Sparen Sie Personal-, Raum- und Druckkosten durch effektives Dokumenten-Management Versperrt Papier auch Ihnen den Blick für das Wesentliche?
BLEMATIK Finanzbuchhaltung: Rechnungen werden in Deutschland durchschnittlich 5x kopiert. Wichtige Informationen befinden sich anschließend auf diesen Kopien verteilt; eine Konsolidierung findet in der Regel nicht statt. Abteilungen/Mitarbeiter halten Ihr separates Privat-Archiv vor. Während der gesamten Rechnungsprüfung ist es nur schwer möglich, den aktuellen Bearbeitungsstand festzustellen. Eine gewünschte Bearbeitungszeit ist auf Grund der Vielzahl der involvierten Mitarbeiter in der Regel kaum einzuhalten. Dadurch gehen z.b. Skonti verloren. Nicht selten gehen Rechnungen im papiergebundenen Workflow verloren oder bleiben bei Mitarbeitern im Tagesgeschäft ungewollt liegen. Bei der Rechnungsprüfung fehlen den Mitarbeitern oft notwendige Dokumente, die nur mit hohem zeitlichem Aufwand zu beschaffen sind. Projektorientierte Auftragsabwicklung Projekt- und auftragsbezogene Informationen werden meist unstrukturiert, zum Teil im Dateisystem und in Papierform, in einer Projektakte dezentral aufbewahrt. Relevante Informationen sind anderen Mitarbeitern daher schwer oder gar nicht zugänglich. Nicht in Projekte involvierte Mitarbeiter sind bei Anfragen nur bedingt oder gar nicht auskunftsfähig. Kostbare Arbeitszeit muss oft für langwierige Recherchen bei Rückfragen aufgewendet werden. Digitale Informationen (z.b. E-Mails, Fax-to-eMail) werden nicht selten ausgedruckt und in der Projektakte abgelegt (Medienbruch). Digitale Dokumente (z.b. Zeichnungen) werden in der Regel einer Projektakte aus Platzgründen und Unhandlichkeit nicht beigefügt. Qualitätsmanagement (QM) Arbeitsanweisungen, Prozess- und Ablaufbeschreibungen sind strukturiert oder unstrukturiert im Dateisystem abgelegt. Die Dateinamen lassen meist nicht auf den Dokumenteninhalt schließen. Mitarbeiter sind in der Regel nicht in der Lage, QM-Anweisungen selbständig im Dateisystem zu finden, da die Ablagestruktur nicht bekannt oder nicht zugänglich ist. Vorlagen (z.b. Urlaubsanträge) müssen zusätzlich an separater Stelle vorgehalten werden, um den Zugriff für die Mitarbeiter zu ermöglichen. Mehrere Versionen von QM-Dateien liegen in unterschiedlichen Dateien ohne durchgängige Versionsnummerierung vor. Ein Nachweis, welche Anweisung zu welchem Zeitpunkt gültig war, ist meist nicht möglich. Vorgegebene Genehmigungsverfahren lassen sich zwar in Papierform beschreiben (Arbeitsanweisung), die Umsetzung (Ausführungsweise) durch die Mitarbeiter ist jedoch schwer oder aber nur mit sehr hohem administrativen Aufwand nachvollziehbar.
DER EN-WORKFLOW IM WANDEL Unnötige Drucke und Kopien Doppel- und Mehrfachausdrucke für Mitarbeiter und Abteilungen Emails werden allzuoft ausgedruckt Allgemeine Informationen werden unnötig ausgedruckt oder kopiert steigende Informationsmenge Elektronische Medien Papier Informationen 1990 1995 2000 Quelle: Data Quest Verlagerung in der Papierausgabe es wird immer mehr auf Arbeitsplatzoder Abteilungsdruckern gedruckt das Papierausgabevolumen steigt weiter Verbrauchsmaterialien für Drucker werden teurer, Kopien werden günstiger mehr Drucke - weniger Kopien - steigende Kosten 200 Mrd. 175 Mrd. 150 Mrd. 125 Mrd. EURO 8 Mrd. 6 Mrd. Volumen über Drucker Kosten über Drucker Volumen über Kopierer 100 Mrd. 75 Mrd. 50 Mrd. 25 Mrd. 4 Mrd. 2 Mrd. Kosten über Kopierer 1994 1998 2000 2002 2004 2006 Quelle: Infosource Dataquest NRG Deutschland GmbH Unübersichtliche Kostenstruktur Kosten Vergleich Druckerhersteller bringen immer neue Varianten für Toner Kosten können nicht direkt zugeordnet werden Druckkostenanalyse schafft Klarheit und reduziert Kosten erheblich 12 10 8 6 5,67 Cent 10,8 Cent Wussten Sie, dass Drucke aus Laserdruckern viel teuer sind, als Kopien oder Drucke aus Digitalkopierern? 4 3,75 Cent 2 Kopie Druck Fax Quelle: NRG Caspar Datenbank
IHR NUTZEN Platzersparnis Papier-Archive können aufgelöst werden Eine DVD kann über 400 Aktenordner speichern --> 12 Aktenschränke! Kostenersparnis Schnellerer Zugriff auf relevante Daten Effizienterer Arbeitsablauf (Workflow) in Unternehmen Personalreduktion bzw. Umverteilung in andere Arbeitsfelder Druckkostenminimierung Skonti-Rettung Steigerung der Kundenzufriedenheit Schnellere Rückmeldung bei Klärungsbedarf Sofortige Hilfestellung Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Entfallen des langwierigen Suchens von Dokumenten an unterschiedlichen Orten Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität Fehlerquellenminimierung Besseres Handling der Info- und Datenflut Schutz vor Dokumentenverlust Durch höhere Gewalt (Feuer/Wasser) Durch Einbruch/Diebstahl/Vandalismus Dauerhafte Sicherheit der Lesbarkeit
DIGITALISIERTER WORKFLOW Vorteil: Spätes Archivieren Bisherige Abläufe im Unternehmen bleiben erhalten. Die Mitarbeiter müssen sich nicht auf einen neuen Arbeitsablauf einstellen. Es wird lediglich ein Barcodeaufkleber verwendet, welcher die Buchungsnummer repräsentiert. spätes Archivieren Bearbeitung Prüfung Freigabe FiBu db Archiv Posteingang Digitalisierung Vorteil: Frühes Archivieren Ein vollautomatischer regelbasierter, digitaler Workflow ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Dokumenten (Skonti- Rettung). Jeder Mitarbeiter kann sofort auf relevante Unterlagen zugreifen. frühes Archivieren Bearbeitung Prüfung Freigabe Digitalisierung FiBu db Archiv Posteingang
EN-MANAGEMENT-SYSTEM DMS ist ein zentraler Informationspool, der aus den betriebsinternen Anwendungen, elektronischen Medien und Posteingang gespeist wird DMS ersetzt diese nicht. Word-/Excel-Dokumente Fax E-mail Papier-Dokumente Dateien (Audio, Video,..) Projekte USER DMS Personal QM LoBu FiBu IDEA ERP Definierte Schnittstelle zur elektronischen Prüfung der Kontendaten durch das Finanzamt
LÖSUNGEN Finanzbuchhaltung Rechnungen werden sofort im DMS archiviert. Ohne zusätzliche Kopien stehen alle Dokumente den zugriffsberechtigten Personen zur Verfügung. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit! Alle Informationen befinden sich im DMS Ihrem zentralen Informations-Pool. Private Archive sind überflüssig. Druckkosten (Papier, Toner, Wartung, etc.) für die vorherigen Mehrfachkopien entfallen völlig. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit durch regelbasierte, digitale Workflows transparent. Bearbeitungszeiten minimieren sich und können für Mitarbeiter vorgegeben werden Skonti können nicht durch Überschreitung vorgegebener Fristen verloren gehen. Sie gewinnen bares Geld ohne Mehraufwand! Notwendige Dokumente zur Rechnungsprüfung werden den Mitarbeitern jetzt als digitale Akte zur Verfügung gestellt. Zeitersparnis bei der Rechnungsprüfung. Dokumentenverluste sind nahezu ausgeschlossen. Projektorientierte Auftragsabwicklung Projekt- und Auftragsbezogene Informationen werden zentral und strukturiert im DMS revisionssicher aufbewahrt. Alle relevanten Informationen ehemalig papiergebundene Akten, Faxe, E-Mails, Zeichnungen sind allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern jederzeit und überall (am PC oder Notebook) zugänglich. Suchzeiten minimieren sich auf einen Mausklick! Nicht in Projekte involvierte Mitarbeiter sind bei Kundenanfragen durch das DMS, Ihrem zentralen Informations-Pool, ohne interne Klärung kompetent auskunftsfähig. Qualitätsmanagement (QM) Jede Anweisung und Beschreibung liegt strukturiert und revisionssicher im DMS Ihrem zentralen Informations-Pool. Zeitersparnis durch gleichzeitige Zugriffsmöglichkeit durch alle Mitarbeiter. Mitarbeiter sind selbstständig in der Lage, Arbeitsanweisungen und Vorlagen digital zu recherchieren und zu nutzen. Durch die integrierte Versionsverwaltung lässt sich jederzeit und lückenlos nachweisen, welche Arbeitsanweisung und Vorlagen zu welchem Zeitpunkt gültig waren und wer sie wann freigegeben hat. Genehmigungsverfahren werden durch regelbasierte Workflows abgebildet. Die Einhaltung vorgeschriebener Prozesse wird mit geringem administrativem Aufwand sichergestellt.
IHR KONTAKT ZUR KOSTENSENKUNG Komplett-Dienstleister für digitale Archivierung Scannen und Digitalisierung von 200.000 Dokumenten am Tag Datensicherheit 24-Stunden-Online-Zugriff Kopier- und Reproduktionsdienstleistungen Mündener Str. 45 34123 Kassel Tel.: (0561) 52 99 07 4-0 Fax: (0561) 52 99 07 4-1 info@pro-dokument.de Spezialist für Bürokommunikation Output Management Solutions Druckkostenanalyse Multifunktionssysteme Branchenspezifische Software Digitale Diktiersysteme & Software Leuschnerstr. 10 34134 Kassel Tel.: (0561) 4 75 90-307 Fax: (0561) 4 75 90-309 info@lesspaper.de Autorisierter Partner für die DMS-Systeme d.velop und DocuWare IT-Sicherheitstechnik Netzwerktechnik Terminal-Lösungen Server & Hardware Leuschnerstr. 10 34134 Kassel Tel.: (0561) 4 75 90-308 Fax: (0561) 4 75 90-309 office@networking-.de Aktenvernichtung Datensicherheitsstufe 3 nach DIN 32757 (Standard der BZB) 8 Tonnen pro Tag Ordneraufbereitung & Verkauf Mündener Str. 45 34123 Kassel Tel.: (0561) 95 234-0 Fax: (0561) 95 234-34 info@kasseler-werkstatt.de