Arbeitszeitkonto Minijob 2017 VARIOPLUS

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1 1 Dokumentation Arbeitszeitkonto Minijob 2017 VARIOPLUS Kontrolltool 2015 & 2016 VARIOPLUS Löschmann & Claßen GbR, Schloss-Schönau-Str. 6-8, Aachen Stand VARIOPLUS heißt: - Einfache Bedienung: Einrichten + Eintragen. Fertig. - Zur Berechnung ist nur Eingabe Stundenlohn und Beginnmonat nötig. - Automatische Urlaubsvergütung gemäß tatsächlicher Arbeitszeit - Automatische Krankengeldberechnung - Automatische Feiertagsberechnung - Zulagen für Sonn- und Feiertage möglich - Hinweise bei Gefährdung des Minijobstatus - Gute Steuerungsmöglichkeit des Einsatzes Minijobber - Einfache Erstellung des Nachweises für den Minijobber gem. Nachweisgesetz - Und vieles mehr

2 2 Installation Die Arbeitszeitkonten VARIOPLUS sind übersichtliche Excel-Arbeitsmappen, welche mindestens Excel 2003 benötigen. Die Arbeitsmappen sind verschlüsselt und benötigen auf jedem System einmalig jeweils ein Passwort zum Öffnen. Download Download Laden Sie die verschlüsselten und komprimierten Dateien (*.zip) von unserer Webseite Entzippen Sie die Dateien. Falls Sie über keinen Entzipper verfügen, laden Sie kostenfrei ein ZIP-Programm herunter. Näheres unter: Seite oben anklicken. Nun klicken Sie auf die Datei (en) (*.exe), lesen sich die kurzen Hinweise durch und geben Sie Ihr Einverständnis mit Eingabe des Passwortes. Sollten Ihnen die Passworte nicht vorliegen, fordern Sie sie kostenlos an. Das Formular hierfür finden Sie unter den Downloadbuttons auf der gleichen Seite. Die Eingabe des Passworts, welches beim Öffnen des Arbeitszeitkontos abgefragt wird, ist nur erstmalig nötig. Danach können Sie das Arbeitszeitkonto nutzen und unter neuem Namen speichern (sinnvollerweise der eindeutige Name des Minijobbers/der Minijobberin). Allerdings nur auf dem System, auf dem Sie die Anwendung geöffnet haben. Weitere Rechner = Erneutes einmaliges Öffnen der Anwendung mit einmaliger Passworteingabe. Vorschläge zur Ablagestruktur der Arbeitszeitkonten Richten Sie einen Basisordner für die heruntergeladenen Dateien AZK_Minijob. an. Legen Sie einen weiteren Ordner z. B. Arbeitszeitkonten_Minijob_2016 bzw an. In diesem Ordner richten Sie den Unterordner Ausgeschieden_Geändert ein. Hier werden die Arbeitszeitkonten der Minijobber abgelegt, die ausgeschieden sind, oder die einen anderen Status innerhalb des Betriebes bekommen haben oder deren Minijob-Vertrag geändert wurde. Öffnen Sie eine Datei des Basisordners, geben Sie das Passwort ein und speichern Sie jeweils ein Arbeitszeitkonto (Speichern unter ) mit dem Namen des jeweiligen Minijobbers/der jeweiligen Minijobberin (in Folge nur noch Minijobber ) unter dem oben eingerichteten Ordner an. Im Ordner Ausgeschieden_Geändert werden die Arbeitszeitkonten abgelegt, die nicht mehr benötigt werden, weil der Minijobber zu geänderten, z. B. neue Arbeitszeit oder geänderter Stundenlohn, Konditionen arbeitet. Immer dann muss das alte Konto geschlossen und ein neues Konto mit den neuen Konditionen und dem Änderungsbeginn angelegt werden.

3 3 Wenn Sie es übersichtlich halten wollen, dann legen Sie im Ordner Ausgeschieden_Geändert einen Unterordner für jeden Minijobber an, in dem Sie das jeweilige inaktive Arbeitszeitkonto ablegen. Die aktiven Konten sollten direkt im Ordner Arbeitszeitkonten_Minijob_2016 bzw untereinander abgelegt werden. So haben Sie alle Konten auf einen Blick. Klingt kompliziert, ist es aber nicht. Es im Prinzip ist nur das, was Sie immer machen, wenn Sie eine sinnvolle Dateistruktur aufbauen. Wichtige Änderungen beim Minijob Lange Jahre war der Minijob ein vollkommen unproblematisches Arbeitsverhältnis. Meist ohne Arbeitsvertrag arbeiteten die Leute maximal für den Lohn, der als Obergrenze Minijob festgelegt war. Urlaub, Krankengeld oder Feiertagsbezahlung waren die Ausnahme. Wenn gearbeitet wurde, wurde bezahlt, wenn nicht, dann eben nicht. Das war zwar nicht rechtens, doch wo kein Kläger, da kein Richter. Diese Zeiten sind seit 2015 vorbei. Viele Arbeitgeber beschäftigen Minijobber mit der Vorgabe des Stundenlohnes der Maximalvorgabe Arbeitszeit = 450 / Stundenlohn. Für dieses Szenario wurde das Arbeitszeitkonto VARIOPLUS (AZK_Minijob_VARIOPLUS_x.x.x) entwickelt. Damit kann auch die Arbeitszeit eines Minijobbers mit mündlichem Minimalvertrag korrekt aufgezeichnet werden. Urlaub, Feiertage und Krankheit werden berücksichtigt. Damit sind die Prüfungsklippen ausgeräumt. Allerdings muss jeden Monat eine individuelle Lohnabrechnung vorgenommen werden, weil ein verstetigter Lohn nicht möglich, weil nicht gewollt ist. Weil Minijobber in aller Regel unregelmäßig beschäftigt werden, wird in der VARIOPLUS-Variante des Arbeitszeitkontos jedwede Berechnung auf 7 Arbeitstage (Montag bis Sonntag) ausgelegt werden. Ob der/die Beschäftigte dann ein, zwei, drei oder mehr Tage pro Woche und an jeweils verschiedenen Wochentagen arbeitet, ist vollkommen gleichgültig. Der Urlaubsanspruch wird bezogen auf die bisherige effektive=tatsächliche Arbeitsleistung berechnet und pauschal jeden Monat automatisch vergütet. Bei Feiertagen ist das Verfahren das Gleiche. Nur bei Krankheitstagen ist der Eintrag gemäß Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig. Das Krankengeld wird automatisch berechnet. Der Minijobber hat, wenn er tarifvertragsgebunden arbeitet, ggf. Anspruch auf Zulagen bei Sonn- und Feitertagsarbeit Das AZK_Minijob_VARIOPLUS ermöglicht die Erfassung der Zulagen in Prozent.

4 4 Es kann durchaus vorkommen, dass der Minijobber Anspruch auf Entgelt hat, obwohl er in dem betreffenden Monat überhaupt nicht für die Firma gearbeitet hat. Das liegt darin begründet, dass - obwohl kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt - der Minijobber wie jeder andere Arbeitnehmer unbefristet es sei denn es wurde im Nachweis (siehe unten) eine Befristung vorgesehen - beschäftigt ist, mit allen Rechten und Pflichten. Der Minijobber hat Anspruch auf bezahlten Urlaub, auf Feiertagsvergütung, auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Der Minijobber hat die Pflicht, eine Erkrankung umgehend zu melden bzw. eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Tut er das nicht, weiß der Arbeitgeber nichts von einer Erkrankung. Also gibt es auch keine Lohnfortzahlung. Machen Sie Ihre Minijobber darauf aufmerksam. Der Minijobber hat Anspruch auf einen Nachweis gem. Nachweisgesetz. Dieser Nachweis ist jetzt in das Arbeitszeitprogramm integriert. Felder ergänzen, ausdrucken, unterschreiben, Fertig. Auch die Abwahl Versicherungspflicht ist vorbereitet. Denken Sie daran, dass der Minijobber unterschreiben muss. Hört ein Minijobber in auf in der Firma, dem Betrieb oder der Praxis zu arbeiten, teilen Sie ihm dies in jedem Fall schriftlich mit. Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen. Teilen Sie dem Minijobber die Auflösung des Arbeitsverhältnisses nicht mit, kann dieser Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagsansprüche weiterhin geltend machen. Kontrolltools 2015 & 2016 VARIOPLUS Wenn Sie sich freiwillig an den Kosten für das Arbeitszeitkonto Minijob 2017 Tarif beteiligt haben/beteiligen, können Sie auf die Kontrolltools 2015 & 2016 VARIOPLUS zugreifen und die Minijobkonten 2015, sowie 2016 überprüfen, indem Sie die Ihnen vorliegenden Stundenzettel in die Tools eintragen. Sollten dabei Unstimmigkeiten auftreten, beachten Sie folgendes: Eine starke Fehlerquelle sind die Arbeits- und Pausenzeiten. Übertragungsfehler können verheerende Auswirkungen haben (Verlust Minijobstatus). Sind die Feiertage korrekt an- bzw. ausgeklickt? Krankheitstage sollten nur bei Vorliegen einer Krankmeldung eingetragen werden. Aber: Immer jeden krankgeschriebenen Tag eintragen, auch Samstag und Sonntag. Nicht nur die Tage, an denen der Minijobber arbeitet. Werden Krankheitstage falsch eingetragen, führt dies zu einer Reduktion der effektiven Arbeitszeit. Ist die richtige Lohnhöhe eingetragen? Diese beeinflusst die effektive Arbeitszeit erheblich. Je höher der Lohn, desto kürzer steht ein Minijobber der Firma zur Verfügung. Wenn Sie alle Punkte beachten, und evtl. Fehler korrigiert sind, übernehmen Sie das

5 5 Kontrolltool 2015 bzw VARIOPLUS einfach als Arbeitszeitkonto Minijob 2015 und/oder 2016 VARIOPLUS. Worauf im Detail zu achten ist: Die Tabellen Zweck und Haftung, Verdienstgrenzen Minijob & Feiertage Bitte lesen Sie diese Tabellen (Feiertage ist eine reine Infotabelle). Sie bekommen einen grundsätzlichen Einblick in die Problematik Mindestlohn und Minijob. Vertiefende Informationen finden Sie auf unserer Webseite in der Spalte links unter Recht Minijob und in den Texten der Seite. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater/Rechtsanwalt auf keinen Fall an uns -, wenn Sie weitergehende inhaltliche Fragen haben. Geben Sie die Programme bitte nicht weiter. Verweisen Sie Interessenten auf unsere oben genannte Webseite. Dort können Programme und Passworte kostenfrei unter Angabe von Namen und adresse heruntergeladen werden. Wir müssen wissen, wer das Programm nutzt. Falls sich Veränderungen ergeben, oder Fehler festgestellt werden sollten, können und werden wir die Nutzer informieren. Diese sind somit immer auf dem aktuellen Stand der Dinge. Die Tabelle Arbeitszeitkonto Übersicht Erster Abschnitt Das AKZ Minijob VARIOPLUS ist vollkommen einfach zu führen. Es müssen, um den Anforderungen der Dokumentationspflicht gerecht zu werden, nur die blau unterlegten Felder links ausfüllen. Firma, Name, Vorname des Minijobbers, Geburtstag, Beginn des Arbeitszeitkontos, Stundenentgelt, Das ist alles. Alle weiteren ausfüllbaren Felder dienen der Information. Sie sind optional und nicht prüfungsrelevant. Dennoch empfehlen wir ausdrücklich die Nutzung. Deshalb im Weiteren auch die Erläuterung dieser Felder. Abrechnungsmonat: Über eine Drop-Down-Menü kann der Abrechnungsmonat des jeweiligen Jahres ausgewählt werden. Es werden sofort alle relevanten Daten für diesen Monat ausgeworfen. Weitere Rentenjobs: Wenn beim Minijobber bereits mindestens ein rentenversicherungspflichtiger Job zusätzlich vorhanden ist, bitte ein "Ja" setzen. Dann entfällt der Mindestbeitrag und es werden immer nur 3,7 % Rentenbeitrag beim Minijobber abgezogen. Ansonsten siehe

6 6 Bezugsbeitrag/Mindestbeitrag: Die gesetzliche Rentenversicherung erhebt einen Mindestbeitrag. Dieser darf nicht unterschritten werden. Er ergibt sich aus dem Bezugsbeitrag der z. Zt. 175 und beträgt = 32,73. Der Arbeitgeber zahlt immer nur 15 % des Lohnes an Rentenversicherungsbeitrag. Bei einem Gehalt unter 175 ist der Rentenversicherungsbeitrag des Minijobbers deshalb immer höher als 3,7%; er muss den Mindestbeitrag auffüllen. Siehe auch Minijobber Versicherungspflicht JA /Arbeitgeber. Versicherungspflicht: Ja/Abgewählt: Generell besteht für den Minijobber Rentenversicherungspflicht. Es kann gleichwohl auf den Rentenbeitrag verzichtet werden. Dies ist vom Minijobber dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen, kann auch im Arbeitsvertrag festgelegt werden. Stundenentgelt: Der Mindestlohn beträgt z. Zt 8,50 pro Stunde. Wird ein geringerer Wert eingetragen, erscheint im rot umrandeten Kontrollfeld. Gesamtstunden Jahr: Hier wird die Summe der bisher geleisteten Arbeitszeit inkl. Urlaub, Krankheit, Feiertage angegeben. Es ist die Zeit, die bezahlt werden muss. Es ist nicht die Arbeitszeit effektiv Jahr, die Zeit, die tatsächlich für den Betrieb gearbeitet wurde. Arbeitszeit effektiv Jahr: Dieser Prozentsatz gibt den Teil der Gesamtarbeitszeit an, der tatsächlich für den Betrieb gearbeitet wurde. Urlaub, Feiertage, Krankheit wurden aus der Gesamtarbeitszeit heraus gerechnet. Krankheitstage: Von Minijobbern sollte, auch weil sie in aller Regel an wechselnden Wochentagen arbeiten, bei Krankheit immer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorgelegt werden. Tragen Sie die Tage der Arbeitsunfähigkeit mit einer "1" einfach in das Arbeitszeitkonto ein. Den Rest macht das Programm. Es rechnet aus, welchen Lohnanteil der Minijobber als Lohnfortzahlung pro Wochentag bekommt bzw. wie viel Zeit vom Minijobkontingent abgezogen wird. Sollte die AU eine komplette Woche (Montag bis Sonntag) betragen, erhält der Minijobber in jedem Fall das komplette durchschnittliche Wochenentgel. Wichtig: Über die UMLAGE, die Sie von Ihren Nichtminijobbern kennen, kann Ihnen ein Teil der Krankheitskosten auch für Ihre Minijobber erstattet werden. Fragen Sie Krankenkasse und Steuerberater.

7 7 Die grünen Prüffelder Bei Rot Überschreitung Jahresstunden: Eine hellgrüne Zahl im dunkelgrünen Feld ist die Stundenzahl, die im Restjahr noch gearbeitet werden darf, ohne dass die Minijobgrenze überschritten wird. Eine rote Zahl zeigt die Stundenzahl an, um welche die Minijobhöchststundenzahl bereits überschritten wurde. Bei Rot Differenz Überschreitung Monatsstunden: Eine hellgrüne Zahl im dunkelgrünen Feld ist die Stundenzahl, die im Monat noch gearbeitet werden darf, ohne dass die monatliche Minijobgrenze überschritten wird. Eine rote Zahl zeigt die Stundenzahl an, um welche die Monatsstundenhöchstzahl bereits überschritten wurde. Die Tabelle Arbeitszeitkonto Übersicht Zweiter Abschnitt Hier wird die Auswirkung der Rentenversicherungspflicht für den Minijobber dargestellt. Wird dieser Normalfall vom Minijobber akzeptiert, kann er genau sehen, wie viel Geld in die Rentenversicherung fließt und welchen Betrag er selber dafür aufbringen muss. Ist sein Arbeitsentgelt geringer als 175 / Monat, wird er Eigenanteil des Minijobbers immer höher, weil er die Differenz zum Mindestbeitrag Rentenversicherung aufbringen muss. Der Arbeitgeberanteil ist generell 15 % des Arbeitsentgeltes. Ab 175 werden für den Minijobber generell nur 3,7% fällig. Wählt der Minijobber die Rentenversicherung ab, so geht nur der Beitrag von 15%, den der Arbeitgeber zahlt, an die Rentenversicherung. Die Tabelle Arbeitszeitkonto Übersicht Dritter Abschnitt Riester-Rente: Die Versicherungspflicht, wenn nicht abgewählt, ermöglicht dem Minijobber das Riester-Sparen, was oft sehr hohe Zulagen bei geringen Eigenleistungen mit sich bringt. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Möglichkeit hin. Direktversicherung: Jeder Minijobber kann per Entgeltumwandlung eine Direktversicherung in Höhe von bis 4% der Beitragsbemessungsgrenze plus evtl. 150 /Monat abschließen. Der Clou: Dieses Geld kann zusätzlich zum Minijobentgelt gezahlt werden. Die Umwandlung bewirkt, dass dieser Betrag rechtlich gesehen kein Arbeitsentgelt ist. Deshalb wird das Minijobarbeitsverhältnis nicht tangiert. Sehr oft haben Minijobber einen gut verdienenden Ehepartner. Dann ist es unbedingt sinnvoll über diese Möglichkeit nachzudenken. Denn einfacher kann man keine Steuern bzw. Sozialabgaben sparen. Aber auch die arbeitgeberfinanzierte Variante ist möglich. Wie auch immer: Selbstverständlich fallen für den Arbeitgeber für den Versicherungsbeitrag keine Sozialabgaben und Steuern an. Deshalb sollte immer zusätzlich ein Zuschuss in Höhe von mindestens 10% gezahlt werden. Denn die 30% Pauschalabgaben sind für den Beitrag eingespart. Eine echte Win-Win-Situation. Beispiel: Arbeitsvertrag über 650 mit Vereinbarung einer Entgeltumwandlung Direktversicherung 200. Wir haben einen Minijob mit 52,9 Stunden/Monat und einem Stundenlohn von 12,28. Nun reduziert die Entgeltumwandlung den gezahlten Lohn auf 449,64. Ergibt für die Prüfung einen Stundenlohn von 8,50. Diese 8,50 /449,64 sind mit 30 % pauschalabgabenpflichtig.

8 8 Die 30% Pauschale fallen für die 200, die die Firma direkt an den Versicherer abführt nicht an. Deshalb legt der Arbeitgeber noch mal 10% freiwillig auf den Beitrag, so dass insgesamt 220,- steuer-und sozialabgabenfrei für den Minijobber in die Direktversicherung fließen. Der Minijob existiert trotzdem weiter. Es gibt viele weitere sinnvolle Varianten. Für Unternehmensinhaber, deren Familienangehörige, aber auch für Minijobber, die nebenbei arbeiten und deren Hauptverdienst vom Partner, der Partnerin kommt. Steuerliche Zusammenveranlagung ist gleichwohl Voraussetzung. Fragen Sie Ihren Steuerberater und/oder Ihren Versicherungsspezialisten. Falls ein BAV-Vertrag eingerichtet werden soll, sollte unbedingt die Variante TARIF statt VARIOPLUS zur Anwendung kommen. Dort kann die Auswirkung der BAV genau berechnet werden. Die Monatsblätter sind alle bis eben auf den Monatsverlauf identisch. Die hellblauen und grauen Felder sind ausfüllbar. Aber nur die Einträge in den hellblauen Feldern sind relevant für das Arbeitszeitkonto. Bitte beachten Sie, dass bei den Zeiten das Format 00:00 immer komplett eingetragen werden muss (Ausnahme ist 0 = 00:00), damit die Zeit korrekt erfasst wird. Sie gewöhnen sich daran. Bei den Pausen sind Minuten einzutragen. Wichtiger Hinweis zu den Pausen: Arbeitet ein Minijobber z.b. an einem Tag jeweils 2X eine Stunde von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr sowie von 17:00 Uhr bis 18:00 Uhr, so wird die Arbeitszeit von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr und eine Pause von 480 Minuten = 8 Stunden eingetragen. Das ergibt eine Arbeitszeit von 2 Stunden für den Tag. Monatsstunden: Dieser Wert ist die durchschnittliche Monatsstundenzahl. Sie weicht in aller Regel von der tatsächlichen Monatsstundenzahl, die sich an den Arbeitstagen orientiert, ab. Dieser echte Monatswert ist im Feld darunter ersichtlich. Tagesstunden: Die Jahresstundenzahl geteilt durch die Anzahl der Bezahltage, also alle Tage des Jahres abzgl. der Sonntage (6-Tagewoche) ergibt diesen Wert. Feiertage: Im Arbeitszeitkonto wurden alle möglichen Feiertage (Bundesweit/regional) berücksichtigt (siehe Tabelle Feiertage ). Die bundesweiten haben komplett durchgezogene Linien; die regionalen sind nur im Bereich Feiertag gekennzeichnet. Bundesweite Feiertage sollten immer auf "Ja" stehen, auch wenn der Minijobber an dem Tag arbeitet. Die regionalen Feiertage können, wenn das Arbeitszeitkonto im entsprechenden Bundesland/der Region geführt wird, mit "Ja" eingeschaltet werden. Das Arbeitszeitkonto rechnet - wie bei den Krankheitstagen - automatisch den korrekten Lohnanteil aus.

9 9 Beispiel: Arbeitet der Minijobber niemals am Montag, wird er am Oster- und Pfingstmontag keinen Lohn gutgeschrieben bekommen. Arbeitet er nur Montags, erhält er an diesen beiden Feiertagen den vollen bisherigen durchschnittlichen Wochenlohn. In der Praxis werden die Werte für die einzelnen Wochentage unterschiedlich sein, weil in aller Regel an unterschiedlichen Tagen "durcheinander" gearbeitet wird. Zulage in Prozent: Hier wird die Zulage eingetragen, die dem Minijobber evtl. tariflich zusteht. Bei Feiertagen ist zu berücksichtigen, dass bei Zahlung einer Zulage das Feld Feiertag auf Nein gesetzt werden muss. Sonst wird zu viel bezahlt (Zulage UND Feiertagsvergütung). Unterstützung Sollten Sie Fragen zur technischen Seite der Programme haben, sollten Sie Fehler entdecken, so teilen Sie uns diese bitte zeitnah per mit. Kontakt nur für technische Fragen und/oder Fehler/Fehlermeldungen: Bitte sehen Sie unbedingt von Telefonanrufen ab. Danke! Alle anderen Fragen, vor allem fachlicher Art beantwortet Ihr Steuerberater, Ihre Steuerberaterin, die Minijobzentrale und auch der Zoll Bei arbeitsvertragsrechtlichen Fragen ziehen Sie ggf. einen Juristen hinzu. Sollte sich im Prüfungsfall Erläuterungsbedarf gegenüber Prüfern bzgl. der Programme ergeben, der über diese Dokumentation hinausgeht, stehen wir selbstverständlich zur Verfügung.