Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051)

Transkript

1 Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) Inhalt 1 Allgemeines 2 2 Beschreibung der Felder 4 3 Szenarien Szenario 1: Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wurde irrtümlich für einen nicht VBL-pflichtigen Fall angelegt Szenario 2: Organisatorischer Wechsel Szenario 3: Pflichtversicherung ohne laufendes zusatzversorgungspflichtiges Entgelt auf Grund der Mitgliedschaft in einem Parlament (Versicherungsmerkmal 45) Szenario 4: Pflichtversicherung bei Entwicklungshelfern Szenario 5: Erwerbsminderungsrenten Szenario 6: Berechnungen für die Zusatzversorgung im Abrechnungsprotokoll Szenario 7: Anzeigen von erstellten VBL-Meldungen (DATÜV-ZVE) durch die Personalsachbearbeitung Szenario 8: Statusumsetzung von ZV-Meldungen 26 Autor: LVwA PS IPV Seite

2 1 Allgemeines Landesverwaltungsamt Berlin Mit dem Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist die Pflichtversicherung zur Zusatzversorgungskasse Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) zu pflegen. Im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) werden die Daten angelegt, die für die Berechnung der Umlagen/Beiträge und der Sanierungsgelder für die Zusatzversorgung erforderlich sind. Die Berechnung der Umlagen/Beiträge/Sanierungsgelder ist Grundlage für die Überweisung dieser Aufwendungen an die Zusatzversorgungskasse durch die Abrechnungssachbearbeitung. Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wird bei den Personalmaßnahmen Eintritt, Organisatorischer Wechsel, Austritt, Wiedereintritt, Ruhendes Beschäftigungsverhältnis und Dienstantritt nach ruhendem Beschäftigungsverhältnis automatisch aufgerufen, kann aber auch in Einzelbildpflege bearbeitet werden. Achtung Für Beschäftigte, die zum Zeitpunkt der Maßnahmen nicht zusatzversorgungspflichtig sind, ist der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) nicht anzulegen! Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) unterliegt der Zeitbindung 1. Das maschinelle Meldewesen wird vom IPV-System nach den allgemeinen Richtlinien der Zusatzversorgungseinrichtungen des öffentlichen und kirchlichen Dienstes für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV-ZVE) in der Neufassung vom 01. Januar 2002 durchgeführt. Für die DATÜV-ZVE werden die Richtlinien für das Melde- und Abrechnungsverfahren (RI- MA) zu Grunde gelegt. VBL-Meldungen für rückrechenbare Meldezeiträume werden im IPV-System anhand von melderelevanten Sachverhalten erstellt, die sich auf Grund der Pflege von Stammdaten (z.b. Austritt, Abwesenheiten) ergeben. Im Rahmen der monatlichen Personalabrechnung/Folgeaktivitäten werden die Meldungen generiert. Für alle erforderlichen Meldungen für einen Zeitraum außerhalb der Rückrechentiefe sind Meldungen manuell zu fertigen. Autor: LVwA PS IPV Seite Stand:

3 Hinweis Bei der Rückrechnung von VBL-pflichtigen Entgelten für Vorjahre wird von der Fa. SAP ausschließlich das Zuflussprinzip angewandt. Kommt es dabei zu der Bildung von negativen Beträgen, werden die Meldungen entsprechend gefertigt. Da die Fa. SAP hierzu leider keine Lösung anbietet, sind in diesen Fällen manuelle Meldungen zu fertigen. Es wird empfohlen, in diesen Fällen die maschinellen Meldungen durch Pflege des IT VBL/ZVE-Daten (IT 0051) zu unterdrücken. Autor: LVwA PS IPV Seite

4 2 Beschreibung der Felder Gültig bis : Beginn- und Endedatum des Infotypsatzes. 2. ZV-pflichtig: Dieses Feld ist bei Beginn der Zusatzversorgungspflicht auszuwählen. Es bleibt auch dann unverändert, wenn während des Beschäftigungsverhältnisses unbezahlte Abwesenheiten vorliegen (z.b. Sonderurlaub, Krankheit, Mutterschutz etc). Ausnahmen sind zu beachten bei: Teilweise Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (einschließlich Erwerbsminderungsrente auf Zeit) Volle Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (einschließlich Erwerbsminderungsrente auf Zeit) S. dazu die Ausführungen zu Punkt nicht ZV-pflichtig: Bei der Maßnahmenart Austritt bzw. bei dem Wegfall der Versicherungspflicht ist das Feld nicht ZV-pflichtig auszuwählen. Nach Bestätigung der Eingaben wird eine Meldung angezeigt: Autor: LVwA PS IPV Seite Stand:

5 Diese und ggf. weitere sind zu bestätigen, bis der Abmeldegrund eingegeben werden kann. In dem Block Versicherungsdaten wird das Feld Abmeldegrund angeboten, s. Punkt 8 in der Grafik. 8 Im Pop Up mögliche Abmeldegründe bei nicht pflichtig muss der dem Sachverhalt entsprechende Abmeldegrund (Kennzahlen für die Abmeldegründe lt. RIMA) ausgewählt werden. Autor: LVwA PS IPV Seite

6 Hinweise zu den Abmeldegründen 20, 28: Beim Auswählen des Feldes nicht ZV-pflichtig werden u. a. die Abmeldegründe 20 (Abrechnung unter einer neuen Kontonummer ohne AG-Wechsel) und 28 (Vorübergehendes Ende wegen Wechsel des Abrechnungsverbandes) im Pop Up angeboten. Bei der Pflege der Maßnahmenart Austritt auf Grund einer Versetzung, die keinen Abrechnungsverbandwechsel nach sich zieht, ist der Abmeldegrund 20 (Abrechnung unter einer neuen Kontonummer ohne AG-Wechsel) auszuwählen. Bei der Pflege der Maßnahmenart Austritt, die dagegen mit einem Wechsel im Abrechnungsverband (Ost/West oder umgekehrt) im Zusammenhang steht, ist der Abmeldegrund 28 (Vorübergehendes Ende wegen Wechsel des Abrechnungsverbandes) auszuwählen. Die Bedeutung des Abmeldegrundes 28 steht in der Wertigkeit über der Bedeutung des Abmeldegrundes 20. Bei der Pflege eines organisatorischen Wechsels im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) innerhalb eines Buchungskreises in Verbindung mit einem Abrechnungsverbandwechsel (Ost/West oder umgekehrt) wird der Abmeldegrund 28 (Vorübergehendes Ende wegen Wechsel des Abrechnungsverbandes) maschinell in der erforderlichen Meldung eingesetzt. Um die korrekte Berechnung der Aufwendungen sowie die korrekte Erstellung von Meldungen zu gewährleisten, ist mit dem Beginn des Abrechnungsverbandwechsels im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ein Split zu setzen. Hinweis zu den Abmeldegründen 04 und 06 Die Abmeldegründe 04 und 06 (Teilweise bzw. volle Erwerbsminderungsrente ohne Beschäftigungsende (einschließlich Erwerbsminderungsrenten auf Zeit) werden nicht in der Trefferliste angeboten, wenn das Feld nicht ZV-pflichtig aktiviert ist. S. dazu die Ausführungen zu Punkt 4. Nach Eintragen des Abmeldegrundes wird eine Meldung angezeigt: Diese und weitere sind zu bestätigen, bis die Aufforderung zum Sichern des Datensatzes erscheint. Autor: LVwA PS IPV Seite

7 4. EM-Rente: Dieses Feld ist ausschließlich bei Personalfällen, bei denen die Abmeldegründe 04 oder 06 relevant sind, zu pflegen. Nach Bestätigung der Eingaben wird eine Meldung angezeigt: Diese und ggf. weitere sind zu bestätigen, bis der Abmeldegrund eingegeben werden kann. 8 Hier werden im Pop Up mögliche Abmeldegründe bei befreit die Abmeldegründe 04 und 06 angeboten. S. Punkt 8 in der Grafik. Hinweise s. auch Szenario 6. Autor: LVwA PS IPV Seite

8 5. Arbeitgeber: Dieses Feld ist nicht direkt pflegbar, sondern wird entweder systemseitig durch die Pflege des Infotypen Organisatorische Zuordnung (IT 0001) oder durch die Pflege der Felder Personalbereich, Pers.-Teilber. und Var. Schlüssel (s. Punkte 14, 15, 16) im Block Arbeitgeber des Infotypen VBL/ZVE-Daten (IT 0051) gefüllt. Dem Beschäftigten wird im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) auf Basis systemseitiger Vorschlagswerte, abhängig von der Personalstruktur (Personalbereich/Personalteilbereich), der relevante Arbeitgeber (Behördenname mit der zugehörigen VBL-Beitragskontonummer Ost bzw. West) zugeordnet. Abhängig von der organisatorischen Zugehörigkeit zum Abrechnungsverband West oder Ost wird grundsätzlich ein Arbeitgeber West oder Arbeitgeber Ost zugewiesen, der auf seine Richtigkeit zu prüfen ist. Soll der Arbeitgeber korrigiert werden, weil statt des vom IPV-System vorgeschlagenen Arbeitgebers mit VBL- Beitragskontonummer Ost der Arbeitgeber mit einer Sonderkontonummer zutreffend ist, muss in dem Block Arbeitgeber zu den Feldern Personalbereich oder Pers.-Teilber. und Var. Schlüssel der richtige Wert über die Wertehilfe ausgewählt werden. Sobald jedoch einmal der Block Arbeitgeber gepflegt worden ist, wird nach einem organisatorischen Wechsel der Wert des Feldes Arbeitgeber im Block Versicherungsdaten nicht mehr systemseitig angepasst. Die Einstellung eines korrekten Arbeitgebers kann dann nur noch über den Block Arbeitgeber in den Feldern Personalbereich, Pers.-Teilber. und Var. Schlüssel erfolgen. Um die korrekte Berechnung der Aufwendungen sowie die korrekte Erstellung von Meldungen zu gewährleisten, ist mit der Änderung im Block Arbeitgeber im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ein Split zu setzen. S. auch die Ausführungen zu den Punkten 14, 15 und 16. Hinweise s. auch im Szenario Zuständige ZVE: Das Feld ist mit der Bezeichnung Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder vorbelegt und ist nicht änderbar. 7. Versicherungsnummer: Beim erstmaligen Anlegen des Infotyps VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wird in dieses Feld systemseitig das Geburtsdatum des Beschäftigten gesetzt, das für die Erstellung der erstmaligen Anmeldung Voraussetzung ist. Für die Erstellung aller weiteren Meldungen ist das Vorhandensein einer vollständigen Versicherungsnummer unbedingt erforderlich. Aus diesem Grunde ist nach Vorlage der von der VBL vergebenen Versicherungsnummer diese mit dem Autor: LVwA PS IPV Seite

9 Gültigkeitsdatum, das mit dem Beginn der Versicherungspflicht identisch sein muss, nachzupflegen. Hinweis bei nachträglicher Änderung des Geburtsdatums im Infotyp Daten zur Person (IT 0002) Wird nach der erstmaligen Erstellung einer VBL-Anmeldung eine Änderung des Geburtsdatums im Infotyp Daten zur Person (IT 0002) erforderlich, ist mit der Pflege des korrekten Geburtsdatums erst einmal abzuwarten, bis die VBL eine Versicherungsnummer auf Grund des falsch gemeldeten Geburtsdatums vergeben hat. Die vollständige falsche Versicherungsnummer und das korrekte Geburtsdatum sind danach im selben Änderungsdienst rückwirkend zu pflegen, um im IPV-System die Erstellung einer Berichtigung der falschen Anmeldung mit der Angabe des korrekten Geburtsdatums auszulösen. Nach der Übermittlung der Berichtigung der VBL-Anmeldung wird die VBL eine neue Versicherungsnummer vergeben, die dann zu einem späteren Änderungsdienst mit dem Gültigkeitsdatum, das mit dem Beginn der Versicherungspflicht identisch sein muss, nachzupflegen ist. 8. Abmeldegrund: S. die Ausführungen zu den Punkten 3 und Steuermodell: Die vom Arbeitgeber zu tragende Umlage gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn des Beschäftigten. Das Feld Steuermodell ist mit individuell vorbelegt und in der Regel auch so zu belassen. Obwohl das Steuermodell individuell ausgegeben wird, ist bei der systemseitigen Berechnung des VBL-Umlageverfahrens eine pauschale Versteuerung und bei der Versteuerung der kapitalgedeckten Arbeitgeberbeiträge das Versteuerungsmodell steuerfrei >> individuelle Versteuerung gewährleistet, weil bei jedem im IPV-System eingestellten Arbeitgeber die relevante Versteuerungsart hinterlegt ist. Die kapitalgedeckten Arbeitnehmeranteile werden ab innerhalb der gesetzlichen Grenzen ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei behandelt. Wird auf die Steuerfreiheit verzichtet, ist dies im IT Zusatzversorgung D (IT 0051) gesondert zu pflegen. Hierzu ist ab dem relevanten Gültigkeitsbeginn ein Split zu setzen und im Block Arbeitgeber im Feld Var.(iabler) Schlüssel (für Arbeitgebertabelle) der Eintrag SV/ST-PF vorzunehmen. Der Eintrag der Steuerklasse 6 im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) bewirkt systemseitig, unabhängig von den Einstellungen im Feld Steuermodell, immer eine individuelle Versteuerung der Aufwendungen. Autor: LVwA PS IPV Seite

10 Soll für einen Personalfall rückwirkend die VBL-Pflicht nachgeholt, die Umlagen der zurückliegenden Monate in voller Höhe (ohne Berücksichtigung der monatlichen Pauschalversteuerungsgrenze) erst in der laufenden Abrechnungsperiode individuell versteuert werden, ist das Feld Steuermodell wie folgt zu pflegen: 1. Datensatz nachträglich (bei rückwirkender Anmeldung) ab Beginn der VBL-Pflicht 2. Datensatz individuell ab Beginn des laufenden Abrechnungsmonats Mit der Einstellung individuell im 2. Datensatz wird ebenfalls gewährleistet, dass erstmalig ab dem laufenden Abrechnungsmonat die Pauschalversteuerung einsetzt. Andere Vorschlagswerte zu dem Feld Steuermodell sind für die VBL nicht relevant und deshalb auch nicht auszuwählen. 10. Zusätzliche/r Umlage/Beitrag ab 2002: Dieses Feld ist auszuwählen, wenn für Personalfälle gem. 82 Abs. 2 VBLS ein Anspruch auf die Überweisung einer 9%igen zusätzlichen Umlage des Arbeitgebers an die VBL besteht. Entsprechende Ausführungen können der VBLinfo 1/2003 aus Januar 2003 zu entnommen werden. Hinweis Das IPV-System setzt in dieses Feld auch einen Haken, wenn lediglich (evtl. versehentlich) im Textbereich des Feldes ein Klick getätigt wird. Achtung Der nach 82 Abs. 1 zu entrichtende zusätzliche Beitrag ist im Infotypen Altersvermögensgesetz D (IT 0699) zu pflegen. 11. Einmalbezug im: Dieses Feld erhält vom IPV-System den Vorschlagswert November, da dieser Monat in der Regel der Auszahlungsmonat für die Zuwendung ist. Damit wird die Periode angegeben, in der einmalig die Bemessungsgrenzen für die Berechnung der Aufwendungen um den Betrag der Einmalzahlung erhöht werden. Bei Bedarf kann der Vorschlagswert in einen anderen Auszahlmonat geändert werden. 12. Vertragsmodell: Das Feld Vertragsmodell wird zurzeit nicht verwendet. Autor: LVwA PS IPV Seite

11 13. Anzahl Kinder Landesverwaltungsamt Berlin Für jeden vollen Kalendermonat, in dem das Beschäftigungsverhältnis wegen Elternzeit ruht, werden für jedes Kind, für das Elternzeit besteht, die Versorgungspunkte berücksichtigt, die sich bei einem zusatzversorgungspflichtigen Entgelt von 500,00 in diesem Monat, unter Berücksichtigung des maßgeblichen Altersfaktors, ergeben würden. Aus diesem Grunde ist für das Meldewesen die Angabe der Kinderzahl von großer Bedeutung. Anhand der Abwesenheitsart Elternzeit wird bei der Meldung systemseitig von einem Kind ausgegangen, auch wenn in dem Feld Anzahl Kinder der Wert 1 nicht angezeigt wird. Da für das Meldewesen systemseitig nicht erkannt werden kann, ob die Elternzeit für mehr als ein Kind genommen wird (z.b. bei Mehrlingsgeburten oder Geburten während einer laufenden Elternzeit), muss ggf. von den Anwendern manuell die Standardeinstellung (1 Kind) mit der tatsächlichen Anzahl der Kinder übersteuert werden. Wird dagegen Elternzeit für ein Kind in Anspruch genommen, ist eine manuelle Übersteuerung des Feldes nicht erforderlich. 14. Personalbereich: 15. Pers(onal).-Teilber.(eich): 16. Var(iabler). Schlüssel (für Arbeitgebertabelle): Im Feld Personalbereich sind die ersten beiden Ziffern des (eigenen) Personalbereichs mit einem * einzugeben. Damit werden bei Aufruf der Wertehilfe nur noch die behördenspezifischen Arbeitgeber (jeweils ein ausgewählter, stellvertretend für alle anderen Personalbereiche/Teilbereiche) zur Auswahl angeboten. Die Zeile mit den zu pflegenden Werten ist auszuwählen und zu bestätigen. Die Felder Pers-Teilber. und ggf. var. Schlüssel sowie im Block Versicherungsdaten das Feld Arbeitgeber werden systemseitig gefüllt. Hinweise s. auch im Szenario 2. Hinweis Nach dem Bestätigen der Eingabe wird ggf. eine Meldung als Pop-up angezeigt, die zu bestätigen ist. Als variable Schlüssel sind im IPV-System hinterlegt: SONDERK: Personalfälle, die regulär zum Abrechnungsverband Ost gehören, aber am reinen Umlageverfahren (West) teilnehmen sollen. Autor: LVwA PS IPV Seite

12 SV/ST-PF: Personalfälle, die im Abrechnungsverband Ost von ihrem Wahlrecht gebrauch machten und deren kapitalgedeckter Beitrag aus diesem Grund steuer- und sv-pflichtig ist. VOR 2005: Personalfälle im Abrechnungsverband Ost, die aufgrund einer Versorgungszusage vor dem keinen Anspruch auf den Erhöhungsbetrag von (Steuerfreibetrag) haben (sog. Altzusagen). UV: obsolet; galt für folgenden Personenkreis: Angestellten der Vergütungsgruppen X bis Vb und Kr. I bis Kr. VIII und für alle Arbeiter im Abrechnungsverband Ost. (kapitalgedeckter Beitrag 2,0% AG-Anteil und 2,0% AN-Anteil). UE: obsolet; galt für folgenden Personenkreis: Personalfälle mit unteren Entgeltgruppen im Abrechnungsverband Ost in den Buchungskreisen 2100 und 3910 (kapitalgedeckter Beitrag 3,3% AG-Anteil und 0,7% AN-Anteil). AG-BEITR: obsolet; galt für die anderen (höheren) Entgeltgruppen des Abrechnungsverbandes Ost in den Buchungskreisen 2100 und 3010 (kapitalgedeckter Beitrag 1,0% AG-Anteil und 0,0% AN-Anteil) AZUBI: obsolet; galt für Auszubildende, die unter den Manteltarifvertrag für Auszubildende (Mantel-TV Azubi Ost) fallen und bei denen das Einkommensangleichungsgesetz angewendet wurde. 17. Keine Meldungen an die Zusatzversorgungskasse übertragen: Dieses Feld ist immer dann zu markieren, wenn für den aktuellen Abrechnungsmonat die Übermittlung der VBL-Meldungen nicht maschinell an die VBL erfolgen soll. Folgende Gründe können für den Ausschluss relevant sein: a) Die VBL fordert umgehend eine Abmeldung mit den möglichen Abmeldegründen von 03 bis 07 für einen zum Versicherungsfall gewordenen Beschäftigten, um die Rentenberechnung vornehmen zu können. Da eine maschinell zu übermittelnde Meldung einen längeren Zeitablauf als eine manuell zu erstellende Meldung benötigt, kann in diesen Fällen eine manuelle Meldung erstellt werden. b) Werden an die VBL übermittelte Meldungen beanstandet, d.h., sie werden nicht verarbeitet, muss das korrekte Erstellen der beanstandeten Meldungen manuell durchgeführt werden. Zeitgleich sind die entsprechenden Korrekturen im IPV-System vorzunehmen und das Feld Keine Meldungen an die Zusatzversorgungskasse übertragen ist zu aktivieren. Autor: LVwA PS IPV Seite

13 Begründung: Da die Korrekturen im IPV-System ggf. Berichtigungen für Anmeldungen und/oder Stornierungen für Ab- und Jahresmeldungen nach sich ziehen, diese jedoch nicht als Berichtigungen/Stornierungen sondern als neue Meldungen (so, als ob diese noch nie gefertigt wurden) der VBL aufbereitet werden müssen, ist die Übermittlung (nicht die Erstellung) der maschinellen Meldung zu unterdrücken. Es ist unbedingt erforderlich, eine manuelle Meldung zu erstellen. Hinweis Bei der Pflege dieses Feldes ist noch folgendes zu beachten: Soll z.b. bei einem Personalfall zum 15. des laufenden Abrechnungsmonats die Maßnahmenart Austritt durchgeführt und die maschinelle Übermittlung der Meldung unterbunden werden, muss in 2 Datensätzen das Häkchen gesetzt werden: 1. Datensatz 01. des Monats bis 14. des Monats mit Häkchen 2. Datensatz ab dem 15. des Monats (nicht ZV-pflichtig) mit Häkchen. Wird dagegen ein tageweiser Austritt rückwirkend für einen bereits abgerechneten Monat gepflegt, ist es ausreichend, das Häkchen in dem Datensatz ab dem Datum der Maßnahmenart Austritt (nicht ZV-pflichtig) zu setzen. 3 Szenarien Die Beschreibung verschiedener Szenarien dient als Verdeutlichung der Beschreibung des Infotypen. 3.1 Szenario 1: Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wurde irrtümlich für einen nicht VBL-pflichtigen Fall angelegt Im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wurde ein nicht VBL-pflichtiger Fall irrtümlich als ZVpflichtig gesichert, der Fall wurde abgerechnet und eine Anmeldung bei der VBL ist erfolgt. Vorgehensweise Der angelegte Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist für den Fall mit ändern zu bearbeiten. Der Gültigkeitszeitraum des Infotyps VBL/ZVE-Daten (IT 0051) darf dabei nicht verändert werden. Es ist das Feld nicht ZV-pflichtig anzuhaken und im Feld Abmeldegrund die Kennzahl 29 auszuwählen. Anschließend ist der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) zu si- Autor: LVwA PS IPV Seite

14 chern. Auf Grund dieser Eingaben werden die bisher abgerechneten Aufwendungen wieder zurückgerechnet. Sobald die vollständige VBL-Versicherungsnummer vorliegt, ist diese ab Beginn der gespeicherten Versicherungspflicht einzupflegen, damit eine Stornierung der ursprünglichen VBL-Anmeldung erzeugt werden kann. Achtung Wurde der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) irrtümlich angelegt, ohne dass eine Personalabrechnung erfolgte, so sind lediglich die ersten beiden Schritte durchzuführen. Das IPV-System erstellt in diesem Fall weder eine Anmeldung noch eine Abmeldung. 3.2 Szenario 2: Organisatorischer Wechsel Bei einem organisatorischen Wechsel in einen anderen Personalbereich oder Personalteilbereich ändert sich ggf. die VBL-Beitragskontonummer (Arbeitgeber). Für die Abbildung der Historie ist es erforderlich, einen aus diesem Grund vorhandenen Split im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) analog im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) einzupflegen. Ohne diese Anpassung wird im Block Versicherungsdaten im Feld Arbeitgeber unabhängig vom Gültigkeitszeitraum die Information gemäß den gepflegten Stammdaten des Infotyps Organisatorische Zuordnung (IT 0001) im aktuellen Abrechnungsmonat angezeigt. Bei einem organisatorischen Wechsel, der mit einem Wechsel in den Abrechnungsverband Ost oder West verbunden ist, wird bei der Pflege des Infotypen Organisatorische Zuordnung (IT 0001) die Hinweismeldung Wechsel der Ost-/West-Zuordnung des Personalteilbereichs. IT 51 beachten! ausgegeben. Achtung Hinweis für LUV-Sachbearbeiter: Der Personalservice ist in jedem Fall von einem Wechsel in der organisatorischen Zuordnung zu informieren, um die entsprechende Pflege im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) vorzunehmen. Die für jeden Buchungskreis zulässigen Zusatzversorgungs-Merkmale (Arbeitgeber mit den entsprechenden VBL-Beitragkonten) sind im IPV-System hinterlegt. Wechselt der Beschäftigte innerhalb der Organisationsstruktur in einen Bereich, für den ein anderer Arbeitgeber im IPV-System hinterlegt ist, wird im Feld Arbeitgeber im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) die Anzeige des Arbeitgebers (Behördenname und VBL- Beitragskontonummer) automatisch angepasst. Diese automatische Anpassung des Feldes Arbeitgeber an die neue organisatorische Zuordnung des Beschäftigten erfolgt jedoch nicht, Autor: LVwA PS IPV Seite

15 wenn im bereits vorhandenen Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) die Felder Personalbereich, Pers.-Teilber. und ggf. das Feld Var. Schlüssel im Block Arbeitgeber gepflegt wurden. Aus diesem Grunde ist unbedingt zu überprüfen, ob der Wert in diesen Feldern nach dem organisatorischen Wechsel noch zulässig/korrekt ist. Nur in der Wertehilfe dieser Felder sind die Arbeitgeber aller Abrechnungskreise sichtbar. Bei einer unzulässigen Auswahl wird beim Betätigen der Entertaste folgende Fehlermeldung angezeigt: Angaben im Block Arbeitgeber passen nicht zum IT Achtung Wurde der Block Arbeitgeber noch nicht gepflegt, ist bei einem organisatorischen Wechsel von West nach Ost zu beachten, dass die automatische Umstellung im Feld Arbeitgeber im Block Versicherungsdaten nur zu einem reinen Ost-Arbeitgeber erfolgt. Abweichungen sind im Block Arbeitgeber zu pflegen. Das Feld Arbeitgeber im Block Versicherungsdaten erhält dann den Wert entsprechend den Angaben im Block Arbeitgeber. 3.3 Szenario 3: Pflichtversicherung ohne laufendes zusatzversorgungspflichtiges Entgelt auf Grund der Mitgliedschaft in einem Parlament (Versicherungsmerkmal 45) Für Beschäftigte, die als Abgeordnete in ein Parlament berufen worden sind, ist im IPV- System ein Sonderurlaub ohne Bezüge zu pflegen, da diese während der Zeit als Abgeordnete den Status eines politischen Beamten haben. In der DATÜV-ZVE sind diese Beschäftigten mit dem Versicherungsmerkmal 45 zu melden. Deshalb ist im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) die Abwesenheitsart 9567 (SU f. Parlamentsmitglied T) zum Beginn der Beurlaubung des Abgeordneten aufzugeben, der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051 ) wird unverändert in dem Status ZV-pflichtig belassen. 3.4 Szenario 4: Pflichtversicherung bei Entwicklungshelfern Für Beschäftigte, die sich im Entwicklungsdienst befinden, hat der Arbeitgeber für die Zeit der Beurlaubung Aufwendungen an die VBL abzuführen, wenn der Träger der Entwicklungshilfe die Aufwendungen erstattet. Dafür ist die Maßnahmenart 52 für Ruhendes Beschäftigungsverh. mit dem Maßnahmengrund 22 für Entwicklungshelfer, im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) die Abwesenheitsart 8010 für Entwicklungshelfer und im Infotyp Wiederk. Be/Abzüge (IT 0014) die Lohnart 3723 (VBL-Brutto Entwickl.hilfe) zu pflegen. Autor: LVwA PS IPV Seite

16 Mit der Eingabe der Lohnart 3723 wird gewährleistet, dass von den eingegebenen Bruttobeträgen die monatlichen Aufwendungen ermittelt und an die VBL überwiesen werden. Eine Pflege im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist nicht erforderlich, der Status ZV-pflichtig ist zu belassen. 3.5 Szenario 5: Erwerbsminderungsrenten Teilweise Erwerbsminderungsrente auf Zeit (Abmeldegrund 04) Teilweise Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, wenn der Rentenbeginn vor der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses liegt (Abmeldegrund 04) Volle Erwerbsminderungsrente auf Zeit (Abmeldegrund 06) Volle Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, wenn der Rentenbeginn vor der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses liegt (Abmeldegrund 06) Handelt es sich um eine teilweise oder volle Erwerbsminderungsrente auf Zeit ohne Fortzahlung des Entgelts, ist in der Pflege wie folgt vorzugehen: Es ist die Maßnahmenart 52 für Ruhendes Beschäftigungsverh. mit dem Maßnahmengrund 17 für Rente auf Zeit ab dem 01. des Monats, der auf den Monat der Bescheidzustellung folgt, anzulegen. Im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) ist mit dem Beginndatum der EM- Rente die Abwesenheitsart 8021 Rente auf Zeit zu pflegen. Ebenfalls mit dem Beginn der EM-Rente sind im Infotyp Sozialversicherung D (IT 0013) die SV-Beitragsmerkmale anzupassen und im Infotyp DEÜV (IT 0020) ist im Block Weitere Angaben das Feld Rentner/Antrags mit dem Wert EM zu pflegen. Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist bis zum Beginn der EM-Rente abzugrenzen, in dem Block Versicherungspflicht ist mit dem Beginn der EM-Rente das Feld EM-Rente anzuklicken und in dem Block Versicherungsdaten sind die Abmeldegründe 04 bzw. 06 zu pflegen. Mit dieser Information soll das IPV-System bis zum Beginn der EM-Rente eine fiktive Abmeldung mit den Abmeldegründen 04 bzw. 06 erstellen, da die VBL diese für die Berechnung der Rente benötigt. Gleichzeitig wird mit dem Beginn der EM-Rente im IPV-System aus technischen Gründen eine fiktive Anmeldung erzeugt, damit eine später fällige Jahresmeldung bzw. Abmeldung mit dem Versicherungsmerkmal 41 erzeugt werden kann. Bei einer Wiederaufnahme der Beschäftigung nach dem Ende der befristeten Rente ist im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) in dem Block Versicherungspflicht das Feld ZV-pflichtig anzuklicken. Autor: LVwA PS IPV Seite

17 Scheidet dagegen der Beschäftigte im Anschluss an das Ende der befristeten Rente aus, ist im Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) in dem Block Versicherungspflicht das Feld nicht ZVpflichtig anzuklicken und anschließend in dem Block Versicherungsdaten das Feld Abmeldegrund mit der entsprechenden Kennzahl zu füllen. Achtung Soweit zum Rentenbeginn auch gleichzeitig eine Abrechnung unter einer neuen Kontonummer oder ein Wechsel des Abrechnungsverbandes erfolgt, ist anstelle des Abmeldegrundes 04 bzw. 06 der Abmeldegrund 29 zu verwenden. Handelt es sich nicht um Erwerbsminderungsrenten auf Zeit, sondern um Erwerbsminderungsrenten, bei denen das Beschäftigungsverhältnis zum Beginn der Rente nicht sofort endet, ist in der Pflege wie folgt vorzugehen: Mit dem Beginndatum der EM-Rente sind im Infotyp Sozialversicherung D (IT 0013) die SV- Beitragsmerkmale anzupassen und im Infotyp DEÜV (IT 0020) ist im Feld Rentner/Antrags der Wert EM auszuwählen. Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist bis zum Beginn der EM-Rente abzugrenzen, in dem Block Versicherungspflicht ist mit dem Beginn der EM-Rente das Feld EM-Rente anzuklicken und in dem Block Versicherungsdaten sind die Abmeldegründe 04 bzw. 06 zu pflegen. Mit dieser Information soll das IPV-System bis zum Beginn der EM-Rente eine fiktive Abmeldung mit den Abmeldegründen 04 bzw. 06 erstellen, da die VBL diese für die Berechnung der Rente benötigt. Gleichzeitig wird mit dem Beginn der EM-Rente im IPV-System aus technischen Gründen eine fiktive Anmeldung erzeugt, damit die fällige Folgemeldung bei Beschäftigungsende erstellt werden kann. Handelt es sich um teilweise Erwerbsminderungsrenten, bei denen weiterhin laufende Bezüge gezahlt werden, ist in der Pflege wie folgt vorzugehen: Mit dem Beginndatum der EM-Rente sind die Infotypen Basisbezüge (IT 0008), Sollarbeitszeit (IT 0007), DEÜV (IT 0020) und ggf. weitere relevante Infotypen entsprechend zu pflegen. Der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) ist bis zum Beginn der EM-Rente abzugrenzen, in dem Block Versicherungspflicht ist mit dem Beginn der EM-Rente das Feld EM-Rente anzuklicken und in dem Block Versicherungsdaten ist der Abmeldegrund 04 (Teilweise Erwerbsminderungsrente ohne Beschäftigungsende) zu pflegen. Mit dieser Eingabe wird maschinell eine fiktive Abmeldung mit dem Abmeldegrund 04 erstellt, die die VBL für die Berechnung der Rente benötigt. Gleichzeitig wird mit dem Beginn Autor: LVwA PS IPV Seite

18 der EM-Rente im IPV-System aus technischen Gründen eine fiktive Abmeldung erzeugt, damit die fälligen Folgemeldungen (z. B. Jahresmeldung) erstellt werden können. 3.6 Szenario 6: Berechnungen für die Zusatzversorgung im Abrechnungsprotokoll Im Protokoll der Simulation der Personalabrechnung kann die Berechnung der Bestandteile der VBL-Aufwendungen sowie deren Versteuerung und Versicherung im Detail nachvollzogen werden. Folgende Knotenpunkte sind zu öffnen: SV, Steuer, Nettozusagen, Zusatzversorg. Zusatzversorgung, Altersvermögensgesetz Zusatzversorgung neue Lösung ZV: Pflichtversicherung (DOZV PFLT) Verarbeitung Mit einem Doppelklick auf die Zeile Zusatzversorgung Pflichtversicherung für: TTMMJJ TTMMJJ kann in die Detailansicht gesprungen werden. Auszug aus der Detailsicht der Berechnung der Aufwendungen Autor: LVwA PS IPV Seite

19 Durch Klicken auf das sich oben links befindende Symbol kann die Detailansicht weiter geöffnet werden: Für die Anzeige der Detailansicht der Berechnung der Steuer sind folgende Knotenpunkte zu öffnen: SV, Steuer, Nettozusagen, Zusatzversorg. Zusatzversorgung, Altersvermögensgesetz Zusatzversorgung neue Lösung ZV: Ab Jahr 2008 (steuerfreie Umlagen) ZV: Umlagenversteuerung (DOZV ST) oder Altersverm.Gesetz: Kontingente prüfen Verarbeitung Mit einem Doppelklick auf die Zeile Zusatzversorgung Umlagenversteuerung für: TTMMJJ TTMMJJ kann in die Detailansicht gesprungen werden. Autor: LVwA PS IPV Seite

20 Auszug aus der Detailansicht der Berechnung der Steuer Durch Klicken auf das sich oben links befindende Symbol kann die Detailansicht weiter geöffnet werden: Für die Anzeige der Detailansicht der Berechnung der Sozialversicherung sind folgende Knotenpunkte zu öffnen: SV, Steuer, Nettozusagen, Zusatzversorg. Zusatzversorgung, Altersvermögensgesetz Zusatzversorgung neue Lösung ZV: SV-Berechnung (DOZV SV) Verarbeitung Mit einem Doppelklick auf die Zeile Zusatzversorgung SV der Pflichtversicherung für : TTMMJJ TTMMJJ kann in die Detailansicht gesprungen werden. Autor: LVwA PS IPV Seite

21 Auszug aus der Detailansicht der Berechnung der Sozialversicherung Durch Klicken auf das sich oben links befindende Symbol kann die Detailansicht weiter geöffnet werden: Für die Ermittlung des im Entgeltnachweis angedruckten SV-Hinzurechnungsbetrages ist ggf. die zweite Zeile Verarbeitung als Detailansicht aufzurufen: Daraus ergibt sich: SVHinzurechnungsteilbetrag (steuerfrei/pauschal versteuert) Lohnart /29O 35,67 SV-Hinzurechnungsteilbetrag (individuell versteuert) Lohnart /29G: 146,46 SV-Hinzurechnungsfreibetrag, wird in /298 kumuliert 13,30- Ergibt 168,83 Auszug aus dem Entgeltnachweis: Autor: LVwA PS IPV Seite

22 3.7 Szenario 7: Anzeigen von erstellten VBL-Meldungen (DATÜV- ZVE) durch die Personalsachbearbeitung Die Personalsachbearbeitung hat im Bereichsmenü ZPER die Möglichkeit, sich die von der Abrechnungssachbearbeitung erstellten ggf. an die VBL übertragenen VBL-Meldungen über folgenden Weg anzeigen zu lassen: Infosysteme Auswertungsreports VBL Anzeige Meldetabellen (ZV-Meldeprogramm 2006) Nach Doppelklick auf Anzeige Meldetabellen (ZV-Meldeprogramm 2006) wird folgendes Bild angeboten: Im Block Selektion sind die Personalnummer und der Abrechnungskreis einzutragen. Im Block Einschränkungen kann über die Felder Auswertungsperiode Beginn und Auswertungsperiode Ende der Auswertungszeitraum bestimmt werden. Hinweis Das Feld Auswertungsperiode Ende wird in Abhängigkeit vom aktuellen Tagesdatum systemseitig mit JJJJ/MM vorbelegt, kann aber geändert werden. Wird das Feld Auswertungsperiode Beginn nicht gepflegt, werden alle im IPV-System gespeicherten Meldungen angezeigt. Autor: LVwA PS IPV Seite

23 Diese Auswertungsvariante empfiehlt sich, sodass die Felder Zusatzversorgungseinrichtung, Melderelevantes Ereignis, Status Meldungsblock und Übertragungsrelevanz nicht zu pflegen sind. Im Block Optionen ist das systemseitig markierte Feld Logtabelle anzeigen zu belassen. Die Felder Warnmeldungen anzeigen, Vergleichsmodus und PU11-Meldungen anzeigen sind nicht zu markieren. Die Eingaben sind zu bestätigen. Den Button Ausführen (F8) drücken. Danach wird in einem Protokoll eine Administrationstabelle mit einer Übersicht der gewünschten Meldungen angezeigt, Beispiel hier: Eine Anmeldung (30) und eine Jahresmeldung (60), nachzuvollziehen in der Spalte MRELE. (Melderelevantes Ereignis >> entspricht den Meldetatbeständen in der RIMA bzw. DATÜV-ZVE). Autor: LVwA PS IPV Seite

24 Beim Öffnen des Menüpunktes Personalnummer XXXXXXXX: Administrationstabelle stellt sich die Meldetabelle im Protokoll wie folgt dar: Es werden alle Bestandteile der erstellten Meldungen zur Einsicht angeboten. Durch Doppelklick auf z.b. den Menüpunkt erhält man diese Anzeige: Durch Markierung der angezeigten Meldung und Klick auf den Button Details Autor: LVwA PS IPV Seite

25 wird das Pop Up Details angezeigt und gibt weitere Informationen. Auf diesem Weg können alle weiteren Menüpunkte (Abmeldungen, Abschnitte, Namen, Adressen, Log-Einträge) durch Doppelklick zwecks Einsichtnahme geöffnet werden. Der Menüpunkt Differenzen ist für die VBL nicht mehr relevant. Zu dem Menüpunkt Log-Einträge werden u.a. Informationen zum Status der Meldungen und zur Identifikation des Erstellers (Benutzers) der Meldungen ausgegeben. Autor: LVwA PS IPV Seite

26 3.8 Szenario 8: Statusumsetzung von ZV-Meldungen ZV-Statusumsetzung/Löschen Meldungsblöcke Bei der Erstellung von VBL-Meldungen mit Hilfe des Reports Meldungserstellung (RPCZVMD2) kann es erforderlich sein, den Status der erstellten Meldung(en) manuell umzusetzen. Das kann der Fall sein, wenn bei einem Personalfall vom Personalservice die Entscheidung getroffen wurde, Meldungen manuell zu erstellen und in Papierform an die VBL zu versenden oder dem System mitgeteilt werden muss, dass die Meldungen von der VBL abgelehnt wurden. Bei der Erstellung der ZV-Meldungen durchlaufen die Meldungen folgende Status: alter Status neuer Status erzeugt durch bisher ohne Meldung für diesen Zeitraum 01 neu Meldungserstellung RPCZVMD2 01 neu 02 übertragen Datenträgererstellung RPCZVDD2 Der Report ZV-Statusumsetzung/Löschen Meldungsblöcke (ZV-Meldewesen) unterstützt folgende Statuswechsel. alter Status neuer Status 01 neu 99 manuell Autor: LVwA PS IPV Seite

27 alter Status neuer Status 02 übertragen 04 abgelehnt Es gibt noch weitere Status für ZV-Meldungen, die aber für die laufende Arbeit nicht mehr von Relevanz sind. Um zu ermitteln, welche Meldungen welchen Status zurzeit haben, kann der Auswertungsreport Anzeige Meldetabellen (ZV-Meldeprogramm 2006) verwendet werden, der unter Infosysteme Auswertungsreports VBL zu finden ist. Das Selektionsbild des Reports ZV-Statusumsetzung/Löschen Meldungsblöcke (ZV- Meldewesen) sieht wie folgt aus: 1 2 Im Block Selektion (1) stehen die üblichen Auswahlkriterien für Personalnummern zur Auswahl. Der Abrechnungskreis ist ein Pflichtfeld. Im Block Einschränkungen (2) ist die Auswertungsperiode einzutragen, die zuvor mit Hilfe des Punktes Anzeige Meldetabellen ermittelt wurde. Voreinstellung sind das Jahr und der Monat, die sich aus dem Tagesdatum ergeben. Das Löschen von erstellten Meldungen wird in der ausgelieferten Fassung nicht unterstützt. Sollte sich die Notwendigkeit ergeben, Meldungen zu löschen, ist eine Hotlinemeldung zu erstellen. Autor: LVwA PS IPV Seite

28 Nach der Auswahl der Personalfälle und der Auswertungsperiode ist der Report im Vordergrund auszuführen. In der Reportausgabe werden die Meldungen angezeigt, für die ein Statuswechsel möglich ist: Anhand des bisherigen Status der Meldung wird vom System ermittelt, welches der neue Status der Meldung sein kann (s. o.). Im Beispiel oben gibt es nur Meldungen mit dem bisherigen Status 02 - übertragen. Daher kann der neue Status nur 04 - abgelehnt sein. Die umzusetzenden Meldungen sind auszuwählen und die Schaltfläche Statusänderung zu drücken. Über den Button können alle angebotenen Meldungen selektiert werden. Nach der Sicherheitsabfrage wird der jeweilige Status der Meldungen umgesetzt. Im Anschluss erfolgt die Abfrage, ob die aktualisierten Meldungen angezeigt werden sollen. Wird die Frage bejaht, werden anhand der im Report selektierten Personalfälle die aktualisierten Meldetabellen mit Hilfe des Reports Anzeige Meldetabellen angezeigt. Andernfalls wird wieder das Selektionsbild des Reports ZV-Statusumsetzung/ Löschen Meldungsblöcke angezeigt. Autor: LVwA PS IPV Seite