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Business Process Management Software Prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem Von der Prosatextbeschreibung zur Prozessvisualisierung einfach und transparent 2
Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Defizite aktueller QM-Systeme (DIN EN ISO 9001-2008) QM/PM ist nicht in allen Unterbereichen etabliert Akzeptanz der QM-Abteilung nicht durchgängig positiv QM/PM wird meist nicht in die Optimierungs,- und IT - Projekte involviert Oft wird die Philosophie der Prozessorientierung nicht durchgängig verstanden und umgesetzt QM-Handbuch meist sehr klassisch nach Kapiteln aufgebaut Prozessbeschreibung oft noch Flussdiagramme oder Fließtexte Zu wenig Integration der Prozessverantwortlichen in Prozess-Redesign, Design, Bewertung, Steuerung 3
Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Erste Frage: Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert????????? 4
Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Erste Frage: Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert oder on Demand? Unternehmen Mitarbeiter? QM Handbuch? QM Handbuch oder Auditor? QMB 5
Qualitätsmanagement Etabliert oder ausgesondert im Gesamtunternehmen PRODUKTION VERWALTUNG 3 1 2 QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 6
Organisation Potenziale und Defizite Defizite aktueller Organisationsstruktur Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Oft nur als Mal-Tool in der Anwendung Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Prozessanalysen und Bewertung auf Zeiten und Kosten wird nicht standardisiert durchgeführt Kein Standard bei der Beschreibung von Prozessen und Abläufen Fehlende Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems (nur Pflichtdoku für den TÜV) Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Viel zu viel Prosatext im QM-Handbuch, wird von zu wenig Mitarbeitern gelesen 7
Dritte Frage: Was ist wichtig für den Aufbau eines integrierten und prozessorientierten QM-Systems? Oft verwendete Struktur des QM Systems QM Handbuch Qualitätsmanagement Word document QM Handbuch IT-Anwenderhandbuch sycat Document Manager Anwender/Mitarbeiter/ interne Kunde Flowchart Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Flussdiagramm 8
VISION BPM PRODUKTION VERWALTUNG 3 1 2 QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER BPM DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 9
Ansatz Neugestaltung meiner QM-Dokumentation Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Prosatext (VA;AA;Ablaufdiagramme;etc.) Von der klassischen Verfahrensanweisung zur Prozessvisualisierung 10
Transparenz ist der Schlüssel für ein lebendes QM- System Vorgang Bestellung Lieferschein Lieferant Wareneingang Buchung im Wareneingang EDV-System AQUA Ware auf dem Bereitstellplatz zurückhalten In Sonderfällen manuelle Buchung in der WE-Prüfstelle Prüfplan erstellen evtl. mit FAX- Bestätigung Info an Dispo/ Terminwesen Nein Prüfausnahme Mehrkosten 1 Zeichnun g, AE, Fertigung skonzept? Prozess- FMEA Kundenvorgaben Vorgabedokumente Vorläufige Festlegung der Arbeitsvorgänge, Ermittlung kritischer Arbeitsvorgänge zur Entscheidung ob eine Prozess-FMEA erforderlich ist oder nicht. Überprüfung der Materialverfügbarkeit am Markt. Wird eine Prozess-FMEA erstellt ist das Ergebnis bei der Prüfplanung zu berücksichtigen und die Durchführung mit A-Hinweis im Arbeitsplan zu dokumentieren. Arbeitsanweisung AA PE35 Einsatz der System-FMEA-Prozess. Lieferart und Verpackung sind mit dem Kunden abzustimmen und in den Arbeitsplan aufzunehmen. 2 Prüfvorschrift AQUA Sperren Sperrlager Entsperren Externe Prüfung (Labor) 2 4 Prüfplan vorhanden? Erstmuster- Prüfung? Externe Prüfung? Nein Prüfung nach Dokumentation Teile i.o? Nein 3 Nein Nein 1 Verschrottung? Teile verwendbar? Nein Information an den Lieferanten und Abklärung Nein Nacharbeit? intern? Nein intern? 2 Logistik Arbeitspla n Arb eits p Dispositio n/ Kunde BEMI- Prozesspl anung Im AVO1 des Arbeitsplanes ist der Hinweis Serienfreigabe NEIN einzugeben. Die Prüfmerkmale werden bei Bedarf ergänzt und im Arbeitsplan fixiert. Das Formblatt Freigabe zur Serienproduktion ist auszufüllen. Der gültige Arbeitsplan, die gültige Zeichnung, eine wenn erforderlich gültige AE sowie eine Arbeitsunterweisung von der Konstruktion oder der Prozessplanung und das ausgefüllte Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind an die Disposition weiterzuleiten. Enthält der Arbeitsplan ein BEMI so informiert die BEMI-Beschaffung die Prozessplanung über die BEMI-Freigabe. Ist das BEMI i.o. sind die Arbeitspläne wie folgt zu kopieren: Arbeitsplan S1 auf Arbeitsplan S5 Arbeitsplan S9 auf Arbeitsplan S1 Der Arbeitsplan S9 ist zu löschen. Wird ein archivierter Arbeitsplan neu oder ein Arbeits-plan für Alternativfertigung aufgegeben ist dieser von der Disposition der Prozessplanung zur Durchsicht vorzulegen. Ist der Arbeitsplan noch gültig und die Freigabe zur Serienproduktion vorhanden werden die Teile nach diesem Arbeitsplan gefertigt. Ist eine Änderung des Arbeitsplanes erforderlich ist der Hinweis im AVO1 auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Führt die Prozessplanung eine Indexänderung durch ist der Hinweis im AVO1 auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Abstempeln Lieferschein Prüfplan Rückmeldung in AQUA Freigabe Mengenprüfung Wareneingang Einlagerung oder Anliefern an Kostenstelle 4 1 1 1 1 Nein Anliefern Versand oder Selbstabholung veranlassen Schrottbehälter Nacharbeitsauftrag Nacharbeit Produktio n Fo AQUA-Historie Mängelrüge 1 3 11
BPM und QM Schlüssel- und Erfolgsfaktoren Schlüsselfunktion für Verständnis, Akzeptanz und Anwendung Übersichtlichkeit Visualisierung (wenig Prosa ) Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Nutzerorientierte Detaillierungsgrade Darstellung von Schnittstellen Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln 12
Organisations Prozess Darstellung 13
Prozessarten und Prozessmodell Prozessarten und Prozessmodellentwicklung Führungsprozesse Strategie KVP Personalmanagement IMS Interne Audits Reklamationsmanagement / Kundenmanagement Controlling Kunde Kernprozesse Kunde Wartung / Instandhaltung Dokumenten- Lenkung und Verwaltung EDV Finanzbuchhaltung Unterstützungsprozesse 14
Erstellung eines nutzenorientierten Ebenenmodells Unterprozesszuordnung: Bestellabwicklung Fachabteilung Prozessschnittstellen: 1 Bedarfsmeldung erstellen 2 Lieferant bekannt? JA FA NEIN Bedarfsmeldung Lieferantennamen Einkauf 3 Lieferantenauswahl 5 Angebotsauswertung 6 Auslösung der Bestellung EK Produktionsplanung Angebotsanforderung Lieferantenangebot Lieferant 4 Ausarbeitung des Angebotes LF Fertigwarenabwicklung Fertigwarenabwicklung Lieferantenauswahl Einkauf 2.Ebene 1 Lieferantenliste auswerten Lieferantenliste 2 Lieferant auswählen 3 Auswahl OK? Lieferantendaten JA 4 Lieferant zuordnen EK Zentraleinkauf ZEK Auftragsabwicklung Auftrags- Vorabprüfungen Vorabprüfungen NEIN 15
Prozesstransparenz schafft Möglichkeiten zur Optimierung Unzureichende Information Doppelarbeit Unnötige Schnittstellen Papierablagen Lieferant a1 3 Preisverhandlung Preisverhandlung //-abstimmung -abstimmung durchführen a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten bearbeiten // bestätigen a3 11 klären klären a4 20 klären klären a5 26 neue neue Terminzusage Terminzusage geben geben LF Preis Preis Bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Auftragsabwicklung Auftrags- Mahnung Mahnung Termin Termin JA NEIN Disposition b1 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in Ordnung? Ordnung? NEIN b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen b4 12 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 14 Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? b6 18 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern Lieferstatus b7 22 b8 23 überprüfen Bestätigung bezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile b9 25 LF LF mahnen mahnen b10 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? Dispo JA NEIN JA JA Anfrage Anfrage Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Info Info bestätigung bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Liste Liste bestätigte bestätigte Liste Liste Info Info NEIN Einkauf c1 1 Dispo-Liste drucken drucken c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? Lieferantenauswahauswahl c3 4 durchführen n. n. billigstem Angebot Angebot c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5 6 eingeben eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen erstellen c6 13 Kenntnisnahme c7 17 Geänderte Geänderte Bestätigung akzeptieren? NEIN c8 19 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen c9 21 weiterleiten c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen c11 29 Kenntnisnahme c12 32 weiterleiten EK JA Auftragsabwick lung klung NEIN Arbeitsvorbereitung d1 30 Termin Termin akzeptabel? JA d2 31 Auftrag Auftrag verschieben AV Medienbruch Zuständigkeit nicht definiert Unzureichende Prüfungen EDV- Probleme 16
Potentiale zur Prozessoptimierung sichtbar machen Zielsetzungen Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Informationsverfügbarkeit sicherstellen Doppelarbeit verhindern Störungen reduzieren To do: Eindeutige Definition von Umsetzungsmaßnahmen Festlegen von Verantwortlichen Definition von Überwachungsmaßnahmen Prozessverantwortlichen definieren Optimierung vereinfachen (simplifizieren) Beschleunigung eliminieren parallelisieren Out-Sourcing (Auslagern) Wartezeit abbauen zusammenfassen Schnittstellen reduzieren 17
Ein Bezugssystem für alle Anforderungen nutzen Gemeinsame Prozesse für sämtliche Abteilungen und Aufgabenstellungen Kontinuierliche Verbesserungen (KVP) Optimierung von Zeiten, Kosten, Qualität Umweltmanagementsysteme, z.b. nach ISO 14000 Berücksichtigung des Arbeitsschutzes Gemeinsames Prozessbild Prozess-FMEA durchführen Entwicklung eines Workflows Durchführung von Prozess-Audits Normkonforme QM-System-Einführung 18
Software Demonstration sycat BPM Software Einfache und schnelle Modellierung von Prozessen und Verfahrensanweisungen mit sycat 19