Wichtige zu beachtende Aspekte beim Wechsel auf den Lohn Manager 7.0

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1 Wichtige zu beachtende Aspekte beim Wechsel auf den Lohn Manager 7.0 Sehr geehrte Damen und Herren, der Jahreswechsel 2006 bringt viele Neuerungen im Lohnbereich mit sich. Zum einen gibt es gesetzliche Änderungen und zum anderen müssen durch die Zertifizierung des Lohn Managers zusätzliche Voraussetzungen geschaffen sein, die in den Vorgängerversionen nicht notwendig waren. Die Veränderungen machten eine komplette Neuprogrammierung erforderlich. In diesem Rahmen haben wir uns für die aktuelle Entwicklungsumgebung (dot.net) entschieden, um auch auf technischer Seite auf dem neuesten Stand zu sein. Diese Umstellung bedarf auf Seiten der Entwicklung wie auch auf Seiten des Benutzers einiger Anpassungen. Aus diesem Grund erhalten Sie jetzt eine erste Version, in der zukünftige Monate noch nicht geöffnet und bearbeitet werden können und in der auch noch nicht alle Funktionen integriert sind. Es geht uns zu diesem Zeitpunkt in erster Linie darum, dass Sie den Januar abrechnen können. Alle weiteren Funktionen wie auch die Öffnung der Folgemonate werden nachgeliefert. Letztendlich möchten wir mit dem Lohn Manager 7.0 ein Programm schaffen, dass allen gesetzlichen und Zertifizierungsanforderungen entspricht, aber gleichzeitig auch weiterhin die einfache und flexible Handhabung gewährleistet. Dazu wollen wir auch einige Funktionen integrieren, die vielfach von den Kunden gewünscht wurden, wie z.b.:? Zuschlagsabschläge? Korrekturen? Flexible Filtermöglichkeiten bei den Listen, Auswertungen und Ausdrucken Im Folgenden wollen wir Ihnen einige Aspekte nennen, auf die Sie im Zusammenhang mit der Übernahme von Lohn Manager 5.5 bzw. 6.0 auf den Lohn Manager 7.0 wie auch beim Arbeiten mit der neuen Programmversion achten sollten:

2 Krankenkassendaten bei der Übernahme Die manuell gepflegten Krankenkassendaten werden nicht übernommen. Die Übernahme wäre nur möglich gewesen, wenn die Betriebsnummern der verschiedenen Krankenkassen richtig eingepflegt worden wären. Wir wissen aber von vielen Kunden, dass das nicht erfolgt ist. Aus diesem Grund haben wir was auch über Jahre von den Kunden gewünscht worden ist - alle Krankenkassen mit den entsprechenden Beitragssätzen bereits im Firmenstamm hinterlegt. Sie müssen nur die für Sie zutreffenden Krankenkassen hinzufügen und Ihre Mitarbeiter neu den entsprechenden Krankenkassen zuordnen. Die geringfügig und kurzfristig Beschäftigten werden automatisch der Bundesknappschaft zugeordnet, aber die Festangestellten müssen im Personalstamm angepasst werden. Um eine Übersicht zu bekommen, bei welchen Krankenkassen Ihre Mitarbeiter versichert sind, können Sie sich im Lohn Manager 5.5 / 6.0 eine Liste aus der Druckauswahl unter Stammdaten/Firma/Kassenmitglieder ausdrucken. 1. Gehen Sie dazu im Firmenstamm auf das Register Krankenkassen. 2. Wählen Sie die Krankenkasse aus der oberen Fensterhälfte aus und klicken Sie auf den Button. Die ausgewählte Krankenkasse wird nun zu den Mandanten Krankenkassen hinzugefügt. 3. Tragen Sie unter Beitragskonto Ihre Firmen-Betriebsnummer ein und bestätigen Sie Ihre Angaben mit. 4. Verfahren Sie auf diese Weise mit allen für Ihren Betrieb zutreffenden Krankenkassen.

3 5. Wechseln Sie dann in den Personalstamm. 6. Navigieren Sie über die Personalliste in der linken Fensterhälfte und wählen Sie das Register Beschäftigungsdaten. In den Sozialversicherungsdaten wählen Sie unter Krankenkassen die gewünschte Krankenkasse für den entsprechenden Mitarbeiter aus der Combo-Box aus. 7. Gehen Sie so für alle Mitarbeiter vor.

4 Betriebsstätten bei der Übernahme Der Lohn Manager 7.0 ist in der Lage, mehrere Betriebsstätten zu verwalten. Sofern Sie also vorher verschiedene Mandanten gepflegt haben, die Sie jetzt gerne in einer Datenbank zusammenführen möchten, tragen Sie bitte im Firmenstamm die Muttergesellschaft ein und erstellen Sie über die Übernahme verschiedene Betriebsstätten, die dann im Firmenstamm im Register Betriebsstätten aufgeführt werden.

5 Zum Zusammenführen öffnen Sie nacheinander bei der Datenübernahme die verschiedenen Lohn Manager 5.5/6.0- Datenbanken und wählen Sie dann die Option Neue Betriebsstätten aus Datenbank. Falls Sie die Betriebsstätten bereits vorher angelegt haben, stehen Sie Ihnen hier unter Betriebsstätten zur Auswahl zur Verfügung. Wichtiger Hinweis? Zum Arbeiten mit dem Lohn Manager muss zwingend eine Betriebsstätte eingetragen sein.? Wegen der unterschiedlichen maximalen Zeichenlängen in den Versionen Lohn Manager 5.5/6.0 und Lohn Manager 7.0 sollte die Steuernummer nach der Übernahme noch einmal überprüft werden.

6 Lohnarten bei der Übernahme Die Lohnarten können aus Kompatibilitätsgründen leider nicht übernommen werden. Wir geben im Firmenstamm unter Lohnarten einige Lohnarten mit. Falls es darüber hinausgehende Lohnarten in Ihrem Betrieb gibt, müssten Sie diese in diesem Fenster neu einpflegen. Klicken Sie dazu auf, nehmen Sie die entsprechenden Einträge vor und bestätigen Sie abschließend mit.

7 Bei Ihren Mitarbeitern können Sie dann im Personalstamm die Lohnarten mit den entsprechenden Beträgen zuordnen. Sie können über den Button neue Lohnarten anlegen. Durch einen Doppelklick auf bereits bestehende Lohnarten können Sie diese bearbeiten. In beiden Fällen öffnet sich das folgende Fenster: Nehmen Sie hier Ihre Einträge bzw. Anpassungen vor und klicken Sie abschließend auf.

8 Beitragsabschläge? Ab dem sind Beiträge, die nach dem Arbeitseinkommen zu bemessen sind, in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Ein verbleibender Restbetrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.? Für die Beitragsschätzung gibt es im Lohn Manager ein separates Fenster unter Monatsfunktionen. Klicken Sie auf den Button und in der linken Fensterhälfte werden alle relevanten Krankenkassen für den ausgewählten Monat angezeigt. Wählen Sie eine Krankenkasse aus und geben Sie Ihre Schätzung ein.

9 In diesem Fenster werden die Echtwerte des Vormonats und die Differenz, die sich aus der Schätzung ergeben, sowie ggf. Korrekturen oder bei Anwendung der 1/6 Regelung der entsprechende Wert angezeigt. Tragen Sie anlehnend an die Werte aus dem Vormonat in den grün unterlegten Spalten bitte die Schätzwerte für den aktuellen Monat bzw. die gewünschte prozentuale Anpassung zum Wert des Vormonats ein. Gehen Sie auf diese Weise für alle Krankenkassen vor und speichern Sie abschließend Ihre Einträge. Danach können Sie die Beitragsnachweise mit den entsprechenden Werten ausdrucken. Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die 1/6-Regelung anwenden wollen, denken Sie bitte daran, dies im Firmenstamm unter Optionen zu hinterlegen, damit dies bei der Berechnung der Folgemonate berücksichtigt werden kann.

10 Wichtige Hinweise zu der vorgezogenen Beitragsfälligkeit:? Das ArGe PERSER Forum hat sich unter Einschaltung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales für eine praxisgerechtere Umsetzung der vorgezogenen Beitragsfälligkeit eingesetzt, woraufhin die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger die Korrektur bzw. Ergänzung einiger Punkte vorgenommen haben. 1. Folgende Wege der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld sind zulässig: o Fiktivabrechnung o o 2. Dokumentationspflichten o 3. Säumniszuschläge o o Durchschnittswert der Vormonate Bezug zum Vormonat Dies ist der von uns nach Rücksprache mit vielen Kunden bevorzugte Weg. Die anderen Ermittlungsmöglichkeiten können nachträglich noch integriert werden, falls die Kunden dies wünschen. Es herrschte Uneinigkeit über den Umfang der Dokumentationspflichten. Jetzt wurde klargestellt, dass der Arbeitgeber lediglich einmalig zu dokumentieren hat, welchen Weg der Schätzung er wählt (z.b. Bezug zum Beitragssoll des Vormonats), wenn sich die Schätzung zugrunde liegenden Annahmen aus den Lohnunterlagen ergeben (z.b. Zahl der Beschäftigten, Arbeitsstunden, Aktionen, Einmalzahlungen usw.). Zunächst hieß es, dass Säumniszuschläge nach 24 SGB IV anfallen, sobald die voraussichtliche Beitragsschuld zu niedrig angesetzt wurde. Es wurde berichtigt, dass Säumniszuschläge nicht bei einer bloßen Differenz zwischen Schätzung und tatsächlicher Beitragsschuld anfallen, sondern nur bei schuldhaftem Verhalten des Arbeitgebers, d.h. bei bewusstem Abweichen des Arbeitsgebers vom selbst gewählten Weg der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld.

11 Elektronische Meldungen? Durch das Verwaltungsvereinfachungsgesetz wurde festgelegt, dass ab dem Meldungen zur Sozialversicherung nur noch durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung übermittelt werden dürfen. Dafür müssen Entgeltabrechnungsprogramme verwendet werden, die systemgeprüft oder zertifiziert sind. In Papierform erstellte Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung können nach dem nicht mehr per Post oder Telefax an die Krankenkassen abgegeben werden.? Sie können verschiedene Optionen wählen: 1. Sie arbeiten mit den Ausfüllhilfen Elster-Formular und SV.Net. Dies ist kostenlos, hat nur den Nachteil, dass Sie alle Daten manuell übertragen müssen. 2. Sie nutzen das Perfidia Programm (siehe unten), mit dem der Lohn Manager zusammen arbeitet. 3. Die Meldungen werden von Ihrem Steuerberater gemacht.? Wenn Sie die Meldungen mit Perfidia durchführen wollen, ist auf Folgendes zu achten: o Die Daten für die Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen können bereits automatisch vom Lohn Manager an Perfidia übergeben werden. o Für die automatische Übergabe der Krankenkassen Daten muss das Lohnprogramm zertifiziert sein. Diese Zertifizierung läuft bei uns zurzeit. Für das Zertifikat muss die neue Version Lohn Manager 7.0 aber noch drei Monate bei einem Kunden vor Ort getestet werden. Daher erfolgt die Übermittlung der Daten an die Krankenkassen in zwei Schritten: 1. Perfidia integriert eine Ausfüllhilfe, in die die Daten für die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen von Ihnen manuell eingetragen werden müssen. (Dazu können Sie auch SV.Net nutzen.) 2. Sobald wir zertifiziert sind, können die Sozialversicherungsdaten automatisch an Perfidia übergeben werden, von wo aus sie dann an die entsprechenden Krankenkassen gemeldet werden können. Perfidia Standalone Programm Zur elektronischen Übermittlung der Daten an die Finanzämter und Krankenkassen arbeiten wir mit dem Perfidia Standalone Programm zusammen. Dieses Programm bietet dem Benutzer mehrere Vorteile: 1. Perfidia kann auf einem separaten Rechner installiert werden. Dadurch besteht nicht die Notwendigkeit, dass der Lohn Manager auf einem Rechner installiert ist, der eine Internetverbindung hat. (Die Daten können per Diskette, per USB-Stick oder intern in einem Netzwerk übergeben werden.) 2. Perfidia besitzt nicht nur wie das Elster-Formular die Schnittstelle, um die Meldungen an die Finanzämter vorzunehmen, sondern auch die Schnittstelle für die elektronische Übermittlung der Beitragsnachweise und SV-Meldungen an die Krankenkassen. 3. Kunden, die nicht die komplette Lohnabrechnung durchführen, sondern nur vorbereitend arbeiten, brauchen die Funktion nicht zu nutzen und sind dementsprechend auch weiterhin nicht gezwungen, die für die Meldungen notwendigen Stammdaten zu pflegen. Für Perfidia wird eine Lizenzgebühr in Höhe von 75 fällig. Die Lizenz gilt für ein Jahr. Wenn Sie Perfidia nutzen möchten, rufen Sie uns bitte an. Wir schicken bzw. faxen Ihnen dann ein entsprechendes Auftragsformular zu. Wenn Sie uns dieses ausgefüllt und unterschrieben zurückschicken, erhalten Sie in den nächsten Tagen die Lizenz mit den entsprechenden Dateien von uns.

12 Technische Voraussetzungen? Der Lohn Manager 7.0 unterstützt die Betriebssysteme Windows 2000 und Windows XP. o In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass Microsoft zum den Support für die Betriebssysteme Windows 98 und Windows ME einstellt.? Mindestbildschirmauflösung 1024? Empfohlen: o Betriebssystem Windows XP o 1200 Bildschirmauflösung o 256 RAM Arbeitsspeicher Für Kunden mit Dienstplan Manager 3.0? Aufgrund der unterschiedlichen Entwicklungsumgebung kann der Dienstplan Manager 3.0 die Arbeitszeiten nicht an den Lohn Manager 7.0 übergeben.