Sollte standardmäßig auf Ihr Land gesetzt werden. Wird i.d.r. weggelassen. Geben Sie den Namen ein.

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1 KAPITEL 2-02: MITARBEITER EINSTELLEN Dieses Kapitel enthält Informationen zum Einstellungsprozess. Bewerber erfassen Die Erfassung eines Bewerbers ist der erste Schritt des Einstellungsprozesses. Dieser Schritt kann lange vor dem Einstellungsdatum erfolgen und sollte durchgeführt werden, sobald der Bewerber für die Stelle angenommen wurde und alle Hintergrundüberprüfungen abgeschlossen sind. Workday verfügt über zwei Registerkarten, in die wichtige Daten eingegeben werden müssen. 1. Geben Sie in das Suchfeld Erfassen ein und wählen Sie die Option Bewerber erfassen. 2. Überspringen Sie den oberen Abschnitt und gehen Sie direkt zur Registerkarte Offizielle Namensdaten. Land Anrede Vorname Zweiter Vorname Nachname Namenszusatz Sollte standardmäßig auf Ihr Land gesetzt werden. Wird i.d.r. weggelassen. Wird i.d.r. weggelassen. Name: Workday passt die für den offiziellen Namen angezeigten Felder an - passen Sie Ihre Eingabe entsprechend an. 3. Geben Sie die Daten auf dem Registerblatt Kontaktdaten ein. a. Klicken Sie auf Telefon hinzufügen. Durch mehrmaliges Klicken der Schaltfläche Telefon hinzufügen können Sie mehrere Telefonnummern eingeben. Workday setzt keine Bindestriche voraus, halten Sie sich also bitte an das landestypische Eingabeformat. In den USA lautet dies beispielsweise Die Ortsvorwahl wird in einem separaten Feld eingegeben. b. Klicken Sie auf Adresse hinzufügen. Es können mehrere Adressen für den Mitarbeiter eingegeben werden. Geben Sie unter Wohnsitz die Adresse ein, die der Mitarbeiter als Adresse für Postzustellungen angegeben hat. c. Klicken Sie auf hinzufügen, um die -Adresse anzugeben, an die die erste E- Mail von Workday gesendet wird, die einen Link zu Workday, Benutzernamen und Kennwort enthält. d. Instant Messenger hinzufügen: e. Webadresse hinzufügen: 4/16/2015 Seite 1

2 f. Klicken Sie auf OK. g. Klicken Sie auf. Mitarbeiter einstellen (Bewerber) Der Schritt der Einstellung kann vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters durchgeführt werden. Hierfür stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. Jeder hat seine eigene bevorzugte Variante! 1. Geben Sie in das Suchfeld Bewerber ein und wählen Sie die Option Bewerber, die ich erfasst habe. a. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfte Aktionen" zum gewünschten Bewerber und wählen Sie Einstellung > Mitarbeiter einstellen. b. Wählen Sie die zutreffende Linienorganisation. c. Klicken Sie auf OK. 2. Geben Sie in das Suchfeld Mitarbeiter einstellen ein. a. Wählen Sie die Linienorganisation. b. Geben Sie den Namen des Bewerbers (oder Teile des Namens) ein und klicken Sie auf die Eingabeaufforderung. (Beachten Sie, dass Sie den Namen aus der Dropdownliste wählen können.) c. Es steht auch die Option zur Verfügung, den Bewerber als Teil dieses Prozesses anzulegen. 3. Geben Sie in das Feld Suche den Vorgesetzten ein. a. Wählen Sie die Linienorganisation (nicht den Vorgesetzten selbst). b. Klicken Sie auf Verknüpfte Aktionen > Einstellung > Mitarbeiter einstellen. Wenn Sie den Bildschirm Mitarbeiter einstellen erreicht haben, beginnt der Geschäftsablauf. 1. Geben Sie die Tätigkeitsdetails ein. Einstellungsdatum Grund Stelle Art der Anstellung Tätigkeitsprofil Voll-/Teilzeit Standort Lohnart Wählen Sie das Einstellungsdatum aus. Wählen Sie den Einstellungsgrund aus. Klicken Sie auf die Eingabeaufforderung, um die offenen Stellen in der Linienorganisation auszuwählen. 4/16/2015 Seite 2

3 2. Machen Sie die gewünschten Angaben unter Weitere Informationen. Tätigkeitsbezeichnung Funktionsbezeichnung Wochenstunden für Standort Standardwochenstunden Geplante Wochenstunden Beschäftigungsgrad Tätigkeitskategorie Tätigkeitsklassifizierungen Art des Unternehmensinsiders Schlüssel für Arbeitsunfallversicherung aus Tätigkeitsprofil Arbeitsschicht Erster Arbeitstag Einstellungszeitpunkt Beginn der ununterbrochenen Betriebszugehörigkeit Beginn der Probezeit Ende der Probezeit Beginn der Leistungsanrechnung Beginn der Unternehmenszugehörigkeit Wird standardmäßig über die Stelle ermittelt, kann jedoch geändert werden. Wird standardmäßig über die Mietereinrichtung Wird standardmäßig ermittelt, kann jedoch geändert werden. Wird standardmäßig ermittelt, kann jedoch geändert werden. Berechnung = geplante/standardstunden Wird standardmäßig über das Tätigkeitsprofil Werden standardmäßig über das Tätigkeitsprofil Wird standardmäßig über die Tätigkeit ermittelt, kann jedoch geändert werden. Wird standardmäßig über die Tätigkeit Klicken Sie auf die Eingabeaufforderung, um die Schicht auszuwählen. Geben Sie das Datum ein. Gewöhnlich das Einstellungsdatum. Geben Sie hier das angepasste Einstellungsdatum ein, um frühere Arbeitszeiten zu erfassen. In den USA war dieses Datum als Ankerdatum oder Jahrestag bekannt. In Europa/Nahost/Afrika/Asien/Pazifik kann dieses Feld leer gelassen werden. 3. Es können Dokumente angehängt werden. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Weiter mit dem Schritt Organisationszuweisungen ändern. 4/16/2015 Seite 3

4 Organisationszuweisungen ändern Hexcel hat beschlossen, alle Organisationszuweisungen standardmäßig über die Stelle zu ermitteln, dieser Schritt ist also einfach. Prüfen Sie die Angaben auf dem Bildschirm und klicken Sie auf. Firma Kostenstelle Funktion Zeit-Tracker Typ Kennung bearbeiten Es wird ein Bildschirm eingeblendet, auf dem viele Kennungen eingegeben werden können. Jedes Land entscheidet selbst, welche Kennungen erfasst werden sollen. Die gängigste Kennung ist die Ausweisnummer. In den USA ist dies die SSN, in Frankreich die INSEE usw. 1. Zur Eingabe einer Kennung klicken Sie im entsprechenden Kennungsbereich auf. 2. Wählen Sie das betreffende Land aus, indem Sie auf und dann auf Bevorzugte Länder klicken. 3. Wählen Sie Ausweisart, indem Sie auf klicken und wählen Sie ein Land aus der eingeblendeten Liste aus. 4. Geben Sie die Nummer in das Feld Ausweisnummer ein. 5. Geben Sie, sofern vorhanden, das Ausstellungsdatum ein. 6. Geben Sie ggf. das Ablaufdatum ein. 7. Die Felder Prüfdatum und Geprüft von werden automatisch ausgefüllt. Wenn Sie alle gewünschten Kennungen eingegeben haben, klicken Sie auf. Persönliche Daten ändern Sie können jetzt alle länderspezifischen persönlichen Daten eingeben. Die Tabelle unten führt alle verfügbaren Felder auf. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder in Ihrem Land zum Einsatz kommen. Geschlecht Geburtsdatum Familienstand Klicken Sie in diesen Bereich und wählen Sie das Geschlecht aus. Klicken Sie in diesen Bereich und geben Sie das Geburtsdatum ein. Klicken Sie in diesen Bereich und wählen Sie den 4/16/2015 Seite 4

5 Ethnische Zugehörigkeit Staatsangehörigkeitsstatus Arbeitsunfähigkeit Wehrdienst Familienstand und ggf. das Datum aus. Klicken Sie in diesen Bereich und wählen Sie die ethnische Zugehörigkeit aus. Klicken Sie in diesen Bereich und wählen Sie den Staatsangehörigkeitsstatus aus. Klicken Sie auf Behinderungen. Klicken Sie auf zu erfassen. und erfassen Sie alle, um militärische Dienstzeiten In den Abschnitten Behinderung und Wehrdienst können noch weitere Informationen angegeben werden. Dazu klicken Sie im jeweiligen Abschnitt auf Klicken Sie auf. Gehaltsgruppe zuweisen - nur USA Details. 1. Geben Sie die zutreffende Gehaltsgruppe an, indem Sie auf klicken und die gewünschte Gehaltsgruppe aus der Liste wählen. 2. Klicken Sie auf. Vergütung vorschlagen Im Abschnitt Vergütung des Handbuchs finden Sie Informationen dazu, wie Sie einen Vergütungsvorschlag machen können. Weiter mit dem Schritt (nur USA)... Das Entgeltabrechungsteam des Unternehmens hat die Option, die Neueinstellung zu prüfen. Dabei werden die Steuern und die Gehaltsgruppenzuweisung des Mitarbeiters geprüft. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seinen I9 (nur USA) auszufüllen und im Notfall zu kontaktierende Personen anzugeben. 4/16/2015 Seite 5