ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

Transkript

1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3798 Tanja BUKAC Daniel FLEISCHHART Thomas KOHLER Markus PAULHART Oliver SCHREIBER Aufgabenstellung: Buchhaltung: Kostenrechnungskreise 3798-Dokumentation_02.doc Seite 1 von 18

2 Dokumentation Autorin: Tanja Bukac 1. Thema Dieses Kapitel stellt das Ergebnis der eingehenden Literatur- und Internet-Recherche zu dem Thema Buchhaltung: Kostenrechnungskreise dar. Alle Quellenangaben im Fließtext sind klar sichtbar gemacht und als Endnoten zu einem Quellenverzeichnis zusammengefasst und detailliert erläutert. Um den Begriff der Kostenrechnungskreise ausreichend erklären zu können, müssen im Folgenden auch andere, mit den Kostenrechnungskreisen zusammenhängende Begriffe, näher erläutert werden. Ein Kostenrechnungskreis ist eine Organisationseinheit innerhalb des Controlling Modules. Das Controlling stellt Informationen für Entscheidungen des Managements bereit. Es dient der Koordination, Überwachung und Optimierung aller ablaufenden Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Dazu werden der Verbrauch an Produktionsfaktoren sowie die vom Unternehmen erbrachten Leistungen erfaßt. 1 Abb.1.: Organisationsstruktur Quelle: Organisationseinheiten dienen zur Abbildung der Unternehmensstruktur, Festlegung der Ausprägungen betrieblicher Teilbereiche und bilden außerdem den Rahmen für Geschäftsprozesse. Der Mandant stellt die hierarchisch höchste Organisationseinheit dar und kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht als ein Konzern betrachtet werden, welcher aus mehreren 3798-Dokumentation_02.doc Seite 2 von 18

3 selbstständigen Unternehmen bestehen kann. Allgemeine Daten, welche für das gesamte Unternehmen gelten, werden auf Mandantenebene gespeichert. In der nächsten Ebene, dem Ergebnisbereich, werden die Kosten den Erlösen gegenüber gestellt. Der Ergebnisbereich stellt einen Teil des Unternehmens dar, für den eine einheitliche Segmentierung des Absatzmarktes vorliegt. 2 Ein Mandant kann mehrere Ergebnisbereiche beinhalten. Als Sammelstelle für alle Geschäftsvorfälle des internen Rechnungswesens dienen Kostenrechnungskreise, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann und innerhalb derer die betrieblichen Aufwendungen nach Kostenarten gegliedert werden. Jeder Kostenrechnungskreis muss mindestens einem Buchungskreis zugeordnet sein, damit Buchungsabfolgen aus dem Modul Finanzwesen in das Modul Controlling erfolgen können. Bei Verwendung mehrerer Buchungskreise innerhalb eines Kostenrechnungskreises können firmenübergreifende Leistungsverrechnungen erfolgen. Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. 3 Kostenrechnungskreise und Buchungskreise sind gekennzeichnet durch: gleichem Kontenplan gleicher Geschäftsjahresvariante Periodenabschlüsse sollten übereinstimmen Abb.1.: Beziehungskomplexitäten im ER-Modell Quelle: Ein Kontenplan ist ein vom Rechnungswesen definiertes Gliederungsschema zur Aufzeichnung von Werten bzw. Wertströmen für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung. 4 Er bildet sowohl das interne als auch das externe Rechnungswesen ab, wird also gemeinsam von der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung genutzt. Geschäftsbereiche sind organisatorische Einheiten des externen Rechnungswesens, denen in der Finanzbuchhaltung erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden können. Sie können als Verantwortungsbereiche eines Unternehmens gewertet werden und stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellen. Das Werk, ist ebenfalls eine organisatorische Einheit, welche ein Unternehmen aus der Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. Eine Disposition ist die mengenmäßige Einteilung von Aufträgen mit aktuellen Leistungsanforderungen und die terminierte Zuweisung zu den verfügbaren Ressourcen. Im laufenden Tagesgeschäft hat die disponierende Stelle die Aufgabe, die eingehenden Aufträge einzuteilen und den leistenden Stellen ihren Dispositionsbereich zuzuweisen, sowie 3798-Dokumentation_02.doc Seite 3 von 18

4 die Materialströme und Warenbestände so zu lenken, dass alle Aufträge zu minimalen Kosten zum gewünschten Liefertermin zuverlässig ausgeliefert werden. Auch die Bestellung der Waren ist eine Aufgabe der Disposition. Voraussetzung für eine kostenoptimale Disposition sind daher die Kalkulierbarkeit und die Kenntnis der Kosten, die durch die Disposition beeinflusst werden. 5 Die managementorientierte Gliederung des Unternehmens, wird durch die Organisationseinheit Profit Center gewährleistet. Für ein Profitcenter können Ergebnisse ausgewiesen werden, die nach dem Umsatz- und/oder nach dem Gesamtkostenverfahren ermittelt werden. Durch den Ausweis des gebundenen Vermögens kann das Profitcenter zum Investment Center erweitert werden Dokumentation_02.doc Seite 4 von 18

5 Autor: Oliver Schreiber 2. Prozesse SAP stellt die Möglichkeit der Zuordnung von Kostenrechnungskreisen und Buchungskreisen. Das nachfolgende Diagramm soll dies schematisch darstellen. SAP stellt die Möglichkeit der Zuordnung von Kostenrechnungskreisen und Buchungskreisen. Das nachfolgende Diagramm soll dies schematisch darstellen. Abb1.: Zuordnung von Kostenrechnungskreisen und Buchungskreisen Ein Unternehmen X, welches als Mandant in einem SAP-System abgebildet ist, kann eine oder mehrere Kostenrechnungskreise haben. Jedem Kostenrechnungskreis muss mindestens Buchungskreis zugeordnet werden. Es können jedoch beliebig viele sein. Des Weiteren besteht ein Buchungskreis aus eigenständigen Elementen, so z.b. Geschäftsbereiche und Werke. Laut Definition im SAP-System trifft das Konstrukt des Geschäftsbereiches am besten auf die Filialen in unserem Unternehmensprofil zu. Mithilfe dieses Flussdiagrammes wollen wir die Struktur unseres Kostenrechnungskreises im Unternehmen Olymp Vertriebs GmbH darlegen Dokumentation_02.doc Seite 5 von 18

6 Kostenrechnungskreis Buchungskreis Geschäftsbereich WIEN Geschäftsbereich LINZ Geschäftsbereich INNSBRUCK Geschäftsbereich KLAGENFURT Abb2.: Flussdiagramm Kostenrechnungskreis der Olymp Vertriebs GmbH Einen Buchungskreis definiert SAP wie folgt: Kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. Aus dieser Definition folgern wir, dass jeder Buchungskreis seine eigene Bilanz erstellt. Laut unserem Unternehmensprofil bilanziert das Unternehmen Olymp Vertriebs GmbH in Wien, zentral über alle Filialen. Daraus folgt, dass es nur einen Buchungskreis geben kann. Die einzelnen Filialen (Wien, Linz, Innsbruck und Klagenfurt) werden im SAP-System als einzelne Geschäftsbereiche definiert. Einen Geschäftsbereich definiert SAP wie folgt: Organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht und dem in der Finanzbuchhaltung erfasste Wertbewegungen zugerechnet werden können Dokumentation_02.doc Seite 6 von 18

7 In unserem Beispiel nimmt jede Filiale die Rolle eines Geschäftsbereiches ein. Sie werden gesondert voneinander betrachtet. Kostenrechnungskreise sind eines der Module, die dem Controlling einer Firma zur Verfügung stehen. Leider ist in unserem Unternehmensprofil kein Controlling vorgesehen. Laut Aufgabenstellung sollten wir fehlende Angaben einfach annehmen. Es ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich, eine ganze Abteilung, welche von der sonstigen Firmenhierarchie ausgegliedert ist und als Stabstelle fungiert, einfach anzunehmen. Diese Annahme würde auch einen unnötig hohen Aufwand für viele andere Gruppen bedeuten. So z.b. braucht man Personal und Büroräume für ein Controlling. Außerdem wäre ein Controlling bei nur einem Buchungskreis in unserem Kostenrechnungskreis recht unausgelastet. Da die Maßnahme zur Erschaffung wenig Sinn machen würde, haben wir uns ein anderes Modell überlegt. Da in unserem Unternehmen nicht täglich Bilanz gezogen wird, nehmen wir an, dass sich eine externe Firma um unsere Kostenrechnungskreise kümmert und diese dann auch die gewonnenen Kennzahlen und Erkenntnisse an die Geschäftsführung der Olymp Vertriebs GmbH berichtet. Diese Annahme ist zwingend notwendig, da ansonsten für unser Projektthema Kostenrechnungskreise jegliche Grundlage fehlt. Denn wofür Kostenrechnungskreise einführen, wenn sie niemand nutzt. Kurz zusammengefasst: Nach reiflicher Überlegung und aufgrund der gegebenen Tatsachen haben wir uns dafür entschieden, das Controlling oder besser gesagt der Funktion eines Controllings in unserem Unternehmen outsourcen. Eine externe Firma übernimmt die Kostenrechnungskreise und berichtet dann an unsere Geschäftsleitung Dokumentation_02.doc Seite 7 von 18

8 Autor: Markus Paulhart 3. Schnittstellen Unsere Gruppe steht von der Hierarchie her relativ weit oben in der Buchhaltung. Die Kostenrechnungskreise sind der höchste Verwaltungsbereich in der Kategorie in dieser Übung. Im Grunde spielen mehrere Bereiche in den Kostenrechnungskreis hinein. Manche sehr stark und manche nur sehr gering, wenn auch wichtig. Am Besten lässt sich das der Grafik unterhalb entnehmen. Abb. 1. : Gesamte Umgebung der Kostenkreise Wie sich leicht erkennen lässt, spielen vier Bereiche in die Kostenrechnungskreis hinein. Der Wichtigste ist der Buchungskreis, da er die Basis des Kostenrechnungskreises bildet. Ein weiterer großer Bereich ist der Ergebnisbereich, der die Kostenrechnungskreise für weitere Berechnungen benötigt. Wichtige Informationen liefert uns auch der Konten und der Mitarbeitergruppen bzw. Mitarbeiterkreise Bereich. Die einzelnen Bereiche werden separat angeführt und erklärt. Beginnend mit dem der hierarchisch am höchsten steht, also dem Ergebnisbereich. Des Weitern ist hier schon die gesamt Struktur des Systems um die Kostenrechnungskreise abgebildet inklusive dem existierenden Buchungskreis für Wien. Auch zu erkennen sind die vier Geschäftsbereiche. Einen für jede Niederlassung. Diese sind aber nur der Vollständigkeit wegen aufgeführt und betreffen unsere Gruppe nicht direkt. Sieht man sich das Ganze genauer an, gibt es nur noch den Ergebnisbereich, der über den Kostenrechnungskreisen platziert ist. Dieser jedoch wird von keiner Gruppe behandelt. Der Dokumentation lässt sich entnehmen, dass dieser erstellt wird während man eine Funktion der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erstellen will. Und spätestens dort würden man Informationen aus dem Kostenrechnungskreis benötigen. Er wird hier trotzdem erwähnt, da er der erste Bereich wäre, wo wir eine Schnittstelle zu einem anderen Teilbereich des Systems herstellen müssen Dokumentation_02.doc Seite 8 von 18

9 3.1 Ergebnisbereich Bei einer ersten genauen Betrachtung der Zusammenhänge erkennt man, dass der Ergebnisbereich über dem Kostenrechnungskreisen steht. Dieser jedoch wird von keiner Gruppe behandelt. Aus der Dokumentation lässt sich entnehmen, dass dieser spätestens dann erstellt werden muss, wenn eine Funktion der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) erstellet wird. Und spätestens dort würde man Informationen aus dem Kostenrechnungskreis benötigen. Aus dem Grund wird dieser Bereich wegen der Vollständigkeit beschrieben. Daher ist er auch etwas einseitig beleuchtet, da er von unserem Standpunkt aus gezeigt wird. Hier nun das Zusammenspiel zwischen Kostenrechnungskreis und Ergebnisbereich. Abb. 2. : Ergebnisbereich Wie man in der obigen Abbildung sehr gut erkennen kann, sind alle vorhanden Kostenrechnungskreise mit dem Ergebnisbereich verbunden. Das heißt im Ergebnisbereich laufen alle Daten der Kostenrechnungskreise zusammen. Daher lässt sich leicht ableiten, dass der Ergebnisbereich sämtliche erstellte Kostenrechnungskreise benötigt, um diese zusammenzufassen. Ob dieser Bereich noch zusätzliche Information benötigt, lässt sich von unserer Seite nicht näher bestimmen, doch wenn man der SAP Dokumentation folgt, müsste diese Information genügen. 3.2 Konten Der Bereich Konten kommt ebenso aus der Buchhaltung. Diesen Bereich hat die Gruppe 11 inne. Unsere Gruppe benötigt von ihnen, wie schon aus der Übersichtsgrafik zu erkennen war, den Kontenplan und die Kostenart. Es muss sicher gestellt sein, dass es nur einen einzigen Kontenplan gibt Dokumentation_02.doc Seite 9 von 18

10 Des weitern gibt es noch eine weitere sehr wichtige Beziehung des Kontenplanes. Abb. 2. : Verbindungen zu Gruppe Konten Es muss sichergestellt sein, dass alle Buchungskreise auch denselben Kontenplan wie der des Kostenrechnungskreises haben. Sonst ist es nicht möglich die Beziehung zwischen den beiden her zu stellen. Dazu aber mehr unter Punkt 3.4 Buchungskreise. 3.3 Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise Hier handelt es sich um eine Gruppe aus dem Bereich Human Resources mit der Nummer 05. Von Ihnen benötigen wir den Benutzernamen des Mitarbeiters Okeanos. Diese Person ist der Chef der Buchhaltung in unserem SAP Beispiel in dieser Übung. Einem Kostenrechnungskreis sollte ein Verantwortlicher zugewiesen sein und für einen so hohen Bereich in der Buchhaltung bietet sich der Chef dieser Abteilung sehr gut an. 3.4 Buchungskreise Dieser ist mit Abstand der wichtigste Bereich mit dem unsere Gruppe zu kommunizieren hat. Diesen Bereich verwaltet die Gruppe 09. Es gibt nur einen einzigen Buchungskreis der unserem Kostenrechnungskreis unterstellt ist. Die einzelnen Niederlassungen sind in die 4 verschiedenen Geschäftsbereiche gegliedert, die uns aber hier näher nicht interessiert. Der Kreislauf im Detail ist in der unteren Graphik abgebildet. Abb. 4. : Beziehungen der Buchungskreise Dabei sind folgende Dinge mit der anderen Gruppe vorab ab zu sprechen, damit bei der Erstellung der Kostenrechnungskreise keine Probleme entstehen: 3798-Dokumentation_02.doc Seite 10 von 18

11 Das wichtigste wurde schon unter dem Kapitel 3.2 Konten angeschnitten. Der Buchungskreis und der Kostenrechnungskreis müssen beide denselben Kontenplan beinhalten. Überall muss die Kostenart die Selbe sein, sollte aber aufgrund der Angabe kein Problem darstellen, da die Währung einheitlich auf Euro fixiert worden ist. Sowohl die operativen Geschäftsvarianten in den Buchungskreisen und dem Kostenrechnungskreise müssen übereinstimmen. Diese Punkte sind wichtig. Sonst ist eine korrekte Erstellung der Kostenrechnungskreise nicht möglich Dokumentation_02.doc Seite 11 von 18

12 Autor: Daniel Fleischhart 4. Voraussetzungen Was ist schon am System vorhanden bzw. was werden andere Gruppen konfigurieren, das in diesem Fall Relevanz hat? In der Organisationsstruktur muss festgelegt werden, ob die Kostenrechnung buchungskreisübergreifend oder getrennt pro Buchungskreis durchgeführt werden soll. Im Customizing unter Globale Einstellungen muss die benötigte Währung definiert werden. Im Customizing unter Unternehmensstruktur Strukturpflege Definition Finanzwesen müssen ein oder mehrere Buchungskreise angelegt werden. Im Customizing unter Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Geschäftsjahr Geschäftsjahresvariante pflegen muss die benötigten Geschäftsjahresvarianten definiert werden. Im Customizing unter Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Buchungskreis Globale Parameter eingeben in den globalen Parametern des Buchungskreises muss zumindest die Währung, die Geschäftsjahresvariante und der Kontenplan festgelegt werden. Sie müssen eine Systemberechtigung für die Tabellenpflege über Standardtools haben (Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS). Alle Buchungskreise die einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden, müssen in der Anzahl der Buchungsperioden (Geschäftsjahresvariante) und im Kontenplan übereinstimmen, können aber in unterschiedlichen Währungen geführt werden. Die Geschäftsjahresvariante muss die gleiche Anzahl an Buchungsperioden haben. Eine Abweichung der Sonderperioden ist möglich. Die Periodengrenzen des Geschäftsjahres müssen übereinstimmen. Um den Buchungskreis dem Kostenrechnungskreis zuordnen zu können, müssen die Arbeitsschritte Buchungs- und Kostenrechnungskreis anlegen durchgeführt worden sein. Es muss ein gepflegter Buchungskreis vorhanden sein. Quelle: Hilfe zu Kostenrechnung pflegen im SAP-GUI Im System vorhanden Im System ist eine Vorlage des Kostenrechnungskreises vorhanden. Die kann kopiert und den eigenen Erfordernissen angepasst werden. Für den Vorgegebenen Kostenrechnungskreis 0001 sind die Voreinstellungen, wie z.b. die Definition von Nummernkreisen, bereits gepflegt Dokumentation_02.doc Seite 12 von 18

13 Quelle: Wird von anderen Gruppen konfiguriert Der Kontenplan wird von der Gruppe 11 mit dem Thema Buchhaltung: Konten konfiguriert. Der Buchungskreis wird von der Gruppe 09 mit dem Thema Buchhaltung: Buchungskreis erstellt. Dies beinhaltet auch das Auswählen der Währung und der Geschäftsjahresvariante. Diese werden dann automatisch in den Kostenrechnungskreis übernommen. Die Gruppe 10 mit dem Thema Buchhaltung: Hauptbuch oder die Gruppe 27 mit dem Thema Buchhaltung: Faktura legt die anzuwendende Geschäftsjahresvariante fest Dokumentation_02.doc Seite 13 von 18

14 Autoren: Daniel Fleischhart & Thomas Kohler 5. Umzusetzender Prozess & Annahmen Zu implementierender Prozess (inkl. Erläuterung was nicht benötigt wird) sowie detaillierte Umsetzungskonzeption. Welche Annahmen abweichend von der Angabe haben Sie getroffen? Kostenrechnungskreis anlegen Kostenrechnungskreis pflegen Neue Einträge Grunddaten eingeben Der Prozess Buchungskreis - Kostenrechnungskreis zuordnen wird nicht benötigt, da wir keine Buchungskreisübergreifende Kostenrechnung haben. Da wir einige Einstellungen von den Buchungskreisen übernehmen müssen, waren keine weiteren Annahmen zu treffen (Währungstyp, Währung, Kontenplan, Geschäftsjahresvariante) Dokumentation_02.doc Seite 14 von 18

15 Autor: Thomas Kohler 6. Implementierung Ausblick auf die Implementierung: Was wird gemacht um den oben beschriebenen Prozess umzusetzen (müssen noch keine Screenshots sein, das kommt dann in der Dokumentation zum Implementierung. Im Customizing: Projektbearbeitung aus dem SAP Referenz-IMG folgendes Programm auswählen: SAP Customizing Einführungsleitfaden Unternehmensstruktur Definition Controlling Kostenrechungskreis pflegen Im Angebotenen Menü wird der Punkt Kostenrechnungskreis pflegen ausgewählt. Im nächsten Schritt wird der Button Neue Einträge gewählt um einen neuen Kostenrechnungskreis an zu legen. In dieser Maske werden nun alle Grunddaten für den neuen Kostenrechnungskreis ein gepflegt. Die Felder sind wie folgt zu befüllen: 1) Kostenrechnungskreis zu Buchungskreis zuordnen: Der neue Kostenrechnungskreis bekommt die gleiche Bezeichnung wie der verknüpfte Buchungskreis. Pflichtfeld! 2) Bezeichnung: Die Bezeichnung wird automatisch vom Buchungskreis übernommen. Pflichtfeld! 3) Verantwortlich: Eine verantwortliche Person wird nicht zwingend benötigt. 4) Zuordnungssteuerung: Der Kostenrechnungskreis ist analog zum Buchungskreis Pflichtfeld! 5) Währungseinstellungen: a) Währungstyp: Wird aus dem Buchungskreis übernommen. 10 Buchungskreiswährung Pflichtfeld! b) Währung: Wird aus dem Buchungskreis übernommen. EUR Europäischer Euro Pflichtfeld! c) W&B-Profil: Ein Währungs- und Bewertungsprofil wird nicht benötigt. Das W&B-Profil ist kein Pflichtfeld Dokumentation_02.doc Seite 15 von 18

16 6) weitere Einstellungen: a) Kontenplan: Wird aus dem Buchungskreis übernommen. INT Muster-Kontenplan Österreich Pflichtfeld! b) GeschJahresvariante: Wird aus dem Buchungskreis übernommen. K4 Kalenderjahr, 4 Sonderperioden (Geschäftsjahresvariante) Pflichtfeld! 7) Einstellungen der Berechtigungshierarchien für Kostenstellen: a) Stdhier nicht benutzen: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld. b) Alternativhierarchie 1: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld. c) Alternativhierarchie 2: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld. 8) Einstellungen der Berechtigungshierarchien für Profit Center: a) Stdhier nicht benutzen: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld. b) Alternativhierarchie 1: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld. c) Alternativhierarchie 2: Die Standardhierarchie soll hier angewandt werden, daher wird diese Option nicht ausgewählt. Es handelt sich hier nicht um ein Pflichtfeld Dokumentation_02.doc Seite 16 von 18

17 Autor: Markus Paulhart 7. Der Zeitplan Grundlegend muss unsere Gruppe als erstes auf den Buchungskreis warten. Erst nachdem wir von der Buchungskreis Gruppe die Bestätigung erhalten, haben ist es uns möglich mit unseren Teil an zu fangen. Zeitgleich fordern wir noch den Kontenplan von der Gruppe Konten an. Dieser wird mit dem Kontenplan des Buchungskreises verglichen. Sind diese gleich, können wir unseren Kostenrechnungskreis erstellen. Ebenfalls wird der Benutzername vom Verantwortlichen angefordert. Doch auf diesen kann im Grunde auch verzichtet werden. Er ist für die Erstellung des Kostenrechnungskreises nicht zwingend notwendig. Doch sollte dieser später der Vollständigkeit wegen eingetragen werden. Für die Kommunikation werden wahrscheinlich 4 Tage vergehen bis wir anfangen können. Man kann leider nicht davon ausgehen, dass eine Antwort sofort kommt und daher entstehen einfach längere Wartezeiten. Wir schätzen für die Erstellung des Kostenrechnungskreises ca. einen Tag. Des Weiteren räumen wir uns noch 1 Woche Spielraum für möglich auftretende Probleme auf. Autor: Markus Paulhart, Daniel Fleischhart, Thomas Kohler 8. Die Risiken Die meisten Schwierigkeiten könnten sich mit der Gruppe der Buchungskreise ergeben. Wenn die Buchungskreise nicht oder falsch erstellten werden, kann unsere Gruppe ebenfalls keinen Kostenrechnungskreis erstellen. Mögliche Fehler wären hier: Der Kontenplan ist nicht mit jenem des Buchungskreises und des Kostenrechnungskreises ident. Die Kostenart stimmt nicht mit der überein welche wir in unserem Kostenrechnungskreis verwenden. Die operativen Geschäftsvarianten sind nicht in beiden gleich. Ein, wenn auch eher geringes, Problem kann entstehen, wenn uns der falsche Benutzer von der Mitarbeitergruppen bzw. Mitarbeiterkreise Gruppe mitgeteilt wird. Im schlimmsten Fall können wir dem Kostenrechnungskreis keinen Verantwortlichen zuweisen. Dies würde kein direktes Problem darstellen, da ein Verantwortlicher nicht unbedingt eingetragen werden muss. Ein großes Risiko entsteht bei nachträglichen Änderungen. Es treten hierbei dieselben Risiken auf, wie schon oben angeführt wurden. Daher ist es außerordentlich wichtig, dass Änderungen von anderen Gruppen an uns Kommuniziert werden, damit unsere Gruppe ebenfalls unsere Kostenrechnungskreise anpassen können. Sollten mehrere Buchungskreise erstellt werden, so müsste auch der Kostenrechnungskreis angepasst werden, da dieser direkt mit einem Buchungskreis verknüpft ist Dokumentation_02.doc Seite 17 von 18

18 Anhang - Quellenverzeichnis 1 SAP-Bibliothek, online im Internet, eset.htm (Stand ) 2 online im Internet, (Stand ) 3 SAP-Bibliothek, online im Internet, eset.htm (Stand ) 4 SAP-Bibliothek, online im Internet, set.htm (Stand ) 5 Wikipedia, online im Internet, (Stand ) 6 SAP-Bibliothek, online im Internet, set.htm (Stand ) 3798-Dokumentation_02.doc Seite 18 von 18