualseren, st das Denstalleren der bestehenden Verson notwendg (de Denstallaton kann über Systemsteuerung > Programme denstalleren ausgeführt werden). 1.6 Starten von Offce Integraton Bem ersten Start ener Offce-Anwendung wrd de "SAOI32.exe" geladen, wodurch noch kene SAPERION Lzenz verbraucht wrd. Auch wenn alle Offce-Anwendungen weder beendet wurden, blebt "SAOI32.exe" dauerhaft m Hntergrund gestartet. Be Ausführung ener Akton mt der Offce Integraton 3, z.b. ener Abfrage oder ener Archverung, wrd ene Verbndung zum SAPERION Clent aufgebaut. Falls noch ken SAPERION Clent läuft, wrd deser automatsch gestartet. Dese Verbndung wrd dann dauerhaft gehalten, auch wenn en schtbarer 3

8 2 Konfguraton Offce Integraton SAPERION Clent zwschenzetlch beendet wrd. Im Taskmanager st weterhn en "arche32.exe" Prozess schtbar. Deses Verhalten sorgt für kürzere Wartezeten, wenn noch wetere Aktonen mt der Offce Integraton durchgeführt werden. 2 Konfguraton Offce Integraton 2.1 Anpassungen be der Installaton Für den Admnstrator besteht de Möglchket, de Offce Integraton über verschedene Optonen den ndvduellen Bedürfnssen entsprechend anzupassen. Dese Optonen können über den Aufruf des Programms über de Kommandozele angepasst werden. Be der Installaton können folgende Anpassungen durch den Admnstrator vorgenommen werden: msexec /"SAOI3-All-In-One.ms" INSTALLDIR="C:\TargetDr" INSTALLMODE="/allusersadmn" /q /l*v c:\oi_nst_log.txt Konfguratonsoptonen Opton Beschrebung / "SAOI3-All-In-One.ms" Gbt an, dass de Date "SAOI3-All-In-One.MSI" nstallert werden soll. An deser Stelle kann auch en kompletter Pfad angegeben werden INSTALLDIR Legt fest n welchem Verzechns das Programm nstallert werden soll. Ohne Angabe erfolgt de Installaton n das Verzechns "...\Programme\SAPERION \MSOffce INSTALLMODE Herüber kann de Regstrerung des Add-Ins beenflusst werden. Es glt: /admn: OI3-Settngs nach HKCU schreben Regstrerung der "SAOI32.EXE" /allusers: OI3-Settngs nach HKLM schreben /allusersadmn: OI3-Settngs nach HKLM schreben Regstrerung der "SAOI32.EXE" Ohne Angabe der Parameter werden de "OI3"-Settngs nach HKCU geschreben. /q: De Installaton wrd m Slent-Mode durchgeführt. Dem Benutzer werden kene Daloge zur laufenden Installaton angezegt. /l*v: Im Fehlerfall st dese Opton sehr hlfrech, da hermt en komplettes Protokoll der Installaton geschreben wrd Konfguraton der Dokumentenanzege Um ene optmale Anzege der Dokumente zu errechen, werden be der Installaton der Offce Integraton automatsch folgende Enträge n der PROGRAM.INI vorgenommen: 4

9 2.1 Anpassungen be der Installaton [Internalvewer] doc=0 xls=0 ppt=0 dot=0 xlt=0 pot=0 rtf=0 Dokumentenanzege Wert Beschrebung 0 Das archverte Dokument wrd ausschleßlch extern angezegt. 2 Das archverte Dokument wrd durch den Befehl [Bearbeten] extern angezegt; Über den Befehl [Anzegen ] wrd es ntern angezegt.! Der Wert 1 (Öffnen und Bearbeten m nternen Vewer) darf ncht verwendet werden Konfguraton enes Systems mt mehreren Montoren In der PROGRAM.INI können Se n der unten genannten Sekton defneren, ob der SAPERION Clent n enem System mt mehreren Montoren angezegt oder ausgeblendet wrd. [MsOffce.Setup] TwoScreenSystem=TRUE Setup Parameter Parameter Beschrebung TwoScreenSystem TRUE = SAPERION Clent wrd ncht ausgeblendet (Standardwert) FALSE = SAPERION Clent wrd ausgeblendet Konfguraton be Verwendung enes RD Sesson Host Servers Be Verwendung enes Termnal Servers (RD Sesson Host Server) kann ene OFFICEINTEGRATION.INI-Date engesetzt werden, de alle Enstellungen enthält, welche für alle Clents bzw. Benutzer des Termnalservers gelten. In deser Konfguratonsdate werden vorwegend Enstellungsprofle für Offce-Anwendungen (z.b. Abfrage, Archveren, Anhängen u.ä.) zentral verwaltet. Se enthält des Weteren Setup-Optonen, de Se nach Bedarf anpassen können. Trotz Ensatz der Date OFFICEINTEGRATION.INI werden enge Varablen weterhn aus der Regstry gelesen, bespelswese welche Schaltflächen angezegt werden sollen. 5

10 2 Konfguraton Offce Integraton Btte beachten Se, dass Se de OFFICEINTEGRATION.INI be Bedarf manuell erstellen müssen. Es erfolgt kene automatsche Dstrbuton der INI-Date. Bespel (Ausschntt) [MsOffce.Setup] KeepClent=False LockTest=True FamlyName=SAPERION DontCreateButtons=False UseInCache=True TermnateSAOI32=False TwoScreenSystem=False DesredIconSet=400 WebServer= TIFPrnter=SAPERION (BlackIce) PDFPrnter=SAPERION (PDF) WnUserLogn=False NatveLogn=True Unstructured=False RenderTmeOutMultply=2 OI2ButtonActve=False AlterFace=False [MsOffce.Word.Query.1] Name=Query1 DDC=WrteTest Mask=WrteTest SysClent=SYSTEM Descrpton=Query1_WrteTest OpenAsTemplate=False FeldCount=0 GroupLst= UserLst= [MsOffce.Word.Add.1] Name=Add1 QueryProfle=Query1 ArchveProfle=Archve1 SysClent=SYSTEM Descrpton=Add1_WrteTest AskForFlename=False HdeAddMask=False HdeAddComment=False GroupLst= UserLst= 1. Legen Se ene OFFICEINTEGRATION.INI-Date manuell an. 6

11 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION 2. Alle notwendgen Enträge zur Konfguraton müssen dann manuell von der PROGRAM.INI herher mgrert werden. 3. Koperen Se anschleßend de OFFICEINTEGRATION.INI-Date n das folgende Verzechns: "...SAPERION\Applcaton\MSOffce". Sollten mehrere Installatonsverzechnsse vorhanden sen, sucht de Offce Integraton n dem Verzechns nach der OFFICEINTEGRATION.INI, auf das das AddIn regstrert st. 4. Stellen Se scher, dass das SAPERION Logverzechns für alle Benutzer schrebbar st. Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION De Konfguraton der SAPERION Offce Integraton wrd für jede Offce Anwendung separat vorgenommen. Herfür stehen Ihnen de jewelgen Konfguratonsdaloge zur Verfügung, de Se drekt aus der jeder Offce-Anwendung heraus aufrufen können. In der Offce Integraton werden alle be der Konfguraton vorgenommenen Enstellungen n der PROGRAM.INI abgelegt. En Ablegen der Enstellungen n der ARCHIEF.INI st ncht möglch. Sowet de Datenbankdefntonen, de von Ihnen be der Archverung verwendet werden sollen, berets exsteren, st kene wetere Konfguraton nnerhalb von SAPERION notwendg. Sollen neue Datenbankdefntonen verwendet werden, müssen Se dese sowe de dazugehörenden Masken zunächst erstellen. Um den Dalog "SAPERION Offce Integraton" zu öffnen, klcken n Ihrer jewelgen Offce-Anwendung m Rbbon START > Gruppe SAPERION > Befehl SAPERION KONFIGURATION. Beachten Se btte herbe, dass verwendete Masken kene Dokumentenanzege benhalten dürfen. In dem sch öffnenden Dalog können Se alle SAPERION-relevanten Enstellungen für de Offce Integraton vornehmen. 7

12 2 Konfguraton Offce Integraton Abb. 2 1: Dalog "SAPERION Offce Integraton" Abfragen In desem Dalog defneren Se bespelswese Profle für de Suche enes Dokuments drekt aus SAPERION heraus. Se legen her fest, welche Abfragemaske be ener Abfrage aus dem Offce-Programm heraus verwendet werden soll. Zusätzlch können her Enstellungen zu Suchkrteren und zum Öffnen als Vorlage vorgenommen werden. Abb. 2 2: Regsterkarte "Abfragen" 8

13 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Erstellung enes Abfrageprofls Um en neues Abfrageprofl zu erstellen, gehen Se we folgt vor: 1. Klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen]. Es öffnet sch en Dalog zur Engabe des Proflnamens. 2. Geben Se enen fre wählbaren Namen, zur Beschrebung der Abfrageenstellungen en. De zusammengefassten Enstellungen werden unter desem Namen gespechert und können herüber bem Ausführen ener Abfrage aufgerufen werden. Klcken Se auf [OK]. 3. Legen Se unter "Defnton" fest, welche Datenbankdefnton be der Abfrage durchsucht werden soll. Im Dropdown-Menü werden alle n SAPERION vorhandenen Defntonen angezegt, aus denen Se de gewünschte Defnton auswählen können. 4. Legen Se unter "Abfragemaske" fest, welche Abfragemaske be der Suche verwendet werden soll. Im Dropdown-Menü werden herfür alle zur Datenbank gehörenden Abfragemasken anzegt, aus denen Se de gewünschte Maske auswählen können. De ausgewählte Maske wrd als Dokumentenauswahlmaske verwendet. Se dent ausschleßlch der Auswahl und dem Öffnen enes Dokuments per Doppelklck. Andere Funktonen und dabe spezell komplexere Makros können zu Problemen führen. 5. Um enen Anwender be der späteren Auswahl enes Abfrageprofls zu unterstützen, können Se unter "Beschrebung" ene Beschrebung des jewelgen Profls engeben. Der her engegebene Text wrd dann be der Proflauswahl als Tooltp angezegt. 6. Standardmäßg werden de archverten Dateen als Offce-Dokument geöffnet. Wenn Se das archverte Dokument jedoch als Vorlage für en anderes Dokument verwenden möchten, st auch des möglch. Aktveren Se unter "Optonen" de Checkbox "Als Vorlage öffnen". Das entsprechende Dokument wrd dann als Offce-Vorlage behandelt. 7. Für Abfragen können Se ene Feldzuordnung vornehmen; herbe wrd festgelegt, welche Felder der Maske mt welchen Werten vorbelegt werden sollen. Klcken Se auf de Schaltfläche [Suchkrteren]. Der Dalog "Feldzuordnung" öffnet sch. 9

14 2 Konfguraton Offce Integraton 8. In dem Dalogfenster werden Ihnen alle zur SAPERION Defnton gehörenden Felder angezegt, doppelklcken Se auf das jewelge Feld, um es zu bearbeten (sehe Kaptel "Mappngs - Feldzuordnungen be Abfragen"). 9. Klcken Se auf [Spechern], um Ihre Enstellungen zu spechern Mappng - Feldzuordnungen be Abfragen In dem Dalogfenster "Feldzuordnung" werden alle zur SAPERION Defnton gehörenden Felder angezegt. Se defneren her, welche der Felder Se mappen wollen. Das Mappen erfolgt durch Angabe von Quelltyp und Quellfeld. Quelltyp Her legen Se fest, welche Art von Vorbelegung erfolgen soll. Herbe werden bem Feldmappng der Abfrage de Suchntervalle nachempfunden. Zur Auswahl stehen Ihnen herfür de folgenden Möglchketen: Quelltyp Quelltyp Beschrebung <= Be deser Auswahl handelt es sch um de obere Grenze des Suchntervalls. Der Wert, der gefunden werden soll, muss unter desem angegebenen Wert legen. Wenn Se her also bespelswese be "Quellfeld" ene 10 engeben, muss der Wert von "SAPERION Feld" klener oder glech deser 10 sen. = Be deser Auswahl müssen de Werte n "Quellfeld " und "SAPERION Feld" den glechen Wert aufwesen. Wenn Se her also für "Quellfeld" ene 10 engeben, muss deser Wert auch be "SAPERION Feld" stehen. >= Be deser Auswahl handelt es sch um de untere Grenze des Suchntervalls. Der Wert, der gefunden werden soll, muss über desem angegebenen Wert legen. Wenn Se her also bespelswese als "Quellfeld" ene 10 engeben, muss der Wert von "SAPERION Feld" größer oder glech deser 10 sen. Quellfeld Her geben Se de Werte an, de überschrtten, errecht oder unterschrtten werden müssen Archveren Um aus ener Offce-Anwendung heraus drekt nach SAPERION archveren zu können, benötgen Se en entsprechendes Profl, das alle notwendgen Enstellungen enthält. Dese Parameter nehmen Se n der Regsterkarte "Archveren" vor. Se können her festlegen, welche Defntonen und Masken be der Archverung verwendet werden sollen. Weterhn können Se das Archverungsformat festlegen. 10

15 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Abb. 2 3: Regsterkarte "Archveren" Erstellung enes Archverungsprofls Um en neues Archverungsprofl zu erstellen, gehen Se we folgt vor: 1. Klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen]. Es öffnet sch en Dalog zur Engabe des Proflnamens. 2. Geben Se enen fre wählbaren Namen, zur Beschrebung der Archverungsenstellungen en. De zusammengefassten Enstellungen werden unter desem Namen gespechert und können herüber be der Archverung auch ausgewählt werden. 3. Unter "Defnton" legen Se fest, welche Datenbankdefnton für de Archverung verwendet werden soll. Im Dropdown-Menü werden alle n SAPERION vorhandenen Defntonen angezegt, aus denen Se de gewünschte Defnton auswählen können. 4. Unter "Indexmaske" legen Se fest, welche Indexmaske be der Archverung verwendet werden soll. Im Dropdown-Menü werden alle n SAPERION vorhandenen Indexmasken angezegt, aus denen Se de gewünschte Maske auswählen können (sehe Kaptel "Auswahl der Indexmaske"). 5. Um enen Anwender be der späteren Auswahl enes Archverungsprofls zu unterstützen, können Se unter "Beschrebung" ene Beschrebung des jewelgen Profls engeben. Der her engegebene Text wrd Ihnen be der Auswahl enes Archverungsprofls als Tooltp angezegt. 11

16 2 6. Konfguraton Offce Integraton Unter "Format" wählen Se durch Aktverung der jewelgen Checkbox aus, n welchem Format en erstelltes Dokument gespechert werden soll. Standardmäßg wrd das Dokument als Applkatonsdate archvert, so dass ene wetere Bearbetung möglch st. Voraussetzung für de Archverung n enem anderen Format st de Verwendung der Opton "Renderng". Um en PDF/A zu erzeugen, muss de Date "Cdntf.dll" aus dem SAPERION Verzechns regstrert werden. 7. Be Mcrosoft Word, Excel und PowerPont der Verson 2007 SP2 sowe Verson 2010 st es möglch, PDF-Dateen drekt über Offce zu rendern. Btte aktveren Se, wenn gewünscht, de Checkbox "va Offce". Des st be Word für PDF/A über de entsprechende Checkbox "va Offce" möglch. 8. Wenn Se de Checkbox "Nach Datenamen fragen" unter "Erste Archverung" aktveren, wrd de m DDC-Desgner hnterlegte Lnkformel als Datenamen automatsch übernommen be ener Erstarchverung. 9. Aktveren Se de Checkbox "Renderng zuerst", um de gerenderte Date n enem strukturerten Dokument an de erste Stelle zu setzen und somt als erstes angezegt wrd. 10. Oftmals gbt es n Offce-Anwendungen Verknüpfungen zu anderen Dokumenten. Über de Checkbox "Verknüpfte Dateen" können Se festlegen, ob be ener Archverung de verlnkten Dokumente mt archvert werden sollen oder ncht. Berückschtgt werden herbe nur Lnks auf andere Anwendungsdateen, we bespelswese andere OffceDokumente oder PDF-Dateen. En Zugrff auf dese Dokumente st dann nur lesend möglch. Sollten sch nnerhalb der verlnkten Dokumente weder Lnks auf andere Dokumente befnden, werden dese ncht berückschtgt. 11. Unter "Sonstge" können Se folgende Konfguratonen für de Archverung vornehmen: Profl verbergen: Ist dese Enstellung aktv, kann das Dokument nur zu enem berets bestehenden SAPERION Dokument hnzugefügt werden. Be Erfolg löschen: Be aktverter Checkbox wrd das Dokument nach der Archverung gelöscht. Be Erfolg schleßen: Be aktverter Checkbox wrd das Dokument nach der Archverung geschlossen. 12. Klcken Se auf de Schaltfläche [Feldzuordnung]. Der Dalog "Feldzuordnung" öffnet sch. Her können Se festlegen, welche Werte aus dem Offce-Dokument übernommen und n welches Feld der Datenbank-Defnton geschreben werden soll (sehe Kaptel "Mappng - Feldzuordnungen bem Archveren"). 12

17 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION 13. Klcken Se auf [Spechern], um Ihre Enstellungen zu spechern Auswahl der Indexmaske Neben der Auswahl der Indexmaske fnden Se de Bereche "Erste Archverung" und "Revson", n denen Se festlegen, ob und wann de Index- bzw. de Revsonsmaske angezegt werden soll. Herfür stehen Ihnen de folgenden Optonen zur Verfügung: Auswahl n der Indexmaske Opton Beschrebung Indexmaske verbergen (Erste Archverung) De Aktverung deser Opton bewrkt, dass de Indexmaske be der Erstarchverung ncht angezegt wrd. Nach Datenamen fragen Be aktverter Checkbox wrd be der ersten Archverung nach enem Datenamen gefragt. Indexmaske verbergen (Revson) De Aktverung deser Opton bewrkt, dass de Indexmaske be der Erzeugung ener Revson ncht angezegt wrd. Kommentar verbergen Wenn de Opton aktv st, wrd das Engabefenster für den Revsonskommentar be der Erzeugung ener Revson ncht angezegt. Es kann statt dessen en Standardkommentar angegeben werden. Proflauswahl anzegen Be aktverter Checkbox können be der ersten Archverung und späteren Revsonen verschedene Archverungsprofle verwendet werden Mappng - Feldzuordnungen bem Archveren Vele Indexwerte, de Se be der späteren Archverung mt dem Profl benötgen, können Se drekt aus dem Offce-Dokument übernehmen. Über de Schaltfläche [Feldzuordnung] legen Se fest, welche Werte aus dem Offce-Dokument übernommen werden sollen und n welches Feld der Datenbankdefnton es geschreben werden soll. Se können auch ohne Feldzuordnungen archveren, doch müssen Se dann alle Felder der Indexmaske manuell ausfüllen. Abb. 2 4: Dalog "Feldzuordnung" In desem Dalogfenster werden Ihnen alle zur SAPERION Defnton gehörenden Felder angezegt, so dass Se her entscheden können, welche der Felder Se mappen wollen. Das Mappen erfolgt durch Angabe von Quelltyp und Quellfeld. Durch Doppelklcken auf das jewelge Feld öffnet sch herfür ene Auswahl. 13

18 2 Konfguraton Offce Integraton Welche Quelltypen und Quellfelder ausgewählt werden können, hängt von der verwendeten Offce-Anwendung ab. Quelltyp Mt dem Quelltyp legen Se de Art des Indexkrterums fest. Zur Auswahl stehen Ihnen herfür de folgenden Möglchketen: Quelltyp Quelltyp Beschrebung Const Be der Auswahl "Const" können Se m Feld "Quelle" feste Werte, z.b. Dokumententyp Bref, als Indexkrterum festlegen. Feld Be der Auswahl von "Feld" können m Feld "Quelle" Tele des Dokuments als Indexkrteren festgelegt werden. In Excel wären des bespelswese enzelne Zellen n der Form C4 oder selbst vergebene Feldnamen verwenden. Property Be der Auswahl "Property" handelt es sch um de Egenschaften des Dokuments (z.b. Autor, Erstellungsdatum, Specherpfad). De herbe auswählbaren Egenschaften werden Ihnen m Feld "Feldauswahl" angezegt. Specal Mt der Auswahl "Specal" können ncht zum Dokument gehörende Quellfelder, bespelswese Counter engebunden werden. Quellfeld Das egentlche Indexkrterum wrd unter Quellfeld festgelegt. Je nach Quelltyp und Offce-Anwendung werden Ihnen her verschedene Felder angezegt: Quellfeld Quellfeld Beschrebung Excel Entsprechend der Auswahl be "Quelltyp" werden Ihnen verschedene Felder zur Auswahl vorgegeben. Se können aber auch den Inhalt enzelner bzw. mehrerer Zellen angeben. Welche Zellennhalte für de Indexerung verwendet werden sollen, legen Se durch Angabe der Zellen fest. Es st an deser Stelle auch möglch, mehrere Zellen durch Semkolons getrennt anzugeben, deren Werte dann ebenfalls durch Semkolons getrennt n das Feld übernommen werden. Weterhn können Zellen von anderen Tabellenblättern angegeben werden. Herbe müssen de Werte n der Form "TabelleX!Zelle" angegeben werden. Gbt man mehrere Zellen hnter der Tabellenangabe an, werden de Inhalte durch Semkolons getrennt übernommen Word Entsprechend der Auswahl be "Quelltyp" werden Ihnen verschedene Felder zur Auswahl vorgegeben. Se können aber auch Textformularfelder oder Textmarken angeben. PowerPont Je nach Quelltyp werden Ihnen her entweder Felder zur Auswahl vorgegeben oder Se können konstante Werte engeben. Outlook Je nach Quelltyp werden Ihnen her entweder Felder zur Auswahl vorgegeben oder Se können konstante Werte engeben. Soll en Volltextfeld mt dem Inhalt des Offce-Dokuments gefüllt werden, muss be der Feldzuordnung das entsprechende Volltextfeld mt der Egenschaft Fulltext belegt werden. 14

19 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Mappngs In den rechten dre Spalten können Se für jede enzelne Zuordnung festlegen, be welchem Event de Feldzuordnung gelten soll. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Events: Archverung Revson Anhängen Ene belebge Kombnaton der Events st möglch.! Das Flag "NoRevMappng" wrd ncht mehr berückschtgt. In allen Offce-Anwendungen können Se auch ncht n der SAPERION DDC vorhandene Felder defneren. Be den so erzeugten Feldern handelt es sch um ncht persstente Varable, de weter verarbetet werden können. Klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen], der Dalog zur Engabe des Feldnamens öffnet. Abb. 2 5: Engabe der SAPERION Varable Starten enes Workflow-Prozesses Über de Offce Integraton kann auch drekt en Workflow-Prozess gestartet werden. Herfür müssen Se be der Feldzuordnung en Feld "SysDocFlow" vom Typ "Const" anlegen. Unter "Quelle" tragen Se enen spezellen Workflow-Prozess en. Durch Engabe von "*" wrd das Auswahlfenster der Workflow-Prozesse gestartet Konfguraton der Archverung n Outlook Für de Engabe spezell n Outlook benötgter Konfguratonen, öffne Se den Dalog "SAPERION Offce Integraton" aus Ihrer Outlook-Anwendung heraus. De Regsterkarte "Archveren" des Dalogs st um Outlook-spezfsche Enstellungen erwetert. 15

20 2 Konfguraton Offce Integraton Abb. 2 6: Regsterkarte " Archveren (Outlook)"! In den Optonen der E-Mal von Outlook 2003 muss das Bearbeten mt Word deaktvert sen Drag&Drop Ordner In Outlook können Se enen Ordner anlegen, der von der Offce Integraton automatsch überwacht wrd. Alle Mals, de n desen Ordner verschoben werden, werden automatsch archvert. Deser Ordner muss als Unterordner enes Ordners "SAPERION" angelegt werden, der sch n der glechen Herarcheebene befnden muss we der "Postengang". Abb. 2 7: Der "Überwachte Ordner" n Outlook Unter "Drag&Drop Ordner" müssen Se den Namen des zu überwachenden Ordners angeben. Mt der Checkbox "Aktveren" wrd de Überwachung gestartet. 16

21 2.2! Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Dese Funktonaltät steht Ihnen nur ab der Offce 2003-Verson zur Verfügung Enstellungen zu ELM Unter "Sonstge" haben Se de Möglchket, de Offce Integraton für de E-Mal Archverungslösung ELM zu konfgureren. Durch de Aktverung der Checkbox "ELM Varablen setzen" wrd be der Archverung zusätzlch das Systemfeld SYSELMROWID gesetzt und es werden zusätzlche Benutzer Varablen an das Mal-Objekt gehängt. Mt Hlfe deser Enstellungen st das Erkennen von Mals (ELM Job), de über de Offce Integraton archvert worden snd, möglch, so dass dese entsprechend behandelt werden können (sehe auch Dokumentaton ELM). Wenn Se dese Opton gesetzt haben, muss schergestellt werden, dass de OI3-DDC das Systemfeld SYSELMROWID enthält Mal Enstellungen Über de Schaltfläche [Mal Enstellungen] öffnen Se enen Dalog, n dem Se Mal Enstellungen vornehmen können. Abb. 2 8: Dalog "Mal Enstellungen" Nehmen Se folgende Enstellungen vor: 17

22 2 Konfguraton Offce Integraton Mal Enstellungen Parameter Beschrebung Allgemen Unter "Allgemen" stellen Se das Mal Format en. Wählen Se n dem Dropdown-Menü "Mal Format" aus, n welchem Format de E-Mals aus Outlook heraus gespechert werden sollen. Be der Auswahl "Natve" werden Mals n Orgnalformate archvert. De Specherung als RTF-Date setzt voraus, dass de Mal m RTF-Format vorlegt. Be der Specherung als DOC-Date wrd der Text der Mal als DOC-Date gespechert. In der Mal enthaltene Tabellen und Blder entfallen. HINWEIS: Wr empfehlen, MSG als Malformat zu verwenden. Mals zusammenfassen Durch Aktverung der Opton "Mals zusammenfassen" werden mehrere n Outlook markerte Mals be der Archverung zu enem SAPERION Dokument zusammengefasst. Herbe werden für de Indexerung de Indexkrteren der letzten Mal verwendet, de markert wurde. Ist de Opton ncht aktvert, wrd aus jeder markerten Mal en egenes SAPERION Dokument erzeugt. Anhänge Unter "Anhänge" nehmen Se Enstellungen zum Format der Anhänge vor. Se können herbe genau festlegen, welche Datetypen mt archvert werden sollen oder welche Typen von der Archverung grundsätzlch ausgeschlossen werden sollen. Auswahl zulassen Wenn Se de Checkbox "Auswahl zulassen" aktveren, stellen Se en, dass dem Anwender n Outlook ene Auswahl der Anhänge angezegt wrd, n der er genau festlegen kann welcher Anhang archvert werden soll und welcher ncht. Datetypen Unter Datetypen müssen Se zunächst festlegen, we mt den anzugebenden Datetypen verfahren werden soll. Wählen Se aus dem Dropdown-Menü den entsprechenden Entrag: Hnzufügen Alle: Alle vorhandenen Anhänge werden n SAPERION be der Archverung berückschtgt Gewählte archveren: Nur de Anhänge mt den ausdrücklch angegebenen Dateendungen werden be der Archverung berückschtgt Gewählte ausschleßen: Alle vorhandenen Anhänge, bs auf de ausdrücklch angegebenen Dateendungen, werden be der Archverung berückschtgt. Zur Angabe der zu berückschtgenden Datetypen klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen]. Herdurch öffnet sch en Dalogfenster, n dem Se de gewünschte Dateendung engeben können. Löschen Um enen Datetyp aus der Lste zu entfernen, markeren Se de entsprechende Endung und entfernen se über de Schaltfläche [Löschen] Anhänge Neu erstellte Offce-Dokumente, de sachlch und nhaltlch zu enem berets n SAPERION abgelegten Vorgang gehören, können zu dem berets exsterenden Dokument hnzu gefügt werden. 18

23 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Des st n der Offce Integraton möglch. Se können Dokumente an en berets bestehendes SAPERION Dokument anhängen. De notwendgen Enstellungen können auf der Regsterkarte "Anhängen" vorgenommen werden. Abb. 2 9: Regsterkarte "Anhängen" Erstellung enes Profls Um en neues Profl für den Anhang zu erstellen, gehen Se folgt vor: 1. Klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen]. Der Dalog zur Engabe des Proflnamens öffnet sch. 2. Geben Se enen fre wählbaren Namen, zur Beschrebung der Enstellungen en. De zusammengefassten Enstellungen werden unter desem Namen gespechert und können herüber be der Anhängen auch ausgewählt werden. Klcken Se auf [OK]. 3. Unter "Abfrageprofl" legen Se fest, über welches Abfrageprofl das SAPERION Dokument, zu dem das aktuelle Dokument hnzugefügt werden soll, ermttelt wrd. Wählen Se aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Profl aus. Das verwendete Abfrageprofl und das verwendete Archverungsprofl müssen bede auf der glechen DDC beruhen. 4. Unter "Archverungsprofl" legen Se fest, über welches Profl de Archverung des Dokuments erfolgen soll. Wählen Se aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Profl aus. 5. Um enen Anwender be der späteren Auswahl des Profls zu unterstützen, können Se unter "Beschrebung" enen beschrebenden Text des jewelgen Profls engeben. Der her engegebene Text wrd Ihnen be der Auswahl enes Profls zum Anhängen an en SAPERION Dokument als Tooltp angezegt. 19

24 Konfguraton Offce Integraton Unter "Optonen" können Se wetere Enstellungen vornehmen: Nach Datename fragen: Wenn de Checkbox aktvert st, wrd bem Anhängen nach dem Datenamen gefragt. Indexmaske verbergen: Wenn de Checkbox aktvert st, wrd de Indexmaske bem Anhängen ncht angezegt. Kommentar verbergen: Wenn de Checkbox aktvert st, kann bem Anhängen ken Kommentar engetragen werden. De vorgenommenen Enstellungen spechern Se über de Schaltfläche [Spechern] ab. Enfügen von Lnks Se haben de Möglchket, n enem Offce Dokument auf en n SAPERION archvertes Dokument zu verwesen. De notwendgen Enstellungen zur Verlnkung nehmen Se auf der Regsterkarte "Enfügen" vor. Abb. 2 10: Regsterkarte "Enfügen" Erstellung enes Profls zum Verlnken Um en neues Profl zum Verlnken zu erstellen, gehen Se we folgt vor: 1. Klcken Se auf de Schaltfläche [Hnzufügen]. Es öffnet sch en Dalog zur Engabe des Proflnamens. 2. Geben Se enen fre wählbaren Namen, zur Beschrebung des Profls. De zusammengefassten Enstellungen werden unter desem Namen gespechert und können herüber bem Ausführen ener Verlnkung aufgerufen werden. 20

25 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION 3. Unter "Defnton" legen Se fest, welche Datenbankdefnton durchsucht werden soll. Im Dropdown-Menü snd alle n SAPERION vorhandenen Defntonen aufgelstet. Wählen Se de gewünschte Defnton aus. 4. Legen Se fest, welche Abfragemaske be der Suche verwendet werden soll. Wählen Se m Dropdown-Menü den entsprechenden Entrag für de Abfragemaske. De ausgewählte Maske wrd als Dokumentenauswahlmaske verwendet. Se dent ausschleßlch der Auswahl und dem Öffnen enes Dokuments per Doppelklck. Andere Funktonen und dabe spezell komplexere Makros können zu Problemen führen. 5. Um enen Anwender be der späteren Auswahl enes Profls zur Erstellung enes Lnks zu unterstützen, können Se unter "Beschrebung" ene Beschrebung des jewelgen Profls engeben. Der her engegebene Text wrd be der Proflauswahl als Tooltp angezegt. 6. Unter "Optonen" können Se für Outlook defneren, ob der Versand des Orgnaldokuments gewünscht st (sehe Kaptel "Verlnkung n Outlook"). 7. Aktveren Se de Checkbox "Lnk mmer auf de aktuellste Revson", wenn Se wünschen, dass stets auf de aktuelle Revson verwesen wrd. 8. Klcken Se auf de Schaltfläche [Spechern], um Ihre Enstellungen zu spechern Enfügen von Lnks n Outlook Für de Konfguraton von Mcrosoft Outlook steht Ihnen unter "Optonen" de Checkbox "Orgnaldokument enfügen" zur Verfügung. Innerhalb von MS Outlook haben Se ncht nur de Möglchket enen Lnk auf en SAPERION Dokument zu versenden, so dass der Empfänger der Mal drekt über desen Lnk auf das Dokument zugrefen kann, sondern auch de Möglchket, das Orgnaldokument zu verschcken. Herdurch werden de Anwendungsdateen aus dem ausgewählten SAPERION Dokument n de Nachrcht engefügt. Orgnaldokumente können nur aus strukturerten SAPERION Dokumenten engefügt werden. Um den Versand des Orgnaldokuments zu aktveren, aktveren Se de Checkbox "Orgnaldokument enfügen". Dese Enstellung glt ncht für Offce 2007, da her m Menü de jewelge Varante ausgewählt werden kann Enschränken der Benutzer In den mesten Anwendungsfällen sollen ncht alle Benutzer der Offce Integraton alle engerchteten Profle benutzen können. Daher können Se auf der Regsterkarte "Benutzerzugrff" für jedes angelegte Profl Anwender und Gruppen festlegen, de deses verwenden können. 21

26 2! Konfguraton Offce Integraton Treffen Se her kene Auswahl, steht das Profl allen Anwendern zur Verfügung. Abb. 2 11: Regsterkarte "Benutzerzugrff" Um den Benutzerzugrff festzulegen, gehen Se we folgt vor: 1. Im Berech "Profle" werden Ihnen alle n der Offce Integraton angelegten Profle angezegt. Markeren Se zunächst das gewünschte Profl und klcken anschleßend auf den Button [Hnzufügen]. Über de Schaltfläche [Löschen] können Anwender oder Gruppen weder aus der Lste entfernt werden. 2. De Gruppen und dazugehörgen Benutzer werden n der rechten Daloghälfte aufgelstet. Wählen Se dese durch Aktverung der jewelgen Checkboxen aus Der Benutzer muss drektes Mtgled der jewelgen Gruppe sen. Klcken Se abschleßend auf [OK]. Konfguraton der Menüs Se können de n den Offce-Anwendungen angezegten Menüs Ihren Bedürfnssen entsprechend anpassen; so st es möglch, de Anzege sowe de Beschrftungen der Befehle zu defneren. Dese Enstellungen nehmen Se auf der Regsterkarte "Menüenstellungen" vor. Änderungen an der Beschrftung und der Anzege der Menüpunkte werden erst bem nächsten Start der Offce-Anwendung wrksam. 22

27 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Abb. 2 12: Regsterkarte "Menüenstellungen" De Regsterkarte "Menüenstellungen" dent der Konfguraton der angezegten Schaltflächen und deren Beschrftung Wählen Se m Dropdown-Menü, wo und ob der entsprechende Befehl angezegt werden soll. Zur Auswahl stehen: Menu Button: Es wrd sowohl der Menüentrag als auch ene Schaltfläche angezegt. Menu anzegen: Es wrd nur der Menüentrag angezegt. Button anzegen: Es wrd nur de Schaltfläche angezegt. Nchts anzegen: Es wrd gar nchts angezegt. Weterhn können Se für jeden Menüpunkt der Offce Integraton sowohl für Deutsch als auch für Englsch ene egene Beschrftung engeben.! Se geben an deser Stelle nur de Beschrftung für de de beden Sprachen Deutsch und Englsch en. En Wechseln der angezegten Sprache st herüber ncht möglch 3. Über de Schaltfläche [Zurücksetzen] können Se auf de Vorenstellungen zurückgrefen. 4. Klcken Se auf [Spechern], um Ihre Enstellungen zu spechern Konfguraton der laufenden Anwendungen Auf der Regsterkarte "Laufende Anwendung" nehmen Se Enstellungen für de laufende MS Offce-Anwendung vor. 23

28 2 Konfguraton Offce Integraton Nehmen Se her Enstellungen gemäß folgender Tabelle "Laufende Anwendung" vor und klcken Se abschleßend auf [Spechern]. Abb. 2 13: Regsterkarte "Laufende Anwendung" Laufende Anwendung Parameter Beschrebung Natve Revson De Enstellung der Checkbox "Natve Revson" wrd nur be der Revson von Dokumenten verwendet, de bem ersten Archveren ncht über de Offce Integraton archvert wurden (sehe Kaptel "Natve Revson"). Nachfrage bem Enchecken Aktveren Se de Checkbox "Nachfrage bem Enchecken", wenn Se wünschen, dass bem Schleßen ene Abfrage, ob das Dokument engecheckt werden soll, erfolgt. Ist de Checkbox deaktvert, erfolgt das Enchecken automatsch. Lokal rendern Standardmäßg wrd be der Offce Integraton das Renderng am Broker ausgeführt. Über de Checkbox "Lokal Rendern" können Se festlegen, dass das Rendern stattdessen lokal ausgeführt wrd (sehe auch Kaptel "Renderng on Demand"). HINWEIS: Voraussetzung für de Nutzung der Renderngfunktonen st de Opton "Renderng". DPI (Broker) Unter DPI (Broker) legen Se de Qualtät des Renderngprozesses am Broker fest, ndem Se de Render-Auflösung angeben. Nur enmal archveren Mt der Enstellung der Checkbox "Nur enmal archveren" wrd vor jeder Archverung geprüft, ob de E-Mal berets n SAPERION archvert wurde. Ist des der Fall, wrd der Benutzer darauf hngewesen und gefragt, ob er de Mal wrklch en weteres mal archveren möchte. HINWEIS: Wenn zusätzlch de Opton "ELM Varablen setzen" (sehe Kaptel "Enstellungen zu ELM" oben) gewählt wurde, st es ncht möglch de Mal mehrmals zu archveren. 24

29 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Natve Revson Wenn Se unter der Regsterkarte "Laufende Anwendungen" de Checkbox "Natve Revson" gesetzt haben, werden be der Revson von Dokumenten, de ohne Offce Integraton archvert und anschleßend mt der Offce Integraton bearbetet und revsonert werden sollen, kenerle Änderungen am Index des SAPERION Dokumentes vorgenommen. Des bedeutet: Feldzuordnungen werden gnorert Es werden kenerle Indexmasken angezegt Lnks werden be Revsonen ncht archvert Es wrd mmer de Maske für de Engabe des Revsonskommentars und der Revsonsnummer angezegt Das Dokument wrd nur m Orgnalformat archvert (ken Renderng) Dokumente, de über Outlook (Body und Attachment) oder als Lnk mt archvert werden, werden mmer mt "Natve Revson" revsonert.! Archverte Dokumente, de zwschenzetlch normal über den Spechern Dalog n Offce 2000 gespechert werden, können ncht mehr über "n SAPERION archveren" revsonert werden. Es öffnet sch stattdessen ene leere Indexmaske zur Neuarchverung Renderng on Demand Wenn Se ncht alle Dokumente rendern, sondern des nur be Bedarf ausführen möchten, st das Rendern aus der Indexmaske heraus möglch. Zu desem Zweck stehen de Egenschaften "OIRenderTIF" und "OIRender PDF" zur Verfügung, de Se als Checkbox n de jewelge Indexmaske ntegreren. 1. Öffnen Se den Masken-Desgner m Rch Clent. 2. De Opton "Varable" steht Ihnen n desem Dalog nur zur Auswahl, wenn Se vorab m Rbbon OPTIONEN > Gruppe ANSICHT > Checkbox WEB CLIENT deaktvert haben. Durch Hnzufügen enes Feldes, öffnet sch der Dalog "Masken-Feld". 25

30 2 3. Konfguraton Offce Integraton Aktveren Se den Radobutton "Varable" und tragen de gewünschte Egenschaft n das dafür vorgesehen Textfeld en: OIRenderTIF OIRender PDF 4. Wählen Se anschleßend aus dem Dropdown-Menü den Entrag "Ja/ Nen". 5. Klcken Se auf [OK], um Ihre Enstellungen zu spechern Konfguraton der laufenden Anwendungen n Outlook Wenn Se aus Outlook heraus de SAPERION Konfguraton der laufenden Anwendungen vornehmen, steht Ihnen zusätzlch de Auswahl "Sende-Modus" zur Verfügung. Der Sende-Modus defnert, we sch de Offce Integraton bem Versenden ener Mal verhalten soll. Se können her bespelswese festlegen, dass versandte Mals mmer auch archvert werden sollen. Folgende Vorenstellungen snd möglch: Laufende Anwendung n Outlook Parameter Beschrebung Senden De Mal wrd versandt aber ncht archvert (kann geändert werden) Archveren De Mal wrd gesendet und archvert (kann geändert werden) Immer archveren De Mal wrd mmer bem Versenden auch archvert Immer senden De Mal wrd bem Versenden ne archvert 26

31 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Wenn en MDA mt Hlfe der Software "ActvSync" an enen Clent angeschlossen st, kann der Sende-Modus aus technschen Gründen ncht verwendet werden. Ene Automatsche Archverung versandter Mals st ncht möglch Allgemene Konfguratonen Allgemene Konfguratonen zur Offce Integraton können auf den Regsterkarten "Globale Enstellungen" und "Mene Enstellungen" vorgenommen werden Globale Enstellungen Abb. 2 14: Regsterkarte "Globale Enstellungen" In der Regsterkarte "Globale Enstellungen" nehmen Se folgende Enstellungen vor und klcken abschleßend auf [Spechern], um Ihre Enstellungen zu spechern. Globale Enstellungen Parameter Beschrebung Lokales Renderng Be den globalen Enstellungen können m Berech "Lokales Renderng" de Namen des verwendeten TIF- bzw. PDF-Druckers geändert werden. Des st eventuell be der Verwendung enes Wndows Termnal Servers notwendg, da dort abwechende Druckernamen hnterlegt snd. HINWEIS: Es kann nur der Name enes SAPERION Standard Druckers angegeben werden. De Verwendung fremder Drucker st herüber ncht möglch. 27

32 2 Konfguraton Offce Integraton Parameter Beschrebung Wndows Benutzername verwenden Ist de Checkbox aktvert, erfolgt ene Anmeldung be SAPERION mt dem Benutzernamen und dem Passwort des aktuellen Wndows-Benutzers. Ledglch wenn das Logn fehlschlägt, wrd der Anwender n enem Anmeldedalog nach der Engabe sener Anmeldedaten aufgefordert. HINWEIS: Be deser Art der Anmeldung st ene vorherge Synchronsaton der Benutzerverwaltung notwendg. SAPERION Natve Logn anzegen Be aktverter Checkbox wrd das standardmäßge Anmeldefenster von SAPERION angezegt. Herüber st auch ene Unterstützung der Mandantenfähgket möglch. Use INI-Cache Alle Enstellungen werden n ener lokalen INI-Date gecachet. Be Leseanwesungen aus der PROGRAM.INI wrd nur aus der lokalen Kope gelesen. Btte nutzen Se dese Enstellung nur auf ausdrücklche Anwesung des SAPERION Supports. HINWEIS: Be Aktverung der Checkbox "Use INI-Cache" und glechzetgem Nutzen der OFFICEINTEGRATION.INI gelten stets de Enstellungen n der Date OFFICEINTEGRATION.INI (sehe auch Kaptel "Konfguraton be Verwendung enes RD Sesson Host Servers"). Icons Wählen Se aus den her aufgelsteten Icon-Sets das gewünschte Set aus. Verson 6 Classc Mene Enstellungen In der Regsterkarte "Mene Enstellungen" nehmen Se lokale Enstellungen vor. Dese snd n der folgenden Tabelle näher erläutert. Abb. 2 15: Regsterkarte "Mene Enstellungen" 28

33 2.2 Konfguraton der Offce Integraton n SAPERION Mene Enstellungen Parameter Beschrebung Sprache Wählen Se aus dem Dropdown-Menü de Sprache der Offce Integraton aus. Protokoll Für de Offce Integraton exstert ene Protokollerung, de Se her konfgureren können. Wählen Se aus dem Dropdown-Menü de Stufe der Protokollerung aus. De Enstellung "INFO" st nur m Fehlerfall zu empfehlen. Im normalen Betreb sollte de Enstellung "USER" gewählt werden. Über de Schaltfläche [Anzegen] können Se sch das ausgewählte Protokoll jederzet anzegen lassen (sehe Abbldung unten). Clent mmer schtbar Dese Enstellung st nur be der Verwendung von zwe Montoren von Bedeutung. Be der Verwendung von zwe Montoren (auf enem Montor st der SAPERION Clent und auf dem zweten Montor de Offce-Anwendung zu sehen) wrd durch Aktverung der Checkbox verhndert, das sch be der Archverung über de Offce Integraton der Clent auf dem zweten Montor mnmert wrd. Logn für desen Mandanten Protokoll Abb. 2 16: Bespel: Protokoll "INFO" Für jede Applkaton wrd herbe ene egene LOG-Date geschreben, de Se m TEMP-Verzechns der lokalen Enstellungen fnden. Bezechnet werden de Log-Dateen we folgt: SaOIExcel.log: Log Date von Excel SaOIOutlook.log: Log-Date von Outlook SaOIWord.log: Log-Date von Word SaOIPowerpont.log: Log-Date von PowerPont 3 Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Der Zugrff auf de Funktonen der Offce Integraton erfolgt über ene egene SAPERION Symbolleste m Rbbon der Anwendung. 29

34 3 Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Klcken Se m Rbbon START > Gruppe SAPERION. Abb. 3 1: Rbbon n MS Word SAPERION Symbole für MS Word/ Excel Symbol 3.1 Funkton Menü Suchen und Öffnen enes Dokumentes aus SAPERION Date Archveren des Dokuments n SAPERION ggf. Revsonserzeugung Date Archveren des Dokuments als neues Dokument Date Anfügen des Dokuments an en bestehendes Dokument (mttels Suche) Date Enfügen ener Verlnkung zu enem bestehenden Dokument (mttels Suche) Enfügen Öffnen enes Dokuments über de Offce Integraton En n SAPERION archvertes Dokument können Se n der jewelgen Offce-Anwendung öffnen: 1. Klcken Se m Rbbon START > Gruppe SAPERION > Befehl AUS SAPERION ÖFFNEN. Der Dalog "Profl-Auswahl" öffnet sch. 2. Her werden Ihnen de vorhandenen Abfrageprofle angezegt, aus denen Se das gewünschte Profl auswählen können. Markeren Se den entsprechenden Entrag und klcken auf [OK]. 3. Anschleßend öffnet sch de Abfragemaske, über de das gewünschte Dokument gesucht werden kann. Innerhalb der Offce-Anwendungen steht de Abfragemaske nur zur Auswahl des gewünschten Dokuments zur Verfügung. Änderungen am Index können ncht vorgenommen werden. 4. Starten Se de Suche nach dem Dokument n der Abfragemaske. In der Ergebnslste werden Ihnen de Resultate aufgelstet. 5. Öffnen Se das gewünschte Dokument per Doppelklck. 30

35 Bearbeten von Dokumenten Über de Offce Integraton kann nur de aktuelle Revson enes Dokuments geöffnet werden. Ältere Revsonen können ncht geöffnet werden. Nehmen Se nun de Änderungen am Dokument vor. Anschleßend kann es archvert (sehe Kaptel "Archveren von Dokumenten") oder mttels "Spechern unter" auf enen lokalen Datenträger gespechert werden. Bearbeten von Dokumenten Innerhalb ener Offce-Anwendung haben Se de Möglchket der Recherche m SAPERION Archv. Se können erstellte Dokumente jederzet wederfnden und gegebenenfalls weter bearbeten. Dabe können nur Dokumente, de über de Mod "Koperen" oder "Koperen und löschen" nach SAPERION geladen und archvert wurden, bearbetet werden. Dateen, de als Referenz archvert wurden snd ncht bearbetbar.! Wenn Se mt archverten Offce-Dokumenten arbeten, muss mndestens en Profl für de Defnton des Archvs hnterlegt sen. Anderenfalls können Se de Bearbetung ncht spechern, somt kene wetere Revson erzeugen. 1. Führen Se de Abfrage we oben beschreben aus (sehe Kaptel "Öffnen enes Dokuments über de Offce Integraton"). 2. Markeren Se den Entrag des entsprechenden Dokuments n der Ergebnslste und klcken m Kontextmenü der rechten Maustaste den Entrag "Bearbeten". Alternatv können Se auch durch enen Doppelklck auf den Entrag das gewünschte Dokument n der Anwendung öffnen und dann bearbeten. 3. Wenn Se de Bearbetung des Dokuments abgeschlossen haben, können Se das Dokument erneut archveren Während der Bearbetung st das Dokument n SAPERION ausgecheckt. Revsonen von Offce-Dokumenten, de aus ener Unterstruktur geöffnet und revsonert wurden, werden m Root-Verzechns zusammen mt dem Orgnaldokument abgelegt. Bearbeten von Anhängen n Outlook Wenn Se ene archverte Mal mt Anhängen über de Offce Integraton bearbeten möchten, gehen Se we folgt vor: öffnet sch nach der Abfrage en Auswahlfenster, n dem Se entscheden können, ob Se de Orgnalmal oder enen der Anhänge öffnen wollen. 31

36 3 3.3 Arbeten mt SAPERION Offce Integraton 1. Führen Se de Abfrage we oben beschreben aus (sehe Kaptel "Öffnen enes Dokuments über de Offce Integraton"). 2. Markeren Se den Entrag des entsprechenden Dokuments n der Ergebnslste und klcken m Kontextmenü der rechten Maustaste den Entrag "Bearbeten". Alternatv können Se auch durch enen Doppelklck auf den Entrag das gewünschte Dokument n der Anwendung öffnen. Der Dalog "Dokument auswählen" öffnet sch. 3. Markeren Se den gewünschten Entrag und klcken auf [OK]. Das Dokument öffnet sch zur Bearbetung n der entsprechenden Anwendung. 4. Nach dem Bearbeten wrd automatsch ene Revson des Anhangs erzeugt. Archveren von Dokumenten Für de Archverung enes Dokuments aus der Offce-Anwendung heraus stehen Ihnen n der Anwendung de entsprechenden Befehle zur Verfügung. Da Dokumente be der Archverung berets geöffnet snd, wrd empfohlen, n der Offce Integraton kene Masken mt Vorschau zu verwenden. Denn Änderungen, de versehentlch nur n der Vorschau vorgenommen werden, werden ncht nach SAPERION übernommen. De geöffneten Dokumente snd n SAPERION so lange ausgecheckt, bs se n der Offce-Anwendung geschlossen werden. Klcken Se m Rbbon START > Gruppe SAPERION und anschleßend den Befehl für de gewünschte Akton In SAPERION archveren Das aktuelle Dokument wrd n SAPERION gespechert. Wrd für das Dokument der Befehl nochmals ausgeführt oder exstert das Dokument berets, wrd ene Revson erzeugt. Herfür wrd en Dalogfeld engeblendet, n welchem en Kommentar und de Revsonsnummer hnterlegt werden kann. 32

37 3.3 Archveren von Dokumenten Abb. 3 2: Enfügen enes Revsonskommentars Neu n SAPERION archveren Wurde das aktuelle Dokument berets n SAPERION archvert, kann es be Verwendung des Befehls mt anderen Indexkrteren versehen und als neues SAPERION Dokument archvert werden.! Nach der Archverung von Dokumenten, de aus dem Datesystem geöffnet wurden, wrd über de Funkton "Spechern" ncht das Orgnal auf dem Datenträger aktualsert, sondern das temporäre Dokument von SAPERION. Wenn deses Dokument ncht n SAPERION archvert oder explzt über "Spechern unter" auf enem Datenträger abgelegt wrd, gehen de Änderungen verloren An SAPERION Dokument anhängen Das aktuelle Dokument kann zu enem berets bestehenden SAPERION Dokument hnzugefügt werden.! Das n SAPERION vorhandene Dokument muss strukturert sen Archveren mt MS Word, Excel oder PowerPont Um en Dokument aus ener Offce-Anwendung zu archveren, gehen Se we folgt vor: 1. Klcken Se m Rbbon START > Gruppe SAPERION > je nach gewünschter Archverungsart den entsprechenden Befehl. 2. Herdurch wrd en Auswahldalog Archverungsprofl auswählen müssen. geöffnet, n dem Se das gewünschte Falls nur en Profl konfgurert wurde, öffnet sch de Profl-Auswahl ncht. Statt dessen erfolgt de Archverung unmttelbar. 3. Aus den aufgeführten Proflen können Se nun das gewünschte Archverungsprofl auswählen und den Archverungsvorgang über de Schaltfläche [OK] starten. 4. Je nach Konfguraton wrd das Dokument nun drekt archvert oder es öffnet sch de entsprechende Indexmaske, so dass Se de Indexkrteren nochmals überprüfen und gegebenenfalls ergänzen können. 33

38 3 Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Be der Archverung werden m Offce-Dokument vorhandene Lnks auf andere Offce-Dokumente berückschtgt. De verlnkten Dokumente werden be der Archverung zum SAPERION Dokument hnzugefügt. Herbe werden nur Lnks nnerhalb des Hauptdokuments berückschtgt. Sollte für das zu archverende Dokument noch ken Name vergeben worden sen, erzeugt SAPERION automatsch enen Namen, der sch we folgt zusammensetzt: <Archverungsprofl>(<Tmestamp>) Archveren mt Outlook De Archverung von E-Mals kann n Outlook zu verschedenen Zetpunkten erfolgen: Archveren von Mals m Hauptfenster Archveren von Mals bem Lesen Archveren von Mals bem Versand! Word als E-Mal-Edtor wrd ncht unterstützt. De entsprechende Opton n Outlook muss deaktvert sen. In MS Outlook stehen Ihnen herfür de entsprechenden Befehle m Rbbon zur Verfügung. 34

39 Archveren von Dokumenten Archveren von Mals m Hauptfenster Im Hauptfenster von MS Outlook erfolgt de Archverung von E-Mals ähnlch we be den anderen Offce-Anwendungen (sehe Kaptel "Archveren mt Word, Excel oder PowerPont"). In Outlook stehen Ihnen herfür jedoch nur de enfache Archverung sowe das Hnzufügen zu enem bestehenden SAPERION Dokument zur Verfügung. En erneutes Archveren ener Mal unter anderen Indexkrteren st her ncht möglch. Abb. 3 3: MS Outlook Hauptfenster-Rbbon 1. Markeren Se ene oder mehrere E-Mals und klcken anschleßend auf den Befehl m Rbbon des Outlook-Hauptfensters. 2. Es öffnet sch en Dalogfenster, n dem Se das gewünschte Profl auswählen müssen. Markeren Se den gewünschten Entrag und klcken auf [OK]. 3. Je nach Konfguraton öffnet sch ene Indexmaske, n der Se Indexdaten entragen können oder müssen. Klcken Se auf [OK]. 4. Nach Abschluss des Archverungsprozesses wrd Ihnen deser durch ene Anzege n der rechten unteren Ecke des Dalogfensters bestätgt Archveren von Mals m Lesefenster In Outlook haben Se weterhn de Möglchket, ene E-Mal drekt bem Lesen aus dem Anzegefenster heraus zu archveren. Auch her stehen Ihnen entsprechende Menübefehle bzw. Symbole m Rbbon zur Verfügung Archveren von Mals m Bearbetungsfenster Ene Archverung von E-Mals kann be der entsprechenden Enstellung auch automatsch drekt bem Versand erfolgen. Für de Festlegung ob ene automatsche Archverung bem Versand erfolgen soll, steht Ihnen m Fenster zur Erstellung der E-Mal ene entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. Dese Schaltfläche kann de folgenden beden Zustände annehmen: Archverung aus: De erstellte E-Mal wrd nur versandt, ncht archvert. Archverung an: De erstellte E-Mal wrd versandt und automatsch n SAPERION archvert, falls nur en Archverungsprofl exstert. Be mehreren Proflen wrd en Auswahldalog angezegt, n dem de Archverung auch abgebrochen werden kann Archveren von Mal-Anhängen Wenn Se ene Mal mt Anhängen erhalten haben, öffnet sch je nach Enstellung en Auswahlfenster, n dem Se genau festlegen können welche Anhänge mt archvert werden sollen. 35

40 3 Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Voraussetzung für dese Opton st de Enstellung "Auswahl zulassen" n den Mal-Enstellungen (sehe Kaptel "Konfguraton der Archverung n Outlook"). Abb. 3 4: Dalog "Anhänge auswählen" Nur de her markerten Anhänge werden n SAPERION archvert. Alle anderen Anhänge werden ncht berückschtgt. Wrd das oberste Kontrollkästchen (n desem Bespel "E-mal") markert, werden alle Anhänge markert und archvert. Wenn das Kontrollkästchen deaktvert wrd, snd kene Anhänge markert. Dese können dann weder enzeln markert werden Markeren der archverten Mals Se können n Outlook archverte Mals kenntlch machen: Herfür müssen Se m Postengang des Hauptfensters ene wetere Spalte zur Anzege der Markerung enfügen. 1. Klcken Se n der Ttelzele des Postengangs n das Kontextmenü. Führen Se den Befehl "Feldauswahl" aus. Der Dalog "Feldauswahl" öffnet sch. 2. Wählen Se m Dropdown-Menü den Entrag "Benutzer-Postengangsfelder". Markeren Se nun den Entrag "SaperonOIsArchved" und zehen Se desen mt gedrückter lnker Maustaste auf de Ttelzele des Postengangs. Se können desen belebg n der Ttelzele postoneren. Markeren der archverten Mals n weteren Ordnern Wenn Se sch ncht nur m Postengang, sondern auch n weteren Ordnern n SAPERION archverte Mals anzegen lassen möchten, legen Se dese Spalte für jeden Ordner manuell an. Im Ordner "Gesendete Objekte" kann de Markerung ncht angezegt werden, da de entsprechende Mcrosoft-Funktonaltät ncht rchtg ausgeführt wrd. 36

41 3.4 Lnks auf SAPERION Dokumente 1. Öffnen Se herfür n den entsprechenden Ordner we oben beschreben den Dalog "Feldauswahl". 2. Wählen Se m Dropdown-Menü den Entrag "Benutzerdefnerte Ordnerfelder". 3. Klcken Se auf de Schaltfläche [Neu]. Der Dalog "Neue Spalte" öffnet sch. 4. Nehmen Se folgende Enstellungen vor: Name: SaperonOIsArchved Typ: Ja/Nen Format: Symbol 3.4 De Markerung gbt ledglch an, dass de Mal archvert wurde. Änderungen an der Mal oder en Löschen der Mal m Archv werden ncht angezegt. Lnks auf SAPERION Dokumente Innerhalb der Offce-Anwendungen haben Se de Möglchket enen Lnk auf ene n SAPERION archverte Anwendungsdate zu setzen. Über desen Lnk kann en Anwender, der Zugrff auf SAPERION hat, dese Date drekt aus der Offce-Anwendung heraus öffnen.! Dese Lnks können nur geöffnet werden, wenn neben der Offce-Anwendung auch de Offce Integraton 3 nstallert st. In MS Outlook können Se ncht nur enen Lnk auf en SAPERION Dokument setzen, sondern mt der entsprechenden Konfguraton auch de archverten Anwendungsdateen versenden Setzen enes Lnks n Word/ Excel In den Offce-Anwendungen Word und Excel erfolgt das Setzen enes Lnks über den Rbbon EINFÜGEN > Gruppe SAPERION > Befehl AUS SAPERION EINFÜGEN. Es können nur Lnks zu Anwendungsdateen engefügt werden. Um de verlnkte Anwendungsdate öffnen zu können, benötgt der Anwender den Zugrff auf SAPERION. De so erzeugten Lnks können n den entsprechenden Offce-Anwendungen nur mt Hlfe der Offce Integraton geöffnet werden. 1. Klcken Se m Rbbon EINFÜGEN > Gruppe SAPERION > Befehl AUS SAPERION EINFÜGEN. 37

42 3 2. Sollten mehrere Konfguratonen erstellt worden sen, wrd zunächst der Dalog "ProflAuswahl" zur Auswahl der gewünschten Konfguraton angezegt. Wählen Se den gewünschten Entrag aus und klcken auf [OK]. 3. De be der Konfguraton festgelegte Abfragemaske öffnet sch. Führen Se de SAPERION Abfrage aus. 4. Durch enen Doppelklck auf das gewünschte Dokument n der Ergebnslste oder über den Entrag "Bearbeten" m Kontextmenü wrd der Lnk engefügt ! Arbeten mt SAPERION Offce Integraton Setzen enes Lnks n Outlook Word als E-Mal-Edtor wrd ncht unterstützt. Daher stehen Ihnen n desem Fall kene Lnkfunktonen zur Verfügung. Be der Arbet mt Outlook haben Se auch de Möglchket enen Lnk auf ene n SAPERION archverte Anwendungsdate zu versenden. In Fällen, n denen der Empfänger kenen Zugrff auf SAPERION hat, können Se de Anwendungsdateen drekt n de E-Mal-Nachrcht enfügen. Wenn Se SAPERION Dokumente als MultPage-TIFF mt mehreren Seten n de E-Mal enfügen, wrd deses n desem Format angehängt. 1. In dem Dalog zur Erstellung der E-Mal klcken Se m Rbbon EINFÜGEN > Gruppe SAPERION > Befehl AUS SAPERION EINFÜGEN. 2. Sollten mehrere Konfguratonen erstellt worden sen, wrd zunächst der Dalog "ProflAuswahl" zur Auswahl der gewünschten Konfguraton angezegt. Wählen Se den gewünschten Entrag aus und klcken auf [OK]. 3. De be der Konfguraton festgelegte Abfragemaske öffnet sch. Führen Se de SAPERION Abfrage aus. 4. Durch enen Doppelklck auf das gewünschte Dokument n der Ergebnslste oder über den Entrag "Bearbeten" m Kontextmenü wrd der Lnk engefügt. 38