Prozessmanagement aus unternehmensstrategischer Sicht Oliver Hofmann, CEO Zürich, 5. März 215
Die Abläufe im Griff 1. Allgemeine Einordung warum braucht Wincasa ein BPM? 2. Projekterfahrungen und Learnings 3. BPM konkret umgesetzt Erfolgstories 4. Fazit BPM = Business Process Management
«Einfachheit ist eine Tugend. Einfachheit gibt Stärke.» Quelle: Ingvar Kamprad/IKEA; www.ime-seminare.de 3
Der Immobilien-Dienstleister - nachhaltig & national erfolgreich Mrd. CHF 6 5 4 3 2 1 Assets under Management Mitarbeitende 99 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15 MA 8 7 6 5 4 3 2 1 1 Hauptsitz, 16 Filialen, 6 Center Standorte 73 49 Mrd. 214 Mitarbeitende Assets under Management (CHF) verwaltete Objekte Link Corporate Movie: http://www.wincasa.ch/de-ch/uber-uns Quelle: Wincasa, 1.1.215 4
Gefragt ist eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse Regulierungen Makroökonomie Wettbewerb und Bedürfnisse «Zersiedelung», Raumplanung z.b. Zweitwohnungsinitiative «Immobilienblase» z.b. Restriktionen im Hypothekargeschäft Historisch tiefes Zinsniveau und Negativzinsen Starker Schweizer Franken und schwächeres Wirtschaftswachstum Ausgetrockneter Arbeitsmarkt Internationalisierung Professionalisierung Konsolidierung 24h-Öffnungszeiten und «Smarte» Technologisierung 5
und die Agilität, Prozesse stetig zu hinterfragen und anzupassen Analyse Markt und Wettbewerb Vision Strategie Ziele Strategische Ebene Plan Prozess- Landkarte / BPM- Grundlagendokumente Kunden Finanzen Alternativen Optimierungen Organisation Ressourcen Act Balanced Scorecard (KPI s) Do Prozessziele Soll-Prozesse Planung Implementierung Prozesse Personal Modifikation Prozess-Landkarte / BPM- Grundlagendokumente Study Operative Ebene Analyse Optimierung Anwendung Messung 6
1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 16 14 12 1 8 6 4 2 88 144 9 8 7 6 5 4 3 2 1 45 4 35 3 25 2 15 1 5 82 4 14 12 1 8 6 4 2 7 6 5 4 3 2 1 127 61 16 14 12 1 8 6 4 2 16 14 12 1 8 6 4 2 14 15 Ein ausgereiftes BPM fordert ein langfristiges Bekenntnis Konzeption Implementierung Betrieb Grundlagendokumente BPM-Suite / Modellierung / Reportings Prozessinstrumente Erledigung QM-Module - BW Erledigung QM-Module - CFM Erledigung QM-Module - CM Erledigung QM-Module - DR CEO Erledigung QM-Module - FCC Erledigung QM-Module - HR Erledigung QM-Module - KAM Erledigung QM-Module - LIA ca. 1 Jahr ca. 2 Jahre kontinuierlich 7
Operativ Strategisch Ein ausgereiftes BPM fordert die Involvierung des gesamten Unternehmens MGT-Ebene Projekt-Ebene 1 «Tone at the Top» (Haltung oberste Leitung) 2 Strategieorientierte BPM- und Projektziele 1 2 3 4 3 Umfassende Kommunikation über Ziele, Vorgehen, Erfolge, Probleme 4 Integriertes, unternehmensweites BPM-Konzept (Einbezug Stakeholders) 5 Intensives Prozesstraining der Mitarbeitenden 6 5 6 7 6 Kompetente Schlüsselpersonen: Projektleitung, zentrale Prozessstelle, Prozessverantwortliche, Prozessdesigner 7 Ausreichende Projektressourcen 8
BPM als Instrument zur Transformation & Innovation (Strategieumsetzung) Qualitative Prozessführerschaft Beherrschung der Komplexität und des Wandels Vereinfachte Abläufe durch Digitalisierung/Automatisierung Anspruch der stetigen Prozess- und Qualitätsverbesserung Prozesssteuerung mittels KPI (Key Performance Indicators) Professionalisierung Wissenserhalt und -aufbau bei Mitarbeitenden Bessere Kenntnisse der Kundenbedürfnisse/ Lieferobjekte Kundenbedürfnisse Stringente Anwendung von Geschäftsregeln Einfachere Einhaltung von Kundenvorgaben 9
Unsere Erfahrungen zeigen: BPM ist viel mehr als «nur» ein IT Tool Know-how Fundiertere Abklärung der Eignung von Schlüsselpersonen bezüglich Prozessaffinität und Verfügbarkeit Abstimmung von out-of-the-box Anwendersoftware auf Unternehmensbedürfnisse braucht Zeit und Wissen Administration Administrativer Aufwand wie Stammdatenmanagement, Übersetzung und Publikation sind aufwändiger als erwartet Zusammenarbeit Bereichsübergreifender Austausch ist zentral, bedarf aber Überzeugungsarbeit und Kulturwandel 1
Kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse intern & extern Effizienz und Effektivität Kunden Mitarbeitende Reduktion der Durchlaufzeit, von Schnittstellen und Medienbrüchen Kosteneinsparung (z.b. durch Standardisierung und Automatisierung der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen) Auswirkung von Projekten auf IST-Prozesse rasch erkennbar Anforderung bezüglich Digitalisierung antizipieren (z.b. Kundenportal) Möglichkeit, Realtime Informationen bereitstellen zu können Veränderungen der Leistungsanforderungen zeitnah umsetzen Fundierte Kenntnisse der Prozesse über Abteilungsund Unternehmensgrenzen hinaus Sensibilisierung Mitarbeiter in Bezug auf gesetzliche Bestimmungen und andere, übergeordnete Vorgaben Einfacher Wissenstransfer z.b. bei Fluktuationen / Entlastung Vorgesetzte 11
Erfolgsstory I: Durchlaufzeit -6% Mengengerüst Reduktion Prozessdurchlaufzeit Kreditorenmanagement Anz. Rechnungen pro Jahr: 35 (Jahr 214) Anz. Lieferanten: 2 Wiederkehrende Rechnungen: 5% Reduktion Prozessdurchlaufzeit um ca. 4 Minuten, geringerer Aufwand bei Abklärung und Suche Wirtschaftlichkeit: Nutzen vs. (Investitions-)Kosten entspricht einer Einsparung von rund CHF 5 p.a. 12
Erfolgsstory II: Effizienz und Kundenservice gesteigert Grundsatz MZ Kalkulations- Mietzinsfestsetzung Grundlagen definieren zusammentragen Flächendefinition Liegenschaft vornehmen Grundpreis pro m2 festlegen MZ Bewertungsfaktoren bestimmen MZ Festsetzung bewilligen lassen Gesamtliste MZ Festlegung prüfen Neue Mietzinsfestsetzung für Liegenschaft notwendig Neue Mietzinsfestsetzung für Liegenschaft erfolgt vormals Handbücher, Internetportale, Statistiken Vormals: 13 Minuten pro Vorgang neu Web-basiertes Marktmiettool mit Markt- und Angebotsdaten / Teilautomatisierung via Wincasa Q Zeitersparnis Neu: 1 Minuten pro Vorgang Schnellere Bearbeitungszeit Profundere Marktdaten Besserer Kundenservice Einsparung: ca. 1 Mietzinsfestsetzungen p.a. à 3 Min. Einsparung 5 Stunden / 59 AT / 2.5 FTE 13
Unser Fazit: Einfachheit und Transformation als Weg zur Innovation BPM als geeignetes Instrument zur Umsetzung der Wincasa-Strategie Dynamisches Marktumfeld bedingt hohes Prozessbewusstsein zur Beherrschung von Komplexität und Geschwindigkeit Komplexität beherrschen Strategie umsetzen Integraler Ansatz und Einbezug Top Management sowie relevanter Stakeholders notwendig Sich stets weiterentwickeln BPM ist dynamisch und entwickelt sich stets weiter 14
Wincasa überzeugt mit einem professionellen, lebenszyklusübergreifenden Dienstleistungsportfolio mit der Expertise von 73 Spezialisten, an 23 Standorten, aus einer Hand. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderungen! Wincasa AG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der in dieser Präsentation aufgeführten Dienstleistungen und Informationen. Wincasa AG behält sich vor, den Inhalt dieser Präsentation jederzeit abzuändern oder zu ergänzen. Jede Haftung für falsche oder unvollständige Informationen wird hiermit ausdrücklich ausgeschlossen. Der Inhalt dieser Präsentation von Wincasa AG ist urheberrechtlich geschützt. Das Reproduzieren, Vervielfältigen oder Benutzen für öffentliche oder kommerzielle Zwecke sowie das Verteilen und Weitergeben dieser Präsentation an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung von Wincasa AG untersagt. Der Name «Wincasa» und die Komponenten ihres Logos sind geschützte Marken von Wincasa AG, Grüzefeldstrasse 41, Postfach, 841 Winterthur.