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1 Stammblatt Prozesseigentümer Stellvertreter - Ziel und Zweck Ziel dieses Geschäftsprozesses ist die systematische Analyse zur Identifizierung von Potentiellen Gefahren und Dokumentation dieser Risiken bezogen auf das Unternehmen und dessen Umfeld sowie für die Planung von Maßnahmen zum Das vollständige Management QM-Dokument der Risiken. erhalten Sie nach der Bestellung. Geltungsbereich Gilt für das ganze Unternehmen. Prozessintervall - Regelmäßig im Rahmen der Managementbewertung - Im Rahmen der Audits Mitgeltende Unterlagen Gefahrenliste Normenbezug Kapitel 6.1 aus DIN EN ISO 9001:2015 Systemressourcen: Personelle Prozessressourcen: Maschinelle Prozessressourcen: (Was wird benötigt?) (Was wird benötigt?) (Was wird benötigt?) - Kommunikationsmittel -, Führungskreis, QMB, MA - EDV-System Input: (Was löst den Prozess aus? Was wird benötigt um den Output zu erzeugen?) - Risiken aus dem Unternehmensumfeld - Schwachstellen - Bedrohungen - Analysen Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - Ermittlung bzw. Überprüfung des Unternehmenskontextes Leistungsindikatoren: (Welche Prozessziele sind festgelegt?) - Vorfälle, aufgrund nicht erfasster Risiken - Fehlerkosten Output: (Was sind die Ergebnisse des Prozessablaufes?) - Wirksame Maßnahmen zur Handhabung der Risiken - Dokumentierte Risikoanalyse - Verbesserung - Systemoptimierung Vorgehen bei Störungen: - Information an die Chancen: (Welche Chancen für einen zusätzlichen Nutzen zum geplanten Output sind gegeben?) - Nutzung von Methoden zur Erfassung und Bewertung der Risiken und Chancen - Einbeziehung der Mitarbeiter, um das Bewusstsein für die Risiken und Chancen zu fördern Prozess-/Produktrisiken: (Was kann für das Erreichen des geplanten Outputs schief gehen, mögliches Risiko?) - Übersehen von relevanten Risiken im Rahmen der Risikoidentifikation - Fehlereinschätzung der Risikofaktoren bei der Risikobewertung - Nichtdurchführung oder verspätete Umsetzung von Maßnahmen kritischer Risiken - Folgerisiken von Maßnahmen werden nicht beachtet - Haftungsgefahr nach Eintritt von Risiken durch mangelhafte Dokumentation der Maßnahmen Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 1 von 7

2 Dokumentenhistorie Ausgabe-Datum (Freigabe) Änderungsgrund Seite/ Abschnitt xx.xx.xxxx Ersterstellung alle Autor Verteiler Abteilung Name Verteilung erfolgt Online - Verteilung nur Papierexemplar Abkürzungen und Begriffe Abkürzung/Begriffe D M I A FB GP MA PB Risiken Chancen Definition/Beschreibung Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für die Umsetzung) Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) Information (diese Stelle muss informiert werden) Auditor Fachbereich Formblatt Geschäftsführung Ein Geschäftsprozess (GP) ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten um ein gestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Mitarbeiter Prozessbeschreibung Als Risiken werden alle Faktoren verstanden die dazu führen können, dass das Unternehmen die festgelegten Ziele nicht erreicht. Es handelt sich somit um eine Folge von Ungewissheit und Unsicherheit. Unter Chancen werden Gelegenheiten verstanden, die von dem Unternehmen genutzt werden können (bspw. Verbesserungsmöglichkeiten). Chancen sind oftmals mit einem Risiko verbunden und hängen immer von der jeweiligen Zielsetzung ab. Chancen werden als ein positiver Aspekt von Risiko verstanden. Hinweise zur Nutzung Alle Flow-Chart-Symbole im Prozessdiagramm sind mit einer Zahl gekennzeichnet. Dort wo ergänzende Informationen zum Prozess hinterlegt wurden, ist die Zahl fett formatiert. Inhaltsverzeichnis Seite 1 PROZESSBESCHREIBUNG Grundlegendes zu Risiken und Chancen Konzept system Start Projektphasen und prozess PROZESSDIAGRAMM ERGÄNZENDE BESCHREIBUNG... 6 Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 2 von 7

3 1 Prozessbeschreibung 1.1 Grundlegendes zu Risiken und Chancen Das ist ein wichtiges Führungsinstrument und ein fester Bestandteil der Geschäftsund Führungsprozesse. Der -Prozess steht in Wechselwirkung zu anderen Prozessen. Durch das Das vollständige sollen QM-Dokument frühzeitig Chancen erhalten und Risiken Sie nach des unternehmerischen der Bestellung. Handelns identifiziert und gehandhabt werden, um das Unternehmen bei der Erreichung der Qualitätsziele sowie bei der Verhinderung von Ressourcenverlusten zu unterstützen. 1.2 Konzept system Das system ist Bestandteil unseres Managementsystems und ist im Sinne der fortlaufenden Verbesserung nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act-Methode) ausgerichtet. Rahmen für die Behandlung von Risiken Organisation und deren Kontext (4) Kundenzufriedenheit Anforderungen des Kunden Erfordernisse und Erwartungen der relevanten interessierten Parteien (4) Risiken kommonizieren, Informationen austauschen Planung (6) Qualitätsmanagementsystem (4) Planen Handeln Handeln Unterstützung (7), Betrieb (8) Führung (5) Verbesserung (10) Prüfen Prüfen Bewertung der der Leistung (9) (9) Rahmenbedingungen festlegen, Risiken beurteilen Risiken bewältigen, überwachen, verbessern Durchführen Ergebnisse des QMS Produkte und Dienstleistungen Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 3 von 7

4 1.3 Start Projektphasen und prozess Angebotsfreigabe Angebotsphase 1 Auftragseingang Verhandlung/ Vertrag ausarbeiten 2 Abschluss Neues Projekt/ Projektplanung 3 Spätester Zeitpunkt Produktrealisierung 4 Auftragsmanagement/ Entwicklung/Konstruktion/Arbeitsvorbereitung/Beschaffung/ Wareneingang und prüfung/logistik/produktion/ Service/Endprüfung/Versand Abnahme Risiko-Management Sinnvoller-Zeitraum Soll-Zeitraum Muss-Zeitraum Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 4 von 7

5 2 Prozessdiagramm Input /Output Prozessdiagramm D M I Aufträge, Ziele der Kunden, Prozesse, Abläufe, Eröffnung eines neuen Projektes, Beschwerden, besondere Anforderungen an die Produkte, Kontext. Gefahrenliste 10 Risikorahmen festlegen 20 Risiko/Chancen identifizieren 30 Risikoanalyse durchführen 40 Risiko beurteilen Ja 50 Risiko tragen/ vertretbar? Nein Nein 60 Optimierung möglich? Ja Ggf. Chancen nutzen MA Gefahrenliste 70 Nicht vertretbar 80 Risikobewältigung. Maßnahmen zur Minimierung der Risiken festlegen und ggf. neu bewerten Gefahrenliste Ablage: Erstellte Dokumentation mit minimierten Risiken Ende 90 Risikoüberwachung. Maßnahmen umsetzen 100 Maßnahme wirksam? Ja Geht an Prozess: 0815 Lenkung Dokumentierte Information Nein Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 5 von 7

6 3 Ergänzende Beschreibung Erläuterungen zu den Prozessschritten 10 Risikorahmen festlegen Externe und interne Rahmenbedingungen festlegen: Extern: Gesetzte, Verordnungen, Richtlinien, externe interessierte Kreise. Intern: Auftrag, Ziel, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Risikokriterien (Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen, Häufigkeit). 20 Risiko/Chancen identifizieren Die Identifizierung der Risiken sollte die Ergebnisse der Kontextanalyse berücksichtigen (interne/externe Risiken). Zuerst werden die Risiken und Chancen ermittelt. Ziel ist es möglichst viele Risiken zu erkennen. Hierzu werden bei Bedarf Prüf-, Qualitäts-, Audit- und Korrekturberichte ausgewertet, Verfahren und Abläufe überprüft sowie Hinweise untersucht. Auch werden Vorschläge von Mitarbeitern, sowie Beschwerden durch Kunden analysiert, um Risiken und Chancen zu bestimmen. Die relevanten Chancen und Risiken werden durch die in der Gefahrenliste dokumentiert. Sobald ein Risiko identifiziert ist wird eine Risikoanalyse durchgeführt. 30 Risikoanalyse durchführen Anhand der Gefahrenliste werden Gefährdungen identifiziert und Risiken eingeschätzt. D.h. Beantwortung der Frage, besteht eine negative Auswirkung von festgelegten Zielen, Funktionen, Kundenanforderungen, Qualität, Zeit und Kosten. 40 Risiko beurteilen Auf der Risikoanalyse aufbauend, werden die Risiken hinsichtlich der potenziellen Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkung in der Risikolandschaft dargestellt. (Ist-Zustand). Nach der Neueinschätzung wird dargestellt, welche Risiken ohne Maßnahmen akzeptiert werden können oder akzeptiert werden müssen. (Soll-Zustand). D.h. Beantwortung der Frage, ob das (noch) vertretbare Risiko erreicht wurde, oder ob eine Minderung des Risikos erforderlich ist, ob ein Handlungsbedarf vorliegt und wo Maßnahmen umgesetzt werden müssen. Die Beurteilung der strategischen Risiken erfolgt einmal jährlich vor dem Zeitpunkt der Managementbewertung durch die. Bei neuen Kundenaufträgen, welche aufgrund ihres Umfangs ein größeres Risiko entstehen lassen, wird in der Angebotsphase eine Risikobeurteilung durchgeführt. Hinweis auf mitgeltende Methoden: Ishikawa/Fischgrätendiagramm, 5W-Fragetechnik, FMEA. 50 Risiko tragen/vertretbar Aus der Beurteilung heraus ergibt sich der Handlungsbedarf falls Risiken ein sogenanntes Grenzrisiko überschreiten. 60 Optimierung möglich Wichtige Maßnahmen zur Risikominderung sind schadensverhütende bzw. schadensmindernde Maßnahmen, wie Risiken zu behandeln sind und bis zur welcher Höhe Risiken eingegangen werden dürfen. 80 Risikobewältigung/Maßnahmen zur Minimierung der Risiken festlegen Ausgehend von den Ergebnissen der Risikoanalyse und bewertung werden Lösungswege aufgezeigt und Maßnahmen für die Risikominderung mit Beschreibung, Verantwortlichkeit, Termin definiert und dokumentiert. Kosten: Für Maßnahmen sind immer die notwendigen Kosten zu ermitteln bzw. mindestens abzuschätzen. Es ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu beachten. Risiko-Transfer: Bei Aktivitäten und Maßnahmen zur Übertragung der Risiken an z. B. Lieferanten, ist das ggf. verbleibende Restrisiko zu beachten. Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 6 von 7

7 Risikoüberwachung/Maßnahme wirksam Die Phase der Risikoüberwachung erfolgt kontinuierlich bis zur Erledigung. Die Risikoüberwachung umfasst auch die Überwachung der Wirksamkeit. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird durch eine erneute Bewertung des Risikos nach der Umsetzung überprüft. Umfang Verantwortlich Zeitraum Unternehmen Alle zwei Jahre Prozessebene Prozessverantwortlicher Alle zwei Jahre Projektebene Projektleiter pro Projekt Datei-Bez.: PB Freigabe-Name: Ausgabe-Datum: xx.xx.xxxx Seite: 7 von 7