Stadt Kevelaer Kevelaer, Der Bürgermeister Gebäudemanagement

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1 Stadt Kevelaer Kevelaer, Der Bürgermeister Gebäudemanagement Sitzungsvorlage (öffentliche Beratung) Vorlagen-Nr. 488 / 2011 Einsatz von Projektcontrollingleistungen bei der Instandsetzung und Erweiterung des Rathauses Kevelaer Anlage(n): Beratungsweg: Gremium Sitzungsdatum TOP-Nr. Rat Sachverhalt / Rechtslage / Begründung: Angesichts des Umstandes, dass von dem mit der Kernsanierung und Erweiterung des Rathauses beauftragten Architekten, Herrn Achim Dejozé, die Entwicklung der Baukostenüberschreitungen nicht nachvollziehbar erläutert werden konnte, wurde Herr Rechtsanwalt Dewald von der Kanzlei Wolter Hoppenberg beauftragt, die rechtlichen Möglichkeiten im Zusammenhang mit der Realisierung der Baumaßnahme unter Berücksichtigung der bestehenden vertraglichen Verpflichtungen und der geltenden vergaberechtlichen Rahmenbedingungen zu überprüfen. Herr Rechtsanwalt Dewald hat in der Sitzung des Rates der Stadt Kevelaer vom zu den verschiedenen Handlungsmöglichkeiten ausführlich Stellung genommen. Die Einzelheiten hierzu können der Niederschrift entnommen werden. Außerdem wurde den Fraktionen die gutachterliche Bewertung des Herrn Rechtsanwalt Dewald zur Verfügung gestellt. Unter Berücksichtigung der dargestellten rechtlichen Rahmenbedingungen, aber auch aus Gründen der wirtschaftlichen, effizienten und sparsamen Haushaltsführung stellt sich als Handlungsoption die weitere Zusammenarbeit mit den bisher beauftragten Planern unter Hinzuziehung eines leistungsfähigen Projektsteuerungsbüros dar. Dies nahm die Verwaltung zum Anlass, mit dem Büro Assmann Beraten + Planen GmbH, Dortmund, in Kontakt zu treten. Bei einem informellen Vorgespräch mit den Herren Prof. Krebs und Heine vom Büro Assmann deuteten diese Herren nach einer überschläglichen Berechnung an, dass die Sanierung und Erweiterung des Rathauses unter Teilnutzung der bisher erbrachten Planungsleistungen durchaus in einem Kostenrahmen von ,00 zu realisieren sei. Die Herren betonten jedoch, dass für konkrete und belastbare Aussagen noch umfangreiche Berechnungen erforderlich seien. In der 14. Sitzung des Rates der Stadt Kevelaer am stellten die Herren Cramer und Heine vom Büro Assmann sodann ihr mehrstufiges Projektcontollingkonzept vor. In einem ersten, auch separat beauftragbaren Schritt wird zunächst eine Kostenberechnung nach der Elementmethode für den Hochbaubereich (Kostengruppe 300) sowie eine Plausibilitäts

2 prüfung der Haustechnischen Anlagen (Kostengruppe 400) durchgeführt. Neben der inhaltlichen und kostenmäßigen Bewertung der Planung der Architekten und Fachplaner umfasst diese Leistung auch die Berücksichtigung der Schnittstellen der fachlich Beteiligten untereinander und bewertet die damit verbundenen Kosten. Somit ergibt sich ein ganzheitliches Kosten-, Mengen- und Leistungsgerüst, welches die Basis für den Projekterfolg hinsichtlich der Einhaltung des Investitionskostenrahmens bildet. Nach Meinung des Büros Assmann bietet die Art der Kostenermittlung und die Gliederungstiefe einer Kostenberechnung nach DIN 276 (Kosten im Hochbau), wie sie als Grundleistung der Architektenleistungen (lt. HOAI 15) gefordert ist, leider nicht die erforderliche Kostentransparenz und Kostengenauigkeit bei derartigen Bauvorhaben. Die Gliederungstiefe der Kostenberechnung zur Entwurfsplanung entspricht der 2. Stelle der DIN 276 (Mindestanforderung). Bspw. werden in der Kostengruppe 330 die Außenwände als ein Element erfasst. Es erfolgt keine weitergehende Differenzierung dieses Elements nach unterschiedlichen Konstruktionsarten und Qualitäten der verschiedenen Außenwandteilflächen. (Kostengruppen: 1. Stelle = KG 300 = Baukonstruktion, 2. Stelle = KG 330 = Außenwände, 3. Stelle = KG 331 = Tragende Außenwände, KG 332 = Nichttragende Außenwände, KG 333 = Außenstützen usw.) Bei der Kostenermittlung nach der Elementmethode wird das geplante Gebäude mengenmäßig in sämtlichen kostenbestimmenden Elementen erfasst. Diesen Elementen werden dann die entsprechenden Einheitspreise zugeordnet. Die Basis dieser Einheitspreise ergibt sich zum einen aus den in Projektcontrollingbüros vorhandenen Kostendatenbanken, welche durch die ständige Aktualisierung und Analyse aus laufenden Projekten marktaktuelle Ansätze liefern. Zum anderen werden darüber hinaus projektspezifische Besonderheiten wie z. B. eine schlechte Erreichbarkeit einer Baustelle oder sonstige lokale Einflussgrößen in die Einheitspreisfindung einbezogen. Für den Bereich der Kostengruppe 400 (Haustechnische Anlagen) werden die von den beteiligten Fachplanern aufgestellten Kostenermittlungen durch Fachingenieure auf Plausibilität überprüft und mit der vorliegenden Planung abgeglichen. Auch hierzu liegen den Controllingbüros entsprechende Kostendaten, die aus einer Vielzahl von vergleichbaren Projekten abgeleitet sind und ständig aktualisiert werden, vor. Das Büro Assmann sieht einen weiteren Vorteil in der Kostenelementmethode darin, dass bei diesem Verfahren die Planung gleichzeitig inhaltlich funktional überprüft wird. Diese Ermittlungsmethode beinhaltet zudem eine bauteilweise Betrachtung der gesamten Planung des Gebäudes durch den Projektcontroller. Ihr Ergebnis zeigt auch ein transparentes, vollständiges Mengengerüst aller Bauelemente. Qualitative Anforderungen an einzelne Elemente (z. B: Brandschutz, Schallschutz, Ausstattungsstandards, Besonderheiten des Bauablaufs) sind, so Büro Assmann, deutlich aus den Beschreibungen der einzelnen Positionen der Kostenberechnung ablesbar und damit sinnvoll steuerbar. Die Erstellung der Kostenberechnungen nach Elementmethode für den Hochbau (Kostengruppe 300) einschließlich der Plausibilitätsprüfung der Haustechnischen Anlagen (Kostengruppe 400) könnte auch separat für eine Sanierung ohne bauliche Erweiterung sowie für eine Sanierung mit baulicher Erweiterung erfolgen. Des Weiteren könnte eine Kostenberechnung nach Elementmethode für die Variante Neubau erstellt werden. Hier weist das Büro Assmann jedoch deutlich darauf hin, dass die Ermittlung nur bei Vorhandensein einer aussagekräftigen Planung erstellt werden kann. Falls lediglich ein Raumprogramm oder eine grobe Konzeptlösung vorliegen, könnten die Kosten in diesem Planungsstadium lediglich über flächenspezifische Kostenkennwerte ermittelt werden. Darüber hinaus könnten nur sämtliche zu diesem Zeitpunkt bekannten Einflussfaktoren - 2 -

3 (und keine unbekannten wie Herrichtung, Erschließung, kritischer Baugrund, Wasserhaltung etc.) bei der Kostenermittlung berücksichtigt werden. Bei einer anschließenden Umsetzung der Baumaßnahme kann das Projektcontrolling sodann auch in einer modularen Beauftragung erfolgen. So unterteilt Büro Assmann die Gesamtleistung für das Controlling in Anlehnung an die Leistungsphasen der HOAI in fünf Module. Modul 1 : (Grundlagenermittlung) Entwickeln und Abstimmen der Projektorganisation durch zu erstellende Organisationsvorgaben Abstimmen und Umsetzen des Entscheidungsmanagements Überprüfen bestehender Grundlagen zum Nutzerbedarfsprogramm auf Vollständigkeit und Plausibilität Mitwirkung bei der Festlegung der Projektziele Mitwirkung bei der Erstellung des Rahmens für Investitionskosten Vorbereiten und Abstimmen der Inhalte der Planerverträge Vorgeben der Vertragstermine und fristen für die Planungsleistungen Aufstellen und Abstimmen des Terminrahmens Aufstellen und Abstimmen der Generalablaufplanung Beratung bei der Erstellung der Vergabestruktur Modul 2 : (Vor-, Entwurfs-, Genehmigungsplanung) Fortschreiben der Organisationsvorgaben Mitwirkung bei der Einschätzung der technischen Risiken Plausibilitätsprüfung der Planungsergebnisse auf Konformität mit den vorgegebenen Projektzielen Beratung bei der Freigabe der Kostenschätzung und berechnung der Objekt- und Fachplaner Überprüfung und Abstimmung der Leistungserbringung der Planer auf Übereinstimmung mit den Generalablaufplänen des Projektcontrolling Modul 3 : (Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe) Fortschreibung der Organisationsvorgaben Abstimmung / Erläuterung der Prüfergebnisse der Fachplaner mit dem Auftraggeber Überprüfung der Vergabevorschläge der Planer im Hinblick auf vorgegebene Kostenziele und Beurteilung der Angemessenheit der Preise Überprüfung und Abstimmung der Leistungserbringung der Planer auf Übereinstimmung mit den Generalablaufplänen des Projektcontrolling Plausibilitätsprüfung der Verdingungsunterlagen für die Vergabeeinheiten zur Einhaltung der Projektziele Mitwirkung bei den Vergabeverhandlungen der wesentlichen Vergabeeinheiten mit dem Bauherrn - 3 -

4 Modul 4 : (Objektüberwachung) Fortschreiben der Organisationsvorgaben Stichprobenhafte Kontrolle der Qualitäten der örtlichen Bauausführung zur Einhaltung der Projektziele Beratung zur Einhaltung der Kostenziele Überprüfung und Abstimmung der Ausführungsterminplanung auf Übereinstimmung mit den Generalablaufplänen des Projektcontrolling Stichprobenhafte Kontrolle der Ausführung zur Einhaltung der Terminziele Plausibilitätsprüfung der wesentlichen Nachtragsprüfungen zur Einhaltung der Projektziele Mitwirkung bei der Abnahme der Architektenleistungen und der Übergabe an den Bauherrn Modul 5 : (Objektbetreuung und Dokumentation) Beratung zur Festlegung des zu dokumentierenden Leistungsumfangs Umsetzung des Entscheidungsmanagements Plausibilitätsprüfung der Rechnungen der Planer Ob es bei einer Zusammenarbeit tatsächlich notwendig und sinnvoll erscheint, das Büro auch mit dem fünften Modul zu beauftragen, müsste zu gegebener Zeit noch abgeklärt werden. Einhellig vertreten aber auch die Herren aus dem Büro Assmann die Auffassung, dass aus finanziellen Gründen Einiges dafür spricht, mit den bisherigen Planern weiter zu arbeiten und eine einvernehmliche Planung umzusetzen. Würde man die Verträge mit dem Büro Dejozé und den Fachplanern kündigen, müsste die Stadt, lt. RA Dewald, dabei in Kauf nehmen, dass sie neben dem Honorar für alle bereits erbrachten Leistungen auch noch anteilige Honorare für die nicht erbrachten Leistungen zahlen müsste, wobei von einer Größenordnung dieser Ansprüche zwischen 25 und 50 % des noch ausstehenden Honorars auszugehen ist. Monetär stellt sich dieser Sachverhalt wie folgt dar: Im Laufe der Planungen wurden, ohne Wettbewerbskosten in Höhe von ,30, für Fachplanungen, Gutachten, Prüfungen etc. Aufträge in Höhe von insgesamt ,90 vergeben. Die Summe für bisher tatsächlich erbrachte Leistungen liegt bei ~ ,00. Hiervon wurden zwischenzeitlich ,47 angewiesen. Somit haben die Planer noch einen Anspruch auf Honorierung erbrachter Leistungen in Höhe von ~ ,00. Für nicht erbrachte Leistungen müssten bei 25 %-igem Anspruch weitere ~ ,00 und bei 50 %-igem Anspruch ~ ,00 verausgabt werden. Die Gesamtplanungskosten lägen demnach zwischen ~ ,00 und ~ ,00. Unter dem Aspekt, dass der städtische Haushalt bei einer Aufgabe des bisherigen Vorhabens unter Kündigung der bestehenden Planerverträge mit nicht gedeckten und nicht aktivierungsfähigen Aufwendungen in Höhe von rd. 1,1 Mio. bis 1,25 Mio. belastet würde, sollte eine derartige Vorgehensweise sehr kritisch überdacht werden

5 Letztendlich verbindlich kann eine Aussage zu den haushaltwirtschaftlichen Auswirkungen einer reinen Kernsanierung erst getroffen werden, wenn der Umfang der beabsichtigten Sanierungsmaßnahmen im Einzelnen bekannt ist. Allerdings kann auch bei einer reinen Kernsanierung davon ausgegangen werden, dass so gut wie alle Gewerke von entsprechenden Sanierungsmaßnahmen betroffen sind. Eine reine Kernsanierung dürfte daher ebenfalls nicht als Unterhaltungsmaßnahme anzusehen sein, sondern erfüllt alle Merkmale einer investiven Baumaßnahme. Aus vorgenannten Gründen und Erläuterungen empfiehlt die Verwaltung daher folgende Vorgehensweise: Das Büro Assmann wird, wie eingangs erläutert, zunächst mit der Erstellung einer Kostenberechnung anhand der vorhandenen Planungsunterlagen für die bisher vorgesehene Realisierung des Architekten und der Fachplaner beauftragt. Bei den Ermittlungen soll eine Trennung in die Varianten: Sanierung ohne bauliche Erweiterung und Sanierung mit baulicher Erweiterung erfolgen. Des Weiteren sollen vom Büro Assmann gegebenenfalls eigene Einsparungsvorschläge aufgezeigt und Kosten für alternative Realisierungsmöglichkeiten ermittelt werden. Ferner sollen, unter den bereits aufgezeigten Aspekten, die Kosten für eine Neubauvariante an einem anderen Standort ermittelt werden. Auf Basis dieser Daten müsste sodann eine wirtschaftlich fundierte und haushaltsrechtlich abgesicherte Entscheidung über den weiteren Umgang mit dem Rathausprojekt für alle Beteiligten möglich sein. Das Planungsbüro Assmann wird in der Sitzung anhand ihrer Erfahrungen die weitere Vorgehensweise nach Vorliegen der Prüfergebnisse darstellen. So wird sich im Laufe der Ermittlungen eine Variante herauskristallisieren, bei der dann zu prüfen ist, ob sie unter Beteiligung der derzeitigen Planer realisiert werden kann. Hierzu müssten entsprechende Abstimmungsgespräche geführt werden, bei denen festzulegen wäre, welche Bestandteile der vorhandenen Planung (in Teilen) übernommen werden könnten, welcher Umplanungsaufwand jeweils entstünde und welche Zusatzhonorare dafür fällig würden. Finanzielle Auswirkungen: --- Beschlussentwurf / Beschlussempfehlung: --- Dr. Axel Stibi - 5 -