Zur Übersicht werden alle Buchungen im Buchungsjournal mit dem genauen Buchungstyp gekennzeichnet.

Transkript

1 7 Rechnungswesen Bis auf die objektübergreifenden automatischen Sollstellungen und die objektübergreifenden Banktransaktionen werden alle Buchungen und Abrechnungen bei Immoware24 objektbezogen durchgeführt. Deshalb ist das Rechnungswesen direkt im jeweiligen Objektmenü verankert. Wiederholung: In das Objektmenü gelangen Sie, indem Sie nach Klick auf das Modul Objektdaten das gewünschte Objekt auswählen und Objekt öffnen in der Fußleiste klicken oder das Objekt über das Dock ansteuern. Mit einem Klick auf (Abb. 74, Punkt 1) gelangen Sie ins Rechnungswesen. Im Fenster rechts erscheint eine Übersicht Ihrer letzten Buchungen. (Dieses ist bei einem soeben neu angelegten Objekt noch leer.) Das Buchungsjournal in Immoware24 dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle. Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle werden zeitnah nach ihrer Entstehung vollständig und verständlich in zeitlicher Reihenfolge dort aufgezeichnet Abb. 74: Buchungsjournal Zur Übersicht werden alle Buchungen im Buchungsjournal mit dem genauen Buchungstyp gekennzeichnet. Abb. 75: Buchungstypen Über die Karteireiter oben rechts (Abb. 74, Punkt 2) können Sie diese Übersicht gruppieren: Journal: alle Buchungen gruppiert nach Konten : alle Buchungen nach Kontenarten gruppiert offene Posten: alle unbezahlten Forderungen und Verbindlichkeiten Zahlung off. Posten: alle Zahlungen von Forderungen und Verbindlichkeiten Periodenabschlüsse: siehe gesondertes Kapitel

2 Mit entsprechender Filtereinstellung lässt sich die Anzeige der Buchungen nach dem Kriterium ihrer Entstehung, ihrer Fälligkeit/Wertstellung oder ihrer Zuordnung zu definierten Abrechnungszeiträumen zeitlich eingrenzen. Vorteilhaft sind die erweiterbaren Filter z.b. im Reiter gruppiert nach Konten wenn Sie nach abgegrenzten umlagefähigen Ausgaben (im Abrechnungszeitraum gezahlt, aber nicht abgerechnet oder im AZ abgerechnet, aber nicht gezahlt) suchen: Aus dem Journal heraus lassen sich die Einzelansichten der Buchungen öffnen. Abb. 76: Einzelansicht Buchung In der Fußleiste (Abb. 74, Punkt 3) finden Sie die Schaltfläche neue Buchung für die Eingabe einzelner Buchungsvorgänge. Vor der Durchführung der ersten Buchung empfiehlt es sich jedoch, den Kontenrahmen des Objekts zu überprüfen und ggf. anzupassen. 7.1 Buchungskonten Wurde beim Anlegen des Objektes der Musterkontenrahmen (siehe Kapitel Objekt anlegen auf Seite 26) übernommen, sind bereits alle für die Verwaltung benötigten Konten hinterlegt. Der jeweiligen Verwaltungsart entsprechend gibt es unterschiedliche Musterkontenrahmen für Mietverwaltung, WEG-Verwaltung sowie WEG mit SE-Verwaltung. Sie finden den Objekt-Kontenrahmen im Menüpunkt und können dort die eingerichteten Konten verwalten, sowie ggf. an Ihre internen Bezeichnungen anpassen. Wurde der Musterkontenrahmen beim Anlegen des Objekts NICHT übernommen, sind trotzdem einige Konten hinterlegt. Diese Standardkonten werden von systeminternen Buchungsassistenten und vom Modul Abrechnung benötigt. Auch sie sind individuell anpassbar. 65

3 Die Buchungskonten im Überblick 1. Um ein bestehendes Konto zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche neben den entsprechenden Eintrag. 2. Um dem Kontenrahmen des Objektes ein neues Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche hinzufügen. 1 2 Abb. 77: Übersicht der Buchungskonten des Musterkontenrahmens, hier: Mietverwaltung Die Buchungskonten sind nach den Anforderungen der doppelten Buchführung kategorisiert in: Sachkonten (Einnahmen und Ausgaben), Anlage- oder Bestandskonten (Anfangsbestände, Kassen/Banken, Rücklagen/Hypotheken/Darlehen), Debitoren (Bewohner, Eigentümer, Sonstige), Kreditoren (Lieferanten und Dienstleister). Konten für Debitoren und Kreditoren sowie Bankkonten werden automatisch generiert Durch die Zuordnung von Mietern und Eigentümern zum Objekt entstehen automatisch eigene Debitorenkonten im Kontenrahmen. Analog verursacht die Zuordnung eines Handwerkers/ Dienstleisters die automatische Erstellung eines Kreditorenkontos. Durch die Verknüpfung der im Adressbuch hinterlegten Bankkonten mit dem Objekt werden im Kontenrahmen Objektbankkonten gebildet (Mietkonto/WEG- u. Rücklagenkonto). Diese finden Sie neben allen anderen Konten in den jeweiligen Kategorien der Kontenübersicht. Damit können sämtliche Ausgaben und Einnahmen sowohl auf die betreffenden Sach- und Anlagekonten verbucht, als auch den konkreten Schuldnern (Debitoren) und Gläubigern (Kreditoren) zugeordnet werden. 66

4 7.1.1 Buchungskonten einrichten und bearbeiten Bearbeiten Sie ein bestehendes Konto, können Sie hier die voreingestellten Werte prüfen und ggf. Ihren internen Vorgängen anpassen. Auch der Name und die Nummer des Kontos sind variabel. In der Kategorie legen Sie fest, welchem Kontenbereich das Konto zugeordnet wird. Bei der Kontenart definieren Sie, ob das Konto auch in der EÜR abgebildet (Kosten/Ertrag) oder nur als Einnahme/Ausgabe bei der Bankkontenabrechnung berücksichtigt wird. Vergeben Sie entsprechend Ihres internen Systems eine Nummer sowie einen Kontonamen. Ausnahme: Die Kontenbereiche zwischen und und zwischen und sind für Konten in der SEV für die Vergabe eigener Kontonummern gesperrt. Der MwSt.-Satz (Abb. 78, Punkt 1) bezieht sich auf die in den konkreten Leistungen enthaltene Mehrwertsteuer. In Immoware24 werden alle Beträge Brutto gebucht. Bei aus dem Musterkontenrahmen übernommenen Konten ist der enthaltene MwSt.-Satz voreingestellt. Abb. 78: Bearbeitungsmaske Buchungskonto Alle Angaben zur MwSt. sind ausschließlich für Objekte relevant, deren Eigentümer vorsteuerabzugsberechtig sind und in denen USt. vereinnahmt wird. Für alle anderen können die voreingestellten Werte unverändert bleiben. Ist die MwSt. relevant, prüfen Sie die Konten-Voreinstellungen des MwSt.-Satzes und passen Sie diesen ggf. Ihren Bedingungen an. Anrechenbare Umsatzsteuer: Für die Berechnung der anrechenbaren USt. (abziehbare Vorsteuer) ist der Wert ausschlaggebend, den Sie am jeweiligen Konto im Kontenrahmen eingestellt haben. Möglich sind: 1. ein frei definierbarer Wert zwischen 0% und 100% 0%, wenn die Kosten z.b. ausschließlich auf Wohnungsmieter umgelegt werden, 100%, wenn die Kosten ausschließlich auf USt.-pflichtige Mieter umgelegt werden ein individueller Wert, wenn für Sie spezifische steuerliche Gegebenheiten gelten 2. die Berechnung entsprechend dem USt.-pflichtig vermieteten Gewerbeflächenanteil lt. Stammdaten Für die Berechnung gemäß Punkt 2 wird der USt.-pflichtig vermieteten Gewerbeflächenanteil am Fälligkeits- /Wertstellungsdatum jeder Buchung zugrunde gelegt. 67

5 EÜR / USt.-Abrechnung: Mit der Markierung entscheiden Sie, ob das Konto in o.g. Abrechnungen erscheint. Ausgaben - aktiv, wie z.b. Privatentnahmen oder Einnahmen - passiv, wie z.b. Zuführungen gegen Liquiditätsengpaß gehören dort nicht unbedingt hin. Sichtbar in Auswahl: Über dieses Feld steuern Sie die Sichtbarkeit des Kontos in den Buchungs-Eingabemasken. Steht es auf sichtbar, erscheint es im Auswahlmenü der Buchungssätze. Einmalig genutzte oder in der Buchhaltung nicht mehr benötigte Konten können Sie auf unsichtbar schalten, um die Auswahlmenüs zu bereinigen. Umlagen (Abb. 78, Punkt 2): Bestimmte Ausgaben können im Zuge der Betriebs- und Heizkostenabrechnung bzw. der Hausgeldabrechnung direkt auf Mieter oder Eigentümer umgelegt werden. Dies muss in dem betreffenden Konto hinterlegt werden: 1. Entscheiden Sie, in welcher Abrechnungsart die Umlage erfolgt (Auswahlmenü Art der Abrechnung ). 2. Es erscheinen die weiteren Eingabefelder, mittels derer Sie den konkreten Umlageschlüssel zuweisen. Die Konten des Musterkontenrahmens sind in ihrer Umlagefähigkeit voreingestellt. Werden mehrere Umlageschlüssel verwendet, muss die Summe der beiden Prozentwerte genau 100 % ergeben. Bitte prüfen Sie, ob diese Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechen. Bsp. : Konto Hausmeisterkosten Abrechnungsart: Betriebskostenabrechnung Umlageschlüssel: 100 % Wohnfläche Nach Verbrauch abzurechnende Heizkosten können nur als Festbeträge je Mieter/Eigentümer in die Betriebskosten-, Heizkosten- oder Hausgeld-Abrechnung übernommen werden, nachdem sie von einem externen Abrechnungsunternehmen ermittelt wurden. Als Art der Abrechnung wählen Sie dafür immer Heizkosten aus. 68

6 7.1.2 Buchungskonten anzeigen (Kontenblatt) Um ein konkretes Konto mit seinen Eigenschaften und Buchungseinträgen anzuschauen, klicken Sie in der Kontenübersicht rechts neben dem Konto auf die Schaltfläche Abb. 79: Kontenblatt Konten löschen Prinzipiell kann ein Konto über die Schaltfläche gelöscht werden, solange noch keine Buchungen auf dem Konto vorgenommen wurden (außer systemrelevante Konten). 7.2 Buchungen Das Buchungssystem arbeitet nach dem Prinzip der doppelten Buchführung. Ein gebuchter Betrag erscheint somit stets auf zwei Konten (Soll und Haben). Beispiel Miete: Mit Sollstellung wird ein offener Posten erzeugt: Debitor Einnahmekonto Mieter Hans Meyer (SOLL-Konto) AN MIETE (HABEN-Konto) Der Mietbetrag erscheint nun als Forderung des Verwalters auf dem Debitorenkonto und als Einnahme auf dem Sachkonto. Ausgeglichen werden die Forderungen des Verwalters gegenüber dem Debitor durch Buchung des Zahlungseingangs auf der Bank: Anlagekonto Bank (SOLL-Konto) AN Debitor Mieter Hans Meyer (HABEN-Konto) 69

7 Im Folgenden wird anhand konkreter Buchungsvorgänge die Funktionsweise des Buchungssystems erklärt. Grundlegend stehen Ihnen mit der Schaltfläche neue Buchung in der Fußleiste der Buchungsübersicht die nebenstehenden Assistenten zur Verfügung (Abb. 80). Abb. 80: Assistent - Buchungsübersicht Anfangsbestandsbuchung Bei der Einrichtung eines neuen Objektes sind die Anfangsbestände der zugehörigen aktiven Anlagekonten (z.b. Bankguthaben, Kassenbestände, Festgelder) und eventuell vorhandener passiver Anlagekonten (z.b. Instandhaltungsrücklagen) zu erfassen. Mittels des Anfangsbestandskontos werden diese Beträge auf die einzelnen Konten gebucht. Abb. 81: Assistent - AB Die Bankkonten des Objektes sind im Musterkontenrahmen nicht enthalten, da diese erst durch die Zuordnung eines realen Bankkontos hinzugefügt werden. Wenn Sie dem Objekt noch kein Bankkonto zugewiesen haben, sollten Sie dies jetzt tun, um in den Auswahlmenüs der Buchungssätze auf die entsprechenden Bankkonten zugreifen zu können (Kapitel 5.2 Bankkonten für Objekt anlegen auf Seite 45). Um einen Anfangsbestand zu buchen, klicken Sie in der Buchungsübersicht auf die Schaltfläche Anfangsbestand und gelangen zur Buchungsmaske (Abb. 82). Buchungsdatum: Tag der Buchung. Wertstellungsdatum: Tag des tatsächlichen Geldflusses, Nachweis wird durch Datum auf Kontoauszug geführt; bei Anfangsbestand: Saldo zum Stichtag. Als Wertstellungsdatum AB empfiehlt sich der Tag vor Beginn des aktuellen Abrechnungszeitraums. Abb. 82: Formular: Buchung Anfangsbestand 70

8 Buchungstext: Bezeichnung des jeweiligen Anfangsbestandes, z.b. Bankguthaben (Einträge sollten eindeutige und leicht nachvollziehbar bezeichnet werden.) Aktiv- oder Passivkonto: Konto, für das Anfangsbestand gebucht wird. Anfangsbestandskonto: Gegenkonto für die Anfangsbestandsbuchung. Betrag: Der jeweilige Anfangsbestand in Euro. Der Buchungssatz wird vom System automatisch zwischen Soll- und Habenkonto korrekt gebildet. Abgrenzungsdatum: Das Abgrenzungsdatum entscheidet über die Zuordnung von Buchungen in einen Abrechnungszeitraum der BKA, der HKA (in der WEG: der HGA). Nur die Rücklagenabrechnung in der WEG basiert auf dem Wertstellungsdatum der Buchung. Beispiel: Trinkwasserrechnung Versorger, gestellt im Februar 2010 für Abrechnungszeitraum Kalenderjahr 2009: Das System berücksichtigt den Betrag nur dann in der Betriebs- und Heizkostenabrechnung 2009, wenn auch das Abgrenzungsdatum im Kalenderjahr 2009 liegt. Das Abgrenzungsdatum muss innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen, in dem die Buchung angerechnet werden soll. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern, um die Buchung zu übernehmen Sollstellung buchen, automatische Sollstellung Abb. 83: Assistent - Sollstellung Sollstellungen sind erwartete Einnahmen, wie z.b. Monatliche Mietzahlungen und Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten (Miet- und WEG mit SE- Verwaltung), Monatl. Hausgeldzahlungen u. Rücklagenzuführungen von Eigentümern (WEG- und WEG mit SE- Verwaltung). 71

9 Diese werden als Soll-Buchung auf den Debitorenkonten der Mieter bzw. Wohnungseigentümer erfasst. Um eine einzelne Sollstellung manuell zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Sollstellung. Buchungsdatum: Tag der Buchung Fälligkeitsdatum: Hier das Datum der Fälligkeit, die im Vertrag vereinbart ist. Buchungstext: Eindeutige Bezeichnung der erfassten Buchung (z.b. Soll-Miete 01/2010). 2 1 Schuldner: Wählen Sie aus der Auswahlbox der Debitorenkonten den jeweiligen Mieter oder Eigentümer. Haben-Konto: Abb. 84: Formular neue Sollstellung Wählen Sie die zutreffende Einnahmeart aus den hinterlegten Sachkonten (z.b. Miete). Betrag: Sollstellung (brutto) in Euro. Die Funktion Werte aus Mietverhältnis (WEG: Zahlungen aus Vertrag) übernehmen (Abb. 84, Pkt.1) erspart bei Sollstellungen Miete die manuelle Eingabe vereinbarter Zahlungen des jeweiligen Mietvertrages bzw. bei Hausgeldern des jeweiligen Wirtschaftsplans. Splitbuchungen (Aufteilung von Buchungsbeträgen auf mehrere Konten) sind über die Schaltfläche (Abb. 84, Pkt. 2) möglich. Mehrwertsteuer: Auswahl des in der Sollstellung enthaltenen MwSt.-Satzes. Abgrenzungsdatum: Das Datum muss innerhalb des Abgrenzungszeitraums liegen, für den die Zahlung angerechnet wird. Beispiel: Miete für Januar 2010 wird am 28. Dezember 2009 gebucht - Abgrenzungsdatum:

10 Splitbuchungen: Über die Schaltflächen und (Abb. 85, Pkt. 1) öffnen bzw. schließen Sie ein weiteres Haben-Konto. Splitbuchungen sind z.b. nötig, wenn die Miete als Gesamtbetrag eingenommen wird und auf die Konten Miete, Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung verteilt werden soll. Das Ergebnis sehen Sie beispielhaft rechts im Screenshot und schematisch hier dargestellt: 1 SOLL HABEN Debitor AN Miete BK-Vorausz. HK-Vorausz. Abb. 85: Formular neue Sollstellung mit Splitbuchung Die einzelnen Beträge speisen sich entweder aus den Werten des jeweiligen Mietvertrages/Wirtschaftsplans oder können manuell nach individuellem Schlüssel eingegeben werden. Positive und negative Beträge lassen sich in einer Splitbuchung nicht gleichzeitig buchen. Besonders bei Splitbuchungen hilfreich ist die Schaltfläche erneuern. Klicken Sie auf diese, wird die Sollstellungssumme aktualisiert. Sie können somit überprüfen, ob die Gesamtsumme der einzelnen Splitbeträge mit der gewünschten Belastung des Debitorenkontos übereinstimmt. Schließen Sie die Buchung Sollstellung mit Klick auf die Schaltfläche Speichern ab. Die Buchung ist nun in den Buchungsübersichten zu finden. Wurde eine Sollstellung OHNE Bezahlung direkt gebucht, ist zudem ein neuer Offener Posten entstanden (siehe Kapitel auf Seite 90 Offene Posten ). Automatische Sollstellung (objektübergreifend und objektbezogen) Wollen Sie Sollstellungen für eine Reihe Mieter/ET (WEG) für ein Objekt gleichzeitig buchen, wählen Sie den gleichnamigen Menüpunkt im Objekt: Wollen Sie Sollstellungen für eine Reihe Mieter/ET (WEG) für mehrere Objekte gleichzeitig buchen, gehen Sie in den gleichnamigen Menüpunkt in objektübergreifenden Aktionen: 73

11 In beiden Fällen wählen Sie zunächst den Monat aus der Box und tragen Sie die Jahreszahl ein, für die Sie die Sollstellung buchen wollen: Anschließend gehen Sie auf die Schaltfläche erstellen. In der objektübergreifenden Sollstellung erhalten Sie eine Liste aller Objekte gleicher Verwaltungsart. Abb. 86: Auflistung Objekte in objektübergreifenden Sollstellung Über die Auswahl in der ersten Spalte bestimmen Sie, welche Objekte in die Sollstellungsliste aufgenommen werden sollen. Als Voreinstellung sind alle Objekte ausgewählt. Entfernen Sie Markierungen für einzelne Objekte, müssen Sie die Änderungen mit der Funktion für jede Seite speichern: Werte auf dieser Seite speichern. Sind keine Änderungen notwendig bzw. alle Änderungen erfolgt, wird durch die Schaltfläche fertigstellen eine Sollstellungsliste für die markierten Objekte erzeugt. Gleichzeitig wird die Bearbeitung dieser Sollstellungen im Objektmenü für eventuelle Nutzer mit geringeren Administrationsrechten gesperrt. Damit sind die Sollstellungen zur Buchung vorbereitet, jedoch noch nicht als Buchungen bestätigt. Mit Hilfe der Schaltfläche PDF für alle Objekte bzw. PDF für ausgew. Objekt im unteren Bildbereich können PDF- Dokumente für eine effektive Kontrolle bzw. zur Archivierung erzeugt werden. Sie erhalten eine Auflistung aller Sollstellungen des Objektes. Diese werden aus bereits im Objekt erstellten Sollstellungslisten übernommen oder falls dort noch keine erstellt wurden - basieren auf den Stammdaten der Mieter/ET (WEG). Damit können die von einem Mitarbeiter im Objektmenü erstellten Sollstellungslisten durch einen Vorgesetzten nochmals geprüft, ggf. korrigiert und später gebucht werden. Eine einmal erstellte Sollstellungsliste für einen bestimmten Monat lässt sich jederzeit erneut aufrufen, noch nicht gebuchte Objekte lassen sich bearbeiten, entfernen und noch nicht enthaltene Objekte ergänzen. Bei einer erneuten Speicherung der Liste gleichen Zeitraums im DMS wird das archivierte Dokument immer durch die aktuellste Version überschrieben. 74

12 Wollen Sie Sollstellungen ändern, können Sie 1. einzelne Objekte in der letzten Spalte der Objektliste entsperren bzw. im Reiter Über- sicht alle entsperren. Danach kann im Objekt die entsperrte Sollstellungliste bearbeitet oder gelöscht und neu erstellt werden oder: 2. Änderungen direkt in der objektübergreifenden Funktion ausführen: Wechseln Sie dazu in den Reiter Sollstellungen und wählen das Objekt aus der Liste aus und klicken auf die Schaltfläche anzeigen. Abb. 87: Anzeige der Sollstellungen für ein Objekt Mit Hilfe der Schaltfläche bearbeiten können Sie: das Fälligkeitsdatum für alle ändern die Beträge oder das Fälligkeitsdatum einzeln ändern Debitoren für die Sollstellung deaktivieren die gleichzeitige Zahlungsbuchung durch Auswahl eines Bankkontos vorbereiten Mit der Schaltfläche Werte auf dieser Seite speichern müssen alle Änderungen für jede Seite gespeichert werden. Wurden die vorbereiteten Buchungen für korrekt befunden, kehren Sie zurück in den Reiter Übersicht und führen durch drücken der Schaltfläche alle buchen die Buchungen aus. Sie sind nun unter Buchungen Journal einzusehen. In der bzw. im Objekt erhalten Sie eine Liste aller Sollstellungen für das Objekt. Die angezeigten Sollstellungen basieren auf den Stammdaten der Mieter/Eigentümer (WEG). 75

13 Mit der Schaltfläche Einträge bearbeiten können Sie wie in der objektübegreifenden Sollstellung: das Fälligkeitsdatum für alle ändern die Beträge oder das Fälligkeitsdatum einzeln ändern Debitoren für die Sollstellung deaktivieren die gleichzeitige Zahlungsbuchung durch Auswahl eines Bankkontos vorbereiten Alle Änderungen müssen je Seite gespeichert werden Werte auf dieser Seite speichern. Durch Klick auf die Schaltfläche beenden kehren Sie in die Liste vorbereiteter Sollstellungen zurück. Durch Klick auf die Schaltfläche sperren wird die Bearbeitung dieser Sollstellungen für eventuelle Nutzer mit geringeren Administrationsrechten gesperrt. Das Aufheben der Sperre ist möglich mit der Schaltfläche entsperren. Die Sollstellungen sind zur Buchung vorbereitet, jedoch noch nicht als Buchungen bestätigt. Erst durch das Klicken auf die Schaltfläche bestätigen werden die Buchungen ausgeführt und sind danach unter Buchungen Journal einzusehen. Mit Hilfe der Schaltfläche PDF -> DMS können PDF-Dokumente für eine effektive Kontrolle bzw. zur Archivierung erzeugt werden. Klicken Sie für das Buchen der Sollstellung erst dann auf alle buchen bzw. bestätigen, wenn Sie umfangreiche Korrekturen ausschließen können. Die Bestätigung der Sollstellung kann danach zwar rückgängig gemacht werden, allerdings müssen Sie zum Aktivieren dieser Funktion alle zuvor durch die Sollstellung entstandenen Buchungen manuell löschen. Abb. 88: Bestätigung automatische Sollstellung rückgängig machen 76

14 Je nach Verwaltungsart, in der die Sollstellung erzeugt wurde, werden im Reiter oben rechts folgende Buchungen angezeigt, die Sie löschen müssen: In der Mietverwaltung: alle erstellten Sollstellungsbuchungen der Mieter und falls mit der Sollstellung gleichzeitig Zahlungsbuchungen erstellt wurden auch diese. Später mit der Sollstellung verknüpfte Zahlungen werden nicht gelöscht und bleiben als Guthaben der Mieter in der OP-Liste stehen. Sie können mit erneuter Sollstellung verrechnet werden. In der WEG-Verwaltung: alle erstellten Sollstellungsbuchungen der ET und falls mit Sollstellung gleichzeitig Zahlungsbuchungen erstellt wurden auch diese. Später mit der Sollstellung verknüpfte Zahlungen werden nicht gelöscht und bleiben als Guthaben der ET in der OP-Liste stehen. Sie können mit erneuter Sollstellung verrechnet werden. In der SE-Verwaltung: alle erstellten Sollstellungsbuchungen der Mieter. Falls die Sollstellungen bereits durch Zahlungsbuchungen ausgeglichen sind, werden die an den Zahlungsbuchungen hängenden Verwertungsbuchungen automatisch mitgelöscht. Dadurch bleiben die Zahlungen der Mieter zwar als Guthaben (negative Posten) in der OP-Liste stehen, aber da die Zahlungen keiner Ertragsart zugerechnet wurden, sind sie noch nicht auf dem Wertkonto des ET verbucht. Das geschieht erst wieder durch Verrechnung mit der erneuten Sollstellung. In der SE-Verwaltung: alle erstellten Sollstellungsbuchungen der ET. Falls die Sollstellungen bereits durch Verwertung Miete als HG bezahlt sind, müssen zuerst die Geldflussbuchung der Verwertung Miete als HG-Zahlung gelöscht werden. Im ersten Schritt lassen Sie sich die Sollstellungsbuchung anzeigen: Abb. 89: Einzelbuchung Sollstellung anzeigen lassen Dann wechseln Sie über die Verwertungsbuchung in die Geldflussbuchung: Abb. 90: von Soll- auf Verwertungsbuchung wechseln 77

15 Abb. 91: von Verwertungs- auf Geldflussbuchung wechseln Diese Buchung kann nun gelöscht werden. Die daran hängenden Verwertungsbuchungen werden dabei automatisch mitgelöscht. Zurück in der automatischen Sollstellung kann nun die Sollstellung gelöscht werden: Abb. 92: Löschen der Sollstellung Achten Sie bitte beim Löschen der Buchungen darauf, dass die vorgemerkte Buchungsanzahl korrekt ist. Es können auch weitere bereits an anderer Stelle zur Löschung markierte Buchungen aufgelistet sein Rechnung buchen (incl. Skonto u. 35a EStG) Über diese Funktion werden Rechnungen von Dienstleistern, Handwerkern und Lieferanten erfasst. Auch der Rechnungsbetrag eines Lieferanten kann über eine Splitbuchung verschiedenen Ausgabenarten zugeordnet werden. Abb. 93: Assistent - Rechnung 78

16 Eine Rechnung buchen Sie über Rechnung. Buchungsdatum: Tag der Buchung. Fälligkeitsdatum: Zahlungsziel der Rechnung. Buchungstext: eindeutige Bezeichnung der erfassten Buchung. 1 Buchungsbeleg: Ist die Rechnungsnummer des Lieferanten. Banking: Zahlung per Überweisung: Häkchen gesetzt für diese RE können im Banktransaktionsmodul Überweisungen an die Bank exportiert werden (anderenfalls erfolgt Lastschrift durch Dritte) Abb. 94: Formular Rechnung buchen, rot: Splitbuchung Gläubiger: Auswahl des Kreditors aus der Auswahlbox (Rechnungssteller). Die Gläubiger-Box ist leer, wenn dem Objekt noch kein Dienstleister/Handwerker zugeordnet ist! Soll-Konto: Auswahl des zu belastenden Ausgabenkontos per Auswahlbox. Die Auswahlbox für das Soll-Konto funktioniert ähnlich der Eigentümer- Auswahl. Beginnen Sie, die Ausgabenart in das Eingabefeld zu schreiben, bis das passende Soll-Konto angezeigt wird. Betrag: Zahlbetrag (brutto) in Euro. Guthaben/Rechnungsgutschriften werden als negative Beträge gebucht. Mehrwertsteuer: Auswahl des in der Rechnung enthaltenen MwSt.-Satzes. Abgrenzungsdatum: Auch hier muss das Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums liegen, in dem die Ausgabe angerechnet wird. 79

17 Beispiel: Gas-Jahresendrechnung für 2009 am gestellt - Abgrenzungsdatum: ) Splitbuchungen: Hier kann die Buchung über die Schaltflächen und (Abb. 94, Pkt. 1) mehreren Ausgabenkonten oder dem gleichen Konto mit unterschiedlichem Abgrenzungsdatum zugeordnet werden. Positive und negative Beträge lassen sich nicht gleichzeitig erfassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche erneuern, um die Rechnungssumme zu aktualisieren. Schließen Sie die Rechnungs-Buchung mit Klicken der Speichern -Schaltfläche ab. Durch die Buchung von Rechnungen werden im System automatisch offene Posten erzeugt! Enthält die Rechnung Zusatzinformation zu Skonto oder zu Anteilen i. S. d. 35a EStG. dann klicken Sie anstelle auf speichern auf die Schaltfläche speichern und 35a / Skonto bearbeiten. Mit Hilfe dieser Schaltfläche lassen sich diese Informationen sofort oder auch im Nachgang an gebuchten Rechnung hinterlegen. Anteile i.s.d. 35a EStG an der RE erfassen Vom Rechnungssteller ausgewiesene Aufwendungen für sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen, für die Inanspruchnahme von haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen können nach 35a des EStG einer Steuervergünstigung unterliegen. Diese Informationen können Sie hier erfassen: Abb. 95: 35a Der Ausweis gegenüber den Mietern (Eigentümern in der WEG) erfolgt später automatisch im Rahmen der BK-Abrechnung (WEG: HG-Abrechnung). Skonto erfassen Für das Buchen von Skonto gibt es die Möglichkeit bereits an der Rechnung die Skontoinformation zu erfassen Variante 1 erst mit Zahlung einen reduzierten Zahlbetrag und den Skontoabzug zu buchen Variante 2 Variante 1 Mit speichern & Skonto/ 35a können Sie Skontoinformation an der Rechnung hinterlegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie aus den RE in Immoware24 mit dem Menüpunkt Banktransaktionen Überweisungen an die Bank exportieren und Kontoauszüge automatisch buchen wollen. 80

18 Für Skonto wird ein prozentualer Preisnachlass auf den gebuchten Bruttobetrag der Rechnung erfasst, die unter Skonto anwenden in der nachfolgenden Tabelle mit Häkchen markiert ist. Abb. 96: Skontoerfassung an der Rechnung Lassen Sie die Rechnungsbeträge durch Immoware24 mit Hilfe der eingegebenen Prozentsätze Berechnen oder tragen Sie die gekürzten Rechnungsbeträge direkt in die Spalten für den Zeitraum ein. Die Rechnungsbeträge haben Priorität, die Skontosätze sind nur Berechnungshilfen, d.h. wird die gespeicherte RE zum Bearbeiten erneut geöffnet, wird der angezeigte Skontosatz aus den gespeicherten Rechnungsbeträgen berechnet. Haben Sie zuvor berechnete Rechnungsbeträge überschrieben, ändert sich evtl. der hier zuvor eingegebene Skontosatz. Nicht immer gilt der gesamte Rechnungsbetrag als Bemessungsgrundlage, sondern oft nur der Materialkostenanteil einer RE. Deshalb können bei Splitbuchungen Teilbeträge der RE vom Skonto ausgenommen werden (Löschen der Markierung Skonto anwenden ). Die hinterlegten Skontoinformationen gelten für alle Teilbeträge einer Splitrechnung mit der Markierung Skonto anwenden. Der Skontosatz kann zeitlich gestaffelt sein. Für jeden Skontosatz muss ein Datum eingegeben werden, das beim Banking mit dem Ausführungsdatum der Überweisung bzw. beim manuellen Buchen der Zahlung mit dem Wertstellungsdatum abgeglichen wird. Wird eine bereits gebuchte Rechnung bearbeitet, muss die hinterlegte Skontoinformation erneut gespeichert werden, sonst geht sie verloren. Deshalb springt Immoware24 nach dem Bearbeiten der RE automatisch in die Maske mit den Informationen für Skonto, um diese ggf. der geänderten RE-Buchung anzupassen. Gehen Sie dort unbedingt nochmals auf speichern. Die gemäß Skontoinformation geänderten Rechnungsbeträge können beim Erstellen von Überweisungen im Menü Banktransaktionen Transaktionen vorbereiten automatisch oder manuell ausgewählt werden: Abb. 97: Überweisungen mit Skontoabzug erstellen Wurde manuell ein gekürzter Zahlbetrag gewählt, obwohl der dafür geltende Termin überschritten ist, erscheint vor dem Export eine Hinweismeldung und die Funktion, die Zahlbeträge auf ungekürzte RE-Beträge zurückzusetzen. 81

19 Abb. 98: Export der Überweisung mit Skontoabzug / Termin überschritten Die gemäß Skontoinformation geänderten Rechnungsbeträge können beim Erstellen von manuellen Zahlungsbuchungen manuell ausgewählt werden: Abb. 99: Zahlungsbuchung mit Skonto (Skonto bereits an RE hinterlegt) Variante 2 Alternativ können Sie erst bei der Zahlung den Skontoabzug buchen, ohne zuvor die Skontoinformation an der Rechnung zu erfassen. Wenn es zwischen den Rechnungsbeträgen und den tatsächlichen Zahlbeträgen Skonto-bedingte Differenzen gibt, ohne dass Sie Skontoinformationen an der Rechnung hinterlegt haben, nutzen Sie innerhalb der Maske Zahlung Kreditor die Markierung Differenzbetrag als Skonto buchen. Geben Sie als Zahlungssumme die Rechnungssumme abzüglich Skonto ein. Es entsteht eine offene Summe zwischen Zahlungsbetrag und Rechnung. Entspricht diese dem Wert des abgezogenen Skontobetrages, klicken Sie nun auf das Markierungsfeld Differenz als Skonto buchen. 82

20 Abb. 100: Zahlungsbuchung mit Skonto (Skonto nicht an RE hinterlegt) Wird die Unterzahlung nicht als Skonto markiert, bleibt der Restbetrag als offener Posten stehen. Beim Erstellen der Zahlungsbuchungen mit Skonto werden die Skontobuchungen von Immoware24 immer automatisch erstellt, egal ob die Skontoinformation an der RE erfasst oder der Skontoabzug erst in der Zahlungsbuchung markiert ist. Mit der Zahlungsbuchung: Zahlbetrag Kreditor an Mietbankkonto erstellt Immoware24 automatisch zwei weitere Buchungssätze für den Kreditorenausgleich: Skontobetrag Kreditor an Durchlaufposten Skonti die Kostenkorrektur: Skontobetrag Durchlaufposten Skonti an Kosten Benutzerdefinierte Buchung Die benutzerdefinierte Buchung ist ein individuelles Instrument für Aus- und Einzahlungen an Dritte bzw. von Dritten, die nicht als Debitoren/Kreditoren erfasst werden. Abb. 101: Assistent - Benutzerdefinierte Buchung Beispiel: Zinsertrag auf Miet- oder WEG-Konto (nicht auf RL-Konto) Bankkonto an Zinsertrag Auszahlung von Mietüberschuss an den ET eines Mietobjektes Auszahlung ET an Bankkonto Die Grundfunktionen folgen dem bereits beschriebenen Ablauf. 83

21 7.2.5 Bank Umbuchung Über diese Funktion werden Beträge von einem Bankkonto (auch weiteren Anlagekonten wie Kasse oder Sparbuch) auf ein anderes Bankkonto umgebucht. Abb. 102: Assistent - Bank-Umbuchung Für die Umbuchung von und auf Rücklagekonten wählen Sie bitte den Menüpunkt Rücklagen. Auch hier sind die Abläufe gleich. Die Auswahlboxen auf Haben-, sowie auf Soll-Seite enthalten hier jedoch ausschließlich Anlagekonten aus der Kategorie Banken/Kassen. Als Beleg setzen Sie wahlweise einen der beiden Kontoauszüge ein Kosten-Umbuchung Die Funktion dient der Umbuchung bereits gebuchter Kosten von einem Ausgabenkonto auf ein anderes Ausgabenkonto. Dies ist z.b. notwendig, wenn für die Erstellung der Heizkostenabrechnung Ausgabenarten getrennt oder zusammengefasst werden müssen. Erfolgt für das Objekt eine USt.-Abrechnung, dürfen Sie nur zwischen Kostenarten mit gleichem MwSt.-Satz umbuchen. Abb. 103: Assistent - Kostenumbuchung Beispiel: Es existiert ein Konto Allgemeinstrom. Für die Berechnung der Heizkosten werden anteilige Stromkosten für den Betrieb der Heizungsanlage auf das Konto Strom für Heizung umgebucht Debitor Die Funktion dient der Buchung einer Debitoren-Zahlung, zu der kein offener Posten existiert. Abb. 104: Assistent - Zahlung Debitor 84

22 Beispiel: Ein Debitor überweist auf das Objektkonto, ohne dass eine Forderung existiert. Die Einzahlung kann hier - sofort einem Ertragskonto zugeordnet werden (nur in der Mietverwaltung: wird als zusätzliche Sollstellung und deren Zahlung gebucht) oder - als Guthaben erfasst werden, um sie mit einer späteren Forderung zu verrechnen wiederkehrende Rechnungen Die Funktion dient der Erfassung wiederkehrender Rechnungen (z.b. Abschläge für Strom etc.) Durch die Markierung Banking: Zahlung per Überweisung können im Menüpunkt Banktransaktionen aus den OP Überweisungen an die Bank exportiert werden. Anderenfalls wird unterstellt, dass Lastschrift durch Dritte erfolgt. Abb. 105: Assistent - wiederkehrende Rechnung Abb. 106: Formular Wiederkehrende Rechnungen erstellen und Zahlungsplan Beispiel: Ein Energieversorger fordert mit einer Endrechnung neue monatliche Abschlagszahlungen für den Stromverbrauch im laufenden Abrechnungszeitraum. Die monatlichen Abschläge werden hier erfasst und stehen entsprechend ihrer Fälligkeit in der Offenen-Posten-Liste. Wollen Sie die gebuchten Abschläge zu einer Rechnung später einsehen, hinterlegen Sie den Zahlungsplan für die wiederkehrenden Rechnungen als PDF-Dokument im DMS. 85

23 7.2.9 Export Über die Funktion Export in der Fußzeile haben Sie die Möglichkeit, Daten aus der Buchhaltung im CSV-Format zu exportieren und sich mit den exportierten Daten eine Auswertungsliste in Excel zu erstellen. Abb. 107: Formular zum Export von Buchungen in CSV-Datei PDF DMS Über die Schaltfläche PDF -> DMS werden Buchhaltungsdaten im Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert Periodenabschlüsse nach GOB Die Buchhaltung in Immoware24 erlaubt auf ausdrücklichen Wunsch vieler Kunden das bearbeiten und löschen erstellter Buchungen. Für Kunden, deren Buchhaltung durch Finanzbehörden geprüft wird, müssen diese Möglichkeiten für eine revisionssicher Buchhaltung unterbunden werden. Deshalb gibt es im Menüpunkt Buchungen mit dem Reiter Periodenabschlüsse die Möglichkeit, für frei wählbare Zeiträume auf Basis Fälligkeit/Wertstellung Perioden zu sperren und die Buchhaltung somit revisionssicher zu gestalten. 86

24 Das Buchungsjournal wird mit allen enthaltenen Buchungen innerhalb des gewählten Zeitraums festgeschrieben und die erfassten und festgeschriebenen Daten können auf konventionelle Weise nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Achtung! Periodenabschluss führt zu folgenden Konsequenzen: Eine abgeschlossene Periode lässt sich nie mehr in eine offene Periode zurück wandeln, in abgeschlossenen Perioden lassen sich Buchungen nie mehr bearbeiten oder löschen. Für Korrekturen muss die Periode entsperrt und ein Protokoll darüber erstellt werden, wer hat wann warum die Periode entsperrt. Korrekturen sind nur durch Stornobuchungen bzw. neu hinzugefügte Buchungen möglich. Auch das Verrechnen eines oder mehrerer OPs aus der gesperrten Periode oder das Löschen von Zahlungsbeziehungen mit diesen Buchungen erfordert das Entsperren der abgeschlossenen Periode. Der Abschluss ist nur chronologisch möglich, d.h. die vorangegangenen Zeiträume müssen abgeschlossen sein. Der Zeitraum, für den eine Periode gesperrt werden soll, kann vom Anwender frei gewählt werden. Allerdings sollten die Zeiträume chronologisch hintereinander liegen. Der erste Zeitraum muss mit dem frühest gebuchten Fälligkeits- / Wertstellungsdatum beginnen. Um das zu gewährleisten steht die Anzeige auf Abb. 108: Periode sperren Ein Folgezeitraum, der gesperrt werden soll, muss immer mit dem Tag beginnen, der dem letzten Tag des Vorzeitraumes folgt. Damit gibt es keine zeitlichen Lücken zwischen den gesperrten Perioden. Um Lücken zu schließen, die aufgrund gelöschter Buchungen in noch nicht gesperrten Perioden entstanden sind, erfolgt mit dem Sperren der Periode ein Auffüllen der Buchungsnummern im Buchungsjournal. Die gesperrten Perioden erhalten vom Nutzer einen Namen. Der Präfix der bisherigen Buchungsnummer wird durch das Datum des letzten Tages der gesperrten Periode ersetzt und ermöglicht so die eineindeutige Zuordnung der Buchung zu einer Periode. Beispiel: Periodenname BJ 2013 Gesperrter Zeitraum bis Buchungsnummer vorher: Buchungsnummer nachher: # Buchungen gesperrt - Stornieren nicht möglich - gesperrte Periode muss erst entsperrt werden. 87

25 Das erneute Öffnen einer gesperrten Periode ist nur über eine spezielle Funktion möglich. Für diesen Zugriff auf Daten wird von Immoware24 automatisch ein Protokoll erstellt. Klicken Sie auf das Schloss-Symbol: und geben Sie den Grund des Entsperrens ein: Ein Öffnungs-Protokoll einer zuvor gesperrten Periode enthält die Angaben wer hat geöffnet (Nutzerdaten) wann wurde geöffnet (Zeitangabe) weshalb wurde geöffnet (Grund des Entsperrens) Nach Öffnung einer bereits gesperrten Periode sind Änderungen nur über Stornobuchungen bzw. neu hinzugefügte Ergänzungsbuchungen und durch Verrechnen bzw. Löschen von Zahlungsbeziehungen möglich. 1. Ein Fehler kann nicht durch Löschen oder Ändern einer Buchung,sondern nur durch eine Stornobuchung korrigiert werden. 2. Eine neue Buchung muss Wertstellungs-/Fälligkeitsdatum innerhalb der abgeschlossenen Periode haben. Buchungen stornieren und ggf. neue Buchungen hinzufügen Hinter jeder Buchung gibt es ein Symbol für die Aktion stornieren, d. h. für das Erzeugen einer Stornobuchung mit identischem aber negativem Buchungsbetrag. Stornierte Buchung: 300, Miete an 300, Hans Krause Stornobuchung: -300, Miete an -300, Hans Krause Die stornierte Buchung wird mit einem Symbol storniert markiert und die Stornobuchung im Buchungstext mit gekennzeichnet. Durch Stornobuchungen wird der Zustand vor dem Erstellen der stornierten Buchung wieder hergestellt. Bei Storno einer Zahlungsbuchung für einen OP OP lebt wieder auf. Bei Storno einer bereits bezahlten Sollstellung oder Rechnung stehen die Zahlungen als negative Beträge (Überzahlungen oder Über-Auszahlungen) in den OP. Das Buchungsdatum der Storno- oder Ergänzungsbuchung ist heute. Hinter dem Präfix der abgeschlossen Periode erhält die neue Buchung (Storno- oder Ergänzungsbuchung) die Buchungsnummer die fortlaufend nach der bisher letzten Buchung der Periode entsteht (n+1). 88

26 1. Eine Stornobuchung ist nicht löschbar und kann selbst auch nicht storniert werden. Wurde mit der Stornobuchung ein Fehler gemacht, also eine Buchung zu Unrecht storniert, muss die stornierte Buchung neu erstellt werden. Wird nach der Stornobuchung die Periode wieder gesperrt, erhält die stornierte Buchung in ihrer Einzelansicht die Info, mit welcher Stornobuchung sie storniert wurde. 2. Die einer gesperrten Periode hinzugefügte Ergänzungsbuchung ist ebenfalls nicht editier- oder löschbar, denn ihre Werte sind Teil der gesperrten Periode. Auch sie kann nur durch Stornierung aufgehoben und der Fehler ggf. durch Erstellen einer neue Buchung behoben werden. 3. Durch das Verrechnen eines oder mehrerer OPs ändern sich u.u. die IST-Werte. Deshalb werden neue Verrechnungen zwischen bestehenden Buchungen z.b. zwischen einer in der gesperrten Periode gebuchten Sollstellung und einer Zahlungsbuchung ebenfalls protokolliert. Die stornierten bzw. neu hinzugefügten Buchungen und Verrechnungnen werden automatisch in das Protokoll übernommen. Das Protokoll ist gemeinsam mit dem Buchungsjournal bei der Prüfung der Daten den Finanzbehörden vorzulegen. Durch neue Verrechnungen in der SEV werden automatisch Verwertungsbuchungen neu erstellt, sie stehen im Protokoll unter hinzugefügte Buchungen. Gelöschte Zahlungsbeziehungen in der SEV führen zur Stornierung der Verwertungsbuchung, sie stehen unter Stornierungen. Neue Verrechnungen/gelöschte Zahlungsbeziehungen stehen unter Änderung Zahlungs-/ Verrechnungsbeziehung. Sind alle notwendigen Korrekturen in der entsperrten Periode ausgeführt muss die Periode wieder gesperrt werden. Das Protokoll mit allen Informationen zum Entsperrvorgang wie welches Objekt wird buchhalterisch dargestellt (eindeutige Identifikation des Objektes) wer hat wann Buchungs-Periode entsperrt welche Stornobuchung wurde erzeugt welche Buchung wurde storniert welche Buchung wurde ggf. hinzugefügt bleibt unveränderbar stehen und lässt sich auch als PDF ausdrucken. 89

27 Abb. 109: Protokoll mit Stornobuchungen und hinzugefügten Buchungen Offene Posten Unter Buchungen finden sie im Reiter offene Posten in einer getrennten Auflistung ungezahlte Forderungen (Sollstellungen für Debitoren) und unbezahlte Verbindlichkeiten (Rechnungen von Kreditoren). Siehe Abb. 110: Übersicht offene Posten, Pkt. 1: 1 2 Abb. 110: Übersicht offene Posten Mit Hilfe des Datumsfilter lässt sich die Anzeige einschränken. Mit Markierung der Anzeige gruppiert werden die offenen Posten den Debitoren bzw. Kreditoren zugeordnet und zu Gesamtsalden berechnet. In der rechten Spalte der Liste (Aktionsspalte, Abb. 110: Übersicht offene Posten, Pkt. 2) können Sie die einzelnen offenen Posten anzeigen lassen, bearbeiten, löschen und bezahlen. Sie können offene Debitoren-Posten bei der Vereinbarung von Ratenzahlung in mehrere kleine offene Posten splitten. Klicken Sie dazu auf die Funktion. Ebenso können Sie positive und negative offene Posten miteinander verrechnen. Klicken Sie hierzu auf die Funktion. 90

28 Bezahlung offene Posten Sie können die Zahlung für offene Posten manuell buchen, indem Sie auf das Symbol auszahlen oder bezahlen - hinter dem einzelnen OP klicken, um eine einzelne Zahlungsbuchung zu erstellen oder - hinter den Gesamtsaldo des Debitors/Kreditors klicken, um die Zahlung aller seiner OP zu buchen die OP einzeln oder alle markieren, um anschließend mit Hilfe der Schaltfläche ausgew. zahlen (15) für alle markierten OP die Zahlungsbuchungen gleichzeitig zu erstellen. Buchungsdatum: Tag, an dem die Zahlung gebucht wird. Wertstellungsdatum: Tag des Zahlungseingangs bzw. Zahlungsausgangs auf/vom Bankkonto (Datum des tatsächlichen Geldflusses). Buchungstext: Wird automatisch mit dem Vermerk Zahlung übernommen. Individuelle Bezeichnung ist jedoch möglich. Belegnummer: Nummer des Kontoauszuges Beleg-Blatt: Blattnummer des Kontoauszuges Bei Zahlung Debitor ist der Schuldner, gegen den Sie eine unbezahlte Forderung haben, bei Zahlung Kreditor ist der Gläubiger, bei dem Sie eine unbezahlte Verbindlichkeit haben, bereits aufgeführt. Abb. 111: Formular Bezahlung offene Posten Unter Bank wählen Sie das mit dem Objekt bereits verknüpfte Bankkonto, auf dem die Zahlung einging bzw. von dem die Zahlung erfolgte. Die eingetragene Zahlungssumme entspricht der Höhe des/der offenen Posten(s), lässt sich aber überschreiben. Die/der offene Posten wird im unteren Teil der Buchungsmaske mit Buchungstext und Fälligkeitsdatum angezeigt. Das Abgrenzungsdatum ist vom offenen Posten übernommen. Wollen Sie, dass die Zahlung in einem bestimmten Abrechnungszeitraum angerechnet wird, muss das Abgrenzungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen. Nur für die Rücklagenabrechnung in der WEG wird nicht das Abgrenzungs-, sondern das Wertstellungsdatum einer Zahlung zugrunde gelegt. 91

29 Die Zahlungssumme wird über die Schaltfläche Automatisch verteilen oder manuell auf den/ die offenen Posten verteilt. Die Zahlungsprioritäten insbesondere wenn die Zahlungssumme kleiner ist als der Betrag der offenen Posten - kann für die Buchung von Debitorenzahlungen im gleichnamigen Menüpunkt von Ihnen eingestellt werden. (siehe Kapitel Buchung von Unterzahlungen und Überzahlungen ) Ändern Sie die eingetragene Zahlungssumme, können Sie über erneuern die aktualisierten Differenzen und Beträge prüfen. Mit der Schaltfläche Speichern wird die Buchung durchgeführt und im Anschluss angezeigt. Mit der Schaltfläche Speichern und neu wird die Buchung durchgeführt und es öffnet sich im Anschluss erneut eine Buchungsmaske für Zahlungen. Wenn Sie mit ausgew. zahlen (15) für mehrere markierte OP die Zahlungsbuchungen gleichzeitig erstellen, wählen Sie das Bankkonto aus, auf das bzw. von dem die Zahlungen erfolgt sind speichern die Eingabe seitenweise ab, vergleichen mit nach der korrekten Datumseingabe den errechneten Banksaldo mit Ihrem Kontoauszug der Bank. Sind diese nicht identisch, haben Sie möglicherweise zu viele oder zu wenig Zahlungen ausgewählt und sollten dies korrigieren. Durch Klick auf die Schaltfläche zurück gelangen Sie zurück in die Ansicht offene Posten, die Auswahl wird beibehalten. Mit Hilfe der Schaltfläche Liste zurücksetzen können Sie die gesamt Auswahl verwerfen und wiederholen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsbuchungen erstellen, um die Zahlungsbuchungen zu erstellen. 92

30 Verknüpfung zwischen einzelnen Buchungsposten Durch die Bezahlung (auch Auszahlung) oder Verrechnung offener Posten entsteht eine Verknüpfung zwischen den einzelnen Buchungen. Durch das Anzeigen einer Buchung mit Hilfe des Lupensymbols wird diese Verknüpfung anzeigt. Abb. 112: Zahlungsansicht mit Verknüpfung Hier ist detailliert vermerkt die Zahlung bezahlt folgen Posten: die Sollstellung wird von folgenden Posten bezahlt: Diese Verknüpfungen sind löschbar, wodurch die ursprünglich bezahlten Posten nun wieder unter Offene Posten ausgewiesen werden. Die vorher zum Ausgleich einer Forderung gezahlten Beträge stehen nun ebenfalls unter Offene Posten - jedoch als Guthaben (negative offene Posten). Alle Posten können jederzeit neu verrechnet werden. Übersicht Offene Posten Zahlungen (Abb. 110 vorletzter Reiter) Die Übersicht Offene Posten Zahlungen zeigt alle getätigten Zahlungen. Die einzelnen Posten können hier (über die Aktionsspalte rechts) bearbeitet und ggf. korrigiert werden. 93

31 Rücklastschriftassistent Für Mieter/ET, die ein SEPA-Mandat erteilt haben, können Lastschriften erzeugt werden (siehe Kapitel Erzeugen von Mandatsreferenzen SEPA-Übersicht im Objekt auf Seite 125). Leider kommt es auch häufig dazu, dass bereits eingezogene Lastschriften aus unterschiedlichen Gründen zurückgezogen werden. Dies erfordert dann eine Reihe an Buchungssätzen, die durch Nutzung des Buchungsassistenten Rücklastschrift automatisch vorgenommen werden. Benutzen Sie dazu das Aktionssymbol Rücklastschrift buchen. Abb. 113: Buchungsjournal mit Button Rücklastschrift buchen Klicken Sie das entsprechende Aktionssymbol hinter der Zahlungsbuchung an. (Für Lastschriften von HG aus Verwertung Miete - SEV - steht der Assistent nicht zur Verfügung. Wenden Sie sich an den Support.) Es öffnet sich der Assistent: Abb. 114: Assistent Rücklastschrift Die zurückzubuchende Lastschrift mit allen Details ist eingetragen. Die Datumsfelder der Rücklastschrift sind bereits vorausgefüllt, lassen sich jedoch überschreiben. Das Bankkonto, auf dem der ursprüngliche Zahlungseingang gebucht wurde, ist ebenfalls bereits ausgefüllt. Sind Rücklastschriftgebühren angefallen, müssen diese als Kosten auf einem Kostenkonto erfasst werden und können (optional) anschließend durch die Buchung einer Sollstellung dem Verursacher in Rechnung gestellt werden. Am Ende kann die bestehende Teilnahme am Lastschrifteinzug gelöscht werden. Sichern Sie Ihre Eingaben durch Speichern. 94

32 Anschließend stehen im Buchungsjournal die Buchungssätze für die zurückgebuchte Zahlung der ursprünglich bezahlte Posten ist wieder offen, für die Kostenerfassung der RLS-Gebühr das Kostenkonto ist belastet und für die Sollstellung der RLS-Gebühr ein weiterer offener Posten ist entstanden. Aufgrund der gebuchten RLS lässt sich die ursprüngliche Zahlung nicht mehr bearbeiten. Wird die Rücklastschrift gelöscht, werden gleichzeitig auch die Buchungen der RLS-Gebühr gelöscht. Wird die RLS-Gebühr gelöscht, ist die auf der RLS-Gebühr basierende Sollstellung hinfällig Buchung von Unterzahlungen und Überzahlungen Unterzahlung einer Sollstellung: Zahlt ein Mieter/ET einen geringeren als den fälligen Betrag, wird die Zahlungssumme über eine Splitbuchung nach voreingestellter Priorität verteilt (1. Miete, 2. BK, 3. HK/WEG: 1. HG, 2. RL-Zuführung - kann im Modul Einstellungen für danach erfasste Objekte oder im Objekt mit dem Menüpunkt Zahlungsprioritäten angepasst werden). Die Differenz bleibt als Offener Posten stehen und wird durch eine weitere Zahlung oder Korrektur der Sollstellung ausgeglichen. einer Rechnung: Wurde dem Kreditor weniger als der fällige Betrag gezahlt, verbleibt die Differenz als offener Posten oder wird als Skonto gebucht (siehe oben). Überzahlung einer Sollstellung/Zahlung ohne Sollstellung Zahlt ein Mieter/ET mehr als den fälligen Betrag bzw. ohne, dass ein Betrag fällig gestellt wurde, gibt es folgende Buchungs-Optionen: nur in der Mietverwaltung: Buchung der Überzahlung gemeinsam mit einer nachträglich erzeugten Sollstellung in Höhe des überzahlten Betrags auf ein auszuwählendes Einnahmenkonto. Dieser wird (im Fall von HK/BK) mit dem Kostenbetrag der nächsten Abrechnung verrechnet. Das Debitorenkonto ist ausgeglichen. Verrechnung mit einer folgenden Sollstellung: Die Überzahlung erscheint als negativer Betrag unter den Offenen Posten und kann dort mit ausstehenden Zahlungen verrechnet werden. 95

33 7.3 Mahnwesen / Mahnungsübersicht Nach Öffnen des Menüpunktes erscheint im Reiter Mahnung erstellen (Abb. 115, Pkt. 1) eine Auflistung aller Schuldner, die sich an diesem Tag mit einer oder mehreren Zahlungen in Verzug befinden (Der Klick auf den Schuldner zeigt Ihnen das jeweilige Debitorenkonto). Die Auswahl hier lässt sich durch folgenden Filter verändern: Mindest-Verzugstage (nur Schuldbeträge ab dem festgelegten Verzugszeitraum) Mahnschwelle beachten (nur Schuldbeträge ab der festgelegten Mahnschwelle) auch Debitoren mit laufenden Mahnprozessen anzeigen (Schuld 0,00, aber nicht abgeschlossener Mahnprozess) Abb. 115: Übersicht Mahnwesen, Reiter Mahnungen erstellen In Spalte 2 der Auflistung steht der Gesamtbetrag Schuld (Summe offener Posten ohne Berücksichtigung bereits gebuchter Mahngebühren oder Verzugszinsen), in Spalte 3 der Gesamtsaldo des Debitors. Der Saldo des Debitors kann negativ sein, was einem Guthaben entspricht. In diesem Fall sollten Sie prüfen, ob Sie bestehende Guthaben mit Schuldbeträgen verrechnen dürfen (siehe Offene Posten Verrechnen) und eine Mahnung somit hinfällig ist. In den Folgespalten werden alle nach Datum der Fälligkeit sortierten offenen Posten angezeigt, mit dem jeweiligen Schuldbetrag, dem Buchungstext,der Anzahl der Verzugstage und der Information, ob für Einzelposten bereits eine Mahnung erzeugt wurde. 96

34 Durch Entfernen der Markierungen in der Spalte mahnfähig können einzelne OPs von den Mahnprozessen ausgenommen werden. Dies ist nötig, wenn bei längeren Verzugszeiten unbezahlte Forderungen gegenüber den Mietern (oder Eigentümern in der WEG) bereits durch einen im Mahnverfahren erworbenen Titel belegt sind. Die Entfernung der Markierung gilt, bis sie erneut gesetzt wird. Unter Mahnungen ist vermerkt, ob alle offenen Posten bereits gemahnt und wie viele Mahnungen bereits im laufenden Mahnprozess versandt wurden, welches Datum die letzte Mahnung hat und ob eine Mahnsperre gesetzt ist: Schalter steht auf - keine Mahnsperre; - Mahnsperre gesetzt. Der Status der Mahnsperre kann durch Anklicken des Schalters für den jeweiligen Schuldner geändert werden. Solange die Mahnsperre aktiv ist, ist der Schuldner in der Liste inaktiv und steht nicht für die Erstellung von Mahnungen zur Verfügung. Die Information über die Mahnsperre wird auch in die Stammdaten des Mietverhältnisses übernommen. Unter neue Mahnung werden der in der Mahnung zu berücksichtigende Verzugszinssatz und die Mahngebühr angezeigt. Diese Parameter sind entsprechend der Voreinstellungen Ihres Mahnmoduls ausgefüllt (Abb. 115 auf Seite 96, Pkt. 2 - Reiter Mahneinstellungen ). Sie können diese ggf. dort anpassen oder im Einzelfall abweichende Werte direkt in die entsprechenden Felder des jeweiligen Schuldners eintragen Mahneinstellungen Nach Klick auf den Reiter Mahneinstellungen können Sie diese einsehen bzw. nach einem weiteren Klick auf die Schaltfläche bearbeiten individuell anpassen: Mahnschwelle: ist der Mindestwert, ab dem für einen Schuldbetrag eine Mahnung erstellt werden soll. Nach 288 BGB ist es möglich, im Mietvertrag zu vereinbaren, dass Mieter für in Verzug geratene Mietschulden Verzugszinsen zahlen (Wohnungsmieter bis 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz, Gewerbemieter bis 8 Prozentpunkte über Basiszinsatz). Der Basiszinssatz wird regelmäßig (zuletzt zu jedem und eines Jahres) durch die Deutsche Bundesbank bekanntgegeben. Basiszins addieren: Verzugszinsen, nicht gewerblich: gewerblich: Ist das Feld aktiviert, wird der jeweils gültige Basiszinssatz zu den von Ihnen festgelegten Verzugs-Zinssätzen addiert. Zinssatz für die Berechnung von Verzugszinsen für Wohnungsmieter. Zinssatz für die Berechnung von Verzugszinsen für Gewerbe. Mahngebühr: die pro Mahnung zu erhebende Gebühr. 97

35 Selbstverständlich können Sie im Rahmen der oben genannten Höchstgrenzen auch eigene Verzugszinssätze definieren oder auf Verzugszinsen und Mahngebühren ganz verzichten. Dann geben Sie den Wert NULL in die Eingabefelder ein. Mahnschreiben Um die von Immoware24 angebotenen Muster hier (Abb. 116, Punkt 1) als Mahnschreiben festzulegen, müssen Sie zuvor im Modul Einstellungen auf klicken und mit dem Filter Mahnungen die angebotenen Mastervorlagen übernehmen. 1 Abb. 116: Auswählen von Mahnmusterschreiben Mahnung erstellen Übernehmen Sie die angebotenen Mastervorlagen im Modul Einstellungen unter mit dem Filter Mahnungen. In der Auswahl-Spalte (Abb. 115 auf Seite 96, Pkt. 3) markieren Sie alle Einträge, für die neue Mahnungen erstellt werden sollen bzw. entfernen die Markierung für nicht zu mahnende Einträge. Klicken Sie nun auf Mahnung erstellen für Auswahl in der Fußleiste (Abb. 115 auf Seite 96, Pkt 4). Die ausgewählten Mahnungen werden jetzt erzeugt, die Verzugszinsen automatisch berechnet und gemeinsam mit den Mahngebühren als Sollstellungen in die Buchhaltung übernommen. Sie finden diese Werte auf den Debitorenkonten und den Einnahmekonten vereinnahmte Mahngebühren und vereinnahmte Verzugszinsen. Mit Erstellen der ersten Mahnung wird für den Schuldner gleichzeitig ein Mahnprozess eröffnet, dem alle weiteren Mahnungen zugeordnet werden, bis Sie den Mahnprozess schließen. Hinweis zum Mahnschreiben: Nachdem der Mahnprozess im System angelegt ist und die betreffenden Mahnungen erstellt sind, können Sie mit Hilfe des Buttons den Mahnprozess öffnen und durch anklicken des Buttons Vorlagen-Vorschau ein Mahnschreiben für den Schuldner erstellen. Siehe dazu Kapitel Erstellte Mahnungen auf Seite 100. Mahnprozess anzeigen Durch Klick auf die Schaltfläche (Aktion, letzte Spalte) erhalten Sie eine Übersicht über alle innerhalb eines Prozesses erstellten Mahnungen mit folgenden Angaben je Mahnung: 98

36 Mahndatum: Datum der Mahnungsausstellung. Aktueller Schuldbetrag: Verzugszinsen (kumuliert): Gemahnter Schuldbetrag ohne Verzugszinsen und ohne Mahngebühren. Alle in einem Mahnprozess erhobenen Verzugszinsen. Gezahlte Verzugszinsen: Alle in einem Mahnprozess bezahlten Verzugszinsen. Verzugszinsen Restschuld: Die mit der jeweiligen Mahnung eingeforderten Verzugszinsen (auch die noch unbezahlten vorangegangener Mahnungen) Mahngebühren (kumuliert): Alle innerhalb des Mahnprozesses erhobenen Mahngebühren. Abb. 117: Mahnprozess anzeigen 1 Gezahlte Mahngebühr: Alle innerhalb des Mahnprozesses bezahlten Mahngebühren. Mahngebühren Restschuld: Die mit der jeweiligen Mahnung eingeforderten Mahngebühren (auch die noch unbezahlten vorangegangener Mahnungen). Mahnbetrag: Summe aus aktuellem Schuldbetrag, Restschuld Verzugszinsen und Restschuld Mahngebühren. Verzugszinssatz und Mahngebühr (Box rechts): Der auf den Schuldbetrag der Mahnung erhobene Verzugszinssatz und die auf den Schuldbetrag der Mahnung erhobene Mahngebühr. Mahnbuchung(en), Box rechts: Da auch die bereits mit vorangegangenen Mahnungen geforderten, unbezahlten Verzugszinsen und Mahngebühren Bestandteil der jeweils neuen Mahnung sind, diese aber bereits mit den vorherigen Mahnungen gebucht wurden, werden hier die Werte angezeigt, die jetzt als zusätzliche Sollstellung automatisch für den Schuldner gebucht wurden. Der Klick auf offene Posten (Abb. 117, Pkt. 1) öffnet ein Fenster mit Detailangaben: Buchung: Buchungsnummer und -text des offenen Postens im Buchungsjournal. Fälligkeitsdatum: Fälligkeit des offenen Postens. Schuldbetrag: Höhe des offenen Postens. Anzahl Tage: Verzugstage bis zur Erstellung der Mahnung o. bis zur Zahlung eines Teilbetrages der Schuld, wonach ein Restschuldbetrag als neuer offener Posten mit neuer Fälligkeit (Tag nach der Teilzahlung) entsteht. 99

37 Verzugszinsen: Die konkret für diesen offenen Posten berechneten Verzugszinsen. Durch die Anzeige des Mahnprozesses haben Sie jederzeit den genauen Überblick über die gemahnten Schuldbeträge, berechnete Verzugszinsen und geforderte Mahngebühren. In der Ansicht Zahlung Debitoren (siehe Kapitel 14.6 Zahlungen Mieter / Zahlungen Eigentümer auf Seite 258) sind die sollgestellten und bezahlten Beträge auch noch einmal detailliert einzusehen Erstellte Mahnungen Hier können Sie sich mit Hilfe des Datumsfilters (Abb. 118, Pkt. 1) die über einen konkreten Zeitraum erstellten Mahnungen anzeigen lassen. Über (Mahnprozess anzeigen) und (Mahnung anzeigen) in der Aktionsspalte (Abb Pkt. 2) öffnen Sie die jeweilige Darstellung. Alle Dokumente lassen sich als PDF ausdrucken und im DMS (Abb. 118, Fußzeile) abspeichern. 1 2 Abb. 118: Erstellte Mahnungen anzeigen Um ein Mahnschreiben für den Schuldner zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Haben Sie zuvor in den Mahneinstellungen die entsprechenden Dokumentvorlagen hinterlegt, öffnet sich eine druckfähige Vorlage mit sämtlichen relevanten Daten, die Sie an den Schuldner versenden und als PDF -> DMS können. Mahnschreiben für mehrere Debitoren gleichzeitig (evtl. vom gleichen Erstellungstag) erzeugen Sie, indem Sie die Markierung hinter den erstellten Mahnungen setzen und alle PDFs generieren. Dann erhalten Sie ein zusammengefaßtes Dokument aus allen Mahnschreiben mit den dazugehörigen Anzeigen der Mahnprozesse. Haben Sie sich nach dem Versand einer Mahnung mit dem Schuldner über die Stornierung der Mahngebühren und Verzugszinsen geeinigt, können Sie die automatisch mit Erstellen der Mahnungen gebuchten Beträge im Buchungsjournal löschen. Allerdings ändern sich die Werte im abgespeicherten Mahnprozess dadurch nicht, damit Sie jederzeit bei einer entstehenden Beweislast den Nachweis über die den Mahnungen zugrunde liegenden Werte führen können. 100

38 WICHTIG! Sie dürfen bereits gebuchte Mahngebühren und Verzugszinsen im Buchungsjournal nur löschen, wenn der gemahnte Betrag vollständig ausgeglichen ist. Anderenfalls stimmen die bei einer erneuten Mahnung des gleichen Betrages ausgewiesen Werte nicht mehr mit Ihren Buchungen überein. Mahnung löschen Wollen Sie innerhalb eines laufenden Mahnprozesses bei noch nicht beglichener Schuld Ihrem Schuldner bereits geforderte Mahngebühren und Verzugszinsen erlassen, können Sie eine bereits erstellte Mahnung wieder löschen ( Aktionsleiste über dem jeweiligen Mahnungs- Eintrag). Damit werden automatisch alle mit der Mahnung verbundenen Buchungen gelöscht. Beachten Sie bitte, dass damit die gestellte Mahnung für nichtig erklärt wird. Wird die Schuld auch weiterhin nicht bezahlt, können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt im laufenden Mahnprozess weitere Mahnungen inkl. Verzugszinsen und Mahngebühren (entsprechend Ihrer Einstellungen) erstellen Mahnprozess abschließen Hat der gemahnte Schuldner alle Forderungen beglichen, erscheint er in der Ansicht Mahnungen erstellen mit einem Schuldbetrag 0,00. Dann können Sie den Mahnprozess abschließen. Gehen Sie dazu auf in der Aktions-Spalte der Hauptübersicht. Die abgeschlossenen Mahnprozesse werden unter dem Reiter Erledigte Mahnprozesse angezeigt. Damit lassen sich alle gespeicherten Mahnungen nicht mehr löschen. Abb. 119: Erledigte Mahnprozesse WICHTIG! Schließen Sie den Mahnprozess erst ab, wenn für den Schuldner unter dem Reiter Mahnungen erstellen bei Schuld der Betrag 0,00 angegeben ist. Die erstellten Mahnungen lassen sich nun nicht mehr löschen. Ein erledigter Mahnprozess kann wieder eröffnet werden, solange kein nachfolgender Mahnprozess für den gleichen Schuldner eröffnet wurde. Das könnte nötig sein, wenn eine Rücklastschrift die bereits beglichene Schuld wieder herstellt. Klicken Sie dazu auf in der Aktionsspalte (Abb. 119, Pkt. 1). Gerät der Schuldner mit einer weiteren Zahlung erneut in Verzug, kann jederzeit ein neuer Mahnprozess eröffnet werden. 101

39 Zahlungsprioritäten für Verzugszinsen und Mahngebühren In Umsetzung des 367 BGB werden bei der gleichzeitigen Bezahlung mehrerer offener Posten mit Hilfe der Funktion ALLE BEZAHLEN (siehe Kap Offene Posten ) zuerst die Mahngebühren, danach die Verzugszinsen und anschließend alle weiteren offenen Posten der Hauptschuld beglichen. Diese Zahlungspriorität ist im Objektmenü unter: hinterlegt und individuell einstellbar. Prüfen Sie bitte, ob Ihre Änderungen dann gesetzeskonform sind. Verrechnen von Verzugszinsen und Mahngebühren Durch eine nachträgliche Korrektur bereits gemahnter offener Posten, z.b. wenn Sie im Nachhinein eine Mietminderung akzeptieren, kann es dazu kommen, dass die sollgestellten Verzugszinsen oder Mahngebühren durch eine negative Buchung korrigiert werden. Solche negative Beträge stehen dann als Guthaben in der Auflistung offener Posten. Für eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit von Sollstellungen und Zahlungen der Debitoren werden negative Beträge von Verzugszinsen und Mahngebühren bei den offenen Posten nicht automatisch verrechnet. Dies soll gewährleisten, dass korrigierte Sollstellungen für Verzugszinsen/Mahngebühren nur mit Forderungen an Verzugszinsen/Mahngebühren verrechnet werden. Dies können Sie mit Hilfe der Funktion Einzelposten verrechnen durchführen. 7.4 Banktransaktionen Dieser Menüpunkt, auch als Banking-Menü bezeichnet, stellt eine Schnittstelle für die Kommunikation mit Ihrem Geldinstitut dar. Sie können hier Überweisungen/Lastschriften erzeugen, an Ihre Bank übermitteln und durch Einlesen Ihrer elektronischen Bankauszüge Zahlungsbuchungen erstellen. Die Funktion steht im Menüpunkt Banktransaktionen im Objekt und als objektübergreifende Aktion zur Verfügung. Bestimmte Transaktionsarten im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung lassen sich nicht objektübergreifend, sondern nur als Transaktion im Objekt ausführen (z.b. Lastschriften von Eigentümern auf das WEG-Konto). Ansonsten ist die Vorgehensweise im Objekt und objektübergreifend ähnlich. Unter Banktransaktionen gibt es verschiedene Reiter für die einzelnen Schritte: Abb. 120: Reiter für Banktransaktionen 102

40 7.4.1 Transaktionen vorbereiten Stellen Sie im Reiter Transaktionen mit dem Filter der Anzeige ein, ob die Auswahl nach Buchungs- oder Fälligkeitsdatum, für welchen Zeitraum die Anzeige erfolgen soll und wählen Sie je nach Verwaltungsart des Objektes die Buchungen aus: -- für Mieter (Miet- oder Sondereigentumsverwaltung): Lastschriften Überweisungen (Auszahlung Guthaben) -- für Eigentümer (WEG-Verwaltung): Lastschriften Eigentümer vom Privatbankkonto (nicht für WEG mit SEV) Lastschrift Eigentümer vom Privatbankkonto (in Objekten WEG mit SEV ohne SEV-Aktivierung) Überweisungen Eigentümer vom WEG-Konto (Auszahlung Guthaben) steht für Objekte WEG mit SEV nur im Objekt nicht objektübergreifend - zur Verfügung: Lastschrift Eigentümer vom Privatbankkonto (wenn SEV aktiviert ist oder war) Lastschriften Eigentümer vom Mietbankkonto (Verwertung Miete) Überweisung Eigentümer aus Einnahmeüberschuss (vom Mietkonto) -- für Rechnung Kreditor SE-Rechnung (nur Überweisungen für Rechnungen des Sondereigentums) Kreditor Rechnung (Überweisungen für Rechnungen, nicht für SE) Voraussetzung für die Anzeige ist, dass Sie offenen Posten (unbezahlte Forderungen oder Verbindlichkeiten) in Ihrer Buchhaltung erfasst haben, für die Sie nun Lastschriften bzw. Überweisungen erzeugen können. Eine zweite Voraussetzung für das Einziehen von Lastschriften ist ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Ab dem ist eine Teilnahme am bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr möglich, die erteilten Ermächtigungen werden automatisch als SEPA-Lastschriften behandelt. In Immoware24 wurden die Banktransaktionen auf das SEPA-Verfahren umgestellt. Das erfordert von Ihnen entsprechende Vorbereitungen in den Stammdaten. Diese können Sie mit Hilfe des Kapitels 7.6 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren nachlesen. Wählen Sie je Objekt das Bankkonto aus, von dem die Überweisungen (Quellkonto) bzw. auf das die Lastschriften (Zielkonto) erfolgen sollen und markieren Sie die Transaktionen. Beim Banking im Objekt führen Sie o. g. Schritte in einer Maske aus und markieren die einzelnen Transaktionen. 103

41 Abb. 121: Auswahl der Buchungen und des Kontos bei Banktransaktionen im Objekt Im objektübergreifenden Banking können Sie nach Auswahl der Buchungsart im nächsten Schritt die Auswahl der Konten für mehrere Objekte gleichzeitig treffen und deren Markierungen setzen. Abb. 122: Auswahl der Buchungen bei Banktransaktionen objektübergreifend Abb. 123: Auswahl der Konten bei Banktransaktionen objektübergreifend In Objekten der SE-Verwaltung, in denen die Miete auf verschiedene Eigentümer-Mietkonten eingezogen wird, ist eine Auswahl des Zielkontos nicht erforderlich. Dieses wird durch die Einstellung SEV an den Stammdaten der ET automatisch erkannt. Anschließend wählen Sie im Objekt: Buchung(en) zum Export markieren objektübergreifend: bestätigen Mit benutzerdef. Überweisung erzeugen in der Fußzeile erstellen Sie manuell eine Überweisung, für die zuvor kein offener Posten erzeugt wurde (z.b. Umbuchung auf ein anderes Bankkonto infolge Zuführung/Entnahme Rücklage). Die Buchung hierfür wird später beim Einlesen der Kontoauszüge durchgeführt. Ist der Empfänger der Überweisung mit einer Bankverbindung im Adressbuch gespeichert, können Sie diesen auswählen, anderenfalls müssen Sie ihn manuell eingeben. 104

42 7.4.2 Aufträge exportieren Einrichten einer Online-Banking-Schnittstelle Unter diesem Reiter stehen nun alle Bankkonten, für die Aufträge vorbereitet wurden. Sowohl beim objektübergreifenden Banking, als auch im Objekt werden die zu exportierenden Lastschriften und Überweisungen an die Bank auftragsbezogen angezeigt, d. h. je Konto wird die Anzahl der vorbereiteter Aufträge angezeigt. Abb. 124: objektübergreifende Anzeige von Konten mit vorbereiteten Aufträgen auf ein Konto ein- Die Anzeige lässt sich mit Hilfe des Filters schränken. Für den Export der Lastschriften und Überweisungen an Ihre kontoführende Bank stehen Ihnen mit der Schaltfläche ausgewählte exportieren (10/16) folgende Möglichkeiten zur Verfügung: mit Hilfe des Buttons Ausführen bestätigen online direkt an die Bank (Voraussetzung: es ist ein Online-Banking-Schnittstelle eingerichtet) oder mit Hilfe des Buttons SEPA XML SEPA ZIP -> DMS die Aufträge als SEPA XML- oder SEPA ZIP- Datei im DMS abspeichern, von wo man sie für den Export mit Hilfe einer gesonderten Banking-Software herunterladen kann. mit Hilfe des Buttons DTA (veraltet) DTA ZIP -> DMS (veraltet) die Aufträge als DTA- oder DTA-ZIP- Datei im DMS abspeichern. Um sie an die Banken exportieren zu können, muss Ihre Bankingsoftware die Dateiformate umwandeln, denn das DTA-Format wird von den Banken nicht mehr unterstützt. Sind o.g. Button inaktiv, enthält der Auftrag ungültige Transaktionen. Über das Lupensymbol hinter dem Konto (bzw. über den Filter des Bankkontos in objektübergreifender Aktion) gelangen Sie in die Auflistung der kontenbezogenen Aufträge mit der Anzahl der enthaltenen Transaktionen je Auftrag. und mit gleicher Lupe weiter in die Anzeige der im Auftrag enthaltenen Transaktionen: 105

43 Der innerhalb eines Auftrages zusammengefasste Sequenz-Typ der Transaktionen wir Ihnen in der Maske links oben angezeigt, z. B. Sequenz-Typ Erstlastschrift (erstmalig) oder Folgelastschrift (wiederkehrend). Für Sequenz-Typ = ungültig, erhalten Sie Informationen zur Ursache, warum und wie viele Transaktionen nicht exportiert werden können und die Button zum Export des Auftrages deshalb inaktiv sind: Verwenden Sie den Bearbeitungsbutton um fehlende Angaben in der Transaktion zu ergänzen oder falsche Angaben zu korrigieren. Wurde für das Ändern einer Bankverbindung das Konto am Adresskontakt geändert, müssen Sie die Transaktion anschließend mit folgendem Button erneuern. Lassen sich die Ursachen für ungültigen Sequenztypen hier nicht beseitigen, sollten Sie die Aufträge markieren und ausgewählte löschen (4), notwendige Korrekturen durchführen und die Transaktionen erneut vorbereiten. Für Transaktionen innerhalb eines Auftrages kann man auch gesondert neuen Auftrag generieren (4). Sind alle Transaktionen gültig, gehen Sie zurück zur Auftragsliste und exportieren Sie Ihre Aufträge mit Hilfe der Schaltfläche ausgewählte exportieren (16/16) an die Bank. Aufträge eines Kontos mit Transaktionen gleichen Sequenz-Typs und gleicher Fälligkeit lassen sich zusammenführen: Aufträge zusammenführen (2). Mit Hilfe der Schaltfläche Fälligkeitsdatum editieren (2) können Sie die Voraussetzungen schaffen, um Aufträge mit Transaktionen gleichen Sequenztyps zusammenzufassen. Für Lastschriften müssen Sie dabei die Hinweise zu den notwendigen Bankvorlaufzeiten im Rahmen des SEPA-Basis- Lastschriftverfahrens beachten: 106

44 Abb. 125: Fälligkeitsdatum editieren Für den Export von Lastschriften stehen Ihnen zusätzlich folgende Einstellungen zur Verfügung: Abb. 126: Einstellungsmöglichkeiten für den Export von Lastschriften 1. SEPA-Batch-Booking - Mit dieser Markierung exportieren Sie die Transaktion in einer Summe und erhalten später auf dem Kontoauszug auch nur einen Summeneintrag. Diese Einstellung ist für die meisten Transaktionen eher ungünstig. 2. SEPA-Lastschrift COR1 = Eillastschrift - Mit dieser Markierung geben Sie den Auftrag, beim Einzug der Lastschriften die mit Ihrer Bank vereinbarte Bankvorlaufzeit von üblicherweise 5 Tagen bei erst- und einmaligen Lastschriften und 2 Tagen bei wiederkehrenden Lastschriften zu ignorieren und die Lastschriften sofort auszuführen. 3. gleiche Bankkonten zusammenfassen - Transaktionen gleicher Auftraggeberkonten werden in einer Datei zusammengefasst (pro Ausführungsdatum/Fälligkeitsdatum/ Lastschriftfolge) und sind nicht mehr abhängig von deren Aufträgen auch wenn sie für verschiedene Objekte ausgeführt werden. Zusammengefasste und damit weniger SEPA-Dateien lassen sich komfortabler exportieren. Allerdings ist eine automatische Zuordnung von Kontoumsätzen später nicht mehr möglich. Für den Export von Überweisungen steht neben den Lastschrift-Einstellungen 1 und 3 als 2. Einstellung zur Verfügung: 2. Ausführungsdatum ignorieren 2 Abb. 127: Export Überweisungen Damit wird die sofortige Ausführung - unabhängig vom gebuchten Fälligkeitsdatum gewählt. 107

45 Haben Sie Banktransaktionen erstellt, aber noch nicht für den Export heruntergeladen oder online ausgeführt bleiben die vorbereiteten Transaktionen im Status in Bearbeitung stehen und können zu einem späteren Zeitpunkt exportiert werden. So können durch einen Mitarbeiter vorbereitete Lastschriften später durch dessen evtl. Urlaubsvertretung exportiert werden. Hilfreich dafür ist die mit dem Filter für ein konkretes Erstellungsdatum eingrenzbare Anzeige. Selbstverständlich lässt sich auch nach den Status heruntergeladen oder online ausgeführt filtern (siehe Punkt 4 in Abb. 126 auf Seite 107). Im Zeitraum zwischen dem Export der Banktransaktionen (Überweisungen/Lastschriften) und der aus dem importierten Kontoauszug erstellten Zahlungsbuchung bleiben die offenen Posten unbezahlt. Ihr jeweiliger Status wird auch im Menüpunkt Buchungen in der Liste offene Posten mit Symbolen gekennzeichnet: Je nach Status haben die offenen Posten, die den Banktransaktionen zugrunde liegen, in der OP-Liste im Objekt folgende Kennzeichnung: Abb. 128: OP in der OP-Liste, der bisher in keiner Form bei Banktransaktionen verarbeitet wurde Abb. 129: OP in der OP-Liste, der als Banktransaktionen erstellt, aber noch nicht heruntergeladen bzw. online übermittelt ist Abb. 130: OP in der OP-Liste, der aufgrund von Fehlern nicht als Banktransaktion erstellt werden konnte Abb. 131: OP in der OP-Liste, der als Banktransaktionen heruntergeladen bzw. online übermittelt ist Die Vorauszahlung eines Mieters/Hausgeldzahlung eines Eigentümers (WEG) wird in der BKbzw. HG-Abrechnung erst angerechnet, wenn die Einzahlung auf dem Kontoauszug als Zahlungsbuchung in Immoware24 übernommen ist. 108

46 Einrichten eines Online-Banking-Zugangs Entscheiden Sie sich aus den o.g. Möglichkeiten für die Online-Übermittlung der Lastschriften/ Überweisungen an die Bank, benötigen Sie einen Online-Banking-Zugang. Gehen Sie in das Modul Einstellungen in den Menüpunkt Online-Banking-Zugang. Mit der -Taste in der Fußzeile der mittleren Spalte fügen Sie einen neuen Zugang hinzu. Wählen Sie die zuvor im Adressbuch angelegten Kontakte für den Verfügungsberechtigten (gegenüber der Bank zugangsberechtigt) und für die kontoführende Bank aus. Abb. 132: Einrichten der Onlinebanking-Schnittstelle Verfügungsberechtigter und Bank Je nachdem, welchen Übertragungsstandard Sie mit Ihrer Bank vereinbart haben, stehen Ihnen für die Einrichtung des Online-Banking-Zugangs folgende Sicherheitsmedien zur Verfügung: Für HBCI/FinTS (Homebanking Computer Interface/ Financial Transaction Services) PIN/TAN (HBCI/FinTS) Schlüsseldatei (HBCI/FinTS) und Chipkarte (HBCI/FinTS) Für EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) Schlüsseldatei (EBICS) und Chipkarte (EBICS) Variante 1 Einrichten des Online-Bankingzugangs mit PIN/TAN (HBCI/FinTS) Als Sicherheitsmedium wählen Sie PIN/TAN(HBCI/FinTS) aus. Abb. 133: Auswahl Sicherheitsmedium - PIN/TAN (HBCI/FINTS) Klicken Sie auf fortfahren. Tragen Sie Ihre Benutzerkennung für den Online-Banking-Zugang aus den Bankunterlagen ein und gehen Sie auf nächster Schritt. 109

47 Abb. 134: Einrichten der Onlinebanking-Schnittstelle - Benutzererkennung Nach Auswahl zum Umgang mit der PIN können Sie den Online-Banking-Zugang fertigstellen. Für das anschließende Synchronisieren geben Sie Ihre PIN ein Abb. 135: Einrichten der Onlinebanking-Schnittstelle Eingabe PIN Damit ist Ihr Online-Banking-Zugang mit PIN/TAN-Verfahren für die aufgelisteten Konten eingerichtet. Führen Sie anschließend unbedingt einen Abgleich mit vorhandenen Bankkonten im System durch. Damit wird erreicht, dass im Adressbuch an einem Kontakt (z.b. am Verwalter) hinterlegte Bankkonten dieser Schnittstelle mit abweichendem Kontoinhaber (z.b. der WEG) nun dem Adresskontakt des Kontoinhabers zugeordnet und am Verwalterkontakt gelöscht werden. Nutzerzugänge für Adresskontakte von Mitarbeitern müssen für alle Konten abweichende Kontoinhaber, i.d.r. die Verwalterfirma oder die WEG haben. Es darf die identische Bankverbindung nicht mehrfach in Immoware24 gespeichert sein; das führt zu Problemen beim späteren Datenaustausch mit der Bank. Eine gute Möglichkeit dies zu prüfen ist die objektübergreifende Aktion Bankkonten. Geben Sie die IBAN dort im Filter ein, darf nur ein Kontakt angezeigt werden: Abb. 136: Bankkontenabgleich in objektübergreifender Aktion Bankkonten 110

48 Variante 2 Einrichten des Online-Banking-Zugang mit Schlüsseldatei oder mit Chipkarte Für beide Sicherheitsmedien benötigen Sie folgende Voraussetzungen: Betriebssystem: Windows oder Mac Browser: Mozilla Firefox ein Plugin, das Sie einmalig installieren müssen Gehen Sie jetzt in Immoware24 in das Modul Einstellungen in den Ordner Online-Banking- Zugang. Mit dem + - Button der Fußzeile in der mittleren Spalte fügen Sie einen neuen Online-Banking- Zugang hinzu. Wählen Sie die zuvor im Adressbuch angelegten Kontakte für den Verfügungsberechtigten (gegenüber der Bank zugangsberechtigt) und für die kontoführende Bank aus. Als Sicherheitsmedium wählen Sie aus Schlüsseldatei oder Chipkarte Abb. 137: Auswahlmöglichkeiten Sicherheitsmedium Danach gehen Sie auf fortfahren in der Fußzeile und installieren durch Mausklick auf den Link das Plugin und starten danach den Browser neu: Abb. 138: Erlaubnis und Freigabe für die Installation Abb. 139: Anzeige - Neustart des Browsers Wenn Sie den Einrichtungsvorgang nach Installation des Plugins unterbrochen haben, müssen Sie den Online-Banking-Zugang markieren und mit bearbeiten in der Fußzeile erneut öffnen, um den Einrichtungsvorgang fertigzustellen. 111

49 Fahren Sie fort alternativ für : 1. Sicherheitsmedium Schlüsseldatei (HBCI/FinTS) und (EBICS) 2. Sicherheitsmedium Chipkarte (HBCI/FinTS) und (EBICS) Variante 2.1 Sicherheitsmedium Schlüsseldatei (HBCI/FinTS) und (EBICS) Voraussetzung: Eine gültige Schlüsseldatei ist bereits erstellt. Die Schlüsseldatei darf neben Immoware24 für keine weitere Software wie z.b. Bankingprogramme genutzt werden, da der interne Counter sonst Fehlermeldungen anzeigt. Wählen Sie die auf Ihrem PC hinterlegte Datei nun aus und gehen auf nächster Schritt Abb. 140: Auswahl der Schlüsseldatei Fahren Sie anschließend mit der Eingabe Ihrer Zugangsdaten fort, die Sie von der kontoführenden Bank erhalten haben. Abb. 141: Eingabe der Bankdaten für Zugang mit Schlüsseldatei HBCI oder EBICS Folgen Sie den weiteren Menüschritten bis zum fertigstellen des Benutzerzugangs. Abschließend synchronisieren Sie den eingerichteten Online-Bankingzugang. Danach ist Ihr Online-Banking-Zugang mit Schlüsseldatei für Ihr Konto eingerichtet. Führen Sie anschließend unbedingt einen Abgleich mit vorhandenen Bankkonten im System durch. Damit wird erreicht, dass im Adressbuch an einem Kontakt (z.b. am Verwalter) hinterlegte Bankkonten dieser Schnittstelle mit abweichendem Kontoinhaber (z.b. der WEG) nun dem Adresskontakt 112

50 des Kontoinhabers zugeordnet und am Verwalterkontakt gelöscht werden. Nutzerzugänge für Adresskontakte von Mitarbeitern müssen für alle Konten abweichende Kontoinhaber, i.d.r. die Verwalterfirma oder die WEG haben. Es darf die identische Bankverbindung nicht mehrfach in Immoware24 gespeichert sein; das führt zu Problemen beim späteren Datenaustausch mit der Bank. Eine gute Möglichkeit dies zu prüfen ist die objektübergreifende Aktion Bankkonten. Geben Sie die IBAN dort im Filter ein, darf nur ein Kontakt angezeigt werden: Abb. 142: Bankkontenabgleich in objektübergreifender Aktion Bankkonten Variante 2.2 Sicherheitsmedium Chipkarte (HBCI/FinTS) und (EBICS) Voraussetzung: Eine Chipkarte muss bereits mit einer Banking-Software initialisiert sein, d.h. die bankrelevanten Daten sind bereits auf der Karte gespeichert. Für ein Chip-Karten-Gerät muss die Treibersoftware installiert sein. Je nach Geräte-Typ wurde die Treibersoftware des Herstellers auf einem Speichermedium von der Bank zur Verfügung gestellt oder Sie laden die Treibersoftware aus dem Internet herunter und führen die Installation nach dem Speichern der exe-datei komplett aus: Abb. 143: Herunterladen der Treibersoftware Schließen Sie das Chipkarten-Gerät an und legen Sie die Chipkarte ein: Abb. 144: Meldung - Anschluss des Chipkartenlesers 113

51 Wählen Sie den Chipkartenleser aus der Liste unter Karten-ID aus. Nutzen Sie die Chipkarte für verschiedene Bankverbindungen, können verschiedene IDs auf der Karte initialisiert sein. Wählen Sie die zum jeweiligen Konto passende aus. Klicken Sie auf nächster Schritt. Tragen Sie Ihre Benutzerkennung für den Online-Banking-Zugang aus den Bankunterlagen ein und verifizieren Sie durch erneute Eingabe der PIN in Ihr Chipkartengerät: Abb. 145: Eingabe der Bankdaten für Zugang mit Chipkarte HBCI oder EBICS Folgen Sie dem Menü bis zum fertigstellen. Für das anschließende synchronisieren geben Sie nochmals Ihre PIN in das Chipkartengerät ein. Nun ist Ihr Online-Banking-Zugang mit Chipkartennutzung für Ihr Konto eingerichtet. Führen Sie anschließend unbedingt einen Abgleich mit vorhandenen Bankkonten im System durch. Damit wird erreicht, dass im Adressbuch an einem Kontakt (z.b. am Verwalter) hinterlegte Bankkonten dieser Schnittstelle mit abweichendem Kontoinhaber (z.b. der WEG) nun dem Adresskontakt des Kontoinhabers zugeordnet und am Verwalterkontakt gelöscht werden. Nutzerzugänge für Adresskontakte von Mitarbeitern müssen für alle Konten abweichende Kontoinhaber, i.d.r. die Verwalterfirma oder die WEG haben. Es darf die identische Bankverbindung nicht mehrfach in Immoware24 gespeichert sein; das führt zu Problemen beim späteren Datenaustausch mit der Bank. Eine gute Möglichkeit dies zu prüfen ist die objektübergreifende Aktion Bankkonten. Geben Sie die IBAN dort im Filter ein, darf nur ein Kontakt angezeigt werden: Abb. 146: Bankkontenabgleich in objektübergreifender Aktion Bankkonten 114

52 7.4.3 Kontoauszug importieren Im Menüpunkt Banktransaktionen im Reiter Kontoauszug importieren befindet sich eine Maske, die je nach der für den Datenexport gewählten Variante, zwei Importmöglichkeiten zur Verfügung stehen. 1. Kontoauszüge hochladen Kontoauszüge auswählen und importieren Der von Ihrer Bank auf Ihrem Rechner importierte elektronische Kontoauszug (MT940) wird in das DMS hochgeladen. Die Kategorie ist der Speicherplatz, an dem die Datei automatisch im DMS hinterlegt wird. Ein Verknüpfen mit weiteren Kategorien ist mit der Plustaste möglich. Die Beschreibungen dienen als Zusatzinformation. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die korrekte Datei auf Ihrem Rechner aus. Sie können mehrere Dateien in einer Liste gleichzeitig hochladen. Anschließend klicken Sie auf Upload starten. Danach können Sie den hochgeladenen Kontoauszug auswählen und die Daten importieren. 2. Kontoauszüge online importieren Durch Klick auf diesen Link erscheint die Anzeige der Konten, für die Sie Bankauszüge importieren können. Das Datumsfeld importieren ab ist mit dem Datum des letzten Imports ausgefüllt, um eine lückenlose Erfassung zu gewährleisten. Am gleichen Tag zuvor importierte Einträge werden erkannt und nicht doppelt importiert. Das Feld importieren bis können Sie frei lassen, wenn Sie bis zum aktuellen Datum importieren wollen. Import von Kontoauszügen mit Hilfe Virtueller Konten Für einen effizienten Abgleich von Debitoren- und Kreditorenzahlungen auf den Kontoauszügen der Bank mit den gebuchten offenen Posten in Immoware24 können Verwalter bei Ihren Banken das virtuelle Kontenverfahren nutzen. Sie ermöglichen: eindeutige Mandanten-Zuordnung der Zahlungsein- und ausgänge Vermeidung von Irrläufern Die Bank übergibt dem Verwalter für das Miet- bzw. WEG-Konto virtuelle Kontenkreise. In Immoware24 werden die virtuellen Konten im Adresskontakt des Hauptkontoinhabers im Reiter Konten mit dem Button Virtuelle Konten verwalten in der Fußzeile verwaltet. Sie können dort die Konten einzeln, durch Definition eines Kontobereiches (von Konto-Nr. bis Konto-Nr.) oder durch Import einer Kontenliste (copy & paste) hinzufügen. Abb. 147: virtuelle Konten verwalten Eine Übersicht erhalten Sie durch die objektübergreifende Aktion Bankkonten Reiter virtuelle Konten: 115

53 Abb. 148: Objektübergreifende Ansicht aller virtuellen Konten In Objekten, mit denen das Hauptkonto verknüpft ist, werden die virtuellen Konten in den Stammdaten den Mietern (vorrangig den Selbstzahlern) und mit bearbeiten den Dienstleister/ Handwerker für konkrete Kostenarten zugeordnet. Abb. 149: virtuelle Konten dem Mieter DL zuordnen Zahlungseingänge und Zahlungen an Versorger werden dann über die virtuelle Kontonummer maschinell zugeordnet. Dies reduziert den manuellen Buchungsaufwand. Wenn Sie in der objektübergreifenden Aktion die Kontoauszüge importieren, springt die Ansicht anschließend nicht sofort in den Reiter Kontoauszüge buchen. Sie erhalten zuerst die Information, ob es Kontenbewegungen gab : Abb. 150: Übersicht über Kontenbewegungen Um diese Information einzusehen, klicken Sie auf den Anzeige-Pfeil vor dem jeweiligen Online- Zugang. Die Anzeige klappt auf und die unter dem jeweiligen Online-Zugang geführten Konten werden mit aktueller Saldo - Änderung - alter Saldo angezeigt (bei Saldoreduzierung ist die Änderung rot, bei Saldoerhöhung grün gefärbt). 116

54 Abb. 151: Änderung Saldo Importieren Sie die Kontoauszüge im Objekt, springt die Ansicht sofort zum Buchen der Kontoauszüge weiter. Sie können für die oben beschriebene Ansicht mit den Kontensalden allerdings auf den Reiter Kontoauszüge importieren zurückgehen Kontoauszug buchen Im Reiter Kontoauszüge buchen sind die Einzelposten chronologisch wie auf Ihrem Bankauszug dargestellt. Mit Hilfe des Filters Zahlungsart lässt sich die Anzeige in Auszahlungen oder Einzahlungen eingrenzen. Die eingelesenen Bankumsätze aus mit Immoware24 erstellten Lastschriften und Überweisungen, werden als grün hinterlegte Posten aufgelistet. Damit kann mit Sicherheit festgestellt werden, dass für jede Ein- bzw. Auszahlung ein bestimmter offener Posten in der Buchhaltung existiert. Durch Markierung aller Posten lassen sich für die grün hinterlegten Einträge alle Zahlungsbuchungen gleichzeitig mit einem Klick automatisch buchen. Mit abnehmender Sicherheit bei der Zuordnung der Ein-/Auszahlungen zu den offenen Posten wechselt die farbige Hinterlegung der Listeneinträge von grün über gelb in rot. Für diese Buchungen ist eine genauere Prüfung erforderlich. Regelassistent Für einen höheren Anteil der Kontoauszüge, die sich vollautomatisch buchen lassen, gibt es einen Regelassistenten. Damit lassen sich auch Ein- und Auszahlungen, die durch Dritte initialisiert sind (z.b. eigene Zahlungen durch die Mieter, Lastschriften der Dienstleister vom Mietkonto etc.), besser zuordnen. Die Regeln definieren Sie am Debitoren- bzw. Kreditorenkonto: Abb. 152: Regelassistent aufrufen 117

55 Abb. 153: Definitionsmöglichkeiten der Regeln Sie können z.b. für die IBAN die Originalwerte DE oder die am Konto jeweils verfügbaren Platzhalter ${Konto.IBAN[Bankkonto 1]} hinterlegen. Verwenden Sie den Platzhalter muss bei einer Änderung des Originalwertes (Kontoeintrag am Adresskontakt) die Regel am Buchhaltungs-Konto nicht aktualisiert werden. Hinterlegen Sie mehrere Regeln, die sich jedoch widersprechen, bleibt der Kontoauszug rot und muss manuell verbucht werden. Sind die Einträge auf Ihrem importierten Kontoauszug aufgrund evtl. noch nicht hinterlegter Regeln rot, wechseln Sie zum Konto des Debitors/Kreditors, hinterlegen die Regel und verwenden anschließend beim erneuten Kontoauszüge buchen die Schaltfläche Regeln anwenden. Die Markierung bleibt am Kontoeintrag stehen, der durch die angewendete Regel nun grün eingefärbt ist und sich automatisch verbuchen lässt. Werden Zahlungen Ihrer Debitoren aufgrund des Regelassistenten grün und haben diese Debitoren gleichzeitig mehrere OPs, werden beim automatischen Buchen die Zahlungen nicht mit einem OP verrechnet. Sie erhalten in einem solchen Fall eine Hinweismeldung, dass Sie die Verrechnung anschließend in der OP-Liste selbst durchführen müssen. Für eine Unterscheidung, ob Ihre Kontoauszüge bereits beim Import aufgrund einer hinterlegten Regel oder als Folge eines mit Immoware24 an die Bank exportierten Auftrages grün eingefärbt sind, können Sie den Status-Filter benutzen: 118

56 oder die Anzeige durch Klick auf den Pfeil am Kontoauszug aufklappen: Haben Sie eine identische Bankverbindung mit verschiedenen Objekten verknüpft, müssen Sie den Kontoauszug mit der objektübergreifenden Funktion importieren. Da bei objektübergreifendem Import der Kontoauszüge es in einigen Fällen vorkommen kann, dass der Kontoauszug nicht eindeutig einem Objektkonto zugeordnet werden kann, können Sie die Zuordnung vor dem Buchen manuell vornehmen: Das führt dazu, dass falls Sie zuvor Regeln hinterlegt hatten dieser Auszug und evtl. alle anderen Kontoauszüge dieses Kontos danach ebenfalls zugeordnet, grün eingefärbt = automatisch buchbar ist. Über bestimmte Aktionsbutton stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: automatisch buchen eine automatische Einzelbuchung erstellen Zahlung Debitor/ Zahlung Kreditor Öffnen einer zum Posten passenden Buchungsmaske (für grüne Posten mit OP) Löschen Zahlungsbuchung nicht in die Buchhaltung übernehmen Information zu nicht automatisch erstellbaren Buchungen zeigt Ursache für nicht automatisch erfolgte Buchungen, z.b wenn der Kontoauszug nur Sammelposten ausweist (Dann muss manuell bei jeder Buchung der Zahlbetrag für einen OP eingesetzt werden. Dieser wird jeweils vom Sammelposten abgezogen, so lang bis der Sammelposten am Ende vollständig verteilt ist.) manuell buchen Es wird kein automatischer Buchungsvorschlag angezeigt. Über diese Funktion gelangen Sie in eine Übersicht, die Ihnen verschiedene Buchungsassistenten für eine komfortable Durchführung aller notwendigen Buchungen anbietet. 119

57 Für manuelle buchen stehen folgende Buchungsassistenten zur Verfügung Abb. 154: Assistenten für Buchungen aus dem elektronischen Kontoauszug Zahlung Debitor: Zahlungsbuchung erstellen: Ein- oder Auszahlungen eines zu wählenden Debitors, die entweder einen offenen Posten (z. B. Mietschuld oder Mieterguthaben) bezahlt oder als Überzahlung (Guthaben) gebucht wird. Zahlungsbuchung verlinken: Bereits gebuchte Zahlung eines Debitors mit dieser Banktransaktion verknüpfen: Vor dem Einlesen des elektrischen Bankauszuges wurde die Zahlung eines offenen Postens bereits manuell gebucht. Für eine bessere Kontrolle im Rechnungswesen wird diese manuelle Buchung jetzt mit der Banktransaktion verknüpft, die Buchung erhält das Symbol. Rücklastschrift buchen: Eine zuvor gebuchte Lastschrift wurde zurückgebucht. Als Ergebnis erhalten Sie den ursprünglichen offene Posten. Gleichzeitig werden eventuelle Rücklastschriftgebühren gebucht. Zahlung Kreditor: Zahlungsbuchung erstellen: Erzeugen von Zahlungsbuchung für bereits gebuchte Rechnung. Zahlungsbuchung verlinken: Bereits gebuchte Zahlung für Rechnung mit dieser Banktransaktion verknüpfen: Vor dem Einlesen des elektrischen Bankauszuges wurde die Zahlung eines offenen Postens bereits manuell gebucht. Für eine bessere Kontrolle im Rechnungswesen wird diese manuelle Buchung jetzt mit der Banktransaktion verknüpft. Rechnung und Zahlungsbuchung: Aus- oder Einzahlung eines Kreditors, für die zuvor keine Rechnung gebucht wurde (Einzahlung = erstattetes Guthaben). Jetzt wird diese Rechnung und gleichzeitig deren Bezahlung gebucht. Bankumbuchung Bankumbuchung erzeugen Bereits erstellte Bankumbuchung mit dieser Banktransaktion verknüpfen 120

58 Rücklage Die Buchungen der Rücklage benötigen neben der Bankumbuchung einen zweiten Buchungssatz, der neben dem Geldzu- oder abfluss auf dem Bankkonto auch den Zu- oder Abgang auf dem passiven Rücklagenkonto erfasst. Mit diesem Assistenten werden die Buchungen erstellt, jeweils getrennt für Zuführung, Entnahme und für Zinsertrag und Geldverkehrskosten der Rücklagenkonten. Benutzerdefinierte Buchung Dieser Assistent steht für alle Geschäftsfälle, die Buchungen außerhalb der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung betreffen, zur Verfügung, z.b. für 1. Auszahlung von Mietüberschüssen an und Einzahlungen auf das Mietkonto vom Objekteigentümer oder 2. Zinseinnahmen und Zahlung von Abgeltungssteuer, Soli-Zuschlag etc. Benutzerdefinierte Buchung erstellen und mit dieser Banktransaktion verknüpfen: Diese Banktransaktionen bedürfen keiner offenen Posten. Hier wird der Geldzuoder -abfluss eines Bankkontos gebucht und mit der Banktransaktion verknüpft. Bereits erstellte benutzerdefinierte Buchnung mit der Banktransaktion verknüpfen: Der Geldzu- oder -abfluss eines Bankkontos wurde bereits gebucht. Für eine bessere Kontrolle im Rechnungswesen wird diese manuelle Buchung jetzt mit der Banktransaktion verknüpft. Für die Buchungen im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung stehen gesonderte Assistenten für die Fälle zur Verfügung, wenn die Zahlungen der Eigentümer für Hausgeld und die Zahlungen für SE-Rechnungen aus den Mieteinnahmen erfolgen. Dabei handelt es sich um die Verwertung Miete (siehe dazu auch Kapitel 11.6 Rechnungswesen auf Seite 208 ). 7.5 Sonderumlage SU (WEG-Verwaltung) Für Objekte der WEG-Verwaltung finden Sie im Menü Rechnungswesen den Punkt Sonderumlage. Unter diesem Menüpunkt können Sie komfortabel Sonderumlagen berechnen und die daraus resultierenden Sollstellungen buchen. Abb. 155: Erstellen einer Sonderumlage 121

59 Geben Sie alle geforderten Angaben in die Maske ein. Wollen Sie mit der SU Liquiditätsengpässe überbrücken oder dringende Reperaturen finanzieren, wählen Sie das Ertragskonto Hausgeld. Soll die SU dem Ansparen der Rücklage dienen, wählen sie das Ertragskonto Rücklage. Betrifft die Sonderumlage nicht alle Eigentümer, müssen Sie im Menüpunkt Umlageschlüssel zuvor einen Umlageschlüssel z.b. SU Liquidität, Einheit: MEA, Standartwert: 0,00 hinzufügen. Danach geben Sie in den jeweiligen Eigentümerverhältnissen, die von der Sonderumlage betroffen sind, die MEA der Verwaltungseinheit in den Umlageschlüssel ein. Beim Anlegen der Sonderumlage wählen Sie den Umlageschlüssel SU Liquidität aus. Die Sonderumlage wird danach nach MEA nur auf die Eigentümer aufgeteilt, denen Sie die Umlageeigenschaft hinzugefügt haben. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Im Ergebnis erhalten Sie die berechneten Anteile der Eigentümer an der SU. Da die SU in jedem Fall durch die Eigentümergemeinschaft beschlossen werden muss, ist das Ergebnis noch unbestätigt. Nach positiver Beschlussfassung können Sie die SU mit der Schaltfläche in der Fußleiste bestätigen. Dadurch werden die Sonderumlagen-Anteile der Eigentümer automatisch sollgestellt und sind in den entsprechenden Buchungsansichten zu sehen. Die Bestätigung der Sonderumlage kann rückgängig gemacht werden, allerdings müssen Sie zum Aktivieren dieser Funktion alle zuvor durch die Sonderumlage entstandenen Buchungen manuell löschen. Die Abrechnung der SU erfolgt im Rahmen der Hausgeldabrechnung bzw. der Abrechnung Rücklage. Sollten mit den Mitteln der Sonderumlage spezielle Maßnahmen finanziert worden sein, empfiehlt es sich, diese auf ein gesondertes Ausgabenkonto mit genau dem gleichen Umlageschlüssel wie die SU zu erfassen, z.b.: Abb. 156: Anlegen eines gesonderten Ausgabekontos für SU 122

60 7.6 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Der Begriff Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum, auf Englisch Single Euro Payments Area (SEPA), bezeichnet im Bankwesen den europaweit einheitlichen Zahlungsraum für Transaktionen in Euro. Die damit verbundene Harmonisierung der Bankabläufe tritt ab in Kraft. Alle Banktransaktionen in Immoware24 können im SEPA-Bankverfahren ausgeführt werden. Wollen Sie in Immoware24 die Online-Banking-Schnittstelle nutzen, ist SEPA zwingend erforderlich. (Der Export DTA und der Import MT940 mit Hilfe Ihrer eigenen Bankingsoftware ist auch weiterhin möglich - siehe Kapitel 7.4 Banktransaktionen auf Seite 102) Konvertieren der Kontonummern und BLZ in IBAN und BIC Im SEPA-Bankverfahren sind für alle im Bankverkehr beteiligten Bankverbindungen die IBAN (und vorläufig auch noch die BIC) zu erfassen. Immoware24 konvertiert alle im Adressbuch gespeicherten Konten. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten bereit: Über den Menüpunkt Objektübergreifende Aktionen Menüpunkt Bankkonten erhalten Sie eine Aufstellung aller im Adressbuch gespeicherten Bankkonten. Dort können Sie mit Hilfe des Buttons berechne IBAN und BIC - für die Bankverbindung einzeln oder für die mit Häkchen markierten Einträge und der Schaltfläche IBAN/BIC berechnen (2) in der Fußleiste für mehrere Bankverbindungen gleichzeitig IBAN und BIC berechnen Abb. 157: Objektübergreifende Aktionen - Bankkonten Berechnen von IBAN und BIC Bereits mit IBAN erfasste Bankverbindungen bleiben beim Berechnen der IBAN/BIC durch Immoware24 unberührt. 123

61 Im Adressbuch am für den Kontakt gespeicherten Konto können Sie IBAN und BIC berechnen lassen. Abb. 158: Adressbuch Kontakt - Konten berechne IBAN und BIC Innerhalb des Objektes unter Einstellungen SEPA-Übersicht Die konkrete Vorgehensweise finden Sie unter Kapitel Erzeugen von Mandatsreferenzen SEPA-Übersicht im Objekt auf Seite Hinterlegen der Gläubiger-Identifikationsnummer im Adressbuch Aufgrund von SEPA dürfen Banken ab dem keine Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge mehr akzeptieren. Damit ist eine Teilnahme am Einzugsermächtigungsverfahren nicht mehr möglich, die erteilten Ermächtigungen werden fortan automatisch als SEPA- Lastschriften behandelt. Für SEPA-Lastschriften sind SEPA-Mandate, bestehend aus der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenz und Informationen zum einzuziehenden Zahlbetrag, zwingend erforderlich. Für jeden Kontoinhaber, auf dessen Konto die Lastschrift gezogen wird, muss im Adresskontakt eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID einmalig von Bundesbank für Gläubiger vergeben) hinterlegt werden. I. d. R. werden diese für den Verwalter (evtl. einzelne Eigentümer) als Kontoinhaber des Mietkontos und die WEG als Kontoinhaber des WEG-Kontos benötigt. Abb. 159: Eingabe der Gläubiger-ID am Kontakt des Kontoinhabers eines Miet-, WEG- oder RL-Kontos 124

62 7.6.3 Erzeugen von Mandatsreferenzen SEPA-Übersicht im Objekt Mit der Mandatsreferenz wird die einzuziehende Forderung identifiziert. Sie können mit einem Mandat alle Lastschriften einziehen oder ein Standardmandat für monatlich einzuziehende Ertragsarten (z.b. Miete oder HG) und ein Zusatzmandat für einmalige Ertragsarten (z.b. Nachzahlungen aus Abrechnungen oder Sonderumlagen) definieren. Je Objekt steht Ihnen ein SEPA-Assistent zur Verfügung, mit dem Sie für mehrere Debitoren gleichzeitig Mandatsreferenzen erzeugen. Sie finden den Assistenten im Objektmenü unter : Abb. 160: SEPA Übersicht - Erzeugen von Mandatsreferenzen Markieren Sie die Debitoren, für die Sie Mandatsreferenzen erzeugen wollen und klicken Sie auf Mandate erzeugen in der Fußzeile. Abb. 161: Auswahl für zu erstellende Mandate Als Gläubiger wählen Sie den Kontoinhaber, auf dessen Konto der Lastschrifteinzug der Forderungen erfolgt. Seine Gläubiger-ID ist zwingender Bestandteil des SEPA-Mandates. I. d. R. ist dies der Verwalter (evtl. einzelne Eigentümer) als Kontoinhaber des Mietkontos und die WEG als Kontoinhaber des WEG-Kontos. 125

63 Für Objekte der WEG- mit SE-Verwaltung können Mandate für ET und Mieter durch die jeweilige Ansicht getrennt erstellt werden. Als Gläubiger fungiert für die Mandate der ET der Kontoinhaber des WEG-Kontos und für Mandate der Mieter der Kontoinhaber des Mietkontos. Der Gläubiger für die Mandate der Mieter, also der Kontoinhaber des/der jeweiligen Mietkontos/Mietkonten ist bereits durch die am ET für die SEV definierten Mietkonten festgelegt und muß hier deshalb nicht mit ausgewählt werden. Im Feld Mandats-Präfix können Sie eigene Mandatsreferenzen mit bis zu max.15 Zeichen vergeben. Lassen Sie das Feld leer, werden von Immoware24 fortlaufende Mandatsreferenzen erzeugt. Wählen Sie die Ertragsarten aus, deren Einzug mit dem Mandat erfolgen soll. Wählen Sie alle, wenn Sie sämtliche Forderungen gegenüber Ihren Mietern (ET in WEG) mit dem gleichen Mandat einziehen wollen, ein Zusatzmandat ist nicht erforderlich. Wählen Sie gemäß Vertrag, wenn ein Standardmandat nur für die an den Stammdaten hinterlegten monatlichen Zahlungen gelten soll und wählen Sie für ein Zusatzmandat einzelne oder mehrere (mit gedrückter Steuerungstaste) ausgewählte Ertragskonten. In der WEG-Verwaltung werden häufig Zusatzmandate für Forderungen genutzt, die aus Sonderumlagen resultieren. Da auch SU entweder dem Ertrag HG oder dem Ertrag RL zugeordnet werden, müssen Sie in diesem Fall das Standard-Mandat mit der Markierung Sonderumlage für Standardmandate ausschließen abspeichern und dann ein Zusatzmandat mit gleichem Ertragskonto und der Markierung nur Sonderumlage erstellen. Für alle im Menüpunkt Sonderumlage gebuchten Forderungen gilt dann das Zusatzmandat. Eine Änderung der Ertragszuordnung muss individuell an jedem Vertrag erfolgen. Klicken Sie auf erstellen. Prüfen Sie mit Hilfe der entstandenen Liste in der vorletzten Spalte bitte genau, ob alle Verträge, in denen Sie Lastschriften einziehen wollen, nun SEPA-fähig sind. Die SEPA-Lastschriftfähigkeit (letzte Spalte) wird erst durch die Eingabe des korrekten Anfangs- und Unterschriftsdatums erreicht, das Sie gleichzeitig für mehrere Mandatsreferenzen mit Hilfe von Anfangsdatum korrigieren (1) bzw. Unterschriftsdatum korrigieren (1) setzen können. Die IBAN und die BIC wurden soweit möglich für alle Debitoren berechnet. Mandatsreferenzen wurden für alle Debitoren mit Lastschrift ja (in Objekten der SEV nur für Mieter mit SEV+) erzeugt. Für diese (mit einem Häkchen in der ersten Spalte markiert) können automatisch mit Hilfe der Mastervorlagen Anschreiben erzeugt werden (siehe Kapitel Mastervorlagen (Anschreiben) SEPA-Mandat auf Seite 128). Eine objektübergreifende Übersicht aller erstellten Mandatsreferenzen finden Sie unter dem Menüpunkt Objektübergreifende Funktionen Bankkonten Reiter Mandatsreferenzen. Dort lassen sich mit Hilfe des Filters einzelne Mandatsreferenzen suchen. 126

64 Abb. 162: Objektübergreifende Funktionen Bankkonten Mandatsreferenzen = Übersicht erstellter MR Mandatsreferenzen können auch einzeln erzeugt werden. Gehen Sie dazu in die Einzelansicht des Kontos. Dorthin gelangen Sie entweder unter Adressbuch Kontakt Konten oder unter objektübergreifende Funktion Bankkonten. Klicken Sie nun auf die Lupe hinter dem konkreten Konto. Hier können Sie mit der Schaltfläche in der Fußzeile eine Mandatsreferenz hinzufügen. Abb. 163: Anzeige Konto - Mandatsreferenz hinzufügen und anschließend im Mietvertrag/Eigentümerverhältnis (WEG) durch Mandatsreferenz erfassen: als Abb. 164: Objektdaten- Gebäude VE Mietvertrag/Einheiteneigentümer Stammdaten ändern 127

65 7.6.4 Mastervorlagen (Anschreiben) SEPA-Mandat Wollen Sie zur Erteilung der SEPA-Basis-Lastschriftmandate Ihren Mietern ein entsprechendes Schreiben senden, gehen Sie in der SEPA-Übersicht auf Serienbrief erstellen. Abb. 165: SEPA-Übersicht Serienbrief erstellen Sie gelangen so in die gleiche Ansicht wie unter dem Menüpunkt. Über die Vorlagen-Vorschau erreichen Sie die Auswahl der Musterschreiben. Abb. 166: Serienbrief Auswahl des Musterschreibens Folgende Master-Vorlagen stehen Ihnen im Modul Einstellungen zur Übernahme in das Vorlagen-Modul zur Verfügung: Wenn bereits eine alte Lastschrift-Einzugsermächtigung vorlag: MV Umwidmung in Mandat für SEPA-Basislastschrift auf Verwalterkonto = Anschreiben für Mieter, deren Mieten per Lastschrift auf das verwaltereigene Mietkonto eingezogen werden MV Umwidmung in Mandat für SEPA-Basislastschrift auf Eigentümerkonto = Anschreiben für Mieter, deren Mieten per Lastschrift auf das eigentümereigene Mietkonto eingezogen werden WEG Umwidmung in ein SEPA-Basislastschriftmandat = Anschreiben für Eigentümer, deren HG/RL-Zuführungen per Lastschrift auf das WEG-eigene Hausgeldkonto eingezogen werden Der rote Hinweistext unter der Überschrift dient nur Ihrer besseren Information, er wird im erstellten PDF ausgeblendet. Vor Gebrauch ergänzen Sie im Modul Vorlagen die Texte der Anschreiben entsprechend Ihren konkreten Sachverhalten. 128

66 Wenn noch keine Einzugsermächtigung vorlag MV Mandatserteilung für SEPA-Basislastschrift auf Verwalterkonto = Anschreiben für Mieter, deren Mieten per Lastschrift auf das verwaltereigene Mietkonto eingezogen werden sollen MV Mandatserteilung für SEPA-Basislastschrift auf Eigentümerkonto = Anschreiben für Mieter, deren Mieten per Lastschrift auf das eigentümereigene Mietkonto eingezogen werden sollen WEG Erteilung SEPA-Basislastschriftmandat = Anschreiben für ET, deren HG/RL-Zuführungen per Lastschrift auf das WEG-eigene Hausgeldkonto eingezogen werden sollen Der jeweilige Kontoinhaber bzw. dessen konkrete Gläubiger-ID werden je nach ausgewählter Vorlage durch die Platzhalter im Musterschreiben übernommen. Um die Online-Verarbeitung von Bankaufträgen und Kontoauszügen sicher zu ermöglichen, ist die Information darüber, mit welcher Mandatsreferenz und Gläubiger-ID das Quellkonto der Lastschriften verknüpft ist, unabdingbar. Um also technisch zu vermeiden, dass Lastschriften gezogen werden, für die kein SEPA-Mandat besteht, ist das Erstellen der Mandatsreferenzen zwingend an das Vorhandensein der Bankverbindung des Zahlungspflichtigen gekoppelt Aktivieren und Löschen der SEPA-Mandate Erhalten Sie die von Ihren Mietern/ET (WEG) unterschriebenen SEPA-Mandate zurück, müssen Sie die Mandate in der Software aktivieren, indem Sie das Unterschriftsdatum Ihrer Debitoren am Mandat eingeben. Gehen Sie dazu in die SEPA-Übersicht unter Einstellungen im Objekt auf Unterschriftssdatum korrigieren oder in die Einzelansicht des Kontos unter Adressbuch Kontakt Konten - Klick auf die Lupe hinter dem konkreten Konto - Klick auf den Bearbeitungsbutton hinter der konkreten Mandatsreferenz oder unter Objektübergreifende Aktionen Bankkonten Reiter Mandatsreferenzen mit der vorhandenen Mandatsreferenz im Filter - Klick auf den Bearbeitungsbutton hinter der konkreten Mandatsreferenz: 129

67 Abb. 167: Aktivieren des SEPA Mandats - Einzelansicht Konto - Mandatsreferenz bearbeiten Geben Sie als Datum der Unterschrift des Mieters/Eigentümers (WEG) sein Unterschriftsdatum für das SEPA-Mandat oder das Datum der Umwidmung ein und speichern: Abb. 168: Mandatsreferenz bearbeiten - Unterschriftsdatum eingeben - speichern Nun ist das Mandat aktiv und kann für Lastschriften genutzt werden. Informationen zum Mandat finden Sie ebenfalls in den Stammdaten des Mieters/Eigentümers (WEG). Abb. 169: Objektdaten- Gebäude VE Mietvertrag/Einheiteneigentümer Reiter Standardmandat Mit können Sie die Verknüpfung des Vertrages mit der Mandatsreferenz lösen indem Sie in der Bearbeitungsmaske die Mandatsauswahl auf keine setzen. 130

68 Abb. 170: Mietvertrag/Einheiteneigentümer Stammdaten bearbeiten - Standardmandat -> keine Die Verknüpfung lässt sich für mehrere Mandatsreferenzen gleichzeitig lösen, indem Sie im Objekt Einstellungen - SEPA-Übersicht die betreffenden Verträge mit dem Häkchen markieren und anschließend auf Verknüpfung mit Mandat löschen (1) in der Fußzeile klicken. Die Verknüpfung des Vertrages mit der Mandatsreferenz ist nun gelöscht. Anschließend steht die bisherige Mandatsreferenz in der objektübergreifenden Funktion Bankkonten Reiter Mandatsreferenzen als nicht verknüpft und kann, sofern sie noch nicht für Lastschriften benutzt wurde, gelöscht werden: Abb. 171: Objektübergreifende Funktionen Bankkonten Reiter Mandatsreferenzen- löschen Damit ist das SEPA-Mandat nicht mehr verwendbar. SEPA-Mandate dürfen ebenso nicht mehr verwendet werden, wenn deren letzte Verwendung länger als 36 Monate zurück liegt. Das Datum der letzten Verwendung sehen Sie in der objektübergreifenden Liste Bankkonten Reiter Mandatsreferenzen Verwendung der SEPA-Mandate- Ankündigung und Durchführung von Lastschriften (Mastervorlagen PreNotifikation und Bankvorlaufzeit) Die Belastung der Konten müssen Sie mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit der Lastschrift gegenüber Ihren Mietern/Eigentümern (WEG) durch eine sogenannte PreNotifikation ankündigen. Dies gilt vor dem erstmaligen Gebrauch wiederkehrender Lastschriften, dem ersten Gebrauch wiederkehrender Lastschrift mit geändertem Betrag oder dem Gebrauch einmaliger Lastschriften Zur Rechtswirksamkeit Ihrer Lastschriften müssen Sie diese Anschreiben unbedingt fristgemäß verschicken. Dafür können Sie die gleichen Funktionen nutzen wie unter Kapitel Mastervorlagen (Anschreiben) SEPA-Mandat auf Seite

69 Es stehen Ihnen dafür folgende Master-Vorlagen zur Verfügung: MV Ankündigung erster Einzug SEPA- Basislastschrift MV Ankündigung geänderter Einzug SEPA- Basislastschrift (aufgrund von Mieterhöhung - geänderter Einzug aufgrund geänderter VZ werden durch Anschreiben zur BKA/HKA angekündigt) WEG Ankündigung erster Einzug SEPA-Basislastschrift WEG Ankündigung geänderter Einzug SEPA-Basislastschrift (nach Beschluss neuer Wirtschaftspläne/Pläne Rücklagen) Außerdem behalten sich die Banken das Recht vor, die Aufträge zur Lastschrift mit einer sogenannten Bankvorlaufzeit zu bearbeiten. Ist keine anders lautenden Vereinbarungen getroffen, muss der Export Ihrer Aufträge an die Bank mit folgendem Vorlauf gegenüber der Fälligkeit der Lastschriften erfolgen: für erstmalige o. einmalige o. geänderte Basis-Lastschrift = 5 Bankarbeitstage ab der zweiten bei wiederkehrenden Lastschriften ohne Änderung= 2 Bankarbeitstage Aus den unbezahlten Sollstellungen (Liste OP Debitoren) lassen sich im Menüpunkt Banktransaktionen - Transaktionen vorbereiten - Lastschrift Mieter/Eigentümer Lastschriften erzeugen. Automatischer Bestandteil der Lastschrift sind die SEPA-Details, die Sie durch das bearbeiten einer vorbereiteten Lastschrift einsehen können: Abb. 172: Banktransaktionen Aufträge exportieren Lastschrift bearbeiten Beim ersten Erzeugen einer Lastschrift mit dem Mandat geht Immoware24 vom erstmaligen Gebrauch des SEPA-Mandats aus (Erstlastschrift), so dass beim Online-Export der Lastschriften an die Bank bis zur Fälligkeit eine Bankvorlaufzeit von 5 Banktagen erwartet wird. 132

70 Haben Sie die Mandatsreferenz zuvor außerhalb von Immoware24 benutzt, sollten Sie für die Mandatsreferenz am Konto des Adresskontaktes folgende Markierung setzen: Abb. 173: Mandatsreferenz bearbeiten Ab dem zweiten Gebrauch wird eine Folgelastschrift erzeugt und es verringert sich die Vorlaufzeit dann auf 2 Banktage.Für ein reibungsloses Lastschriftverfahren insbesondere zur Vermeidung von Rücklastschriften Ihrer Mieter/Eigentümer sollten Sie o. g. Fristen stets gewissenhaft prüfen und einhalten. 7.7 Schnittstelle Buchungsexport (DATEV) Über die Schnittstelle Buchungsexport können Sie die Daten der Immoware24-Buchhaltung an DATEV-Nutzer zur weiteren Verarbeitung übergeben (z.b. an Ihren Steuerberater). Mit der aktuellen Version von Immoware24 ist es möglich, den Export von Einzelbuchungen für die Soll-Versteuerung durch Nutzung von Automatikkonten für Einnahmen ohne Nutzung von Automatikkonten für Ausgaben durchzuführen, um die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA - Sollversteuerung) zu erstellen. Buchungs-Export für definierte Mandanten (ET) und zugeordnete Objekte Die Schnittstelle funktioniert objektübergreifend. Sie haben die Möglichkeit, den Buchungs-Export für einzelne oder für mehrere Objekte der gleichen Verwaltungsart gleichzeitig durchzuführen, z.b. wiederkehrend für mehrere Mietobjekte desselben Objekteigentümers, ohne die Schnittstelle dafür jedesmal neu einrichten zu müssen. Alle Buchungen des gleichen Immoware24-Kontos aus mehreren Objekten können dabei einem identischen Fremd-Konto zugeordnet werden. Der Buchungs-Export kann nur für Miet- und WEG-Verwaltung erfolgen. Es ist auch möglich, nur die WEG-bezogene Buchhaltung aus Objekten der WEG-mit-SEV zu exportieren. Ein VE-bezogener Datenexport aus der SEV+ (ET besitzt Verwaltungseinheiten in unterschiedlichen Objekten) erfolgt nicht. Dafür stehen in Immoware24 die objektbezogene Abrechnung SEV+ oder ggf. benutzerdefinierte Reports zur Verfügung. 133

71 Zwingende Voraussetzung für die Schnittstelle ist ein Mapping der Immoware24-Konten in einen Fremdkontenrahmen, d.h. den Immoware24-Konten werden Fremdkonten zugeordnet. Mit dem Buchungs-Export wird ein Buchungsstapel aus Immoware24 in eine csv-datei gepackt, der sich so in DATEV einlesen und dort verarbeiten lässt. Die Funktion der Schnittstelle umfasst folgende Reiter: Einrichten der Schnittstelle (Reiter Übersicht) 4. Auswahl von Objekten (Reiter Objekte) 5. Konten-Mapping (Reiter Konten-Mapping) für Bestands-/Anlagekonten, Einnahme-, Ausgabe-, Kreditoren- und Debitorenkonten 6. wiederkehrenden Datenexport (Reiter Export) 7. Ablage der csv-dateien (Reiter Dokumente) Einrichten einer Schnittstelle Buchungs-Export Die Schnittstelle Buchungs-Export finden Sie unter objektübergreifende Aktionen: Abb. : Die Funktion Buchungsexport im Dock oder im Objektmenü Mit konkreten Namen sind mehrere Schnittstellen speicherbar. Für die Schnittstelle werden folgende Daten erfasst. Objektfilter für die Wahl der Verwaltungsart darzustellender Objekte Name der Schnittstelle Mandant (Objekt-ET) aus Adresskontakt auszuwählen: speichern 134

72 7.7.2 Auswahl der Objekte Die auszuwertenden Objekte werden durch Markierung der Schnittstelle zugeordnet. Die Objektnummer wird als Kostenstelle exportiert, wodurch später auch danach ausgewertet werden kann Konten-Mapping Grundlage für den Export: Die IW24-Konten werden im Mapping den Fremdkonten zugeordnet. Es werden nur Daten der Konten exportiert, denen im Mapping ein Fremdkonto zugeordnet wurde und deren Exporteinstellung aktiviert ist; Daten nicht gemappter Konten bleiben beim Export unberücksichtigt. Nehmen Sie sich Zeit und führen Sie das Mapping unbedingt gewissenhaft, am besten gemeinsam mit dem Adressaten des Datenexports (ggf. Ihrem Steuerberater) oder zumindest nach dessen Vorgaben aus. Mit dem Mapping entscheiden Sie über die steuerliche Betrachtung beim Export und ob Sie Buchungen auf getrennten Konten belassen oder auf identischen Konten zusammenführen wollen. In der Mapping-Tabelle werden angezeigt: links (Quelle) alle Immoware24-Konten des/der für die Schnittstelle gewählten Objekte(s) mit Konto-Nummer, -namen und -Typ rechts (Ziel) Eingabefelder für die Export-Einstellung und die Fremdkontennummern, die Sie manuell ausfüllen müssen Die Angaben zu den Fremdkonten richten sich nach dem von Ihrem Steuerberater verwendeten Kontenrahmen. Da DATEV kein Branchenpaket für Immobilienunternehmen bzw. Wohnungswirtschaft anbietet, sind die verwendeten Kontenrahmen hierfür individuell sehr unterschiedlich. Das Mapping kann/muss geändert werden, wenn in einem Objekt, das Bestandteil dieser Schnittstelle ist, z.b. ein Konto hinzugefügt wurde. Die Anpassung des Mapping kann vor einem erneuten Datenexport z.b. notwendig sein, wenn es zwischenzeitlich Mieterwechsel und damit neue Debitorenkonten gibt. Es können auch Konten ungemappt bleiben, wenn von dort nichts exportiert werden soll. 135

73 Folgendes gilt für das Mapping aller Kontenarten: Haben Sie mehrere Objekte in die Schnittstelle eingebunden, können Sie Buchungen der gleichen Einnahme-/Ausgabeart aus verschiedenen Objekten jeweils einem identischen Fremdkonto zuordnen. Werden für alle Objekte der Schnittstelle in Immoware24 für die gleiche Einnahme-/Ausgabeart Konten mit gleicher Kontonummer und gleichem Kontonamen genutzt, dann wird das Konto untersetzt mit den jeweiligen Objekten angezeigt, in denen das identische Konto existiert und die Zuordnung des Fremdkontos sowie die Markierung für aktiviert muss nur in der Kopfzeile des Kontos erfolgen. Beides wird für alle Konten der Gruppe übernommen: Erhält ein Konto der Gruppe eine abweichende Fremdkontonummer, wird das Fremdkonto in der Kopfzeile mit Sternchen angezeigt: Bleibt ein Konto der Gruppe ungemappt oder nicht aktiviert, färbt sich die Kopf-Zeile des Kontos gelb. Ohne die aufgeklappte Ansicht können Sie so in der Liste gut sehen, wenn das Konto ggf. ungewollt nicht in allen Objekten gemappt/aktiviert ist: Gibt es unterschiedliche Kontonamen bei gleicher Kontonummer oder unterschiedliche Kontonummer bei gleichem Kontonamen in den Objekten, werden die Konten gesondert angezeigt und müssen gesondert gemappt werden, ggf. in das identische Fremdkonto: Das Mapping führen Sie für Kontenarten schrittweise durch: 136

74 7.7.3.a Ausgabekonten Für den Export der Ausgabenbuchungen gibt es 2 Einstellungen: ohne Steuer Wenn z.b. Kleinunternehmen keiner steuerlichen Anmeldung unterliegen und keine UStVA erstellt wird, dann kann auf die Betrachtung der USt. verzichtet werden. Der Eintrag des Fremdkontos erfolgt nur in Spalte ohne steuerliche Betrachtung. In der DATEV-Buchhaltung des Daten-Empfängers muss diese Option eingestellt sein. VSt. Soll eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) erstellt werden, muss das Mapping für ein Kostenkonto entsprechend der in den Buchungen enthaltenen MwSt. in folgenden Spalten vorgenommen werden: Umsatzsteuerfrei, Nettoumsatz für 7% MwSt. und anrechenbare MwSt. 7% und nicht anrechenbarer MwSt. 7% Nettoumsatz für 19% MwSt. und anrechenbare MwSt.197% und nicht anrechenbarer MwSt.19% Zu einem Steuerkonto muss es immer ein Konto Nettoumsatz geben und umgekehrt. Konto fehlt mindestens ein Konto fehlt Mit diesem Mapping werden beim Datenexport keine Steuerschlüssel übermittelt, da die Immoware24-Buchungen Brutto-Kosten an Kreditor bereits beim Datenexport in Nettokosten und Vorsteuer gesplittet werden: für Kosten umsatzsteuerfrei mit einer Buchungszeile: Kosten ohne USt an Kreditor für 100% anrechenbarer VSt. je nach Steuersatz (7% o. 19%) mit zwei Buchungszeilen Nettokosten an Kreditor anrechenbare Vorsteuer an Kreditor für aufzuteilender VSt. gemäß Gewerbeanteil Stammdaten je nach Steuersatz (7% o. 19%) mit drei Buchungszeilen Nettokosten an Kreditor anrechenbare Vorsteuer an Kreditor nicht anrechenbare Vorsteuer an Kreditor Die Berechnung des Anteils für anrechenbare und nicht anrechenbare Vorsteuer richtet sich nach der am Konto in Immoware24 hinterlegten Einstellung: 0% oder 100% oder Gewerbeanteil Stammdaten 137

75 Der Wert der anrechenbaren VSt. entspricht der USt.-pflichtig vermieteten Fläche zum Fälligkeitszeitpunkt der Rechnung. Für Ausgabekonten ist ein Datenexport mit Hilfe von Automatikkonten nicht zulässig, da die Information zum Anteil der anrechenbaren VSt. fehlen würde. Deshalb übergibt Immoware24 die Ausgabebuchungen bereits gesplittet in Nettokosten, anrechenbare Vorsteuer und nicht anrechenbare Vorsteuer. Da es in DATEV je Steuersatz nur je ein Sammelkonto für anrechenbare VSt. und für nicht anrechenbare VSt. je Steuersatz gibt, kann dafür jeweils dasselbe Fremdkonto in allen Kostenarten genutzt werden: z.b nicht anrechenbare VSt.7% 1410 anrechenbare VSt.7% 1406 nicht anrechenbare VSt.19% 1460 anrechenbare VSt.19% Sie können nach dem ersten Eintrag in ein Fremdkontofeld die eingegebene Kontonummer mit der Funktion Wert für ALLE Mappings übernehmen automatisch in die darunter- und darüberliegenden Zeilen eintragen lassen: (Gilt auch für Übernahme gleicher Kontonummern für andere Konten) Ausgabekonten der SEV (z.b. SE-Rechnungen, Ausz. Mietüberschuss an ET etc.) werden nicht gemappt b Einnahmekonten Einnahmen werden als Einzelbuchungen Brutto exportiert. Beim Export erfolgt noch keine Splittung in netto und USt., weil DATEV darauf besteht, die USt. mit Hilfe von Automatikkonten oder Steuerschlüssel immer selbst zu berechnen. Für Einnahmekonten ist der Datenexport mit Hilfe von Automatikkonten zwingend vorgeschrieben. Aus den exportierten Brutto-Werten der Automatikkonten werden die Nettowerte (Bemessungsgrundlage) und die USt. durch DATEV ermittelt und in die USt.-Voranmeldung übernommen. Sprechen Sie mit dem Empfänger der Daten, dass die Einnahmekonten als Automatikkonten in DATEV angelegt sind. Die Möglichkeit, für einen Buchungsexport für Einnahmekonten Steuerschlüssel zu nutzen, wird nicht angeboten, da DATEV für Umsätze gemäß 4 Nr. 12 UStG (Vermietung u. Verpachtung) keinen Standard-Steuerschlüssel für USt.-frei (0% USt.) anbietet. Für den Export dieser Buchungen müssten individuelle Steuerschlüssel (zwischen 50 59) in DATEV erstellt werden, was nach Aussage vieler DATEV-Nutzer zu umständlich ist. 138

76 Sollte es Ertragskonten geben, deren USt. anders zu behandeln ist, muss das im Einzelfall mit dem Steuerberater zu klären sein und ggf. nach dem Export durch diesen manuell umgebucht werden. Für den Export der Einnahmebuchungen gibt es 2 Einstellungen: ohne Steuer Wenn z.b. Kleinunternehmen keiner steuerlichen Anmeldung unterliegen und keine UStVA erstellt wird, dann kann auf die Betrachtung der USt. verzichtet werden. Der Eintrag des Fremdkontos erfolgt nur in Spalte ohne steuerliche Betrachtung. In der DATEV-Buchhaltung des Daten-Empfängers muss diese Option eingestellt und damit die Steuerautomatik aufgehoben sein. USt. Soll eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) erstellt werden, muss das Mapping für ein Einnahmekonto je nach gebuchter MwSt. auf dem Konto in folgenden Spalten vorgenommen werden: Umsatzsteuerfrei, Bruttoumsatz inkl. 7% USt. Bruttoumsatz inkl. 19% USt. Einnahmekonten der SEV (z.b. Miete, BKV etc.) werden für WEG-Objekte nicht gemappt c Bestands-/Anlagekonten Für den Export der Bestands-/Anlagebuchungen gibt es 1 Einstellung: ohne Steuer Buchungen auf Bestands-/Anlagekonten werden immer nur brutto exportiert und es gibt hier deshalb nur genau eine mögliche DATEV-Kontonummer (nur 1 Mapping-Feld) in der Spalte ohne steuerl. Betrachtung. Bestandskonten der SEV (z.b. Wertkonten der ET etc.) werden nicht gemappt. Aber mappen Sie die Mietkonten der SEV, damit die Verwertungsbuchung Miete HG (Geldfluss) exportiert werden und dadurch der Saldo des WEG-Kontos stimmt. Die Salden der Mietkonten stimmen aufgrund einer Vielzahl fehlender SE-Buchungen nicht d Debitorenkonten + Kreditorenkonten Für den Export der Debitoren-/Kreditorenbuchungen gibt es 1 Einstellung: ohne Steuer Buchungen auf Debitorenkonten und Kreditorenkonten werden immer nur brutto exportiert und es gibt hier deshalb nur genau eine mögliche DATEV-Kontonummer (nur 1 Mapping-Feld) in der Spalte ohne steuerl. Betrachtung. 139

77 Sollen die Buchungen je Debitor/Kreditor einzeln exportiert werden, muss das Mapping manuell auch für jeden Debitor/Kreditor durchführt werden. links (Quelle) alle Adresskontakte mit Debitoren-/Kreditorenkonten in den Objekten der Schnittstelle rechts (Ziel) Fremdkonten werden manuell eingetragen Sie entscheiden, ob durch Zuordnung der gleichen Fremdkontonummer für den selben Kontakt in verschiedenen Objekten oder unterschiedlicher Fremdkontonummern für den selben Kontakt je Objekt die Buchungen für den Mieter/ET oder Dienstleister zusammenführt oder getrennt belassen werden: Debitoren-/Kreditorenkonten der SEV (z.b. Mieter, Dienstleister für SE-Rechnungen) werden nicht gemappt. Oft sind die einzelnen Debitoren in der DATEV-Fibu jedoch weniger von Interesse, weil die OP- Kontrolle für Ihre Mieter (ET in der WEG) i.d.r. nur in IW24 erfolgt. Deshalb gibt es auch die Möglichkeit, für ALLE Debitoren und ggf. ALLE Kreditoren dieselbe Kontonummer zu übernehmen mit Button: Dann werden z.b. alle Forderungen und Zahlungen Ihrer Mieter als Buchungen eines Musterdebitorenkontos dargestellt. Sie müssen auf diese Weise die Debitorenkonten nicht einzeln mappen und können- wenn durch Mieterwechsel neue Debitorenkonten hinzugekommen sind durch das Übernehmen der einen Kontonummer schnell für ein aktualisiertes Mapping sorgen. Die Funktion Kopieren der Schnittstelle durch Markieren der bestehenden Schnittstelle, anschließendem kopieren, Eingabe neuer Schnittstellen-Stammdaten und Schnittstelle kopieren führt zur Übernahme des Konten-Mappings aus der zuvor markierter Schnittstelle. Allerdings muss das Mapping für evtl. nun andere Objekte der neuen Schnittstelle manuell angepasst werden. 140

78 7.7.4 Daten-Export Für den konkreten Daten-Export sind weitere Angaben zu erfassen: von - bis Beginn Wirtschaftsjahr Typ des Exports Inhalt Mandanten-Nr. Berater-Nr Berater-Name Beginn und Ende des Auswertungszeitraumes. Der Auswertungszeitraum beträgt maximal 12 Monate Der erste Tag des auszuwertenden Wirtschaftsjahres. In DATEV muss das Jahr des WJ-Beginn identisch sein mit dem Jahr im Buchungsstapel, mit Ausnahme eines abweichenden Wirtschaftsjahr, dann ist der WJ-Beginn jedoch nicht der JJ., sondern z.b und geht bis Einzelbuchungen (momentan gibt es keine Möglichkeit für Saldenexport) Buchungen welcher Kontenarten sollen exportiert werden unter der die Daten beim Steuerberaten geführt werden von DATEV für den Nutzer vergeben für den Mitarbeiter der Steuerberatungskanzlei Sachkontennummernlänge für den Fremdkontenrahmen. (für SKR 04 o. SKR 03 eine 4 oder eine "8") 141

79 Setze Festschreibung - Kennzeichen ACHTUNG Zum lief die Übergangsfrist für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.November 2014 aus. Mit dem darin enthaltenen Grundsatz der Unveränderbarkeit dürfen Einträge nachträglich nicht verändert werden. Korrekturen sowie der ursprüngliche Inhalt müssen erkennbar sein. Da trotz der GoBD eine Vielzahl von Kunden einfache Buchungskorrekturen nicht missen möchte, erlaubt Ihnen die Schnittstelle, die Entscheidung zur Festschreibung des Buchungsstapels (der Datei) mit dem Export selbst zu treffen. Wenn Sie den Buchungsstapel für den Export festschreiben, lassen sich nach der Verarbeitung in DATEV diese Buchungen nicht mehr ändern oder löschen. Alle Änderungen in DATEV sind dann nur durch Stornobuchungen möglich. Wenn Sie den Buchungsstapel für den Export nicht festschreiben, kann die Festschreibung der Buchungen auch durch Ihren Steuerberater in DATEV erfolgen. Achtung: Trotz Festschreibung des Buchungsstapels lassen sich die gleichen Buchungen erneut aus Immoware24 exportieren. Wird aber der zuvor verarbeitete Buchungsstapel in DATEV nicht komplett storniert (Löschen aufgrund der Festschreibung nicht mehr möglich), kommt es in DATEV zu Doppelerfassungen. Ohne Festschreibung des Buchungsstapels für den Export können die in DATEV bereits verarbeiteten Buchungen gelöscht und ein erneuter Import des Buchungsstapels durchgeführt werden. Überlegen Sie gut und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater die Verfahrensweise zur Festschreibung des Datenexports ab. 142

80 Wenn Sie sicher sind, dass es keine Änderungen an dem Buchungsstapel mehr geben wird, können Sie die zu exportierenden Buchungen in Immoware24 auch durch einen Periodenabschluss festschreiben. Alle danach noch notwendigen Änderungen sind in Immoware24 nur in Form von Stornobuchungen in der entsperrten Periode mit entsprechendem Protokolleintrag möglich. Damit ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit im Rahmen der Immoware24-Buchhaltung erfüllt. Danach können Sie den Export starten. Erhalten Sie eine Fehlermeldung, wie Eine oder mehr Buchungen konnten nicht exportiert werden, da nicht alle Konten gemappt wurden. Seit dem letzten Export wurden [ANZAHL] der gemappten Konten bearbeitet. Die Mappings müssen ggf. aktualisiert werden. müssen Sie die Fehler beheben und erneut exportieren. Achten Sie auch auf ungültige Buchungssätze wie gleiches Konto im Soll und im Haben (evtl. bei Bankumbuchungen, wenn 2 Bankkonten gleich gemappt sind). Nach erfolgreichem Export befinden sich die Einzelbuchungen mit folgenden Angaben in der csv-datei: Umsatz Buchungsbetrag S/H Soll-/Haben-Kennzeichen entsprechend der Buchung des dargestellten Kontos Konto das Buchungskonto, dessen Buchungen exportiert werden Gegenkonto das Gegenkonto der Buchung des dargestellten Kontos Belegdatum IW24- Fälligkeits-/Wertstellungsdatum. Belegfeld1 Buchungs-ID Buchungstext Buchungsnummer und Buchungstext aus IW24 Kostenstelle Objektnummer 143

81 Spezialfall im Buchungsexport Darstellung von Skonto Der Skontoabzug in der Buchhaltung von IW24 erfolgt erst bei der Zahlung. Mit der Zahlungsbuchung 1. Kreditor an Bankkonto mit Zahlungssbetrag werden durch IW24 automatisch 2 weitere Buchungssätze erstellt: 2. Kreditor an erhaltene Skonti mit Skontobetrag -> für den Ausgleich des Kreditorenkontos 3. erhaltene Skonti an Kostenkonto mit Skontobetrag -> für die Korrektur der Kosten und VSt. Der zweite mit Zahlung automatisch erzeugte Buchungssatz in IW24: 3. erhaltene Skonti an Kostenkonto -> für die Korrektur der Kosten und VSt. wird als Splitbuchung exportiert: 3a erhaltene Skonti an Kostenkonto-> für die Korrektur der Kosten 3b erhaltene Skonti an anrechenbare VSt. -> für die Korrektur der VSt. 3c erhaltene Skonti an nicht anrechenb.vst. -> für die Korrektur der VSt. Dafür wurde das Konto erhaltene Skonti aus dem Immoware24-Musterkontenrahmen von einem Einnahmenkonto in ein passives Bestandskonto gewandelt. Es fungiert wie ein Verrechnungskonto und hat durch die automatischen Buchungen des Skontobetrages im Haben und im Soll immer den Saldo 0,00. Spezialfall im Buchungsexport Kostenumbuchung Nur Kostenumbuchungen mit identischem Steuersatz sind in IW24 zulässig und werden korrekt abgebildet. Allerdings kann der Anteil der anrechenbaren VSt. sich mit der Umbuchung ändern, z.b. Kosten mit 100% anrechenbare VSt. werden auf Konto mit 50% anrechenbarer VSt. umgebucht. Dann müssen Umbuchen für VSt. erscheinen: 168,07 netto von 6329 auf Konto ,97 VSt. von anrechnb.1406 auf Konto nicht anrechenbar 1460 Spezialfall im Buchungsexport Stornobuchungen Die Stornobuchung wird exportiert mit umgedrehten Buchungssatz und mit dem Berichtigungsschlüssel 2 (Generalumkehr), egal ob es sich um Buchungen mit Automatikkonten oder und für Kosten (ohne Autom.) handelt Dokumente Als Ergebnis liegen die csv-dateien für die Übergabe an den Steuerberater in einem gesonderten Reiter Dokumente bereit. Eindeutige Dateibezeichnungen wurden vergeben, damit es möglichst nicht zu unbeabsichtigten Doppelexporten kommt. Damit der Datenempfänger die Möglichkeit bekommt, die Daten der in DATEV eingelesenen Datei zu prüfen, empfehlen wir, mit der Datei auch ein Buchungsjournal als PDF zu übersenden. Die Übergabe der csv-datei kann per erfolgen. 144

82 7.7.6 Ergebnis in DATEV Nach dem Einlesen der csv-datei in DATEV lassen sich dort verschiedne Auswertungen erstellen. Umsatzsteuervoranmeldung: Auswertung Konten: =Forderungen in DATEV Vergleich in Immoware24 mit Zahlungen Mieter: 145

83 Konto Verrechnungskonto Skonto in DATEV: Vergleich in Immoware24 mit Konto Durchlaufposten Skonti: Auswertung Journal in DATEV: Vergleich in Immoware24 mit Buchungsjournal 146