Einführung. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 2

Transkript

1 White Paper

2 Einführung Wir sollten uns mehr mit der zukünftigen Entwicklung unseres Unternehmens beschäftigen. Welcher insbesondere mittelständische Unternehmer denkt nicht immer wieder über den Einsatz eines Controllingsystems für sein Unternehmen nach? Auch die Fragen der Hausbank und anderer Kapitalgeber nach plausiblen Umsatz- und Ergebnisplanungen, Liquiditätsvorschauen, Unternehmensstrategien, Soll / Ist - Vergleichen und vieles mehr können oft nur unbefriedigend beantwortet werden. Ab einer bestimmten Betriebsgröße und Prozesskomplexität lässt sich das Tagesgeschäft eines Unternehmens nicht mehr»aus dem Bauch«heraus planen. Viele Firmen, vor allem mittelständisch geprägte Unternehmen, sind den Kinderschuhen entwachsen und haben sich am Markt etabliert. Um auch zukünftig erfolgreich zu agieren, ist ein professionelles Controlling mit geeigneten Werkzeugen erforderlich. Gerade in mittelständischen Unternehmen liegt nicht immer das notwendige Know-how vor, eine Einarbeitung ist zu aufwendig oder die Investitionen in geeignetes Personal sind zu hoch, um ein effektives Controlling aufzubauen. Dieses White Paper stellt Ihnen die RENTAS- Funktionalitäten im Überblick vor. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen natürlich auch gerne persönlich zur Verfügung. Unsere Kontaktinformationen finden Sie auf der letzten Seite. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 2

3 Was ist RENTAS und wodurch unterscheidet es sich von anderen Systemen? RENTAS ist im Gegensatz zu manch anderen Controllingprodukten nicht auf Datenbankbasis, sondern auf der Basis von Microsoft Excel in Verbindung mit VBA 1 entwickelt. Wie Sie im Folgenden sehen werden, ist Excel ein hervorragendes Werkzeug für diese Art von Anwendungen. Die Erfassung von Daten und die Ausgabe der Ergebnisse sind in Datenbanksystemen, im Gegensatz zu Excel- Anwendungen, nicht immer einfach und flexibel zu steuern. So ist es in der Regel notwendig, die Struktur des Unternehmens in der Datenbank abzubilden. Die Komplexität dieser Aufgaben und Anwendungen bedeutet einen Schulungsaufwand, der sich oft erst für größere Unternehmen lohnt. Aus diesen Gründen findet man sowohl in sehr vielen Unternehmen, als auch selbst in Beratungsgesellschaften eigenentwickelte Excel - Tabellensammlungen. Diese haben aber oft entscheidende Nachteile: ab einem bestimmten Zeitpunkt werden die Tabellen so groß und unübersichtlich, dass sie nur noch vom Entwickler selbst genutzt werden können. Fehlerhafte Formeln, Verknüpfungen oder Bedienungen erschweren die Anwendung. RENTAS entwickelt seit 1992 Controllingsoftware unter Excel und kennt die Probleme aus eigenen Erfahrungen. Deshalb basiert RENTAS im Gegensatz zu vielen anderen Excellösungen auf einem eigenen professionellen Programmcode und verwendet keine Formeln, keine Verknüpfungen, keine Arbeitsblattverschachtelungen. Im Gegenteil: Der Programmaufbau von RENTAS ist klar und leicht nachzuvollziehen, was uns auch unsere Anwender regelmäßig bestätigen. RENTAS ist dabei sehr flexibel. Es ist beispielsweise an jeder Stelle möglich, zusätzliche Zeilen in die Tabellen einzufügen. Möchten Sie also weitere Umsatz- oder Kostenpositionen, als in der Auslieferungsversion vorgesehen planen - kein Problem. RENTAS übernimmt diese einfach mit in das Berechnungsschema. 1 Visual Basic for Applications (VBA) ist eine zu den Microsoft-Office-Programmen gehörende Programmiersprache. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 3

4 Welche Anwendungsmöglichkeiten bietet RENTAS? RENTAS begleitet Ihr Unternehmen von der Existenzgründung bis zur Existenzsicherung und steht Ihnen damit für die folgenden Bereiche als Partner in allen finanziellen Planungssituationen zur Verfügung: Existenzgründung Unternehmensübergabe Liquiditätsplanung Rentabilitätsplanung Finanzierungsplanung Sanierung Controlling Vorjahresvergleiche Personalkostenplanung Darlehensplanung ROI - Analyse Break- Even- Point- Berechnung Unterjährige Planung Mehrjährige Planung (bis zu 5 Planjahre), alle Jahre auch auf Monatsbasis Plan G.u.V. Plan Bilanz Kapitaldienstgrenze Abweichungsanalysen Was wäre wenn Simulationen Konsolidierung Frei definierte Reports Vordefinierte Reports Plankennzahlen Forecasting Netzwerkfähig Mandantenfähig Schnittstellen Gantt Diagramme Individuelle Programmierungen / Programmerweiterungen RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 4

5 Einfache Bedienbarkeit Vorhandene Anwenderkenntnisse in Excel können in RENTAS weiter genutzt werden. Ein weiterer beachtlicher Vorteil von RENTAS ist die einfache Bedienbarkeit. Sie ermöglicht unkompliziert ihre Ertragsvorschau auf Plandaten, Kennzahlen, wie der Return of Investment, dem Break-Even-Point, etc. Die Planung ihrer Investitionen mit Tilgungsabläufen ist mit RENTAS so einfach wie das Erstellen ihrer Liquiditätsplanung und die Berechnung relevanter Steuern. Wie das funktioniert zeigen die folgenden Kapitel: Basis für Planungen Schnittstelle zu Vorsystemen Ihre Buchhaltungsdaten werden durch RENTAS vorzüglich aufbereitet und zeigen laufend und deutlich die Basis für Ihre Analysen und Planungen. Durch RENTAS ist die ständige Kontrolle ihrer Plandaten zuverlässig gesichert. Und das geht so: Mittels einer Schnittstelle übernehmen Sie Ihre Saldenlisten aus der Buchführung und erstellen im Anschluss Ihre Planung. Eine manuelle Aufbereitung der übernommenen Daten via Schnittstelle ist dabei übrigens nicht notwendig. RENTAS legt auf Wunsch für jedes in der Buchführung vorhandene Konto eine eigene Zeile in der Planung an. Dies ermöglicht eine zeitsparende und fehlerfreie Übernahme der Ist - Werte für Analyse, Planung und Forecast. Maske Import Saldenliste RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 5

6 Planwerterfassung ohne Schnittstelle Sollten Übernahmedaten nicht vorhanden sein, wie zum Beispiel im Falle einer Existenzgründung oder weil die Vergangenheit nicht Grundlage der Planung sein soll, ist eine manuelle Erfassung der Planwerte komfortabel möglich. RENTAS bietet Ihnen dazu viele Planungshilfen: Umsatzplanung Ihre Umsatzplanung erstellen Sie entweder durch direkte Eingabe in die Excel- Zellen oder mit Unterstützung von den RENTAS Umsatzberechnungshilfen: Maske Umsatzberechnungshilfen RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 6

7 Berechnung des Wareneinsatz oder anderer variabler Kosten Bei der Berechnung des Wareneinsatzes oder anderer variabler Kosten, wie beispielsweise Kosten der Warenabgabe, hilft Ihnen die oben abgebildete Erfassungsmaske. Die Personalkostenplanung wird durch den Personalkostenrechner erheblich erleichtert. Die Personalkostenplanung gehört zu den oft gelobten Anwendungen in RENTAS: Sie können verschiedene Gruppen, z.b. Geschäftsleitung, Vertrieb, Produktion oder Verwaltung anlegen und dann in jeder Gruppe die Mitarbeiter einzeln planen. Die Arbeitgeber - Beiträge zur Sozialversicherung werden automatisch berechnet. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 7

8 Investitionsplanung mit automatischer Erfassung der Abschreibungen Über den Investitionsplaner können Sie für die zu aktivierenden Wirtschaftsgüter zugleich die Abschreibung berechnen. Sie erhalten eine Investitionsliste, zum Beispiel zur Vorlage bei der Hausbank. Diese Werte werden automatisch zur Berechnung der Planbilanz und der Plan G.u.V. übernommen. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 8

9 Bedarf an Fremdfinanzierung Ihr Bedarf an Fremdfinanzierung verlangt den Nachweis der Kreditwürdigkeit, die Darstellung der strategischen und operativen Ziele ihres Unternehmens. Der Investor oder die Bank verlangen nüchterne Berichte und Fakten. Diese Einstellung des Finanzmarktes wird noch bestärkt durch Basel II. Mit der RENTAS- Controllingsoftware sind Sie zur Bereitung der erwarteten Unterlagen bestens gerüstet. Maske Darlehensrechner Der Darlehensrechner erstellt detaillierte Zins- und Tilgungspläne. Die Daten hieraus fließen automatisch in die Ertragsvorschau, in die Liquiditäts-/Cash Flow Rechnung und in die Planbilanz ein. Die Berücksichtigung von zins- u. tilgungsfreien Zeiten ist selbstverständlich möglich. Ebenso können Zinsänderungen innerhalb der Laufzeit problemlos berücksichtigt werden. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 9

10 Konsolidierung Soll die Planung über mehrere Unternehmen / Betrieb geplant werden, ist dieses Dank der integrierten Konsolidierungsfunktion ebenfalls möglich. Mittels Mausklick können einzelne Planungen für verschiedene Unternehmen oder Kostenstellen konsolidiert werden. Prognoserechner Der Prognoserechner unterstützt Sie bei der Planung der Folgejahre. Auf Basis der Vorjahreswerte lassen sich die Planwerte auch unter Berücksichtigung einer Saisonkurve komfortabel und schnell erstellen. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 10

11 Steuerberechnung RENTAS ermöglicht Ihnen die Berechnung der Gewerbesteuer (Personenunternehmen und Kapitalgesellschaften), der Einkommensteuer und der Körperschaftsteuer. Dabei werden stets die aktuellen und auch die zukünftig geltenden Berechnungsformeln (soweit bekannt) herangezogen. Die Gewerbesteueranrechnung wird bei der Einkommensteuer berücksichtigt. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 11

12 Kennzahlenberechnung Kennzahlen, wie zum Beispiel der Return on Investment, der Break-Even-Point und die Stundenverrechnungssätze werden in übersichtlichen Formularen dargestellt. Die Daten kommen direkt aus dem Programm, können aber leicht verändert werden, um beispielsweise eine Was wäre wenn... Analyse durchzuführen. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 12

13 Break- Even- Point Der Break- Even- Point zeigt an, wann die Umsatzerlöse gerade die gesamten Kosten decken. Die Break - Even Analyse setzt die Trennung von variablen und fixen Kosten voraus. Bei RENTAS ist das positionsgenau möglich. Die Balanced Scorecard (BSC) dokumentiert die Aktivitäten eines Unternehmens im Hinblick auf seine Vision und Strategien, um den Führungskräften einen umfassenden Überblick über die Leistungsfähigkeit und Effektivität der Organisation zu bieten. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 13

14 Lässt sich Liquidität planen? Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass Liquiditätsengpässe auch bei ansonsten gesunden Unternehmen zu Insolvenzen führten. Deshalb ist eine exakte Liquiditätsplanung unverzichtbar. Die Liquiditätsplanung in RENTAS berücksichtigt alle relevanten Faktoren wie z.b. verzögerte Zahlungsein- und -ausgänge, Ratenzahlungen, die Umsatzsteuer (für jede Umsatz-, bzw. Kostenposition), die Kreditlinie und die sich so ergebenden Kontostände. Mit der genauen monatlichen Darstellung können evtl. zukünftige Liquiditätsengpässe sofort erkannt werden, und es können die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 14

15 Planbilanz Neben der Plan- Gewinn- und- Verlustrechnung ist die Planbilanz ein wesentlicher Bestandteil der Planrechnung. Die Planbilanz stellt die zukünftige Vermögenssituation eines Unternehmens dar: die Aktiva (Anlagevermögen wie z.b. Maschinen oder Gebäude und Umlaufvermögen wie z.b. Warenvorräte oder Kundenforderungen) und die Passiva (Eigenkapital und Fremdkapital). RENTAS erstellt die Planbilanz aus den vorher erfassten Planwerten. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 15

16 Abweichungsanalyse zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit Die Analyse der Abweichungen, d.h. der Differenz zwischen Soll- und Istwerten, dient der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Während der Planung werden die Erwartungswerte im Rahmen der Planfestschreibung erstellt. Als nächstes werden die Istwerte mittels einer Schnittstelle übernommen. Die Informationen, die sich aus dem Vergleich von Monatswerten, Plan und Istwerten oder auch aus dem Jahresvergleich ergeben, werden für den Empfänger aufbereitet. Die Ursachensuche ist wichtig, um notwendige Maßnahmen einleiten zu können und weitere Abweichungen zu verhindern. Die Abweichungsanalyse wird in RENTAS auf Kontenebene durchgeführt. Jedes gebuchte Konto kann so mit den Planwerten verglichen werden. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 16

17 Chefinfo Die Chefinfo ermöglicht einen Vergleich der Ist- Werte zu den Vorjahreswerten und den Planwerten für ausgewählte Positionen der BWA auf einen Blick. Farbige Felder lassen sofort erkennen, ob die Entwicklung positiv ist oder eben nicht. Auszug Chefinfo und Formular Chefinfo RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 17

18 Frühwarnsystem Das Frühwarnsystem ist ein weiterer wichtiger Bestandteil von RENTAS. Es zeigt Ihnen die tatsächliche Entwicklung der Umsätze und Kosten im Vergleich zu Ihren Planwerten und auch im Vergleich zu Ihren Vorjahreswerten. In Abhängigkeit von vorgegebenen Prozentbereichen werden die Abweichungen farbig markiert. Ob und wo Handlungsbedarf besteht, ist auf einen Blick ersichtlich. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 18

19 Reporting Ihr Reporting kann über eine vorbereitete Excel Ausgabe, den Druckmanager, erfolgen. Alternativ können die Planwerte auch über Wordberichte (mit automatischem Inhaltsverzeichnis) oder auch als Powerpointpräsentation ausgegeben werden. Dabei werden Ihre Planwerte über eine intelligente Programmierung per Mausklick an MS Word oder MS Powerpoint übergeben. Je nach Adressat können die Auswertungen verdichtet oder auch detailliert ausgegeben werden. Berichtsmanager Anhand von vordefinierten Textmarken erkennt die RENTAS, an welche Stelle die entsprechenden Tabellen in den Bericht einzufügen sind. Selbstverständlich können Sie die Texte und das Layout Ihrer Berichte verändern. Auf Wunsch übernehmen wir das für Sie. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 19

20 Druckmanager Über den Druckmanager werden die individuellen Ausdrucke der Tabellen erstellt. Die zu druckenden Tabellen werden ausgewählt, der Ausdruck erfolgt automatisch. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 20

21 Diagrammmanager Rentas erstellt für Sie variantenreiche Diagramme per Mausklick. Diagramme verdeutlichen Zusammenhänge und erhöhen so die Aussagekraft Ihrer Planwerte und Berichte. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 21

22 Ablaufplanung mit Gantt- Diagramm Für Berater und Unternehmer ist es gleichermaßen wichtig Abläufe geplanter Vorhaben klar und übersichtlich darzustellen. RENTAS unterstützt Sie dabei mit dem Gantt- Diagramm: Das Gantt- Diagramm stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Projekte können so übersichtlich geplant und präsentiert werden. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 22

23 Zusammenfassung Tabellenkalkulationen sind aus dem heutigen Alltag kaum noch wegzudenken Mit RENTAS werden oft bestehende Probleme gelöst Schnelle und sichere Erstellung der Planunterlagen mit RENTAS Vorhandene Anwenderkenntnisse in Excel können genutzt werden Nachvollziehbare, übersichtliche und leicht verständliche Unterlagen Zufriedene Kapitalgeber RENTAS hat ein kundenfreundliches Preis/Leistungsverhältnis RENTAS wird ständig weiter entwickelt Umfangreiche Dokumentation im RENTAS - Handbuch Installation und Erste Schritte erfolgen durch uns per Onlinehilfe Die Schulung ist in Ihrem Hause, bei uns oder online möglich Individuelle Programmierungen Rund um RENTAS Professionelle Managementberatung - kostengünstiger durch öffentliche Zuschüsse Onlinepräsentation Sie sind an RENTAS interessiert und wollen die Software besser kennen lernen? Sie können sich RENTAS ganz bequem von Ihrem Büro aus ansehen. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, damit wir einen Termin für eine Onlinepräsentation abstimmen können. Persönlicher Termin Sie bevorzugen einen persönlichen Termin? Bitte nehmen Sie Kontakt auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Wir stellen Ihnen RENTAS auch gerne persönlich vor. RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 23

24 Kontakt RENTAS Controllingsoftware Ihr Ansprechpartner ist Herr Torsten Schrimper. Kruppstraße Essen Telefon Mail: Internet: RENTAS, Kruppstraße , Essen. Seite 24