Lohn- bzw. Gehaltsbuchungen

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1 Beispiel Gesamtversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil) für den laufenden Monat geschätzt werden (Abschlagszahlung, Prognosebeitrag). Die monatlich einbehaltenen Steuern müssen an das zuständige Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats abgeführt werden. Vom Finanzamt wird die Kirchensteuer weitergeleitet. Der Gesetzgeber schreibt vor ( 41 EStG), dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer einen Einzelnachweis über das Arbeitsentgelt führen muss. In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird daher für jeden Arbeitnehmer ein Lohn- bzw. Gehaltskonto geführt. In Lohn- und Gehaltslisten werden die Beträge der einzelnen Konten zusammengestellt. Die Summenzeile der Lohn- bzw. Gehaltsliste wird an die Hauptbuchhaltung weitergeleitet Lohn- bzw. Gehaltsbuchungen Im Personalbereich fallen in Zusammenhang mit den Lohn- und Gehaltszahlungen drei Buchungen an: 1. Zunächst muss die Zahlung des Sozialversicherungsbeitragssolls (voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld des laufenden Monats verrechnet mit einem Erstattungsanspruch bzw. mit einer Restzahlung aus dem Vormonat) an die Krankenkasse gebucht werden. Dieses Beitragssoll muss dem Bankkonto der Krankenkasse spätestens am drittletzten Bankarbeitstag eines jeden Monats wertstellungsmäßig zur Verfügung stehen. 2. Am Monatsende sind dann die Lohn- bzw. Gehaltsbuchungen (mit den tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträgen) vorzunehmen. 3. Bis zum 10. des Folgemonats müssen die einbehaltenen Steuern an das zuständige Finanzamt abgeführt werden. Zu 1.: Ein Einzelhandel ermittelt für seine Angestellten für den Monat April eine voraussichtliche Höhe der Sozialversicherungsbeitragsschuld (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil) von insgesamt ,00.Aus dem Vormonat März ergibt sich ein Restbeitrag von 500,00, sodass das Sozialversicherungsbeitragssoll des Monats April ,00 (= 500, ,00 ) beträgt. Dieser Betrag wird am 26. April per Einzugsermächtigung von der Krankenkasse vom Bankkonto dieses Einzelhandels abgebucht. Buchungssatz für die Überweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. April 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 2800 Kreditinstitute (Bank) ,00 In der obigen Buchung sind die Sollbuchungen auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung zusammengefasst. Das Sozialversicherungsbeitragssoll von ,00 (= 500, ,00 )wird zur Vornahme der obigen Buchung außerhalb des Kontos ermittelt. 1 Zu 2.: Am 30. April steht die tatsächliche 2 Höhe der fälligen Gehaltszahlungen und damit auch die tatsächliche Höhe der Gesamtsozialversicherungsbeiträge und die tatsächliche Höhe der noch abzuführenden Steuern fest: 1 Wird die Sollbuchung auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung nicht zusammengefasst, so wird gebucht: 2640 SV-Beitragsvorauszahlung 500, SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 2800 Kreditinstitute (Bank) ,00 2 Die Vergütungen ändern sich monatlich bedingt durch unterschiedliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsgeld, Zulagen, unbezahlten Urlaub, Fluktuation usw. Deshalb weichen die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge von den zuvor geschätzten Sozialversicherungsbeiträgen ab

2 2.17 PERSONALWIRTSCHAFT Brutto- Abzüge Gesamt- Netto- Arbeitgehälter abzüge gehälter geberanteil (30. April) Steuern AN-Anteil (Bank- zur zur Sozialver- über- Sozialversicherung weisung) sicherung , , , , , ,50 Tatsächliche Gesamtsozialversicherungsbeiträge: , ,50 = ,00 Buchungssatz für die Gehaltszahlung am 30. April 6300 Gehälter , AG-Anteil zur Sozialversicherung ,50 an 2800 Kreditinstitute (Bank) ,50 an 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ,00 an 4830 Sonst. Verb. ggü. Finanzbehörden ,00 Die obigen Buchungen ergeben folgendes Bild auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung : Soll 2640 SV-Beitragsvorauszahlung Haben (Saldo März) , /6400 (tatsächlicher 2800 (Schätzung April) ,00 SV-Beitrag April) ,00 Saldo April ,00 Der Saldo von 595,00 ist der verbleibende Restbeitrag des Monats April, der im Folgemonat Mai zusammen mit der dann wiederum zu ermittelnden voraussichtlichen Sozialversicherungsbeitragsschuld des Monats Mai als Beitragssoll an die Krankenkasse abzuführen ist. Hätte sich auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ein Habensaldo ergeben, so hätte man im Folgemonat Mai einen Erstattungsanspruch aus dem Vormonat April mit der voraussichtlichen Beitragsschuld des Monats Mai zu verrechnen. 2 Zu 3.: Die einbehaltenen Steuern werden am 8. Mai an das Finanzamt überwiesen. Buchungssatz für die Überweisung der noch abzuführenden Steuern an das Finanzamt am 8. Mai 4830 Sonst. Verb. gegenüber Finanzbehörden ,00 an 2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank) ,00 Das Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung ist ein Verrechnungskonto, das nach der Lohn- bzw. Gehaltsbuchung am Ende eines jeden Monats als Saldo einen Restbeitrag (im Soll) oder einen Erstattungsanspruch (im Haben) ausweist. Beim Jahresabschluss ist ein Restbeitrag als Restschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern zu passivieren 3,ein Erstattungsanspruch ist als Restforderung gegenüber den Sozialversicherungsträgern entsprechend zu aktivieren 4. 1 Zur besseren Transparenz sind hier diese Sollbuchungen explizit (gemäß Fußnote 1 auf S. 232) ausgewiesen. Sie ergeben in der Summe das Sozialversicherungsbeitragssoll (500, ,00 =81.405,00 ). 2 Wird das Sozialversicherungsbeitragssoll nicht außerhalb des Kontos ermittelt, wäre in diesem Fall unsaldiert zu buchen: 2640 SV-Beitragsvorauszahlung an 2640 SV-Beitragsvorauszahlung an 2800 Kreditinstitute (Bank) 3 auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen 4 auf der Aktivseite der Bilanz auszuweisen

3 Zum Zeitpunkt der Lohn- bzw. Gehaltszahlung stellen die einbehaltenen Steuern Verbindlichkeiten gegenüber dem Staat dar. Bis zum Zahlungstermin im Folgemonat werden die einbehaltenen Steuern vom Unternehmen treuhänderisch verwaltet. Das Konto 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden ist ein passives Bestandskonto. Zusammenfassung Schaubild Lohnbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) 1. Führung von Lohn- bzw. Gehaltskonten für jeden Arbeitnehmer 2. Führung von Lohn- bzw. Gehaltslisten für alle Arbeitnehmer Einfache Erfassung Weiterleitung der Summenzeile der Lohn- bzw. Gehaltsliste Hauptbuchhaltung S Löhne/Gehälter H Personalkosten des Arbeitgebers Kontenklasse 6 Bruttolohn/-gehalt Steuern Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung Sonst. Verb. gegenüber S Finanzbehörden H S V-Beitrags- voraus- S zahlung H Arbeitgeberanteil zur Sozial- S versicherung H =Nettolohn/-gehalt (Auszahlung) Kreditinstitute S (Bank) H Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung Merksätze 1. Die Personalkosten setzen sich zusammen aus den Bruttolöhnen bzw. -gehältern sowie aus den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Aufgaben folgen auf Seite 238. Doppelte Buchführung 2. In dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung werden die monatlich geschätzten und die monatlich tatsächlich angefallenen Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) verrechnet. Ein Sollsaldo am Monatsende weist einen Restbeitrag, ein Habensaldo einen Erstattungsanspruch aus. 3. Die vom Bruttoverdienst einbehaltenen Steuern werden bis zu ihrem Abführen an das Finanzamt als durchlaufende Posten auf dem Konto 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden erfasst

4 2. Buchungssatz für die Überweisung der einbehaltenen Abzüge 4860 Verb. aus vermögenswirksamen Leistungen 39, Sonst. Verb. ggü. Finanzbehörden 248,00 an 2800 Kreditinstitute (Bank) 287,00 Merksätze Zusammenfassung 1. Der Staat begünstigt vermögenswirksames Bausparen und Beteiligungssparen mit der Arbeitnehmer-Sparzulage. 2. Die vermögenswirksame Anlage wird häufig vom Arbeitgeber bezuschusst. AUFGABEN Aufgaben 1bis 3: Aufgaben 4 bis 7: Aufgaben 8und 9: Aufgabe 10: Aufgabe 11: Aufgabe 12: 1 A 1 Einfache Lohn- und Gehaltsbuchungen; Vorschüsse und entgeltliche Erzeugnislieferungen an Arbeitnehmer; Vermögenswirksame Leistungen; Belegbuchungen; Sonstige Personalaufwendungen; Geschäftsgang. 1. Erstattungsanspruch aus den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) des Vormonats Februar: 150,00. Voraussichtliche Höhe der Sozialversicherungsbeitragsschuld (Arbeitgeberanteil und Arbeitnehmeranteil) des laufenden Monats März: 3.000,00. Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 27. März. 2. Erstellen Sie in Ihrem Arbeitsheft mithilfe der auf S. 239 stehenden Auszüge aus der Lohnsteuertabelle (Kirchensteuersatz: 9%) und anhand der Sozialversicherungsbeitragssätze für 2007 (siehe Tabelle S. 231) eine Gehaltsliste für den Monat März für die Angestellten: Heinz Aust (28 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.387,69, verheiratet, 1 Kind, Steuerklasse III, ev.-luth. Angelika Schuster (37 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.399,51, verheiratet, 2 Kinder, Steuerklasse IV, keine Kirchenzugehörigkeit. Gabriele Mönkemeyer (25 Jahre), Bruttomonatsverdienst im März (einschließlich Überstunden) 2.408,74, ledig, kein Kind, Steuerklasse I, röm.-kath. 3. Bilden Sie am 31. März den Buchungssatz für die Summenzeile der Gehaltsliste (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung). Die Gehälter werden per Banküberweisung gezahlt. 4. Stellen Sie die Buchungen aus 1. und aus 3. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. März auf diesem Konto ergibt. 5. Bilden Sie am 8. April den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. 1 Um eine gewisse Konstanz bei dieser Aufgabe zu erreichen, wird sie nur in größeren Abständen aktualisiert

5 2.17 PERSONALWIRTSCHAFT Allgemeine Monatslohnsteuertabelle Quelle: Stollfuß Monats-Lohnsteuer-Tabelle Juli: Voraussichtliche Sozialversicherungsbeitragsschuld des laufenden Monats: 7.200,00, Sozialversicherungsrestbeitrag aus dem Vormonat Juni: 60,00. Bruttogehälter 1 Abzüge Nettogehälter (31. Juli) Steuern AN-Anteil zur Sozialvers. (Banküberweisung) Arbeitgeberanteil zur Sozialvers , , , , ,00 1. Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. Juli. 2. Bilden Sie den Buchungssatz für die Gehaltszahlung (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung) am 31. Juli. 3. Stellen Sie die Buchungen aus 1. und 2. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. Juli auf diesem Konto ergibt. 4. Bilden Sie am 9. August den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. 26. Oktober: Voraussichtliche Sozialversicherungsbeitragsschuld des laufenden Monats: 5.700,00, Sozialversicherungserstattungsanspruch aus dem Vormonat September: 100,00. Bruttolöhne 1 Abzüge Nettolöhne Arbeitgeberanteil (31. Oktober) Steuern AN-Anteil zur Sozialvers. (Banküberweisung) zur Sozialvers , , , , ,00 1 Die Vergütungen ändern sich monatlich bedingt durch unterschiedliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsgeld, Zulagen, unbezahlten Urlaub, Fluktuation usw. Deshalb weichen die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge von den zuvor geschätzten Sozialversicherungsbeiträgen ab

6 Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. Oktober. 2. Bilden Sie den Buchungssatz für die Lohnzahlung (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung) am 31. Oktober. 3. Stellen Sie die Buchungen aus 1. und 2. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. Oktober auf diesem Konto ergibt. 4. Bilden Sie am 9. November den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. 15. Januar: Gehaltsvorschüsse durch Banküberweisung: 3.000,00, 26. Januar: Voraussichtliche Sozialversicherungsbeitragsschuld des laufenden Monats: ,00, Sozialversicherungsrestbeitrag aus dem Vormonat Dezember: 50,00. Bruttogehälter 1 Steuern Arbeitnehmer- Vorschüsse Auszahlung Arbeitgeber- (31. Januar) anteil zur (Banküber- anteil zur Sozialvers. weisung) Sozialvers , , , , , ,00 1. Buchen Sie die Banküberweisung der Vorschusszahlungen am 15. Januar. 2. Bilden Sie den Buchungssatz für die Banküberweisung des Sozialversicherungsbeitragssolls am 26. Januar. 3. Bilden Sie den Buchungssatz für die Gehaltszahlung (mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung) am 31. Januar. 4. Stellen Sie die Buchungen aus 2. und 3. auf dem Konto 2640 SV-Beitragsvorauszahlung dar. Weisen Sie dabei jeden Buchungsbetrag explizit aus. Erklären Sie den Charakter des Saldos, der sich am 31. Januar auf diesem Konto ergibt. 5. Bilden Sie am 9. Februar den Buchungssatz für das Abführen (Banküberweisung) der noch abzuführenden Steuern. Sie sind Angestellte(r) des Textileinzelhandels Konrad Fied KG, Goseriede 41, Hannover. Der unten stehende Beleg liegt Ihnen zur Buchung vor. a) Welcher Geschäftsfall liegt dem Beleg zugrunde? b) Wie lautet der Buchungssatz? 1 Die Vergütungen ändern sich monatlich bedingt durch unterschiedliche Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsgeld, Zulagen, unbezahlten Urlaub, Fluktuation usw. Deshalb weichen die tatsächlichen Sozialversicherungsbeiträge von den zuvor geschätzten Sozialversicherungsbeiträgen ab

7 2.18 ANLAGENWIRTSCHAFT Die degressive Abschreibungsmethode 1 Die degressive Abschreibungsmethode (vgl. 7 Abs. 2 EStG) schreibt mit fallenden Beträgen vom Buch- oder Restwert ab. Der Abschreibungsbetrag wird mithilfe eines gleich bleibenden Prozentsatzes vom Buchoder Restwert errechnet. Abschreibungsbetrag = Buchwert Abschreibungssatz 100 Beispiel Ein Pkw (Anschaffung 10.Januar 2007) mit einem Anschaffungswertvon ,00 ist mit 30 %degressiv abzuschreiben. Die folgende Tabelle zeigt einen degressiven Abschreibungsplan für 6 Jahre. Anschaffungswert ,00 Abschreibung 1. Jahr ,00 Buchwert amanfang des 2. Jahres ,00 Abschreibung 2. Jahr ,00 Buchwert amanfang des 3. Jahres ,00 Abschreibung 3. Jahr 8.820,00 Buchwert amanfang des 4. Jahres ,00 Abschreibung 4. Jahr 6.174,00 Buchwert amanfang des 5. Jahres ,00 Abschreibung 5. Jahr 4.321,80 Buchwert amanfang des 6. Jahres ,20 Abschreibung 6. Jahr 3.025,26 Buchwert am Ende des 6. Jahres 7.058,94 degressive Abschreibung (30 %) Der Nullwert wird bei der degressiven Abschreibungsmethode nach 6 Nutzungsjahren nicht erreicht. Um in der Nutzungszeit zum Nullwert zu gelangen, wird in der Regel von der degressiven zur linearen Abschreibungsmethode übergegangen. Wird nicht zur linearen Abschreibungsmethode gewechselt, so wird im letzten Nutzungsjahr auf 0,00 bzw. 1,00 Erinnerungswert abgeschrieben. 1 Die Unternehmenssteuerreform sieht vor, dass Wirtschaftsgüter, die ab dem 1. Januar 2008 angeschafft oder hergestellt wurden, nicht mehr degressiv abgeschrieben werden dürfen. Wirtschaftsgüter, die vor dem 1. Januar 2008 angeschafft bzw.hergestellt wurden, dürfen weiterhin degressiv abgeschrieben werden. Aus diesem Grund verbleibt dieses Kapitel zunächst im Lehrbuch