Management-Review Managementbewertung gemäß Qualitätsmanagementsystem

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1 Management-Review Managementbewertung gemäß Qualitätsmanagementsystem Ein dynamisches System muss sich den stets wechselnden Gegebenheiten anpassen. Die oberste Leitung bewertet in regelmäßigen, planmäßigen Abständen die Eignung Angemessenheit Effizienz Wirksamkeit und Änderungsbedarf des QM -Systems und sorgt so dafür, dass sich Q-Politik und Q-Ziele stetig weiterentwickeln. Grundlagen der Bewertung sind: Ergebnisse interner Audits Kundenfeedbacks Wirksamkeit der Arbeitsprozesse Fehler und Reklamationen der Produkte und/oder Dienstleistungen (Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen) Änderungen von Arbeits- und Geschäftsprozessen mit Auswirkung auf das QM- System Empfehlungen für Verbesserungen. Ergebnisse der Bewertung enthalten Aussagen zur: Verbesserung des QM -Systems der Prozesse der Produkte oder Dienstleistungen hinsichtlich der Kundenanforderungen Die Ergebnisse müssen bekannt gegeben werden. Die Mitarbeiter beteiligen sich aktiv bei der Datensammlung und Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen. Die Managementbewertung ist jedoch ein besonderes Instrument der Führungsebene und der Gesamtleitung des Unternehmens. Zur Managementbewertung werden Kennzahlen zugrunde gelegt. Diese können sein: Umsatzrendite Gewinn / Verlust Erfüllungsgrad der Zielvorgaben Prozessqualität Prozessleistung Grad der Kundenzufriedenheit Anzahl und Beschreibung (Index) von Toplieferanten u.a. Erläuterung zur Durchführung einer Managementbewertung Ziel der Managementbewertung - Prüfung der Erreichung der festgelegten Kennzahlen durch die Geschäftsführung - Prüfung der Erreichung der Qualitäts-Ziele - Bewertung der Wirksamkeit und Umsetzung der Qualitäts-Politik im Unternehmen - Bewertung der eingeführten Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen unter Zugrundelegung der Dokumentationen der Qualitäts-Sitzungen und der veränderten Arbeitsprozessbeschreibungen. - Ggfs. Aktualisierung des Handbuchs einschließlich neuer Qualitätsziele. QM Management-Review Seite 1 von 5

2 - Ableitungen von Maßnahmen wie z.b. Schulungsbedarf, Ressourcenplanung, Kundenakquisition und pflege - Kennzahlen neu definieren. Maßnahmen der Managementbewertung Für die Managementbewertung müssen Informationen aus vorhergehenden Aktivitäten abgeleitet werden. - Durchführen von internen Audits, um die Referenzen und Veränderungen von bestehenden und im Handbuch beschriebenen Prozesse zu überprüfen - Regelmäßig Kundenfeedbacks einholen und auswerten - Erstellen einer Zusammenfassung aller Änderungen im QM-System. Was hat sich in den Prozessen, bei den Qualitätszielen und der Qualitäts-Politik geändert - Nachweise der regelmäßig geführten Qualitäts-Sitzungen und die dabei geführten Protokolle und erstellen Verbesserungs- und Maßnahmenkatalog sollten vorliegen - Auflisten aller durchgeführten Schulungen - Prüfen der Prozessqualität, z.b. an Hand des Rechungsdurchlaufs - Als Abschlussfrage ist zu beantworten, welche Qualitäts-Ziele sind erfüllt worden. Aus diesen Bewertungen ergeben sich folgende Nachweise: - Auditberichte - Analyse der Kundenzufriedenheit - Prozessanalysen - Ressourceneinsatzanalyse - Lieferantenanalyse. Aufgaben der Managementbewertung Aufgaben der Geschäftsführung: Investitionsplan erstellen Kalkulationsgrundlagen updaten Bonitätsprüfung durchführen Umsatzkennzahlen bewerten Bewerbungen und Auftragsvergabe vergleichen und Ergebnis beschreiben. Aufgaben des Qualitätsbeauftragten: QM-Schulung bei einem Dienstleister oder In house Abarbeiten und Überprüfen der oben genannten Arbeitsschritte. Ggfs. Aufgaben des Dienstleister Beratung, Ergebnisbewertung durchführen Analyse der Nachweise Audit durchführen und bewerten Aktualisieren des Handbuchs. Ergebnisse der Managementbewertung Die Ergebnisse der Managementbewertung werden dazu genutzt, das Handbuch zu aktualisieren sowie die Qualitäts Ziele, die Kennzahlen, die Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen und die Änderungen von Arbeitsprozessen für das folgende Geschäftsjahr festzulegen. Darüber hinaus ergeben sich folgende Tätigkeiten: - Managementreview durchführen und Termin mit Zertifizierungsstelle abstimmen) - Ressourceneinsatz planen (Personal, Weiterbildung) - Maßnahmenkatalog erstellen (Verbesserungsvorschläge, Maßnahmen) - Nutzung von Benchmarks als Tool zur Selbstbewertung. QM Management-Review Seite 2 von 5

3 Beispiel Beschreibung der Maßnahmen und Herangehensweise der Managementbewertung gemäß QM Handbuch eines Ingenieur-Dienstleisters Die Zielsetzung und Planung für das Geschäftsjahr einschließlich der Managementbewertung wird im Qualitätshandbuch wie folgt (in Auszügen) dokumentiert: 7. Strategieplanung In jedem Geschäftsjahr legen wir für (Firma) qualitative und quantitative Zielsetzungen fest, um eine ständige Sicherung und Verbesserung unserer Geschäftsbereiche und unserer Dienstleistungen zu gewährleisten. Dazu dienen in den nachstehenden Unterpunkten ausführlich beschriebene Instrumente: 1) Managementbewertung 2) Ermittlung und Auswertung unternehmensrelevanter Kennzahlen Projekt- Controlling 3) Akquisition und Marketing 4) Messung und Auswertung unserer Qualitätsziele Managementbewertung Jährlich nimmt die Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit der QM-Beauftragten die Bewertung des Qualitätsmanagementsystems vor, um dessen Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit zu beurteilen sowie Verbesserungspotentiale abzuleiten und den Änderungsbedarf zu ermitteln. Die Qualitäts-Politik und Qualitäts-Ziele sind eingeschlossen. Der Ablauf ist im nachfolgenden Prozessdiagramm dargestellt. (Die QM Beauftragte) ist für die Zusammenstellung der Informationen aus den internen Audits Auswertung der Kundenrückmeldungen Zusammenstellung der Ergebnisse aus den QM -Sitzungen verantwortlich. Die Geschäftsführung zeichnet verantwortlich für allgemeine Geschäftsprozesse und Umsatzkennzahlen Ermittlung und Auswertung unternehmensrelevanter Kennzahlen Im Rahmen der Einführung des Qualitätsmanagements und der damit verbundenen Definition bzw. Standardisierung von insbesondere kundenorientierten Prozessen, ist es Aufgabe, die definierten Prozesse zu lenken und ständig weiter zu verbessern. Das bedeutet in der Praxis eine fortlaufende Beobachtung dieser Prozesse, im Rahmen der Auftragsbearbeitung. Seit dem Jahr werden folgende Kennzahlen kontinuierlich monatlich und kumulativ erhoben. Abgerechnete Leistung je Monat und kumulativ Stundenaufwand je Mitarbeiter/-in Leistung je Mitarbeiter/-in und Auftrag Leistung je Auftrag ohne Zukauf Nicht-Projektstunden Auftragsbestand nicht abgerechnete Leistungen QM Management-Review Seite 3 von 5

4 Neben den bereits definierten Prozessen sind Kennzahlen eingeführt worden, anhand derer der derzeitige Zustand der Prozesse beurteilt werden kann. Treten Probleme auf, so zeigt die Entwicklung der Kennzahlen, dass ein Eingriff notwendig ist. Für die Erfassung und Kontrolle von Prozessen in der technischen Bearbeitung ist es erforderlich, eine Vergleichbarkeit der verschiedenen Konstruktions- und Bauformen herzustellen. Es wurden folgende Kennzahlen eingeführt. K1 Stunde je Tonne K2 Euro je Tonne K3 Euro je Zeichnung K4 Euro je Fläche Diese Kennzahlen sind Grundlage für die Auswertung der kalkulierten Preise. Das Verhältnis von ermitteltem Zeitbedarf zum bearbeiteten Gewicht in Tonnen oder der Brückenfläche ist die Grundlage für die Einsatzplanung der Mitarbeiter/-innen. Im Rahmen der Beobachtung der Kennzahlen im gesamtunternehmerischen Zusammenhang wird ein internes wie auch externes Controlling durchgeführt. So werden die Kalkulationsgrundlagen mit der erbrachten Leistung und dem Abrechnungsstand aber auch die inhaltlichen Vorgaben monatlich intern überprüft, um so über das Gesamtjahr eine generelle Prozessüberwachung zu gewährleisten. Dies gilt insbesondere in der Projektbearbeitung für den öffentlichen Auftraggeber. Des Weiteren findet eine kontinuierliche Kostenüberwachung über eine externe Buchführung statt, um eine pünktliche und korrekte Berichterstattung gemäß den Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers sicherzustellen und den allgemeinen Geschäftsverlauf unter Berücksichtigung des sparsamen Umgangs mit bzw. Einsatz von Ressourcen zu beobachten. Zur Beobachtung bzw. Überwachung der allgemeinen Geschäftsprozesse wurden weitere Kennzahlen eingeführt. Die ermittelten Werte werden in Auswertungsbögen eingetragen, die im Folgenden konkreter benannt werden. Auswertungsbogen zur Kennzahl des Gesamtumsatzes von der (Firma) im Vergleich der Geschäftsjahre (jährliche Auswertung) Auswertungsbogen zur Umsatzentwicklung bezüglich der von der (Firma) erbrachten Leistungen in den einzelnen Geschäftsbereichen (jährliche Auswertung) Die ermittelten Kennzahlen sind Ausgangsgrößen für die Darstellung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der (Firma) und werden bei der Aufstellung von Teilnahmeanträgen im VOF Verfahren eingepflegt. Auswertungsbogen der Begutachtung der Umsatzentwicklung der unterschiedlichen Kunden (jährliche Auswertung). Die festgelegten Zeiten zur Überprüfung bzw. Begutachtung der Kennzahlen sind festgelegt, um den Zustand des Prozesses zu messen und nicht nur sein Ergebnis. Nur dann besteht die Möglichkeit einzugreifen bzw. zu reagieren bevor es zu fehlerhaften Ergebnissen kommt bzw. Fehlentwicklungen zu verzeichnen sind. Dabei ist es wichtig, dass die Kennzahlen über einen längeren Zeitraum kontinuierlich erfasst werden, damit der Prozess über seine gesamte Länge bekannt ist, bevor Verbesserungsziele gesteckt werden. Ohne klare und sinnvolle Zielvereinbarung wird es daher schwierig, in der Phase der ständigen Verbesserung wirkliche Fortschritte zu erreichen. QM Management-Review Seite 4 von 5

5 Für die kontinuierliche Durchführung der Überwachung der Prozesse anhand der definierten Kennzahlen sowie die Begutachtung bzw. Ableitung einer Handlungsnotwendigkeit ist die Geschäftsführung verantwortlich. * * * QM Management-Review Seite 5 von 5