Kosten- und Leistungsrechung in der Kommunalen Doppik Schwerin, 19. September 2008
1. Rechtsgrundlagen 2. KLR-Richtlinie 3. Teilbereiche des Rechnungswesens 4. Aufgaben des internen Rechnungswesen 5. Einordnung der KLR in das Rechnungswesen 6. Kosten- und Leistungsrechnung Aufgaben Begriffe Eingliederung der KLR in das Rechnungswesen Teilbereiche der Kostenrechnung - Kostenartenrechnung - Kostenstellenrechnung - Kostenträgerrechnung 7. Ablauf einer Vollkostenrechnung auf Basis von Ist-Kosten 8. ILV im Haushalt / ILV in der KLR Agenda 1
27 GemHVO-Doppik Kosten- und Leistungsrechnung - Grundlage für die Verwaltungssteuerung Rechtsgrundlagen Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit - Ausgestaltung nach den örtlichen Bedürfnissen - alle Bereiche der Verwaltung umfassend - Nachweisbare Ableitung der Kosten und Leistungen aus der Buchführung - Regelungen über Art und Umfang in einer Dienstanweisung 2
Teilbereiche des Rechnungswesens Rechnungswesen Externe Adressaten Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Interne Adressaten Finanzbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Betriebswirtschaftliche Auswertungen Dokumentation Steuerung Kontrolle Buchhaltung Inventur Jahresabschluss Betriebsabrechnung Kalkulation Finanzstatistik Betriebliche Statistik 3
Teilbereiche des Rechnungswesens Externes Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung: Erfassung und Dokumentation der zwischen der Kommune und ihrer Umwelt fließenden Güter- und Finanzmittelströme sowie des internen Werteverzehrs und der internen Güterentstehung. Vergangenheitsorientierte Information über den Gesamterfolg einer Periode, mit dem Nachweis der Finanzströme sowie der Bestandsveränderungen in der Bilanz. Jeder Erfolgsposition im Jahresabschluss muss ein Zahlungsvorgang gegenüberstehen. Zahlung hat entweder schon stattgefunden oder wird für die Zukunft erwartet. Keine Opportunitätskosten und -verluste im Jahresabschluss (kalkulatorische Kosten erzeugen keine Rechtsfolgen). 4
Verbrauch Teilbereiche des Rechnungswesens Kosten- und Leistungsrechnung Rechnungsmäßige Abbildung des internen betrieblichen Leistungsprozesses von der Beschaffung der Inputgrößen (Arbeit, Betriebsmittel, Werkstoffe) bis zur Erstellung der Outputgrößen (Produkte, Leistungen). Dokumentiert werden der betriebsbedingte Verbrauch von Ressourcen bzw. die betriebsbedingte Erstellung von Gütern und Dienstleistungen. Güterwirtschaftliche Ströme: Input - Werkstoffe - Betriebsmittel - Arbeitskräfte - Dienstleistungen Kombinationsprozess Steuerungs- Output - Investitionen - Güter - Dienstleistungen prozess 5
Aufgaben des internen Rechnungswesens Informationssystem zur Fundierung betrieblicher Entscheidungen und zur Überwachung des betrieblichen Geschehens Gewinnung von Dispositionsgrundlagen (z.b. Budget- und Investitionsplanung) - rechtzeitige Bereitstellung notwendiger finanzieller Mittel - Vorteilhaftigkeit von Investitionen - Fundierung von Make-or-Buy Entscheidungen - optimaler Zeitpunkt von Ersatzinvestitionen u.a. Ermittlung des Betriebserfolgs (kurzfristige Ergebnisrechnung) Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Maximal- oder Minimalprinzip) Bestandsbewertung (Ermittlung der Herstellungskosten) 6
Aufgaben des internen Rechnungswesens Ermittlung der Kosten - innerhalb einer Organisationseinheit (z.b. Bauhof) - einzelner Prozesse (z.b. Bearbeitung eines Bauauftrags) - einzelner Produkte Ermittlung von kostenorientierten Verrechnungssätzen für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung Erhebung von Produktkosten für Entgeltskalkulationen (Preisbeurteilung Preisuntergrenze) Steuerung der Abläufe in der Verwaltung durch Transparenz der Kosten von Verwaltungsabläufen (Verwaltungscontrolling) 7
Einordnung der KLR in das Rechnungswesen Gegenüberstellung externes und internes Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Adressaten sind Verwaltungsexterne (Rat, Bürger, Unternehmen) Zielsetzung ist die vergangenheitsorientierte Dokumentation und Rechenschaftslegung. Die Regelungen der GemHVO sind zu beachten. Der Erfassungszeitraum beträgt i.d.r. ein Jahr. Rechnungselemente sind Aufwendungen und Erträge. Internes Rechnungswesen Adressaten sind Verwaltungsinterne. Zielsetzung ist die Planung, Steuerung und Kontrolle des Betriebsgeschehens. i.d.r. existieren keine gesetzlichen Vorschriften, in welcher Form eine interne Rechnung betrieben wird. Der Erfassungszeitraum ist abhängig vom jeweiligen Rechnungszweck, z.b. unterjährig in der KLR, mehrjährig in der Investitionsrechnung. Rechnungselemente sind abhängig vom Rechnungszweck, z.b. Kosten und Leistungen in der KLR, Ein- und Auszahlungen in der Finanzplanung. 8
Kosten- und Leistungsrechnung / Aufgaben Kostenrechnung erfasst den in Geld bewerteten Gütereinsatz - zur Herstellung von Erzeugnissen - zur Bereitstellung von Waren - zur Erbringung von Dienstleistungen innerhalb einer bestimmten Periode dient der Ermittlung der Selbstkosten des hergestellten Produkts bzw. der erbrachten Leistung 9
Kosten- und Leistungsrechnung / Aufgaben Leistungsrechnung erfasst die Verwaltungsleistungen, gemessen an - den Erträgen / Erlösen - den Bestandsveränderungen - den verwaltungsinternen Leistungen innerhalb einer bestimmten Periode und stellt sie den Kosten gegenüber 10
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Begriffe und Begriffsabgrenzungen Ausgaben Kosten 11
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Begriffe und Begriffsabgrenzungen Ausgaben = Geschäftsvorfälle, die das Geldvermögen mindern Kosten = = - können, müssen aber nicht sein - können, müssen aber nicht Kosten sein der in Geld bewertete Einsatz von Gütern zur - Herstellung von Erzeugnissen - Bereitstellung von Waren - Erbringung von Dienstleistungen die einer bestimmten Rechnungsperiode zugerechneten Werte des Einsatzes von Gütern - kann, muss aber nicht Ausgabe sein (z.b. Abschreibungen keine Ausgabe - kann, muss aber nicht mit Kosten identisch sein (z.b. Abschreibungen, Zinsen) 12
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Kosten versus Ausgaben 1. Ausgaben Kosten z.b. - Ausgaben für den Erwerb eines Grundstücks - Ausgaben für Kapitalrückzahlungen (Tilgungen) 2. Kosten Ausgaben z.b. unentgeltliche Überstunden, Eigenkapitalzinsen 3. Ausgaben = Kosten (wenn sie zeitlich zusammenfallen) z.b. Personalkosten, Raumkosten 13
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Kosten versus Ausgaben 4. Ausgaben, die später zu Kosten führen z.b. Ausgaben für den Erwerb eines Pkw => später Abschreibungen 5. Kosten, die später zu Ausgaben führen z.b. - Rohstoffe werden eingesetzt, aber erst in der nächsten Periode bezahlt - Rückstellungen (Urlaub, Pensionen, unterlassene Instandhaltung) Ausgaben und Kosten können in der Bewertung voneinander abweichen, wenn Verrechnungspreise der Kostenrechnung mit Beschaffungspreisen nicht übereinstimmen. 14
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Kosten versus 1. = Begriff aus der Buchführung (Ergebnisrechnung) 2. Kosten = Begriff aus der Kostenrechnung neutraler Zweckaufwand Grundkosten Zusatzkosten Anderskosten Kosten 15
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten neutraler Zweckaufwand =, der keine Kosten darstellt (kostenloser ), weil er nicht durch die Leistungserstellung verursacht wird. =, der zugleich Kosten darstellt (kostengleicher ), weil er durch die Leistungserstellung verursacht wird. 16
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten Beispiele für neutralen außerordentlicher durch Unfallschaden an einem Pkw für Schäden durch höhere Gewalt (z.b. Elektronikschaden nach Blitzeinschlag) periodenfremder (z.b. Rückstellungsaufwand für in Vorjahren unterlassene Instandhaltungen) 17
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten Beispiele für Zweckaufwand Personalaufwand (Entgelte, Sozialversicherungsbeiträge, etc.) für Unterhaltung und Bewirtschaftung (z. B. Wartungsaufwand) Zuwendungen, Umlagen, sonstige Transferaufwendungen (z. B. Zuwendungen für laufende Zwecke, Schuldendiensthilfen, Kostenbeteiligungen nach SGB, etc.) periodengerechter Rückstellungsaufwand (z. B. für im Haushaltsjahr unterlassene Instandhaltungen) Zinsaufwand für Kredite bilanzielle Abschreibungen 18
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten Stehen Zinsen oder Abschreibungen in Zusammenhang mit dem Prozess der Leistungserstellung (Zweckaufwand), kommt es darauf an, ob es einen wertmäßigen Unterschied zwischen und Kosten gibt. < Kosten = Kosten > Kosten Zweckaufwand = Grundkosten in Höhe der Kosten = Zweckaufwand der darüber hinausgehende Teil = neutraler 19
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Zweckaufwand neutraler Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten Stehen immer im Zusammenhang mit Prozess der Leistungserstellung! Kosten Grundkosten Anderskosten Zusatzkosten = Kosten, die zugleich darstellen (aufwandsgleiche Kosten) z. B. Personalaufwand = Kosten, die mit anderem Wert erfasst werden, als der entspr. in der Buchführung (aufwandsungleiche Kosten) z. B. kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorische Zinsen = Kosten, die keinen darstellen (aufwandslose Kosten) z. B. Unternehmerlohn, Eigenkapitalverzinsung 20
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Grundkosten Kosten Zusatzkosten Anderskosten Anderskosten (aufwandsungleiche Kosten) Kosten < gegenüberstehender Kosten > gegenüberstehender Grundkosten Zusatzkosten 21
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Zusatzkosten Grundkosten Anderskosten Beispiel: kalkulatorische Abschreibung Kosten In einer Verwaltung werden kalkulatorische Abschreibungen von 10.000 berechnet. Der gegenüberstehende tatsächliche (bilanzielle Abschreibung) beträgt a) 8.500 b) 11.500 a) Die kalkulatorischen Abschreibungen gehören bis zur Höhe von 8.500 zu den Grundkosten und mit 1.500 zu den Zusatzkosten. b) Die kalkulatorischen Abschreibungen gehören in voller Höhe zu den Grundkosten. (1.500 = neutraler ) 22
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe neutraler Zweckaufwand Zusatzkosten Grundkosten Anderskosten Beispiel: kalkulatorische Abschreibung Kosten Betrachtet man die Zuordnung im Bereich des s, ergibt sich bei bilanziellen Abschreibungen in Höhe von: a) 8.500 b) 11.500 und kalkulatorischen Abschreibungen von 10.000 Folgendes: a) < Kosten => Zweckaufwand = Grundkosten in Höhe von 8.500 (1.500 Zusatzkosten) b) > Kosten => Zweckaufwand = Grundkosten in Höhe von 10.000 neutraler Kosten in Höhe von 1.500 23
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe Bestände und ihre Komponenten Kassenbestand + jederzeit verfügbare Bankguthaben = Zahlungsmittelbestand Zahlungsmittelbestand + alle übrigen Forderungen./. Verbindlichkeiten = Geldvermögen Geldvermögen + Sachvermögen = Nettovermögen oder Reinvermögen betriebsnotwendiges Vermögen positive Bestandsänderungen Einzahlungen Einnahmen Ertrag Leistung / Erlöse negative Bestandsänderungen Auszahlungen Ausgaben Kosten 24
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe / Beispiele Beispiel Leistungen / Ertrag der Periode Gesamtertrag Gesamtleistung Steuern und ähnliche Abgaben 130.000 Aktivierte Eigenleistungen 50.000 Zinsen für eine Festgeldanlage 25.000 Zuschreibung auf Anschaffungskosten 20.000 130.000,- 130.000,- 50.000,- 50.000,- 25.000,- 20.000,- 225.000,- 180.000,- 25
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe / Beispiele Beispiel 2 Kosten / der Periode Gesamtaufwand Gesamtkosten Verbrauch Büromaterial 30.000 Personalkosten 200.000 kalkulatorische Abschreibung 80.000 Eigenkapitalzinsen 25.000 bilanzielle Abschreibungen 120.000 Sachspende 20.000 30.000,- 30.000,- 200.000,- 200.000,- 80.000,- 25.000,- 120.000,- 20.000,- 370.000,- 335.000,- 26
Kosten- und Leistungsrechnung / Begriffe / Beispiele Beispiel 3 Geschäftsvorfall Auszahlung Kosten Zinszahlung an die Bank für einen Liquiditätskredit Bezahlung einer offenen Lieferantenrechnung über bereits geliefertes Heizöl Geldspende an das Deutsche Rote Kreuz (DRK) Verkauf eines unbebauten Grundstücks zum Preis von 50.000 auf Ziel Buchwert 50.000 X X X X X X - - - 27
Eingliederung der KLR in das Rechnungswesen Einkreissystem Geschäftsbuchhaltung (internes Rechnungswesen; KLR) und Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) werden in einem Rechnungskreis integriert. Zweikreissystem Geschäftsbuchhaltung (internes Rechnungswesen; KLR) und Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) werden separat geführt. Beachte 27 Abs. 2 GemHVO Die Kosten und Leistungen sind aus der Buchführung nachprüfbar herzuleiten. FiBu + KLR FiBu KLR 28
Teilbereiche der Kostenrechnung Teilbereich Aufgabe Frage Kostenarten- Rechnung Kostenstellen- Rechnung Kostenträger- Rechnung Erfassung und Gliederung aller im Laufe der jeweiligen Periode anfallenden Kostenarten Verteilung der Kostenarten auf die betrieblichen Teilbereiche, in denen sie angefallen sind Zurechnung der Kosten auf die Kostenträger, die den Güter- und Dienstleistungsverzehr verursacht haben Welche? Wo? Wofür? 29
Kostenartenrechnung gibt Informationen, für welche Ressourcen Kosten entstehen Mindestunterscheidung: - Personalkosten - Sach- und Dienstleistungskosten - kalkulatorische Kosten Kostenarten sind unter Anwendung einer Überleitungsrechnung aus den Aufwendungen der Kontenklasse 5 abzuleiten. - neutrale Aufwendungen abziehen - kalkulatorische Kosten hinzurechnen - Abgrenzung kann permanent oder in zeitlichen Abständen erfolgen 30
Überleitung Aufwendungen Kosten Aufwendungen Gesamte Aufwendungen Abzüglich neutraler Aufwendungen Kostenberechnung Zuzüglich kalkulatorischer Kosten Kosten = gesamte Kosten Zu den neutralen Aufwendungen gehören außerordentliche sowie betriebs- oder periodenfremde Aufwendungen. [ ] [ ] [ ] [ ] Zusatzaufwendungen Andersaufwendungen Anderskosten Zusatzkosten Personalaufwendungen Personalkosten Versorgungsaufwendungen Versorgungskosten Aufwendungen für Sachund Dienstleistungen Zuwendungen, Umlagen und sonstige Transferaufwendungen der sozialen Sicherung Sonstige laufende Aufwendungen der Verwaltungstätigkeit Bilanzielle Abschreibungen Zinsen und ähnliche Aufwendungen unter Berücksichtigung des kalkulatorischen Zinssatzes in Höhe von... Sach- und Dienstleistungskosten Kosten für Zuwendungen, Umlagen und sonstige Transferkosten Kosten der sozialen Sicherung Sonstige Kosten der Verwaltungstätigkeit Kalkulatorische Abschreibungen Kalkulatorische Zinsen Sonstige kalkulatorische Kosten 31
Überleitung Erträge Erlöse Erträge Gesamte Erträge Erlöse = gesamte Erlöse [ ] [ ] [ ] [ ] Zusatzerträge Anderserträge Anderserlöse Zusatzerlöse Steuern und ähnliche Abgaben Steuern und ähnliche Abgaben Zuwendungen und allgemeine Umlagen Erlöse aus Zuwendungen und allgemeinen Umlagen Sonstige Transfererträge Sonstige Transfererlöse Öffentlich-rechtliche Leistungsentgelte Öffentlich-rechtliche Leistungsentgelte Privatrechtliche Leistungsentgelte, Kostenerstattungen und Kostenumlagen Privatrechtliche Leistungsentgelte, Kostenerstattungen und Kostenumlagen Sonstige laufende Erträge der Verwaltungstätigkeit Aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen Zinserträge und sonstige Finanzerträge Erlösberechnung Abzüglich neutraler Erträge Zuzüglich kalkulatorischer Erlöse Zu den neutralen Erträgen gehören außerordentliche sowie betriebsoder periodenfremde Erträge. Sonstige Erlöse der Verwaltungstätigkeit Aktivierte Eigenleistungen und Bestandsveränderungen Zinserlöse und sonstige Finanzerlöse 32
gibt Informationen, wo die Kosten entstehen Kostenstellenrechnung => Gliederung nach funktionalen, räumlichen, organisatorischen oder abrechnungstechnischen Kriterien dient der Verteilung der Kostenarten auf die Kostenstellen => Einzelkosten und Gemeinkosten werden verursachungsgerecht den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet für jede Kostenstelle kann ein Kostenstellenverantwortlicher bestimmt werden zur geordneten Verteilung der Kostenarten auf die Kostenstellen ist ein Betriebsabrechnungsbogen aufzustellen es ist eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung durchzuführen 33
Kostenstellenrechnung Betriebsabrechnungsbogen Einzelkosten (informativ) Primäre Gemeinkosten Hilfskostenstellen Hilfskostenstelle 1 Hilfskostenstelle 2 Hauptkostenstelle 1 Hauptkostenstellen Hauptkostenstelle 2 Hauptkostenstelle 3 Hauptkostenstelle 4 Σ der primären Gemeinkosten Σ Σ Σ Σ Σ Σ Innerbetriebliche Leistungsverrechnung 0 0 Σ Σ Σ Σ 34
Kostenträgerrechnung Dient der Zurechnung der Kosten auf Kostenträger - Kostenträger mindestens auf Ebene der Produkte - Empfehlung: Kostenträger auf Ebene der Leistungen Einzelkosten sind direkt zuzurechnen. Gemeinkosten sind über geeignete Verrechnungsverfahren (Bezugsgrößen / Umlageschlüssel) zuzurechnen. Die Kostenträgerrechnung ist als Vollkostenrechnung durchzuführen. 35
Ablauf einer Vollkostenrechnung auf Basis von Ist-Kosten 36
ILV im Haushalt: Verrechnung zwischen Produkten ILV im Haushalt / ILV in der KLR Wird in den Teilergebnis- und den Teilfinanzhaushalten veranschlagt und im Jahresabschluss in den Teilergebnis- und Teilfinanzrechnungen ausgewiesen ILV in der KLR: Teil der Kostenstellenrechnung Verrechnung zwischen Kostenstellen (Vorkostenstellen auf andere Vorkostenstellen und auf Endkostenstellen) Alle Kostenträgergemeinkosten (d.h. alle Kosten, die in der Kostenstellenrechnung verarbeitet werden) werden vollständig auf die Endkostenstellen verteilt. 37
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 38